13.0 VNG - Consultatie ivm aanpassing van de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017.pdf

U201900201 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Samenvatting Bijgaand treft u een concept-ontwerp aanpassing aan van de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 . Aanpassing van de Selectielijst 2017 is nodig in het kader van onderhoud. In het concept is rekening gehouden met nieuwe of gewijzigde wetgeving en zijn verzoeken van gemeenten en intergemeentelijke organen om wijzigingen of aanvullingen verwerkt. Het verzoek is om uiterlijk 18 april aanstaande eventuele opmerkingen over het aanpassingsvoorstel aan ons doen toekomen. Daarna zal het ontwerp worden vastgesteld en aangeboden voor vaststelling aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 28 maart 2019 Ons kenmerk TIS/U201900201 Lbr. 19/015 Telefoon 070 373 83 93 Bijlage(n) 2 Onderwerp Consulta tie ivm aanpassing van de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 U201900201 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geacht college, Bijgaand treft u een concept-ontwerp aanpassing aan van de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (verder: Selectielijst 2017).

U kunt tot 18 april aanstaande uw eventuele opmerkingen hierover aan ons doen toekomen. Daarna zal het ontwerp worden vastgesteld en aangeboden voor vaststelling aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Onder wordt een en ander nader toegelicht. Achtergrond en aanleiding In 2017 is de door ons ontworpen Selectielijst 2017 door de minister van OCW vastgesteld. Wij constateren dat er behoefte is aan een update van de Selectielijst 2017. Sinds vaststelling van de Selectielijst 2017 zijn er nieuwe of gewijzigde wetten van kracht geworden, die gevolgen hebben voor bewaartermijnen van bepaalde archiefbescheiden. Daarnaast zijn er bij de Adviescommissie Archieven verzoeken en signalen binnengekomen van gemeenten en intergemeentelijke organen, waarin werd gewezen op omissies en gevraagd om wijziging van bewaartermijnen en om verduidelijking van de toelichting daarop. Ook zijn er enkele verzoeken gedaan om opname van nieuwe resultaten teneinde de bewaartermijn van de daar bijbehorende archiefbescheiden vast te leggen. Machtiging De VNG ontwierp, hiertoe gemachtigd door (vrijwel) alle gemeenten, de selectielijst voor archiefbescheiden, waartoe gemeenten en intergemeentelijke organen verplicht zijn volgens artikel 5 van de Archiefwet 1995.

Wij zijn tevens door u gemachtigd om waar nodig een ontwerp voor de volgende wijzigingen in de selectielijst te maken: Aan de leden Datum 28 maart 2019 Ons kenmerk TIS/U201900201 Lbr. 19/015 Telefoon 070 373 83 93 Bijlage(n) 2 Onderwerp Consultatie ivm aanpassing van de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3/4 a. wettelijk verplichte wijzigingen; b. wijzigingen in bewaartermijnen die op basis van jurisprudentie of de gemeentelijke praktijk problematisch blijken te zijn; c. wijzigingen, indien de opname van een categorie dermate spoedeisend is dat een formele wijziging van de selectielijst niet kan worden afgewacht. Voorts zijn wij gemachtigd het bedoelde ontwerp zelfstandig ter vaststelling aan de minister van OCW aan te bieden. Adviescommissie Archieven Het ontwerp wordt opgesteld door de Adviescommissie Archieven, die in deze als Strategisch Informatieoverleg als bedoeld in het Archiefbesluit artikel 3 optreedt. De samenstelling van de Adviescommissie Archieven is conform de vereisten van het Archiefbesluit. Voor de actuele samenstelling van de Adviescommissie Archieven zie de volgende link . De heer Tom Kunzler, plaatsvervangend directeur van de Open State Foundation, is conform de voordracht van uw Adviescommissie benoemd als externe deskundige op het gebied van de relatie tussen overheid en burger.

