WBA Jaarstukken 2021 2213633.pdf
Tekst van het document
1 maart 2022
Voorwoord 1. Jaarverslag 2. Jaarrekening 3. Vaststellingsbesluit
B. Steffen, 1986 Nieuw-Vossemeer: Stellingkorenmolen De Assumburg werd op Nationale Molendag weer feestelijk in gebruik genomen
Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2021 van het West-Brabants Archief (WBA) aan.
2021 was het jaar van omzien en vooruitkijken. Het omzien ging
Qua financiën sloot het jaar 2021 af met een voordelig saldo van
in de vorm van de uitvoering van de evaluatie van de
€ 69.715. Dit saldo is het gevolg van de lagere kosten voor het
gemeenschappelijke regeling. De eindrapportage daarvan
pand in Oudenbosch.
komt in 2022. Wat vooruitkijken betreft werd eind 2021 een start gemaakt met het traject dat moet leiden tot een nieuwe beleidsvisie vanaf medio 2022. In 2021 had het WBA nog steeds te maken met de corona-
In dit jaarverslag over 2021 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. West-Brabants Archief,
beperkingen. Medewerkers en organisatie hebben zich aangepast aan de omstandigheden. Naar onze mening heeft corona geen zichtbare negatieve effecten gehad op de taakuitvoering en bedrijfsvoering van het WBA.
Het Dagelijks Bestuur
De gemeenschappelijke regeling “West-Brabants Archief” (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 350.000 inwoners.
Voorzitter de heer J.P.M. Klijs (tot 1/6) en dhr. A.J. Moerkerke, vertegenwoordiger van Moerdijk
Als bestuursorganen treden op: het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de voorzitter
DB leden mw. N.M. van der Zwan (tot 8/4) en dhr. B. Jacobs, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom de heer C.A. Lok, vertegenwoordiger van Roosendaal
Overige (AB) leden de heer G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van Woensdrecht de heer J.A.H. Mollen, vertegenwoordiger van Halderberge mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen mw. L.F.E.A. Matthijssen-de Jong, vertegenwoordiger van Rucphen de heer J.C.M. de Beer, vertegenwoordiger van Zundert
Secretaris de heer M.H.M. Korving, directeur WBA
In het gehele verslagjaar 2021 had het WBA last van de corona omstandigheden. Gelukkig waren er weinig besmettingen met fysieke gevolgen voor de medewerkers. De medewerker die in 2020 ernstig werd getroffen door het virus, bleef ook in 2021 veel last houden en was grotendeels beperkt inzetbaar. Dit werd intern opgevangen en had daardoor geen invloed op de prestatielevering van het WBA noch op de kosten. De landelijke maatregelen die steeds golden met betrekking tot corona zijn door het WBA overgenomen en gevolgd. Effecten van corona bij het West-Brabants Archief Het jaar 2021 was het tweede, en het eerste volledige, coronajaar. Het was merkbaar dat het WBA maatregelen had genomen om aangepast toch alle werkzaamheden uit te kunnen voeren. Voor de externe klant bleef raadpleging in de studiezaal mogelijk, maar dan op afspraak. Digitaal konden de klanten van het WBA gebruikmaken van de service “Scanning on demand”, waar veel vraag naar was. Andere externe en gemeentelijke contacten waren door corona vrijwel exclusief online, dat bleek niet altijd even efficiënt zodat de voortgang soms hinder ondervond. Met name de E-depot aansluittrajecten ondervonden hier
Voor de exploitatie over 2021 zijn de effecten wederom gering. Over de financiële gevolgen is het volgende op te merken. Het WBA heeft voor zowel de inkomsten als uitgaven geen nadelig effect van corona ondervonden. Doordat er minder op kantoor werd gewerkt waren de kantoorkosten lager en ook de schoonmaakkosten minder. Maar daar tegenover stond een investering in digitale vergaderfaciliteiten. Onze organisatie loopt geen risico op het gebied van continuïteit. We bewaken onze liquiditeitspositie goed en nemen zo nodig maatregelen om onze taken gedurende deze crisis zo goed mogelijk te blijven uitvoeren.
nadeel van, maar ook bijv. het voorbereidend traject van de nieuwe website.
Beheer van de archiefbewaarplaats
In de WBA organisatie vond als gevolg van de corona beperkingen een
In de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten en van de
verdere verdieping van het digitale werken plaats. Werken in MS
via DVO verbonden gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat
Teams, digitaal vergaderen, SCRUM aanpak van projecten, digitale deelname aan studie- en trainingsdagen ….. aan het eind van 2021 waren dit allemaal vanzelfsprekendheden voor de WBA medewerkers.
jaarlijks een verslag wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve een bewaarplaats voor papieren archiefstukken heeft het WBA ook een E-depot voor de duurzame
opslag van digitaal gevormde of vervangen informatieobjecten. Dit
In 2021 werd het archief van de gemeente Zundert over de periode
verslag gaat derhalve over beide bewaarplaatsen.
1989-1996 overgebracht. Daarmee zijn alle bestuursarchieven van de gemeenten tot aan de herindeling van 1997 in beheer bij het WBA. Van
Archiefbeheer Het archiefbeheer gaat vooral over de materiële en toegankelijke staat van de archieven, de aanwinsten en verliezen en over het gebruik van de archieven door overheden en derden.
de sinds 1997 heringedeelde gemeenten hebben Bergen op Zoom en Woensdrecht in 2021 hun eerste tienjarenblok (periode 1997-2006) al overgebracht. Bij alle andere gemeenten wordt hieraan gewerkt; de gemeente Roosendaal rondde de bewerking in 2021 af en heeft het tienjarenblok 1997-2006 begin 2022 naar de bewaarplaats van het WBA overgebracht. Daarnaast droegen enkele gemeenten
Een in 2021 uitgevoerde analyse laat zien dat de toegankelijkheid van
documenten rond persoonsregistratie (persoonskaarten en registers
de beheerde papieren archieven al ver op orde is. Maar er zijn nog
burgerlijke stand) over. In het verslagjaar waren er geen substantiële
enkele grotere bestanden die moeten worden bewerkt. Daaraan wordt
aanwinsten van niet-overheidsarchieven.
sinds de start van het WBA consequent en intensief aandacht besteed. Kleine bestanden van minder dan een halve meter omvang worden niet met een inventaris ontsloten. Behalve aan het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat het meeste werk de komende jaren zitten in het controleren en verbeteren van in het verleden gemaakte inventarissen, aan het verwerken van aanvullingen en het converteren van analoge toegangen naar een digitale versie. Naast ontsluiting en beschrijving maakt ook materiële verzorging deel uit van de beheertaak. In 2021 ondergingen alle aanwinsten een behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en ongedierte in de papieren bestanden te doden. Om de materiële staat van documenten verder te optimaliseren, werden geselecteerde documenten door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en hersteld. En verder was er net als in eerdere jaren veel aandacht voor een juiste conserverende verpakking van archiefstukken, met name in het archiefdepot in Oudenbosch. Daardoor wordt de duurzaamheid versterkt.
