14.0 College - Jaarverslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats 2023 - Collegevoorstel

College van burgemeester en wethouders - 19 maart 2024 - 2024_B&W_002031/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 19 maart 2024 Bedrijfsvoering - Informatievoorziening en automatisering 2024_B&W_00203 Jaarverslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats 2023 Auteur Roel Lensen Samenstelling: Aanwezig: J.H. Bats, burgemeester en voorzitter; Melvin Smit, wethouder; T. Jongman, wethouder; B. Harmsma, wethouder; M. Scheringa, wethouder; M.W. de Graaf, gemeentesecretaris Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met het jaarverslag 2023 van de gemeentearchivaris. 2. Het jaarverslag 2023 ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel. Beschrijving Inleiding Kader Op grond van de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om hun archieven na uiterlijk 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Na die formele overbrenging zijn de archieven, behoudens enkele uitzonderingen, openbaar en hebben daarna primair de functie van erfgoed. Het overgebrachte archief wordt ook wel gemeentearchief genoemd. Een andere veel gebruikte term is 'historisch archief'. De beheerder van de archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris. Hij heeft hiervoor een aantal wettelijke taken en een bestuurlijke opdracht.

Over het beheer van die archieven moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen aan uw college. In het bijgaande verslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de wettelijke taken en de bestuurlijke opdracht in het jaar 2023. Inhoud van het verslag College van burgemeester en wethouders - 19 maart 2024 - 2024_B&W_002032/3 Het hoogtepunt in 2023 was de verwerving van de oorkonde met stadsrechten van Blokzijl. Met die verwerving kreeg het gemeentearchief er weer een topstuk bij. Ook was de feestelijke overhandiging een promotioneel hoogtepunt voor het gemeentearchief. Een ander promotioneel hoogtepunt was de jaarlijkse Dag van de Geschiedenis. Een belangrijke verwerving was het archief en de documentatiecollectie van het Kermis- en Circusmuseum. Tijdens coronatijd was er een achterstand ontstaan in de werkzaamheden aan de fysieke archieven. Om dit weg te werken was er extra budget beschikbaar gesteld. Met inzet van dit budget kon in 2023 veel extra werk verzet worden aan de collectie. Het belangrijkste resultaat daarbij was het gereedmaken voor overbrenging van de gemeentelijke archieven van Brederwiede (1973-2000), Steenwijk (1991-2000) en IJsselham (1973-2000). Hiermee is de achterstand in de wettelijke verplichte overbrenging voor een groot deel ingelopen.

Daarnaast is de bewerking van meerdere particuliere archieven afgerond en zijn de toegangen online gezet. 2023 was een productief jaar. Resultaten Hieronder wordt een overzicht van de belangrijkste resultaten uit het verslag: •Verwerving 17e-eeuwse oorkonde van Stadhouder Willem III voor de verlening van stadsrechten van Blokzijl. •Archieven van de voormalige gemeentes Brederwiede (1973-2000), Steenwijk (1991-2000) en IJsselham (1973-2000) klaargemaakt voor overbrenging. •Een index op de bouwvergunningen die door de gemeente Giethoorn tussen 1919 en 1941 zijn verleend. •Verwerving archief- en documentatiecollectie van het Kermis- en Circusmuseum. •Toegankelijk gemaakt en online geplaatst van diverse particuliere archieven. •Een lichte groei in het gebruik van de digitale bronnen, waaronder ook een groei in het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen. •Ontwikkeling en organisatie van een nieuwe serie erfgoedlessen voor kinderen: ‘Reis mee door de tijd: van charter tot whatsappje’. •Organisatie Cursus ‘Oud schrift voor gevorderden’. •Succesvolle organisatie Dag van de Geschiedenis in Giethoorn, met lezingen in de Doopsgezinde Kerk en rondleidingen in 't Olde Maat Uus en punterwerf Schreur. •Verdere groei aantal volgers op Facebook. •Organisatie vrijwilligersuitje naar Museum Staphorst.

•Twee vrijwilligers vanwege bijzondere prestaties door de gemeentesecretaris in het zonnetje gezet. Gewenst resultaat Het college, de raad en Gedeputeerde Staten zijn geïnformeerd over het beheer van de overgebrachte archieven in 2023. Argumenten 1.1 In artikel 16 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. 2.1 College van burgemeester en wethouders - 19 maart 2024 - 2024_B&W_002033/3 In artikel 17 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat burgemeester en wethouders verslag moeten uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. 2.2 In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar gedeputeerde staten toe over het archief- en informatiebeheer. Kanttekeningen n.v.t. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning n.v.t. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja