15.0 Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2023 - Collegevoorstel (2)

College van burgemeester en wethouders - 5 maart 2024 - 2024_B&W_001621/3 College van burgemeester en wethouders Vergadering van 5 maart 2024 Collegevoorstel Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2023 Auteur Roel Lensen Overlegd met Christa van Veen, Johannes Terpstra Portefeuillehouder T. Jongman Verder proces Dit stuk wordt ook nog geagendeerd op: Het college van burgemeester en wethouders 5 maart 2024 Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met bijgaande toezichtsverslag van de gemeentearchivaris. 2. Het verslag ter kennisname aan de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van Overijssel te sturen. Voorstel Inleiding Kader De Archiefwet 1995 maakt een onderscheid tussen de wel of niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Op grond van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor de overgebrachte (historische) archieven van de gemeente. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven die nog primair gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, berust bij de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van deze nog niet-overgebrachte archieven wel een toezichthoudende- of inspectietaak. In het bijgaande verslag wordt daarover gerapporteerd.

De basis van het verslag over het toezicht worden gevormd door de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (versie 2020). Bij Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd dat er één keer in de twee jaar een volledige doorlichting van de KPI’s plaatsvindt. In het daaropvolgende jaar wordt alleen ingegaan op stand van zaken rond de aandachtspunten uit het verslag van het jaar ervoor, eventueel aangevuld met onderwerpen die in het tussenliggende jaar actueel zijn geworden. Het vorige verslag stamt uit 2023. Toen was er sprake van een volledig verslag. Daarom is dit jaar volstaan met een update. College van burgemeester en wethouders - 5 maart 2024 - 2024_B&W_001622/3 Beoordeling Voor deze update is er alleen gekeken naar de vragen, die vorig jaar de beoordeling ‘Aandacht vereist’ of ‘Voldoet niet’ hebben gekregen. De vragen die vorig jaar de beoordeling hadden ‘Voldoet’, zijn tijdens deze update niet aan de orde geweest. De algemene indruk is dat er progressie geboekt is. Veel aandachtspunten zijn ondertussen opgelost of kennen belangrijke vooruitgang. Zo moeten ook de eindbeoordeling en de beoordeling van de hoofdvragen gelezen worden. Er is nog veel wat aandacht vraagt, maar er is duidelijk progressie.

Bij de openstaande aandachtspunten, zijn er twee fundamentele aandachtspunten, die met voorrang opgepakt moeten worden: •Actualiseren vervangingsbesluit/ handboek vervanging. Het bestaande besluit en handboek vervanging zijn verouderd, waardoor ze eigenlijk niet meer goed voldoen als juridische grondslag voor de vervanging. I&A heeft aangegeven dat het opstellen van een nieuw handboek in de afrondende fase is. •Hotspotmonitor. Het uitvoeren van een ‘hotspotmonitor’ is al sinds 2017 een wettelijke verplichting. De hotspotmonitor is noodzakelijk als juridische grondslag voor het permanent bewaren van documenten, die volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, maar betrekking hebben op gebeurtenissen en kwesties met een grote impact op de samenleving en daarom bewaard zouden moeten blijven. Het actualiseren van het vervangingsbesluit/ handboek vervanging had al de beoordeling ‘Voldoet niet’. Dat blijft ongewijzigd. Het uitvoeren van de hotspotmonitor had als beoordeling ‘Aandacht vereist’. Omdat het al sinds 2017 een wettelijke verplichting is en er ook een juridische noodzaak is, krijgt dit nu ook de beoordeling ‘Voldoet niet’. De overige aandachtspunten in de KPI-rapportage hebben de beoordeling ‘Aandacht vereist’ gekregen. Veel aandachtspunten hebben geheel of deels betrekking op decentraal beheerde archieven.

Een aanpak van die aandachtspunten zal alleen succesvol zijn als er een centrale regie is. Daarover is vorig jaar ook een algemene aanbeveling gedaan. Ook ten aanzien van deze algemene aanbeveling is belangrijke progressie geboekt. Het systematisch vastleggen en toetsen van verantwoordelijkheden en kwaliteitsafspraken (kwaliteitssysteem) blijft echter een aandachtspunt. Het totale eindoordeel over het hele KPI-verslag is ‘Aandacht vereist’ gebleven. Op veel punten is weliswaar belangrijke vooruitgang geboekt, maar in het geheel te weinig om een ander oordeel te geven. Opmerking over de beoordeling Het vakgebied zelf is erg in beweging. Nieuwe ontwikkelingen brengen weer nieuwe aandachtspunten met zich mee. In dat sterk in beweging zijnde vakgebied betekent de beoordeling ‘aandacht vereist’ daarom niet dat de gemeente het slecht doet. De beoordeling moet ook gezien worden als een afspiegeling van een snel veranderend vakgebied, waarin niet alle nieuwe uitdagingen meteen opgelost zijn. Gewenst resultaat Het college, de raad en Gedeputeerde Staten zijn op de hoogte van de stand van zaken rond het beheer van de niet-overgebrachte archieven. Argumenten 1.1 Toezichthoudende taak gemeentearchivaris Op grond van de Archiefwet 1995 heeft de gemeentearchivaris ten aanzien van de nog niet- overgebrachte archieven een toezichthoudende- of inspectietaak.

Hij moet erop toezien dat het College van burgemeester en wethouders - 5 maart 2024 - 2024_B&W_001623/3 beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Deze taak wordt uitgevoerd onder de ‘bevelen’ van burgemeester en wethouders. 1.2 Jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders Op grond van artikel 15 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris jaarlijks verslag doen aan uw college over de uitvoering van deze taak. In dit rapport wordt de stand van zaken weergegeven rond het beheer over de niet-overgebrachte archieven in 2023. 2.1 Toezending aan de gemeenteraad In artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders hierover ook verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad. 2.2 Toezending aan Gedeputeerde Staten Volgens de afspraken rond het interbestuurlijk toezicht moet de rapportage ook naar Gedeputeerde Staten gezonden worden. Kanttekeningen Het is op dit moment heel moeilijk om deskundig personeel te vinden voor het vakgebied. I&A heeft daarom moeite met het vervullen van openstaande vacatures. Het risico is dat er daardoor stagnatie zal ontstaan in het uitvoeren van de verbeterstappen die nog in het projectplan staan. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning Directie en team I&A hebben kennisgenomen van de bevindingen.

De bevindingen uit deze update en de rapportage van vorig jaar helpen de organisatie om een prioritering aan te brengen. Deels zullen de onderdelen volgtijdelijk moeten worden aangepakt. Daarvoor is vorig jaar een plan opgesteld voor een projectmatige aanpak. Dat heeft op meerdere punten geleid tot belangrijke vooruitgang. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja