West-Brabants Archief accountantsverslag 2022.-2315145pdf.pdf

Accountantsverslag West-Brabants Archief Boekjaar 2022

20/04/2023

© Baker Tilly

1

Aan de leden van het bestuur van West-Brabants Archief Hofstraat 2b 4611 TJ BERGEN OP ZOOM ONDERWERP: Accountantsverslag 2022 DATUM: Breda, 20 april 2023

Geachte leden van het bestuur,

Voor u ligt het accountantsverslag dat wij hebben opgesteld op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2022 van het West-Brabant Archief. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole hebben wij in dit accountantsverslag opgenomen. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022 van West-Brabant Archief. Wij bedanken de directie en de betrokken medewerkers van West-Brabant Archief. voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage.

Indien en voor zover de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. B. Smeenk RA Director Audit

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

3

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting Wij zijn voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.

Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.

Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2022.

We hebben geen begrotingsoverschrijdingen geconstateerd.

Uit onze controle blijken geen ongecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie.

Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole geen andere bevindingen.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 in overeenstemming is met de Wet normering Topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2022 van WestBrabants Archief voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

5

1. Bestuurlijke samenvatting Als accountant van West-Brabants Archief hebben wij de controle van de jaarrekening uitgevoerd op basis van de kaders en normen die door de wetgever als ook door u als algemeen bestuur aan ons zijn meegegeven.

In hoofdstuk 5 gaan we in op specifieke verslaggevingsaspecten (WNT en het schatkistbankieren). Wij hebben hier geen bijzonderheden geconstateerd.

In dit accountantsverslag doen wij verslag van de uitkomsten van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de lasten en baten en de activa en passiva in de jaarrekening 2022.

In hoofdstuk 6 gaan wij in op een aantal overige onderwerpen waarover wij dienen te rapporteren. Dit betreft de onafhankelijkheid van ons als accountant, de wijze waarop wij in onze controle omgaan met fraude en onze conclusie ten aanzien van de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben geen signalen van fraude geconstateerd. Daarnaast zijn wij onafhankelijk van West-Brabants Archief.

In hoofdstuk 2 geven wij inzicht in de aard en reikwijdte van de werkzaamheden. Hierin worden onder andere de toleranties benoemd en de gekozen controleaanpak. De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 26.000) en voor onzekerheden 3% (€ 79.000) van de totale lasten. Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd die het netto resultaat beïnvloeden.

Ten slotte hebben wij in hoofdstuk 7 informatie opgenomen over een aantal actuele onderwerpen waaronder de rechtmatigheidsverantwoording die mogelijk met ingang van 2022 van kracht is en welke effecten dit heeft voor uw organisatie. Daarnaast algemene ontwikkelingen die voor de organisatie van belang zijn.

Hoofdstuk 3 geeft de ontwikkeling van het eigen vermogen over de jaren heen weer. Hierin is zichtbaar dat de algemene reserve stabiel is en de fluctuaties in het eigen vermogen worden verklaard door het resultaat boekjaar en de incidenteel gevormde bestemmingsreserves. In hoofdstuk 4 van dit accountantsverslag gaan wij met name in op de zaken die van belang zijn voor u als algemeen bestuur. Wij ondersteunen u daarbij in uw controlerende rol en uw besluitvorming rondom de jaarrekening. Ten aanzien van de prestatielevering inkopen, constateren wij dat dit een intensief deel van de controle is. De organisatie heeft hier in 2022 stappen in gezet. In het kader van de aankomende rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur is het van belang om op dit element de interne beheersing en vastlegging te verbeteren. Hierbij is samen met de nieuwe financieel dienstverlener gekeken naar de inrichting van het proces voor de factuurcontrole. We adviseren dit ook verder in het proces te borgen en te documenteren. Ook de toepassing van verslaggevingsstandaarden worden in dit hoofdstuk behandeld. We constateren dat de standaarden juist zijn toegepast.

