1.0 VRIJ - Aanbiedingsbrief Jaarstukken 2022 Veiligheidsregio IJsselland.pdf

VEILIGHEIDSREGIO Usselland Semen werken aan veiligheid Aan de raden van de gemeenten in Veiligheidsregio IJsselland i.a.a. burgemeesters, gemeentesecretarissen, ACB-ers en financieel adviseurs Veiligheidsregio Usselland Postbus 1453 8001 BL Zwolle Datum: 14 april 2023, Deventer Kenmerk: V23.000602 Doorkiesnummer: 088 119 7362 Onderwerp: Jaarverslag en Jaarrekening 2022 Geachte raad, Met deze brief sturen we u de voorlopige jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 van Veiligheidsregio Usselland ter informatie toe. Wij geven hiermee helderheid dat bestuur en organisatie hebben gedaan wat is afgesproken en financieel gezien in control zijn. In deze brief lichten wij hoofdzaken toe. Indien u behoefte heeft te reageren op deze documenten, dan kunt u de betreffende punten kenbaar maken via uw burgemeester. Hij of zij kan deze inbrengen bij de vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening in het algemeen bestuur op 12 juli 2023. Jaarrekening 2022 De accountant heeft een (voorlopige) bevinding bij de jaarrekening aangaande de rechtmatigheid van uitgaven. Deze onrechtmatigheid is circa 670.000 euro wat de materialiteitsgrens van 1% met 0,2% te boven gaat en leidt tot een verklaring met beperking. De onrechtmatigheid heeft betrekking op twee onderdelen: 1. Niet tijdig aanbesteding van Microsoft licenties, totaal 339.000 euro.

Het betreft licenties die we in 2020 met spoed hebben moeten aanschaffen voor Veiligheidsregio Usselland en GGD bij de start van de coronacrisis. Er was toen dringend behoefte aan een stabiele voorziening voor videobellen (MS Teams). De accountant oordeelt dat nu, na een periode van twee jaar, een situatie is ontstaan waarbij sprake is van een structureel karakter, waarbij totale som boven de grens voor Europese aanbesteding komt te liggen. Van spoedeisend belang is geen sprake meer. Voor 2023 hebben we de transitie naar Office 365 in de planning staan. De licenties worden dan opnieuw tegen het licht gehouden. In dit proces zullen we de aanbestedingsregels vooraf strakker toepassen. Het verder borgen van ons inkoop- en aanbestedingsproces zullen we tevens beter gaan borgen. Dit was al een actiepunt dat we uit de laatste managementletter opvolging geven. 2. Investeringen in met name bluskleding, voertuigen en ICT-middelen buiten de goedgekeurde kredieten van totaal 308.000 euro. Hoewel deze investering binnen de begroting heeft plaatsgevonden, is deze onbedoeld niet meegenomen in de tweede bestuursrapportage waardoor onrechtmatigheid is ontstaan. Ook op de investeringen zullen we het interne controleproces aanscherpen. Brandweer I GHOR I Crisisbeheersing T 088-119 70 00 E info@vrijsselland.n1 I www.vrijsselland.n1

De genoemde maatregelen nemen we mee in de opvolging van de aandachtspunten uit de managementletter, waarbij we ook oog hebben voor de druk die afgelopen jaren is ontstaan op de bedrijfsvoering tijdens met name de covid-crisis. Ook hier is vanuit het management aandacht voor. De jaarrekening 2022 van Veiligheidsregio IJsselland sluit af met een negatief saldo van 33.939 euro. Dit is 410.347 euro lager dan bij de tweede bestuursrapportage 2022 was verwacht. In de eerste bestuursrapportage 2022 gingen we nog uit van een negatief resultaat van 355.600 euro. Deze verschillen laten zien dat 2022 een onzeker en daardoor moeilijk voorspelbaar jaar was. Naast de stijgende inflatie hebben onvoorziene factoren, zoals de eenmalige uitkering aan werknemers in december 2022 en het moeten instellen van een voorziening spaarverlof er mede toe geleid dat het verwachte voordeel teniet is gedaan. Daarnaast laat uitvoering van het functioneel leeftijd ontslag 24-uurs uitrukdienst een afwijking zien ten aanzien van de vastgestelde budgetten. De meerkosten en opbrengsten opvang ontheemden OekraIne, crisisnoodopvang hebben in het begrotingsjaar tot fluctuaties geleid. Hoewel dit onder aan de streep kostenneutraal is afgerond voor 2022 lopen deze wel door onze reguliere begroting heen.

