15.0 - College - doelmatigheidsonderzoek inwonerspanel - Besluit

College van burgemeester en wethouders - 10 september 2024 - 2024_B&W_006281/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 10 september 2024 Concernstaf & Interne controle - Concernstaf 2024_B&W_00628 Doelmatigheidsonderzoek inwonerspanel Auteur Wilfried Gerner Samenstelling: Aanwezig: M. Smit, locoburgemeester en voorzitter; T. Jongman, wethouder; Bram Harmsma, wethouder; Marcel Scheringa, wethouder; M.W. de Graaf, gemeentesecretaris Afwezig: Rob Bats, burgemeester Besluit Het college besluit om: 1. Kennis te nemen van de resultaten en aanbevelingen uit het doelmatigheidsonderzoek incl. de ambtelijke reactie op de aanbevelingen. 2. Gelet op de evaluatie en de inzet op de diverse andere beschikbare instrumenten voor inwonerparticipatie, het stopzetten van het inwonerpanel te handhaven als saldoverbeterende maatregel voor de meerjarenbegroting. 3. Het onderzoeksrapport inclusief de reactie hierop ter kennisname aan de raad aan te bieden. Beschrijving Inleiding De afgelopen periode is het doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd over het inwonerspanel. Op basis van interne interviews en een documentanalyse is er onderzocht hoe het inwonerspanel is georganiseerd, wanneer het wordt ingezet en hoe de peilingsresultaten worden gebruikt. Het volledige rapport is te vinden in de bijlage. Gewenst resultaat Een doelmatige en doeltreffende inzet van het inwonerspanel.

Argumenten 1.1 Uit het onderzoek blijkt dat het proces van het uitvragen van een peiling door de (interne) opdrachtgevers als positief en goed georganiseerd wordt ervaren. Twee andere conclusies uit het College van burgemeester en wethouders - 10 september 2024 - 2024_B&W_006282/3 onderzoek zijn zorgpunten omtrent het inwonerspanel. Allereerst dat de responscijfers dalen: van 56% begin 2020 naar 40% eind 2023. Daarnaast krijgen panelleden een beperkte terugkoppeling van het gebruik van de resultaten van een peiling. Zo hebben ze minder goed zicht op wat er gedaan wordt met hun input. Vanuit het onderzoek komt daarbij een beeld naar voren dat de resultaten van een peiling vooral een 'bevestigende' rol lijken te spelen voor (al gepland) beleid. 1.2 Op basis van de conclusies is een aantal aanbevelingen geformuleerd: Aanbeveling 1: meer communiceren over de toepassing van de resultaten, ook naar panelleden toe. Duidelijker kan in kaart gebracht worden wat er met de resultaten gebeurt. In beleidsnotities en ook richting panelleden, zodat ze beter zicht krijgen op het gebruik van hun input. Dit geldt niet alleen direct na afloop van een peiling als ook enige tijd later. Op dit moment ontbreekt een verplichting naar opdrachtgevende beleidsmedewerkers om de resultaten aantoonbaar op te nemen in hun beleid of om in kaart te brengen wat er is 'geleerd' van de peiling.

Aanbeveling 2: de inzet van het panel meer beleidsmatig aan te pakken. Hierbij wordt o.a. bedoeld dat effectmeting veelal ontbreekt. Door bijvoorbeeld peilingen enige tijd later te herhalen kan het effect van specifiek beleid in kaart gebracht worden. Ook kunnen peilingen vaak eerder in het beleidsvormingsproces ingezet worden. Zo kan ervoor gezorgd worden dat vraagstellingen met een meer open blik geformuleerd worden. Als laatste kan de bestuurlijke betrokkenheid bij het panel vergroot worden door college en raad (meer) te betrekken bij de onderwerpselectie voor het panel: raad en college hebben hier overigens zelf ook een rol in. Aanbeveling 3: een peiling te houden over het inwonerspanel zelf. Het is belangrijk om te weten wat panelleden zelf van het instrument vinden. In deze peiling kunnen deelnemers dan ook bevraagd worden over de beelden vanuit dit onderzoek. 1.3 Het rapport en de aanbevelingen zijn voorgelegd aan de organisatie. De volledige reacties hierop zijn opgenomen in het rapport (zie bijlage) en laten zien dat de uitkomsten uit het onderzoek worden (h)erkend. De aanbevelingen zullen worden opgepakt als de inzet van het inwonerspanel gecontinueerd blijft. 2.1. In de Perspectiefnota 2024-2028 is het stopzetten van het inwonerpanel genoemd als mogelijke saldoverbeterende maatregel.

Achterliggende gedachte bij deze overweging is dat we als organisatie op velerlei wijze concrete en nuttige inbreng van onze inwoners ophalen en verkrijgen, zoals via onze contactfunctionarissen, de PBW's (Plaatselijk Belang en Wijkverenigingen), de klantmonitor, inloopavonden, thema-avonden, de commissie inwonersinitiatieven etc. De voordelen van deze persoonlijke participatiemomenten zijn groot. Naast de voordelen van het non-verbale contact, kan er meteen doorgevraagd worden om helder te krijgen wat er bedoeld wordt en een meer persoonlijke toelichting worden gegeven. Daarbovenop speelt het niet-representatieve karakter van het inwonerpanel (gemiddeld ouder, hoger opgeleid en meer digitaal vaardig) en dalende respons een rol. 3.1 Doelmatigheidsonderzoeken worden ter kennisgeving aangeboden aan de raad conform de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet). Kanttekeningen 2.1 Stoppen met het inwonerspanel betekent dat er niet meer structureel enkele malen per jaar inwoners om input wordt gevraagd. De mogelijkheid om dit incidenteel en gericht te doen blijft evenwel bestaan en zal, waar van toegevoegde waarde, blijvend ingezet worden. Financiën De kosten voor het onderzoeksbureau, dat het inwonerspanel beheert en de onderzoeken uitvoert, bedragen ca. €21.000 jaarlijks.

Daarnaast zijn er ambtelijke kosten in de vorm van de uren die hiervoor worden ingezet. College van burgemeester en wethouders - 10 september 2024 - 2024_B&W_006283/3 Uitvoering en planning Bij de behandeling van de meerjarenbegroting 2025-2028 zal naar verwachting definitieve besluitvorming over het al dan niet stopzetten van het inwonerspanel plaatsvinden. Communicatie en participatie Zoals aangegeven wordt het onderzoek ter kennisgeving aangeboden aan de raad conform artikel 213a Gemeentewet (doelmatigheids)onderzoeken. Daarnaast wordt hierover gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering in de P&C-cyclus. Is het besluit openbaar? Ja