6

Opdracht Scope en uitkomsten

2. Opdracht, scope en uitkomsten 2.1 Reikwijdte van de controle Met de opdrachtbevestiging van d.d. 8 augustus 2022 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend voor onze controle: ❑ Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). ❑ Financiële verordening West-Brabants Archief zoals vastgesteld door het bestuur d.d. 1 juli 2016.

Tijdens de uitvoering van de controle hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle. 2.2 Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 26.000. Deze materialiteit sluit aan op het door het bestuur vastgestelde percentage. Grondslag

Bedrag

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 26.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 79.000

Rapporteringstolerantie

€ 5.000

Goedkeuringstolerantie fouten

Conform financiële verordening

2.3 Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: ▪ schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; ▪ nauwkeurigheid van de voorzieningen; ▪ rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen; ▪ WNT-verantwoording; ▪ onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen inkopen. 2.4 Grondslagen De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn gehanteerd. Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen en de consistente toepassing daarvan vastgesteld. In dit kader komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordeling onzekerheden en bijzondere transacties. Naar onze mening zijn de door het bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. In het verslagjaar 2022 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen.

8

2. Opdracht, scope en uitkomsten 2.5 Jaarverslag en overige gegevens In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2022 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.

2.6 Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het bestuur. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel, maar wel voorzichtig. De maximale voorziening is opgenomen terwijl de mogelijk bestaat dat de volledig voorziening niet noodzakelijk is. Voor volgend jaar dient hier een verdiepende analyse plaats te vinden. Schattingen Belangrijkste schattingsposten

Onderhoudsvoorziening

Inbaarheid van de vorderingen

Inschatting 2021

Inschatting 2022

Toelichting

Wij kunnen ons vinden in de waardering van de onderhoudsvoorziening. Op basis van het huidige plan is voldaan aan de vereisten voor een onderhoudsvoorziening.

We kunnen ons vinden in de waardering van de vorderingen.

9

Financiële positie

3. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 3.1 Verloop van het eigen vermogen van uw gemeenschappelijke regeling Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2022 volgens de jaarrekening € 0,3 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld: Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000) 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 -50.000

2019

2020

2021

2022

Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat

De totale reserves ter hoogte van € 0,3 miljoen bestaat een algemene reserve, een bestemmingsreserve en het resultaat boekjaar. 3.2 Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een negatief saldo zien van € 2.978. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten bedraagt € 2.978 negatief. In de begroting was rekening gehouden met een resultaat van nihil na mutaties in de reserves.

11

Constateringen accountantscontrole

4. Constateringen accountantscontrole 4.1 niet-gecorrigeerde afwijkingen Wij hebben naar aanleiding van onze controle geen, niet gecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie. 4.2 Een goedkeurende verklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid Bij de jaarrekening over boekjaar 2022 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid te verstrekken, waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt: Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva van West-Brabants Archief op 31 december 2022, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); •

zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in de financiële verordening.

Wij gaan er daarbij vanuit dat de door het dagelijks en algemeen bestuur geen wijzigingen worden doorgevoerd in de goed te keuren jaarrekening.

4.3 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen brengt het risico met zich mee dat er inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de Commissie BBV is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In het geval dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de jaarstukken 2022 legt het dagelijks bestuur in de toelichting op het overzicht van baten en lasten verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting na wijziging. Uit de analyse blijkt geen overschrijding van de begrote lasten.

13

4. Accountantscontrole 4.4 Bevindingen uit de eindejaarscontrole Rechtmatigheid inkopen en prestatielevering Ten aanzien van rechtmatigheid inkopen en prestatielevering constateren wij dat dit een intensief deel van de controle blijft. Dit onderdeel van de controle is in het huidige boekjaar goed verlopen. Registratie van de prestatieleveringen is verbetert voor 2022, waardoor dit proces soepel verlopen. 4.5 Voorziening groot onderhoud Als gevolg van de verkoop van het pand te Oudenbosch een aantal jaren terug is de voorziening groot onderhoud deels vrijgevallen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het deel van de voorziening dat reeds was opgebouwd specifiek voor het onderhoud van het archief en het overige onderhoud van het pand. In 2022 heeft de dotatie conform plan plaatsgevonden voor de componenten die voor rekening komen van West-Brabants Archief. In 2022 hebben geen onttrekkingen plaatsgevonden.