Voor het beheer van digitale archieven heeft het WBA een E-depot. Onder digitale archieven verstaan we informatieobjecten die digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge documenten waarvoor een vervangingsbesluit is genomen. Die laatste categorie overheerst de komende tijd nog en betreft overwegend gescande bouwdossiers. Bij vervanging treden die scans in de plaats van de papieren documenten en dossiers en worden de papieren originelen, na intensieve controle, vernietigd. In 2021 vond een succesvolle opname in het E-depot van de gedigitaliseerde bouwdossiers van de voormalige Moerdijk-gemeenten plaats. Ook van de gemeenten Etten-Leur en Halderberge werden de eerst digitale bestanden in het E-depot opgenomen. Medio 2021 werd het WBA E-depot definitief in productie genomen. Toch wel gehinderd door corona, was de doorlooptijd van test- naar productieomgeving langer dan gepland. Die tijd werd extra benut om de toegang op het E-depot en de aanleverprocedure te verbeteren. Mede door aanstellen van een functioneel beheerder kon het E-team de aansluittrajecten met gemeenten een nieuwe impuls geven.
Aan vertegenwoordigers van gemeenten en gemeenschappelijke
scanaanvragen. In overleg met en op verzoek van de WBA-
regelingen werden in verschillende bijeenkomsten de werking van het
gemeenten wordt SoD binnenkort ook aangeboden aan alle
E-depot, de daarvoor geldende voorwaarden (vastgelegd in het in 2021
overheden. Opgevraagde dossiers en documenten kunnen met SoD
gereviseerde E-depot protocol) en het voorgeschreven
veel sneller en efficiënter worden aangeboden. Om die service
metadatamodel gepresenteerd en toegelicht. Daarnaast faciliteerde
daadwerkelijk te kunnen leveren, gaat het WBA de scanning vanaf
het WBA een onderzoek naar de aanwezigheid, status en omvang van
medio 2022 in eigen beheer doen. De plannen voor onze scanstraat zijn
digitale informatiebestanden bij alle gemeenten en GR’en. Deze
al in een vergevorderd stadium. Zelf doen houdt ook de kosten onder
zogeheten Monitor Digitale Informatie werd door een externe partij
controle.
uitgevoerd en de resultaten zijn inmiddels vastgelegd en gedeeld met alle betrokkenen. Het WBA wil deze Monitor periodiek uit laten voeren, mits dat financieel haalbaar is.
Ten slotte moet in dit verband ook de Bouw Dossier Applicatie (BDA) worden genoemd. Dit is het digitale klantenportaal voor het zoeken naar gedigitaliseerde bouwdossiers. Hier is een enorme vraag naar,
Hoewel de mogelijkheid tot fysiek bezoek aan de studiezaal op
niet alleen van particulieren, maar ook bij zakelijk belanghebbenden
afspraak mogelijk blijft, verschuift de dienstverlening meer en meer
zoals makelaars, architecten en bouwbedrijven. In 2021 groeide het
richting digitaal. De nieuwe website gaat daarin een spilfunctie
aanbod in de BDA enorm door toevoeging van de resultaten van het
vervullen. Voorbereiding en aanbesteding verliepen grondig, hetgeen
gemeenschappelijke scanproject bouwdossiers van Bergen op Zoom,
wat meer tijd kostte dan gedacht. Pas op het eind van 2021 werd een
Halderberge en Woensdrecht. De keerzijde daarvan was wel dat het
overeenkomst getekend met een bureau dat een nieuw online
opslagvolume van de data en het dataverkeer sterk en snel toenam,
platform zal ontwikkelen. Deze nieuwe website beoogt vooral
waardoor de begroting van het budget voor die opslag verhoogd moet
optimalisering van het zoeken en vinden van historische informatie. Die
worden.
informatie moet betrouwbaar en kwalitatief hoogwaardig zijn. En liefst te plaatsen in de juiste context. Ook wil het WBA koppelingen en links leggen naar informatie die door andere instellingen over het gezochte onderwerp of persoon worden aangeboden. Het principe van linked open data gaan we toepassen. Uiteindelijk moet de gebruiker zodanig digitaal worden gefaciliteerd dat het overeenkomt met het leidend principe van het WBA: Het verleden snel gevonden. Op de huidige website, die overigens in 2021 werd aangepast aan de nieuwe huisstijl van het WBA, zijn steeds meer digitale archiefstukken rechtstreeks gekoppeld aan de toegang. Een tweede belangrijke digitale dienst die het WBA levert, is Scanning on Demand (SoD). Tot nu toe was het gericht op particuliere
De toegang tot het E-depot blijft vooralsnog alleen voor ambtenaren van onze gemeenten. In het proces van de nieuwe website wordt gekeken of en hoe de nu nog afzonderlijk beschikbare zoek-en-vind systemen in de website, de BDA en het E-depot kunnen worden geïntegreerd.
Toezicht en advisering De voor 2021 geplande KPI-onderzoeken vonden allemaal tijdig plaats. Dit geldt voor zowel de gemeenten als de gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen zorgdragers) in de regio West-Brabant. Op één na kregen al deze zorgdragers een beoordeling “Voldoet” van de externe toezichthouder, de provincie Noord-Brabant. Belangrijkste aandachtspunten die tijdens de KPI gesprekken naar
worden gekoppeld aan de metadata zoals voorgeschreven in de norm TMLO, die het WBA voor het E-depot hanteert. De exportfunctie is nodig om zowel metadata als bestanden uit applicaties over te zetten naar het E-depot. Nog maar weinig DMS of zaaksystemen, laat staan taak ondersteunende applicaties kennen zo’n exportfunctie. Het WBA gaat namens of met zorgdragers in gesprek met leveranciers om dit probleem op te lossen. Hier is echter nog een lange weg in te gaan.
voren kwamen waren: 1.
bij vrijwel alle zorgdragers is nog geen kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding geïmplementeerd. Om in deze leemte te voorzien heeft het WBA het initiatief genomen om, samen met drie gemeenten, een kwaliteitsmodel te ontwikkelen. Eind 2021 was dit zo goed als gereed en in maart 2022 zal het aan zorgdragers worden gepresenteerd;
2.
bij de meeste zorgdragers was geen actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden aanwezig. De Monitor Digitale Informatie, die eerder al werd benoemd, probeert daar een eerste aanzet voor te vormen. In 2022 gaat het WBA, samen met twee andere archiefdiensten en de provincie een traject opstarten om zorgdragers te helpen dit overzicht op de juiste manier op te stellen en te gebruiken;
3.
Over het algemeen delen WBA en zorgdragers het idee dat de huidige manier van toezicht via een te uitgebreid en te ingewikkeld KPIformulier verandering behoeft. Zeker nu de Wet Open Overheid voor de deur staat, die zorgdragers net als de Archiefwet verplicht om de informatiehuishouding op orde te brengen, is een goed samenspel tussen toezichthouder (WBA) en informatiebeheerder (zorgdrager) van belang. Om die reden houdt het WBA vanaf eind 2021 jaargesprekken met alle zorgdragers. Die gesprekken zijn te beschouwen als een Strategisch Informatie Overleg (SIO), wat in de Archiefwetgeving is voorgeschreven. In die SIO-gesprekken wordt vooral gezocht naar ontwikkelingen en onderwerpen die in samenwerking kunnen worden opgepakt en uitgewerkt. En die vooral ten goede zouden moeten komen aan alle zorgdragers in onze regio. De hiervoor al kort beschreven voorbeelden zijn het eerste resultaat van deze nieuwe aanpak.
De metadatering conform het metadatamodel in het E-depot
Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en
protocol van het WBA is bij verschillende zorgdragers nog niet
vernietiging, vervanging, archiefbewerkingsprojecten,
volledig op orde. Dat geldt ook voor de exportfunctie van
digitaliseringstrajecten en archiefwet- en regelgeving.
applicaties die te bewaren informatie bevatten. Om bij de metadatering te ondersteunen heeft het WBA, met input van drie gemeenten, een mappingdocument gemaakt, waarin de metadata van het informatiesysteem van de zorgdragers
Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft één programma, namelijk archiefbeheer. Samenvatting programma archiefbeheer: Totaal
Begroting voor wijziging 2021
Begroting na wijziging 2021
Rekening 2021
Totaal programma
-2.765.886
-2.690.381
-2.569.420
Bijdrage deelnemers
2.444.900
2.264.604
2.264.603
Overige opbrengsten
320.986
425.777
374.532
Saldo te bestemmen resultaat
Toelichting saldo Het saldo van € 69.715 is bijna geheel toe te schrijven aan het voordeel op de kosten van het WBA pand in Oudenbosch. Na verkoop daalden de exploitatiekosten in 2021 met bijna € 63.000. Als huurder is het WBA veel minder geld kwijt aan het pand dan als eigenaar. Het voordeel over 2021 is incidenteel; vanaf 2022 zijn de kosten voor het pand in de begroting structureel verlaagd. In april 2021 heeft het bestuur besloten om het eenmalige voordeel te benutten voor de ontwikkeling van de website van het WBA.
V/N
69.715 voordelig
Paragrafen Op 1 juli 2016 zijn de financiële verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn financiering en bedrijfsvoering. Vanaf de begroting 2016 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in de jaarrekening en het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Daar wordt in dit jaarverslag aan voldaan. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het WBA zijn deze echter niet relevant: het WBA is een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen, en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA al vanaf 2020 enkele interne wijzigingen doorgevoerd. In de praktijk is het nu zo geregeld dat er een toezichtteam is gevormd, bestaande uit specialisten op deelterreinen. Zo maken voortaan de informatieadviseurs, de studiezaalmedewerker en de juriste deel uit van dit team. Het wordt aangevuld met een extern specialist, die ook al is ingehuurd voor het archieftoezicht bij de verbonden partijen. Deze organisatievorm werkt goed en efficiënt. Zoals hiervoor al beschreven vonden alle geplande KPI-onderzoeken plaats en kon het WBA tijdig alle gevraagde adviezen verzorgen. Dat het imago van het WBA goed is, werd bevestigd in de enquête die voor het opstellen van de evaluatie van de GR werd gehouden.
betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Niet begrote
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen
uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. In 2021 werd die
aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor
post niet aangewend.
informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving
Het WBA beschikt vanaf medio 2017 over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In tegenstelling tot spelregel 5 van de “Nota Verbonden Partijen” worden de risico’s niet gedragen door de deelnemers, maar door het WBA zelf. In een brief van 28 oktober 2015 heeft de fiscus voorgeschreven dat het WBA het voordelige saldo niet zal restitueren aan de deelnemers, omwille van het behoud van de ondernemersstatus en de daaraan gekoppelde btw-aftrek.
en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft zich ontwikkeld tot een deskundige vraagbaak en adviseur in het woud van wet- en regelgeving, specifiek op het terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Het WBA heeft ook een opgeleide CISO in de formatie, die samen met de juriste de organisatie optimaal ondersteunt qua informatieveiligheid. Het WBA
heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en een
Financieringsbehoefte
informatieveiligheidsplan. Het plan voor 2021 is volledig uitgevoerd.
De manier waarop het WBA met investeringen om wil gaan en de
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. In 2021 was sprake van langdurig herstel van corona bij één medewerker. Zijn taken wat betreft de dienstverlening werden overgenomen door een collega. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk
limieten die worden gehanteerd zijn vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven WBA 2019. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in uitgaven tot globaal € 10.000 niet worden geactiveerd. Deze nota is in 2019 door het DB vastgesteld, bekrachtiging door het AB vond plaats in april 2020.
te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen.
Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt anno 2020 nog een geldlening
Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig
gesloten voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien
ingezette re-integratieprocessen en persoonlijke aandacht. Het
jaar). Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe
ziekteverzuim voor het WBA was in 2021 lager dan 3%.
investeringen zoveel als mogelijk met eigen middelen gedaan.
