1.0 BDO - Boardletter 2021 gemeente Steenwijkerland - was getekend.pdf

BOARDLETTER 2021 9 december 2021 Gemeente Steenwijkerland Aan: de gemeenteraad van gemeente Steenwijkerland T.a.v. mevrouw A. ten Hoff, griffier Postbus 162 8330 AD STEENWIJK Groningen, 9 december 2021 Kenmerk: IB/JW/CW/RHB/DC/1049245/008 Geachte leden van de gemeenteraad van de gemeente Steenwijkerland, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Steenwijkerland brengen wij u met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle. Wij hebben recent onze interim-controle uitgevoerd en afgerond. Deze interim-controle is gedeeltelijk digitaal en op afstand uitgevoerd. De interim-controle is in goede samenwerking met het college en de ambtelijke organisatie uitgevoerd. De interim-controle heeft geleid tot een managementletter die inmiddels ook is besproken met het management en de wethouder financiën. Een samenvatting van de bestuurlijk relevante aandachtspunten uit deze managementletter treft u aan in deze boardletter. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter van dienst te zijn geweest. Mocht u het op prijs stellen om een nadere toelichting te ontvangen, dan is dat uiteraard mogelijk. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, w.g. drs. R.H. (Rob) Bouman RA Aanbiedingsbrief Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief.

Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA VOLGENDE PAGINA INHOUDSOPGAVE DASHBOARD Inhoudsopgave 1. DASHBOARD 2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN 3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN

 In het kader van onze controle hebben wij de effectiviteit van de voor onze controle relevante processen beoordeeld.  Wij constateren dat de interne beheersing van de gemeente Steenwijkerland op een ruim voldoende niveau is, ook al kunnen wij nog niet altijd steunen op de interne beheersing in de procesgang (vooraf).  Eventuele ontbrekende beheersmaatregelen in het proces worden voldoende gecompenseerd door controles van de VIC (achteraf).  Wij zien concrete opvolging van eerder gerapporteerde bevindingen en een serieuze ambitie om verder te verbeteren.  Wij zijn positief over de wijze waarop u de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) bij uw gemeente heeft ingeregeld.  Daarbij zal BDO voor de jaarrekeningcontrole zo veel als mogelijk gebruik maken van de werkzaamheden die door de VIC zijn voorbereid. Hierin wordt gezamenlijk opgetrokken.  De gemeente Steenwijkerland heeft in verband met de verwachte invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 het normen- en toetsingskader aangepast. De aspecten getrouwheid en rechtmatigheid zijn aan de VIC-werkprogramma’s toegevoegd.  Tijdens onze interim-controle hebben wij zichtbare verbeteringen in de inrichting en uitvoering van de IT General Controls (ITGC’s) geconstateerd.  De ITGC’s van Key2Financiën zijn goed en van Motion Pro zijn (vrijwel) op het gewenste niveau.

 De belangrijkste bevindingen bij de overige applicaties zijn:  logische toegangsbeveiliging: gebruikersbeheerprocedures zijn niet adequaat voor WMONED en Suite4Sociaaldomein;  wijzigingenbeheer: niet voldoende(zichtbaar);  continuïteit: toegang tot serverruimte en restoretest onvoldoende (zichtbaar) ingeregeld. Vanwege beperkingen in de toegang c.q. verantwoording bij de leverancier.  Graag gaan wij met de organisatie in gesprek over het gebruik van systeemgerichte controle en data-analyse (Key2Financiën) bij de controle van de jaarrekening.  Wij zien een aantal belangrijke ontwikkelingen, zoals de gevolgen van het coronavirus, ontwikkelingen in het Sociaal Domein en de toenemende aandacht voor frauderisico’s.  Daarnaast wordt naar verwachting vanaf 2022 de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd wat de nodige gevolgen zal hebben voor de interne controle.  Wij hebben diverse aandachtspunten benoemd voor de controle van de jaarrekening 2021, waarbij rechtmatigheid van inkopen in het kader van de EU-aanbestedingsregels en het tijdig uitvoeren van een spendanalyse belangrijk zijn.