4.7 Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijken geen onrechtmatigheden. 4.8 Financiering In 2022 heeft u geen nieuwe langlopende leningen afgesloten. We constateren dat WestBrabants Archief voldoet aan het kasgeldlimiet en de renterisiconorm. De verantwoording schatikbankieren voldoet aan de te stellen eisen. 4.9 Mutaties in de reserves Uit onze controle inzake de mutaties in de reserves zijn geen bevindingen voortgekomen. 4.10 Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde kredieten. Wij constateren geen materiële overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten.

4.6 Verslaggevingsgrondslagen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. West-Brabants Archief heeft gedurende 2022 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de organisatie.

14

Kwaliteit verslaggeving

5. Specifieke verslaggevingsonderwerpen 5.1 Wet Normering Topinkomens (WNT) Uw gemeenschappelijke regeling neemt in de jaarrekening de verantwoording van de Wet Normering Topinkomens (WNT) op. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichting geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Zijn de maximale bedragen van topfunctionarissen overschreden In het kader van de jaarrekening 2022 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen en hun bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging dienstverband binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er overige functionarissen, niet topfunctionarissen met een dienstbetrekking zijn die een hogere bezoldiging dan het naar rato van de omvang van het dienstverband berekende algemene bezoldigingsmaximum voor 2022 de gestelde maxima kennen.

Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel meer uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

16

Overige Aandachtspunten

6. Overige aandachtspunten 6.1 Overige dienstverlening -> onafhankelijkheid accountant Baker Tilly (Netherlands) N.V. heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly (Netherlands) N.V. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly Netherlands N.V. en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly (Netherlands) N.V. en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; • Intern en extern kwaliteitsonderzoek; • Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel; • Roulatie van externe accountants op de opdracht. Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk in overeenstemming met de ViO (Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants), hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

6.2 Fraude Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) 240: “De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten”. Het dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag.

Zij dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de financiële verslaggeving is gewaarborgd. Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico’s binnen uw organisatie en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de beoordeling bleek ons dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit. U heeft aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico’s. Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens onze controle hebben wij geen fraude geconstateerd. In onze controle hebben we betalingen als frauderisico geïdentificeerd omdat er sprake is van het zelfstandig kunnen verrichten van betalingen (geen verplichte functiescheiding). Ter ondervanging van dit risico hebben de steekproef op de kosten doorgetrokken tot aan de betalingen om vast te stellen dat betaling aan juiste bankrekening plaatsvinden en gebaseerd zijn op een factuur die intern geaccordeerd is.

Daarnaast hebben we een analyse uitgevoerd op het MT940–bestand over 2022 om vast te stellen of er betalingen hebben plaatsgevonden naar bankrekening (puur waarop salaris wordt uitbetaald) en op naam van degenen die bevoegd zijn om betalingen te verrichten. Hieruit blijken geen bijzonderheden en resteert geen risico met betrekking tot de betalingen. 6.3 Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij onderzoeken de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover wij dat noodzakelijk achten in het kader van de controle van de jaarrekening. De accountantscontrole kan daarom leiden tot andere constateringen dan wanneer een gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking wel zou plaatsvinden. Aan ons is ook geen opdracht verstrekt met dit doel. De door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben evenwel geen bevindingen opgeleverd die wij in dit kader onder uw aandacht moeten brengen.

18

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen Rechtmatigheidsverantwoording Op 27 september jl. heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording aangenomen. Dit betekent dat met ingang van het boekjaar 2023 de accountant uitsluitend nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening afgeeft. In de jaarrekening wordt door het dagelijks bestuur een nieuwe toelichting over rechtmatigheid opgenomen (‘rechtmatigheidsverantwoording’). In deze rechtmatigheidsverantwoording verantwoordt het dagelijks bestuur zich over de al dan niet rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties. De accountant stelt vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording vast. Op dit moment wordt gekeken naar de noodzakelijke aanpassingen van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Ook bij gemeenschappelijke regelingen moeten de noodzakelijke voorbereidingen worden getroffen. Naast de verplichting dat in de jaarstukken 2023 een rechtmatigheidsverantwoording moet worden opgenomen en het feit dat deze ook onderbouwd moet worden door (bijvoorbeeld) een verbijzonderde interne controle zijn ook een aantal operationele zaken die (in)geregeld moeten worden. Met ingang van boekjaar 2023 is het verplicht het normenkader voor de rechtmatigheid jaarlijks door het dagelijks bestuur te laten vaststellen.

Tot en met boekjaar 2022 bestaat ook de mogelijkheid om het normenkader ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aan te bieden. Inhoudelijk krijgt het algemeen bestuur ook een aanvullende verantwoordelijkheid, namelijk het bepalen van de verantwoordingsgrens die het college moet hanteren voor het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording: • • •

Het algemeen bestuur stelt een verantwoordingsgrens (tussen 0% en 3%) vast. Het dagelijks bestuur moet de financiële onrechtmatigheden boven dit bedrag rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u deze verantwoordingsgrens in de financiële verordening (ex artikel 212) vast te leggen. Het algemeen bestuur kan kaders opstellen ten behoeve van de rapporteringsgrens waarboven Het algemeen bestuur een nadere uiteenzetting verwacht in de paragraaf bedrijfsvoering. In lijn met artikel 212 lid 1 van de gemeentewet kan de gemeenteraad deze kaders vastleggen in de financiële verordening. De commissie BBV heeft in haar kadernota rechtmatigheid aanbevolen om de afspraken die Het algemeen bestuur met het dagelijks bestuur maakt over een nadere toelichting van de onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag op te nemen. Bijvoorbeeld hoe het college opvolging geeft om de gerapporteerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen.

Naast de financiële verordening moet ook de controleverordening (ex artikel 213) in lijn worden gebracht met de nieuwe wetgeving. De controleverordening gaat over hoe de kaders voor de toetsing van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden getoetst door de accountant. Deze verordening wordt aangepast omdat het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording en de accountant de toetsing van de rechtmatigheid gaat doen aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De nauwkeurigheid en diepgang waarmee de accountantscontrole van de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording, moet worden uitgevoerd, oftewel de materialiteit van maximaal 1%, wijzigt overigens niet door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Uw organisatie heeft hier reeds actie op ondernomen en werkt hard om alles tijdig uit te voeren. Hierbij wordt extern kennis ingewonnen om dit efficiënt en effectief in te richten en daarnaast moet dit passend zijn bij een organisatie van uw omvang.

20

Overige onderwerpen Publieke Managementletter ‘Scherp op fraude’ In december 2022 heeft de NBA de Publieke Managementletter ‘Scherp op fraude’ uitgebracht. Het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude in organisaties is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokkenen. In de PML ‘Scherp op Fraude’ staan vijf signalen, ieder voorzien van aanbevelingen voor de diverse spelers in de keten, zoals bestuurders, toezichthouders en accountants. Deze signalen zijn: − Slecht voorbeeld doet slecht volgen. − Frauderisicoanalyse door het bestuur of directie ontbreekt. − Meldingen van misstanden verdienen aandacht. − Fraude overvalt organisaties. − De accountant is onvoldoende professioneel-kritisch. De PML is daarmee ook voor u relevant en het is nuttig om hier kennis van te nemen. Fraude is en blijft een belangrijk onderwerp voor ondernemingen en voor onze controle. Op de website van de NBA is de PML te downloaden. https://www.nba.nl/globalassets/documenten/bijlagen-nieuwsberichten/2022/scherpop-fraude.pdf Eerder verschenen PML’s zijn beschikbaar op: https://www.nba.nl/themas/kennisdelen-en-pml/publieke-managementletters/ .

21

Contactgegevens drs. B. (Barry) Smeenk RA Director Audit 06 15 59 17 58 b.smeenk@bakertilly.nl S. Schilders MSc RA Senior Manager Audit +31 6 13 29 83 64 s.schilders@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Bijster 39 4817 HZ BREDA Postbus 3814 4800 DV BREDA T: 076 525 00 00

22