15.0 Informatienota 2024 - 59 - evaluatie rechtmatigheidsverantwoording

College van burgemeester en wethouders - 3 december 2024 - 2024_B&W_008121/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 3 december 2024 Concernstaf & Interne controle - Interne controle 10 2024_B&W_00812 Informatienota evaluatie rechtmatigheidsverantwoording - informeren Samenstelling: Aanwezig: M. Smit, locoburgemeester en voorzitter; T. Jongman, wethouder; Bram Harmsma, wethouder; Marcel Scheringa, wethouder; H. de Jong, loco gemeentesecretaris Afwezig: Rob Bats, burgemeester; M.W. de Graaf, gemeentesecretaris Samenvatting In het verleden gaf de accountant bij de jaarstukken een (voor ons goedkeurende) verklaring af over het rechtmatig handelen van de gemeente. Met ingang van 2023 is deze taak bij het college neergelegd. Vanuit deze taak hebben we bij de jaarstukken over 2023 echter geen goedkeurende verklaring kunnen afgeven. Strengere nieuwe regelgeving en het feit dat die wijzigingen pas laat bekend werden gemaakt en we ons daardoor onvoldoende konden voorbereiden liggen hier vooral aan ten grondslag. Binnen de nieuwe regels zien we kansen om in de nabije toekomst wel tot een goedkeurende verklaring te kunnen komen. Die kans kunnen we ook vergroten door zelf minder streng te worden.

Omdat in onze ogen hierdoor de inhoudelijke waarde van de rechtsmatigheidsverantwoording behoorlijk afneemt, zal geen voorstel hiertoe van het college aan de raad worden aangeboden. In deze informatienota wordt dit nader toegelicht. Informatienota Inleiding In het verleden gaf de accountant bij de jaarstukken een (voor ons goedkeurende) verklaring af over het rechtmatig handelen van de gemeente. Met ingang van 2023 is deze taak bij het college neergelegd. Het college heeft bij de jaarstukken over 2023 geen goedkeurende verklaring kunnen afgeven, terwijl die wens er uiteraard wel is. In de politieke markt van 18 juni 2024 zijn de jaarstukken 2023 en het accountantsrapport besproken. Hierin is aangegeven dat de raad meer informatie wenst over de rechtmatigheidsverklaring. Twee belangrijke oorzaken liggen ten grondslag aan het niet kunnen afgeven van een goedkeurende verklaring: College van burgemeester en wethouders - 3 december 2024 - 2024_B&W_008122/3 1. De regels rondom begrotingsoverschrijdingen zijn nogal streng geworden. Overschrijdingen van de begroting moeten worden meegenomen bij bepaling van de rechtmatigheidsverklaring. Iets wat eerder (in de jaren voor 2023), toen de accountant een dergelijke verklaring opstelde, niet gebeurde. 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid is door de raad op een niveau vastgesteld dat past bij het ambitieniveau van de gemeente.

Gekozen is voor een grens van 1% van de totale lasten, terwijl ook gekozen had kunnen worden voor een hogere grens (2% of 3%). Bij zo’n hogere grens is er minder snel sprake van een onrechtmatigheid die gemeld moet worden. De kans op uiteindelijk een goedkeurende verklaring is dan ook flink groter. Kernboodschap Het college heeft bij de jaarstukken over 2023 geen goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid kunnen afgeven. Dit omdat er een te hoog bedrag aan begrotingsoverschrijdingen (= uitgaven per programma boven het begrote bedrag) gemeld moest worden volgens de nieuwe regels vanuit het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Deze regels golden eerdere jaren niet. Hoewel deze begrotingsoverschrijdingen nu als onrechtmatig worden beschouwd, is het overgrote deel van deze overschrijdingen (€ 3,9 miljoen. van € 4,0 mln) wel uitgevoerd in lijn met ons eigen financieel beleid. In ‘controletermen’ noemen we dit niet rechtmatig, wel acceptabel. Belangrijke grote onderdelen van de begrotingsoverschrijdingen van 2023 zullen in 2024 niet meer terugkomen, omdat ze incidenteel zijn (energietoeslag en Kornputkwartier). Voor de andere overschrijdingen is er bij de najaarsnota 2024 nadrukkelijke aandacht gevraagd voor het (voorkomen) van uitgavenoverschrijding. De commissie BBV heeft aangegeven dat de regels omtrent de begrotingsrechtmatigheid niet zullen worden gewijzigd.

Tegelijkertijd is het onze wens om wel een goedkeurende verklaring te kunnen afgeven, maar vinden wij ook dat een dergelijke verklaring ook inhoudelijke waarde moet bevatten. In hoeverre is daar sprake van als de grens wordt verruimd naar 3% van de totale lasten? Andere gemeenten Inventarisatie bij andere gemeenten laat zien dat er verschillend wordt omgegaan met de verantwoordingsgrens. Gemeenten kiezen veelal voor een scherpe grens (1%) of een ruimere grens (3%). Landelijk is deze verdeling fifty-fifty. Voor een grens van 2% wordt nauwelijks gekozen, omdat dit controle-technisch niet praktisch is (In dit geval moet er dan met 3 verschillende percentages gerekend en gecontroleerd worden: 1% voor getrouwheidsfouten, 2% voor onrechtmatigheidsfouten en 3% voor onzekerheden). Meer dan de helft van de gemeenten heeft geen rechtmatige verklaring kunnen afgegeven. Het regionale beeld ziet er als volgt uit: 1% 3% rechtmatig onrechtmatig Steenwijkerland X X Meppel X X Zwartewaterland X X Westerveld X X Zwolle X X Dalfsen X X Kampen X X Weststellingwerf X X Staphorst X X College van burgemeester en wethouders - 3 december 2024 - 2024_B&W_008123/3 Hoe nu verder? Voor de komende periode, en specifiek het jaar 2024, zijn er 3 mogelijkheden. Mogelijk komt er een landelijk uniforme grens van 2% voor de diverse controlegrenzen die er zijn. Deze kans lijkt echter klein.

Dan resteren er nog 2 mogelijkheden: 1. De verantwoordingsgrens rechtmatigheid op 1% laten staan. 2. De verantwoordingsgrens rechtmatigheid naar 3% te wijzigen. De voor- en nadelen van deze beide opties zijn als volgt: Ad 1. Verantwoordingsgrens op 1% houden Deze keuze past bij het ambitieniveau van de gemeente. Hiermee blijft het belang van juist financieel handelen en interne controle benadrukt. Analyse van de rechtmatigheidsverklaring over het afgelopen jaar laat daarbij tevens zien, dat de gemeente ook met een grens van 1% in staat zou moeten zijn een rechtmatige verklaring te kunnen afgeven. Het nadeel van het vasthouden aan de grens van 1% is dat de kans op het afgeven van een rechtmatige verklaring met de huidige regelgeving kleiner is dan bij bijvoorbeeld 3%. Was de grens op 3% vastgesteld, dan had het college over 2023 een goedkeurende verklaring kunnen afgeven. Vasthouden aan een verantwoordingsgrens op 1% betekent dat u als raad geen nieuw besluit hoeft te nemen. Ad 2. Verantwoordingsgrens op 3% vaststellen De kans om tot een rechtmatige verklaring te komen wordt in deze variant (aanzienlijk) vergroot. Zo kan het bijvoorbeeld ook voorkomen dat andere gemeente wel een rechtmatige verklaring af kan geven, terwijl wij op basis van eenzelfde prestatie dat niet kunnen. Een garantie dat 3% sowieso leidt tot een goedkeurende verklaring is er overigens niet.

Wij vinden 3% echter niet aansluiten bij ons ambitieniveau van interne controle en beheersing. Onze accountant begrijpt hierin ons standpunt. Consequenties voor de gemeente Als de huidige verantwoordingsgrens van 1% wordt gewijzigd, zal uw raad hiertoe een besluit moeten nemen. Ook de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 10.2) en het controleprotocol dienen dan aangepast te worden. Communicatie Deze informatienota is opgesteld naar aanleiding van de politieke markt van 18 juni 2024. Vervolg Indien er landelijk wordt gekozen voor een ander percentage van de getrouwheid zal ook het percentage van de rechtmatigheid hierop worden aangepast. Het controleprotocol en de verordening financieel beleid, beheer en organisatie dienen dan gewijzigd te worden. Als dit percentage niet wijzigt, dan zal er geen verdere informatie richting de raad plaatsvinden en blijft de verantwoordingsgrens op 1%. Besluit In te stemmen met de informatienota over de rechtmatigheidsverantwoording.