1.0 BDO - Boardletter 2024 Gemeente Steenwijkerland

BOARDLETTER 2024 Gemeente Steenwijkerland BDO Audit & Assurance B.V., Postbus 253, 9728 BM Groningen, www.bdo.nl Aan: de gemeenteraad van gemeente Steenwijkerland Postbus 162 8330 AD STEENWIJK Groningen, 31 januari 2025 Kenmerk: RB/JW/AMT/104924/004 In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Steenwijkerland brengen wij met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim - controle. Dit betreft een samenvatting van de management letter welke besproken is met de directeur bedrijfsvoering en de wethouder financiën. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging 2024 . In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter naar aanleiding van onze interim -controle 2024 van dienst te zijn geweest. Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V.

namens deze, drs. R.H. Bouman RA Partner en extern accountant gemeente Steenwijkerland Geachte leden van de gemeenteraad van de gemeente Steenwijkerland, 030201 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND3 Bevindingen interim-controle Interne en externe ontwikkelingen Dashboard interim-controle Inhoudsopgave BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND4 1. Dashboard interim-controle BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND5 ― geen waarneming nieuwe bevinding significante bevindingen in het proces bevindingen in het proces Bevindingen aanwezig maar geaccepteerd door de gemeente Geen resterende bevindingen in het proces INTERNE EN EXTERNE ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN  Op basis van onze observaties concluderen wij, evenals voorgaande jaren, dat de interne beheersing en controleomgeving van goed tot zeer goed niveau is.  Voor een organisatie met de omvang van de gemeente Steenwijkerland is onze norm dat de processen in opzet, bestaan en werking (inclusief IT) adequaat werken en getoetst worden door VIC.  Die norm wordt grotendeels gerealiseerd. Er is enkel nog sprake van een beperkt aantal niet significante tekortkomingen in de interne beheersing. Het eventuele restrisico wordt door de gemeente bewust geaccepteerd.

 De gemeente Steenwijkerland heeft de interne beheersing (inclusief IT) op hoofdlijnen goed voor elkaar, zowel de interne als externe controle vindt nog gegevensgericht plaats.  Graag gaan wij met u in gesprek hoe wij bij uw gemeente als ‘koploper’ zowel in de interne als externe controle meer gebruik kunnen maken van systeemgerichte controles en data-analyses. UW INTERNE BEHEERSING Interne ontwikkelingen  Financiële positie op langere termijn onzeker, begroting 2025 echter sluitend.  Het komende jaar zal de rechtmatigheidsverantwoording verder worden doorontwikkeld met een aangepaste kadernota.  Verwerking kosten groot onderhoud, de gemeente dient een keuze te maken hoe de kosten van groot onderhoud in de jaarrekening dienen te worden verwerkt. Externe ontwikkelingen  Door het steeds groter wordende belang van cybersecurity adviseren wij om blijvende aandacht te houden voor de digitale weerbaarheid van de gemeente.  Handhaving Wet DBA, vanaf 1 januari 2025 gaat de fiscus de Wet DBA weer handhaven. Dit leidt mogelijk nog tot aanvullende risico’s voor de gemeente.  Aanpassingen BBV, er is sprake van BBV wijzigingen welke (mogelijk) boekjaar 2024 al door de gemeenten moeten worden toegepast.  Duurzaamheidsverantwoording, naar de toekomst wordt dit belangrijker. Wij adviseren de handschoen op te pakken.

