15.0 VNG - Handvatten voor de uitvoering van de Archiefwet.pdf

U202000347 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Samenvatting Gemeentelijke informatie over de aanpak van de coronacrisis is van grote waarde om te behouden. Wijs de coronacrisis aan als een “archief Hotspot” om tijdelijk te bewaren informatie in dit kader alsnog permanent te bewaren. Maak duidelijke afspraken over de archivering van audiovisuele verslagen met leveranciers van raadsinformatiesystemen. Binnen de gemeente moeten griffie, DIV, juridische zaken en archivaris samenwerken om de archivering te borgen. Vanuit het project Grip op informatie ondersteunt VNG Realisatie kennisuitwisseling tussen gemeenten en innovatie op de thema’s informatiehuishouding op orde, actief openbaar maken en digitaal duurzame toegankelijkheid. Dit gebeurt via 10 proeftuinen waaraan gemeenten en archiefinstellingen deelnemen. Ook het bestuur heeft een belangrijke rol te spelen in het krijgen van Grip op informatie. Om dat te verduidelijken zet het project een ambassadeur in. U kunt de ambassadeur Kees Duijvelaar uitnodigen om de opgave en uw rollen als college en raad daarbij toe te lichten. Daarvoor kunt u contact opnemen met Olaf.schoelink@vng.nl. De Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 is van kracht geworden. U dient deze te implementeren.

Om u hierbij te steunen is een handreiking en een tool ontwikkeld. Tevens kunt u vragen stellen en ervaringen uitwisselen op het VNG Forum. Het raamwerk voor het (twee)jaarlijkse verslag van B en W aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Archiefwet volgens Kritische Prestatie Indicatoren is geactualiseerd. De praktijk laat vaak zien dat de raad dit verslag als een hamerstuk afdoet. Overweeg als raad het archief KPI verslag actief te bespreken. De gemeente kan de behandeling interessanter en relevanter maken door het verslag gepaard te laten gaan met een verbeterplan. Hoe grondiger de behandeling in de raad, hoe minder de provincie het nodig zal vinden om de uitvoering te inspecteren. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 26 mei 2020 Kenmerk TPW/U202000347 Lbr. 20/024 Telefoon 070 373 83 93 Bijlage(n) 4 Onderwerp Handvatten voor de uitvoering van de Archiefwet U202000347 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geacht college en gemeenteraad, We maken een uitzonderlijke ontwikkeling mee in het lokaal bestuur. Gemeentelijke informatie over de aanpak van de coronaccrisis is van grote waarde om te behouden.

In de eerste plaats voor de eigen bedrijfsvoering, om na te gaan welke besluiten zijn genomen, deze te verantwoorden en later, te evalueren en te benutten voor planvorming.1 Ook kan deze informatie, met name de digitale communicatie met burgers over de crisis, van grote cultuur-historische waarde zijn voor volgende generaties. Dit alles toont en onderstreept het nut en het belang van archivering. De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten en intergemeentelijke organen om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en houden, daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats over te brengen en overige archiefbescheiden te vernietigen. Dit conform de bewaartermijnen van stukken vastgelegd in de selectielijst dat is ontworpen door de VNG Adviescommissie Archieven. De gemeente staat voor de opgave om digitale informatie in al zijn vormen duurzaam toegankelijk te hebben en te houden. Het op orde hebben van het informatiebeheer is ook voor de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en Baseline informatieveiligheid (BIO) een essentiële randvoorwaarde. Over de uitvoering dient het college zich te verantwoorden aan de raad en de provinciale interbestuurlijke toezichthouder.

1 Archiefbescheiden die betrekking hebben op rampen moeten bewaard worden met het oog op de analyse als genoemd onder in artikel 2 sub b van de Wet zware rampen en ongevallen. Zie circulaire EB2000/97598 ministerie van BZK 26 november 2001 Aan de leden Datum 26 mei 2020 Kenmerk TPW/U202000347 Lbr. 20/024 Telefoonnummer 070 373 83 93 Bijlage(n) 4 Onderwerp Handvatten voor de uitvoering van de Archiefwet Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3/7 In deze ledenbrief gaan wij in op de wijze waarop wij u tezamen met de Adviescommissie Archieven en VNG Realisatie bij de uitvoering ondersteunen. Daarbij bieden wij u een aantal (geactualiseerde) handvatten voor de werkpraktijk aan. Onder andere wordt ingegaan op: • de Selectielijst 2020 en bijbehorende Handreiking gebruik • het project Grip op informatie • archivering van afwijkende bestandsformats • de Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet volgens KPl’s 2020 • de stand van zaken met betrekking tot de modernisering van de Archiefwet en het Wetsvoorstel open overheid Selectielijst 2020 en Handreiking De Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 is op 26 februari 2020 gepubliceerd in de Staatscourant na vaststelling door de algemene rijksarchivaris, daartoe gemachtigd door de minister van BVOM.

Daarmee is de toepassing met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 verbindend geworden.2 Door de opzet is het mogelijk deze te automatiseren en in informatiesystemen in te bouwen.. Om u bij de implementatie te steunen is een handreiking opgesteld die nader uitleg geeft over hoe de Selectielijst 2020 gebruikt moet worden. In de handreiking wordt onder meer aandacht besteed aan: • Uitleg over hoe de Selectielijst zich verhoudt tot de zaaktypencatalogus (IMZTC 2.0) en een instructie hoe de Selectielijst geautomatiseerd in systemen verwerkt kan worden (paragrafen 4.1- 4.2). • De toepassing van steekproefsgewijze bewaring (paragraaf 4.6.1). • De effecten van de AVG en het vervallen van de Wet bescherming persoonsgegevens (paragraaf 4.9). • De nieuwe bewaartermijnen voor algoritmes (paragraaf 5.16). • De nieuwe bewaartermijn voor logging-gegevens (paragraaf 5.17). Daarnaast is de SelectTool, een handzaam programma om bewaartermijnen in op te zoeken, vernieuwd. Deze is te downloaden vanaf de website van de VNG. De SelectTool bevat een concordans (omzettabel) met betrekking tot de oude Selectielijsten 2012 en 2017. De Selectielijst 2020 zal later dit jaar in een wiki-versie verschijnen aangehaakt bij de GEMMA-architectuur. Vragen Voor vragen en discussie over de selectielijst kunnen professionals deelnemen aan het VNG forum Selectielijst archiefbescheiden.

Deelnemers moeten zich daarvoor wel inschrijven en aanmelden. Hotspots Gemeenten en intergemeentelijke organen kunnen de Selectielijst zelf aanvullen door ‘Hotspots’ aan te wijzen en tijdelijk te bewaren informatie in dit kader alsnog permanent te bewaren. Hotspots zijn bijzondere gebeurtenissen die raken aan de interactie tussen bestuur en burgers, zoals de huidige corona-crisis. Hoe dat moet gebeuren staat beschreven in de handreikingen Periodieke hotspotmonitor (2017) en Strategische Informatieoverleg (2016). 2 De Selectielijst 2017 blijft van toepassing op de archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen tussen 1 januari 2017 en 31 december 2019. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/7 AVG en Selectielijst De verhouding tussen AVG en de Selectielijst stelt informatiemanagers en -beheerders regelmatig voor hoofdbrekens. Om de werkpraktijk te ondersteunen met het omgaan van de vereiste van de AVG om persoonsgegevens te beschermen en de vereiste van de Archiefwet om stukken te bewaren heeft de koepel van archivarissen KVANBRAIN de handreiking Weten of Vergeten? opgesteld. Daarin zijn aanpakken, praktijkvoorbeelden en een naslagwerk opgenomen.

Project Grip op informatie Vanuit het project Grip op informatie ondersteunt VNG Realisatie kennisuitwisseling tussen gemeenten en innovatie op de thema’s informatiehuishouding op orde, actief openbaar maken en digitaal duurzame toegankelijkheid. In dit kader bereiden gemeenten zich voor op de komst van de WOO. Er wordt sinds 2019 gewerkt aan deelonderwerpen via 10 proeftuinen, met actieve betrokkenheid van zeventig gemeenten en acht archiefinstellingen. Het gaat onder meer om proeftuinen over archiving/open by design, marktverkenning e-depots, preserveringsbeleid, vervroegd overbrengen naar de archiefbewaarplaats, vernietigen, zoeken en vinden en presenteren. Op het VNG Forum ´Marktplaats Woo en Duurzaam Toegankelijk op orde´ ingericht. Dit is een besloten omgeving waar meer dan 500 gemeentelijke medewerkers in deelnemen, een aantal dat nog dagelijks groeit. De marktplaats wordt gebruikt om samen te werken bij de uitvoering van de proefprojecten en documenten te delen. Voor meer informatie over de proeftuinen kunt u terecht bij VNG Realisatie en de projectleider Jeroen Jonkers (Jeroen.jonkers@vng.nl). Ambassadeur Het bestuur heeft ook een belangrijke rol te vervullen in het krijgen van grip op informatie. Speciaal om de opgave en uw rollen als college van B en W en gemeenteraad te verduidelijken wordt een ambassadeur ingezet.

