15.0 VNG - Wet elektronische publicaties.pdf

U201901390 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Samenvatting Op 1 januari 2021 wordt de Wet elektronische publicaties (Wep) van kracht. Gelet op de verwachte impact van de Wep op de processen en organisatie van gemeenten, adviseren wij u tijdig met de implementatie daarvan te beginnen. Verplicht publiceren in een officieel elektronisch blad via DROP De Wep introduceert een verplichting voor gemeenten om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, in een officieel elektronisch publicatieblad te doen. Het wordt verplicht om de officiële publicaties via de applicatie Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) op officielebekendmakingen.nl te publiceren. Verordeningen worden door gemeenten al op deze wijze bekendgemaakt. Volgens de Wep moeten ook kennisgevingen worden gepubliceerd via DROP. Elektronische terinzagelegging Voorgenomen besluiten moeten met bijbehorende stukken zowel fysiek als elektronisch ter inzage worden gelegd. Dat laatste kan via DROP of een eigen website.

Publicatie en consolidatie van beleidsregels Beleidsregels, besluiten met rechtsgevolgen, moeten worden bekendgemaakt en beschikbaar gesteld in de decentrale regelingenbank via DROP: nieuwe in 2021 en bestaande in 2022. Beleidsregels zijn in beleidsnota’s vaak ‘verstopt ’ te vinden. Het is van belang voor de herkenning om binnen de organisatie te borgen dat alle beleidsnota’s voor vaststelling op beleidsregels worden gecontroleerd, bijvoorbeeld door de afdeling juridische zaken. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 12 december 2019 Kenmerk TPW/U201901390 Lbr. 19/107 Telefoon 070 373 83 93 Bijlage(n) - Onderwerp Wet elektronische publicaties Vereniging van Nederlandse Gemeenten Ondersteuning van het publiek bij de overgang naar digitaal publiceren Bij de officiële elektronische publicatie is ook aandacht nodig voor burgers die niet digitaal vaardig zijn. De gemeente verstrekt op verzoek een papieren afschrift van een publicatie in de elektronische publicatiebladen. Daarnaast staat het de gemeente vrij om hiervoor een eigen beleid te ontwikkelen. Financiële gevolgen Om de gevolgen van de Wep in beeld te brengen hebben wij een uitvoeringstoets opgesteld. Het Rijk biedt geen compensatie voor de Wep. Alle gemeenten zijn reeds aangesloten op DROP. De licentiekosten voor DROP bedragen € 3,3 miljoen.

De kosten van papieren publicaties bedroegen voorheen circa € 16,5 miljoen. Veel gemeenten hebben de besparingen op de papieren publicatie al geïncasseerd. BZK vindt dat de baten groot genoeg zijn om desgewenst de elektronische publicatie te combineren met een papieren publicatie in beknopte vorm. BZK is de gemeenten tegemoet gekomen op de punten implementatieondersteuning en een latere ingangsdatum voor de verplichting om bestaande beleidsregels te consolideren. Implementatie De gemeente wordt geadviseerd om een medewerker aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de implementatie van de Wep. Om gemeenten te ondersteunen bij de invoering zal een implementatieteam bij het Kennis- en exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties (KOOP), dat DROP beheert, stappenplannen en handreikingen aanbieden. U201901390 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geacht college en gemeenteraad, De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft op 6 juni 2019 het wetsvoorstel tot Wijziging van de Bekendmakingswet en andere wetten in verband met de elektronische publicatie van algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen, kortweg de Wet elektronische publicaties (hierna: Wep), aan het parlement aangeboden.

Naar verwachting zal eind 2019 het wetsvoorstel door het parlement zijn goedgekeurd. In deze ledenbrief wordt u geïnformeerd over de Wep en de gevolgen daarvan voor de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Vindbaar op één centraal digitaal platform Momenteel publiceren overheden algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen 1 van (voorgenomen) overheidsbesluiten op grond van verschillende wetten, op verschillende wijzen en op verschillende websites. Daardoor is deze informatie niet optimaal vindbaar en toegankelijk. Burgers moeten ook meestal naar het gemeentehuis om voorgenomen besluiten te raadplegen. De Wep beoogt een einde te maken aan deze versnippering door het creëren van één centraal digitaal platform waar burgers en ondernemers alle officiële publicaties kunnen vinden en kosteloos raadplegen; en door de opzet van een praktische service waarbij burgers per e-mail worden geattendeerd op algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen uit die 1 Een bekendmaking is een noodzakelijke voorwaarde voor de inwerkingtreding van een besluit (artikel 3:40 van de Algemene wet bestuursrecht, hierna: Awb).