UW INTERNE BEHEERSING IT-BEHEERSING AANZIENLIJK VERBETERD BELANGRIJKE ONTWIKKELINGEN VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE OVERZICHT BEHEERSINGSNIVEAU PER PROCES TOELICHTING OPENSTAANDE DETAILBEVINDINGEN 1.1 Dashboard interim-controle 4 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN  In het inkoop- en aanbestedingsproces zijn extra waarborgen nodig dat alle inkopen voldoen aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.  Salarisadministratie: SWL heeft onvoldoende kennisgenomen van de rapportage van de audit die hierop heeft plaatsgevonden.  In het proces uitkeringen zijn enkele aandachtspunten geïdentificeerd waaronder het vierogenprincipe.  Voor de prestatielevering binnen het Sociaal Domein wordt sterk gesteund op controles achteraf middels prestatieverklaringen.  Gebruikersbeheerprocessen in de IT-inrichting moet in diverse applicaties nog verder aangescherpt worden.  Het wijzigingsbeheer is niet op alle onderdelen adequaat ingericht of achteraf zichtbaar.

• Diverse aanbevelingen uit 2020 zijn (deels) opgevolgd • In 2021 worden naar verwachting nog enkele verbeteringen doorgevoerd • Wij hebben één nieuwe bevinding gerapporteerd 2.1 Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2021 Gevolgen COVID-19 strak blijven monitoren Interne controle voortvarend oppakken Bijzondere aandacht voor vaststellen subsidies Gevolgen coronacrisis voor 2021 en verder Vorig jaar hebben wij samen met gemeente veel aandacht besteed aan de gevolgen van de coronacrisis, voor de korte, middellange en lange termijn. Aan de hand van een impactanalyse en de Corona-checklist zijn wij nagegaan wat de effecten waren en zijn voor de informatievoorziening, de interne beheersing alsmede de financiële implicaties op korte en lange termijn. Met name door de onduidelijkheden in het begin van de crisis omtrent de financiële gevolgen en compensatie door het rijk waren het onzekere ti jden. In de loop van de tijd bleek de impact voor de meeste gemeenten mee te vallen. Niettemin is het zaak alert te blijven op de ontwikk elingen en de afwikkeling van ontvangen rijksgelden. Ook de waardering van mogelijke verhoudingen met verbonden partijen verdienen hierb ij extra aandacht. Wij hebben het college gevraagd dit strak te monitoren en de gemeenteraad te blijven informeren over eventuele bijs tellingen van de (meerjaren)begroting.

Tozo en TONK De meeste coronasteunmaatregelen zijn voorlopig geëindigd per 1 oktober 2021, waardoor het rijk afspraken heeft gemaakt over de afronding van Tozo en TONK. Vanaf het einde van de Tozo per 1 oktober 2021 tot het eind van het jaar geldt een tijdelijk aang epast Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz). Ook de TONK is onderdeel van het coronasteunpakket dat per 1 oktober 2021 is a fgerond. Vanaf dan is het aan gemeenten om huishoudens in financiële nood te ondersteunen vanuit het gebruikelijke instrumentarium, zo als bijzondere bijstand. Uiteraard dienen beide regelingen in de jaarrekening/SiSa -bijlage te worden verantwoord. Van afgelopen voor jaar weten we inmiddels dat deze controle intensief kan zijn. Wij vragen dan ook aandacht voor een tijdige interne controle op de verstrekte uitkeringen, zodat de verantwoording goed kan verlopen. Vaststelling verstrekte subsidies Veelal worden de in 2020 verstrekte subsidies in het voorjaar van 2021 vastgesteld. Aan de hand van de in de subsidieverorden ing c.q. beschikking opgenomen voorwaarden wordt nagegaan of een organisatie aan de vereisten heeft voldaan. Voor het jaar 2020 zal da t wellicht niet evident zijn; denk hierbij aan te leveren prestaties. Sommige gemeenten hebben (met de raad) afspraken gemaakt over de toe te passen handelswijze c.q. verantwoordingwijze.

