15.0 Verslag betreffende het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven - Update 2023

Verslag betreffende het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven - Update 2023 De gemeentearchivaris, december 2023 Inhoud A. Toelichting ................................................................................................................................................................................................................................. 3 A.1 Inleiding ................................................................................................................................................................................................................................... 3 A.2 Samenvatting .......................................................................................................................................................................................................................... 4 B. Update KPI-verslag .................................................................................................................................................................................................................... 5 B.1 Toelichting op de beoordeling ................................................................................................................................................................................................

5 B.2 Update over de Algemene aanbeveling: noodzaak centrale regie ......................................................................................................................................... 6 B.3 Samenvatting/ beantwoording hoofdvragen .......................................................................................................................................................................... 8 B.4 Volledig KPI-verslag ............................................................................................................................................................................................................... 13 Hoofdvraag 1: Lokale regelingen ............................................................................................................................................................................................. 13 Hoofdvraag 2: Middelen en mensen ....................................................................................................................................................................................... 18 Hoofdvraag 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................................................................................................................

24 Hoofdvraag 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................................................................................................... 28 Hoofdvraag 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ............................................................................ 31 Hoofdvraag 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden.................................................................. 39 Hoofdvraag 7: Overbrenging van archiefbescheiden .............................................................................................................................................................. 47 B.5 Aandachtspunten uit de vorige verslagen............................................................................................................................................................................. 49 A. Toelichting A.1 Inleiding Op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995 heeft de gemeentearchivaris een toezichthoudende rol ten aanzien van het beheer van de ‘nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven’. Dit zijn over het algemeen de archieven die jonger zijn dan 20 jaar en die nog primair een bedrijfsvoeringsfunctie hebben.

Op grond van artikel 15 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders verslag uitbrengen over het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, alsmede over de wijze van de uitoefening van het toezicht op die archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders hierover ook verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad. In dit verslag wordt de stand van zaken weergegeven rond het beheer over de niet-overgebrachte archieven in 2023. Het verslag is bedoeld om te voldoen aan artikel 15 van de Archiefverordening. Na behandeling in het college kan het vervolgens doorgezonden worden aan de gemeenteraad om te voldoen aan artikel 17 van de Archiefverordening. Tot slot moet dit verslag in het kader van de afspraken rond het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) ook naar gedeputeerde staten worden gezonden. De basis van de jaarlijkse verslagen over het toezicht wordt gevormd door de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (versie 2020). Het KPI-verslag is onderverdeeld in een zevental hoofdvragen. Bij elke deelvraag horen weer meerdere subvragen.

Het KPI-verslag is aangevuld met de stand van zaken rond de aanbevelingen uit het vorige verslag. Tezamen geven het KPI- verslag en de stand van zaken een beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding en de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. In het KPI-verslag wordt alleen ingegaan op de vragen die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven. De vragen, die alleen betrekking hebben op de overgebrachte (historische) archieven, zullen worden behandeld in het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de overgebrachte archieven. Bij de gemeente Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd dat er één keer in de twee jaar een volledige doorlichting van de KPI’s plaatsvindt. In het daaropvolgende jaar wordt alleen ingegaan op de stand van zaken rond de aandachtspunten uit het verslag van het jaar ervoor, eventueel aangevuld met onderwerpen die in het tussenliggende jaar actueel waren. Het vorige verslag had betrekking op 2022. Toen was er sprake van een van een volledig KPI- verslag. Dit jaar is er alleen gekeken naar de aandachtspunten uit het vorige verslag. A.2 Samenvatting Voor deze update is er alleen gekeken naar de vragen, die vorig jaar de beoordeling ‘Aandacht vereist’ of ‘Voldoet niet’ hebben gekregen. De vragen die vorig jaar de beoordeling hadden ‘Voldoet’ zijn tijdens deze update niet aan de orde geweest.

De algemene indruk is dat er progressie geboekt is. Veel aandachtspunten zijn ondertussen opgelost of kennen belangrijke vooruitgang. Zo moeten ook de eindbeoordeling en de beoordeling van de hoofdvragen gelezen worden. Er is nog veel wat aandacht vraagt, maar er is duidelijk progressie. Er waren in 2022 een drietal aandachtspunten, waarover al meerdere keren eerder was gerapporteerd, maar waar in 2022 nog geen concrete resultaten waren geboekt. Die hadden toen de beoordeling ‘Voldoet niet’. Twee daarvan zijn nu opgelost en hebben de beoordeling ‘Voldoet’ gekregen. Bij de openstaande achterstanden, zijn er twee aandachtspunten, die voorrang vragen: - Actualiseren vervangingsbesluit/ handboek vervanging. Dit aandachtspunt moet met voorrang opgepakt worden. Het bestaande besluit en handboek vervanging zijn beide verouderd, waardoor ze eigenlijk niet meer goed voldoen al juridische grondslag voor de vervanging. - Hotspotmonitor. Ook dit moet met voorrang opgepakt worden. Het uitvoeren van een ‘hotspotmonitor’ is al sinds 2017 een wettelijke verplichting. De hotspotmonitor is noodzakelijk als juridische grondslag voor het permanent bewaren van documenten, die volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen maar betrekking hebben op gebeurtenissen en kwesties met een grote impact op de samenlevingen daarom bewaard moeten blijven.