De manier waarop gemeentelijke vaststellings-, wijzigings- en intrekkingsbesluiten met betrekking tot algemeen verbindende voorschriften moeten worden bekendgemaakt en beschikbaar gesteld, is geregeld in de artikelen 139 en 140 van de Gemeentewet en de daarop berustende artikelen 1, 5 en 6 van het Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden. Een mededeling houdt publicatie in van een integrale tekst van een besluit dat niet bekend hoeft te worden gemaakt. De mededeling onderscheidt zich van de bekendmaking doordat de werking van het besluit daarvan niet afhankelijk is. Bij een kennisgeving kan worden volstaan met in de bekendmaking de zakelijke inhoud van het besluit te vermelden. In de kennisgeving moet worden vermeld dat en waar het besluit voor een ieder ter inzage ligt, zie artikel 3:42, derde lid, van de Awb. Aan de leden Datum 12 december 2019 Kenmerk TPW/U201901390 Lbr. 19/107 Telefoonnummer 070 373 83 93 Bijlage(n) - Onderwerp Wet elektronische publicaties Vereniging van Nederlandse Gemeenten publicatiebladen die voor hen van belang zijn, bijvoorbeeld omdat deze betrekking hebben op de directe woonomgeving. Meerwaarde Elektronische publicatie heeft het voordeel dat burgers, ondernemers, onderzoekers en andere belangstellenden er vrijwel overal, 24 uur per dag en kosteloos toegang toe hebben.

Met de publicatie van alle bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen op één centraal digitaal platform komt een einde aan de huidige gefragmenteerde informatievoorziening en kunnen burgers op maat worden geattendeerd op wat voor hen van belang is. Omdat het doorzoeken van verschillende media naar relevante overheidsmededelingen en de gang naar een overheidsgebouw om ter inzage gelegde documenten in te zien niet langer nodig zijn, vermindert de zogenoemde regeldruk voor burgers en ondernemers. Ook kan dit leiden tot lagere administratieve lasten en baten bij de gemeenten, door verkorting van de zoektijd voor medewerkers bij overheden. Stroomlijning Het wetsvoorstel Wep stroomlijnt de publicatievoorschriften in diverse wetten waaronder de Bekendmakingswet, de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en concentreert deze in de Bekendmakingswet. De belangrijkste gevolgen voor gemeenten van de Wep zijn de volgende: 1. De verplichting om alle algemene bekendmakingen, mededelingen, kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten via officielebekendmakingen.nl in een elektronisch blad te publiceren met gebruikmaking van de hiertoe door de minister van BZK in stand gehouden digitale infrastructuur 2.

Deze applicatie heet de Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) en wordt beheerd door het Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP). De bekendmakingen van gemeenten worden niet meer gepubliceerd in de Staatscourant. 2. Aan de verplichting tot volledige beschikbaarstell ing van geconsolideerde versies van verordeningen wordt toegevoegd de verplichting tot consolidatie van alle nieuwe en nog geldende beleidsregels via DROP. 3 3. De verplichte elektronische terinzagelegging van wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen, naast de al bestaande terinzagelegging op een locatie van de gemeente. Van deze terinzagelegging wordt kennis gegeven in het gemeenteblad. 4 4. De ondersteuning van het publiek bij de overgang naar digitaal publiceren door middel van automatische digitale attenderingen. Daarbij is medewerking van de gemeenten nodig in het gebruik van begrijpelijke taal en het invoeren van exacte locatiegegevens. Aandacht is nodig voor burgers die niet digitaal vaardig zijn. De gemeente verstrekt op verzoek een papieren afschrift van een publicatie in de elektronische publicatiebladen.5 2 Artikel 2, achtste lid, van de Bekendmakingswet (nieuw). 3 Artikel 19 van de Bekendmakingswet (nieuw). 4 Artikelen 12 en 13 van de Bekendmakingswet (nieuw). 5 Artikel 18, eerste lid, van de Bekendmakingswet (nieuw). Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5.

De vervanging van het huidige papieren register van gemeenschappelijke regelingen door een landelijk elektronisch register op overheid.nl. 6 Het melden van gegevens aan het landelijke elektronische register wordt een verplichting voor de gemeenschappelijke regeling.7 Hieronder worden deze gevolgen nader toegelicht. Daarna wordt aandacht besteed aan het toezicht (paragraaf 6) en de financiële gevolgen (paragraaf 7). De VNG heeft een uitvoeringstoets 8 opgesteld, wat heeft geleid tot een aantal maatregelen om kosten te bestrijden. Tot slot wordt ingegaan op de wijze waarop gemeenten zich kunnen voorbereiden op de implementatie van de Wep en de implementatiesteun aangeboden door KOOP en de Modellen Decentrale Regelgeving (MDR) (paragraaf 8). 1. Verplicht publiceren in een officieel elektronis ch blad via DROP De Wep introduceert een verplichting voor gemeenten om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, in een officieel elektronisch publicatieblad te publiceren. 9 Bekendmakingen Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften (verordeningen) inhouden, verbinden niet dan wanneer zij zijn bekendgemaakt in het gemeenteblad. 10 Het gemeenteblad moet nu al op grond van de huidige wetgeving elektronisch worden uitgegeven.

