11.1 OD - brief stand van zaken opvolging aanbevelingen OD IJsselland

OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle 0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G Uitsluitend per e-mail: onderzoek@huisvoorklokkenluiders.nl Huis voor Klokkenluiders t.a.v. de heer drs. A. de Bruin Postbus 85680 2508 CJ Den Haag Zwolle, 16 april 2024 Betreft: stand van zaken opvolging aanbevelingen Geachte heer De Bruin, Omgevingsdienst IJsselland is volop bezig om de aanbevelingen op te volgen die het Huis voor Klokkenluiders (hierna: het Huis) heeft gedaan. Met deze brief willen we u tussentijds informeren over de stappen die we gezet hebben en nog willen gaan zetten. Door u tussentijds te informeren, bieden we u de gelegenheid om te kijken of gedaan wordt wat het Huis voor ogen heeft en waar nodig daarop te reflecteren. Hieronder wordt per aanbeveling aangegeven wat gedaan is en wat we nog willen gaan doen. 1. Onderzoek de noodzaak om het huidige proces van externe inhuur door de Omgevingsdienst aan te passen, met daarbij aandacht voor de borging van rechtmatigheid. Ons proces van externe inhuur passen we aan. Ons doel is toewerken naar tenminste het basis inkoopvolwassenheidsniveau als omschreven in het inkoopvolwassenheidsmodel van Van Weele.

Hiertoe hebben we al stappen gezet en gaan we nog stappen zetten op het gebied van: herzien van ons inkoopbeleid, herinrichten van ons inkoopproces met de focus op het borgen van rechtmatigheid, het gebruik van hulpmiddelen. Herzien inkoopbeleid Het huidige inkoopbeleid is gedateerd en dwingt rechtmatigheid onvoldoende af. Het biedt daarmee te weinig ondersteuning aan onze medewerkers. Een herijkt inkoopbeleid moet zorgen voor meer ondersteuning tijdens het inkoopproces en bijdragen aan de borging van rechtmatigheid. In de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur van Omgevingsdienst IJsselland, namelijk op 11 juli 2024, zal het herijkte inkoopbeleid ter besluitvorming voorliggen. OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle 0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G 2 Herinrichten inkoopproces Met herijkt beleid als uitgangpunt en de focus op het borgen van rechtmatigheid, zijn we ons inkoopproces aan het herinrichten. Dit doen we aan de hand van het inkoopproces van Van Weele. Deelprocessen als: ‘specificeren’, ‘selecteren’, ‘contracteren’ en ‘bewaken’, werken we uit in procesbeschrijvingen (flowcharts). Tijdens het doorlopen van deze deelprocessen ontstaat namelijk de grootste kans op het vaststellen van onrechtmatigheid.

In de procesbeschrijvingen is nadrukkelijk aandacht voor het toezicht op de naleving van de inhuur- en aanbestedingsregels. Middels het RASCI-model worden per processtap rollen, taken en verantwoordelijkheden aan elkaar gekoppeld. Het model maakt onderscheid in (R)esponsible, (A)ccountable, (S)upporting, (C)onsulted en (I)nformed. Gebruik van hulpmiddelen Het gebruik van hulpmiddelen kan nadrukkelijk bijdragen aan het borgen van het naleven van het inkoopbeleid en de inkoopprocedures. Daarom: - stellen we een afwegingskader vast voor de inhuur van personeel; - maken we voor meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingsprocedures gebruik van een aanbestedingsplatform; - zijn we software aan het herinrichten; - gaan we een hulpmiddel gebruiken voor het ramen van de opdrachtwaarde. Voor het kiezen van de juiste inkoopprocedure moet de opdrachtwaarde van de inkoop - of inhuurbehoefte vastgesteld worden. De opdrachtwaarde bestaat in ieder geval uit de financiële omvang van het totale contract, dus inclusief verlengingsopties en aanvullende (optionele) onderdelen.

Het op de juiste wijze ramen van de opdrachtwaarde is essentieel om toekomstige onrechtmatigheid tijdens de uitvoering van de overeenkomst te voorkomen; - stellen we checklisten en standaarddocumenten op die verplicht gebruikt moeten worden en daarmee bijdragen aan het borgen van de rechtmatigheid; - richten we het uitvoeren van spendanalyses in. Het uitvoeren van een spendanalyse geeft inzicht in inkoop gerelateerde uitgaven gedurende een bepaalde periode. Concreet gaat het om een categorisering van uitgaven op verschillende niveaus. De spendanalyse is gebaseerd op (een uitdraai van) uitgaven zoals geregistreerd in het financiële systeem. Daarnaast worden resultaten van de spendanalyse gebruikt als input voor de jaarlijkse rechtmatigheidscontrole. Voor de rechtmatigheidscontrole moet inzicht zijn in ui tgaven van de afgelopen vier jaar op crediteur- en op inkoopniveau. Tevens moet zicht zijn op gecontracteerde uitgaven versus niet gecontracteerde uitgaven. OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle 0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G 3 2.

