13.1 College 1 - Accountantsverslag 2020 - collegebesluit.pdf

College van burgemeester en wethouders - 14 september 2021 - 2021_B&W_004791/4 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 14 september 2021 Concernstaf & Interne controle - Interne controle 10 2021_B&W_00479 Bespreekstuk - MS - Accountantsverslag 2020 Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder; mevrouw J.C. de Groot, Secretaris Samenvatting Jaarlijks stelt de accountant het accountantsverslag op, dat gelijktijdig met de behandeling van de jaarstukken aan de raad wordt aangeboden. Bijgaand treft u dit rapport over het jaar 2020 als bijlage aan. In het rapport worden aantal aanbevelingen door de accountant gedaan. Deze worden hieronder weergegeven met een reactie van het team. Beschrijving Inleiding Op 8 juni 2021 is door BDO het accountantsverslag uitgebracht en op 28 juni 2021 is het samen met de jaarstukken behandeld in de raad. Hierbij volgt de ambtelijke reactie op het rapport. Voorstel In het rapport worden een aantal aanbevelingen door de accountant gedaan. Deze worden hieronder weergegeven met een reactie van het team. 1.

Tussentijdse winstnemingen grondexploitaties in relaties tot project specifieke risico’s (Pagina 12) De gemeente Steenwijkerland heeft ten behoeve van de tussentijdse winstnemingen project specifieke risico’s geïdentificeerd, zie ook paragraaf 4.3. Conform onze aanbeveling van vorig jaar benadrukken wij dat er strikte voorwaarden gelden voor het mogen toepassen van deze risicoafslag bij het bepalen van de tussentijdse winsten. Zo is het bijvoorbeeld op basis van de BBV niet toegestaan om project specifieke risico’s te hanteren die afhankelijk zijn van toekomstige bestemmingsplanwijzigingen. Wij adviseren om vooraf een duidelijk onderscheid aan te brengen van project specifieke risico’s welke als risicoafslag voor het bepalen van de tussentijdse winst mogen worden gehanteerd en welke risico’s opgenomen dienen te worden in het weerstandsvermogen. College van burgemeester en wethouders - 14 september 2021 - 2021_B&W_004792/4 Reactie: De project specifieke risico’s van de grondexploitaties zijn overeenkomstig de nota grondbeleid 2020 – 2024 met de verantwoordelijke projectleiders geïnventariseerd en gekwantificeerd. Indien dit project specifieke risico leidt tot een risicoafslag voor het bepalen van de tussentijdse winst, zullen wij met jaarrekening 2021 een uitgebreidere beschrijving aanleveren met een verwijzing naar het BBV. 2.

Mogelijkheden om onzekerheden binnen het sociaal domein te verlagen (Pagina 22) De onzekerheden inzake prestatielevering over het sociaal domein zijn afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Het is mogelijk om deze onzekerheden nog verder te verlagen. Wij geven u een aantal zaken in overweging: 1. De gemeente kan in het proces van het verstrekken van voorzieningen en beschikkingen (keukentafelgesprekken, etc.) de controles op de prestatie levering nadrukkelijker opnemen en daarmee de geleverde zorg toetsen op zowel doelmatigheid (is de geïndiceerde zorg effectief) als rechtmatigheid. 2. Overweeg een jaarlijkse steekproef op de verschillende categorieën zorg en verstrekkingen, waarbij ook zekerheid kan worden verkregen over de juiste zorg en tegelijk de prestatie kan worden aangetoond. 3. Maak afspraken met zorgleveranciers waar in 2020 geen goedkeurende verklaring bij de productieverantwoording is ontvangen om deze voor komende jaren wel te ontvangen. 4. Verricht als gemeente zelf controles bij (kleinere) zorginstellingen waarvoor geen goedgekeurde productieverantwoording door hun eigen accountant wordt aangeleverd. 5. Stel een klachtenprocedure/regeling op en zorg ervoor dat klachten goed worden geregistreerd en opgevolgd. 6. Verricht een enquête naar gebruikers van zorg. Besteed voldoende aandacht aan de willekeurige uitvraag en opvolging van de respons.

Zorg ervoor dat dit goed wordt geregistreerd zodat dit achteraf kan worden ingezien. Wij merken op dat de onzekerheden voor 2020 ruim onder onze goedkeuringstolerantie blijven, maar dat wij sterk steunen op productieverantwoordingen van zorginstellingen welke relatief laat in het proces ontvangen worden. Bovenstaande maatregelen hebben diverse voor- en nadelen welke een goede afweging vragen. Reactie: Ad 1. Consulenten voeren (tussen)evaluatie gesprekken met inwoner en zorgaanbieder t.a.v. de afgesproken doelen en resultaten; in hoeverre zijn ze behaald, wat is de inzet geweest, etc. Ook wordt ingezet op het voeren van casusregie. Ad 2. Vanaf 2020 is een medewerker Handhaving aangenomen, die onder meer steekproeven gaat uitvoeren op het gebied van Wmo. College van burgemeester en wethouders - 14 september 2021 - 2021_B&W_004793/4 Ad 3. Over het jaar 2020 was er bij één zorgaanbieder die een controleverklaring had ingediend sprake van geen goedkeurende verklaring. Qua jaaromzet was er geen verschil tussen gemeente en zorgaanbieder. De leverancier van hulpmiddelen heeft in de aangegane overeenkomst niet de verplichting opgenomen gekregen om jaarlijks op basis van het landelijke accountantsprotocol productieverantwoording een controleverklaring op te leveren.