U kunt de ambassadeur Kees Duijvelaar uitnodigen voor een toelichting en gedachtenwisseling. U kunt met hem contact opnemen via het e-mailadres Olaf.schoelink@vng.nl. KIA-netwerk Via Grip op informatie wordt samengewerkt met Nationaal Archief (NA) rondom het Kennisnetwerk Informatie en Archieven (KIA). Wij streven daarbij naar versterking van de uitvoeringskracht van de archieffunctie bij de overheden en bevordering van het gebruik van kennis en instrumenten. Kennisontwikkeling, kennisdeling en uitwisseling van ervaringen en experimenten en het ophalen van feedback op instrumenten wordt gestimuleerd via de KIA-platforms. In het bijzonder roepen wij informatiemanagers op zich te verbinden aan de KIA platforms en kennis uit te wisselen met de archiefsector. Namens ons neemt de heer Rutten, afdelingshoofd ICT bij de gemeente ’s- Hertogenbosch, deel aan de stuurgroep van het KIA. Archivering van afwijkende bestandsformaten Audiovisuele verslagen Audiovisuele verslagen van raads- en bestuurs- commissievergaderingen (‘videotulen’) moeten volgens de Selectielijst 2020 worden bewaard. Op 9 april jongstleden werd de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming van kracht. Deze wet maakt het mogelijk om tijdens de coronacrisis de vergaderingen van de gemeenteraad via digitale weg te laten verlopen in een vergaderapplicatie.

Hoe de archivering van deze verslagen aan te pakken, staat beschreven in een factsheet die is opgesteld door de Adviescommissie Archieven. Het is daarbij belangrijk duidelijke afspraken te maken met leveranciers van raadsinformatiesystemen. Binnen de gemeente moeten griffie, DIV, juridische zaken en archivaris samenwerken om de archivering te borgen. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/7 Tekstberichten Ook tekstberichten dienen te worden gearchiveerd. Dit is te meer van belang, omdat de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) op 20 maart 2019 de uitspraak heeft gedaan dat op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid de Wob van toepassing is, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Tekstberichten moeten in principe bij de zaak worden bewaard waar ze betrekking op hebben. Voor de zomer zal een handreiking worden gepubliceerd dat handelingsperspectief biedt en aanpakken schetst. Omgevingswet In 2021 treedt de Omgevingswet in werking. De informatie die in dit kader wordt opgemaakt is vanwege de geografische en planaspecten gecompliceerd. Het DSO is niet bestemd voor archivering: dat dient lokaal te gebeuren.

Om u te steunen bij de archivering van deze informatie wordt in opdracht van IPO, Unie van Waterschappen en VNG een onderzoek uitgevoerd en een handreiking opgesteld onder coördinatie van Het Utrechts Archief. Deze handreiking zal in het najaar van 2020 beschikbaar komen. Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet volgens KPl’s 2020 Sinds invoering van de wet Revitalisering generiek toezicht dient het college van B en W zich over de uitvoering van de Archiefwet in de eerste plaats te verantwoorden aan de gemeenteraad. Om u hierbij te ondersteunen, hebben wij in 2012 het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (archief KPI’s) ontwikkeld. Door het beantwoorden van de bij de archief KPI’s behorende vragen blijkt in hoeverre de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archief KPI’s bieden een kapstok voor de (twee)jaarlijkse verslaglegging van B en W aan de gemeenteraad.3 De Adviescommissie Archieven en een werkgroep van gemeenten en archiefinstellingen hebben de archief KPI’s geactualiseerd naar aanleiding van aanpassingen in de wet- en regelgeving, de voortschrijdende digitalisering en het beschikbaar komen van nieuwe praktijknormen, richtlijnen en modellen voor archief- en informatiebeheer.

