West-Brabants Archief jaarrekening en controleverklaring 2020 2112804.pdf
Tekst van het document
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen
Stichtingskosten pand Oudenbosch
40 jaar annuïtair
Inrichtingskosten pand Oudenbosch
15 jaar lineair
Meubilair Koetshuis
15 jaar lineair
Revisie elektronische aandrijving archiefstellingen
10 jaar lineair
tegen nominale waarden. -
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair __ __i_
@wier@lp9,,, rkt voor identif Gewaarme ,44.2021 doeleinden d.d: 13
_
33
•
•
Financiële vaste activa
Overzicht WNT 2020
De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Bezoldiging topfunctionarissen
°
••• •
Vanuit de WNT dient van een aantal topfunctionarissen een aantal gegevens De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico's op
in de jaarrekening te worden opgenomen. Het gaat er bij deze personen
kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd.
niet om of ze meer verdienen dan in de Wet staat vermeld; er dient een
Van een voorziening voor oninbaarheid is derhalve geen sprake.
aantal gegevens te worden opgenomen. Door de wetgever is voor een gemeenschappelijke regeling als topfunctionaris aangewezen de directeur.
Reserves De algemene reserve is gevoed met het eerdere rekeningresultaat.
Met de brief van 27-2-2014, 2014-0000107212 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de volgende gedragslijn
Voorzieningen
voorgesteld: dat door de desbetreffende instellingen niet volledig aan de
De voorziening onderhoud gebouw en inventaris pand Beukenlaan
verplichting tot openbaarmaking van externe niet-topfunctionarissen kan
te Oudenbosch, is gebaseerd op het in 2020 opgesteld meerjarig
en hoeft te worden voldaan. Daarnaast kondigt hij in dezelfde brief aan dat
onderhoudsplan.
wetgeving zal worden voorbereid die ertoe strekt om deze verplichting aan
Langlopende schulden en vlottende passiva
alleen over de topfunctionaris.
te passen of geheel of gedeeltelijk te schrappen. WBA rapporteert derhalve
De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord.
Goer@y,,> Gewaarmerkt voor identif doeleinden d.d: 13-04-2021
34
•
• Voor de directeur ontstaat hiermee het volgende beeld: ie
·-
'
Gegevens
---···--
·-,--:-,-
°
••• •
M
I
o
w
y
'
"
-
<:
. .
...
__ ..
. -
_i.;.,_ ..
-
a
.~ -
r-<·
bedragen x€I
-
4
T-
W.F.L. Reijders
1--~
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2020
- -
M.H.M. Korving
I
Functiegegevens
a
Directeur
01-01 t/m 31-8
01/09 t/m 31-12
0,58
0,33
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?
ja
·-·--·-------- --
L
ja .
-- -
Bezoldiging
~Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
I
62.664,72
~-
29.837,38
-- -----+--· Beloningen betaalbaar op termijn i
10.131,66
--
..
Subtotaal
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum!
-·
5.184,32
-
-
72.796,38
35.021,70
117.250
67.000
--
----+-- -
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
N.v.t.
-Bezoldiging
~-
---------·
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan"?
I -- -- ---
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
--
+ N.v.t.
----
", doeleinden d.d: 13-04-2021
N.v.t. ·N.v.t.
------ -
35
•• • •• •
• @·
l
Gegevens 2019 . 1
···-
··-
bedragen x€I
W.F.L. Reijnders
--Functiegegevens
Directeur
I
1-1t/m 31-12
I
Aanvang en einde functievervulling in 2019
--------Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
I
Dienstbetrekking?
ja
'--·
-
-
·-
or
Bezoldiging I
-
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
B5.461
Beloningen betaalbaar op termijn
16.275
~
Subtotaal
101.736
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
194.000
Bezoldiging
Voor een overzicht van bestuurders van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief in 2020 wordt verwezen naar het overzicht op pagina 5. Deze ontvangen geen bezoldiging vanuit het WBA.
