14.0 College - Verslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats 2025

Verslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats 2025 Roel Lensen, Sjadé van Bruggen augustus 2026 2 Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 4 2. Verwerven en beheren........................................................................................................................ 5 2.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 5 2.2 Verwerven ..................................................................................................................................... 5 2.3 Beheer ........................................................................................................................................... 5 2.3.1 Archiefbewaarplaats .............................................................................................................. 5 2.3.2 Materiële verzorging .............................................................................................................. 5 2.3.3 Bewerking archieven ..............................................................................................................

6 2.3.4 Digitalisering ........................................................................................................................... 6 2.4 Gerealiseerd .................................................................................................................................. 7 3. Dienstverlening ................................................................................................................................... 8 3.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 8 3.2 Dienstverlening in cijfers ............................................................................................................... 8 3.3 Traditionele dienstverlening ......................................................................................................... 8 3.4 Digitale dienstverlening................................................................................................................. 8 3.6 Interne dienstverlening ................................................................................................................. 9 3.7 Gerealiseerd .................................................................................................................................. 9 4.

Educatie, promotie en presentatie ................................................................................................... 10 4.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 10 4.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers ............................................................................... 10 4.3 Educatieve activiteiten ................................................................................................................ 10 4.3.1 Educatieve activiteiten voor kinderen ................................................................................. 10 4.3.2 Educatieve activiteiten voor volwassenen ........................................................................... 11 4.4 Promotie ...................................................................................................................................... 11 4.4.1 Dag van de Geschiedenis ...................................................................................................... 11 4.4.3 Sociale media ....................................................................................................................... 11 4.5 Gerealiseerd ................................................................................................................................

11 5. Personeel en organisatie ................................................................................................................... 12 3 5.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 12 5.2 Personeel, organisatie en middelen ............................................................................................ 12 5.3 Toetreding Collectie Overijssel .................................................................................................... 12 5.4 Vrijwilligers .................................................................................................................................. 12 5.5 Gerealiseerd ................................................................................................................................ 13 6. Conclusie ........................................................................................................................................... 14 7. Overzicht van de resultaten .............................................................................................................. 15 4 1. Inleiding De werkzaamheden van het Gemeentearchief vinden hun grondslag in de Archiefwet 1995.

Op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris beheerder van de historische archieven en documentaire collecties van gemeente. De taken van het Gemeentearchief bestaan echter niet alleen uit wettelijke taken, maar ook uit een bestuurlijke opdracht. De wettelijke taken omvatten in essentie het beheer van en de dienstverlening uit de archieven en collecties in de archiefbewaarplaats. De bestuurlijke opdracht is gebaseerd op een raadsbesluit uit 2008 en een collegebesluit uit 2016, en bestaat uit: - verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties - bredere inzet op digitalisering van archieven en internet - meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) - cultuureducatie Over de uitvoering van die taken moet de gemeentearchivaris op grond van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 jaarlijks verantwoording afleggen aan het college. Ook op grond van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet dit verslag verder ter informatie door worden gezonden aan de gemeenteraad. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) moet het college Gedeputeerde Staten informeren over het archief- en informatiebeheer. Ook daar zal dit verslag voor gebruikt worden. Het jaarverslag over 2025 is als volgt opgebouwd. Na deze inleiding wordt in hoofdstuk 2 het verwerven en beheren van archieven besproken.

In hoofdstuk 3 wordt de dienstverlening behandeld en in hoofdstuk 4 educatie, promotie en presentatie. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 personeel en organisatie besproken en hoofdstuk 6 de conclusie. Het jaarverslag wordt afgesloten met een overzicht van de belangrijkste resultaten. 5 2. Verwerven en beheren 2.1 Inleiding Verwerven, beheren, dienstverlening en toezicht vormen samen de vier kerntaken van een gemeentearchief. In dit hoofdstuk worden verwerven en beheren behandeld. In het volgende hoofdstukken komt de dienstverlening aan de orde. Over de vierde kerntaak, het toezicht, wordt apart gerapporteerd. Met verwerven wordt bedoeld de formele overbrenging van gemeentelijke archieven op grond van de Archiefwet 1995 en de verwerving van particuliere archieven en verzamelingen. Beheer omvat de werkzaamheden die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting om de archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’1. Beheer omvat de materiële verzorging van de fysieke archieven, het beheer van de digitale informatie en het toegankelijk maken van archieven en collecties. Ook het zorgen dat er aan vertrouwelijke archiefstukken beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld behoort tot de beheerswerkzaamheden.

2.2 Verwerven Vanwege het nijpende ruimtegebrek In de archiefbewaarplaats was het noodzakelijk terughoudend te zijn bij de verwerving van particuliere archieven. In 2025 zijn diverse losse archiefstukken geschonken aan het gemeentearchief en opgenomen in de collectie, evenals tekeningen en archiefstukken die betrekking hebben op de gemeente Blokzijl. Daarnaast zijn in 2025 ook de archieven van Poppodium de Buze en Plaatselijk Belang Blokzijl aan de collectie toegevoegd. In 2025 zijn geen overheidsarchieven formeel overgebracht. Tot slot werd de collectie van het gemeentearchief ook in 2025 weer uitgebreid met door een vrijwilliger gemaakte foto’s van kenmerkende straatbeelden, gebouwen en evenementen. 2.3 Beheer 2.3.1 Archiefbewaarplaats Voorgaande jaren is aangegeven dat de archiefbewaarplaats snel vol raakte. Door de komst van het archief van het Kermis- en Circusmuseum is er nauwelijks nog ruimte beschikbaar voor andere archieven. Daarom is in 2025 ongeveer 100 meter tijdelijk uitgeplaatst bij een gespecialiseerd bedrijf. Er is gekozen om twee archieven uit te plaatsen die al volledig gedigitaliseerd zijn. De informatie in deze archieven blijft daardoor beschikbaar voor gebruikers van het gemeentearchief. In 2025 is het Besluit Informatiebeheer Steenwijkerland aangepast om externe plaatsing van het archief mogelijk te maken.

2.3.2 Materiële verzorging Om archieven beter te beschermen tegen verval worden geleidelijk alle archiefdozen in het archief vervangen. Een deel van het bouwvergunningenarchief is bovendien niet efficiënt verpakt. Met het herverpakken wordt daardoor ook ruimte gewonnen, al is dat onvoldoende om het ruimteprobleem op te lossen. 1 Archiefwet 1995, artikel 3. 6 2.3.3 Bewerking archieven In 2025 is de inventarisatie van de archieven van onderstaande particuliere organisaties en personen afgerond, en zijn de toegangen van deze archieven online geplaatst: - Archieven Burgerlijke Stand van de rechtsvoorgangers van Steenwijkerland - Archief van de St. Clemensparochie te Steenwijk, 1807-2007 - Katholieke Volkspartij afdeling Steenwijk, met rechtsvoorgangers - Christelijk-Historische Unie afdeling Steenwijk, 1938-1980 - Christelijk-Historische Unie, statenkring Kampen - Tekeningenarchief rechtsvoorgangers gemeente Steenwijkerland - Vrouwen Advies Commissie voor de woningbouw en woonomgeving in Steenwijk (VAC), 1972-2000 De vrijwilligers zijn verdergegaan met het op agendapunt toegankelijk maken van de 19e- en begin 20e-eeuwse notulen van de gemeenteraad. Het scannen van deze notulen is in 2025 afgerond. Andere vrijwilligersprojecten waren het scannen en beschrijven van de foto's uit het fotoarchief van de Steenwijker Courant.

Ook werd de samenwerking met Collectie Overijssel voortgezet voor het indexeren van de openbare registers van de Burgerlijke Stand ten behoeve van de landelijke website WieWasWie (www.wiewaswie.nl). 2.3.4 Digitalisering Sinds 2021 heeft het gemeentearchief een speciale scanvoorziening voor oude kwetsbare documenten. Sindsdien worden daarom op bescheiden schaal structureel archiefstukken uit het gemeentearchief gescand. In januari 2025 is de scanner vervangen voor een nieuwer model. Daardoor kan er sneller gescand worden en zijn de scans van betere kwaliteit. De belangrijkste in 2025 gescande series bestonden uit: - Gemeenteraadsnotulen van de voormalige gemeentes uit de 19e en begin 20e eeuw - Huisnummerregisters van Steenwijk en Steenwijkerwold - Charters (officiële schriftelijke documenten waarin rechten, afspraken of privileges werden vastgelegd) 7 2.4 Gerealiseerd - Verwerving archieven de Buze in Steenwijk en Plaatselijk Belang Blokzijl - Toegankelijk gemaakt en online geplaatst van diverse particuliere archieven - Het digitaliseren van de gemeenteraadsnotulen van de voormalige gemeentes uit de 19e en begin 20e eeuw - Het digitaliseren van de huisnummerregisters van Steenwijk en Steenwijkerwold - Het digitaliseren van alle charters uit het archief 8 3. Dienstverlening 3.1 Inleiding Archieven worden bewaard om geraadpleegd te worden.

Daarom is de dienstverlening één van de kerntaken van het gemeentearchief. Dienstverlening omvat zowel het traditionele inzage geven van archiefbescheiden in de studieruimte, als de digitale dienstverlening via het internet. Presentatie, promotie en educatie kunnen ook als dienstverlening worden gezien. Deze onderdelen worden echter behandeld in het volgende hoofdstuk. 3.2 Dienstverlening in cijfers Hieronder worden de belangrijkste cijfers over de dienstverlening weergegeven in tabelvorm. In de volgende paragrafen worden ze nader toegelicht. Gebruik gemeentearchief Aard gebruik Aantal 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2025 Bezoekers studieruimte 268 247 151 106 35 76 48 69 Zoekacties internet via de eigen website 85.403 77.654 69.008 67.712 64.094 61.886 56.812 59.548 Pageviews via de eigen website 279.428 282.588 205.828 201.826 171.302 184.525 179.056 271.048 Geraadpleegde aktes via de website www.openarch.nl 43.699 55.078 56.838 74.415 69.933 50.293 79.414 649.621 Digitaal opgevraagde bouwdossiers, daaruit verstrekt aan digitale tekeningen - - 933 3123 1468 5267 1957 6118 2079 5501 1876 6754 2549 9096 3.3 Traditionele dienstverlening Steeds meer archiefmateriaal is gescand, geïndexeerd en online doorzoekbaar. Hierdoor is een fysiek bezoek aan de studieruimte voor veel gebruikers minder vaak nodig. Dit blijkt ook uit de cijfers van de afgelopen jaren.

3.4 Digitale dienstverlening Informatie uit het gemeentearchief wordt via diverse kanalen digitaal aangeboden aan inwoners. In de eerste plaats is dat via de eigen website. Daarnaast zijn archiefbronnen ook beschikbaar via externe platforms van andere organisaties. Zo wordt de Opregte Steenwijker Courant aangeboden via de landelijke website www.delpher.nl. Gedigitaliseerde openbare bevolkingsregisters en gegevens uit de Burgerlijke Stand zijn raadpleegbaar via de landelijke websites www.wiewaswie en www.openarch.nl 9 Statistieken over het gebruik van de Steenwijkerlandse bronnen zijn echter alleen beschikbaar voor de eigen website en www.openarch.nl. Het daadwerkelijke gebruik ligt daardoor naar verwachting aanzienlijk hoger dan uit de beschikbare cijfers blijkt. De stijging van het gebruik van de bronnen bij www.openarch.nl is opmerkelijk. Het is niet bekend waar deze stijging vandaan komt. De website is een particulier initiatief, die gebruik maakt openbare bronnen van Steenwijkerland, die ze als open data harvesten. Via www.openarch.nl zijn statistieken over het gebruik van de bronnen van Steenwijkerland te krijgen, maar daar wordt echter geen toelichting bij verstrekt over (de toename) van het gebruik. De bovengenoemde gegevens zijn vrij toegankelijk online beschikbaar, waardoor inwoners zonder tussenkomt van medewerkers het gemeentearchief kunnen raadplegen.

De bouwvergunningarchieven zijn eveneens gedigitaliseerd, maar worden vanwege auteursrechtelijke en privacyoverwegingen niet online aangeboden. Op verzoek kunnen digitaal tekeningen en technische gegevens worden verstrekt aan inwoners en ondernemers. Het aantal digitaal opgevraagde bouwdossiers blijft toenemen. De digitale dienstverlening is op alle fronten gegroeid ten opzichte van voorgaande jaren en sluit daarmee steeds beter aan op de behoefte van inwoners en ondernemers 3.6 Interne dienstverlening Behalve aan de inwoner verleent het gemeentearchief ook diensten aan de bestuurders en ambtenaren van de gemeente Steenwijkerland. In de meeste gevallen gaat het om het inzage geven in (fysieke) dossiers, die onder beheer vallen van het gemeentearchief. 3.7 Gerealiseerd - Een groei in het gebruik van de digitale bronnen, waaronder ook een groei in het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen 10 4. Educatie, promotie en presentatie 4.1 Inleiding Educatie, promotie en presentatie zijn onderdeel van de bestuurlijke opdracht voor het gemeentearchief. Er worden educatieve activiteiten georganiseerd voor volwassenen en kinderen. Ook wordt er jaarlijks een Dag van de Geschiedenis georganiseerd.

4.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers In de onderstaande tabel worden de cijfers weergegeven van de aantallen deelnemers van educatieve en promotionele activiteiten van het gemeentearchief. Voor sociale media zijn de cijfers weergegeven over Facebook en X (voorheen Twitter). Soort activiteit Aantal 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2025 Deelnemers aan educatieve activiteiten (kinderen en volwassenen) 444 162 224 0 0 260 239 255 Deelname aan Dag van de Geschiedenis Ca. 150 Ca. 200 Ca. 130 0 0 Ca. 100 Ca. 100 Ca. 100 Volgers op Facebook op 31 december 1167 1264 1366 1447 Ca. 1500 1584 1640 1724 Volgers op X op 31 december Ca. 600 570 4.3 Educatieve activiteiten 4.3.1 Educatieve activiteiten voor kinderen Voor het schooljaar 2025-2026 werd de erfgoedles ‘Reis mee door de tijd: van charter tot whatsappje’ gegeven. De volgende vragen stonden centraal in de les: wat is een archief? Wat kan ik daarin vinden? En: hoe leefden mensen vroeger? Hoe communiceerden zij met elkaar? Hoe kwamen zij aan het nieuws? De erfgoedles begon met een korte presentatie waarin de leerlingen kennismaakten met verschillende communicatiemiddelen die door de eeuwen heen gebruikt werden. Daarna namen de kinderen een kijkje in het archiefdepot. Als verwerking schreven de leerlingen een eigen charter met een kroontjespen of ganzenveer. Dit schooljaar kwamen er dertien klassen langs. Dit waren ca.