Aanpassingsvoorstel Tegen de bovengenoemde achtergrond is door de Adviescommissie Archieven het bijgaande conceptontwerpvoorstel voor aanpassing van de Selectielijst 2017 opgesteld. 1 Het gaat daarbij om: • wijzigingen als gevolg van vervallen wetgeving (o.a . Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens), nieuwe wetgeving (o.a. de Algemene Verordening Gegevensbescherming, Wijzigingswet WGBO) en het rechtzetten van een aantal omissies, waarop gebruikers ons opmerkzaam hebben gemaakt. Ook is er een aantal aanpassingen gedaan in de bijlagen van de Selectielijst die betrekking hebben op de registers en de relevante wetsteksten. Het AVG verwerkingsregister is toegevoegd als te bewaren register in bijlage 4. • Toevoeging van één resultaat waarvan de opname als spoedeisend wordt gezien: algoritmes die een organisatie gebruikt, dienen bewaard te worden, omdat daarin is vastgelegd waarop de geautomatiseerde besluitvorming van de organisatie gebaseerd is. Om de besluiten van een organisatie goed te kunnen verantwoorden, is het nodig dat de onderliggende algoritmes inclusief toelichting en bijbehorende documentatie worden bewaard. • Toevoeging van de methodiek van steekproefsgewijs b ewaren van informatie.

In de Selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, actualisatie 2012) was een mogelijkheid opgenomen. Deze mogelijkheid is niet herhaald in de Selectielijst 2017. Gebleken is dat er behoefte is om deze methodiek vanwege cultuurhistorische overwegingen opnieuw op te nemen in de selectielijst. • Enkele tekstuele verbeteringen en wijzigingen, onder meer om de achterhaalde tekst met betrekking tot de samenhang met het informatiemodel voor een zaaktypencatalogus (ImZTC) te schrappen. Omdat het informatiemodel voor de zakentypencatalogus beheerd 1 De aanpassingen in hoofdstuk 2 zijn ook in de bijgevoegde Excelversie (Selectielijst_Opsomming_excel_20190315) te raadplegen. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/4 door VNG Realisatie ook aan dynamiek onderhevig is, is het voorstel de genoemde samenhang voortaan in de handreiking behorende bij de Selectielijst 2017 op te nemen. Evaluatie Selectielijst 2017 Dit concept-ontwerp aanpassingsvoorstel is bewust beperkt in scope, en moet gezien worden als noodzakelijk onderhoud van de selectielijst. In de Selectielijst 2017 is aangegeven dat na 5 jaar een formele evaluatie zal plaatsvinden. Eventuele ingrijpender wijzigingen van de Selectielijst zullen in het vervolg daarop aan de orde kunnen komen.

Tot 18 april reageren Hoewel het gezien de machtiging strikt genomen niet nodig is, willen wij u consulteren en in de gelegenheid stellen eventuele opmerkingen naar aanleiding van het concept-ontwerp aan ons te doen toekomen. Wij vragen u uiterlijk 18 april aanstaande uw eventuele reactie schriftelijk aan ons te doen toekomen per post of e-mail ( archief@vng.nl ). Procedure Na eventuele verwerking van de opmerkingen zal het ontwerp worden vastgesteld en aangeboden aan de minister van OCW. In het kader van de vaststellingprocedure van OCW zal het ontwerp worden beoordeeld door het Nationaal Archief en na verwerking van opmerkingen daarvan ter inzage worden gelegd aan het publiek. De lijst wordt vastgesteld na eventuele verwerking van de zienswijzen, die door derden (burgers, historische verenigingen etc.) worden ingebracht in het kader van de ter inzageleggingprocedure. Ten overvloede merken wij op dat het niet de bedoeling is dat gemeenten en/of hun archiefinstellingen zienswijzen in het kader van de terinzageleggingsprocedure inbrengen; daarvoor is deze consultatie bedoeld. Na vaststelling van de aangepaste selectielijst zal de handreiking, de SelectTool en het concordans behorende bij de Selectielijst 2017 geactualiseerd worden. Met vriendelijke groeten, Vereniging van Nederlandse Gemeenten J. Kriens Algemeen directeur