11 De harmonisatie gaat over de wijze waarop het elektronische gemeenteblad dient te worden vormgegeven. De Wep staat gemeenten niet meer toe om zelf een elektronisch gemeenteblad vorm te geven en via de eigen website te publiceren. Voortaan dienen de publicaties met behulp van DROP op officielebekendmakingen.nl te worden gepubliceerd. 12 Inmiddels zijn alle gemeenten aangesloten op DROP. Mededelingen en kennisgevingen Nieuw is de verplichting om mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) beschikkingen in een officieel elektronisch publicatieblad op te nemen. In de huidige situatie zijn gemeenten op grond van artikel 3:12 van de Awb of een bijzondere wet verplicht om de mededelingen en kennisgevingen te publiceren in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad. Als service wordt vaak een digitale publicatie beschikbaar gesteld op bijvoorbeeld de website van de gemeente. Momenteel publiceert twee derde deel van de gemeenten mededelingen en kennisgevingen via DROP. In de huidige situatie is de fysieke publicatie van mededelingen en kennisgevingen juridisch leidend. Veel gemeenten hebben echter een Verordening elektronische kennisgeving vastgesteld waarmee wordt voldaan aan de voorwaarde van een wettelijk voorschrift teneinde 6 Artikel 136 van de Wgr (nieuw). 7 Artikel 26, tweede lid, van de Wgr (nieuw).

8 Uitvoeringstoets Wet digitale publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen (wijziging Bekendmakingswet e.a) R. Sjouwerman, N. Statius Muller, VNG Realisatie, Den Haag, november 2018. 9 Andere besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht omvatten onder meer beleidsregels en concretiserende besluiten van algemene strekking, zoals aanwijzingsbesluiten (verkeerbesluiten, aanwijzing als markt, etc.). 10 Artikel 139, eerste lid, van de Gemeentewet. 11 Artikel 139, tweede lid, van de Gemeentewet. 12 DROP is de samenvoeging van Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicatie (GVOP) en Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) en is sinds 2016 beschikbaar. DROP is in 2013 ontwikkeld door de minister van BZK op verzoek van de VNG. Vereniging van Nederlandse Gemeenten kennisgevingen uitsluitend elektronisch te kunnen publiceren (artikel 2:14, tweede lid, van de Awb). Deze verordening vervalt van rechtswege op het moment dat de Wep in werking treedt. Niet meer in de Staatcourant Bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen worden in het officiële elektronische publicatieblad gepubliceerd en niet meer in de Staatscourant. Dit geldt bijvoorbeeld voor verkeersbesluiten in het kader van de Wegenverkeerswet en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer 13 .

Besluiten op het gebied van fysieke leefomgeving De Invoeringswet Omgevingswet 14 heeft mede betrekking op de bekendmaking en terinzagelegging van besluiten op het gebied van de fysieke leefomgeving en beoogt deze te stroomlijnen. De attenderingsservice waarin de Bekendmakingswet voorziet, zal bijdragen aan het vergroten van de bekendheid over wat wel en wat niet mag in de directe woonomgeving. Algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen met betrekking tot de fysieke leefomgeving zullen via de officiële publicatiebladen kunnen worden geraadpleegd. Informatie uit deze publicaties zal worden gebruikt voor de serviceproducten van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). 15 De publicatie van omgevingsdocumenten dient ook in een officieel elektronisch publicatieblad plaats te vinden. In het kader van de (implementatie van de) nieuwe Omgevingswet zal de VNG gemeenten hierover nader informeren.16 Gemeenschappelijke regelingen De gemeenschappelijke regelingen, zoals omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s, dienen eveneens verplicht gebruik te maken van DROP en te publiceren in het eigen elektronische publicatieblad, mits het gaat om gedelegeerde bevoegdheden. 17 Voor de gemandateerde taken dienen ze te publiceren in het publicatieblad van de mandaatgevende gemeente.

Bovendien wordt het voor de gemeenschappelijke regelingen verplicht om het elektronische centrale register voor gemeenschappelijke regelingen te gebruiken. De gemeenschappelijke regelingen melden zelf de gegevens aan voor dit register.18 De gemeente kan op de eigen website het overzicht van de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt, vervangen door een link naar het elektronische centrale register. 2. Publicatie en consolidatie van beleidsregels Volgens de Wep zijn gemeenten verplicht om beleidsregels via DROP zowel elektronisch te publiceren als in geconsolideerde vorm beschikbaar te stellen en op te nemen in de decentrale regelingenbank. De huidige systematiek waarbij de zakelijke inhoud geplaatst wordt (artikel 3:42 13 Kamerstukken II 2018/19, 35 218, nr. 3, p. 23. 14 Kamerstukken I 2018/19, 34 986, nr. A. 15 Kamerstukken II 2018/19, 35 218, nr. 3, p. 31. Ruimtelijke plannen zullen pas vanaf de inwerkingtreding van de Omgevingswet als onderdeel van de nieuwe omgevingsplannen op deze wijze in de officiële publicatiebladen worden opgenomen. Tot dat moment zal de bekendmaking van ruimtelijke plannen op de huidige wijze moeten blijven plaatsvinden.