Het actualiseren van het vervangingsbesluit/ handboek vervanging had al de beoordeling ‘Voldoet niet’. Dat blijft ongewijzigd. Het uitvoeren van de hotspotmonitor had als beoordeling ‘Aandacht vereist’. Omdat het al sinds 2017 een wettelijke verplichting is en er ook een juridische noodzaak is, krijgt dit nu ook de beoordeling ‘Voldoet niet’. Veel aandachtspunten hebben geheel of deels betrekking op decentraal, bij de vakinhoudelijke teams, beheerde archieven. Een aanpak van die aandachtspunten zal alleen succesvol zijn als er een centrale regie is. Daarover is vorig jaar ook een algemene aanbeveling gedaan. Ook hier is belangrijke progressie geboekt. Het systematisch vastleggen en toetsen van verantwoordelijkheden en kwaliteitsafspraken (kwaliteitssyteem) blijft echter een aandachtspunt. Het totale eindoordeel over het hele KPI-verslag is ‘Aandacht vereist’ gebleven. Op veel punten is weliswaar belangrijke vooruitgang geboekt, maar in het geheel te weinig om een ander oordeel te geven. B. Update KPI-verslag B.1 Toelichting op de beoordeling De eerste kolom van het KPI-verslag bevat de eisen uit het model van de VNG. De tweede kolom bevat de beoordeling van de gemeentearchivaris. In de derde kolom wordt dat toegelicht. Die toelichting is enkele malen aangevuld met een concreet advies over het desbetreffende onderwerp.

In het verslag wordt voor de waardering de volgende drie kleuren gebruikt: Groen = Voldoet Geel = Aandacht vereist Rood = Voldoet niet Groen wordt gehanteerd als de gemeente voldoende scoort. Geel wordt toegepast als een aandachtspunt voor het eerst in het verslag voorkomt. Ook wordt geel gebruikt voor aandachtspunten die ook al in eerdere toezichtsverslagen aan de orde zijn geweest, maar waar wel significante stappen zijn gezet voor het oplossen van het aandachtspunt. Rood wordt gehanteerd voor aandachtspunten die al meerdere keren in eerdere verslagen aan de orde zijn geweest, maar waarbij nog geen of nauwelijks verbetering is geconstateerd. Voor deze update is er alleen gekeken naar de vragen, die vorig jaar de beoordeling ‘Aandacht vereist’ of ‘Voldoet niet’ hebben gekregen. De vragen die vorig jaar de beoordeling hadden ‘Voldoet’, zijn tijdens deze update niet aan de orde geweest. De vragen, die in 2022 de beoordeling ‘Voldoet’ kregen, en de bijbehorende beoordelingen, geven echter wel context aan de overige vragen en geven ook een vollediger beeld van het informatiebeheer. Deze vragen en bijbehorende beoordelingen zijn daarom wel in de rapportage opgenomen, maar zijn, om ze te onderscheiden van de update van 2023, lichtgrijs afgedrukt.

B.2 Update over de Algemene aanbeveling: noodzaak centrale regie Veel aandachtspunten hebben geheel of deels betrekking op decentraal, bij de vakinhoudelijke teams, beheerde archieven. Een aanpak van die aandachtspunten zal alleen succesvol zijn als er een centrale regie is. Daarover is vorig jaar ook een algemene aanbeveling gedaan. Hieronder wordt de tekst hierover weergegeven: “Algemene ontwikkelingen, maar ook eigen keuzen van de gemeente, hebben tot gevolg gehad dat informatie nog veel meer dan voorheen niet meer op één plaats wordt gearchiveerd. Archiefbeheer is daarom allang niet meer alleen zaak van één archiefafdeling bij de gemeente. Archiefbescheiden worden niet alleen opgeslagen in het centrale zaaksysteem, maar ook in decentrale vakapplicaties en emailboxen. Daarnaast kunnen ook sms’jes en whatsapp-berichten gearchiveerd moeten worden evenals uitingen op Facebook en Twitter. Steeds meer archiefwaardige informatie wordt als gevolg daarvan beheerd door de inhoudelijke teams. Die beheren en vullen de vakapplicaties. Medewerkers van de inhoudelijke teams moeten ook de uitgaande brieven, besluiten of emailberichten in het zaaksysteem archiveren. De dagelijkse keuzes over wel of niet archiveren, maar ook over hoe en waar archiveren, liggen daarom steeds meer bij vakinhoudelijke medewerkers die geen kennis hebben van archiefbeheer of archiefwetgeving.

Om toch te zorgen dat het archiefbeheer goed verloopt is centrale regie nodig, inclusief goede voorlichting en instructie over de werkzaamheden. Geadviseerd wordt die centrale regie ook formeel te beleggen. I&A is daarvoor het meest aangewezen team.” Die regie zou een aantal essentiële elementen moet omvatten: - Kwaliteitssysteem - Goede voorlichting en instructie - Overzicht werkprocessen en systemen - Onderhoud en toetsing In de rapportage (deel B) is te lezen dat het overzicht van werkprocessen en systemen ondertussen gereed is en actueel wordt gehouden. Voorlichting en instructie worden gegeven, maar richten zich nog vooral op het zaaksysteem. Een belangrijke vooruitgang is dat DIM nu betrokken wordt bij de aanschaf van nieuwe applicaties. Hierdoor kunnen specifieke eisen voor archivering van informatie uit die applicaties tijdens het aanschaftraject worden ingebracht en meegewogen. Een kwaliteitssysteem, waarmee met de verschillende teamleiders/ informatiebeheerders verantwoordelijkheden en kwaliteitsafspraken kunnen worden vastgelegd en vervolgens getoetst, is echter nog niet van de grond gekomen. Er is dus belangrijke progressie geboekt. Het systematisch vastleggen en toetsen van verantwoordelijkheden en kwaliteitsafspraken blijft echter een aandachtspunt. Het totale beeld bij de algemene aanbeveling is daarom ‘Aandacht vereist'.