Verstevig de interne toezichtfunctie met betrekking tot de naleving van integriteits - en inhuurregels, waaronder de gedragscode (in het bijzonder ook met betrekking tot nevenfuncties, persoonlijke/ financiële belangen en het intern melden daarvan) en aanbestedingsregelgeving. Om het toezicht op de naleving van integriteitsregels (waaronder de gedragscode) te verstevigen, gaan we onze gedragscode herijken en is het indiensttredingsproces aangepast. Bij het indiensttredingsproces moeten nu verplichte stappen worden doorlopen in de software (AFAS) die we daar sinds 2023 voor gebruiken. Zo krijgt een nieuwe medewerker (ongeacht of het een vaste medewerker of een inhuurkracht is) bijvoorbeeld pas een ICT-account als een integriteitsverklaring ondertekend en getoetst is. Zonder ICT-account kan een medewerker niet werken voor de omgevingdienst, want zonder ICT-account krijgt een medewerker geen toegangspas, geen laptop, geen telefoon en geen toegang tot de ICT-omgeving van de dienst. De toets op nevenfuncties maken we onderdeel van het indiensttredingsproces binnen AFAS. Medewerkers die in vaste dienst komen leggen een ambtseed af. Voor het verstevigen van het toezicht op de naleving van inhuur- en aanbestedingsregels verwijzen we naar hetgeen hierboven over het opvolgen van aanbeveling 1. is geschreven. 3. Bevorder het integriteitsbewustzijn van de organisatie door: a.

In de sturing van de organisatie integriteit en compliance als randvoorwaarde te stellen voor alle taken van de organisatie, en de organisatie in staat te stellen om aan die randvoorwaarde te voldoen door haar tijd en middelen daarvoor te bieden. b. Als algemeen bestuur, dagelijks bestuur en managementteam in houding en gedrag het belang van integriteitsregels uit te dragen. c. De integriteitsregels van de organisatie structureel onder de aandacht te brengen bij bestaande en bij nieuwe - ook ingehuurde - medewerkers. Om het integriteitsbewustzijn van de organisatie te bevorderen is een integriteitskalender in ontwikkeling. Deze kalender zal een scala aan maatregelen bevatten gericht op doelgroepen als het dagelijks en het algemeen bestuur, het management en de overige medewerkers van de dienst, ongeacht of zij in vaste dienst zijn of worden ingehuurd. Zo start voor het management eind april 2024 een ontwikkeltraject, waarvan het in houding en gedrag uitdragen van het belang van integriteitsregels onderdeel zal uitmaken. Medewerkers krijgen een training over het belang van integriteits- en gedragsregels en de uitwerking daarvan voor Omgevingsdienst IJsselland. Die trainingen beginnen in mei 2024.

OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle 0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G 4 Ook hierin kunnen hulpmiddelen belangrijke ondersteuning bieden. Zo hebben we voor alle medewerkers een app geïntroduceerd, waarmee medewerkers (desgewenst anoniem) intern ongewenst gedrag (zoals strijd met integriteitsregels) kunnen melden. Wij hopen u met deze tussentijdse update inzicht te hebben gegeven in de stappen die we gezet hebben en nog gaan zetten om de aanbevelingen van het Huis op te volgen. Een eventuele reflectie daarop, zien wij met belangstelling tegemoet. Bij deze tussentijdse update hebben we nog geen bijlagen gevoegd. Voor het vervolg stellen wij voor dat wij spoedig na de eerstvolgende vergadering van ons algemeen bestuur (11 juli 2024) een schriftelijke beschrijving van de genomen besluiten en maatregelen toezenden, inclusief: ons herijkte inkoopbeleid, bovengenoemde procesbeschrijvingen, de integriteitskalender, offertes van trainingen en ontwikkelde hulpmiddelen. Mocht u nog vragen hebben over deze brief, dan vragen wij u contact op te nemen met de directiesecretaris van Omgevingsdienst IJsselland, de heer J.H. Bos. Zijn contactgegevens zijn bij u bekend.

Namens het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst IJsselland, voorzitter, secretaris-directeur a.i., Maarten Offinga Jan Dirk Nijkamp