"9e%, Gewaarme 44.2021 doeleinden d.0d: 13
36
•
• Toelichting op de balans
°
••• •
Activa Vaste activa Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa is eind 2020 afgewaardeerd in verband met de verkoop van het pand Oudenbosch:
Boekwaarde ultimo
Totaal
2020
2019
0
10.207
0
10.207
Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2020:
Boekwaarde 1/1/2020
Investeringen
10.207 Totaal
10.207
0
Afschrijvingen
Desinvesteringen
Boekwaarde 31/12/2020
•
10.207
•
0
10.207
"!y,> Gewaar ,,44.2021 doeleinden d.d:.
I
0
37
•
•
°
••• •
Materiële vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer:
Boekwaarde 1/1/2020
Afschrijvingen
Desinvesteringen
Boekwaarde 31/12/2020
36.069
871.614
0
---
Bedrijfsgebouwen
907.683
I
---··Machines,apparaten installaties
79.118
35.118
44.000
-Elektronische aandrijving archiefsysteem
48.910
4.891
44.019
Hardware kantoorautomatisering
24.935
8.312
16.623
I
-
871.614
104.642
~
Er vonden in 2020 geen nieuwe investeringen plaats.
Vlottende activa Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar:
saldo 31/12/2020
I
Vorderingen op opbenbare lichamen
19.970
I I
Voorziening oninbaarheid
I
0
saldo 31/12/2019
I
34.315
-Overige vorderingen
19.588
0
222
300.000
0
450.000
Vordering op rijkschatkist Totaal
I
339.558
I
484.537
°oer,> erkt voor identbficati Gewaarm . -04-2021 doeleinden d.d. 13
'
38
• Vorderingen op openbare lichamen
Overlopende activa
Dit betreft voornamelijk vorderingen op gemeente Bergen op Zoom voor de
De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden.
• ••• • ••
•
kosten die WBA heeft gemaakt voor het depot Wilhelminaveld 97 (circa € 16.000) en een vordering op het Zeeuws Archief (circa € 2.900) voor
2020
2019
Vooruitbetaalde bedragen
79.431
78.479
Nog te ontvangen bedragen
10.599
825
de detacheringovereenkomst.
Overige vorderingen De vergoedingen voor detachering naar het Tongerlohuys (circa € 13.620) en de stichting Mastboom (circa€ 4.214) vormen de grootste posten.
79.304
Liquide middelen Het nog te ontvangen bedrag bestaat uit een betaling van de gemeente
Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:
Bergen op Zoom betreffende detachering voor ondersteuning bij het digitaliseren van bouwdossiers. 2020
2019
Kassaldo
163
330
Banksaldi
149.917
26.333
Het saldo in 2020 was aanzienlijk vanwege het zorgen voor voldoende middelen voor de aflossing van de leningen bij de gemeente Moerdijk. Afroming voor 31-12 naar de schatkistrekening was niet efficiënt met het oog op betalingsverplichtingen in de kerstweek en begin januari.
"Ee, doeleinden d.d: 13-04-2021
39
•
• 6° • ••• Passiva Eigen Vermogen Het verloop in 2020 wordt in onderstaand overzicht weergegeven:
Reserves
saldo 1/1/2020
Toevoeging
onttrekking
saldo 31/12/2020
Algemene reserve
128.073
0
0
128.073
Reserve opslag archieven
104.737
0
104.737
0
Resultaat voorgaand jaar
104.744
0
104.744
0
De reserve voor de opslag archieven is vrijgevallen in verband met de verkoop van het pand Beukenlaan ld te Oudenbosch. WBA gaat de kelder huren waardoor de reserve met betrekking tot opslag archieven niet langer nodig is. Het resultaat over 2019 is na vaststelling van een begrotingswijziging in de vorm van een korting op de bijdrage 2020 teruggevloeid naar de deelnemers.
Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten:
2019 Onderhoud gebouw en inventaris
121.015
%s%oewe" doeleinden,+sow202 .