Coronavirus
Overige financiële aangelegenheden
Hierover is op pag. 6 al uitgebreid gerapporteerd.
Vanaf het controlejaar 2020 is het accountantscontract aangepast en is extra controle vooraf ingepland bij de gemeente Bergen op Zoom. Een extra check door financiële beleidsadviseurs van twee WBA
Financieringsparagraaf
gemeenten is sinds enkele jaren eveneens een vast onderdeel in het proces van totstandkoming van de financiële beleidsdocumenten.
Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elke kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Het gedeelte van het saldo boven € 250.000 (drempelbedrag per kwartaal) wordt naar de schatkistrekening overgeboekt. Vanaf 1 juli 2021 werd het schatkist drempelbedrag opgehoogd naar € 1.000.000. Dit leidde bij het WBA niet tot het ontstaan van hoge banksaldi. Integendeel … de instelling van een ‘boeterente’ voor saldi > € 100.000 was aanleiding om nog zorgvuldiger dan voorheen tijdig af te romen naar de schatkistrekening, waar geen negatieve rente wordt berekend.
Bedrijfsvoeringsparagraaf Personeel Ultimo 2020 stond nog één vacature open, die van functioneel beheerder. Deze is per 1 maart 2021 ingevuld. Detacheringen waren er: •
Bij de Mastboom Brosens Stichting voor de bewerking van een collectie en het archief (periode jan. – dec. variabel aantal uren per week). Dit betroffen werkzaamheden buiten werktijd die volledig werden vergoed.
•
Bij het Zeeuws Archief voor beheer van de dislocatie Terneuzen
beperkt. Vermeldenswaardig is ook nog een collectieve scrumtraining
(periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betrof een reeds
voor alle medewerkers van het WBA.
langer lopende vaste detachering. •
Bij het Erfgoedcentrum Tongerlohuys als adviseur (periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betreft een andere invulling van
Huisvesting Het WBA maakte in 2021 gebruik van drie huisvestingslocaties, namelijk:
vaste detachering ná de beëindiging van de plustaak Roosendaal.
1.
het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de dienstverlening en kantoor
Ultimo 2021 werkten er 22 personen bij het WBA, goed voor 19,51 FTE. In 2020 was dit nog 18,84 FTE. De vacature voor functioneel
Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor
applicatiebeheerder E-depot is per maart 2021 ingevuld.
‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is eigenaar en
Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder van het WBA. Daarin kwamen onderwerpen aan de orde als de AVG, de huisvesting en de rechtspositie van het personeel. De meeste overlegvormen vonden in 2021 als gevolg van de
verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud is voor rekening van de verhuurder. 2.
het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom
coronacrisis online via MS Teams plaats.
Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer wordt
De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling
gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als
P en O van de gemeente Bergen op Zoom. Op het gebied van de
museum. Deze functie vervult het nog steeds, maar de afzonderlijke
financiële administratie biedt de gemeente Bergen op Zoom eveneens
bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen aan deze beide
ondersteuning. De dienstverleningsovereenkomst die voor deze twee
gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de
vormen van ondersteuning geldt is in het verslagjaar intensief
afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA.
geëvalueerd, in goede harmonie en samenspraak met Bergen op
De exploitatiekosten worden volgens een vaste verdeelformule (5/8
Zoom. Uitkomst daarvan was dat het WBA vanaf 2022 de financiële
WBA en 3/8 gemeente) verrekend met het Cultuurbedrijf.
ondersteuning via een extern administratiekantoor laat verzorgen. De ondersteuning bij de afronding van de jaarstukken 2021 en het opstellen van de begroting 2023 verzorgt Bergen op Zoom nog, maar de boekhouding geschiedt al elders. De P en O ondersteuning blijft ook na 1-1-2022 bij Bergen op Zoom. Ook in 2021 namen WBA medewerkers in verschillende functies deel aan webinars. Individuele opleidings- en trainingstrajecten bleven
eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Dit depot is
3.
het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan te Oudenbosch
Vanaf 2021 huurt het WBA de kelder met de drie archiefdepots van de nieuwe eigenaar, tandartspraktijk Halderberge. Over de huurprijs, de servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de eigenaar. In 2021 zijn extra kosten gemaakt voor enkele noodzakelijke voorzieningen voor het WBA als huurder, o.a. een optimale wifi-
verbinding in de depots en enkele aanpassingen in het
werd beheerd. De technische ondersteuning van het WBA netwerk
klimaatsysteem.
bleef gedeeltelijk uitbesteed en is gedeeltelijk door een eigen
Op advies van de accountant werd de onderhoudsvoorziening
medewerker opgepakt.
berekend en vervolgens afgeschaald op basis van een geüpdatet
Door de bezoekbeperkingen van de studiezaal, de enorme toename
meerjarig onderhoudsplan. Dit was nodig om in de nieuwe situatie het
aan digitale bouwdossiers en door het succes van Scanning on
vervangend onderhoud te regelen tussen huurder en verhuurder. Het
Demand, bleef het websitebezoek in 2021 onverminderd hoog.
geplande onderhoud van 2020 dat is doorgeschoven naar 2021 is uitgevoerd. Vanaf 2021 is de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening aangepast van € 7.800 naar € 5.245. Automatisering Het WBA heeft zich ten doel gesteld om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. Dit vereist onder andere een flexibele ICT-inrichting, welke het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten en in te loggen. Doordat er is gekozen voor Office 365 als softwareomgeving, is dit mogelijk gemaakt. Documenten worden opgeslagen in de cloud. Aangezien men met deze werkmethodiek al vertrouwd was, ondervonden medewerkers nauwelijks last bij het thuiswerken als gevolg van de coronacrisis. Deze bood zelfs nieuwe kansen om het digitaal werken nog verder te implementeren. De WBA organisatie raakte versneld vertrouwd met het werken in MS Teams. Hierdoor bleef de communicatie, ook op afstand, op een prima peil. In de loop van 2021 zijn wederom verdere maatregelen genomen om de beveiliging van onze gegevens te verbeteren en om de bedrijfszekerheid te vergroten. Het jaarplan informatiebeveiliging werd uitgevoerd en de FG en CISO verzorgden elk kwartaal een update met tips voor een optimale beveiliging van de bedrijfsinformatie van het WBA.