ONZE BEVINDINGEN EN CONTROLESTRATEGIE VAN DE BELANGRIJKSTE PROCESSEN Opzet/ bestaan 2024 Opzet/ bestaan 2023 Impact IT VIC Controlestrategi e Toelichting Planning & Control (Gedeeltelijk) systeemgericht Wij kunnen steunen op het proces behoudens op specifieke onderdelen. Inkopen & Aanbestedingen (Gedeeltelijk) systeemgericht Wij kunnen niet volledig steunen op het proces, doordat de controle van de prestatielevering nog niet wordt afgedwongen voor alle inkopen. Personeel n.v.t. Gegevensgericht Er is nog sprake van enkele niet significante tekortkomingen die door de gemeente zijn geaccepteerd. Gemeentelijke belastingen n.v.t. Gegevensgericht Wij kiezen in het kader van efficiëntie voor een gegevensgerichte controleaanpak. Subsidieverstrekkingen n.v.t. Gegevensgericht Er is nog sprake van enkele niet significante tekortkomingen in het proces, hier is in de management letter over gerapporteerd en hier heeft de organisatie voldoende aandacht voor. Sociaal domein Gegevensgericht Er is nog sprake van enkele niet significante tekortkomingen, met betrekking tot de vastlegging van de prestatielevering, die door de gemeente zijn geaccepteerd. Participatiewet Gegevensgericht Er is nog sprake van enkele niet significante tekortkomingen die door de gemeente zijn geaccepteerd.

Grondexploitaties Gegevensgericht Er is geen interne beheersmaatregel ingeregeld om de aanvaardbaarheid van gehanteerde schattingen te controleren. Dit is door de gemeente geaccepteerd. Omgevingsvergunningen n.v.t. Gegevensgericht Wij kiezen in het kader van efficiëntie voor een gegevensgerichte controleaanpak. Beheersing verbonden partijen n.v.t. n.v.t. Gegevensgericht Wij kiezen in het kader van efficiëntie voor een gegevensgerichte controleaanpak. BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND6 2.1 Interne ontwikkelingen 2.1.1 Financiële positie op langere termijn onzeker, begroting 2025 echter sluitend 2.1.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2.1.3 Verwerking kosten groot onderhoud 2.2 Externe ontwikkelingen 2.2.1 Blijvende aandacht voor digitale weerbaarheid en bestuurskracht 2.2.2 Handhaving Wet DBA 2.2.3 Relevante wijzigingen in het BBV 2.2.4 Duurzaamheidsverantwoording 2. Interne en externe ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND7 Onderhoud Een ander aspect van de financiële positie waarover wij ook reeds in ons accountantsverslag hebben gerapporteerd, is de wijze waarop de toekomstige uitgaven voor onderhoud voor maatschappelijk vastgoed zijn meegenomen in de cijfers.

Voor de gemeente Steenwijkerland geldt dat hiervoor in de jaarrekening 2023 geen voorzieningen (meer) zijn gevormd in de jaarrekening en de uitgaven in principe dus vanuit de begroting moeten worden gedekt. Op dit moment is de gemeente bezig met het onderzoeken naar op welke wijze de kosten van groot onderhoud dienen te worden verwerkt (zie ook 2.1.3). Voorspellend vermogen Uit de jaarrekening 2023 en onze controle blijkt dat sprake is van diverse afwijkingen tussen begrote baten en lasten en werkelijke baten en lasten. Voor onze aanbevelingen verwijzen wij naar paragraaf 2.4 van ons accountantsverslag 2023. Financiële positie en begroting 2025 De financiële positie op basis van de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 - 2028 van de gemeente Steenwijkerland lijkt, op basis van het door de provincies opgestelde gemeenschappelijk financieel toezichtkader, voldoende. Doordat de inkomsten vanuit het Rijk teruglopen en de lasten als gevolg van inflatie, vergrijzing en de toename van taken stijgen verwacht de gemeente voor de komende jaren echter een minder positief beeld van de gemeentelijke financiën. De ontwikkelingen die wij bij de gemeente Steenwijkerland signaleren liggen in lijn met landelijke ontwikkelingen, zoals wij beschreven hebben in onze benchmark gemeenten 2024 ‘Onbalans taken en middelen bedreigt slagkracht gemeenten’ welke in januari 2024 is gepubliceerd.

Om de meest negatieve financiële effecten te dempen heeft u in samenspraak met de gemeenteraad maatregelen benoemd die ombuigingen opleveren en bijdragen aan een beter financieel perspectief. Deze ombuigingen worden onder andere bereikt door scherper te begroten, te bezuinigen en het doorvoeren van lastenverzwaringen. Mede als gevolg van de voorgestelde ombuigingen, zoals die in de begroting 2025-2028 zijn verwerkt, wordt voor 2025 nog een positief resultaat van circa € 3,6 miljoen positief geraamd. In de periode van 2026 tot en met 2028 worden de resultaten negatief. Financiële positie op langere termijn onzeker , begroting 2025 echter sluitend 2.1.1 Interne ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND8 Samenwerking VIC Wij steunen zoveel mogelijk op de door u uitgevoerde verbijzonderde interne controle (VIC). Vooraf heeft hierover afstemming plaatsgevonden, zodat de juiste werkzaamheden worden gedaan wat een korte doorlooptijd van de controle bevordert. De tijdigheid van de werkzaamheden van de interne controle en VIC is van belang. In het kader van een goede samenwerking hebben wij o.a. (in het verleden) diverse werkprogramma’s gedeeld en nemen wij kennis van de risico inschatting, het controleplan en de uitkomsten van de werkzaamheden /rapportages.

Als voorbereiding op onze interim-controle heeft uw VIC tevens de procesbeschrijvingen van de meest significante processen geactualiseerd. Op basis van onze ervaringen verwachten wij dat het college goed in staat zal zijn om tot een onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te komen. Onze samenwerking met de VIC is zeer goed te noemen. Rechtmatigheidsverantwoording Ondanks dat het wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording nog niet was afgerond heeft het college over 2023 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven voor wat betreft de financiële rechtmatigheid. De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is een proces dat gestart is bij het bepalen van de verantwoordingsgrens door de raad. Deze verantwoordingsgrens heeft de gemeente Steenwijkerland vastgesteld op 1% van de lasten inclusief onttrekking reserves en heeft deze als zodanig vastgelegd in de financiële verordening. Dit is gelijk aan de wettelijke materialiteit die in het kader van de jaarrekeningcontrole over 2024 door ons wordt gehanteerd. Het wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording is nog steeds niet afgerond. Hoewel de Kadernota Rechtmatigheid 2024 op 22 oktober definitief is gepubliceerd zijn de wijzigingen in het BBV en BADO in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording nog steeds niet definitief.

Wijzigingen met betrekking tot de wettelijke materialiteit in het kader van de jaarrekeningcontrole en de bandbreedte voor de verantwoordingsgrens zijn voor de jaarrekeningcontrole 2024 vooralsnog niet te verwachten. Wij houden u uiteraard op de hoogte omtrent de ontwikkelingen op dit vlak en de mogelijke impact hiervan op uw organisatie en de jaarrekeningcontrole. Rechtmatigheidsverantwoording 2.1.2 Interne ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND9 Na afloop van de eindejaarscontrole en tijdens de interim-controle hebben wij de hiervoor beschreven systematiek en de mogelijke toepassing hiervan bij de gemeente Steenwijkerland met uw medewerkers besproken. Mede naar aanleiding van deze gesprekken wordt momenteel per activasoort door de gemeente onderzocht welke systematiek zal worden gehanteerd. Wij hebben begrepen dat dit bij het opstellen van de jaarrekening 2024 naar verwachting zal leiden tot een actualisatie van de voorziening maatschappelijk vastgoed en dat voor het groot onderhoud speelvoorzieningen geen voorziening meer zal worden gevormd. Wij hebben geconstateerd dat bovengenoemde in de Najaarsnota 2024 verwerkt is en dat bij het vaststellen hiervan de gemeenteraad akkoord is met het (opnieuw) instellen van de voorziening maatschappelijk vastgoed.

Actualisatie van de voorziening zal vervolgens bij het opstellen van de jaarrekening 2024 plaats vinden en dan zullen wij de controle hiervan ook gaan doen. Verwerking kosten groot onderhoud Tijdens de eindejaarscontrole hebben wij samen met de gemeente Steenwijkerland vastgesteld dat er onvoldoende grondslag was voor het opnemen van de egalisatievoorzieningen maatschappelijk vastgoed (ultimo 2023: € 4,9 miljoen) en speelvoorzieningen (ultimo 2023: € 1,9 miljoen). Als gevolg hiervan zijn deze voorzieningen voor het gehele bedrag vrijgevallen ten gunste van het resultaat en via de resultaatsbestemming toegevoegd aan de bestemmingsreserves Maatschappelijk vastgoed en de reserve Speeltoestellen. Wij benadrukken dat deze verwerking juist is maar dat het niet toegestaan is om structureel de kosten van groot onderhoud te egaliseren door gebruik te maken van bestemmingsreserves. Het vormen van een kostenegalisatievoorziening voor groot onderhoud is toegestaan volgens artikel 44 van het BBV, waarin tevens de voorwaarden zijn opgenomen. Op basis van de BBV Notitie Materiële vaste activa 2020 zijn er twee manieren toegestaan om de kosten van groot onderhoud te verwerken: 1. Gemeenten kunnen een kostenegalisatievoorziening vormen om de kosten van groot onderhoud aan bijvoorbeeld wegen, gebouwen en speelvoorzieningen te dekken.

Het doel van een egalisatievoorziening is om de kosten voor groot onderhoud te spreiden over de levensduur van het actief, zodat de gemeente niet in één jaar de lasten hoeft te nemen. 2. Anderzijds is het ook toegestaan om de investeringen in groot onderhoud via de componentenmethode te activeren op de balans en waarbij de lasten dan door middel van afschrijvingen worden geëgaliseerd. Verwerking kosten groot onderhoud 2.1.3 Interne ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND10 Op basis van onze observaties en werkzaamheden ten aanzien van cybersecurity binnen de jaarrekeningcontrole, adviseren wij u om:  periodiek een risicoanalyse uit te voeren om daarmee inzicht te krijgen in cybersecurity-risico’s binnen de organisatie;  data en/of IT-systemen binnen de organisatie te classificeren op basis van waarde;  een proces rondom vulnerability management op te stellen, zodat de IT- omgeving periodiek wordt gescand op kwetsbaarheden (waaronder veilige configuratie van IT-systemen); en  logging en monitoring uit te voeren op (kritieke) handelingen binnen het IT - landschap zodat cybersecurity-incidenten tijdig worden gedetecteerd en worden opgevolgd. Digitale bestuurskracht Tijdens de jaarrekeningcontrole van 2023 is door BDO in samenwerking met de gemeente een volwassenheidsscan uitgevoerd.

Hierin is onderzocht wat het vermogen van uw organisatie is om door middel van digitalisering uw opgaven uit te kunnen voeren en wat hierin geoptimaliseerd kan worden. De belangrijkste uitkomsten van de volwassenheidsscan laten zien dat gemeente Steenwijkerland vooral hoog scoort op het gebied van visie en strategie. De organisatie beschikt over een duidelijke I-visie waarin de aspecten rondom informatievoorziening, privacy en informatiebeveiliging zijn meegenomen. Tijdens de eindejaarscontrole zullen wij in overleg met uw medewerkers de uitkomsten van deze scan evalueren. Informatiebeveiliging en cybersecurity - digitale weerbaarheid Digitale weerbaarheid is een cruciaal thema dat momenteel sterk in de belang - stelling staat. Door de toenemende eisen voor digitale veiligheid vanuit Europese wet- en regelgeving, wordt de focus op dit thema steeds groter. Hiernaast is de snelheid waarmee digitale technologieën worden geïntroduceerd en gebruikt van groot belang voor de organisatie en is anderzijds het uitsluiten van allerlei digitale risico's steeds moeilijker geworden. Om de juiste weerbaarheid te bereiken dient een zorgvuldige afweging te worden gemaakt tussen het implementeren en continu bewaken van beheersingsmaatregelen en het accepteren van risico's anderzijds.

In de kern is het van groot belang dat de organisatie een passend niveau van digitale weerbaarheid borgt en hierop blijft acteren.De organisatie is in sterke mate afhankelijk van de continuïteit van IT-systemen en digitale verbindingen met de buitenwereld, waardoor verstoring, uitval of een cybersecurity incident kan leiden tot een continuïteitsrisico. Een cyberincident, een ICT-verstoring die de continue beschikbaarheid van een dienstverlening of het ongeoorloofd openbaren, verkrijgen en/of wijzigen van informatie raakt, kan resulteren in:  verstoringen in bedrijfsvoering (en daarmee eventueel continuïteit);  datalekken door ongeautoriseerde toegang tot gegevens;  fraude (beïnvloeding/manipulatie van gegevens of zelfs afpersing);  aanzienlijke reputatieschade; en  diefstal. Blijvende aandacht voor digitale weerbaarheid en bestuurskracht 2.2.1 Externe ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND11 Organisaties die werken met zelfstandigen die eigenlijk werknemer zijn lopen financiële risico’s. Zo is er vanaf 1 januari 2025 sprake van een naheffingsrisico vanuit de Belastingdienst. Ook kunnen zelfstandigen die eigenlijk werknemer zijn vorderingen instellen op grond van arbeidsrechtelijke verplichtingen en kunnen verplichte pensioenregelingen leiden tot pensioenvorderingen.

Om dergelijke risico’s te voorkomen is het voor organisaties die zelfstandigen inhuren van belang om de huidige inhuur van zelfstandigen en het inhuurproces onder de loep te nemen. U heeft hierbij aangegeven dat de gemeente bij de inhuur van personeel gebruik maakt van een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) waarin aanvullende vragen over de naleving van de Wet DBA zijn opgenomen. Daarnaast hebben uw medewerkers P&O de lopende contracten inzichtelijk gemaakt en beoordeeld of deze mogelijk nog leiden tot risico’s met betrekking tot niet naleving van de Wet DBA. U blijft de ontwikkelingen volgen en op basis van de huidige inzichten schat u het risico op niet naleving als beperkt in. Kwalificatie van arbeidsrelaties Het aantal zelfstandigen zonder personeel (zzp) is de afgelopen jaren flink gestegen. Een deel van deze groep kwalificeert als schijnzelfstandige. Dit betekent dat op basis van wet - en regelgeving eigenlijk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Het kabinet vindt deze situatie onwenselijk, omdat de beschermende werking van het arbeidsrecht wordt ontlopen en het sociale stelsel onder druk komt te staan. Daarom zet het kabinet de komende jaren in op het aanscherpen van regels en handhaving. Sinds de introductie van de Wet DBA in 2016 is sprake van een handhavings - moratorium.

Dit betekent dat de Belastingdienst niet controleert en handhaaft op het bestaan van een dienstbetrekking, tenzij sprake is van kwaadwillendheid. Vanaf 1 januari 2025 komt het handhavingsmoratorium naar verwachting te vervallen en gaat de Belastingdienst weer volledig handhaven. Hierdoor kunnen naheffingsrisico’s ontstaan. Daarnaast werkt het kabinet aan nieuwe wetgeving voor de beoordeling van arbeidsrelaties. In het Hoofdlijnenakkoord is te lezen dat de behandeling van deze wetgeving door het nieuwe kabinet zal worden voortgezet. Kort gezegd zal de nieuwe wetgeving meer nadruk leggen op de vraag of het werk en de werkende organisatorisch zijn ingebed in de organisatie van de werkverschaffer. Daarmee wordt bedoeld of het werk een kernactiviteit van de organisatie vormt en zij aan zij met werknemers wordt verricht. In dat geval zal eerder sprake zijn van een arbeidsovereenkomst. De nieuwe wetgeving zal naar verwachting niet eerder ingaan dan 1 januari 2026. Handhaving Wet DBA 2.2.2 Externe ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND12 Daarnaast is de rentetoerekening, zoals hiernaast is toegelicht gewijzigd. Wij adviseren u te onderzoeken wat de mogelijke impact hiervan op uw begroting en jaarstukken is.

Notitie Overhead De commissie BBV heeft in de notitie Overhead 2023 de regelgeving met betrekking tot de toerekening van Overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De notitie is van toepassing vanaf begroting 2025. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt: • Stellige uitspraak: Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead. • Stellige uitspraak: de definitie van overhead is aangescherpt waardoor alle functies die onderdeel uitmaken van een specifieke taak geen onderdeel zijn van de overhead. • Aanbevelingen: De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een notitie overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze nota neemt de gemeente keuzes op ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. Wij adviseren u te onderzoeken hoe bovenstaande in de begroting 2025-2028 is verwerkt. Voor de jaarrekening 2024 is geen concrete actie benodigd.

Notitie Rente De belangrijkste wijziging uit de notitie rente betreft een aanpassing in de toerekening van de rentelasten aan de grondexploitaties. Tot en met 2023 is het alleen toegestaan om de werkelijke rente over het vreemd vermogen (naar rato) toe te rekenen aan de grondexploitaties. Dit geldt tevens voor de toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en eventueel 2024) wordt voor grondexploitaties geen onderscheid meer gemaakt in het BBV, waardoor de rentetoerekening plaatsvindt op basis van de reguliere omslagrente. Voor de gemeente Steenwijkerland leidt dit tot een verhoogde rentetoerekening die een negatief effect heeft op de verwachte eindwaarde van de verschillende grondexploitaties. Wij hebben vastgesteld dat deze wijziging reeds in de programmabegroting 2025-2028 is verwerkt. Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken De belangrijkste wijzigingen in de notitie grondexploitatie zien toe op de wijzigingen ten aanzien van de omgevingswet, die onder andere hebben geleid tot een aanpassing van de lijst met verhaalbare kostensoorten. Deze wijzigingen gaan, in verband met de invoering van de Omgevingswet in per 1 januari 2024. Deze wijzigingen hebben met name invloed op verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid. De overige wijzigingen zien met name toe op de voorwaarden voor warme gronden, de voorbereidingskosten en gemengde projecten.

Relevante wijzigingen in het BBV 2.2.3 Externe ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND13 Ondanks de acties van diverse gemeenten is het algemene beeld dat dit echter nog beperkt concreet en meetbaar in beleid en verantwoording terug komt. Dit blijkt ook uit onderzoek dat de Rijksuniversiteit Groningen in 2023 voor BDO heeft uitgevoerd en waarvan begin 2025 een actualisatie wordt gepubliceerd. Deze observaties en de CSRD die voor het bedrijfsleven gaan gelden, hebben geleid tot de oprichting van “the coalition of the willing”, een samenwerking van o.a. gemeenten, banken, BDO en het CBS. Door deze groep is een handreiking uitgebracht om decentrale overheden te ondersteunen bij het selecteren, structureren en inzicht bieden in de voor hen meest relevante duurzaamheidsthema’s. Deze handreiking gaat ook in op de wijze waarop u als gemeente deze informatie in uw begroting en jaarstukken kan opnemen, zodat hierin ook de gewenste transparantie ontstaat voor uw belanghebbenden. Alhoewel nog geen wettelijke plicht bestaat voor gemeenten hierover te rapporteren, krijgen gemeenten wel steeds meer te maken met dit thema vanuit de waardeketen van bedrijven en banken waartoe gemeenten ook behoren. Het is niet ondenkbaar dat op termijn ook voor gemeenten een rapportageverplichting over de belangrijkste duurzaamheidsindicatoren volgt.

Hierover is geen verdere informatie bekend, anders dan dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken zich hier over buigt en al dan niet via de Commissie BBV een nadere duiding aan geeft. Context & ontwikkelingen Voor grote, niet-beursgenoteerde ondernemingen is het vanaf 2025 verplicht te rapporteren over de impact van hun activiteiten op duurzaamheid (de CSRD). In deze regels is vastgelegd waarover verantwoording moet worden afgelegd, waarbij een actieve dialoog met de belangrijkste belanghebbenden een wezenlijk onderdeel vormt. Deze standaarden verdelen duurzaamheid in drie onderdelen: ESG (environment, social, governance). Voor gemeenten geldt deze verplichting nog niet. Gemeenten vervullen echter wel een belangrijke rol bij het realiseren van verduurzaming in de samenleving vanuit hun maatschappelijke en regisserende rol. Denk aan de regionale energiestrategie (RES), het toezicht op energie labels van kantoorgebouwen in de gemeente en de aandacht voor meer circulariteit in de bouwopgaven. Tal van gemeenten maken inmiddels afspraken en sluiten zich aan bij diverse initiatieven. Een goed voorbeeld hiervan is het SDG-initiatief van de VNG (https://www.sdgnederland.nl/) waar circa 140 gemeenten bij zijn aangesloten.

Een bredere en diepere uitwerking van duurzaamheid wordt gevonden in het gedachtegoed van ‘brede welvaart’, een begrip dat meer gangbaar is binnen overheden en bijvoorbeeld ook door de Rabobank wordt gemonitord. Omdat de gemeente Steenwijkerland ook is aangesloten bij het SDG initiatief rapporteert de gemeente actief over brede welvaart en de SDG doelen door onder andere per programma de vier belangrijkste doelen zichtbaar te maken en deze vanaf de begroting 2025-2028 te koppelen aan de ambitie van de gemeente. Tevens is ‘Duurzaamheid en social return’ als verplicht onderdeel van een college-, en raadsvoorstel opgenomen. Duurzaamheidsverantwoording 2.2.4 Externe ontwikkelingen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND14 Duurzaamheidsindicatoren Met de betrokkenheid van het CBS bij de totstandkoming van de concept handreiking is gerealiseerd dat een set aan relevante indicatoren is opgesteld. Het CBS heeft van veel van deze indicatoren data beschikbaar, dan wel werkt aan de ontsluiting en monitoring hiervan. Het voordeel hiervan is dat voor gemeenten de externe data zodoende eenvoudig beschikbaar is, naast de eigen data. Pak de handschoen op Wij adviseren u kennis te nemen van de handreiking zodra deze beschikbaar komt en een dialoog aan te gaan tussen college en raad over de route om tot meetbaar en transparant beleid hierop te komen.

Zolang nog geen sprake is van verplichte toepassing is er alle ruimte om keuzes in de indicatoren of duurzaamheidsthema’s te maken, bijvoorbeeld door zoals bij de gemeente Steenwijkerland te starten met de meest belangrijke qua impact per programma. Deze ervaring kunt u inzetten om het inzicht en de verantwoording stap voor stap te verrijken. Tegelijkertijd verwachten wij de komende periode nog meer informatie en praktische handvatten en zal op termijn ook vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken, dan wel vanuit de commissie BBV een reactie volgen. Duurzaamheidsverantwoording 2.2.4 Externe ontwikkelingen

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND15 3.1 Onze controleaanpak 3.2 Onze werkzaamheden bij de processen 3. Bevindingen interim-controle jaarrekening BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND16 Onze inschatting van de aandachtspunten In het kader van de controle van de jaarrekening 2024 en onze aanpak hebben wij een zogenaamde initiële risico-inschatting gemaakt. Wij zien de volgende aandachtspunten bij de controle van de jaarrekening van de gemeente Steenwijkerland:  In onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers) als belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden. Wij zijn van mening dat de mogelijkheden, om buiten de getroffen interne beheersmaatregelen invloed uit te oefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten, beperkt zijn. Om het resterende risico te beperken beoordelen wij schattingsprocessen en bijzondere journaalposten in detail.  Onjuiste waardering bouwgronden in exploitatie (materiële post met verschillende schattingselementen). Controleaanpak en doel van de interim-controle Het doel van de jaarrekeningcontrole is een oordeel te geven over de getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente Steenwijkerland.

De controle heeft onder meer betrekking op het overwegen van de interne beheersing die voor het opstellen van de jaarrekening relevant is, teneinde controlewerkzaamheden op te zetten die in de gegeven omstandigheden passend zijn, maar niet met het doel een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing tot uitdrukking te brengen. Op basis van onze bevindingen bij deze werkzaamheden, geven wij, in het kader van onze natuurlijke adviesfunctie, in deze boardletter aanbevelingen over de opzet van de administratieve organisatie en berichten wij u over vastgestelde tekortkomingen in de uitvoering daarvan en in hoeverre corrigerende maatregelen door management zijn genomen. De aangelegenheden waarover wij rapporteren betreffen die tekortkomingen die tijdens de controle zijn geïdentificeerd en waarbij wij van mening zijn dat deze voldoende belangrijk zijn om verslag van te doen. 3.1 Onze controleaanpak BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND17 Voor elk proces beoordelen wij de volgende onderdelen:  AO/IB: Is sprake van een actueel en toereikend procesbeschrijving met voldoende beheersmaatregelen?  IT-maatregelen: Zijn in en rondom het systeem voldoende waarborgen getroffen t.a.v.

de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking?  VIC: Heeft de VIC de interne beheersmaatregelen getoetst en kunnen wij daar gebruik van maken? Indien al deze vragen positief kunnen worden beantwoord, is de organisatie optimaal in control en kunnen ook wij mogelijk ook gebruik maken van uw eigen interne beheersing. De vaak tijdrovende en gedetailleerde gegevensgerichte werkzaamheden (die ook nog eens achteraf plaatsvinden), kunnen dan beperkt blijven tot een minimum. Belangrijkste processen Aan de navolgende processen hebben wij specifiek aandacht geschonken tijdens onze interim-controle:  Het planning & controle proces  Inkoopproces (incl. aanbestedingen)  Betalingsorganisatie  Het personeelsproces  Het proces beheersing gemeentefonds  Het proces treasury  Het proces inkomensoverdrachten  Het proces overige opbrengsten  Het proces gemeentelijke belastingen  Het proces subsidieverstrekkingen  Sociaal domein  Het proces uitkeringen in geld  Het proces grondexploitatie  Het proces omgevingsvergunningen  Het proces IT/automatisering  Het proces verbonden partijen Natuurlijk zijn er meerdere processen te onderkennen, ook met financiële gevolgen. Deze zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole en onze risicoanalyse niet-significant en daarmee niet nader onderzocht voor onze werkzaamheden.

3.2 Onze werkzaamheden bij de processen BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE STEENWIJKERLAND18 Conclusie Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van gemeente Steenwijkerland (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) in opzet goed tot zeer goed scoort, rekening houdend met de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC. Voor huidig boekjaar zijn in onze controleaanpak aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden noodzakelijk of efficiënt. De details van onze bevindingen en aanbevelingen zijn opgenomen in de management letter zoals deze met de directie en de verantwoordelijke wethouder zijn besproken. Effectiviteit van de processen Zoals in voorgaande management- en boardletters uitgebreid beschreven steunen wij bij de gemeente Steenwijkerland niet volledig op de interne beheersing. Wij constateren echter dat de gemeente Steenwijkerland ook de afgelopen periode wel weer stappen heeft gezet en actief stuurt op het oplossen van onze aanbevelingen voor uw processen en systemen. Dit vinden wij een goede zaak. Verbijzonderde Interne Controle De samenwerking tussen ons als accountant en de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) verloopt goed.

Wij zien dat uw VIC, alvorens over te gaan tot het uitvoeren van de testaantallen, zich ook richt op het vastleggen en actualiseren van de procesbeschrijvingen en het uitvoeren en documenteren van de omvattende lijncontroles per proces. Daarnaast stelt de VIC per proces een risicoanalyse op waarin tevens aandacht is voor frauderisico’s en speelt de VIC een belangrijke rol in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording (zie hoofdstuk 2.1). 3.2 Onze werkzaamheden bij de processen