Document · PDF

WBA Begroting 2023 2213631.pdf

Besluitvormende Vergadering 30 juni 2022, gemeente SteenbergenBij agendapunt: 09.: Jaarstukken en begrotingen verbonden partijen.8.793 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

1 maart 2022

Voorwoord 1. Financiële uitgangspunten 2. Beleidsbegroting 3. Vaststellingsbesluit 4. Begroting 2023 en meerjarenraming 5. Toelichting begroting 6. Verdeelsleutel bijdragen gemeenten 7. Paragrafen 8. Bijlagen

1971, Moerdijk | De bouw van Shell Moerdijk, B. Steffen

gemaakt. De BBV schrijft voor om de kosten voor de overhead te specificeren en te verantwoorden. Dit is gedaan in de tabel en toelichting aan het eind van de begroting. Het voorliggende document betreft de begroting 2023 (met indicatieve

De invoering van de wet Open Overheid (Woo) geeft het WBA, naast de

cijfers voor 2024-2026) voor de Gemeenschappelijke Regeling West-

Archiefwet, een nog duidelijkere opdracht om de informatiehuishouding

Brabants Archief (WBA). Deze begroting is opgesteld om inzicht te

bij de deelnemers te verbeteren. De Woo stimuleert de gemeenten om

geven in de lasten en baten van het WBA voor 2023. Met trots

aan te sluiten bij het regionale E-depot om al hun informatie duurzaam

presenteren we de begroting.

en toegankelijk te houden voor nu en de toekomst.

In deze begroting zijn alle organisatiekosten, de loonkosten en

West-Brabants Archief

bedrijfsvoeringkosten opgenomen, evenals de kapitaallasten van de investeringen en de aanwending van reserves. In 2023 vraagt een aantal onderwerpen extra aandacht, zowel van het WBA als de deelnemers. De kwaliteit van de informatiehuishouding moet verbeteren. Jaarlijks voert het WBA KPI-onderzoeken uit bij zijn deelnemers en rapporteert deze vanuit de horizontale verantwoording. Zowel dit proces als de inhoud behoeven verbeterslagen. Deze uitdaging pakt het WBA samen met zijn deelnemers op. In de hiernavolgende begroting 2023 worden ontwikkelingen op de desbetreffende plaatsen nader toegelicht. In 2022 heeft de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling plaatsgevonden en ontwikkelen we aansluitend de beleidsvisie 2023 ev. Daarbij zullen wij intensief samenwerken met al onze partners, publiek en privaat, die met ons werken aan een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening voor de toekomst. De eventuele financiële gevolgen van de beleidsvisie zijn nog niet opgenomen in deze begroting. Indien nodig zal daarvoor een begrotingswijziging worden opgesteld. Daarnaast is de begroting ingericht aan de hand van de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Ook de kosten voor de afzonderlijke taakvelden zijn inzichtelijk

Het Dagelijks Bestuur

1.2 Indexering De financiële uitgangspunten voor de Begroting 2023 en de

Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexen uit de Macro

Meerjarenraming 2024 – 2026 zijn eind 2021 in de vorm van richtlijnen

Economische Verkenningen 2021, die zijn gepubliceerd in de september

aangeleverd door de gemeenteraden, daarna door het dagelijks

circulaire 2021. De volgende indexen zijn toegepast:

bestuur vastgesteld en gedeeld met de deelnemers in de Kaderbrief

❖

Prijs bruto binnenlands product 1,4%

2023.

❖

Loonvoet sector overheid 2%

1.1 Algemene uitgangspunten Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij het opstellen van de begroting: • De begroting 2023, inclusief de meerjarenraming 2024 – 2026, is structureel financieel sluitend;

1.3 Investeringen Het WBA kent een zeer beperkt aantal investeringen. Eind 2022 is er sprake van vervanging van de IT voorzieningen (hard- en software) wat leidt tot een geringe verhoging van de kapitaallasten in 2023. 1.4 Weerstandsvermogen en reserves

• De begroting 2023 gaat uit van bestaand beleid zoals vastgelegd in

In de Begroting 2023 is een geactualiseerd inzicht in het risicoprofiel en

eerdere begrotingen en in het beleidsplan 2018-2022 van het WBA. Ze

het weerstandsvermogen opgenomen. Ook geven we in de begroting

houdt rekening met de financiële effecten die betrekking hebben op de in

inzicht in het doel en verloop van de reserves en voorzieningen van het

deze kaderbrief genoemde beleidsontwikkelingen, maar nog niet met

WBA.

hetgeen in de nieuwe beleidsvisie vanaf 2023 zal worden opgenomen en uitgewerkt;

1.5 Besluit Begroting en verantwoording (BBV) De Begroting 2023 is opgesteld op basis van het BBV. Hierdoor kent de

• De begroting 2023 stijgt maximaal met de loonindexering en de

begroting een onderscheid tussen primair proces en bedrijfsvoering.

prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2021.

Tevens is een aantal verplichte indicatoren ingevoerd.

• De begroting 2023 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit

1.6 Mogelijkheden voor bezuiniging?

Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).

Gezien met name de forse toename van de personeelslasten door de

CAO 2021-2022, is het voor het begrotingsjaar 2023 niet realistisch om de deelnemersbijdrage gelijk te laten blijven. Dat zou alleen maar kunnen als het WBA mogelijkheden heeft om fors op de overige bedrijfskosten te bezuinigen. Voor de begroting 2022 is dat gelukt en kon de bijdrage van de deelnemers zelfs worden verlaagd vanwege de verkoop van het pand in Oudenbosch. Maar daarmee is dat verkoopvoordeel er vanaf 2023 niet meer. Andere bezuinigingen zijn lastig, omdat de bedrijfskosten vrijwel geheel bestaan uit vaste lasten uit verplichtingen die het WBA maakt voor het uitvoeren van de wettelijke taken. Het takenpakket van het WBA is een puur wettelijke opgave, waarbij het WBA zo efficiënt mogelijk werkt binnen de beschikbare middelen en conform de met bestuur en deelnemers gemaakte afspraken. Maar er komen ontwikkelingen op de organisatie af zoals een nieuwe Archiefwet, de Wet Open Overheid, versnelde overbrenging van digitaal gevormde informatiebestanden en een sterk toenemende digitale vraag. Zij stellen de organisatie voor een behoorlijke opgave en uitdaging om de taken te realiseren binnen de beschikbare budgetten. Deze ontwikkelingen zullen in de “Beleidsvisie 2022 en verder” worden bevestigd.

Omdat die beleidsvisie pas zal worden vastgesteld ná de ontwerpbegroting, zal het niet mogelijk zijn om in de begroting 2023 al rekening te houden met eventuele budgetmutaties die uit de beleidsvisie voortvloeien.

1984, Steenbergen; intocht van de Canadese strijders herdacht, B. Steffen

Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale regelingen. 2.1 (Beleids-) ontwikkelingen In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de begroting 2023 zijn de beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties

Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden.

voor het WBA en zijn deelnemers. Thema’s als nieuwe wetgeving, E-

Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening

depot en digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking

aan de interne en externe klanten binnen de financiële ruimte

tussen de deelnemers en het WBA in 2023 en de daaropvolgende jaren.

die geboden is.

Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. De eerste volledig digitaal geboren archieven zijn al overgedragen. Het is immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, voor het nageslacht te bewaren en belangrijker nog, blijvend te kunnen raadplegen. Een intensieve relatie met de deelnemende gemeenten is van groot belang om ook de digitale toekomst in een E-depot te kunnen borgen. Die relatie is het WBA ook aangegaan met vijf verbonden partijen in de regio.

2.1.1 Nieuwe wetgeving Medio 2022 wordt de Wet open overheid en vanaf 2023 de Archiefwet van kracht. Deze wetten hebben tot doel om overheden en semioverheden transparanter te maken. De wet verplicht overheden ervoor te zorgen dat hun informatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Bij het toepassen van de nieuwe wetgeving ligt de focus op vier ontwikkelingen, namelijk; 1. Proactief (by design) archiveren bij de creatie van informatie om duurzame toegankelijkheid en openbaarheid te garanderen voor huidige

Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst.

en latere generaties; 2. Processen aansluiten op het E-depot als randvoorwaarde voor borging van duurzame digitale toegankelijkheid; 3. Juridische denkkracht ontwikkelen in de organisatie wegens het complexer worden van het overbrengingsproces en het raadpleegproces door de beide wetten; 4. Vormgeven van de rol van archieven als intermediair in het veld van overheidsinformatie.

Nieuwe Archiefwet (AW)

Bestuur (Wob). Dit heeft gevolgen voor de mate van

Zoals in de vorige begroting aangegeven geeft de Archiefwet een

beschikbaarstelling van overheidsinformatie en dus ook voor de

algemeen kader voor het informatiebeheer van overheidsorganen met

werkprocessen bij de gemeenten en het WBA.

als hoofddoel dat belangrijke overheidsinformatie behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties. In de gemoderniseerde Archiefwet worden wijzigingen doorgevoerd zoals het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Dit houdt in dat de deelnemers de archiefstukken die ouder zijn dan 10 jaar moeten overbrengen naar het WBA. Deze verandering zorgt ervoor dat de deelnemers nog meer aandacht moeten schenken aan het op orde krijgen van hun informatie! Dit heeft ook consequenties voor de langetermijn-begroting van het WBA. Informatie zal 10 jaar eerder aangeboden worden aan het E-depot wat betekent dat de opslagkosten sneller zullen stijgen. Het is onmogelijk om te verwachten dat gemeenten de versnelde

De Woo verplicht gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen en hun overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De zorgen betreffen met name de digitale informatie. De initiatiefnemers stellen dat het op orde brengen van de informatiehuishouding al geruime tijd problematisch is. Bestuursorganen weten niet altijd welke informatie er is en hebben deze niet snel tot hun beschikking. Met het op orde brengen van de informatiehuishouding zal een aanzienlijke doorlooptijd gemoeid zijn. Er wordt een mogelijke termijn van acht jaar genoemd. De verplichtingen om de informatiehuishouding op orde te brengen zijn niet nieuw. De Woo herhaalt het voorschrift uit de Archiefwet dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden moeten worden

overbrenging van de een op de andere dag kunnen bereiken. Daarom staat de wet een uitlooptermijn toe van tien jaar. Zo hebben onze

Het WBA én gemeenten zijn bij bovenstaande ontwikkelingen vanuit een

deelnemers vanaf het moment dat de wet ingaat formeel gezien nog

eigen verantwoordelijkheid en takenpakket betrokken. Ook het WBA moet

tien jaar tijd om de te bewaren archieven klaar te maken voor

zijn informatie actief openbaar maken en aansluiten op het landelijk

overbrenging. Het WBA zal hierin ondersteunen en meedenken.

portaal PLOOI. Ook moet het WBA een Woo-functionaris benoemen om te

Zodra archieven naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, geldt niet meer het openbaarheidsregime van de Woo maar van de Archiefwet. Dit betekent dat archiefbescheiden na overbrenging in principe openbaar zijn. De openbaarheid volgens de AW geeft de burger het recht tot kosteloze raadpleging en ander gebruik van archiefbescheiden, zoals het (laten) maken van kopieën. De huidige verwachting is dat de nieuwe Archiefwet geen financiële consequenties heeft op de begroting 2023 van het WBA. Wet Open Overheid en vervroegde overbrenging (Woo) De openbaarheid van overheidsinformatie wordt in een aantal wetten geregeld. De Woo vervangt per 1 mei 2022 de Wet Openbaarheid van

ondersteunen bij zijn zoekopdracht. Op dit moment is nog niet te voorzien wat het WBA aan middelen nodig heeft om de Woo te implementeren. Dit gaat blijken uit het definitieve Plan van Aanpak. 2.1.2 Evaluatie In 2022 heeft de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling plaatsgevonden. Uit de resultaten blijkt dat het overgrote deel van de beschreven doelen behaald zijn. Daarnaast kunnen we stellen dat de belangrijkste hoofddoelen die in de gemeenschappelijke regeling beschreven zijn nog valide zijn voor de toekomst. Extra aandacht moet er komen om te ontwikkelen naar een regionaal kennis- en informatiecentrum. Er wordt met een positieve blik gekeken naar het

West-Brabants Archief. Zowel over de huidige koers als de geleverde

archiefwettelijke taken. Die verandering vraagt veel van de organisatie

diensten aan de deelnemers en bezoekers.

en informatiehuishouding van het WBA, maar ook van de deelnemers.

Sturen op de inhoud is voldoende mogelijk. De regiefunctionarissen zijn

Ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 is de ontwikkeling van

hiervoor in de lead. De samenwerking tussen de regiefunctionarissen en

de beleidsvisie gestart. In het beleid nemen we de uitkomst van de

het WBA verbetert continu. Opvallend is dat deelnemers die werken met

eerder genoemde evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling mee.

ambassadeurs/ adoptanten vanuit de raad meer kennis hebben over

Alle ontwikkelingen die in deze begroting 2023 zijn beschreven, gaan nog

het West-Brabants Archief en de betrokkenheid groter is bij de GR. De

uit van ongewijzigd beleid ten opzichte van het huidige beleidsplan. Als er

veranderingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) kunnen

financiële consequenties uit de nieuwe visie komen, dan worden die in

zorgen voor meer inhoudelijke sturing bij alle deelnemers. Het WBA zal de

een begrotingswijziging verwerkt en aangeboden.

(waarschijnlijk) per 1 juli 2022 vernieuwde Wgr volgen en tijdig implementeren. Communicatie richting de diverse groepen belanghebbenden is evident voor de toekomst.

2.1.4 Beheer en opslag Er wordt vanuit het WBA veel energie gestoken in de opname en het

In 2022 start het WBA met het ontwikkelen van een nieuwe beleidsvisie.

beheer van digitale archieven. Het volume aan digitale archieven zien

Hierin wordt naar aanleiding van de evaluatie geadviseerd om;

we toenemen, mede door digitaliseringsprojecten binnen de

❖ ❖

Uitgangspunten te bepalen om te ontwikkelen naar een regionaal

gemeenten. Naast deze projecten is het WBA gestart met scanning on

kennis- en informatiecentrum;

demand in eigen huis. Verzoeken om informatie van gemeenten aan

De invloed van de veranderende digitale wereld op de organisatie

het WBA kunnen daarmee sneller worden beantwoord. De gevraagde

een prominente plaats te geven in de beleidsvisie.

documenten worden gescand, digitaal opgeslagen en zijn direct digitaal raadpleegbaar. De kosten van de digitale opslag nemen

2.1.3 Nieuwe beleidsvisie Archieven zijn voor iedereen, want ze gaan over iedereen. Als WBA

daardoor toe, wat uiteraard invloed heeft op de begroting van het WBA.

willen we graag iedereen bereiken en verbinden met onze informatie

Het digitale beheer neemt toe door de opslag in het E-depot. Hiervoor

over het verleden. ‘Het verleden snel gevonden’ is het daarvoor

werkt het WBA zoveel als mogelijk geautomatiseerd. Alle informatie die

geldende leidende principe. In 2022 stellen we zoals afgesproken een

duurzaam toegankelijk moet blijven, slaan we op in het E-depot. Via de

nieuwe beleidsvisie vast. Dit doet het WBA samen met zijn stakeholders.

website zorgen we ervoor dat alle informatie vanuit één centraal punt

Het beleid herzien is ook noodzakelijk. In deze periode met het

toegankelijk is voor deelnemers en gebruikers.

coronavirus is duidelijk geworden wat het belang is van digitaliseren en digitaal werken. Maar er is ook nieuwe wetgeving en daarnaast een

2.1.5 Dienstverlening

digitale wereld die snel verandert. Hierop zal het WBA anticiperen en

De focus van het WBA ligt op de digitale dienstverlening. Dat betekent

blijven ontwikkelen, zodat we kunnen blijven voldoen aan de

niet dat er geen fysieke dienstverlening meer mogelijk is. Op afspraak is de studiezaal geopend. Is het mogelijk om de klant digitaal van dienst te

zijn dan heeft dat de voorkeur. Hierdoor heeft het WBA de transitie

maar zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te nemen in de

doorgemaakt om kleine verzoeken vanuit het Koetshuis te scannen en

bijlagen van de begroting en jaarstukken. Voor verbonden partijen is

digitaal aan te bieden aan de klant. Daarnaast ondersteunt de in 2022

daarbij specifiek aangegeven, middels de gelijknamige notitie van de

vernieuwde website de digitale behoefte van onze klanten. We zorgen

commissie BBV, dat ook zij deze bijlage moeten opnemen zodat de

ervoor dat onze informatie zo goed mogelijk vindbaar is. Maar we willen

gemeente de uitgaven m.b.t. de verbonden partijen op hun beurt ook

ook de historische informatie van andere erfgoedinstellingen in de regio

op het juiste taakveld kunnen verantwoorden.

bij onze dienstverlening betrekken. Het doel om een regionaal informatiecentrum te zijn vraagt om te blijven investeren in technologische toepassingen en om te innoveren. We ontwikkelen graag mee en blijven bij de tijd.

De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4 Overhead en het taakveld 5.4. Musea. Overige taakvelden hebben geen relevantie voor het werkveld van het WBA (historische archieven). Het taakveld Overhead is

2.1.6 Kostenverdeling

feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus ook voor het WBA.

Een belangrijke conclusie uit de evaluatie is om een project te starten

Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van het WBA, in zijn

om tot een nieuwe kostenverdeling te komen. Belangrijke

volledige omvang. De uitzonderingstoevoeging bij dit taakveld maakt al

uitgangspunten voor de kostenverdeling zijn dat deze beheersbaar

duidelijk dat taakveld 5.5 Cultureel erfgoed niet van toepassing is voor

moet zijn en moet voldoen aan de punten:

het WBA. Taakveld 5.5 is nadrukkelijk bedoeld voor het cultureel erfgoed

❖

Eenvoudig;

- Begrijpelijk;

❖

Objectief;

- Meetbaar.

Met het opstellen van de begroting 2023 is het project kostenverdeling nog niet gestart. De beleidsmatige en financiële uitkomsten van het project zullen worden meegenomen in de begroting 2024 of, indien eerder nodig, zal er een begrotingswijziging voor 2023 worden opgesteld. 2.2 Taakveldindeling Bij besluit van 5 maart 2016 is er een aantal belangrijke wijzigingen

in de publieke ruimte en dus specifiek voor driedimensionale objecten met cultuur-historische waarde (monumenten, industrieel erfgoed, e.d.) en voor bijvoorbeeld het opstellen en bijhouden van een historische waardenkaart. Aan zowel de batenkant van het WBA als de lastenkant van de gemeenten wordt de bijdrage van de gemeenten geheel verantwoord op taakveld 5.4. Gezien bovenstaande zal in de bijlage van deze en toekomstige P&Cproducten de informatie over de taakvelden op worden genomen. Dat wil zeggen dat in een bijlage de overhead inzichtelijk zal worden gemaakt.

doorgevoerd in de comptabele wetgeving voor gemeenten en provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders, de EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-indeling,

2.3 Investeringen Eind 2019 zijn de laptops bij het WBA vervangen. De kapitaallasten hiervan vallen vanaf 2022 vrij. Alsdan is er weer ruimte voor een vervolginvestering. Dit behelst dan vervanging van het totaalpakket aan IT- voorzieningen, zoals ingericht bij aanvang van het WBA in 2016/2017.