Daartoe worden deze besluiten – zolang de bestaande bepalingen van de Wro nog gelden – vooralsnog uitgezonderd van de verplichting om alle besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht in de officiële publicatiebladen bekend te maken. Wel zullen dan de kennisgevingen van de bekendmaking van deze besluiten geschieden via de publicatiebladen van de Bekendmakingswet. 16 Gemeenten publiceren vanaf 2021 hun omgevingswetbesluiten via de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB, ook beheerd door KOOP). Hiervoor sluiten ze ruimtelijke plansystemen aan op dit platform. Besluiten komen via deze landelijke voorziening ook in het DSO en zijn zo ook op een kaart te zien in het Omgevingsloket. 17 Het gaat daarbij om bekendmakingen van besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, wettelijk voorgeschreven mededelingen en kennisgevingen (artikelen 6 en 12, eerste lid, van de Bekendmakingswet (nieuw)). 18 Kamerstukken II 2018/19, 35 218, nr. 3, p. 27. Het gaat om de gegevens als bedoeld in artikel 136 van de Wgr (nieuw). Vereniging van Nederlandse Gemeenten van de Awb), komt in de nieuwe situatie niet terug voor wat betreft besluiten van algemene strekking.

De verplichting wordt stapsgewijs ingevoerd: in 2021 geldt dit voor de nieuwe beleidsregels en in 2022 moeten de geldende beleidsregels compleet worden gemaakt, met andere woorden de beleidsregels die op dat moment actueel zijn, moeten in DROP staan. Voor nieuwe beleidsregels is de workflow in DROP aangepast. Consolideren staat voortaan standaard op "aan" in de wizard van DROP. Geldende beleidsregels Wat geldende beleidsregels betreft, is in het kader van de implementatie van belang deze te inventariseren (bijvoorbeeld wat zit er nu in de decentrale regelingenbank en wat is er in het elektronische publicatieblad bekendgemaakt), de juridische toets uit te voeren (bijvoorbeeld is het wel een beleidsregel en is de beleidsregel nog wel actueel), zo nodig te digitaliseren en te consolideren en in te voeren in DROP. Er komt ondersteuning en een handreiking. Voorts komt er in DROP de mogelijkheid “alleen consolideren” om nog niet eerder gepubliceerde beleidsregels alsnog, zonder bekendmaking, in te voeren in de regelingencollectie. Ook de metadata kunnen daarbij worden ingevoerd. Daarnaast maakt KOOP een lijst van in de publicatiebladen bekendgemaakte beleidsregels. Let op: het zogenoemde BM-koppelvlak waarmee vanuit de eigen website kon worden gepubliceerd in DROP zal worden uitgefaseerd. Herkenning beleidsregels De herkenning van een beleidsregel vormt een aandachtspunt.

Beleidsregels, bijvoorbeeld over criteria voor ondersteuning van initiatieven en projecten, liggen vaak in de tekst van de beleids- of visienota ‘verstopt’. Het is van belang zowel nieuwe als geldende beleidsnota’s voorbereid door vakafdelingen op beleidsregels te analyseren en separaat een helder besluit te nemen over deze beleidsregels.19 De nota’s zelf hoeven niet gepubliceerd te worden volgens de Wep, hoewel deze wel als bijlage toegevoegd kunnen worden om aan de regels context te geven. KOOP zal zorgen voor onder meer een stappenplan en een handreiking voor de herkenning van beleidsregels. Ook is een sjabloon ontwikkeld voor het publiceren van beleidsregels. Deze wordt nog aangepast om te voldoen aan de criteria voor de VNG-modellen. 3. Elektronisch terinzagelegging In de Wep is bepaald dat terinzagelegging (zoals bijvoorbeeld in het kader van artikel 3:11 van de Awb) waarop een mededeling of een kennisgeving betrekking heeft, zowel op elektronische wijze als op een door het bestuursorgaan aan te wijzen fysieke locatie plaatsvindt. In de betreffende kennisgeving moet een link staan naar de elektronische terinzagelegging. De bijlagen kunnen op de eigen website of via DROP worden gepubliceerd. Er is met steun van BZK door KOOP voor de elektronische terinzagelegging een centrale voorziening gecreëerd.

Gebruik van deze voorziening door gemeenten is echter, anders dan DROP, niet verplicht. Indien daar wel van gebruik gemaakt wordt, is de gemeente zelf verantwoordelijk voor herstel van eventuele fouten en de verwijdering. KOOP zal een stappenplan en een handreiking ten behoeve van elektronische terinzagelegging ontwikkelen, die in de eerste helft van 2020 beschikbaar zal komen. Beperkingen op de openbaarheid 19 In artikel 1, vierde lid, van de Awb staat: “ Onder beleidsregel wordt verstaan: een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift, omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan. ”. Vereniging van Nederlandse Gemeenten Bij de terinzagelegging is van belang dat persoonsgegevens worden beschermd. Met name bij ontwerpbesluiten kan er ook sprake zijn van informatie waarvan het belang niet opweegt tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer of het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokkenen of derden (artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob)). De Wep bepaalt dat degene die aan het bestuursorgaan stukken overlegt, gemotiveerd kan verzoeken om de terinzagelegging te beperken.