Indien dat niet het geval is adviseren wij dat alsnog te doen om zodoend e de rechtmatigheid van de subsidievaststelling te kunnen waarborgen. In het kader van de vaststelling van verstrekte subsidies heeft de gemeente tijdig afstemming met ons gezocht voor wat betref t de wijze waarop in algemene zin tijdens corona tot vaststelling kan worden overgegaan. Daarnaast constateren wij dat de VIC en de werkorganisatie tijdig de afstemming zoekt bij bijzondere situaties inzake subsidi e/inkoop zodat aan de voorkant goede (proces)afspraken gemaakt kunnen worden. Wij zullen tijdens de eindejaar controle een deelwaarneming verrichten op de juiste vaststelling van de subsidies en u in ons accountantsverslag informeren over de uitkomsten. 5 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording (1/2) Invoering rechtmatigheids- verantwoording 2022 Nieuwe notities: • Kadernota 2022 • Addendum Kadernota 2021 • Notitie bedrijfsvoering Stand van zaken en kaders rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2022 Eind juni werd bekend dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een jaar is uitgesteld. Naar wij hebben begrepen staat de wetswijziging inmiddels voor eind januari op de agenda van de Tweede Kamer en zal deze worden ingevoerd met ingang van begrot ingsjaar 2022.

Daarmee is er ruimte ontstaan om, na een intensief jaar met corona, de invoering goed voor te bereiden. Eind augustus 2021 heeft de commissie BBV (na consultatie) een nieuwe Kadernota Rechtmatigheid 2022 uitgebracht. Tegelijk met deze Kadernota is eveneens een notitie over de paragraaf bedrijfsvoering en een addendum op de Kadernota Rechtmatigheid 2021 gepubliceerd. De verwachting is dat in het voorjaar de commissie SDO van de NBA nog een notitie voor accountants uitbrengt over de gevolgen van invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de commissie BADO over de wijze van verantwoorden vanuit de optiek van geme enten. Daarmee worden zowel accountants als gemeenten geïnformeerd en gefaciliteerd om de rechtmatigheidsverantwoording goed te kunn en invoeren. Wij adviseren u om hier kennis van te nemen. Hoofdlijnen Kadernota Rechtmatigheid 2022 In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 wordt uitgebreid ingegaan op het bestuurlijk belang van rechtmatigheid voor de gemeenteraad. Daarnaast wordt de reikwijdte, de normen, de verantwoordelijkheden van het college en de criteria van de rechtmatigheid besch reven. Ook wordt in de nota ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan en is een verplicht verantwoordingsmodel opgenomen.

In de Kadernota is een aantal stellige uitspraken gedaan die moeten worden gevolgd, waarbij de eerste nadrukkelijk de rol van de Raad benoemd. Bij onduidelijkheden over de interpretatie van de rechtmatigheid moet u als Raad aan geven welke uitleg gegeven moet worden aan de regelgeving en dit vastleggen in een besluit. Het voert te ver om in deze boardletter uitgebreid in te gaan op de inhoud van deze notitie en de 10 stellige uitspraken en 7 aanbevelingen. De belangrijkste stellige uitspraken willen wij er graag uitlichten:  De Kadernota 2022 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten worden toegelicht en worden gewogen door de Raad.  De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.  Middels een verplicht model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, afwijkingen en onduidelijkheden.  In de paragraaf bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het co llege neemt om deze in de toekomst te voorkomen.  De grens voor afwijkingen (zowel fouten als onduidelijkheden) wordt door de Raad bepaald en is maximaal 3% van de lasten (inc lusief mutatie reserves). Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.

 De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Tevens moeten afspraken worden gemaakt met de accountant.  Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen omtrent de rechtmatigheid. D e wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Wij adviseren u met het college in gesprek te gaan over bovenstaande aspecten en wij zijn graag bereid u hierbij te ondersteu nen. DASHBOARD AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN 6 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording (2/2) Notitie bedrijfsvoering de plek om afwijkingen te rapporteren Onze visie op de rechtmatigheidsverant woording hebben wij eerder gedeeld Kaders voor de rechtmatigheidsverant woording zijn bepaald Wij denken graag met u mee over de invoering van de rechtmatigheids- verantwoording Hoofdlijnen Notitie Bedrijfsvoering De belangrijkste boodschap van deze nieuwe notitie is dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering aanvullende informatie opneemt over individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij moet het college beschrijven welke a ctie wordt ondernomen om deze in de toekomst te voorkomen. De notitie werkt een aantal aanbevelingen en voorbeelden omtrent de paragraaf bedrijfsvoering verder uit.