B.3 Samenvatting/ beantwoording hoofdvragen Vragen Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag 1: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Voldoet Op enkele aandachtspunten na voldoen de gemeentelijke regelingen ten aanzien van het archief- en informatiebeheer aan de wettelijke eisen. Update 2023 De enkele aandachtspunten uit de rapportage van 2022 zijn ondertussen ook opgelost. Hoofdvraag 2: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Aandacht vereist De gemeente kan voor de centrale taken aangeven hoeveel middelen en personeel en van welk kwaliteitsniveau zij beschikbaar heeft voor het archiefbeheer. Het kwaliteitsniveau geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Omdat hierover geen kengetallen beschikbaar zijn, kan niet worden vastgesteld of er voldoende capaciteit is voor de uitvoering van de centrale archiefwerkzaamheden bij DIM. Gezien de omvangrijke achterstanden, die er ook bij de uitvoering ontstaan zijn, kunnen er wel vraagtekens bij gezet worden of deze met de bestaande bezetting weggewerkt kunnen worden. Voor de archiefwerkzaamheden buiten DIM is niet in beeld hoeveel capaciteit en van welk niveau er beschikbaar is.

Er zijn een aantal belangrijke aandachtspunten: - Noodzaak in kaart brengen van de informatiebeheerswerkzaamheden buiten het team I&A - Achterstanden in de uitvoering bij I&A/ DIM - De beperkte beschikbare tijd voor de toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris Update 2023 De werkprocessen buiten DIM, die archief genereren, zijn beter in kaart gebracht met het project voor de invoering van het Documentair Structuurplan (DSP). Maar er is nog onvoldoende zicht op de benodigde kwaliteit en capaciteit die daarbij horen. Er is duidelijk vooruitgang geboekt bij de achterstanden, maar nog niet alle achterstanden zijn weggewerkt. Voor zover mogelijk is het aandachtspunt van de beschikbare tijd van de gemeentearchivaris voor de toezichthoudende taak opgelost. Hoofdvraag 3: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Aandacht vereist De fysieke bewaaromstandigheden voldoen aan de wettelijke eisen. Ook de centrale archief-applicatie, het zaaksysteem/ DMS voldoet aan de wettelijke eisen. Er zijn echter ook enkele belangrijke aandachtspunten: - De archiefbewaarplaats is binnenkort vol - Noodzaak om voor de decentrale vakapplicaties in kaart te brengen of en welke archieffunctionaliteit ontbreekt - Het calamiteitenplan is verouderd Update 2023 In de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis wordt rekening gehouden met een extra depot voor het gemeentearchief.

Het calamiteitenplan is geactualiseerd. Er is afgelopen jaar in beeld gebracht wat de belangrijkste vakapplicaties zijn. Daarmee is de archieffunctionaliteit echter nog niet op orde. Daar moet nog een slag geslagen worden. Hoofdvraag 4: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Aandacht vereist De gemeente werkt nog onvoldoende aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. De gehanteerde methodiek (het KPI-verslag) is daarvoor te beperkt. Er worden b.v. geen verantwoordelijkheden vastgelegd. Het is daarom noodzakelijk om een volwaardig kwaliteitssysteem in te richten. De Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) kan daarbij een nuttig hulpmiddel zijn. Ten aanzien van de verslagen van de gemeentearchivaris voldoet de gemeente wel aan de wettelijke eisen. Update 2023 Er zijn verdere stappen gezet in de verbetering van de kwaliteit van de beheerde informatie. De focus ligt daarbij wel vooral op de centraal beheerde informatie. Een organisatiebreed en volwaardig kwaliteitssysteem ontbreekt nog.

Hoofdvraag 5: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Aandacht vereist De planmatige ordening en waarborgen voor authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid zijn onvoldoende voor de informatie die niet door DIM wordt beheerd. Er is echter nu een project gaande om daar verbetering in aan te brengen. Op dit moment worden de werkprocessen en systemen en de informatie die daarmee genereerd wordt in kaart gebracht (het Documentair Structuur Plan). Geadviseerd is om daarbij ook te betrekken de archivering van email, sociale media, harde schijven en digitale bestemmingsplannen. Andere aandachtspunten zijn: - De volledigheid van de zaakdossiers - Het vaststellen van een metadataschema voor de permanent te bewaren archieven - Het actualiseren van het beleid voor de langetermijnbewaring van permanent te bewaren archiefbescheiden Update 2023 Het documentair structuurplan is op orde en wordt nu actueel gehouden. Daardoor is er nu actueel overzicht van alle applicaties en alle werkprocessen. Daarmee is de informatie, die buiten DIM wordt beheerd, beter inzichtelijk. Dat wil echter niet zeggen, dat het ook op orde is. De aandachtspunten uit 2022 blijven verder ongewijzigd.

Hoofdvraag 6: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Aandacht vereist De gemeente is niet zorgvuldig genoeg met afweging van de verschillende belangen van bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie bij het archiefbeheer. De vernietigingsprocedure voor de centraal door DIM beheerde archiefbescheiden (zaaksysteem en fysieke dossiers) wordt conform de wettelijke eisen uitgevoerd. Bij andere aspecten zijn er serieuze aandachtspunten: - Opstellen vervangingsbesluiten/ -handboeken voor de desbetreffende vakapplicaties - Opstellen nieuw handboek vervanging voor het zaaksysteem - Vervanging van stukken uit het zaaksysteem - Aanvragen doorlopende machtigingen voor kopieën - De verplichting tot het uitvoeren van een hotspotmonitor - Correcte vernietigingsprocedure voor de decentraal beheerde archiefbescheiden (o.a. vakapplicaties, social media, emailboxen etc.) Update 2023 Het aandachtspunt van de vervanging van de stukken uit het zaaksysteem is opgelost. De overige aandachtspunten blijven staan. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor het uitvoeren van een ‘hotspotmonitor’. Dat is al sinds 2017 een wettelijke verplichting.

Daarnaast is het noodzakelijk als juridische grondslag voor het permanent bewaren van documenten, die volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, maar betrekking hebben op gebeurtenissen en kwesties met een grote impact op de samenleving. Hoofdvraag 7: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Aandacht vereist Er is een achterstand in de overbrenging. De belangrijkste reden daarvoor is dat de openbaarheidsbeperkingen van de over te brengen archieven nog niet voldoen aan de eisen van de privacywetgeving. Er wordt hard aan gewerkt om dit alsnog op orde te brengen. Update 2023 Twee grote archieven uit de periode 1973-2000 zijn ondertussen formeel overgebracht. Daarmee is de achterstand voor een belangrijk deel, maar nog niet helemaal, ingelopen. Aandachtspunten uit de vorige verslagen: In hoeverre heeft de gemeente gevolg gegeven aan de aandachtspunten van de gemeentearchivaris uit vorige verslagen? Voldoet was Aandacht vereist Voor de meeste aandachtspunten zijn maatregelen getroffen, maar deze zijn nog niet afgerond. De punten blijven daarom als aandachtspunt staan.

Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de vervanging van drie verouderde en verlappende regelingen over de afhandeling van elektronische en niet-elektronische berichten. Daar is al zes jaar lang geen concrete voortgang geboekt. Update 2023 De belangrijkste aandachtspunten zijn geheel of zodanig opgelost dat een aparte vermelding in dit hoofdstuk niet meer gerechtvaardigd is. Het hoofdstuk heeft nu als geheel de beoordeling ‘Voldoet’ gekregen. Het enige wat nog apart aandacht vraagt is de koppeling van bestaande besluiten uit de Besluitstraat aan bijbehorende zaken met voorstukken en opvolging in het zaaksysteem. B.4 Volledig KPI-verslag Hoofdvraag 1: Lokale regelingen Beoordeling Toelichting op de beoordeling 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Voldoet was Voldoet Op enkele aandachtspunten na voldoen de gemeentelijke regelingen ten aanzien van het archief- en informatiebeheer aan de wettelijke eisen. Update 2023: De enkele aandachtspunten uit de rapportage van 2022 zijn ondertussen ook opgelost Deelvragen Lokale regelingen 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Voldoet De gemeente beschikt over een geactualiseerde Archiefverordening, die in 2016 door de gemeenteraad is vastgesteld.

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Voldoet Ja 1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor). Voldoet Ja, de gemeente beschikt over een door burgemeester en wethouders in 2017 vastgestelde beheerregeling (Besluit Informatiebeheer Steenwijkerland 2017). 1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking). Voldoet Er is geen Strategisch Informatie Overleg ingesteld. Voor de wettelijke verplichte vaststelling van de vernietigingslijst is het verplichte overleg georganiseerd door de VNG. Een SIO is ook verplicht voor vervreemding en het opstellen van een hotspotmonitor.

Vervreemding heeft zich de afgelopen periode niet voorgedaan. De gemeente heeft nog geen volwaardige hotspotmonitor vastgesteld. Er is wel één hotspot (coronacrisis) aangewezen, daarvoor zijn de betrokken functionarissen ad-hoc benaderd. Een SIO is daarom niet noodzakelijk gebleken het afgelopen jaar. 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding. Voldoet In 2019 is de Intergemeentelijke Sociale Dienst opgeheven, een gemeenschappelijke regeling van de gemeentes Steenwijkerland en Westerveld. Dit is op de juiste wijze afgehandeld. Daarover is in het vorige verslag al gerapporteerd. 1.5.

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college Voldoet was Aandacht vereist Het college treft afdoende maatregelen bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen. De laatste keer dat dit plaatsvond was in 2016, toen de Omgevingsdienst werd ingesteld. Ook de afwikkeling van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling IGSD Steenwijkerland-Westerveld per 1 januari 2020, is correct verlopen. blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief.

Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Over beide ontwikkelingen is in vorige verslagen al gerapporteerd. Buiten de gemeenschappelijke regelingen om, is de gemeente ook verbonden met een aantal vennootschappen en stichtingen. Voor zover deze verbonden partijen wettelijke taken uitvoeren voor de gemeente, zijn er geen afspraken gemaakt over het beheer van de archieven die voortvloeien uit de uitvoering van deze gemeentelijke taken. De gemeente is hiervoor echter wel verantwoordelijk. Advies: Breng in kaart of en welke wettelijke taken van de gemeente Steenwijkerland door niet-overheidsorganen worden uitgevoerd.

Maak vervolgens afspraken over het beheer, de vernietiging en eventuele overbrenging van de archieven, die ontstaan zijn als gevolg van de uitvoering van deze taken. Update 2023 Er is geconstateerd dat de Noordwestgroep wettelijke taken uitvoert voor de gemeente. Om onder de werking van de Archiefwet 1995 te vallen, moet een organisatie voor de uitvoering van wettelijke taken ook met ‘openbaar gezag’ bekleed zijn. Aan de organisatie moet de ‘publiekrechtelijke bevoegdheid tot het eenzijdig bepalen van de rechtspositie van andere rechtssubjecten’ zijn toegekend. Nader onderzoek en overleg met juridische zaken leren echter dat niet het geval is bij de Noordwestgroep, noch bij een andere aan de gemeente verbonden private partij. Deze private partijen vallen dus niet onder de werking van de Archiefwet 1995 en daarom ook buiten het bestek van deze rapportage. Wat overigens niet betekent dat goede afspraken over het beheer van de archieven niet zinvol zouden zijn. Dat valt alleen buiten de reikwijdte van het archiefrechtelijk toezicht van de gemeentearchivaris en buiten het bestek van deze rapportage. Het aandachtspunt voor de archivering bij de niet- overheidsorganen vervalt hiermee. b.