De afschrijvingstermijnen van de laptops (drie jaar) en de netwerk- en

In de meerjarenraming 2024-2026 zijn geen indexmatige

randapparatuur (zes jaar) vallen dan samen en daarvoor is dan

verhogingen toegepast.

wederom een investeringskrediet nodig. Een lening is niet nodig, het WBA

De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per

kan de investering uit eigen middelen doen.

kwartaal plaats 1 januari 2023

40% van het gemeentelijk aandeel

1 april 2023

20% van het gemeentelijk aandeel

Noodzaak?

1 juli 2023

20% van het gemeentelijk aandeel

1 oktober 2023

20% van het gemeentelijk aandeel

2.5 Kerngegevens

Meerjaren Investering Programma 2023-2026 Omschrijving

2022

2023

Laptops

26.000

Overige IT voorzieningen

34.000

Totalen

60.000

2024

2025

2026 26.000

Toelichting nieuwe investering per 2023 en per 2026 nieuwe investering per 2023

Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal

26.000

ca. 345.000 inwoners.

2.4 Bijdragen van de deelnemers De bijdragen van de deelnemers zijn ten opzichte van de begroting 2022 toegenomen met € 104.264. De onvoorziene extra kosten in 2022 van € 59.268 zijn structureel en dus ook in de begroting 2023 verwerkt. In 2022 zijn die kosten uit de algemene reserve gedekt. De feitelijke stijging bedraagt derhalve € 44.996 en dat komt overeen met de indexmatige verhogingen uit de septembercirculaire.

2021 Deelnemers

bijdragen

2022

2023

bijdragen bijdragen

2024

2025

bijdragen bijdragen

2026 bijdragen

Bergen op Zoom

849.389

841.635

877.857

Etten-Leur

125.173

124.030

129.368

Halderberge

241.405

239.201

249.496

Moerdijk

258.170

255.813

266.822

Roosendaal

536.456

531.559

554.436

Rucphen

100.586

99.667

103.957

Steenbergen

135.902

134.662

140.457

Woensdrecht

99.468

98.560

102.802

Zundert

98.350

97.452

101.647

Totaal

2.444.900

2.422.579

2.526.843

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 juli 2022, De voorzitter,

De secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Voor de jaren na 2023 is geen rekening gehouden met een indexmatige verhoging van lasten en baten. Exploitatie Begroting Programma Archiefbeheer

Begroting

Meerjarenbegroting

2022 na 2021

2022

wijziging

2023

2024

2025

2026

Personele lasten

1.656.706

1.670.102

1.713.368

1.745.921

Huisvestingslasten

487.510

496.187

507.661

Overige exploitatielasten

429.437

445.060

461.062

461.466

2.804.792

2.715.048

188.770

188.205

LASTEN

Saldo boekjaar 2021

69.715

Opname reserve website Totaal lasten

134.175 2.643.368

2.611.349

Variabele baten

194.236

188.770

Onttrekking reserve website

180.296

BATEN Vaste baten

134.175

Onttrekking algemene reserve Onttrekking voorziening Subtotaal Baten

59.268 4.232 378.764

188.770

382.213

188.205

deelnemers

2.264.603

2.422.579

2.526.843

2.526.843 2.526.843 2.526.843

Totaal Baten

2.643.367

2.611.349

2.804.792

2.715.048

Te verdelen onder 2.715.048

2.715.048

Programma archiefbeheer Begroting

Begroting

2021

2022

2022 wijziging

2023

2024

2025

2026

1.598.657

1.608.092

1.651.358

1.684.385

5.121

16.000

16.224

52.928

46.010

45.312

1.656.706

1.670.102

1.713.368

1.745.921

1.745.912

132.584

1.613.337

Exploitatie

Meerjarenraming

Omschrijving lasten salarissen en sociale lasten opleidingskosten overige personeelskosten Totaal lasten Omschrijving baten Opbrengst detacheringen

130.026

Totaal

1.526.680

127.435

1.542.667

1.585.933

In 2023 werken er 22 personen bij het WBA. Daarmee is de formatie volledig bezet qua kosten. Na het vertrek van medewerkers in een uitloopschaal, ontstaat weer enige ruimte in de personeelsbegroting. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid. Omdat er in het verleden al vaker een beroep moest worden gedaan op tijdelijk personeel is ook in 2023 een klein budget voor flexibele arbeid opgenomen. Vanaf het vorige begrotingsjaar 2022 zijn de inkomsten uit detachering in deze gespecificeerde tabel opgenomen. In de begroting bestaan de personeelskosten enkel uit de lasten en vinden we de inkomsten uit de detachering terug bij de baten.

Overzicht huisvestingslasten Exploitatie

Begroting

2022

2022 na

2021

wijziging

Begroting

Meerjarenraming

2023

2024

2025

2026

Locatie Oudenbosch

77.545

63.131

67.014

Locatie Koetshuis

131.458

140.173

142.399

Depot Wilhelminaveld

283.752

292.883

298.248

Totaal

492.755

496.187

507.661

Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch wordt vanaf 2021 gehuurd van de nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten. Voor het vervangend onderhoud is nog steeds een voorziening beschikbaar, die in 2020 is afgeschaald. Vanaf 2021 wordt daarin elk jaar een bedrag van € 5.245 gestort. Door de gunstige resultaten van verkoop en terughuur zijn de kosten per strekkende meter verlaagd van € 30 naar € 14. Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud. De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. De volledige exploitatie is door het WBA vanaf 2017 overgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Deze exploitatiekosten worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook daadwerkelijk voor opslag van museale objecten gebruikt. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud. De opslagkosten per strekkende meter bedragen voor het Wilhelminaveld ca. € 29.