Het interne verbetertraject van de eigen archivering, mede naar aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van het WBA, werd voortgezet maar is nog niet geheel afgerond. Een eigen zaaksysteem
Meerjarenbalans en kengetallen Meerjarenbalans Hieronder de geprognosticeerde eindbalans voor zowel het verslagjaar als de meerjarenraming. De bedragen betreffen de eindstanden van elk jaar per 31-12. Activa
2021
2022
2023
2024
2025
2026
Materiele vaste activa
87.440
130.237
107.013
83.788
60.564
46.006
Totaal vaste activa
87.440
130.237
107.013
83.788
60.564
46.006
Uitzettingen korter dan 1 jaar
296.182
46.182
46.182
46.182
46.182
46.182
Liquide middelen
72.418
280.266
169.420
179.736
181.187
196.389
Overlopende posten
87.761
87.761
87.761
87.761
87.761
87.761
Totaal vlottende activa
456.361
414.209
303.363
313.679
315.130
330.332
Totaal Activa
543.801
544.446
410.376
397.468
375.694
376.339
2021
2022
2023
2024
2025
2026
Algemene reserve
128.073
128.073
128.073
128.073
128.073
128.073
Reserve digitale dienstverlening website
65.000
134.715
0
0
0
0
Resultaat boekjaar
69.715
Eigen vermogen
262.789
262.788
128.073
128.073
128.073
128.073
Voorzieningen
26.872
31.517
36.162
27.254
9.480
14.125
Vaste schulden
40.000
36.000
32.000
28.000
24.000
20.000
Totaal vaste passiva
66.872
67.517
68.162
55.254
33.480
34.125
Vlottende schulden <1 jaar
155.341
155.341
155.341
155.341
155.341
155.341
Overlopende passiva
58.799
58.799
58.799
58.799
58.799
58.799
Totaal vlottende passiva
214.140
214.140
214.140
214.140
214.140
214.140
Totaal Passiva
543.801
544.446
410.376
397.468
375.694
376.339
Passiva
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa
Vennootschapsbelasting
De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-
geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van
plichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies”
nieuwe investeringen. Eind 2022 is gepland om het gehele netwerk te
o.a. een VPB advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door
vervangen. De post Materiële vaste activa is hiermee verhoogd met €
de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van
60.000. Vanaf 2023 wordt afgeschreven op deze investering.
het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Hoewel
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende
er de afgelopen jaren steeds sprake was van een positief resultaat,
schulden
geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk kent.
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2021. Eigen vermogen en voorzieningen Het saldo van 2021 wordt toegevoegd aan de reserve digitale dienstverlening website. In 2022 wordt deze reserve volledig gebruikt
Kengetallen
Jaarrek.
Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
2021
2022
2023
2024
2025
2026
-53,39%
-49,98%
-30,31%
-22,19%
-40,91%
-51,11%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
48,32%
40,67%
31,21%
32,22%
34,09%
34,03%
Structurele exploitatieruimte
1,44%
0%
0%
0%
0%
0%
Kengetallen
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Aan de hand van de meerjarenbegroting zijn onderstaande
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
waardoor in 2023 en verder hier geen saldo meer opstaat. De toevoegingen en onttrekkingen op de voorziening is gebaseerd op de gegevens in het meerjarig onderhoudsplan. Vaste schuld
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte
Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige
leningen
leningenportefeuille gehanteerd. De vervanging van het gehele
Solvabiliteisratio
netwerk wordt gefinancierd met eigen middelen.
kengetallen tot stand gekomen.
Inleiding Jaarrekening 2021 Opzet van de jaarrekening In tegenstelling tot eerdere jaren zijn aan de jaarrekening geen bijlagen toegevoegd. Gemeenten vinden dit geen noodzaak. Desgewenst kan en wil het WBA uiteraard, op verzoek, inzage geven tot alle financiële
inrichting van de rechtmatigheidscontrole en over de overstap naar een marktpartij voor de financiële ondersteuning. Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006
informatie.
geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u
Verantwoording resultaat 2021
RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de
Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in
deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de
2021 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2021 sluit met een
exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de
positief resultaat van € 69.715. Dit saldo is vooral tot stand gekomen
omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte
door de lagere huisvestingskosten als gevolg van de overgang van
omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van
eigendom naar huur van het pand in Oudenbosch. Dit saldo is
28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe
uiteindelijk een stuk lager dan het ernaar uitzag in de loop van het jaar.
archieforganisatie WBA. Daarin is ook bepaald dat de deelnemers
De financiële effecten van de (in 2021 nog niet vastgestelde maar wel
geen recht hebben op terugbetaling van hun evenredig aandeel in de
al verwachte) nieuwe CAO SGO zijn op het laatste moment, na overleg
te vormen reserve. Deze reserve is echter wél gelimiteerd. Al eerder is
met de accountant, als last verwerkt in de jaarcijfers. Daarmee was
gemeld dat het bestuur hiervoor een plafond van 5% heeft ingesteld.
een bedrag van € 24.171 gemoeid.
Dit plafond is in 2017 bereikt.
Rechtmatigheid
Schatkistbankieren
In het kader van de uitvoering van de begroting is wederom aandacht
In 2021 voldeed het WBA aan de gestelde voorwaarden voor
geschonken aan de interne regelgeving en de vaststelling van een
schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er tijdig wordt
toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. De
afgeroomd naar de schatkistrekening van de gemeente Bergen op
procesbeschrijvingen voor inkoop, verkoop, salarisbetalingen,
Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen
investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn in 2021 voor
per kwartaal onder de limiet van € 250.000 (vanaf 1 juli € 1.000.000)
zover relevant, geactualiseerd.
blijft.
