14.0 College - Reactie op de boardletter 2024 Gemeente Steenwijkerland

Reactie boardletter In de boardletter heeft de accountant vermeld dat in lijn met de afgelopen periode ook in 2024 het beeld is, dat de interne beheersing en controle omgeving van goed tot zeer goed niveau zijn. Hieronder de bevindingen en de aanbevelingen van onze accountant inclusief de reactie hierop van het team: Bevindingen Subsidieverstrekkingen (pagina 5) Bevinding Reactie Er is nog sprake van enkele niet significante tekortkomingen in het proces, hier is in de managementletter over gerapporteerd en hier heeft de organisatie voldoende aandacht voor. De bevindingen vanuit BDO voor het subsidieproces zijn aanleiding geweest tot een interventie. Het afgelopen jaar is daarom het project subsidies uitgewerkt. Het heeft geleid tot het besluit om over te gaan tot een “loketfunctie” bij het sociaal domein. Hiervoor wordt in 2025 een functionaris subsidies aangesteld en draaien we een pilot om het subsidieproces verder te verbeteren. Daarnaast worden er jaarlijks ‘opfris’ sessies over het onderwerp subsidies georganiseerd. Hiermee wordt het proces onder de aandacht gebracht om tips en trucs mee te geven, integraal advies (financieel/juridisch/IT) te geven en om eventuele (procesmatige)fouten zoveel als mogelijk te voorkomen.

Aanbevelingen: Data-analyses (pagina 5) Aanbeveling Reactie Graag gaan wij met u in gesprek hoe wij bij uw gemeente als ‘koploper’ zowel in de interne als externe controle meer gebruik kunnen maken van systeemgerichte controles en data-analyses. De VIC zal in overleg met BDO de data-analyse gaan uitvoeren. Informatiebeveiliging en cybersecurity - digitale weerbaarheid (pagina 10) Aanbeveling Reactie Op basis van onze observaties en werkzaamheden ten aanzien van cybersecurity binnen de jaarrekeningcontrole, adviseren wij u om: - Periodiek een risicoanalyse uit te voeren om daarmee inzicht te krijgen in cybersecurity-risico’s binnen de organisatie; - Data en/of IT-systemen binnen de organisatie te classificeren op basis van waarde; - Een proces rondom vulnerability management op te stellen, zodat de IT-omgeving periodiek wordt gescand op kwetsbaarheden (waaronder veilige configuratie van IT- systemen); - Logging en monitoring uit te voeren op (kritieke) handelingen binnen het IT-landschap, zodat cybersecurity-incidenten tijdig worden gedetecteerd en worden opgevolgd. De gegeven adviezen volgen rechtstreeks uit de nog vast te stellen Cybersecuritywet die medio augustus 2025 van kracht zal worden.

Vanuit de Informatie beveiligingsdienst (BD) wordt in samenwerking met het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) gewerkt aan tooling om te kunnen gaan voldoen aan de eisen vanuit deze Cybersecuritywet. Zodra deze tooling beschikbaar is, kan de gemeente Steenwijkerland, met deze voor gemeenten ontwikkelde standaard tooling, verdere invulling kunnen geven aan de eisen uit de nog vast te stellen Cybersecuritywet. Hiermee kan tevens invulling gegeven worden aan de door BDO gegeven adviezen. Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken en Notitie Rente (rentetoerekening) (pagina 12) Aanbeveling Reactie Wij adviseren u te onderzoeken wat de mogelijke impact van de notitie grondbeleid en de notitie rente op uw begroting en jaarstukken is. De impact voor de begroting 2025 is nihil, omdat de omslagrente voor de algemene dienst en de grondexploitatie gelijk aan elkaar is gesteld (beide op 1%,was in de begroting 2024 1% en 0,75%). Notitie Overhead (pagina 12) Aanbeveling Reactie De commissie BBV heeft in de notitie Overhead 2023 de regelgeving met betrekking tot de toerekening van Overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De notitie is van toepassing vanaf begroting 2025. Wij adviseren u te onderzoeken hoe de stellige uitspraken en aanbevelingen in de begroting 2025-2028 zijn verwerkt. Voor de jaarrekening 2024 is geen concrete actie benodigd.

De administratieve toerekening van kosten aan producten en taakvelden gebeurt op basis van een capaciteitsberekening van alle afdelingen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de loonstaat van alle medewerkers, waarbij een afgerond percentage aan producten / taakvelden wordt toegerekend. De kostendekkendheid van de rioolrechten en afvalstoffenheffing wordt hierdoor exact bepaald. Voor de leges burgerzaken / begraafrechten maken we gebruik van de optie van www.kostendekkendheid.nl. In het voorjaar 2024 is er al contact geweest met BDO of we beide konden samenvoegen of efficiënter konden inzetten. In overleg met BDO zal moeten worden bepaald of wij kunnen doorgaan op de huidige weg of dat er een gewijzigde berekening voor de leges moet worden ingericht, (indien dit het geval is zal dit tot aanzienlijk meer administratieve lasten leiden). Dit omdat veel specifieker en uitgebreidere informatie moet worden opgesteld. De urentoerekening van medewerkers moet veel meer uitgesplitst worden. (Dit terwijl nu in de BBV dit gebeurt op basis van max. 3 producten / taakvelden en minimaal 10%) Duurzaamheidsverantwoording (pagina 14) Aanbeveling Reactie Met de betrokkenheid van het CBS bij de totstandkoming van de concept handreiking is gerealiseerd, dat een set aan relevante indicatoren is opgesteld.

Het CBS heeft van veel van deze indicatoren data beschikbaar, dan wel werkt aan de ontsluiting en monitoring hiervan. Het voordeel hiervan is dat voor gemeenten de externe data zodoende eenvoudig beschikbaar is, naast de eigen data. Wij adviseren u kennis te nemen van de handreiking zodra deze beschikbaar komt en een dialoog aan te gaan tussen college en raad over de route om tot meetbaar en transparant beleid hierop te komen. Het meetbaar en transparant maken van onze doelen en resultaten is een continu verbeterproces. In de komende periode zullen wij in onze p&c-cyclus daar extra aandacht aan schenken, startend bij het bestuursprogramma Samenredzaam en vervolgens ook bij de andere bestuursprogramma’s. Voor het bestuursprogramma Duurzaam zullen wij kennisnemen van de genoemde handreiking en verkennen hoe we deze duurzaamheidsverantwoording en dataset kunnen gebruiken en inzetten