Specificatie overige exploitatielasten

Begroting 2022 Exploitatie

Begroting

2021

2022

Bedrijfsvoering

184.850

192.897

Toegankelijkheid

239.342

Totaal

Begroting wijziging

Meerjarenraming

2023

2024

2025

2026

192.897

181.144

252.163

268.165

280.322

424.192

445.060

461.062

461.466

122.892

119.703

108.367

Bedrijfsvoering

22.438

29.377

30.617

ICT

39.520

43.817

42.160

Bedrijfsvoering

184.850

192.897

181.144

Digitaal beheer

114.264

117.774

133.776

143.948

Conservering en Toegankelijkheid

46.044

48.199

48.874

E-depot

79.034

86.190

87.500

239.342

252.163

268.165

280.322

Uitsplitsing Inhuur derden en accountant

Totaal

Totaal Toegankelijkheid

Tabel Toelichting op de overige exploitatielasten Zoals elke organisatie kent het WBA kosten die te maken hebben met de bedrijfsvoering en de taakuitoefening oftewel het primaire proces. Het primaire proces van het WBA omschrijven we als (werken aan) toegankelijkheid. Om inzicht te geven in de samenstelling van deze budgetten is bovenstaande specificatie toegevoegd. Het beschikbare budget bedraagt € 461.466 en wordt grotendeels besteed aan contractuele verplichtingen en geoormerkte doelen. Maar

daarnaast is bij de kostenplaats Toegankelijkheid ook budget geraamd voor digitale dienstverlening, in het bijzonder de structurele lasten en (door)ontwikkelkosten van de nieuwe website. Daarmee heeft het WBA een stabiel fundament en zijn de voorwaarden voor het kunnen uitvoeren van de plannen (zoals die nieuwe website) en taken voldoende gewaarborgd.

Bedrijfsvoering

van gebruikers. Dit heeft ook gevolgen voor de inrichting en presentatie

De kosten voor inhuur van een WVS-medewerker, voor de inhuur van de

van de website. In 2022 moet de website geheel zijn vervangen en zal de

accountant en voor de inhuur van de HR-ondersteuning en de inhuur van

in 2020/2021 ontwikkelde nieuwe huisstijl ook daarin moeten zijn

een externe toezichthouder zijn indexmatig verhoogd. Nieuw zijn de

doorgevoerd. Maar met een eenmalige update van ons digitale “gezicht”

kosten voor de externe financiële ondersteuning door een

zijn we er niet; vanaf 2022 moet er blijvend worden aangepast, verbeterd

administratiekantoor. Die kosten zijn beduidend lager (ongeveer €

en uitgebreid.

18.000) dan die de gemeente Bergen op Zoom voor dezelfde diensten in rekening bracht.

Uit het budget Toegankelijkheid worden ook de hosting van de website en de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten van

Eind 2019/begin 2020 zijn de laptops voor de WBA medewerkers

het WBA betaald. Vooral de opslag is vanaf 2018, en met name in 2021,

vervangen. Het WBA wil investeren in hoogwaardige, eigentijdse en (voor

flink toegenomen en dus ook de kosten. Deels betrof het de

een termijn van 3) toekomstbestendige werkstations. De overige IT-

scanresultaten van eigen WBA-projecten, maar voor het grootste deel

voorzieningen blijken, nu de afschrijvingstermijn ten einde loopt,

gaat het om de opslag van door gemeenten gedigitaliseerde

mankementen te vertonen. Incidenteel zijn al kleine aanpassingen of

bouwdossiers. Nieuwe belastingwetgeving (de omslag van WOZ

vervangingen noodzakelijk gebleken. Daarom is spoedige vervanging

waardebepaling van m3 naar m2) maakte deze gemeentelijke

van het gehele netwerk noodzakelijk. De ICT-omgeving van het WBA

scanprojecten noodzakelijk. De bouwdossiers zijn voor zowel gemeenten

moet aansluiten bij de ambities. Eind 2022 zal daarom het volledige

als burgers en bedrijven toegankelijk middels de Bouw Dossier Applicatie

netwerk worden vervangen. De kapitaallasten drukken op de begroting

(BDA).

2023 e.v.

Het WBA heeft in de periode tot en met 2019 fors geïnvesteerd in

De bedrijfskosten konden vooral door de lagere ondersteuningskosten

scanning teneinde veel geraadpleegde historische bronnen in digitale

worden verlaagd; de IT-kosten bleven nagenoeg gelijk.

vorm voor raadpleging beschikbaar te stellen. In het Beleidsplan 2018-

Toegankelijkheid De term “Toegankelijkheid” betreft de werkzaamheden in het primaire proces, d.w.z. de wettelijke archieftaken ontsluiten, beschikbaar stellen en toezicht houden.

2022 is aangekondigd dat de eigen digitaliseringsprojecten worden vervangen door digitalisering op verzoek oftewel Scanning on Demand (SoD). Dit is een service door archiefdiensten die overal gratis wordt aangeboden. Het WBA levert m.i.v. 2020 een Scanning on Demand service. Burgers kunnen verzoeken indienen die door het WBA worden

Het WBA heeft investeringsruimte nodig om zijn ambities waar te kunnen

beoordeeld en de digitale resultaten worden vervolgens kosteloos

maken. Dat is in deze begroting voldoende geregeld. Het budget digitale

digitaal beschikbaar gesteld voor iedereen op de website. Op deze wijze

dienstverlening werd al in 2022 verhoogd van € 15.000 naar € 40.000. Dit

wordt concreet vormgegeven aan het principe van aanbod- naar

laatste bedrag is ook in 2023 nodig om de kosten voor de innovatie van

vraaggericht werken. De eerste twee jaren van SoD waren zeer succesvol.

de digitale dienstverlening en in het bijzonder voor de website te dekken.

Zodanig dat er is besloten tot twee vervolgstappen: ten eerste gaan we

Die innovatie houdt o.m. in dat het zoek/vind-systeem moet worden

ook verzoeken om uitlening van dossiers door onze overheden niet langer

gemoderniseerd, d.w.z. beter afgestemd op eigentijdse zoekstrategieën

fysiek maar digitaal beantwoorden. Dat is dan meteen de ‘trigger’ voor

een tweede stap, namelijk het scannen in eigen beheer. De externe

De baten, geraamd op € 188.205, bestaan uit twee componenten:

scanning is te tijdrovend, gemeenten verlangen eerder digitale

De eerste component betreft de overige baten, waarin alle inkomsten voor

documenten op verzoek. Om aan die snellere vraag te kunnen voldoen, is

het WBA worden bijeengebracht en verantwoord, uitgezonderd de inkomsten

het inrichten en exploiteren van een eigen scanstraat een werkbaar en

uit detachering van eigen personeel.

reëel alternatief. Bovendien kunnen we daardoor de kosten beter beheersen en is er, ondanks de toegenomen vraag naar SoD voorlopig

Het gaat hierbij om:

geen extra budget nodig. In de loop van 2022 wordt de scanstraat gestart. De resultaten van SoD leveren een substantiële bijdrage aan de

❖

verbetering van de digitale dienstverlening en de digitale

leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening,

toegankelijkheid en zorgt ervoor dat de fysieke uitleningen stevig dalen. Wat hierboven is gemeld over opslag en SoD heeft betrekking op digitale

❖

inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden,

❖

de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen en

duplicaten van analoge documenten en dossiers. Digitaal gevormde

❖

(digital born) informatie moeten worden bewaard en beheerd in een E-

een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld.

depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. In 2020 is het

Vooral omdat én de inkomsten uit de studiezaal sterk zijn gedaald én omdat

nieuwe E-depot volledig ingericht en medio 2021 is het feitelijk in gebruik

er minder depotruimte wordt verhuurd, zijn deze baten t.o.v. eerder jaren

genomen. Vanaf dat moment konden de aansluittrajecten voor de

gedaald.

deelnemende gemeenten weer 100% worden opgepakt. Daarna worden ook de verbonden partijen betrokken bij het E-depot. De kosten zijn

In de tweede plaats betreft dit de vergoeding voor de detachering van

inmiddels steeds beter in zicht en het budget voor het E-depot van €

een WBA-medewerker bij zowel het cultuurcluster (Tongerlohuys)

87.500 is voor de korte termijn voldoende. Forse toename van het volume

Roosendaal, voor 0,5 fte, als bij het Zeeuws Archief, eveneens voor 0,5

aan opgenomen digitale informatiebestanden kan en zal de kosten doen

fte. Daarmee worden zijn volledige salariskosten gedekt. In 2023 gaat

toenemen. Dit vooruitzicht is ook een van de redenen om de

het om een bedrag van € 132.584.

verdeelsleutel van de deelnemersbijdragen te heroverwegen. Toelichting op de baten

Exploitatie

Begroting

BATEN

Begroting

Meerjarenraming

2022 2021

2022

gewijzigd

2023

2024

2025

2026

Overige baten WBA

64.210

61.335

55.621

Vergoeding detachering

130.026

127.435

132.584

Terugstorting deelnemers

180.296

188.205

Onttrekking reserve website

134.175

Onttrekking algemene reserve

59.268

Onttrekking voorziening Totaal Baten

4.232 378.764

188.770

382.213

kostenverdeling, gericht op de te verrichten werkzaamheden en af te nemen diensten en producten met betrekking tot het klassieke, analoge archief. De verdeelsleutel is ook een vaste d.w.z. dat aanvullingen of afnames van de hoeveelheid analoog archief geen invloed heeft op de hoogte ervan. Vanaf ca. 2020 vormen gemeenten zoals gezegd vrijwel alleen nog maar digitaal archief. Het WBA stimuleert gemeenten, vooral ter borging van de duurzame toegankelijkheid, om deze digitale informatie bij voorkeur eerder dan de in de nieuwe Archiefwet genoemde termijn van 10 jaar, over te brengen naar het E-depot. Als verdeelsleutel is gehanteerd het aantal strekkende meter archief

Deze digitale transitie kan van invloed zijn op de verdeelmaatstaf. Het

per deelnemer, zoals dat op 1-1-2017 in de archiefbewaarplaats

is overigens überhaupt niet ondenkbaar dat, naar aanleiding van de

opgenomen is. Daarbij is voor elke gemeente uitgegaan van

in 2021 gehouden evaluatie, er een heroverweging van de

overbrenging van de overheidsarchieven tot en met 1996 (een

verdeelsleutel komt. Een mogelijke opdracht daarvoor zal door het

overbrengingstermijn van 20 jaar) zoals door de Archiefwet 1995

algemeen bestuur in 2022 bij de vaststelling van het evaluatierapport

voorgeschreven. Dit betekent dat overbrengingsachterstanden zijn

worden geformuleerd.

gekwantificeerd en meegenomen in de totalen van analoge bestanden van de deelnemers. Als voorbeeld: de gemeente Zundert

De verdeelsleutel op grond van de omvang van de analoge

moest in 2017 nog 26 meter gemeentearchief over de periode 1988-

archieven is voor de begroting 2023 als volgt:

1996 overbrengen. Die 26 meter is wel meegerekend bij de meters

Gemeente

voor de verdeelsleutel!

meters

Bergen op Zoom

3.800

34,74127

Roosendaal

2.400

21,94185

Etten-Leur

560

5,11977

papieren archieven meer. Uiteraard zullen de papieren archieven

Halderberge

1.080

9,87383

over de periode 1997 – 2020 nog moeten worden overgebracht naar

Moerdijk

1.155

10,55952

het WBA. Dit overbrengingsproces zal rond 2030/31 zijn afgerond,

Rucphen

450

4,11410

Zundert

440

4,02267

Steenbergen

608

5,55860

Woensdrecht

445

4,06839

10.938

100

Als de digitalisering van de archiefinformatie van de gemeenten doorgaat zoals nu voorzien dan vormen deze vanaf ca. 2020 geen

uitgaande van een verkorting van de overbrengingstermijn naar 10 jaar. De nog over te brengen omvang aan analoge archieven is begin 2020 gemeten op 1.200 à 1.300 strekkende meter. De vigerende verdeelsleutel doet het meest recht aan een zuivere

Totaal

Financiële positie Nagenoeg alle investeringen zijn middels projectfinanciering gefinancierd. Dit betekent ook dat de aflossingen van de geldleningen gelijk zijn aan de afschrijvingen op de activa en dat de rentekosten direct De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting willen wij extra aandacht besteden aan de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

7.1 Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen

ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht (dit is van toepassing bij ‘Huisvesting’). De investeringen welke in 2019 zijn gedaan in de renovatie van de archiefstellingen en de vervanging van de hardware, zijn uit eigen middelen gefinancierd. De kapitaallasten voor deze investeringen bestaan dus uit alleen maar afschrijving, zonder rente! Zoals in de vorige alinea al gemeld, geldt dit eveneens voor de investering in de IT-structuur. In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig) geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen.

gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in

Er zitten geen geraamde incidentele baten en lasten in de

rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig

(meerjaren)begroting en geen structurele toevoegingen/onttrekkingen

over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het

aan reserves.

begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Er wordt regelmatig naar de schatkistrekening overgeboekt, niet omdat de (erg) hoge drempel van € 1.000.000 per kwartaal wordt overschreden, maar vooral omdat de bank negatieve rente berekent voor een tegoed > € 100.000.