Onze visie op de rechtmatigheidsverantwoording BDO ziet, evenals de commissie BBV, de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol va n de Raad te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. Begin 2020 hebben wij hierover een visiepa per ‘Rechtmatigheidsverantwoording, een kans op meer control’ uitgebracht, met daarin een verschillende varianten en een invoerin gsplan. Het gaat bij de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording om fundamentele vragen als:  Op welke onderwerpen en met welke diepgang wilt u als Raad kaders stellen en controleren?  In hoeverre werkt het college rechtmatig en/of bent u in control?  In hoeverre is uw bedrijfsvoering, interne controle en IT beheer op orde en wat is ervoor nodig om daar te komen?  En misschien wel de moeilijkste vraag van allemaal: wat zijn de ambities en is de organisatie in staat is om aan die doelen e n verwachtingen te voldoen? De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het college deze zelfstandig/intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren.

Als ac countant zullen wij die werkzaamheden vervolgens toetsen, teneinde te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring van het college een getrouw beeld geeft. Op januari 2021 is een werkvergadering gehouden met de gemeenteraad over de rechtmatigheidsverandering. Uiteindelijk heeft di t geleid tot een Raadsvoorstel op 30 maart 2021 waarin de verantwoordingsgrens op 1% is bepaald. Tevens is gekozen voor variant 1 “Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen.” Het normen- en toetsingskader is tijdig voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording aangepast. Daarnaast zijn de werkprogramma’s van de VIC op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid aangepast. Vanzelfsprekend denken wij graag met u of de nieuwe gemeenteraad mee over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mochten er concrete zaken zijn waar u vragen o ver heeft.

DASHBOARD AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN 7 2.3 Frauderisicobeheersing (1/2) Februari 2021 is de best practice frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders uitgebracht De controleverklaring gaat ook meer aandacht besteden aan frauderisicobeheersing en continuïteit Diverse voorbeelden van maatregelen om frauderisico’s te beheersen Frauderisico indelen naar druk, gelegenheid en rechtvaardiging Ontwikkelingen met betrekking tot fraude en de controle van de jaarrekening Zoals aangegeven in ons accountantsverslag 2020 zal de komende jaren vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandach t worden gegeven aan fraudepreventie. In februari 2021 heeft onze beroepsorganisatie de NBA heeft hiervoor een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobehee rsing voor bestuurders en toezichthouders” ter consultatie uitgebracht. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toez ichthoudende organen zoals de gemeenteraad bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkom en van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkom ing van fraude. Begin september 2021 is tevens een nieuwe opzet van de controleverklaring ter consultatie uitgebracht.

In de nieuwe controlev erklaring, die zal ingaan van af boekjaar 2022, wordt van de accountants verwacht dat hij expliciete passages opneemt aangaande frauderisicobeheersing en continuïteit. Zoals opgenomen in het consultatiedocument kunnen bestuurders en toezichthouders diverse maatregelen nemen om frauderisico’s te beheersen. De belangrijkste uit het consultatiedocument zijn:  zorgdragen voor een goede ‘Tone at the top’, cultuur en gedrag;  opstellen van diverse anti-corruptiemaatregelen (relaties met afnemers/ leveranciers, gedragscodes ten aanzien van nevenactiviteiten/ geschenken/ etc.);  een goede interne beheersing (AO/IB), waaronder een periodieke frauderisicoanalyse;  het organiseren van tegenspraak, controle/compliance functies en diversiteit;  aandacht voor werknemers en bestuursleden (bijvoorbeeld persoonlijk omstandigheden die kunnen leiden tot druk om fraude te plegen);  periodieke medewerkers tevredenheidsonderzoeken;  fraudemeldpunt en klokkenluidersregeling;  contact en medewerking met uw accountant;  training en opleiding omtrent fraudebewustzijn;  een adequate administratie met aandacht voor (fraude)risicovolle schattingsposten;  een transparant en integer beloningsbeleid;  een duidelijk plan om te reageren op (het vermoeden van) fraudes. Voor een andere toelichting op deze maatregelen verwijzen wij naar de best practice.

