West-Brabants Archief accountantsverslag 2020 2112805.pdf

Accountantsverslag West-Brabants Archief Boekjaar 2020

14/04/2021

© Baker Tilly

1

Vertrouwelijk Aan de leden van het algemeen bestuur van West-Brabants Archief Hofstraat 2b 4611 TJ BERGEN OP ZOOM

Breda, 13 april 2021 Geachte leden van het algemeen bestuur, Voor u ligt het accountantsverslag dat wij hebben opgesteld, op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden, in het kader van de controle jaarrekening van West-Brabants Archief. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole hebben wij in dit accountantsverslag opgenomen. Dit accountantsverslag doet geen afbreuk aan ons oordeel, dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten over het boekjaar en de activa en passiva in overeenstemming met het BBV, en dat deze in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand is gekomen. Wij bedanken de directie en de betrokken medewerkers van West-Brabants Archief voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en totstandkoming van onze rapportage. Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Opendorp RA Partner

2

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

2

1.

Bestuurlijke samenvatting

4

2.

Aard en reikwijdte van de werkzaamheden

6

3.

Constateringen accountantscontrole

8

4.

Kwaliteit verslaggeving

12

5.

Overige aandachtspunten

14

6.

Overige onderwerpen

16

3

Bestuurlijke samenvatting © Baker Tilly

4

1. Bestuurlijke samenvatting Als accountant van West-Brabants Archief hebben wij de controle van de jaarrekening uitgevoerd op basis van de kaders en normen die door de wetgever als ook door u als algemeen bestuur aan ons zijn meegegeven.

In hoofdstuk 4 gaan we in op specifieke verslaggevingsaspecten (WNT en het schatkistbankieren). Wij hebben hier geen bijzonderheden geconstateerd.

In dit accountantsverslag doen wij verslag van de uitkomsten van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de lasten en baten en de activa en passiva in de jaarrekening 2020.

In hoofdstuk 5 gaan wij in op een aantal overige onderwerpen waarover wij dienen te rapporteren. Dit betreft de onafhankelijkheid van ons als accountant, de wijze waarop wij in onze controle omgaan met fraude en onze conclusie ten aanzien van de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben geen signalen van fraude geconstateerd. Daarnaast zijn wij onafhankelijk van West-Brabants Archief.

In hoofdstuk 2 geven wij inzicht in de aard en reikwijdte van de werkzaamheden. Hierin worden onder andere de toleranties benoemd en de gekozen controleaanpak. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 26.000) en voor onzekerheden 3% (€ 79.000) van de totale lasten. Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd die het netto resultaat beïnvloeden.

Ten slotte hebben wij in hoofdstuk 6 informatie opgenomen over een aantal actuele onderwerpen waaronder de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2021 van kracht is en welke effecten dit heeft voor uw organisatie.

In hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag gaan wij met name in op de zaken die van belang zijn voor u als algemeen bestuur. Wij ondersteunen u daarbij in uw controlerende rol en uw besluitvorming rondom de jaarrekening. Ten aanzien van de prestatielevering inkopen, constateren wij dat dit een intensief deel van de controle is. De organisatie heeft hier in 2020 stappen in gezet. In het kader van de aankomende rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur is het van belang om op dit element de interne beheersing en vastlegging te verbeteren. We adviseren dit dat ook verder in het proces te borgen en te documenteren. In dit hoofdstuk besteden wij ook aandacht aan de verwerking van de transactie van het pand te Oudenbosch. We hebben geconstateerd dat in de besluitvorming rondom de verkoop een verkeerd beeld is geschetst met betrekking tot de oorzaak van het boekverlies. Ook de toepassing van verslaggevingsstandaarden worden in dit hoofdstuk behandeld. We constateren dat de standaarden juist zijn toegepast.

5

Aard en reikwijdte van de werkzaamheden © Baker Tilly

6

2. Aard en reikwijdte 2.1 Opdracht Wij hebben van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2020 van West-Brabants Archief te controleren. In onze vaktechnische opdrachtbevestiging is deze opdracht in detail verder uitgewerkt.