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR- register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR- register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten- provincies-en-waterschappen/gemeenschappelijke- regelingen. Voldoet De gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zijn opgenomen in het landelijke GR-register. In het jaarverslag wordt jaarlijks opgenomen in welke andere samenwerkingsverbanden de gemeente deelneemt. 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten. Voldoet De gemeente beschikt over een aantal vastgestelde mandaten voor het archiefbeheer. De gemeente houdt zich daar ook aan. Er zijn nog geen mandaten geregeld voor het opstellen van verklaringen van conversie en migratie van archiefbescheiden. Nu moeten deze nog door het college worden vastgesteld. Uit praktische overwegingen is het wellicht verstandig om het opstellen van deze verklaringen ook te mandateren.

1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe Voldoet was Aandacht vereist Door de gemeente wordt fysiek archief opgeslagen bij een extern bedrijf. In de overeenkomst zijn geen voorzieningen over het eigendom getroffen voor het geval dit bedrijf failliet gaat. Daarnaast zijn er op dit moment geen overeenkomsten met private partijen voor het (aspecten van het beheer van) fysieke archieven. Het zal echter ook in de toekomst nog wel voorkomen dat er aspecten van het archiefbeheer worden uitbesteed aan private partijen, waarbij het archief wordt uitgeplaatst (opslag, restauratie, digitalisering).

Advies: Geadviseerd wordt om te onderzoeken welke maatregelen noodzakelijk zijn bij het uitbesteden van aspecten van het archiefbeheer (b.v. standaardbepalingen voor overeenkomsten). De maatregelen moeten de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid regelen en voorkomen dat er archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5 problemen rond het eigendom ontstaan bij b.v. faillissement of beslaglegging bij betrokken private partijen. Update 2023: Voor het hosten van digitale informatie bij een externe organisatie bestaan afdoende bepalingen in de standaardvoorwoorden voor ICT. De grootste risico's bestaan nu bij het uitplaatsen van fysiek archief bij een externe partij. Afgesproken is dat bij de offerte en opdracht voor het uitplaatsen expliciet wordt vastgelegd dat het eigendom van de gemeente betreft. Het aandachtspunt vervalt hiermee. 1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd.

DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor- overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop Voldoet De gemeente gebruikt DROP voor publicatie en bekendmaking. Hoofdvraag 2: Middelen en mensen Beoordeling Toelichting op de beoordeling 2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Aandacht vereist was Aandacht vereist De gemeente kan voor de centrale taken aangeven hoeveel middelen en personeel en van welk kwaliteitsniveau zij beschikbaar heeft voor het archiefbeheer. Het kwaliteitsniveau geeft nu geen aanleiding tot opmerkingen. Omdat hierover geen kengetallen beschikbaar zijn, kan niet worden vastgesteld of er voldoende capaciteit is voor de uitvoering van de centrale archiefwerkzaamheden bij DIM. Gezien de omvangrijke achterstanden, die er ook bij de uitvoering ontstaan zijn, kunnen er vraagtekens bij gezet worden of deze met de bestaande bezetting weggewerkt kunnen worden. Voor de archiefwerkzaamheden buiten DIM is niet in beeld hoeveel capaciteit en van welk niveau er beschikbaar is.

Er zijn een aantal belangrijke aandachtspunten: - Noodzaak in kaart brengen van de informatiebeheerswerkzaamheden buiten het team I&A - Achterstanden in de uitvoering bij I&A/ DIM - De beperkte beschikbare tijd voor de toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris Update 2023 De werkprocessen buiten DIM, die archief genereren, zijn beter in kaart gebracht met het project voor de invoering van het Documentair Structuurplan (DSP). Maar er is nog onvoldoende zicht op de benodigde kwaliteit en capaciteit die daarbij horen. Er is duidelijk vooruitgang geboekt bij de achterstanden, maar nog niet alle achterstanden zijn weggewerkt. Voor zover mogelijk is het aandachtspunt van de beschikbare tijd van de gemeentearchivaris voor de toezichthoudende taak opgelost. DEELVRAGEN: 2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q.

het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar. Voldoet In totaal is er jaarlijks € 505.000,- beschikbaar voor personeel en software. Hiervan is € 415.000,- voor personeel van de cluster DIM en € 90.000,- voor software (zaaksysteem, scan software, DSP etc.). De overige kosten zijn niet zonder meer inzichtelijk. Maar er zijn geen aanwijzingen dat daar onvoldoende middelen beschikbaar voor zijn. Er zijn bovendien geen algemene kengetallen beschikbaar voor de benodigde middelen voor het archiefbeheer. Maar middelen worden niet ervaren als knelpunt. 2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q.

het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar Aandacht vereist was Aandacht vereist Centraal is er 9,56 FTE bij de cluster Documentair Informatiemanagement beschikbaar voor het informatiebeheer. Zij registeren nieuwe zaken, beheren het zaaksysteem, de cliëntendossiers van het Sociaal Domein, het fysieke semi- statische archief en de voorselectie vernietiging. Ook het beheer over Sharepoint zal hier belegd gaan worden. Daarnaast is er ook één I-adviseur (1 FTE), gespecialiseerd in vraagstukken rond archiefbeheer. Omdat er geen kengetallen beschikbaar zijn voor de benodigde capaciteit, kan er geen oordeel geveld worden of dit voldoende is. Buiten I&A zijn er t.b.v. vakapplicaties ook medewerkers die informatiebeheerstaken uitvoeren. Er is echter geen centraal overzicht van die medewerkers en de tijd die zij aan informatiebeheer besteden. Deze medewerkers zijn ook maar deels of niet voorgelicht over de eisen aan hun werkzaamheden. Advies: Breng de informatiebeheerswerkzaamheden buiten I&A beter in kaart. Dat kan gebruikt worden om afspraken te maken over de eisen aan werkzaamheden, maar is ook nodig om gericht(er) voor te lichten. Dit moet in samenhang gebeuren met de acties rondom het kwaliteitssysteem en het DSP.

