12.0 VNG - Standaardverklaring per 1 april 2021 API-standaarden voor zaakgericht werken.pdf

U202100184 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Samenvatting Met deze brief informeren wij u over een nieuwe standaard op het gebied van de gemeentelijke informatievoorziening: de zogenoemde API-standaard voor zaakgericht werken. Het gaat hierbij om een technische standaard voor een zogenoemde Application Programming Interface (API), die systemen in de informatievoorziening in staat stelt gegevens sneller en beter uit te wisselen. Deze API’s, die in alle gemeenten toegepast kunnen worden, spelen een belangrijk e rol in het realiseren van de informatiekundige visie Common Ground, die de basis vormt voor het moderniseren van de ICT van alle 352 gemeenten in Nederland. Dit initiatief past bij het Samen Organiseren-principe, waarbij we eenmaal ontwikkelen om het 352 keer toe te passen. Wij informeren u hierover omdat het bestuur van de VNG heeft besloten deze per 1 april 2021 tot standaard voor alle gemeenten te verheffen in de zin van ‘Pas toe of leg uit’. Daarnaast heeft het College van Dienstverleningszaken geadviseerd deze standaard vanaf 2022 verplicht te maken. Over het vaststellen van standaarden door het bestuur van de VNG worden onze leden altijd met een ledenbrief geïnformeerd. Meer informatie vindt u in de bijlage. Brief aan de leden T.a.v.

het college en de raad Datum 4 maart 2021 Kenmerk VNGR/U202100130 Lbr. 21/016 Telefoon 070 373 8393 Bijlage(n) 1 Onderwerp Standaardverklaring per 1/4/2021 API-standaarden voor zaakgericht werken U202100184 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geachte college en gemeenteraad, Hierbij informeren wij u over een nieuwe standaard op het gebied van de informatievoorziening van gemeenten. Het gaat hierbij om een standaard die van groot belang is voor het moderniseren van de gemeentelijke ICT. U vindt een toelichting op de termen ‘API-standaarden’ en ‘zaakgericht werken’ in de bijlage bij deze brief. Bij het vaststellen van een nieuwe standaard door het bestuur van de VNG, geldt de afspraak dat we alle leden per brief informeren. Met deze brief informeren wij u over de nieuwe API-standaarden voor zaakgericht werken. De Taskforce Samen Organiseren en het College van Dienstverleningszaken hebben het Bestuur van de VNG positief geadviseerd over deze standaarden volgens het principe ‘pas -toe-of-leg-uit’1. De standaarden zijn tot stand gekomen in samenwerking met gemeenten en leveranciers. Het bestuur van de VNG heeft besloten dit advies op te volgen en de API-standaarden voor zaakgericht werken per 1 april 2021 tot standaard te verklaren.

Voorts heeft het College van Dienstverleningszaken geadviseerd om op korte termijn (2022) de mate van verbindendheid van deze API-standaarden te verhogen van ‘pas-toe-of-leg-uit’ naar ‘verplicht’. Aanleiding Gemeenten willen zelf (weer) de regie nemen op de inrichting van hun informatievoorziening en de gegevens waar ze mee werken om daarmee maatschappelijke vraagstukken sneller en 1 Naar voorbeeld Forum voor Standaardisatie. Voor alle organisaties binnen de publieke sector geldt een 'pas-toe-of-leg-uit' verplichting. Dit betekent dat organisaties bij inkoop van ICT-systemen en -diensten boven € 50.000 moeten vragen naar de relevante open standaarden op de 'pas-toe-of-leg-uit' lijst van het Forum Standaardisatie. Het toezien op het naleven van deze verplichting vraagt wel monitoring en dus beheer. Aan de leden Datum 4 maart 2021 Kenmerk VNGR/U202100130 Lbr. 21/016 Telefoon 070 373 8393 Bijlage(n) 1 Onderwerp Standaardverklaring per 1/4/2021 API-standaarden voor zaakgericht werken Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3/4 innovatiever op te pakken. Dit heeft geresulteerd in de informatiekundige visie Common Ground. API-standaarden zijn onderdeel van deze informatiekundige visie. De API-standaarden voor zaakgericht werken vormen de eerste API-standaard die in dit kader is ontwikkeld.