De nieuwe archief KPI’s zijn in de praktijk getest in een pilotproject van de gemeente Tilburg, het RHC Eindhoven en de bij hen aangesloten gemeenten en het gemeentearchief Gemert-Bakel. Ook zijn de archief KPI’s afgestemd met de BIO welke meestal via ENSIA wordt verantwoord, om dubbele uitvraag te voorkomen. Het archief KPI-verslag zal doorgaans door de archivaris of archiefinspecteur worden opgemaakt in samenwerking met het hoofd informatiebeheer van de gemeente.4 Het college stelt het verslag vast en biedt deze aan de raad aan. De praktijk laat vaak zien dat de raad het verslag als een hamerstuk afdoet. Het is echter van belang dat de raad goed overweegt of het archief KPI verslag actief moet worden besproken. De gemeente kan de behandeling interessanter en relevanter maken door het verslag gepaard te laten gaan met een verbeterplan. Hoe grondiger de behandeling in de raad, hoe minder de provincie het nodig zal vinden om de uitvoering te inspecteren. 3 Zie de VNG model archiefverordening 4 Voor deze professionals is het raamwerk ook in spreadsheet vorm beschikbaar. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/7 Provinciaal toezicht De provincies maken van de verantwoordingsinformatie voor de raad gebruik bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht (IBT). De handreiking is daarom afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).

Wanneer de archief KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld, voldoet de gemeente aan de informatieverplichting in de richting van de provincie. Een deel van de provincies heeft de aanlevering van toezichtinformatie vastgelegd in een verordening of beleidsstuk. Een overzicht daarvan is in bijlage C van de handreiking opgenomen. Wij maken u erop attent dat ondanks de corona-crisis de provincies de termijnen niet hebben uitgesteld. Mocht tijdige aanlevering van de verantwoordingsinformatie 2019 een probleem opleveren, dient u hiervoor contact op te nemen en een specifieke afspraak te maken. Momenteel wordt gewerkt aan de uitwerking van de Agenda Toekomst van het Toezicht, de gezamenlijke strategische agenda van gemeenten, provincies en Rijk over het gewenste toekomstige (interbestuurlijke) toezicht. Deze aanpak zal gericht zijn op risico’s en breedte en samenhang in het IBT. Later dit jaar zal de ATT vastgesteld worden. Bij de volgende actualisering van de Archief KPI’s zal dit stuk worden betrokken. Open data De Archief KPI’s brengen een uniformering aan in de verslaglegging waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Het verdient aanbeveling bij de publicatie het archief KPI verslag ook als open data aan te bieden. Daarvoor is een csv format beschikbaar gesteld.

Vragen en uitwisseling Professionals kunnen aan elkaar vragen stellen over de archief KPI’s en ervaringen uitwisselen op het VNG Forum Toezicht Archiefwet, dat binnenkort van start zal gaan. Stand van modernisering Archiefwet en wetsvoorstel Open Overheid Het gewijzigde Wetsvoorstel open overheid is op 2 januari 2019 aangeboden aan de Tweede Kamer. Daarin is onder meer een verplichting voor gemeenten opgenomen om maatregelen te treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te borgen. Wij hebben inmiddels een Meerjarenplan ontwikkeld voor het op orde brengen van de informatiehuishouding en aangeboden aan de minister van BZK, die verantwoordelijk is voor de aanpak bij alle bestuursorganen. Daarbij wordt aangesloten op het bovengenoemde project Grip op informatie. Ook is een uitvoeringstoets opgesteld door VNG Realisatie. De besluitvorming omtrent de compensatie en het Meerjarenplan is echter onder druk van de huidige omstandigheden uitgesteld. Zodra hierover meer bekend is, wordt u geïnformeerd via onze communicatiekanalen. De minister van BVOM heeft het conceptwetsvoorstel Archiefwet 2021 ter consultatie aangeboden. Wij hebben in onze reactie gevraagd het ambitieniveau van de modernisering te verhogen en duurzame toegankelijkheid tot uitgangspunt te nemen. Naar verwachting zal de minister dit advies overnemen.

Hiernaast hebben wij gevraagd om compensatie van de meerkosten verbonden aan het verplicht stellen van de aanwijzing van een gemeentearchivaris. Om u te steunen bij de implementatie van de wet, met name het verkorten van de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats van 20 naar 10 jaar, hebben wij gevraagd een project te faciliteren. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 7/7 Wij verwachten dat het aangepaste wetsontwerp vóór de zomer aan het parlement wordt aangeboden. Aansluitend zal OCW een nieuw Archiefbesluit en Archiefregeling opstellen. Met name de laatste zal nadere eisen stellen aan de uitvoering. Wij hebben de minister verzocht de uitvoering te toetsen voor de vaststelling. Na de aanname van de Archiefwet 2021 cs zal zo nodig een meer fundamentele herziening van de archief KPI’s worden voorbereid. Slot Wij wensen u veel succes toe bij de toepassing van de geactualiseerde handvatten voor archivering van gemeentelijke informatie. Wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen met betrekking tot de gemoderniseerde Archiefwet en het Wetsvoorstel open overheid. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten L.K. Geluk Algemeen directeur