Controleprotocol, normenkader, directiestatuut en mandaatregeling
Ultimo 2021 had het WBA nog een tegoed van € 250.000 op de
zijn in 2021 ongewijzigd en zijn nog steeds op orde. De accountant ziet
schatkistrekening.
in zijn controle toe op de rechtmatigheid en getrouwheid. De aangekondigde wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording zijn uitgesteld en voor 2021 nog niet van toepassing. In 2021 vond enkele keren overleg met de accountant plaats, onder andere over de
van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
250 Kwartaal 1
1.000 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4
Kwartaalcijfer op dagbasis (2)
buiten 's Rijks schatkist
115
149
76
45
aangehouden middelen (3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het
135
101
174
205
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het
-
-
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
2.786
Het deel van het begrotingstotaal (4b)
dat kleiner of gelijk is aan € 500
2.786
miljoen Het deel van het begrotingstotaal (4c)
dat de € 500 miljoen te boven
-
gaat (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van
Drempelbedrag
250
€250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1
Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4
Som van de per dag buiten 's (5a)
Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen
10.393
13.552
6.986
4.185
90
91
92
92
115
149
76
45
tellen als nihil) (5b)
Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten
(2) - (5a) / (5b)
's Rijks schatkist aangehouden middelen
Overzicht van lasten en baten in de jaarrekening 2021 In onderstaande tabel is gekozen voor een wat specifiekere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2021. Daardoor is een vergelijking met de gegevens over 2020 mogelijk. In de laatste kolom wordt de relatie tussen in 2021 gewijzigde begroting en exploitatie over 2021 getoond, hetgeen leidt tot het al eerder genoemde positieve saldo van € 69.715. Rekening
Begroting
Begroting
2020
voor
na wijziging
Personele lasten
1.577.496
1.657.615
1.657.615
1.656.706
909
Huisvesting
576.827
629.568
562.968
487.510
75.458
Inhuur derden en accountant
117.234
116.769
116.769
122.892
-6.123
Bedrijfsvoering
45.075
35.961
35.961
22.438
13.523
ICT en Digitaal Beheer
143.290
136.748
161.748
153.783
7.965
Conservering en Toegankelijkheid
48.700
55.075
55.075
46.044
9.031
E-depot
102.302
85.000
85.000
79.034
5.966
0
10.000
10.000
0
10.000
Omschrijving
Onvoorzien Kosten Plustaak Bergen op Zoom
31.500
Toevoeging aan voorziening
0
Vennootschapsbelasting
0
Totaal Lasten
Rekening 2021
2.642.424
Verschil 2021
0 39.150
5.245
5.245
0
2.765.886
2.690.381
2.573.652,07
116.729
Plustaak Bergen op Zoom
31.500
Plustaak (HIP) Roosendaal
42.852
64.175
64.175
65.061
-886
Bijdragen Deelnemers
2.391.229
2.444.900
2.264.604
2.264.603
1
Overige Baten
222.245
152.074
152.074
129.176
22.898
Onttrekking aan voorziening
95.156
4.232
0
4.232
Totaal Baten
0
2.782.983
2.661.149
2.485.085
2.458.839
26.246
Totaal saldo Baten en Lasten
140.559
-104.737
-205.296
-110.581
-94.715
Onttrekking aan reserves
104.737
104.737
205.296
245.296
-40.000
Toevoeging aan reserves
0
65.000
-65.000
Subtotaal
104.737
104.737
205.296
180.296
25.000
Resultaat na Bestemming
245.296
0
0
69.715
-69.715
Alleen verschillen groter dan €10.000 of van bijzondere aard worden
budget voor de website is in 2022 nodig. Daarom heeft het algemeen
toegelicht.
bestuur van het WBA op 7 april 2022 besloten om het saldo 2021 toe te voegen aan de bestemmingsreserve website. Het budget voor de
Personeelskosten
website is daardoor bijna € 135.000 groot.
De salariskosten voor het formatieve personeel waren gelijk aan de begroting. Maar er was ook sprake van inhuur van tijdelijke krachten en
Overzicht van incidentele baten en lasten
het effect van de nieuwe CAO SGO (zie boven deze tabel), waardoor de
Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het
salariskosten ruim hoger waren dan begroot. Dit werd gecompenseerd
rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. De over 2021 gerealiseerde
door besparingen op m.n. reis- en opleidingskosten, zodat er
baten en lasten laten zich als volgt specificeren:
uiteindelijk een minimaal verschil ontstond. Huisvestingslasten Het hoge saldo op de post huisvestingskosten komt doordat de huurkosten voor het pand in Oudenbosch na de verkoop eind 2020 veel lager zijn dan de kosten als eigenaar. O.a. de hoge kapitaallasten voor de hypothecaire leningen zijn na verkoop vervallen. Bedrijfsvoering Omdat er in 2021 vanwege Corona nauwelijks op kantoor werd gewerkt, bleven de bedrijfsvoeringskosten ver achter bij de raming. Overige baten De beperkte opening van de studiezaal had tot gevolg dat de inkomsten uit de fysieke dienstverlening ver terugliepen t.o.v. eerdere jaren. Daarnaast daalden de inkomsten uit verhuur van depotruimte aanzienlijk. Bestemming saldo 2021 Bij de besluitvorming over de verkoop van het pand heeft het bestuur van het WBA goed gevonden dat de voorziene ‘winst’ na verkoop kan worden ingezet voor dekking van de kosten van de nieuwe website. Vanwege de lange duur van het aanbestedingstraject voor die website, waren er nog geen feitelijke uitgaven. Inmiddels is het contract met de leverancier getekend en is het project gestart. Het volledige
Incidentele baten en lasten Bedrijfsvoering
Lasten 2021
Baten 2021
Saldo 2021
Incidentele inhuur personeel
8.509
8.509
Ondersteuning aanbesteding nieuwe website
7.680
7.680
IT Voorzieningen online vergaderen
8.072
8.072
Monitor Digitale Informatie
9.000
9.000
Incidentele aanpassingen pand Oudenbosch
6.824
2.831
3.993
Eenmalige detachering medewerkers
14.106
14.055
51
Totaal
54.191
16.886
37.305
Balans per 31 december 2021 ACTIVA Omschrijving
PASSIVA 31-12-2021
31-12-2020
(€)
(€)
31-12-2021
31-12-2020
(€)
(€)
Algemene reserve
128.073
128.073
Reserve digitale dienstverlening website
65.000
-
Te bestemmen resultaat
69.715
245.296
26.872
25.859
44.000
44.000
333.661
443.229
155.341
83.348
54.799
157.735
Omschrijving
Vaste activa
Vaste passiva
Immateriële vaste activa
Eigen vermogen -
-
Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut
87.440
104.642 Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Vaste schulden Kapitaalverstrekking gem. Bergen op Zoom
Totaal vaste activa
87.440
104.642 Totaal vaste passiva
Vlottende activa
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een
Uitzettingen met een rentetypische
rentetypische looptijd korter dan één
looptijd korter dan één jaar
jaar
Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijkschatkist
38.445 7.738 250.000
19.970 19.588 Overige schulden 300.000
Liquide middelen Banksaldi
Overlopende posten 72.327
Kas
90
149.917 Nog te betalen bedragen 163
Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen
-
10.599
Vooruitbetaalde bedragen
87.761
79.431
Totaal vlottende activa
456.361
579.669 Totaal vlottende passiva
210.140
241.083
Totaal generaal
543.801
684.311 Totaal generaal
543.800
684.311
Balans Vaste activa Materiële vaste activa De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen.
De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:
Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft.
Meubilair Koetshuis
15 jaar lineair
Revisie elektronische aandrijving archiefstellingen
10 jaar lineair
Hard- en software kantoorautomatisering
6 jaar lineair
Laptops
3 jaar lineair
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het
Reserves
resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het
De bestemmingsreserve “Digitale dienstverlening website” is gevoed
betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en
met een door het bestuur benoemd deel van het rekeningresultaat
passiva opgenomen tegen nominale waarden.
2020, groot € 65.000.
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.
Gegevens
Voorzieningen De voorziening onderhoud gebouw en inventaris pand Beukenlaan te Oudenbosch, is gebaseerd op het in 2020 opgesteld meerjarig onderhoudsplan. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
bedragen x € 1 Functiegegevens
01-01 t/m 31-12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in
1 FTE
fte) Dienstbetrekking?
Beloning plus belastbare Beloningen betaalbaar op termijn
Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van
Subtotaal
de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende
ja
Bezoldiging
Grondslagen voor resultaatbepaling
verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2021
onkostenvergoedingen
lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten
M.H.M. Korving
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
90.549,52 16.499,48 106.999,00
209.000 N.v.t.
boekjaar functioneel verantwoord. Bezoldiging
Overzicht WNT 2021 Bezoldiging topfunctionarissen Vanuit de WNT dient van een aantal topfunctionarissen een aantal gegevens in de jaarrekening te worden opgenomen. Het gaat er bij deze personen niet om of ze meer verdienen dan in de Wet staat vermeld; er dient een aantal gegevens te worden opgenomen. Door de wetgever is voor een gemeenschappelijke regeling als topfunctionaris aangewezen de directeur. WBA rapporteert alleen over de topfunctionaris. Voor de directeur ontstaat hiermee het volgende beeld. Voor een
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2020 bedragen x € 1 Functiegegevens
M.H.M. Korving
W.F.L. Reijnders
Directeur
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2020
1-9 t/m 31-12
1-1 t/m 31-8
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in
0,33 fte
0,58
ja
ja
29.837,38
62.664,72
Beloningen betaalbaar op termijn
5.184,32
10.131,66
Subtotaal
35.021,70
72.796,38
66.999,99
117.250
fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging
overzicht van bestuurders van de gemeenschappelijke regeling West-
Beloning plus belastbare
Brabants Archief in 2021 wordt verwezen naar het overzicht op pagina
onkostenvergoedingen
5. Deze ontvangen geen bezoldiging vanuit het WBA.
N.v.t.
toegestaan
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde
Boekwaarde
01-01-2021 Investeringen Afschrijvingen Desinvesteringen
31-12-2021
Machines, apparaten installaties
44.000
4.000
40.000
44.019
4.891
39.128
16.623
8.312
8.312
104.642
17.203
87.440
Electronische aandrijving archiefsysteem Hardware kantoorautomatisering Totaal
Er vonden in 2021 geen nieuwe investeringen plaats. Vlottende activa Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar: Saldo 31-12-2021 Vorderingen op opbenbare
Voorziening
Saldo 31-12-2020
oninbaarheid
38.445
19.970
7.738
19.588
Vordering op rijkschatkist
250.000
300.000
Totaal
296.182
lichamen Overige vorderingen
0
339.558
Vorderingen op openbare lichamen
De vooruitbetaalde bedragen bestaan voornamelijk uit facturen
Dit betreft voornamelijk vorderingen op gemeente Bergen op Zoom
afkomstig van Picturae (85.525). Dit zijn facturen voor hosting, storage
voor de kosten die het WBA heeft gemaakt voor het depot
en licenties.
Wilhelminaveld 97 (circa € 18.000), vorderingen op Erfgoedcentrum
Passiva
Tongerlohuis (€ 12.000) en het Zeeuws Archief (circa € 5.000) voor detachering.
Eigen Vermogen Het verloop in 2021 wordt in onderstaand overzicht weergegeven:
Overige vorderingen De vergoedingen voor detachering naar de stichting Mastboom (circa € 7.700). vormen de grootste post.
Reserves Algemene reserve
Saldo 1-1-2021
Reserve digitale
Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende
dienstverlening website
componenten:
Resultaat voorgaand jaar
245.296
Totaal
373.370
2020
Kassaldo
90
163
Banksaldi
72.327
149.917
Totaal
72.418
150.081
Onttrekking Saldo 31-12-2021
128.073
Liquide middelen
2021
Toevoeging
128.073 65.000
65.000 245.296
65.000
245.296
Het positieve resultaat over 2020 is voor wat betreft een bedrag van 180.296 in de vorm van een korting uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten zoals besloten door het algemeen bestuur van het WBA op 8 april 2021. In diezelfde vergadering is ingestemd met het instellen van
Het saldo in 2020 was hoog omdat het WBA ultimo 2020 voldoende
een bestemmingsreserve van € 65.000 voor de verbetering van de
middelen op de bank moest hebben voor de aflossing van de leningen
digitale dienstverlening i.h.b. een nieuwe website.
bij de gemeente Moerdijk als gevolg van de verkoop van het pand Oudenbosch.
Voorzieningen
Overlopende activa
posten:
De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende
De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden.
Vooruitbetaalde bedragen
2021
2020
87.761
79.431
en inventaris Totaal
Nog te ontvangen
10.599
bedragen Totaal
Onderhoud gebouw
87.761
90.030
2021
2020
26.872
25.859
26.872
25.859
193.073
Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:
Het verloop in 2021 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven: Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Totaal
Saldo Toevoeging Onttrekking
Saldo
25.859
5.245
4.232
26.872
25.859
5.245
4.232
26.872
2021
2020
155.341
83.348
Overlopende passiva
54.799
157.735
Totaal
210.140
241.083
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De verkoop van het pand Beukenlaan 1d te Oudenbosch leidt tot minder onderhoudskosten. Aan de hand van het geüpdatete meerjarig
De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt
onderhoudsplan is de voorziening na overleg met de accountant in
worden gespecificeerd:
2020 afgeschaald naar € 25.859. De jaarlijkse toevoeging is met behulp van een gemiddeld percentage berekend op € 5.245. (was € 7.800) De onttrekking uit de voorziening is
Netto-vlottende schulden met een
gebaseerd op de ramingen in het meerjarig onderhoudsplan.
rentetypische looptijd korter dan één jaar Totaal
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar: Saldo 1-1-2021 Onderhandse leningen
44.000
Totaal
44.000
Vermeer Aflossing deringen 0
en
2021
2020
155.341
83.348
155.341
83.348
Het saldo op netto-vlottende schulden bestaat onder andere uit de Saldo 31-12-2021
0
44.000
0
44.000
De factuur voor de aflossing van de lening Gemeente Bergen op Zoom
facturen (met factuurdatum in 2021) van de gemeente Bergen op Zoom voor de DVO (€ 89.794), van Van Waarde inzake restauratiewerkzaamheden (€ 11.327), van Veerman (€ 6.231) en Picturae (€ 6.126) voor geleverde diensten. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt:
is pas ontvangen in februari 2022. De betaling heeft dus in 2022 plaatsgevonden waardoor de aflossing is te zien in het volgend boekjaar. De rentelast van de vaste schulden 2021 bedroeg € 880
Nog te betalen bedragen Saldo BTW- aangifte 4 Totaal
de
kwartaal
2021
2020
37.873
140.979
16.926
16.756
54.799
157.735
Het saldo op nog te betalen bedragen bestaat voornamelijk uit de CAO verhoging per 1 december. De uitbetaling vindt plaats in 2022. Het gaat om een bedrag van € 24.171. Daarnaast vormt de factuur van
Ennatuurlijk (€ 6.505) betreffende de maandafrekening van het
Gebeurtenissen na balansdatum
gasverbruik de grootste post op de rekening nog te betalen bedragen.
Het WBA zal de sterk beperkte vorm van fysieke dienstverlening in de studiezaal naar verwachting continueren, ook na corona. De transitie
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het WBA volgt de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Moerdijk, maar de gemeente Bergen op Zoom voert deze uit. De ondersteuning
naar een meer en meer digitale informatieverstrekking was al ingezet maar wordt beslist versneld als effect van de coronacrisis
op het gebied van financiën is exclusief de uitvoering van het feitelijke betalingsverkeer. Daarvoor is het WBA zelf verantwoordelijk. Een administratiekantoor verzorgt vanaf 2022 de financiën voor het WBA. De huurverplichtingen betreffen het kantoorpand van het WBA, het centrale archiefdepot in de centrumgemeente Bergen op Zoom en de archiefkelder in het voormalig RAWB gebouw in Oudenbosch. In 2020 sloot het WBA een leasecontract af voor een nieuwe bedrijfswagen voor de duur van 5 jaar en een leasecontract voor twee multifunctionals (kopier/printer/scanner in 1) voor ruim 4 jaar. De in dit overzicht opgenomen bedragen zijn als volgt berekend: de kosten in het jaar 2022 vermenigvuldigd met de resterende looptijd. Het overzicht ziet er dan als volgt uit: Verplichting Ondersteuning P en O
Dienstverlener Ingangsdatum
Looptijd
Kosten 2022 e.v.
gemeente Bergen op Zoom
1-1-2017
5 jaar
190.000
Profectum BV
1-1-2022
2 jaar met verl.
27.870
Huur Koetshuis Hofstraat 2b
gemeente Bergen op Zoom
1-1-2017
25 jaar
1.536.420
Huur archiefdepot Wilhelminaveld 97
gemeente Bergen op Zoom
1-7-2016 25 jaar en 6 mnnd
5.019.771
Huur kelderdepot Beukenlaan 1d Oudenbosch
Tandartspraktijk Halderberge
1-1-2021
25 jaar
909.749
BNP / Canon
19-2-2020
51 maanden
9.188
Van Mossel
10-11-2020
5 jaar
21.394
Ondersetuning financiën
Lease kopiers Lease Bedrijfswagen
In de eerste twee maanden van 2022 lag het accent, naast op de al langer lopende zaken zoals de E-depot aansluittrajecten en de ontwikkeling van Scanning on Demand in eigen beheer, met name op vier projecten: 1.
De voorbereidingen voor het opstellen van de Beleidsvisie
2. 3.
De voorbereidingen voor de nieuwe Wet Open Overheid Het promoten van het WBA met informatieve filmpjes en extra
4.
social media activiteiten De eerste stappen op weg naar een geheel vernieuwde website van het WBA
Kostenverdeling per taakveld 2021 Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering Leidinggevende primair proces
118.028
Managementondersteuning primair proces / facilitaire zaken
96.364
projecten gedekt worden uit de reguliere middelen. Voor de website
Huisvestingskosten
130.578
geldt uiteraard de bestemmingsreserve als dekking.
Financiën, toezicht en controle en P&O/HRM
86.210
Kosten informatievoorziening en automatisering (ICT)
53.899
Kosten juridische zaken
33.087
Totaal Bedrijfsvoering
518.166
Taakveld 5.4: Musea
2.055.486
Totaal kosten WBA
2.573.652
Voor zover nu alles goed in beeld is, kunnen de kosten voor deze vier
Qua financiën is nog steeds de situatie dat corona niet leidt tot meer kosten. Zolang thuiswerken de norm is, scheelt dat in zowel reiskosten als kosten voor het Koetshuis. Maar aan de andere kant is er inkomstenderving vanwege de beperking van de fysieke dienstverlening en worden extra kosten gemaakt voor verdere facilitering van werken op afstand. Al met al gaat het om redelijk beperkte bedragen. Mochten er zich calamiteiten voordoen, dan worden deze terstond gedeeld met het bestuur van het WBA. Financieel zijn er geen bijzondere gebeurtenissen.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 7 juli 2022 De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
Westbrabantsarchief.nl