Met deze standaard kunnen gemeenten de informatievoorziening inrichten volgens een van de uitgangspunten van Common Ground: het splitsen van data en processen. Het is zaak dat gemeenten zich vanaf nu richten op het implementeren van API -standaarden bij de eerstvolgende daarvoor geschikte gelegenheid. Denk daarbij aan een aanbesteding of de vervanging van functionaliteit of componenten van de informatievoorziening. Met deze ledenbrief informeert de VNG de leden over: • De standaard die ontwikkeld is op basis van de behoeften van gemeenten; • De meerwaarde van de API-standaarden voor gemeenten; • De transitie van oud naar nieuw; • Financiële consequenties; • De bijdragen van gemeenten; • Mogelijke organisatorische consequenties; • Hoe gemeenten praktisch aan de slag kunnen met de API-standaarden voor zaakgericht werken. De standaard is ontwikkeld op basis van de behoeften van gemeenten De API-standaarden voor zaakgericht werken zijn ontwikkeld op basis van de behoeften van gemeenten. Hiervoor zijn middelen gealloceerd uit het GGU-fonds en aanvullend hebben koplopergemeenten middelen beschikbaar gesteld. Gemeenten hebben in het ontwikkeltraject eigenaarschap genomen over de inhoud van deze standaarden en actief bijgedragen in het ontwikkelteam.

Leveranciers van zaaksystemen, gemeenten en andere betrokke nen zijn tijdens de ontwikkelfase via diverse kanalen benaderd om bij te dragen aan de kwaliteit en functionaliteit van deze standaarden. Dit heeft geresulteerd in een gezamenlijke conclusie, in december 2019, dat het een ‘implementatiewaardige’ standaard is. Meerwaarde van de API-standaarden voor gemeenten In de nieuwe situatie wordt data worden niet langer gekopieerd en op meerdere plekken en in verschillende vormen in de gemeentelijke systemen opgeslagen. Dat garandeert dat gemeenten altijd met juiste en actuele gegevens werken. Zo kunnen gemeenten beter in hun gegevensbehoeften voorzien. De API-standaarden zorgen ervoor dat gemeentelijke softwareleveranciers zaakgegevens allemaal op dezelfde manier kunnen ontsluiten. Zo kunnen zaakgegevens tussen systemen van verschillende leveranciers gebruikt en uitgewisseld worden. Hiermee wordt de stap gezet van een pluriform informatielandschap naar het uniform ontsluiten en gebruiken van zaakgegevens. Transitie van oud naar nieuw De transitie van oud naar nieuw is afhankelijk van de keuzes die de gemeente als opdrachtgever maakt en de leveranciers die bij die transitie betrokken zijn. Daarom kan er geen pasklaar antwoord gegeven worden hoe deze transitie vorm te geven. De Common Ground gaat echter uit van het principe oud naast nieuw.

Hiermee wordt bedoeld dat niet in één ‘Big Bang’ het hele applicatielandschap vervangen wordt, maar dat dit in stapjes gaat. Dit kan bijvoorbeeld per proces Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/4 gebeuren, waardoor een bepaalde vakapplicatie kan over gaan op het gebruik van de API- standaard voor zaakgericht werken. Financiële consequenties Implementeren van de nieuwe standaarden zal goedkoper zijn dan de oudere standaarden, omdat de nieuwe standaarden eenvoudiger zijn en beter aansluiten bij de huidige technologie. Tijdens de ontwikkeling van deze standaarden is ook gebleken dat leveranciers deze snel en goedkoop in hun applicaties kunnen toepassen. Daarmee verlagen we de aansluitkosten voor binnengemeentelijke procesapplicaties. Bij het vervangen van de oude manier van gegevensuitwisseling door deze nieuwe standaarden zal wel sprake zijn van frictiekosten. Daar staat een betere functionaliteit tegenover.

Hoe kunt u als gemeente bijdragen? • Door bij de eerstvolgende geschikte gelegenheid over te gaan op de implementatie v an de API- standaard zaakgericht werken; • Door uw gemeentelijke IT-strategie te laten aansluiten op Common Ground; • Door bij nieuwe aanbestedingen op te nemen dat de ontsluiting van data conform de nieuwe API-standaard zaakgericht werken wordt ingericht; • Door gemeentelijke innovatiebudgetten beschikbaar te stellen; • Door goed opdrachtgeverschap naar leveranciers voor implementeren van software, conform de API-standaarden voor zaakgericht werken. Mogelijke organisatorische consequenties • ICT-leveranciers kunnen gemeenten minder goed volledig ontzorgen omdat gemeenten zelf meer regie nemen op het scheiden van processen en data; • Gemeentelijke ICT-medewerkers hebben meer kennis nodig van nieuwe technologieën, zoals. Cloudoplossingen en API-technologie. Tot slot Standaarden worden door en voor gemeenten ontwikkeld. Te weinig uniformiteit in uitvoering maakt vraagbundeling en samenwerking lastig. Het werken met standaarden vergroot gemeentelijke betrouwbaarheid (ook richting ketenpartners, in termen van voorspelbaarheid, continuïteit, rechtmatigheid en doelmatigheid). Daarmee worden kosten voor individuele gemeenten bespaard (Samen Organiseren-principe, eenmaal ontwikkelen en 352 keer toepassen).

Standaarden kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het realiseren van gezamenlijke uitvoeringskracht. In de bijlage bij deze brief vindt u meer informatie over werken met API’s en ander technische onderwerpen in deze brief. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten mr L.K. Geluk Algemeen directeur