13.1 Niet voldoen aan huidige verordening GW 213A.docx

Niet voldoen aan huidige verordening GW 213A De gemeente Steenwijkerland investeert al jaren fors in haar interne controle functie. Het doel is om uiteindelijk een volledig zelf controlerende organisatie te worden. Ooit gestart met als voornaamste doel het behalen van het financiële rechtmatigheidsoordeel, is deze functie inmiddels uitgegroeid tot een volwaardige spiegelfunctie voor de organisatie op beheersing van processen en de rechtmatigheid van financiële beheershandeling. Daarnaast ontwikkelt de functie zich door op het gebied van doelmatigheid periodiek onderzoek te doen. Ook uit het accountantsrapport van de interim controle komt jaarlijks naar voren dat de interne controle functie van Steenwijkerland stevig is. Op dit moment is interne controle een belangrijk onderwerp. Steeds strengere regels van toezichthouders hebben tot gevolg dat accountants ook strengere eisen stellen aan de gemeentelijke verbijzonderde controle, afgekort VIC. Daarnaast zijn de voorgenomen collegeverklaring financiële rechtmatigheid, toenemende digitalisering en datastromen belangrijke ontwikkelingen. Dit betekent ook dat forse stappen voorwaarts zetten op het gebied van doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoek onder druk staat.

Om zowel de genoemde ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden als te kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen die hiermee samengaan is de samenwerking aangegaan met vier omliggende gemeenten. Deze samenwerking helpt ons voor de toekomst onze positie te behouden “op de ladder van interne controle”. Onderstaand is een overzicht gegeven van de positie van IC in de gemeente Steenwijkerland. Ondanks al deze inspanningen blijkt dat in de uitvoering er op onderdelen niet geheel wordt voldaan aan de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwij kerland wordt momenteel geactualiseerd. Voorgesteld is deze op onderdelen te wijzigen, dan wel in overeenstemming met de praktijk te brengen. Dit stuit op 2 bezwaren, te weten: Beheersing Rechtmatigheid Doelmatigheid Doeltreffendheid VIC C Doelmatigheid Volgens de verordening rapporteert het college volgens de bedrijfsvoering paragraaf van de begroting en de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken. De uitkomsten worden vastgelegd in de rapportage. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. In de toelichting van de huidige verordening wordt nog vermeld dat de bevindingen van de onderzoeken moeten worden neergelegd in rapporten voor de raad.

In de praktijk wordt invulling gegeven aan het rapporteren over de voortgang van doelmatigheidsonderzoeken middels de P&C documenten. Aan de tekst zoals opgenomen in de toelichting wordt geen invulling gegeven. De gedachte hierachter is dat de accountant beschikt over de uitkomsten van de onderzoeken en in geval van bijzonderheden hierover aan de raad rapporteert. De raad is uiteindelijk de opdrachtgever van de accountant. De voorgestelde wijziging in de nieuwe verordening brengt praktijk en regels in harmonie en is zeker niet bedoeld om transparantie richting de raad te verminderen. (ter illustratie: over de afgelopen vier jaren hebben er slechts twee doelmatigheidsonderzoeken plaatsgevonden). Doeltreffendheid Volgens de verordening toetst het college jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal 4 (delen) van programma’s en paragrafen. In de praktijk wordt invulling gegeven aan het toetsen van doeltreffendheid door de (SMART) doelstellingen in de programmabegroting te voorzien van een realisatiecijfer. Dit gebeurt in de najaarsnota en het jaarverslag. Per doelstellingen wordt gerapporteerd en met behulp van percentages wordt nog vermeld welk percentage van het totaal aan doelen is gehaald en welke niet. Hiermee wordt invulling gegeven aan de toetsingsplicht van de huidige verordening.

De GW schrijft nog voor dat door het college periodiek onderzoek wordt verricht naar doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Dit onderzoek vindt niet plaats. Ook hiervoor geldt dat de voorgestelde wijziging in de nieuwe verordening praktijk en regels in harmonie brengt en zeker niet is bedoeld om transparantie richting de raad te verminderen.