20 Het bestuursorgaan laat terinzagelegging achterwege als artikel 10 van de Wob daarvoor in de weg staat. In het kader van zorgvuldigheid is het van belang om onder andere persoonsgegevens te beschermen, bijvoorbeeld door anonimisering. Daarom geldt een overgangsperiode van een jaar. KOOP zal ter ondersteuning in 2020 een handreiking anonimiseren van persoonsgegevens in publicaties en terinzageleggingen uitbrengen, met best practices en adviezen over mogelijk ondersteunende tooling. Normen van niet-publiekrechtelijke aard Gemeenten verwijzen in hun algemeen verbindende voorschriften soms naar normen van niet- publiekrechtelijke aard, zoals normalisatienormen, waarop auteursrechten rusten, zoals NEN-, EN- en ISO-normen. Het is mogelijk van elektronische publicatie af te zien, indien op dergelijke normen auteursrecht is gevestigd. 21 Indien in een algemeen verbindend voorschrift dergelijke normen van toepassing worden verklaard, moet hiervan mededeling worden gedaan in het publicatieblad. Met mededeling wordt bedoeld: integrale publicatie. Gekozen is voor mededelen omdat de normen door verwijzing geen onderdeel vormen van het algemeen verbindende voorschrift. Indien de kosteloze beschikbaarheid van de normen voldoende verzekerd is, kan worden volstaan met mededeling van de vindplaats van de normen en kan een nieuwe integrale publicatie achterwege blijven.

Is wegens het auteursrecht integrale mededeling in het publicatieblad niet mogelijk, dan dient de gemeente eenieder op verzoek kosteloos inzage in deze normen te verschaffen. Zo nodig moet daartoe bij de rechthebbende een licentie worden aangeschaft. 4. Ondersteuning van het publiek bij de overgang naar digitaal publiceren Attenderingen Veel burgers zullen niet de moeite nemen om regelmatig de elektronische publicatiebladen door te nemen of daarin op zoek te gaan naar voor hen relevante informatie. Het is nu al mogelijk dat burgers zich via overheid.nl per e-mail laten attenderen op nieuwe publicaties die voldoen aan een opgegeven interesseprofiel. Momenteel is er slechts een beperkt aantal burgers (177.000) dat hiervan actief gebruikt maakt. Dat men zich actief moet aanmelden (opt-in) wordt volgens onderzoek van BZK door burgers als een belemmering ervaren. Om het bereik te verhogen zullen de 6 miljoen burgers die een geactiveerd account inclusief e-mailadres hebben voor MijnOverheid ongevraagd een e-mail ontvangen waarin zij op de hoogte worden gesteld van nieuwe publicaties. 22 De attenderingsmail biedt korte omschrijvingen van de bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen en linkjes naar de volledige tekst.

Het is mogelijk om vervolgens van deze service af te zien (opt-out) of deze op maat in te stellen door aan te geven op welke locatie, op welke onderwerpen en op welke bestuursorganen de attendering betrekking moet hebben. Er is ook een app beschikbaar. KOOP zal regelmatig onderzoek gaan doen naar de gebruikerservaringen om de service continu te kunnen verbeteren. 20 Artikel 13, vierde lid, van de Bekendmakingswet (nieuw). 21 Artikel 14a van de Bekendmakingswet (nieuw). Nota van Wijziging, 35218, 21 oktober 2019, p. 1. 22 In dit kader wordt in artikel 20 van de Bekendmakingswet (nieuw) aan de minister van BZK de bevoegdheid gegeven om periodiek elektronische berichten te zenden over bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen. Vereniging van Nederlandse Gemeenten Codering locatie De bovengenoemde attenderingen worden afgestemd op de directe woonomgeving, die voor de meeste burgers relevant is als het gaat om voorgenomen besluiten en vergunningen. Om de attendering goed te laten werken en te voorkomen dat de gebruikers informatie ontvangen die niet voor hen relevant is, is van belang dat gemeenten zorgdragen voor notering van de correcte locatie waarop de kennisgeving betrekking heeft. De gebiedsmarkering is momenteel vaak te grof (hele gemeente in plaats van een postcode of coördinaat).

In 2020 komt er een verbeterde module op DROP beschikbaar, die het mogelijk maakt fijnmaziger de locatie aan te geven. Begrijpelijke taal Voor de toegankelijkheid van overheidspublicaties is het gebruik van begrijpelijke taal een randvoorwaarde. Uit onderzoek van BZK is gebleken dat met name de titel en de beschrijving niet altijd duidelijk zijn voor de burger en in de teksten te veel ambtelijke taal wordt gebruikt. KOOP ontwikkelt in samenwerking met de campagne Direct Duidelijk, die tot opdracht heeft duidelijker overheidscommunicatie te bevorderen, een checklist voor het opstellen van begrijpelijke teksten. Door consequent locatie en aard van het besluit te noemen in de titel kan al een slag worden gemaakt. Aanbeveling is om gebruik te maken van het samenvattingsveld en deze te benutten voor een beknopte uitleg van de inhoud in begrijpelijke taal. Het betreft hier een opgave die primair door gemeenten zelf moet worden opgepakt. BZK zal ter ondersteuning steekproefsgewijs onderzoek laten doen naar de kwaliteit van publicaties. Gemeenten zullen van de resultaten en eventuele aanbevelingen gebruik kunnen maken om de kwaliteit van de publicaties te verbeteren. Digitale inclusie Bij de digitalisering is een aandachtspunt dat veel burgers over onvoldoende vaardigheden of toegang tot het internet beschikken om mee te doen.

Burgers die geen gebruik (kunnen) maken van internet zullen de elektronische publicaties niet kunnen raadplegen, tenzij de gemeente hierin op een andere wijze voorziet. De Wep kent hiervoor een vangnetvoorziening, die inhoudt dat de overheid aan eenieder op verzoek kosteloos inzage verleent in of een papieren afschrift verstrekt van een publicatie in de elektronische publicatiebladen. Ook is de gemeente verplicht om een fysieke balie aan te wijzen waar publicaties verkrijgbaar zijn en waar stukken ter inzage liggen. 23 De Wep laat voor het overige de vrijheid aan de gemeente om hierin een eigen beleid te voeren. Te denken valt aan het ter beschikking stellen van geprinte publicaties op het stadhuis, bibliotheken en wijkbureaus en van computers op deze plaatsen om de publicaties te raadplegen. Een behoorlijke informatievoorziening brengt met zich mee dat het om alle burgers te bereiken nodig is om meerdere kanalen te benutten, waaronder analoge. Dit uitgangspunt is in lijn met de VNG Position paper dienstverlening . Hoewel er straks geen verplichting meer bestaat om in een huis-aan-huisblad te publiceren, wil dit niet zeggen dat vanuit het oogpunt van dienstverlening dit communicatiekanaal ook opgeheven móet worden. Langs dit medium kan de gemeente ‘zichtbaar’ blijven.

Veel gemeenten kiezen ervoor de gedrukte publicatie, al dan niet in een beknoptere vorm, als een aanvullende service voort te zetten. Ook is maatwerk van belang. Gedacht kan worden aan het zo nodig verspreiden van bijvoorbeeld bewonersbrieven om burgers in een wijk te informeren over een specifiek besluit dat voor hen van belang is. 23 Artikel 13 van de Bekendmakingswet (nieuw). Vereniging van Nederlandse Gemeenten Tijdens de parlementaire behandeling van de Wep heeft de staatssecretaris toegezegd om de wijze waarop bestuursorganen hun verantwoordelijkheid in deze pakken bij de evaluatie van de Wep, voorzien binnen vijf jaar na de inwerkingtreding van de wet, te betrekken. 5. Elektronische register W gr’s In de nieuwe situatie zal de minister van BZK een openbaar elektronisch register in stand houden, waarin alle op grond van de Wgr getroffen regelingen zijn opgenomen. Gemeenten zijn niet langer verplicht om het papieren register bij te houden: deze verantwoordelijkheid gaat over naar de gemeenschappelijke regelingen. 6. Toezicht Het interbestuurlijk toezicht op de naleving van de Wep is belegd bij de minister van BZK op grond van artikel 124b van de Gemeentewet. 24 Dit omdat het provinciebestuur op het terrein van de Wep geen taken uitoefent (anders dan het bekendmaken van de eigen besluiten) en niet over de deskundigheid beschikt om interbestuurlijk toezicht uit te oefenen.

Dit criterium is bij de Wet revitalisering generiek toezicht geformuleerd als een uitzondering op de hoofdregel dat het interbestuurlijk toezicht op het gemeentebestuur wordt uitgeoefend door het provinciebestuur. 25 BZK gaat ervan uit dat bestuursorganen er in het algemeen veel aan gelegen zal zijn om voorschriften op dit gebied na te lev en aangezien er anders juridische risico’s ontstaan. Het interbestuurlijk toezicht is pas aan de orde als de gemeente of de gemeenschappelijke regeling geen officieel elektronisch publicatieblad uitgeeft. En dan nog alleen als niet tijdig op klachten van burgers wordt gereageerd, de gemeenteraad of het algemeen bestuur die horizontaal toezicht houden niet ingrijpen en informeel bestuurlijk overleg niet tot resultaten leidt. BZK gaat ervan uit dat in veel gevallen ingrijpen niet nodig zal zijn, omdat bestuursorganen vanzelf tegen het probleem oplopen dat de besluiten niet in werking treden en zij daarom niet kunnen besturen. Overigens monitort KOOP of bestuursorganen DROP op een juiste manier gebruiken en rapporteert hierover aan het betrokken bestuursorgaan, bijvoorbeeld als publicaties structureel onjuist worden gemetadateerd. 7. Financiële gevolgen Uitvoeringstoets en financiële gevolgen VNG Realisatie heeft in 2018 een uitvoeringstoets opgesteld op basis van de consultatieversie van het ontwerpwetsvoorstel.