255 leerlingen uit groep 5 en 6 en hun begeleiders. De leerlingen kwamen vanuit de hele gemeente. De les werd aangeboden via het Cultuurmenu. 11 4.3.2 Educatieve activiteiten voor volwassenen In 2025 werd ook een cursus ‘Oud schrift voor beginners’ georganiseerd. In deze cursus gingen de cursisten zes avonden twee uur aan de slag met het leren lezen en begrijpen van historische teksten uit de 16e t/m de 18e eeuw. Acht personen hebben de cursus gevolgd. 4.4 Promotie 4.4.1 Dag van de Geschiedenis In oktober sloot het gemeentearchief zich wederom aan bij de landelijke Maand van de Geschiedenis. In kader daarvan werd de Dag van de Geschiedenis in Sint Jansklooster georganiseerd. Het landelijke thema was ‘Natuurlijk’. Het was een gezellige en succesvolle dag in Bezoekerscentrum de Wieden in Sint Jansklooster. Bezoekers konden zich aanmelden voor een vaarexcursie naar het verdronken dorp Beulake en een rondleiding over het vlonderpad. Ook konden mensen hulp krijgen van archiefmedewerkers bij genealogisch onderzoek, het Watersnoodlab bekijken en een lezing van Arco Lassche bijwonen over hoe natuur en cultuur altijd met elkaar verweven zijn. Gedurende de dag waren er ca. 100 mensen aanwezig. 4.4.3 Sociale media Ter promotie van het archief en de activiteiten wordt er éénmaal per week een bericht geplaatst op Facebook en X.

Het bereik via Facebook is hoog, maar via X blijft het aanzienlijk achter. In 2025 waren er in totaal 164.246 weergaven (het aantal keer dat de content is afgespeeld of weergegeven), 10.930 betrokkenheid (het aantal reacties, klikken, opmerkingen, deelacties en opslaanacties voor de berichten). Daarnaast kwamen er 63 nieuwe volgers bij. Van X zijn minder statistieken bekend dan van Facebook. De berichten op X werden gemiddeld 100 keer bekeken. 4.5 Gerealiseerd - Organisatie cursus ‘Oud Schrift voor beginners’ - Succesvolle organisatie Dag van de Geschiedenis in Sint Jansklooster - Verdere groei aantal volgers op Facebook 12 5. Personeel en organisatie 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op personeel en organisatie. Aparte vermelding wordt gemaakt van de inzet van vrijwilligers, die een bijzonder waardevolle bijdrage leveren aan het op orde brengen van het gemeentearchief en het nader toegankelijk maken en digitaliseren van archieven. 5.2 Personeel, organisatie en middelen Aan het begin van 2025 bestond het cluster uit vier vaste medewerkers en één medewerker van de Noordwestgroep. De medewerker van de Noordwestgroep is halverwege 2025 in vaste dienst gekomen. Deze medewerker houdt zich bezig met scanwerkzaamheden en materiële verzorging. Het cluster gemeentearchief maakt onderdeel uit van het team Informatievoorziening & Automatisering.

Op 31 december 2025 is één vaste medewerker met pensioen gegaan. Aan het einde van 2025 bestond het cluster dus uit vier vaste medewerkers. 5.3 Toetreding Collectie Overijssel In de periode december 2024 tot maart 2025 is een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden voor toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Aanleiding voor het onderzoek was het ruimtegebrek bij het gemeentearchief. Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel bleek echter op termijn niet alleen een structurele oplossing te bieden voor het ruimtegebrek. Ook de kwetsbaarheid van de kleine formatie van het gemeentearchief kan daarmee worden opgelost. Met een vaste formatie van ca. 3 FTE is het gemeentearchief nu eigenlijk te klein en daarom te kwetsbaar voor complexe en specialistische taken als het toezicht op de bedrijfsvoeringsarchieven en het beheer van de digitale overgebrachte archieven. Collectie Overijssel is groot genoeg en heeft daarom wel de mogelijkheden voor specialisatie. De raad heeft daarom ingestemd met het principebesluit voor toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. De toetredingsdatum zal, zoals het nu lijkt, 1 januari 2027 zijn. Aan de keuze voor Collectie Overijssel zitten wel consequenties. Op termijn zal de collectie van het gemeentearchief uit Steenwijk verdwijnen.

De collectie zal verhuizen naar de nieuwbouw voor Collectie Overijssel in Deventer, die naar verwachting in 2029 gereed zal zijn. De medewerkers en vrijwilligers zullen organisatorisch al vanaf 1 januari 2027 in dienst komen van Collectie Overijssel. Ook zal de gemeente Steenwijkerland per 1 januari 2027 niet meer een eigen gemeentearchivaris hebben. Die rol wordt overgenomen door de directeur van Collectie Overijssel. Op termijn zal de toetreding daarnaast ook gevolgen hebben voor de dienstverlening en de promotie-/ presentatietaken. Vanwege de verhuizing naar Deventer zullen die taken deels anders ingevuld moeten worden2. 5.4 Vrijwilligers Per 1 januari 2025 had het gemeentearchief zeven enthousiaste vrijwilligers, waarvan de meeste al vele jaren actief zijn voor het gemeentearchief. In 2025 zijn twee vrijwilligers gestopt, maar zijn er ook twee vrijwilligers bijgekomen. Aan het eind van het jaar waren er dus zeven vrijwilligers. De vrijwilligers voeren niet-wettelijke taken uit. 2 Voor een uitgebreidere behandeling van dit onderwerp wordt verwezen naar de raadstukken over dit onderwerp voor de behandeling in de gemeenteraad van 30 september 2025. 13 Net als elk jaar is er in 2025 ook weer een vrijwilligersuitje voor hen georganiseerd. Dit jaar is De Maartjestuin in Eesveen en het Museum Valse Kunst in Vledder bezocht.

5.5 Gerealiseerd - Organisatie vrijwilligersuitje naar De Maartjestuin en het Museum Valse Kunst 14 6. Conclusie Het gebruik van de collectie speelt zich steeds meer online af, mede doordat steeds meer archiefstukken zijn gedigitaliseerd. Dit is ook terug te zien in de cijfers: vooral het gebruik via Open Archieven is sterk gegroeid. Ook het aantal digitaal opgevraagde bouwdossiers blijft stijgen. De trend dat het gebruik steeds verder verschuift van fysiek naar digitaal is daarmee ook bij het gemeentearchief duidelijk zichtbaar. Het aantal bezoekers van de studieruimte nam in overeenstemming met deze trend al jaren geleidelijk af, maar kende in 2025 weer een kleine stijging. Daarnaast is in 2025 is een belangrijke stap gezet richting toetreding tot GR Collectie Overijssel. Na een positief toetredingsonderzoek heeft de gemeenteraad ingestemd met het principebesluit. De verwachte toetreding per 1 januari 2027 is het begin van een overgangsperiode, waarbij de definitieve verhuizing van collectie en medewerkers naar verwachting pas in 2029 zal plaatsvinden. Dit brengt veranderingen met zich mee voor de organisatie en medewerkers, maar biedt ook kansen voor samenwerking en verder ontwikkeling van de dienstverlening. Een promotioneel hoogtepunt in 2025 was de jaarlijkse Dag van de Geschiedenis.

Daarnaast is de bewerking van meerdere particuliere archieven afgerond en zijn de toegangen online gezet. 15 7. Overzicht van de resultaten - Verwerving archieven de Buze in Steenwijk en Plaatselijk Belang Blokzijl - Toegankelijk gemaakt en online geplaatst van diverse particuliere archieven - Het digitaliseren van de gemeenteraadsnotulen van de voormalige gemeentes uit de 19e en begin 20e eeuw - Het digitaliseren van de huisnummerregisters van Steenwijk en Steenwijkerwold - Het digitaliseren van alle charters uit het archief - Een groei in het gebruik van de digitale bronnen, waaronder ook een groei in het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen - Organisatie cursus ‘Oud Schrift voor beginners’ - Succesvolle organisatie Dag van de Geschiedenis in Sint Jansklooster - Verdere groei aantal volgers op Facebook - Organisatie vrijwilligersuitje naar De Maartjestuin in Eesveen en Museum Valse Kunst in Vledder