2.2 Grondslagen De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn gehanteerd.

Bij de controle hanteren wij de in de controleverordening vastgelegde marges. De maximaal toe te passen marges zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De door u vastgestelde marge is gelijk aan het wettelijk kader en hebben wij als uitgangspunt gehanteerd. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 26.000) en voor onzekerheden 3% (€ 78.000) van de totale lasten.

In het kader van de waarderingsgrondslagen komen zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordelingen en onzekerheden en/of bijzondere transacties. In het verslagjaar 2020 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen.

Onze controle houdt in dat wij niet alle transacties controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken. In het accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die € 5.000 overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw algemeen bestuur gerapporteerd.

Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. 2.3 controleaanpak Uit de beoordeling van de processen is gebleken dat conform voorgaande jaren de zichtbare interne beheersing beperkt is, wat mede veroorzaakt wordt door de beperkte omvang van de organisatie. Dit heeft als gevolg dat onze controle in hoge mate gegevensgericht wordt uitgevoerd. Wij constateren dat, naar aanleiding van de controle 2019, wel stappen worden gezet in het verder verbeteren van de administratieve organisatie. Onze opmerkingen hebben onder andere betrekking op betalingsbevoegdheden en het ontbreken van een geformaliseerde procedure rondom opdrachtverstrekking en controle van de prestatieleveringen. We constateren dat de registratie van documenten onvoldoende is om systeemgericht de controle uit te kunnen voeren. Binnen het betaalproces constateren we dat er functiescheiding is aangebracht in het proces. Mogelijk kunnen we dit aspect in de controle over boekjaar 2021 systeemgericht controleren. Op beide gebieden hebben wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht om de risico’s ten aanzien van de jaarrekening te ondervangen.

7

Constateringen accountantscontrole © Baker Tilly

8

3. Constateringen accountantscontrole 3.1 niet-gecorrigeerde afwijkingen Wij hebben naar aanleiding van onze controle geen, niet gecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie. 3.2 Een goedkeurende verklaring over getrouwheid en een beperking in het oordeel over rechtmatigheid Bij de jaarrekening over boekjaar 2020 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid te verstrekken, waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt: Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van West-Brabants Archief op 31 december 2020, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); •

zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het ‘Normenkader rechtmatigheid West-Brabants Archief’.

Wij gaan er daarbij vanuit dat de door het dagelijks en algemeen bestuur geen wijzigingen worden doorgevoerd in de goed te keuren jaarrekening.

3.3 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen brengt het risico met zich mee dat er inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de Commissie BBV is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In het geval dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de jaarstukken 2020 legt het dagelijks bestuur in de toelichting op het overzicht van baten en lasten verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting na wijziging. Uit de analyse blijkt geen overschrijding van de begrote lasten.

9

3. Accountantscontrole 3.4 Bevindingen uit de eindejaarscontrole Rechtmatigheid inkopen en prestatielevering Ten aanzien van rechtmatigheid inkopen en prestatielevering constateren wij dat dit een intensief deel van de controle blijft. Dit onderdeel van de controle is in het huidige boekjaar goed verlopen. Verdere verbetering van dit proces en de documentatie is van belang in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. We constateren dat intern bevestiging wordt verkregen met betrekking tot de prestatielevering, maar de documentatie die hieraan ten grondslag ligt is niet altijd eenduidig gedocumenteerd.

3.6 Voorziening groot onderhoud Als gevolg van de verkoop van het pand te Oudenbosch is ook de voorziening groot onderhoud deels vrijgevallen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het deel van de voorziening dat reeds was opgebouwd specifiek voor het onderhoud van het archief en het overige onderhoud van het pand. De aanvullende opbouw voor de onderhoudswerkzaamheden aan de archiefruimte zal in de komende negen jaar worden opgebouwd. De voorziening zal hiermee van voldoende omvang zijn de om de kosten voor het onderhoud van het archief te dekken en de lasten over de jaren te egaliseren.