Naar aanleiding daarvan hebben wij in een brief onder meer het volgende gevraagd: • Bij de schets van de uitvoeringskosten het vervalle n van de kosten van publicaties in huis- aan-huisbladen niet als uitgangspunt te nemen. Tegenover de baten staan ook kosten voor het openhouden van analoge kanalen. • De kosten van het consolideren van beleidsregels op nieuw te berekenen, omdat de gegevens verouderd waren. • De meerkosten te compenseren. • De implementatie van de Wep met handreikingen, sta ppenplannen etc. te ondersteunen en de implementatietermijn aan de hand daarvan te bepalen. 24 Kamerstukken II 2018/19, 35 218, nr. 3, p. 14. 25 Kamerstukken II 2018/19, 35 218, nr. 3, p. 43. Vereniging van Nederlandse Gemeenten De staatssecretaris van BZK heeft in zijn reactie erop gewezen dat de kosten van papieren publicaties in dag-, nieuws- en huis-aan-huisbladen voorheen circa € 16,5 miljoen bedroegen. De licentiekosten voor DROP bedragen voor de gemeenten thans € 3,3 miljoen. Veel gemeenten hebben de besparingen op de papieren publicatie reeds geïncasseerd. De staatssecretaris vindt dat de digitalisering gemeenten dermate veel baten heeft gebracht, dat voldoende ruimte wordt gelaten om de officiële elektronische publicatie desgewenst in combinatie met publicatie in traditionele media in een beknopte vorm en/of andere analoge wijzen, voort te zetten.

Het Rijk biedt dan ook geen compensatie voor de Wep. BZK heeft wel de kosten van het consolideren van beleidsregels geactualiseerd en de extra ondersteuning door KOOP toegezegd. Tevens hebben de gemeenten een jaar extra de tijd gekregen om te voldoen aan de verplichting om bestaande beleidsregels te consolideren. Vervallen beleidsregels hoeven niet meer gepubliceerd te worden. Hierdoor zullen de kosten van deze verplichting in belangrijke mate worden gereduceerd. BZK heeft tot slot aan KOOP eenmalig een bedrag van € 600 .000 beschikbaar gesteld om decentrale overheden bij de implementatie te ondersteunen. Kosten gebruik DROP De Wep brengt met zich mee dat alle publicaties in het officiële elektronische publicatieblad moeten worden opgenomen met gebruikmaking van DROP. Gemeenten worden nu door KOOP gefactureerd voor het gebruik van DROP volgens het uitgangspunt van een vast bedrag afhankelijk van de grootte van het inwonertal. Nu het gebruik van DROP verplicht wordt, zal de minister van BZK het tarief vaststellen. Over het tarief en de kosten, het beheer en de doorontwikkeling van DROP zal door BZK periodiek overlegd blijven worden met de koepels van de decentrale overheden. De VNG is vertegenwoordigd in de licentieraad van KOOP en zo betrokken bij de aansturing van DROP.

In de memorie van toelichting bij de Wep is gesteld dat als uitgangspunt geldt dat de tarievenstructuur ongewijzigd blijft en dat de daar opgenomen bedragen zullen worden aangepast aan de hand van de kostenontwikkeling. 26 Inmiddels heeft BZK echter aangekondigd te willen komen tot een wijziging van de tarievenstructuur en per 2021 te komen met nieuwe, volgens de prijsontwikkeling geactualiseerde tarieven en dit in de Regeling elektronische publicaties vast te leggen. Wij zetten ons in voor een billijk en zo laag mogelijk tarief in de lijn van de eerder door BZK geschetste verwachtingen. De uitkomst van de consultatie die hierover plaatsvindt zal worden gedeeld op vng.nl. Leges Volgens de Wep heeft eenieder recht op kosteloze inzage van een publicatieblad, bekendgemaakte bijlage of ter inzage gelegd stuk. Een papieren afschrift wordt verstrekt tegen ten hoogste de kosten van het maken van een zodanig afschrift.27 Hiervoor kunnen dus leges worden geheven. Het gaat om de marginale verstrekkingskosten: kosten voor de vermenigvuldiging, de verspreiding en de kosten van de informatiedragers. Deze kosten zijn direct te koppelen aan de distributie van de documenten. 28 Jurisprudentie over vergelijkbare wetsartikelen wijst uit dat het gaat om de kosten 26 Kamerstukken II 2018/19, 35 218, nr. 3, p. 32. 27 Artikel 18 lid 1 Bekendmakingswet (nieuw).