Update 2023 In het kader van de invoering van het Documentair Structuur Plan (DSP) zijn de processen buiten DIM, die archief genereren, beter in kaart gebracht. Dit heeft echter nog niet geleid tot voldoende inzicht in het benodigde capaciteit en kwaliteit van het informatiebeherend personeel buiten DIM. b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale Aandacht vereist was Er zijn een aantal achterstanden in de uitvoering van de wettelijk verplichte werkzaamheden geconstateerd: - Achterstand vernietiging zaaksysteem - Achterstand vernietiging fysieke dossiers (van voor de invoering van het zaaksysteem) personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden voor de niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

Aandacht vereist - Digitale cliëntendossiers op vvv-lijst zetten - Archivering corona-hotspot De omvang van de achterstanden is behoorlijk. Het is de vraag of deze met de bestaande bezetting weggewerkt kunnen worden. Update 2023 Er is vooruitgang geboekt bij de voorbereiding van de vernietiging uit het zaaksysteem, maar dit is nog niet op orde. In de vernietiging van de fysieke dossiers is vooruitgang geboekt. Er wordt weer vernietigd, maar de achterstand is nog niet weggewerkt. De archivering van de corona-hotspot is ondertussen zo goed als op orde. In het algemeen kan gesteld worden dat er zeker vooruitgang geboekt is, maar dat alle achterstanden nog niet zijn weggewerkt. Dit blijft daarom als aandachtspunt staan. c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie? Voldoet Er zijn geen aanmerkingen geweest van het provinciaal toezicht die hebben geleid tot een ander oordeel dan groen. Wel heeft de provinciaal toezichthouder gemaand tot meer spoed bij het opvolgen van aanbevelingen uit de toezichtsverslagen van de gemeentearchivaris. 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a.

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Aandacht vereist was Aandacht vereist Het opleidings-, werk- en denkniveau van de met het informatiebeheer belaste medewerkers bij DIM geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Voor de decentrale werkzaamheden is dit nog onvoldoende in kaart gebracht (zie vraag 2.2a). Update 2023 De situatie rond dit aandachtspunt is ongewijzigd voor wat betreft de uitvoerende medewerkers bij DIM en de decentrale werkzaamheden. b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Aandacht vereist Omdat er geen kengetallen beschikbaar zijn, kunnen hier geen betrouwbare uitspraken gedaan worden over de mogelijkheid was Aandacht vereist om alle verplichte werkzaamheden binnen de beschikbare capaciteit uit te voeren. Gezien de achterstanden, die er ook bij de uitvoering ontstaan zijn (zie 2.2.b), kunnen er vraagtekens bij gezet worden of deze wel met de bestaande bezetting weggewerkt kunnen worden. Update 2023 De situatie is ongewijzigd. c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie? Voldoet Er zijn geen aanmerkingen geweest van het provinciaal toezicht die hebben geleid tot een ander oordeel dan groen. 2.4.

Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. Voldoet was Aandacht vereist De toezichthoudende taak maakt onderdeel uit van het takenpakket van de gemeentearchivaris. Naar schatting heeft hij hiervoor 0,1 à 0,2 FTE beschikbaar. Gezien de veelheid en snelheid van de ontwikkelingen binnen het vakgebied is dit weinig. Het specialistische karakter, dat behoorlijk afwijkt van de overige taken, maakt deze taak bovendien kwetsbaar. Deze zorgpunten zijn onderkend en zullen worden meegenomen in een nieuwe toekomstvisie voor het gemeentearchief, die later in 2022 aan het college zal worden gepresenteerd. Update 2023 Er wordt meer ruimte voor de toezichthoudende taken gecreëerd doordat er binnen de cluster Gemeentearchief verschillende taken van de gemeentearchivaris worden overgedragen aan de andere medewerkers. Het knelpunt van de beschikbare capaciteit kan daarmee opgelost worden. De functie blijft echter, vanwege de specialistische kennis, kwetsbaar. Gezien de omvang van de gemeente en het gemeentearchief zal dit niet intern opgelost kunnen worden.

De functie is te specialistisch om de taken bij andere personen te beleggen en de gemeente is te klein om hier meer personen voor aan te trekken. De functie is bovendien op grond van de Archiefwet 1995 gekoppeld aan de functie van gemeentearchivaris. Langdurige problemen met de invulling van deze taak zullen anders opgelost moeten worden. Bijvoorbeeld met inhuur van een gekwalificeerde archivaris, dan wel met de tijdelijke inzet van een collega-archivaris. Omdat verdere actie niet nodig of zinvol is, vervalt dit aandachtspunt. Hoofdvraag 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e- depot Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Aandacht vereist was Aandacht vereist De fysieke bewaaromstandigheden voldoen aan de wettelijke eisen. Ook de centrale archief-applicatie, het zaaksysteem/ DMS voldoet aan de wettelijke eisen. Er zijn echter ook enkele belangrijke aandachtspunten: - De archiefbewaarplaats is binnenkort vol - Noodzaak om voor de decentrale vakapplicaties in kaart te brengen of en welke archieffunctionaliteit ontbreekt - Het calamiteitenplan is verouderd Update 2023 In de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis wordt rekening gehouden met een extra depot voor het gemeentearchief. Het calamiteitenplan is geactualiseerd.

Verder is in beeld gebracht wat de vakapplicaties zijn, die permanent te bewaren informatie genereren. Daarmee is de archieffunctionaliteit echter nog niet op orde. Daar moet nog een slag geslagen worden. DEELVRAGEN 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? Aandacht vereist was Aandacht vereist Er is een gemeentelijke archiefbewaarplaats, die voldoet aan de wettelijke eisen voor archiefbewaarplaatsen. Een acuut probleem is dat de archiefbewaarplaats op korte termijn vol dreigt te raken. Er is daarom onvoldoende ruimte meer voor de aanwas van semi-statisch archief (bedrijfsvoeringsarchief) of particuliere archieven. Dit zorgpunt is onderkend en zal worden meegenomen in een nieuwe toekomstvisie voor het gemeentearchief, die later in 2022 aan het college zal worden gepresenteerd. Update 2023 In de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis wordt rekening gehouden met een extra depot voor het gemeentearchief. Tot dat extra depot gereed is, zal er gebruik gemaakt moeten worden van de diensten van een extern bedrijf voor de opslag. Zolang er nog geen extra depot gerealiseerd is, blijft dit een aandachtspunt. b.

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Voldoet Een deel van de archiefbewaarplaats wordt ook gebruikt voor te bewaren archieven, die nog niet formeel zijn overgebracht (semi-statisch archief). Naast de archiefbewaarplaats is er een archiefkelderruimte in gebruik die alleen gebruikt wordt voor de opslag van op termijn vernietigbare archieven. Voor de bewaring van vernietigbare archiefbescheiden gelden geen wettelijke eisen. Ook wordt er gebruik gemaakt voor opslag van archief bij een extern archiefopslagbedrijf. Dit betreft eveneens alleen te vernietigen archief. c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO- 16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond an de BIO.

Aandacht vereist was Aandacht vereist Er is een DMS/ RMA (Alfresco) aanwezig, dat voldoet aan de eisen van NEN 2082. Dit DMS/ RMA wordt gebruikt voor het zaaksysteem. Op korte termijn zal het worden vervangen. Het nieuwe zaaksysteem Roxit voldoet aan de norm ISO 16175: 2020, die NEN2082 vervangt. Steeds meer vindt de archivering van documenten echter ook plaats binnen vakapplicaties. Deze applicaties voldoen grotendeels niet aan de normen ISO-16175: 2020, dan wel NEN2082. Essentiële archieffunctionaliteit ontbreekt vaak, zoals de mogelijkheid om vernietigingslijsten te kunnen maken en verantwoord te kunnen vernietigen. Er is echter geen overzicht over welke functionaliteit bij welke applicaties ontbreekt. Advies: Breng in kaart welke archieffunctionaliteit ontbreekt bij de vakapplicaties waarmee archiefwaardige informatie wordt beheerd. Belangrijk daarbij is dat dit in relatie wordt gezien met de archiefwaarde van de beheerde informatie (permanent te bewaren/ op termijn vernietigbaar), maar ook tot de eisen die de privacywetgeving stelt (b.v. tijdige vernietiging). Update 2023 Er is in beeld gebracht wat de vakapplicaties zijn die permanent te bewaren archief genereren, en of de archieffunctionaliteit daarvan voldoet aan ISO-16175.2. Daarmee voldoen ze echter nog niet. Het aandachtspunt blijft daarom staan. 3.2. / 3.3.

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden)/ E-depot(s) n.v.t. Deze vragen worden beantwoord in het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats (zie inleiding). 3.4. vervallen 3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Toelichting: De getroffen/ nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e- depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten- ibd/ Voldoet was Aandacht vereist Het calamiteitenplan is verouderd. De gemeentearchivaris heeft een geactualiseerd plan in voorbereiding. Update 2023 In 2023 is het calamiteitenplan geactualiseerd en opnieuw vastgesteld. Dit aandachtspunt vervalt daarmee. b.

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.) Voldoet Bij een calamiteit kunnen archiefbescheiden in de remise van de gemeentewerf worden opgeslagen. Verder kan de Documentenwacht ingeschakeld worden. Zij zorgen voor opslag elders indien dit niet meer mogelijk is op het gemeentehuis. Hoofdvraag 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente werkt nog onvoldoende aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. De gehanteerde methodiek (het KPI-verslag) is daarvoor te beperkt. Er worden bijvoorbeeld geen verantwoordelijkheden vastgelegd. Het is daarom noodzakelijk om een volwaardig kwaliteitssysteem in te richten. De Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) kan daarbij een nuttig hulpmiddel zijn. Ten aanzien van de verslagen van de gemeentearchivaris voldoet de gemeente wel aan de wettelijke eisen. Update 2023 Er zijn verdere stappen gezet in de verbetering van de kwaliteit van de beheerde informatie. De focus ligt daarbij wel vooral op de centraal beheerde informatie.

Een organisatiebreed en volwaardig kwaliteitssysteem ontbreekt nog. DEELVRAGEN 4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op Aandacht vereist was Aandacht vereist De gemeente maakt niet gebruik van een volwaardig kwaliteitssysteem voor de te bewaren archiefbescheiden. In 2019 is hiervoor al aandacht gevraagd. In 2020 is een eerste start gemaakt met het opstellen van een kwaliteitshandboek. Dat zou een belangrijke stap moeten zijn in het inrichten van een volwaardig kwaliteitssysteem. In 2021 zijn daarin geen vorderingen gemaakt. de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”.