Onderzocht moeten worden of dit hersteld moet worden qua overeenkomst of mogelijk van rechtswege plaatsvindt met de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Indien dit gerealiseerd kan worden dan kan er circa € 900K als onzekerheid weggestreept worden. Bij een volgende aanbesteding zal deze verplichting worden opgenomen. Ad 4. Op basis van risicoafweging zal de impact bepaald worden en zal dit aspect wel of geen onderdeel gaan uitmaken van de steekproeven en/of themaconttrole. Zie ook punt 2. Ad 5. Klachten over de voorziening (product of dienst) behoren in eerste instantie bij de desbetreffende (zorg)aanbieder ingediend te worden conform de klachtenregeling van de betreffende (zorg)aanbieder. Als dit niet tot verbetering en/of een oplossing leidt, speelt de gemeente een bemiddelende rol. Ad 6. Er wordt doorlopend Client Ervarings-Onderzoek uitgevoerd voor zowel Jeugd als ook Wmo. De respons ligt (volgens Zorgfocuz) hoger dan landelijk gemiddeld. 3. Realisatie verkopen en uitgaven bedrijventerreinen blijft achter bij ramingen (Pagina 24) Wij adviseren om aanvullend marktonderzoek te verrichten om te bepalen of eventueel aanvullende aanpassingen benodigd zijn.

Reactie: In verband met aantrekkende vraag en gering aanbod op diverse locaties is besloten om in najaar 2021 een marktonderzoek uit te laten voeren door een extern bureau naar de behoefte aan kavels voor bedrijfsterreinen in onze gemeente. 4. Aanbestedingsrechtmatigheid (Pagina 25) Belangrijke aandachtspunten betreffen voor Steenwijkerland de rechtmatigheid van de lasten van ICT, lasten als gevolg van stapeling van facturen, lasten omtrent de inhuur van personeel benoemd en het gebruik van raamcontracten in combinatie met een onderbouwde raming. Eind 2018 is middels een arrest duidelijk geworden dat raamcontracten voorzien moeten zijn van een raming en dat geen gebruik gemaakt kan worden van fictieve ramingen of hoeveelheden. Gemeente Steenwijkerland heeft dit net zoals diverse andere instellingen wel gedaan. Reactie: De gemeente Steenwijkerland heeft in het verleden bewust gekozen voor een gecoördineerd inkoopmodel waarbij de eindverantwoordelijkheid voor het rechtmatig aanbesteden decentraal is College van burgemeester en wethouders - 14 september 2021 - 2021_B&W_004794/4 belegd. Gevolg van deze keuze is dat naleving van aanbestedingswet en –regelgeving niet volledig centraal afgedwongen kan worden.

Centrale toetsing is procedureel afgedwongen door de verplichting om (vanaf bepaalde drempelbedragen) voorafgaand aan een inkoop- of aanbestedingsprocedure een inkoopstartdocument in te vullen die door de adviseur inkopen en aanbesteden beoordeeld wordt op recht- en doelmatigheid. Om de kans op onrechtmatigheden zo klein mogelijk te houden is er een centrale adviesfunctie ingericht van waaruit teams zowel gevraagd als ongevraagd geadviseerd worden. Afgelopen jaar zijn de volgende acties uitgevoerd om de kans op onrechtmatigheden te verkleinen: teamleiders zijn door Staffing Management Services geïnformeerd over het inhuren van tijdelijk personeel via het dynamisch aankoopsysteem van de Talentenregio; de relevante standaard formats zijn aangepast waardoor in nieuwe raamovereenkomsten een maximale omvang wordt vastgelegd; de adviseur inkopen en aanbesteden vraagt bij het afsluiten van nieuwe raamovereenkomsten (waaronder ICT-contracten) de aandacht voor het opnemen van een maximale omvang in de raamovereenkomst. Argumenten Zie het voorstel. Kanttekeningen en risico’s In het rapport van bevindingen is een foutenanalyse opgenomen (pagina 25 van het rapport). De fouten ter hoogte van € 994.169,- uit de spendanalyse aanbestedingen 2020 hebben ook impact op de beoordeling in 2021, indien de contracten van de desbetreffende crediteuren ook in 2021 nog gelden / doorlopen.

De uitgaven van 2021, die betrekking hebben op de eerder afgesloten contract zullen dan ook als onrechtmatig worden beschouwd. Bij de reactie op de aanbestedingsrechtmatigheid zijn de acties opgenomen. Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting n.v.t. Participatie en communicatie Er is geen verdere communicatie nodig. Corona Geen specifieke aandachtspunten Uitvoering en planning Verschillende data voor wat betreft de realisatie van de verschillende adviezen. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Beslispunt 1 Het college besluit om in te stemmen met de reacties op de bevindingen.