In onderstaande tabel is weergegeven welke grote financiele afwijkingen aan de orde zijn, ten opzichte van de gewijzigde begroting (naar aanleiding van de tweede bestuursrapportage). Onderdeel Categorie Reguliere bedrijfsvoering Opvang ontheemden OekraIne Crisisnood opvang Functioneel Leeftijd Ontslag Veiligheid Personeelskosten 20.700 820.100 212.600 1.126.800 Toelichting Hogere kosten loonsom beroepspersoneel door eenmalige uitkering 2022 en lagere kosten inhuur derden Meerkosten inhuur coordinatie Meerkosten inhuur coordinatie Meerkosten uitvoering FLO- regeling Veiligheid Huisvesting 394.800 317.500 1.295.500 0 Toelichting Hogere onderhouds- en schoonmaakkosten gebouwen. Lagere energiekosten ten opzichte prognose leverancier.

Meerkosten tijdelijke opvang Meerkosten tijdelijke opvang Materieel 189.300 0 0 0 Veiligheid Toelichting Hogere kosten brandstof, keuringen en kosten C2000/ P2000 Veiligheid Opleiden & Oefenen 471.500 0 0 0 Toelichting Hogere kosten door extra instroom vrijwilligers en overige onvoorziene kosten Veiligheid Automatisering -116.300 0 0 0 Toelichting Lagere kosten licenties en telefonie Veili gheid Overige kosten 281.600 24.600 28.100 0 Afrekening gemeenschappelijke regeling Meldkamer (personeels- en project- kosten) Meerkosten tijdelijke opvang Meerkosten tijdelijke opvang Veiligheid Opbrengsten -643.600 -1.162.200 -1.536.200 -1.126.800 Toelichting Hogere opbrengsten inzet uren eigen Ontvangen subsidie Facturering meerkosten Facturering meerkosten aan Brandweer I GHOR I Crisisbeheersing

Onderdeel Categorie Reguliere bedrijfsvoering Opvang ontheemden OekraIne Crisisnood opvang Functioneel Leeftijd Ontslag personeel crisisnood- opvang, vergoeding aansluitingen OMS. Verkoop materieel en UWV/Detacheringen. ministerie V en J aan het COA gemeenten Zwolle, Kampen en Deventer Overhead Personeelskosten 750.100 0 0 0 Toelichting Hogere kosten inhuur derden voor Informatie- veiligheid en vervanging uitstroom/langdurige uitval Bedrijfsvoering Overhead Opleiden & Oefenen -122.500 0 0 0 Lagere kosten centrale- en POP-opleidingen Overhead Automatisering 78.900 0 0 0 Hogere kosten licenties software Informatie- veiligheid en Office 365 Overhead avenge kosten -74.600 0 0 0 Lagere algemene huisvestings-, beheers- en overige kosten Overhead Opbrengsten -330.300 0 0 0 Hogere opbrengsten bijdrage GGD Gemene Rekening, detachering en UVVV-uitkeringen Toelichtinq op de tabel De opvallendste verschillen warden hier toegelicht: Veiligheid, Huisvesting (€ 394.800) Incidenteel hogere kosten groot- en dagelijks onderhoud in de kazernes. Dit zijn huurderskosten welke voortkomen uit de vastgestelde onderhoudsdemarcatielijsten tussen huurder en verhuurder. Deze kosten fluctueren per jaar. Het op termijn instellen van een onderhoudsfonds gekoppeld aan de meerjaren onderhoudsbegroting voorkomt voor een groot deel deze hoge incidentele afwijkingen.

De aan het eind van het jaar dalende energieprijzen hebben een positief effect gehad op de eerder afgegeven kostenprognose. Veiligheid, Opleiden en oefenen (€ 471.500) We hebben te maken met meer uitstroom van brandweermedewerkers dan we gewend zijn. Enerzijds heeft dit te maken met leeftijd; anderzijds met de trend dat mensen zich korter committeren aan de brandweer. Het is tot op heden echter geen probleem am nieuwe brandweermedewerkers te vinden. Maar er moeten wel meer brandweermedewerkers opgeleid warden dan voorzien. Dat heeft voor een deel voor de meerkosten gezorgd. Veiligheid, avenge kosten (€ 281.600) Deze hogere kosten warden deels gedekt door lagere loonsomkosten voor de meldkamerformatie, inkomsten Openbaar Meldsysteem (OMS) en onttrekking reserve transitie Meldkamer (noodzakelijk door de hoge onttrekking uit de rijksbijdrage voor de vorming van de Landelijke Meldkamer Organisatie). Vanaf 2023 is dit afgedekt in de nieuwe begroting Meldkamer Noord Oast Nederland. Veiligheid, opbrengsten (- € 643.600) Er was sprake van een voordeel van 140.000 euro door een hogere opbrengst bij de verkoop van vervangen materieel. Daarnaast is er sprake van incidentele OMS- inkomsten (vervalt per 01-01-2023) van 155.000 euro, welke deels ook de hogere kosten meldkamer afdekken. De inzet van eigen personeel in de crisisnoodopvang Brandweer I GHOR I Crisisbeheersing

van 203.000 euro is gefactureerd aan het COA. Het restant van 145.600 euro komt voort uit uitkering UVVV en detacheringen bij onder andere GGD, NIPV en Politie. Overhead, personeelskosten(€ 750.100) Op de doorontwikkeling informatieveiligheid is voor 430.000 euro externe expertise ingehuurd om flinke stappen te zetten in het voldoen aan de BIO en AVG, ontwikkelen van beleid en het nemen van technische maatregelen. Dit wordt gedekt uit de toegekende bijdrage uit het jaarrekeningresultaat 2021. Het overige deel van 320.100 euro komt voort uit de noodzakelijke externe inhuur voor opvang van de hoge uitstroom en gevolg van langdurige uitval bij Bedrijfsvoering. Overhead, opbrengsten (- € 330.300) Door de hogere inhuurkosten voor opvang van de hoge uitstroom en gevolg van langdurige uitval bij Bedrijfsvoering ontstaat er een extra bijdrage GGD van 123.300 euro. Het restant van 207.000 euro komt voort uit opbrengsten inzet uren GGD covid- 19, de vorming van Meldkamer Noord Oost Nederland, crisisnoodopvang en uitkeringen van het UVVV. De kosten voor opvang van ontheemden uit OekraIne, crisisnoodopvang en Functioneel Leeftijdsontslag (de laatste drie kolommen) worden volledig gedekt door subsidie en facturatie aan het COA en de gemeenten (deze staan bij de opbrengsten).

Voorgesteld wordt de restantkredieten van de vervangingsinvesteringen voor een bedrag van 2.410.000 euro opnieuw beschikbaar te stellen in 2023. Van het in 2022 beschikbaar gestelde investeringsbudget van 8.400.000 euro is 5.990.000 euro gerealiseerd. Van het restantkrediet is 1.605.250 euro in opdracht gegeven (reeds € 176.000 aan deelleveringen ontvangen), maar door oplopende levertijden gaan deze over de jaargrens heen. Het restant van 804.750 euro is uitgesteld naar 2023. Hierin zit 604.750 euro aan informatie & automatisering kredieten, welke in 2023 opnieuw in de meerjaren investeringsbegroting worden gepland. Jaarverslag 2022 In 2022 waren de volgende zaken eveneens opvallend: a. Toen de covid-19-crisis nagenoeg voorbij was, kreeg de veiligheidsregio coOrdinerende en uitvoerende taken op het gebied van de vluchtelingencrisis; b. Alle activiteiten die door de covid-19-crisis tot stilstand gekomen waren, of beperkt waren uitgevoerd, zijn weer als vanouds opgepakt. Hierbij kan gedacht worden aan het opleiden en oefenen van brandweer- en crisisfunctionarissen en activiteiten op het gebied van Veilig Leven. Wel is er behoorlijk druk ontstaan op bedrijfsvoering waarbij naast het regulier werk de crisisorganisatie maximaal is gefaciliteerd. Dit heeft geleid tot uitval van personeel en achterstanden in regulier werk. We nemen maatregelen om deze situatie te normaliseren. c.

De inzet van de crisisfunctionarissen in de crisisstructuur (eerst covid-19 en daarna de vluchtelingencrisis) en de bemensing van de opvanglocaties voor OekraIners en vluchtelingen heeft consequenties gehad voor de werkzaamheden van de veiligheidsregio. Er is gekozen om zo veel als mogelijk de doelstellingen te behalen die met het bestuur zijn afgestemd. Een aantal ICT-projecten heeft echter wel vertraging opgelopen. d. Er hebben zich in 2022 twaalf zogenaamde GRIP1-incidenten voorgedaan. Daarnaast is er vijf keer een ROT (Regionaal Operationeel Team) geformeerd voor de volgende niet-acute situaties: covid-19 (afsluiting), extreem weer/ hoge waterstanden, opvang ontheemden OekraIne, boerenprotest en watertekort/ droogte. e. De brandweer is ruim 3.000 keer gealarmeerd in 2022. De brandweer was bij 96% van de meldingen binnen de in het dekkingsplan vastgestelde opkomsttijd ter plekke. f. Vanwege de droogte zijn er veel meer meldingen geweest van berm- en natuurbranden dan voorgaande jaren. Zo waren er in 2021 78 meldingen van berm- en natuurbranden tegenover 227 meldingen van berm- en natuurbranden in 2022. Brandweer I GHOR I Crisisbeheersing

g. Er is een regionaal projectplan opgesteld om de uitrukorganisatie door te ontwikkelen, naast de implementatie van bouwsteen 1: de verplichting om vrijwilligers die brandweerdiensten lopen (door consigneren en kazerneren) een parttime beroepsaanstelling te geven. De uitrukorganisatie van Deventer, Kampen en Zwolle krijgen hierbij bijzondere aandacht. h. In 2022 is gewerkt aan een nieuwe strategische beleidsagenda 2023 t/m 2026. Op 14 december 2022 heeft het algemeen bestuur de strategische beleidsagenda 2023 t/m 2026, inclusief dekkingsplan, vastgesteld. i. De CO2-uitstoot van VR Usselland is geInventariseerd. Deze is ruim 2.000 ton/ jaar. Door een breed gedragen maatregelenpakket zijn we in staat om in 2025 de CO2- uitstoot met 50% te reduceren. Als eerste veiligheidsregio in Nederland zijn we om die reden gecertificeerd op niveau 3 (van 5) van de CO2-prestatieladder. Tot slot Wij hopen u op deze manier voldoende geInformeerd te hebben. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met Henk Schreuders op telefoonnummer 088-1197922 of mailadres h.schreuders@vrijsselland.nlof Marjolein Fransen op telefoonnummer 088- 1197362 of mailadres m.fransen@vrijsselland.nl. Hoogachtend, Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio IJsselland, P.H. Snijders, voorzitter A.H. Schreuders, secretaris Bijlage: concept Jaarverslag en Jaarrekening 2022 Brandweer I GHOR I Cristsbeheersing