De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden Op enkele afzonderlijke onderdelen zijn er wel stappen gezet in kwaliteitsverbetering/ -controle. Dit is echter nog ver verwijderd van een volwaardig kwaliteitssysteem. Update 2023 Er zijn verdere stappen zijn gezet in de kwaliteitsverbetering. Bij de kwaliteitsverbetering ligt de focus nog sterk op de werkzaamheden van DIM. Dat wil men eerst op orde hebben, voordat er actie wordt ondernomen richting de andere organisatieonderdelen. Een organisatiebreed en volwaardig kwaliteitssysteem ontbreekt echter nog steeds. b. Zo ja, welk systeem? Aandacht vereist was Aandacht vereist Het enige instrument wat tot nu gebruikt wordt is het tweejaarlijkse verslag van de gemeentearchivaris over Kritische Prestatie Indicatoren Archiefwet 1995 (dit verslag), en de update daarvan uit het jaar daarop. Dit is echter geen volwaardig kwaliteitssysteem. Er is bijvoorbeeld geen aandacht voor het beleggen van verantwoordelijkheden. Er wordt geen gebruik gemaakt van de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Advies: Neem stappen om een volwaardig kwaliteitssysteem in te richten.

Het gebruik van KIDO kan daarbij nuttig zijn, maar is geen verplichting. Update 2023 Dit aandachtspunt blijft staan. Zie ook de vorige vraag. c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Aandacht vereist was Aandacht vereist Het beheer voldoet niet op alle punten aan de eisen van het KPI- verslag. De organisatie mag ook meer spoed maken met de opvolging van de aanbevelingen. Update 2023 Het archiefbeheer voldoet nog niet aan de eisen van het KPI- verslag. Wel wordt er beter gevolg gegeven aan de aanbevelingen. 4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark n.v.t. Deze vraag wordt beantwoord in het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats (zie inleiding). 4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. Voldoet Het college heeft een gemeentearchivaris aangewezen. b.

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Voldoet De gemeentearchivaris is in het bezit van het diploma Archivistiek B. 4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen. Voldoet In Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd van één keer per twee jaar een volledig KPI-verslag. In de tussenliggende jaren wordt dan volstaan met een update over de in het jaar daarvoor gedane aanbevelingen. 2020 is er volledig KPI-verslag geweest. In 2021 is volstaan met een update. 4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats n.v.t. Deze vraag wordt beantwoord in het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats (zie inleiding). Hoofdvraag 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Aandacht vereist was Aandacht vereist De planmatige ordening en waarborgen voor authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid zijn onvoldoende voor de informatie die niet door DIM wordt beheerd. Er is echter nu een project gaande om daar verbetering in aan te brengen. Op dit moment worden de werkprocessen en systemen en de informatie, die daarmee genereerd wordt, in kaart gebracht (het Documentair Structuur Plan). Geadviseerd is om daarbij ook te betrekken de archivering van email, sociale media, harde schijven en digitale bestemmingsplannen. Andere aandachtspunten zijn: - De volledigheid van de zaakdossiers - Het vaststellen van een metadataschema voor de permanent te bewaren archieven - Het actualiseren van het beleid voor de lange termijn bewaring permanent te bewaren archiefbescheiden Update 2023 Het documentair structuurplan is op orde en wordt nu actueel gehouden. Daardoor is er nu een actueel overzicht van alle applicaties en alle werkprocessen. Daarmee is de informatie, die buiten DIM wordt beheerd, beter inzichtelijk.

Dat wil echter niet zeggen, dat het ook op orde is. De aandachtspunten uit 2022 blijven verder ongewijzigd. DEELVRAGEN 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture).

In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem. Aandacht vereist was Aandacht vereist 1. Voor de gegevens die bij DIM onder beheer zijn, zijn er overzichten op zaak- of dossierniveau. Voor de overige informatie/ applicaties is dat overzicht nog onvoldoende aanwezig. Er is nu echter een project gaande, waarin ten behoeve van het Documentair Structuurplan (DSP) een inventarisatie wordt gemaakt van alle werkprocessen en welke systemen daarvoor gebruikt worden. Daarin worden ook gegevens opgenomen over de bewaartermijnen en persoonsgegevens. Na afronding van dat project zal er op het niveau van proces/ applicatie een overzicht zijn van archiefbescheiden. 2. Het is bekend dat er op de netwerkschijven heel veel informatie staat die niet goed gearchiveerd wordt. De omvang daarvan is wel inzichtelijk.

Er wordt nu concrete actie ondernomen om de netwerkschijven aan te pakken. Ook loopt er een actie om te voorkomen dat er weer werkarchieven op de netwerkschijven ontstaan (zie verder onder H1. Aanpak netwerkschijven). In het DSP-project worden echter niet emailboxen, websites en de sociale media opgenomen. De volledigheid van de zaakdossiers is ook een zorgpunt. Niet alle medewerkers archiveren hun uitgaande stukken ook in het zaaksysteem. Advies: Betrek de centrale schijven, emailboxen en social media ook bij het DSP-project, zodat er een volledig overzicht ontstaat van alle soorten informatie die onder de werking van de Archiefwet 1995 valt. Dit overzicht kan dan worden gebruikt om duidelijke afspraken vast te leggen over het beheer van die informatie (o.a. overbrenging, vernietiging en vernietigingstermijnen, gebruik juiste metadata, gebruik persoonsgegevens). Het kan dan een belangrijk instrument worden bij de kwaliteitsbewaking. Update 2023 Het DSP-project is afgerond. Daarmee is er nu een actueel overzicht van de processen en applicaties. De volgende stap is om dit actueel te houden en het in te zetten als middel om te sturen op het informatiebeheer. Met de introductie van Teams voor het delen en beheren van documenten is het gebruik van netwerkschijven stopgezet.