40
•
• ••• • ••
•
Het verloop in 2020 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven: po
Voorzieningen
o
saldo 1/1/2020
Toevoeging
onttrekking
saldo 31/12/2020
0
os.1ss
25.859
0
95.156
25.859
Vermeerderingen
Aflossingen
saldo 31/12/2020
1.067.843
44.000
Onderhoud gebouw en inventaris Totaal
121.015
De verkoop van het pand Beukenlaan Id te Oudenbosch leidt tot minder onderhoudskosten. Aan de hand van het geüpdatete meerjaren onderhoudsplan is de voorziening afgeschaald naar € 25.859.
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar:
saldo 1/1/2020 Onderhandse leningen Totaal
1.199.004
0
1.067.843
l __
44.000
De rentelast van de vaste schulden 2020 bedroeg €€ 15.414.
Gower@y,-> Gewaarmerkt voor identif doeleinden d.d: 13-04-2021
41
•
•
Vlottende passiva 2020
Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: Nog te betalen bedragen
°
••• •
2019
140.979
23.840 I
2020 Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
83.348
Overlopende passiva
157.735
2019 Saldo BTW- aangifte 4do kwartaal
16.756
Totaal
157.735
'I
22.109
44.996 45.949
45.949
De facturen van gemeente Bergen op Zoom betreft de schoonmaak van het Koetshuis (circa €€ 8.000) en de verrekening van OZB belasting gebruikerskosten (circa € 6.000) behoren tot de grootste De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden
facturen op de rekening 'nog te betalen bedragen'. Daarnaast zijn
gespecificeerd:
de afdrachten van loonheffing, Inhouding Premie OP individueel en inhouding ABP IP-premies ook opgenomen als nog te betalen bedragen. Deze zijn in het volgend boekjaar betaald.
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
2020
2019
83.348
44.996
Niet uit de balans blijkende verplichtingen De ondersteuning op het gebied van financiën is exclusief de uitvoering van het feitelijke betalingsverkeer. Daarvoor is het WBA zelf verantwoordelijk. Het WBA volgt de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Moerdijk, maar de gemeente Bergen op Zoom voert deze uit. De beide huurverplichtingen betreffen het
De facturen van Repromat (circa €10.000), Gemeente Etten-Leur
kantoorpand van het WBA en het centrale archiefdepot in de
(circa 10.000), GMS (€ 7.000) Viadda Digital (€ 14.000), Van Kaliber (€ 6.000)
centrumgemeente Bergen op Zoom. Voor deze drie overeenkomsten
en Van Waarde (circa €€ 6.000) vormen de grootste posten.
geldt een jaarlijkse indexering met het consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het Centraal Bureau voor de statistiek (CBS).
De specificatie van de overlopende passiva is als volgt:
In 2020 sloot het WBA een leasecontract af voor een nieuwe bedrijfswagen voor de duur van 5 jaar en een huurcontract voor het
Gs»emy,> rkt voor identi Gewaarme 444.2021 doeleinden d.d: 13
kelderdepot in het verkochte pand Oudenbosch voor 25 jaar.
42
• eo
-
-
.,........_.,
-
--
-
Overzicht niet uit de balans blijkende meerjarige verplichtingen
- -
Verplichting
·-·
---·-- ~
-
-
Ingangsdatum
Jaarl. kosten
Van Mossel
10/11/2020
5.472
s jaar
Huur kelderdepot Beukenlaan ld Oudenbosch
Tandartsparaktijk Halderberge
23/11/2020
54.453
25 jaar
Ondersteuning financiën en P&O
Bergen op Zoom
01/01/2017
·-
Huur Koetshuis Hofstraat 2b
---· 72.898
I
-- r--- ·- - ·- -· - I-·-- - Bergen op Zoom
01/01/2017
--·Huur archiefdepot Wilhelminaveld 97
Looptijd
.
-
·---- -1
--
•
l
I
Dienstverlener
Lease bedrijfswagen
• ••• • ••
Bergen op Zoom
_____
74.503
-
·-----
--
-r--
01/07/2016 ,__
-
-
237.480 .J._
1
I
.-5 jaar
l
25Jaar
----
@ akertitty Gewaarmerktvooridentifi~ doeleinden d.d: 13-04-2021
43
•
•
Gebeurtenissen na balansdatum
crisis pas duidelijk worden of en zo ja, welke effecten corona heeft
In januari 2021 werden wederom twee medewerkers van het WBA
gehad op de financiële huishouding van het WBA. Mochten er zich
besmet met het coronavirus. Eén met milde en één met ernstige
calamiteiten voordoen, dan worden deze terstond gedeeld met het
klachten. Thuiswerken was vanaf de strenge lockdown verplicht
bestuur van het WBA.
6° ••• •
en slechts voor wat noodzakelijke administratieve taken kwamen medewerkers naar het Koetshuis. Om het werken op afstand nog verder te ondersteunen, volgde het personeel gezamenlijk twee trainingen werken met MS Teams. Verheugend was voorts het invullen van de nog openstaande vacature van functioneel beheerder per l maart 2021.
6
Het WBA zal de sterk beperkte vorm van fysieke dienstverlening in de studiezaal naar verwachting continueren, ook na corona. De transitie naar een meer en meer digitale informatieverstrekking was al ingezet maar wordt beslist versneld als effect van de coronacrisis. Projecten als doorontwikkeling van Scanning on Demand, vernieuwing van de website en innovatie van databeheer en -gebruik worden nog meer dan voorheen speerpunt. Deze projecten staan in 2021 al op de agenda en zullen in het nieuwe beleidsplan 2022-2026 verder worden verdiept.
Qua financiën is nog steeds de situatie dat corona niet leidt tot meer
corona leidt • niet tot meer kosten, eerder tot minder. ,,
kosten, eerder tot minder. Zolang thuiswerken de norm is, scheelt dat in zowel reiskosten als kosten voor het Koetshuis. Ook het tijdelijk stopzetten van Scanning on Demand levert een stuk voordeel op. Maar aan de andere kant is er inkomstenderving vanwege het stilleggen van de fysieke dienstverlening en worden extra kosten gemaakt voor verdere facilitering van werken op afstand. Al met al gaat het om redelijk beperkte bedragen en zal aan het eind van de
@aient"y Gewaarmerkt voor identif doeleinden d.d: 13.04.2021
44
Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 12 juli 2021:
De voorzitter,
De secretaris,
M.H.M. Korving
3 ewa8
doeleinden d.d: 13.-04
•
•
°
••• •
Bijlagen bij de jaarstukken 2020
"e
doeleinden d.d: 13-04-2021
46
•
•
Bijlagen Overzicht personeelskosten
➔
Overzicht huisvestingskosten
➔
Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven
➔
Overzicht reserves en voorzieningen
➔
Overzicht opgenomen geldleningen
➔
Investerings- en financieringsoverzicht
➔
Overzicht deelnemersbijdragen
➔
Kostenverdeling per taakveld
➔
".doeleinden d.d: 13-04-2021
°
••• •
•
•
Overzicht personeelskosten
°
••• •
Overzicht Personeelskosten
-
-
Omschrijving
Begroting 2020
Rekening 2020
Lasten
---
--
Salarissen
-· 1.557.803
Verschil
---, 1.529.243
28.560
Reiskosten woning werk
Opleidingen
--Overige personeelskosten
35.182
24.701
I
10.481
I
22.002
I
17.738
I
4.264
I
13.818
I
5.813
I
8.005
"-, doeleinden d.d: 13-04-2021
48
•
•
Overzicht huisvestingskosten Specificatie huisvestingskosten 2020
Omschrijving
°
••• •
Locatie Wilhelminaveld
Begroting 2020
Rekening 2020
Kapitaallasten
Verschil
0
Huur
Locatie Oudenbosch
4.891
-4.891
237.480
-1.951
890
3.083
--~ · n~5~~ Kapitaallasten
81.421
81.642
I
ovenae KO
-221
45.973 -
Overige kosten
154.221
75.403
78.818
---· -
Totaal
281.502
285.260
-3.758
Totaal
669.071
576.827
92.244
-- --4 Storting in voorziening
7.800
0
l
7.800
I
157.045
I
huisvestingskosten
86.397
Locatie Koetshuis
------- -- -, Kapitaallasten
Huur
~----4.960
100.431
4.960
0
101.575 r---1.144-
1----------- --1---- --------+-- - -- -
e", ...so
49
•
•
Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Omschrijving van de kapitaaluitgaven
oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 2020
Kosten lening nieuwbouw
----· -
-
-
Nieuwb O'bosch inrichtingskosten
-----·--Meubilair
Electronische aandrijving archiefst.
os. 12.500
Nieuwb O'bosch stichtingskosten
f I
-·
Vermeerderingen 2020
l
-
0
0
60.000
0
I
48.910
Hardware kantoorautomatisering
I
24.935
7
Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 31/12/2020
Percentage en maatstaf van afschrijving
9.986
12.500
1,27% ann 40 jr
- -
+
-
467.467
--- ·--·· - --
Vermindering (anders dan door aflossing] afschrijving 2020)
0
--··-·-
°
••• •
I
871.835
1.313.484
1,27% ann 40 jr
0
467.467
4,28% lin. 15jr
0
60.000
Lin 15jr
I
L 0
0
48.910
Lin l0jr
0
0
24.935
Lin 3jr
Vermeerderingen 2020
Afschrijving op kapitaaluitgaven 2020
Boekwaarde 01/01/2020
Boekwaarde 31/12/2020
221
10.207
0
35.848
907.683
0
31.118
0
48.000
44.000
4.891
48.910
44.019
8.312
24.935
16.623
1.927.296 Omschrijving van de kapitaaluitgaven
Kosten lening nieuwbouw
Totaal afschrijving op kapitaal uitgaven tot 2020
j
2.293
Nieuwb O'bosch stichtingskosten
405.801
Nieuwb O'bosch inrichtingskosten
436.349
-
31.118
+
.,-
Meubilair
Electronische aandrijving archiefst.
Hardware kantoorautomatisering
I
4.000 -- 1~
---i 0
- ----t-
--·--
84.390
I
1.070.854
I
104.642
• ••• • • ••
•
Overzicht reserves en voorzieningen Naam reserve of voorziening
I
saldo per 1/1/2020
f.
Reserves
Algemene reserve
Vermeerderingen
128.073
104."71 - ·------
Resultaat voorgaand jaar
104.744
._._J_ ____
saldo per 31/12/2020
0
0
128.073
0
104.737
0
0
104.744
0
209.481
- ·, -
Reserve Opslag Archieven
Totaal
Verminderingen
oh
·- "
--
-
-
Voorzieningen
-·- -·
-----
Onderhoud gebouw en inventaris Voorziening afschalen ivm verkoop pand 08
-1
~-- --- --- -- 121.0
----
0
'
128.073
--
r
95.156
---
-
.»
I
95.156
[
",,
Gewaar ,,44.2021 doeleinden d.d:
__ 2_5._s5_s __
51
• ••• • • ••
•
Overzicht opgenomen geldleningen a
omschrijving lening
Oorspronkelijk bedrag van de geldlening
Datum besluit
Nieuwb O'bosch stichtingskosten
1.313.484
04/11/2003
Nieuwb O'bosch inrichtingskosten
467.467
s«voos
Meubilair
Totaal
60.000
Jaarvan laatste aflossing
algemeen
bestuur
21/12/2016
I
I
2045
2020 2031
Rentepercentage
I
+-~
1,27
Restantbedrag geldleningen per 1/1/2020
I I
2
I
Aflossing of aflossingsbestanddeel 2020
I
13.113
1.032.493
» I
1.342
1.032.493
o, -· ·--
Rente of het rentebestanddeel 2020
1.840.951
r
Opmerkingen
0
0
3~3~t --
---·- 48.000
Restant bedrag van de geldlening per 31/12/2020
I
960
4.000
44.000
lineair
1.067.843
•9eg,° Gewaarme . 13-04-2021 doeleinden d.d:.
52
•
• ••• • ••
•
Investerings- en financieringsoverzicht ~
·•
- --· ~
Omschrijving
Vaste activa
·---Reserves
--·
o
I
1
Stand per 11/2020
Vermeerderingen
-
1.070.854
0
---· Voorzieningen
I
_..__
337.555
__
---·- ,______
-· -
__
-
966.211
-
--
0
-
re
-1.111.843 or
Financieringsoverschot ] tekort
I
104.642
-- --
·--·-·
209.481
--- -----
- --
0
95.156
0
-1.067.843
0
203.006
·-
Opgenomen langlopende geldleningen
-
stand per 31/12/2020
I
121.015
.
-
Verminderingen
-
--·
128.073 -+---
- ---·
-
25.859
I
-44.000
oLi,Lg
417.581
·we8,= Gewaarme 444.2021 doeleinden d.d: 13
214.57s
53
•
•
Overzicht deelnemersbijdragen =
-
Deelnemer
Bijdragen
Bergen op Zoom
--~-
a
I
Plustaak
794.355
31.500
ere
Bijdragen 2020 Totaal
I
501.697
>-- --- -·-----·--
- --- ---
Etten-Leur
--
42.852 I-
-
-·
--·-
I
----
o
--
Halderberge
-
-
-
-----
225.764
--
- ----
241.442
-----
-
·-
94.068
~- -- ·--- ··----- -Zundert
Steenbergen
---Woensdrecht
Korting winstsaldo 2019
-
-
}
-------
--
I
91.977
"-
91.977
I
·------ ---104.744
1
94.068
I
-
127.097
: --
·-- --
241.442
Rucphen
-
225.764
-· Moerdijk
--
544.549
117.062
-
I
825.855
----+Roosendaal
°
••• •
127.097
93.023
- -- - --
-
-
-
104.744
I Totaal
2.465.581
"%eter doeleinden d.d: 13-04-2021
54
•
•
Kostenverdeling per taakveld
°
••• •
Kostenverdeling per taakveld 2020
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
2.098.154
Leidinggevende primair proces
113.381
Managementondersteuning primair proces/facilitair zaken
129.649
Huisvestingskosten
134.522
Financiën, toezicht en controle en P&O/ HRM
88.498
Kosten informatievoorziening en automaticering (IcT)
45.001
Kosten juridische zaken
32.469
Totaal Bedrijfsvoering
543.520
Totaal kosten WBA
2.641.674
".doeleinden d.d: 13-04-2021
55
•
6° •
• @e
•
WBA
westbrabantsarchief.nl
Accountants
Baker Tilly (Netherlands) N.V. Bijster 39 Postbus 3814 4800 DV Breda
Aan het algemeen bestuur van West-Brabants Archief
T: +31 (0)76 525 00 00 F: +31 (0)76 525 00 50 breda@bakertilly.nl www.bakertilly.nl KvK: 24425560
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief te Bergen op Zoom gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder de verordeningen van de gemeenschappelijke regeling zelf, zoals vastgelegd in het normenkader rechtmatigheid West-Brabants Archief. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2020; 2. het overzicht van baten en lasten over 2020; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; 4. de bijlage kostenverdeling per taakveld.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het normenkader rechtmatigheid dat is vastgesteld door het algemeen bestuur en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'.
Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities.
Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.
Accountants
Wij zijn onafhankelijk van gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 26.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado.
Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2020. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoel in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 5.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording (uitvoeringsprogramma 2020) en de paragrafen; • de bijlagen, met uitzondering van de kostenverdeling per taakveld. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
2
Accountants
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het algemeen en dagelijks bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader rechtmatigheid. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen.
Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het normenkader rechtmatigheid, het Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
3
Accountants
• •
• •
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het algemeen bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.
Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen. het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Breda, 13 april 2021 Baker Tilly (Netherlands) N.V.
Was getekend,
drs. R. Opendorp RA
4