28 Vergelijk Kamerstukken II 2014/15, 34123, nr. 3, pag. 8; Wet hergebruik van overheidsinformatie, Stb. 2015, 271. Vereniging van Nederlandse Gemeenten van het vervaardigen van kopieën, afschriften in enge zin. Tot deze kosten behoren onder meer wel de arbeidskosten van het kopiëren zelf, maar niet de kosten voor het opzoeken en weer opbergen van de stukken. Het kosteloos ter inzage leggen of geven impliceert eventuele opzoek- en opbergwerkzaamheden en de daaraan bestede tijd. 29 Wij wijzen erop dat de tarieventabel bij de VNG Modelverordening leges tariefbepalingen bevat voor een gemeenteblad of een jaarabonnement daarop (1.7.4), voor een afschrift van een verordening (1.7.5), voor een fotokopie van bijvoorbeeld een bestemmingsplan of voorbereidingsbesluit (1.8.1), voor overige afschriften, doorslagen of fotokopieën (1.19.2.2) en kaarten, tekeningen en lichtdrukken (1.19.2.3). De hoogte van het tarief moet de gemeente met inachtneming van het bovenstaande vaststellen. 8.

Voorbereidingen en implementatiesteun Voor de inwerkingtreding van de Wep geldt een fasering, die als handvat kan dienen bij de voorbereiding op de implementatie: Met ingang van 2021 • Alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, meded elingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, elektronisch publiceren via officielebekendmakingen.nl en bekendmakingen niet meer publiceren in de Staatscourant. • Alle nieuwe beleidsregels bekendmaken en consolide ren. • Het publiek ondersteunen bij de overgang naar elekt ronisch publiceren door digitale attenderingen en begrijpelijke teksten (onder andere correcte locatie en rubriek toevoegen, duidelijke kennisgeving opstellen). • Alleen voor gemeenschappelijke regelingen: het cent raal register gemeenschappelijke regelingen vullen. Met ingang van 2022 • Geldende beleidsregels compleet maken en publiceren via DROP. • Mededelingen en kennisgevingen elektronisch ter inza ge leggen (met geanonimiseerde persoonsgegevens). 2021 lijkt ver weg, maar het is van belang op tijd te beginnen met de voorbereidingen om de Wep uit te voeren. Aanbeveling is de impact op de organisatie in beeld te brengen, de beleidsregels te inventariseren en een verantwoordelijke medewerker aan te wijzen.

Implementatiesteun door KOOP In de aanloop van de Wep hebben wij aan de orde gesteld dat gemeenten behoefte hebben aan ondersteuning, met name bij elektronische terinzagelegging. KOOP zal gemeenten ondersteunen via de boven beschreven activiteiten. BZK heeft daarvoor aan KOOP eenmalig een bedrag van € 600 .000 beschikbaar gesteld. KOOP organiseert regelmatig bijeenkomsten voor gebruikers, waarin ontwikkelingen en werkwijzen worden belicht en kennis wordt uitgewisseld. Het implementatieteam is ook geïnteresseerd in de best practices van 29 Hof Amsterdam 21 december 2001, ECLI:NL:GHAMS:2001:AD9760; Hof Arnhem 27 augustus 2002, ECLI:NL:GHARN:AE8932. Vereniging van Nederlandse Gemeenten gemeenten. U kunt contact opnemen met het implementatieteam van KOOP ( www.koopoverheid.nl of e-mail: communicatie@koop.overheid.nl). VNG modelverordeningen in MDR Gemeenten kunnen de VNG modelverordeningen gebruiken voor het opstellen van een verordening die aangepast is aan de eigen lokale situatie. De VNG modelverordeningen zijn beschikbaar voor gebruik via de MDR .30 In geval van gewijzigde modelverordeningen worden ook de VNG modellen raadsbesluit wijziging hierin opgenomen. Via het publieke portaal van MDR kunnen gemeenten zoeken op VNG modelverordeningen.

Nadat de gemeente een eigen verordening heeft opgesteld kan deze vervolgens in het Word 2.0 format worden geëxporteerd dat direct en eenvoudig geüpload kan worden in DROP. Alleen decentrale overheden kunnen gebruikmaken van MDR. Daarom is het portaal afgeschermd met een wachtwoord. U kunt het wachtwoord opvragen door contact op te nemen met KOOP Servicedesk (e-mail: mdr@koop.overheid.nl ). Afsluiting Wij wensen u veel succes toe met de implementatie van de Wep. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten J. Kriens Algemeen directeur 30 In de Kennisbank Decentrale Regelgeving (Kder) , databank modelverordeningen van Sdu, zijn alle modellen van de VNG te raadplegen. Naast de modelverordeningen (geconsolideerd en eventueel met toelichting) vindt u ook de andere modellen, bijvoorbeeld bepalingen, besluiten, regelingen, overeenkomsten en formulieren. Zie ook het VNG nieuwsbericht ‘VNG modellen in databank Kder en portaa l MDR’ .