In de bijlage bij de best practice zijn diverse frauderisico’s benoemd gerelateerd aan Frauduleuze verslaggeving of het oneigenlijk toe-eigenen van middelen. Deze worden in de theorie en praktijk altijd ingedeeld naar drie omstandigheden (de zogenaamde fraudedriehoek), bestaande uit gelegenheid, druk en rationalisatie zoals hiernaast weergegeven. DASHBOARD AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN 8

2.3 Frauderisicobeheersing (2/2) Onze aanbevelingen in relatie tot frauderisicobeheersing Onze waarnemingen en aanbevelingen inzake de fraudebeheersing Naast onze controlerende rol hebben wij in het kader van de interim controle, onze kennis en deze ontwikkeling een aantal obs ervaties en aanbevelingen inzake frauderisicobeheersing:  De gemeente heeft een globale frauderisico verricht op basis van een checklist met aandachtspunten  Onze compliance checklist 2020 is door de gemeente ingevuld, hieruit volgen geen risico’s die onze en uw aandacht verdienen. Voor 2021 vragen wij bij de eindejaarscontrole nog een actualisatie op.  De gemeente beschikt over een fraude- of M&O-beleid en over een klokkenluidersregeling.  Fraude(preventie) staat periodiek op de agenda van het college. Wij hebben ook de volgende bevindingen die u als gemeente kunt oppakken om uw fraudebeheersing te verbeteren:  De gemeente Steenwijkerland heeft geen protocol voor vermoedens van integriteitsschendingen en er wordt geen jaarverslag over integriteit opgesteld.  Het controleplan en de werkzaamheden van de Verbijzonderde Interne Controle besteden geen specifieke aandacht aan fraude, maa r zijn ingestoken vanuit een brede risicoanalyse.

 De gemeente beschikt nog niet over een uitgebreide frauderisicoanalyse waarbij per proces een uitgebreide analyse is opgestel d van onderdelen waar mogelijk fraude kan plaats vinden en beheersingsmaatregelen die dat mogelijk mitigeren.  Plaats fraude & integriteit periodiek op de agenda van de Raad. Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de gemeente beschikt over een globale frauderisicoanalyse en dat deze besproken is in het DT. De frauderisicoanalyse wordt halfjaarlijks aan de hand van een vast format in het directi eteam en college besproken én geactualiseerd. Deze globale frauderisicoanalyse is een goed eerste stap, maar vraagt verdere diepgang en uitwerking. Wij raden het college a an om ook per proces op basis van mogelijke frauderisico’s deze analyse uit te voeren. Deze bottom -up-benadering per proces vraagt betrokkenheid van betrokken functionarissen en de VIC. Het is raadzaam om bij dit proces ook het M& O-beleid van de gemeente te betrekken. DASHBOARD AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN 9 2.4 Ontwikkelingen in het Sociaal Domein Resultaten ‘Transformatie 2.0’ Met name financiële risico’s binnen Sociaal Domein nemen toe Financiële ontwikkelingen Transformatie 2.0: versoberen en versnellen De gemeente Steenwijkerland heeft voorgaand jaar het programma ‘Transformatie 2.0’ gestart.

Waar eind 2020 de primaire focus lag op de inrichting en de start van het programma zijn in de eerste 9 maanden van dit jaar grote én kleine stappen gezet. Enkele behaa lde resultaten:  Het realiseren van de in de programmabegroting opgenomen versoberingen voor 2021.  Medewerkers binnen het team uitvoering Sociaal Domein met de omgekeerde toets laten werken.  Het uitvoeringsplan “visie op participatie” is gereed.  Het vaststellen van het opleidingsplan Positieve gezondheid, waarmee de gemeente ook externe partijen wil stimuleren kennis t e maken en te gaan werken met Positieve gezondheid.  De leidende principes zijn vertaald naar uitvoeringsrichtlijnen en worden toegepast.  De gemeenteraad ontving de afgelopen periode elke 2 maanden de monitor Sociaal Domein. Deze monitor geeft de gemeenteraad inzicht, tot een bepaald moment, in het Sociaal Domein. Het gaat hierbij om inzicht op specifieke aantallen, trends en financiën. Vanaf heden zal voor de informatievoorziening aangesloten worden bij de P& C-cyclus van de gemeente. Naast de hierboven genoemde positieve resultaten is de gemeente, mede als gevolg van in - en externe ontwikkelingen, er niet in g eslaagd de afgesproken deadline te halen voor de implementatie van het dashboard Sociaal Domein. De wens en scope van het dashboard wordt breder ingestoken dan vooraf was gepland.

De oorspronkelijk gestelde deadline bleek met deze uitbreiding van het dashboard te ambitieus. Toegenomen financiële risico’s binnen Sociaal Domein Binnen het Sociaal Domein zijn de financiële risico’s in 2021 toegenomen. Deze risico’s zien onder andere toe op de wettelijke taak schuldhulpverlening, aangezien de gemeente per 1 januari 2021 verantwoordelijk is voor de vroegsignalering betaalachterstande n alsook zelfstandig ondernemers met financiële problemen. Daarnaast het risico op jeugdzorg in verband met toenemende wachtlijsten bi nnen de Ggz en jeugdhulpinstellingen. Ten aanzien van de participatie bestaat de kans dat het aantal mensen in de bijstand en schuldh ulpverlening als gevolg van de coronacrisis zullen toenemen. Ook is sprake van een toenemende complexe casuïstiek inzake WMO, aangezien de groep met minder draagkracht het extra zwaar heeft gekregen waardoor bij meer mensen de draagkracht wordt overschreden. Tot slot he t risico van overbelaste mantelzorgers op basis van lokale en landelijke signalen. Vanzelfsprekend denken wij graag mee over de beheersing van dergelijke risico’s. Financiële ontwikkelingen Sociaal Domein Op basis van de najaarsnota 2021 is sprake van een voordeel op het Sociaal Domein van € 800.000 wat met name wordt veroorzaakt door een uitkering van € 600.000 vanuit de regio Beschermd wonen.

Daarnaast is sprake van een voordeel van € 200.000 welke afkomstig i s uit het leerlingenvervoer. Dit laatste wordt enerzijds veroorzaakt doordat structureel minder kosten worden gemaakt in verband met ee n nieuw contract (€ 100.000) en anderzijds doordat incidenteel minder reisbewegingen worden gemaakt als gevolg van de coronacrisis (€ 100.000). Daarnaast is in 2021 als bezuinigingsmaatregel de indexatie voor sociaal werk van € 60.000 niet uitgekeerd. Met betrekking to t de uitvoering van het sociaal werk heeft de gemeente Steenwijkerland contractuele afspraken gemaakt. DASHBOARD AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN 10 3.1 Onze controle op hoofdlijnen Eisen aan Interne beheersing Gemeente Steenwijkerland is actief bezig met verbetering Ambitie van de gemeente Steenwijkerland geformuleerd Samenwerking met verbijzonderde interne controle verloopt goed De beheersorganisatie is in opzet voldoende tot goed Effectiviteit van de processen Zoals in onze boardletter 2020 uitgebreid is beschreven, kunnen wij bij de controleaanpak voor de gemeente Steenwijkerland, o verigens net als bij veel andere overheidsorganisaties, nog niet in zijn geheel steunen op de interne beheersing.

De interne beheersing van de gemeente Steenwijkerland in het primaire proces is voor de meerderheid van de processen goed, oo k in vergelijking met andere gemeenten, evenals de controles van de VIC hierop. De grootste beperking voor het kunnen steunen op d e gemeente Steenwijkerland haar AO/IB zijn de tekortkomingen in de IT general controls. De focus qua verdere verbetering inzake de inter ne beheersing ligt naast de automatiseringsomgeving onzes inziens op de processen inkopen/aanbesteden, Sociaal Domein en subsidieverstrekkingen. In onze visie zou de norm moeten zijn dat alle (significante) processen in opzet, bestaan en werking (inclusief IT) gedurende het gehele jaar goed werken en intern getoetst worden door VIC. Die norm kan er toe leiden dat uw gemeente beter in control is en eventuele r isico’s eerder kan signaleren. Wij onderkennen dat de gemeente Steenwijkerland actief stuurt op het oplossen van onze aanbevelingen v oor uw processen en systemen. De gemeente heeft vooralsnog haar ambities en mogelijkheden op het gebied van interne beheersing expli ciet geschetst. Het realiseren hiervan kost tijd, echter zien wij dat de gemeente Steenwijkerland voornemens is deze ambitie te re aliseren. Opvolging van bevindingen uit 2020 Diverse aanbevelingen uit onze controle van 2020 zijn (deels) opgevolgd. In 2021 worden naar verwachting nog enkele verbeteri ngen doorgevoerd.

Wij hebben één nieuwe bevinding geconstateerd inzake de analyse op de assurance-rapportage die volgt uit de IT-audit van de salarisapplicatie. De gemeente is afhankelijk van de effectieve werking van deze applicatie en deze rapportage geeft daar inz icht in. Indien sprake is van tekortkomingen of aandachtspunten, vraagt dat opvolging van de gemeente Steenwijkerland. We constateren dat onz e aanbevelingen serieus worden onderzocht en waar mogelijk worden overgenomen. Verbijzonderde Interne Controle De samenwerking tussen ons als accountant en de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) verloopt goed. Wij zien in lijn met voo rgaand jaar dat uw VIC zich, alvorens over te gaan tot het uitvoeren van de testaantallen, ook richt op het vastleggen/uitwerken van de procesbeschrijvingen en het uitvoeren en documenteren van de omvattende lijncontroles per proces. Het is voor de gemeente Steenwijkerland de uitdaging om de meerwaarde van de VIC te vergroten door meer procesgerichte controles in de tweede lijn ui t (laten) voeren zodat de VIC meer invulling aan derde lijns controles kan geven.

Conclusie Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van gemeente Steenwijkerland (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) in opzet voldoende tot goed scoort, rekening houde nd met de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC. Wij benadrukken het belang om de IT General Controls volgend boekjaar verder te verbeteren. Dit maakt het integreren van systeemgerichte werkzaamheden binnen onze controle -aanpak op een effectieve wijze mogel ijk. Voor huidig boekjaar zijn in onze controleaanpak aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden echter noodzakelijk waarover wij met het college en de ambtelijke organisatie afspraken hebben gemaakt. 11 DASHBOARD AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN Bijlage A Onze interim-controle AANDACHTSPUNTEN SIGNIFICANTE PROCESSEN BIJLAGEN Controleaanpak en doel van de jaarrekening controle Het doel van de jaarrekeningcontrole is een oordeel over de financiële overzichten tot uitdrukking te brengen. De controle heeft onder meer betrekking op het overwegen van de interne beheersing die voor het opstellen van de financiële overzichten relevant is, teneinde controlewerkzaamheden op te zetten die in de gegeven omstandigheden passend zijn, maar niet met het doel een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing tot uitdrukking te brengen.

De aangelegenheden waarover wordt gerapporteerd zijn beperkt tot die tekortkomingen die tijdens de controle zijn geïdentificeerd en waarvoor tot de conclusie is gekomen dat deze voldoende belangrijk zijn om te worden gerapporteerd. Op basis van onze bevindingen bij deze werkzaamheden, geven wij, in het kader van onze natuurlijke adviesfunctie, in deze boardletter aanbevelingen over de opzet van de administratieve organisatie en berichten wij u over vastgestelde tekortkomingen in de uitvoering daarvan en in hoeverre inmiddels corrigerende maatregelen door het college zijn genomen. Onafhankelijkheid gewaarborgd Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften >100 euro hebben gegeven aan dan wel aangenomen van de organisatie of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening, beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Controle met aandacht voor fraude en non- compliance Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude.

Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de gemeente. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken met management en college. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voorzover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening. Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd. Bevindingen geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de interim-controle hebben wij ook relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst, waar nodig brengen wij verslag uit over tekortkomingen.

Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de onderneming uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De interim-controle heeft een aantal aandachtspunten ten aanzien van de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht en deze zijn opgenomen in het dashboard van deze Boardletter. 12 DASHBOARD 13 bdo.nl