Belangrijk is dat er goed gedocumenteerd wordt op welke wijze de beoordeling van facturen plaatsvindt, zodat de prestatielevering achteraf is vast te stellen en voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen vast te leggen, waarom voor welke vorm van inkoop wordt gekozen, om hiermee de naleving van het inkoopbeleid zichtbaar te maken. 3.5 Verkoop pand Oudenbosch Wij vestigen de aandacht op de besluitvorming rond de verkoop van het pand te Oudenbosch. Gedurende 2020 is het pand te Oudenbosch verkocht en de feitelijke overdracht heeft in december van 2020 plaatsgevonden. Wij merken op dat in de besluitvorming van het algemeen bestuur d.d. 9 juli 2020 wordt opgemerkt dat de restschuld van het West-Brabants Archief na deze transacties ad. € 152.673 het gevolg is van door de accountant geëiste afboeking in het verleden van € 100.000. Wij willen benadrukken dat dit tekort wordt veroorzaakt doordat de lening hoger is dan de daadwerkelijke waarde van het pand. De verkoopwaarde in 2020 laat zien dat eerder terecht een afwaardering heeft plaatsgevonden. De lening is in 2020 afgelost vanuit de verkoop als ook de middelen die bij de gemeente Bergen op Zoom gestald waren.

10

3. Accountantscontrole 3.7 Schattingen Inherent aan het opmaken van een jaarrekening is dat de organisatie schattingen moet maken. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het dagelijks bestuur. Als onderdeel van de controle hebben wij de aanvaardbaarheid van de schattingen beoordeeld.

3.8 Verslaggevingsgrondslagen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. West-Brabants Archief heeft gedurende 2020 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen.

De belangrijkste schattingen in de jaarrekening zijn:

Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar is en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de organisatie.

Wij zijn van mening dat het dagelijks bestuur de schattingen juist heeft gehanteerd.

11

Kwaliteit verslaggeving © Baker Tilly

12

4. Specifieke verslaggevingsonderwerpen 4.1 Wet Normering Topinkomens (WNT) Per 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet zijn is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

4.2 Wet schatkistbankieren We hebben geconstateerd dat de organisatie over het boekjaar 2020 wet- en regelgeving met betrekking tot schatkistbankieren juist heeft toegepast en verantwoord. In 2020 hebben geen overschrijdingen plaatsgevonden.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichting geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Zijn de maximale bedragen van topfunctionarissen overschreden In het kader van de jaarrekening 2020 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen en hun bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging dienstverband binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er overige functionarissen, niet topfunctionarissen met een dienstbetrekking zijn die een hogere bezoldiging dan het naar rato van de omvang van het dienstverband berekende algemene bezoldigingsmaximum voor 2020 de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel meer uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

13

Overige aandachtspunten © Baker Tilly

14

5. Overige aandachtspunten 5.1 Overige dienstverlening -> onafhankelijkheid accountant Baker Tilly (Netherlands) N.V. heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly (Netherlands) N.V. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly Netherlands N.V. en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly (Netherlands) N.V. en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; • Intern en extern kwaliteitsonderzoek; • Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel; • Roulatie van externe accountants op de opdracht. Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk in overeenstemming met de ViO (Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants), hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

5.2 Fraude Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) 240: “De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten”. Het dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag.

Zij dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de financiële verslaggeving is gewaarborgd. Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico’s binnen uw organisatie en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de beoordeling bleek ons dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit. U heeft aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico’s. Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens onze controle hebben wij geen fraude geconstateerd. We hebben middels een steekproef vastgesteld dat betalingen naar het juist rekeningnummer hebben plaatsgevonden en dat voor de lasten een prestatie is geleverd. In onze controle hebben we betalingen als frauderisico geïdentificeerd omdat er sprake is van het zelfstandig kunnen verrichten van betalingen (geen verplichte functiescheiding). Te ondervanging van dit risico hebben de steekproef op de kosten doorgetrokken tot aan de betalingen om vast te stellen dat betaling aan juiste bankrekening plaatsvinden en gebaseerd zijn op een factuur die intern geaccordeerd is.

Daarnaast hebben we een analyse uitgevoerd op het MT940 –bestand over 2020 om vast te stellen of er betalingen hebben plaatsgevonden naar bankrekening (puur waarop salaris wordt uitbetaald) en op naam van degenen die bevoegd zijn om betalingen te verrichten. Hieruit blijken geen bijzonderheden en resteert geen risico met betrekking tot de betalingen. 5.3 Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij onderzoeken de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover wij dat noodzakelijk achten in het kader van de controle van de jaarrekening. De accountantscontrole kan daarom leiden tot andere constateringen dan wanneer een gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking wel zou plaatsvinden. Aan ons is ook geen opdracht verstrekt met dit doel. De door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben evenwel geen bevindingen opgeleverd die wij in dit kader onder uw aandacht moeten brengen. 15

Overige onderwerpen

© Baker Tilly

16

6. Overige onderwerpen 6.1 Wet Normering Topinkomens (WNT) Ontwikkelingen – bezoldigingsmaximum De minister van BZK heeft het algemeen bezoldigingsmaximum voor 2021 vastgesteld op € 209.000. Ook de bezoldigingsmaxima voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking zijn voor 2020 geïndexeerd. De eerste twaalf kalendermaanden van de functievervulling mag de bezoldiging niet meer bedragen dan de som van € 27.700 per maand voor de eerste zes maanden en € 21.000 per maand voor de volgende zes maanden, óf indien dit lager is, de som van het aantal gewerkte uren vermenigvuldigd met het maximum uurtarief van het betreffende jaar. Het maximum uurtarief bedraagt voor 2021 voor de eerste twaalf kalendermaanden € 199 (2020: € 193). Vanaf kalendermaand 13 geldt het voor de instelling toepasselijke bezoldigingsmaximum zoals die ook geldt voor een topfunctionaris met dienstbetrekking. Ontwikkelingen – openbaar te maken informatie Vanaf 2020 dienen voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking de daadwerkelijk gewerkte uren gedurende de eerste twaalf kalendermaanden openbaar gemaakt te worden. Dit betekent dat u inzicht moet hebben in en een registratie moet hebben van deze gewerkte uren door de topfunctionaris zonder dienstbetrekking.

Voor topfunctionarissen die naast hun topfunctie: tevens nevenwerkzaamheden vervullen bij uw organisatie; of werkzaamheden verrichten bij aan uw organisatie gelieerde rechtspersonen; of gelijktijdig leidinggevende topfunctionaris in dienstbetrekking is bij een andere rechtspersoon of instelling waarop de WNT van toepassing is geldt dat vanaf de verantwoording 2020 de WNT-gegevens die op deze zogenaamde samenloop van werkzaamheden betrekking heeft openbaar moeten worden gemaakt. Voor de openbaar te maken gegevens verwijzen wij naar artikel 5 van de Uitvoeringsregeling WNT die geldt vanaf 1 januari 2020.

6.2 Wet normalisering arbeidsrechtpositie ambtenaren (Wnra) Per 1 januari jl. is de Wnra in werking getreden. Kort samengevat houdt die wet in dat de ambtenaar sinds dit jaar een gewone werknemer is en dat de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek op hen van toepassing zijn (enkele uitzonderingen daargelaten). Dit betekent onder andere dat de ambtenaar niet langer op basis van een (eenzijdige) aanstelling werkzaam is, maar op basis van een (tweezijdige) arbeidsovereenkomst. Dit betekent onder meer dat de ambtenaar ontslagbescherming geniet, recht heeft op een transitievergoeding bij ontslag en dat de wettelijke opzegbepalingen van toepassing zijn. De Wnra vraagt dat u keuzes maakt over bijvoorbeeld de inhoud en vorm van de arbeidsovereenkomsten, de aanleg van dossiers en administratieve wijzigingen. Heeft u de juiste kennis hiervoor reeds in huis? Ten slotte heeft de Wnra ook tot gevolg dat alle wetswijzigingen die onlangs met de Wet Arbeidsmarkt in Balans in werking zijn getreden, ook op gemeenschappelijke regeling van toepassing zijn. 6.3 Wet compensatie transitievergoeding Als de werknemer meer dan 2 jaar ziek is, kan de werkgever ontslag aanvragen bij het UWV.

De zieke werknemer heeft dan recht op een transitievergoeding; Werkgevers kunnen vanaf 1 april 2020 compensatie aanvragen als zij een werknemer ontslaan die meer dan 2 jaar ziek is; − Zo voorkomt de overheid dat werkgevers te maken krijgen met een opeenstapeling van kosten na 2 jaar loon doorbetalen aan zieke werknemers; − Om in aanmerking te komen voor de compensatie gelden de volgende voorwaarden: − de werknemer is ontslagen wegens langdurige ziekte; − de werknemer had op grond van de wet recht op een transitievergoeding; − de werkgever heeft de transitievergoeding betaald aan de werknemer. − Het is aan de werkgever om bij het UWV aan te tonen dat aan alle voorwaarden wordt voldaan; het dossier moet dus op orde zijn − Houdt u er rekening mee dat er een termijn op de aanvraag en een maximum aan de compensatie zit.

17

6. Overige onderwerpen 6.4 Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) Oproepkrachten • Een oproepkracht moet ten minste 4 dagen van tevoren schriftelijk worden opgeroepen. Dit termijn kan bij cao worden verkort tot 24 uur. • Bij het intrekken/wijzigen van de oproep binnen 4 dagen voor de opgeroepen uren, heeft de oproepkracht toch recht op loon over de opgeroepen uren. • Na iedere periode van 12 maanden moet u de oproepkracht een aanbod doen voor een vaste arbeidsomvang, gebaseerd op het gemiddelde aantal uren in de 12 voorafgaande maanden. De oproepkracht mag deze weigeren en blijft dan oproepkracht. U moet wel na iedere 12 maanden een aanbod doen. Transitievergoeding • Aanspraak vanaf de 1e dag van het dienstverband (ook ingeval van beëindiging in de proeftijd) ingeval werkgever initiërende partij is om te komen tot een einde van de arbeidsovereenkomst. • 1/3 bruto maandsalaris inclusief alle toeslagen en structurele emolumenten per dienstjaar (feitelijke duur). Ketenregeling • Maximaal 3 contracten voor bepaalde tijd in maximaal 3 jaar. • Termijn om de keten te doorbreken is 6 maanden. WW-premie • De hoogte van de WW-premie wordt bepaald door het type contract. De lage premie (thans 2,94%) geldt voor een schriftelijk contract voor onbepaalde tijd met een vaste arbeidsomvang. De hoge premie (thans 7,94%) geldt voor flexibele contracten (met o.a.

uitzonderingen voor BBL-ers en werknemers onder de 21 jaar). Payrolling • Payroll-werknemers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers van de opdrachtgever waar de payroll-werknemer werkt.

6.5 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van boekjaar 2021 Met ingang van boekjaar 2021 dient het bestuur van de gemeenschappelijke regeling zelf verantwoording af te leggen over het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling en als zodanig object van onderzoek worden voor de accountant in zijn opdracht om een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af te geven. Het bestuur dient de materialiteits- en rapporteringsgrens te bepalen, mogelijk wel binnen een bepaalde wettelijke bandbreedte. De aanstaande wetswijziging veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeenschappelijke regeling primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het bestuur. De intentie is dat de accountant hierbij als vierde lijn gaat functioneren. In onze optiek kan dit alleen worden bereikt als uw zelfcontrolerend vermogen in de 1ste, 2de en 3de-lijn binnen uw mogelijkheden en ambitieniveau optimaal is, waardoor wij alleen in de noodzakelijke processen en transacties hoeven te “spitten”.

Waar de 2de en 3de lijncontrole goed is ingericht zullen wij in hogere mate steunen op uw deelwaarnemingen maar altijd in beperkte omvang zelfstandig werkzaamheden blijven uitvoeren. U mag van uw accountant verwachten dat hij zelfstandig een oordeel blijft vormen over de beheersing van de organisatie. Voor gebieden die minder belicht worden, zullen wij uitgebreidere werkzaamheden uitvoeren.

18

6. Overige onderwerpen Om voorbereid te zijn op deze wetswijziging adviseren wij u om een kritische analyse uit te voeren op de huidige stand van zaken binnen uw gemeenschappelijke regeling. Allereerst is het van belang om terug te blikken, en na te gaan in hoeverre uw organisatie in de afgelopen jaren gesteund heeft op de werkzaamheden van de accountant of was het oordeel van de accountant een bevestiging van hetgeen reeds gecommuniceerd was door de 3de lijn (VIC: Verbijzonderde Interne Controle). Afhankelijk van de uitkomsten van deze analyse, dient u ambitie gericht op de wetswijziging te gaan bijstellen. Wij raden u aan om deze ambitie officieel vast te stellen, waarmee verankering in de organisatie wordt geborgd. In deze visie dient een beeld te worden geschetst hoe u de organisatie wenst te beheersen/ controleren. De visie dient een leidraad te bevatten voor de organisatie om te waarborgen en zichtbaar te maken dat binnen de gemeenschappelijke regeling getrouw en rechtmatig wordt gehandeld.

Belangrijk is hierbij om na te gaan wat de (aangepaste) visie betekent voor uw processen en systemen. Indien er vele aanpassingen benodigd zijn om uw organisatie zichtbaar in control te krijgen op het gebied van getrouwheid en financiële rechtmatigheid heeft dit een behoorlijk impact op uw medewerkers. De aanpassingen dienen uiteindelijk te worden gedragen door de medewerkers van de gemeenschappelijke regeling op elke niveau binnen de organisatie. Hierbij is gedegen aanpak voor de implementatie essentieel. Iedere medewerker dient namelijk op zijn niveau te worden meegenomen in het gewenste risico management zoals dat is beschreven in de visie. Onze visie hierop is om medewerkers vooral aan de voorkant te betrekken bij de actualisatie van de het risicomanagement/beheersing per proces. Hierdoor creëer je bewustwording en draagvlak door de gehele organisatie. Onderstaand figuur geeft bovenstaande visueel weer:

Op basis van het gewenste ambitieniveau in de visie dient te worden bepaald of de randvoorwaarden voor realisatie van deze visie toereikend zijn binnen uw gemeenschappelijke regeling en wat dit eventueel betekent voor de huidige inrichting van de 1ste, 2de en 3de lijnscontrole, de positionering van de 3de lijn (VIC). Ten aanzien van de positionering van de VIC is het belangrijk dat zij de positie krijgen om onafhankelijk te rapporteren over eventuele bevindingen. Uitgangspunten die bij een eventuele herziening/ herstructurering van uw organisatie in ogenschouw moeten worden genomen is een goed werkende bestuurlijke inrichting, actuele risicomanagement /beheersing per proces, juiste implementatie van de PDCA- cyclus (plan, do, check en act) en toezicht op de invoering van verbetermaatregelen.

19

6. Overige onderwerpen Teneinde hier grip op te krijgen is het zaak aandacht te hebben voor mensgerichte beheersinstrumenten. Het vaststellen van gewenst gedrag en het borgen van dit gedrag middels genoemde beheersinstrumenten zal daarbij helpen. De zogenaamde “Soft controls” zijn op te vatten als maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Soft controls vormen een onlosmakelijk onderdeel van de set beheersingsmaatregelen die het management treft om zeker te stellen dat de organisatiedoelstellingen worden gerealiseerd (De Heus en Stremmelaar, 2000).

20

Contactgegevens drs. R. (Rik) Opendorp RA Partner 06 100 904 64 r.opendorp@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Bijster 39 4817 HZ BREDA Postbus 3814 4800 DV BREDA T: 076 525 00 00

21