7.2 Bedrijfsvoeringparagraaf Personeel In 2023 zullen nog steeds 22 personen in vaste dienst werkzaam zijn. De

Financieringsbehoefte

werkelijke loonkosten in 2023 zijn vrijwel gelijk aan de loonkosten van de

In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor

streefformatie van 19,54 fte, zoals beschreven in het Bedrijfsplan uit 2015.

de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Investeringen voor de

Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van enthousiaste vrijwilligers.

renovatie van de elektronica in de verrijdbare archiefstellingen in het ondergronds depot én voor de vervanging van hardware, beide gedaan in 2019 met behulp van eigen middelen, worden vanaf 2020 geactiveerd. Ook de investering in de volledige vernieuwing van de IT-voorzieningen, eind 2022, wordt met eigen middelen gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA laat dit toe. De kapitaallasten ervan drukken op deze begroting van 2023.

Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0%. In de praktijk is dit tot nu toe gelukkig steeds minder (bijzondere omstandigheden daargelaten). Ondersteunende diensten op het gebied van P&O worden afgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Na de evaluatie in 2021 is voor

het pakket aan financiële diensten een switch gemaakt naar een

Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en

marktpartij, een administratiekantoor in Roosendaal.

achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige

Onderhoud kapitaalgoederen Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch. Het reguliere periodiek onderhoud is verwerkt in de huurprijs. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening ingesteld om de kosten ervan te dekken. De hoogte van die voorziening is tot stand gekomen na overleg met en op advies van de accountant. In 2020 is het meerjarig onderhoudsplan vernieuwd, op basis waarvan die voorziening actueel en toereikend wordt gehouden. Vanwege de verkoop van het pand in 2020 is de

weerstandscapaciteit. Op verzoek van het dagelijks bestuur heeft de accountant van het WBA in 2017 een onderzoek daartoe uitgevoerd. Onder weerstandsvermogen wordt verstaan de algemene reserve bestemd voor het afdekken van mogelijke financiële tegenvallers. Het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve onder aftrek van de berekende financiële risico’s. De belangrijkste risico’s zoals door de accountant geformuleerd betreffen: ❖

onderhoudsvoorziening afgeschaald en aangepast aan de huursituatie. Automatisering In 2022 komt er een volledig nieuwe website. Doorontwikkeling en innovatie vinden vanaf dan elk jaar plaats; de digitale dienstverlening blijft onverkort hoog op de WBA-agenda. De website voldoet aan de geactualiseerde Webrichtlijnen overheidswebsites en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd en zijn alle noodzakelijke IT-faciliteiten beschikbaar. Deze vertonen geleidelijk aan uitvalsverschijnselen en dienen te worden vervangen en geactualiseerd. Eind 2022 vindt dit plaats. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn dan weer voor langere tijd afdoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn medewerkers afdoende gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn inmiddels ook alle voorzieningen voor online werken en vergaderen ingericht.

ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen

❖

loonstijgingen die niet voorzien zijn

❖

E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in te schatten

❖

onzekerheid baten

❖

privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.

Uit zijn onderzoek concludeert de accountant dat de omvang van de financiële risico’s gering wordt geacht waardoor de noodzaak om een hoog weerstandsvermogen op te bouwen niet aannemelijk is. Indien een weerstandsvermogen van 5% van de totale kosten wordt aangehouden zou dit al een redelijke buffer voor de organisatie zijn om risico’s op ‘kortere’ termijn op te vangen, die bij het opstellen van de begroting niet bekend waren en waarvan verondersteld mag worden dat deze met het weerstandsvermogen opgevangen moeten worden. Dit advies is medio 2018 met een bestuursbesluit overgenomen en sindsdien is de reserve niet meer gewijzigd. Ook in 2023 blijft deze hetzelfde. De GR West-Brabants Archief beschikt over een eigen vermogen. Binnen

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

de mogelijkheden van de fiscale status kan het WBA namelijk een eigen

In deze paragraaf wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de

reserve aanleggen. Het algemeen bestuur dient bij positieve

organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te vangen.

exploitatieresultaten daartoe een besluit te nemen.

Naast een reserve beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die

gekwalificeerde medewerker. De uitvoerende archiefinspecteur kreeg

is bestemd voor vervangend onderhoud in de archiefdepots in de kelder

een ander takenpakket waardoor de feitelijke toezichtwerkzaamheden

van het pand in Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA dit pand

herverdeeld zijn. In de praktijk is het zo geregeld dat er een

van de nieuwe eigenaar. Elk jaar wordt een bedrag van € 5.245 gestort. In

toezichtteam is gevormd, bestaande uit specialisten op deelterreinen.

2023 zal deze voorziening nauwelijks worden aangesproken. In 2024 en

Zo maken de informatieadviseurs, de studiezaalmedewerker en de

2025 staan grotere investeringen gepland.

juriste deel uit van dit team. Het wordt aangevuld met een extern

Uit onderstaande tabel blijkt dat er in de periode 2023-2026 alleen maar transacties plaats vinden in de voorziening.

2023

2024

2025

2026

68.805

opname

storting

68.805

31.517

36.162

27.254

9.480

opname

600

14.153

23.019

600

storting

5.245

stand per 31-12

36.162

27.254

9.480

14.125

stand per 1-1

stand per 31-12 Onderhoudsvoorziening stand per 1-1

verbonden partijen. Deze organisatievorm werkt goed en efficiënt. Vanaf eind 2021 neemt het WBA initiatieven voor het houden van een

Verloop van reserves en voorzieningen Reserves

specialist, die ook al is ingehuurd voor het archieftoezicht bij de

Strategisch Informatie Overleg (SIO) met alle gemeenten. Elk jaar wordt er voortaan een SIO gehouden. Dit is een wettelijke verplichting. Het SIO is mede bedoeld om vraagstukken of ontwikkelingen op het terrein van de informatievoorziening te benoemen vanuit zowel WBA als zorgdrager perspectief die aanpak behoeven, bij voorkeur in samenwerking. De dienstverlening aan de gemeenten en GR’en is in 2022 geoptimaliseerd door het inrichten van een eigen WBA scanstraat, zodat verzoeken om informatie snel en efficiënt kunnen worden geleverd. Ook de nieuwe website moet bijdragen aan een verbetering van de dienstverlening, niet alleen aan de overheden maar vooral aan belangstellende burgers en organisaties.

Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het

Ook de dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd. In 2023 is de situatie als volgt: ❖

beschikbaar. De documentatie ervan is volledig op orde en actueel.

uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de

Hierdoor vermindert de kwetsbaarheid bij uitval van (een van) de

toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven)

beheerder(s).

leveren heeft het WBA al in 2020 enkele interne wijzigingen doorgevoerd. De functie van archivaris kwam met het vertrek van de directeur vacant en is vanaf 1 augustus 2020 toegewezen aan een

Er is een volledig functioneel en productie gereed E-depot

❖

Een demo van dit nieuwe E-depot wordt steeds op verzoek gegeven.

❖

Het metadatamodel is actueel en volledig en door de gemeenten en

en geüpdatet. Om alles rond informatieveiligheid te kunnen

GR’en goed toe te passen. Het WBA geeft voorlichting en

organiseren is een medewerker opgeleid tot CISO.

ondersteuning. Benodigde tools zijn aanwezig. ❖

Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van

Het overleg met alle deelnemende gemeenten over het E-depot is

overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog

na een moeilijke opstartfase intensiever opgepakt en nieuwe

ziekteverzuim. Dit komt tot nu toe niet voor bij het WBA. Om het

aansluitingen moeten eind 2022 allemaal zijn afgerond. Vanaf 2023

ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management

streeft het WBA naar frequente en reguliere overbrengingen naar het

direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht

E-depot. Over uitplaatsing, dat is het opslaan in het E-depot maar

door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en

het beheer blijft bij de archiefvormer, neemt het WBA op zijn laatst in

persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA is naar

2023 een besluit. Daarbij is hoe dan ook de duurzame

verwachting in 2023 lager dan 3%.

toegankelijkheid van de informatie de primaire voorwaarde. ❖

De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Een functioneel applicatiebeheerder voor het E-depot werd in 2021 aangetrokken en opgeleid. Het E-depotteam van het WBA bestaat in 2023 uit zeven personen.

7.3

Financiële Kengetallen

In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf

Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen

financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de

aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor

netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte,

informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving

grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het

en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november

WBA niet van toepassing.

2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalek protocol opgesteld en zij heeft alle medewerkers hierover geïnstrueerd. De vereiste registraties worden door haar bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA themabijeenkomsten georganiseerd over informatieveiligheid. Het WBA heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks gemonitord

Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter.

Berekening: Voor de jaarrekening is dit kengetal exact te berekenen per ultimo 2020. Voor de begroting moet de balans min of meer geprognosticeerd worden. Voor de vlottende activa en passiva is dit erg lastig te voorspellen. In de jaarrekening 2020 was het verschil tussen de vlottende activa en passiva € 338.586,-. Het voorstel is om met dit bedrag te rekenen. De vaste passiva zijn wel goed te ramen middels het aflossingsschema van de leningen. Dan wordt de berekening voor de begroting 2021 en verder: passiva minus € 338.586,- / totaal geraamde baten (exclusief mutaties reserves). Deze werkwijze is ook voor de begroting 2023 toegepast. Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter. Het eigen vermogen van het WBA mag niet meer bedragen dan 5% van de totale kosten. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn.

De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn dan geen noemenswaardige incidentele baten of lasten. De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

Materiële vaste activa

7.4 Meerjarenbalans

De eindbalans van de materiële vaste activa wordt

Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

Activa

2.021

2022

2023

2024

2025

2026

Materiele vaste activa

87.440

130.237

107.013

83.788

60.564

46.006

Totaal vaste activa

87.440

130.237

107.013

83.788

60.564

46.006

bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen. Eind 2022 is gepland om het gehele netwerk te vervangen. De post materiële vaste activa is hiermee verhoogd met € 60.000. In 2023 wordt afgeschreven op deze

Uitzettingen korter dan 1 jaar

296.182

46.182

Liquide middelen

72.418

280.266

110.151

120.467

121.918

137.120

Overlopende posten

87.761

Totaal vlottende activa

456.361

414.209

244.094

254.410

255.861

271.063

vlottende schulden

Totaal Activa

543.801

544.446

351.107

338.199

316.425

317.070

Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende

2.021

2022

2023

2024

2025

2026

128.073

68.805

Reserve digitale dienstverlening website 65.000

134.715

262.788

68.805

Passiva Algemene reserve

Resultaat boekjaar

69.715

Eigen vermogen

262.789

investering. Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en

schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2021. Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans. Eigen vermogen en voorzieningen Het saldo van 2021 wordt toegevoegd aan de reserve digitale dienstverlening website. In 2022 wordt deze

Voorzieningen

26.872

31.517

36.162

27.254

9.480

14.125

Vaste schulden

40.000

36.000

32.000

28.000

24.000

20.000

Totaal vaste passiva

66.872

67.517

68.162

55.254

33.480

34.125

reserve volledig gebruikt waardoor in 2023 en verder hier geen saldo meer opstaat. De toevoegingen en onttrekkingen op de voorziening is gebaseerd op de gegevens in het meerjarig onderhoudsplan. De algemene reserve blijft ongewijzigd.

Vlottende schulden <1 jaar

155.341

Overlopende passiva

58.799

Totaal vlottende passiva

214.140

Totaal Passiva

543.801

544.446

351.107

338.199

316.425

317.070

Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd. De vervanging van het gehele netwerk wordt gefinancierd met eigen middelen.

7.5

Vennootschapsbelasting (Vpb)

Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpb-advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihilresultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.

8.1

Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven

8.2

Reserve en voorziening

Naam reserve of

Saldo per 1-1-2023

voorziening

Vermeer-

Verminderingen

deringen

Saldo per 31-122023

Reserves Algemene reserve

68.805

Onderhoud gebouw

31.517

5.245

600

36.162

Totaal

31.517

5.245

600

36.162

Reserve website Totaal Voorzieningen

8.3

Staat van langlopende geldleningen

8.4

Kostenverdeling naar Taakveld 2023

Voor de indeling en terminologie is de Notitie Overhead van de Commissie BBV gebruikt. Voor 2023 is de verdeling als volgt:

De overheadkosten bedragen 21,01 % (in 2022: 21,80 %) van de totale exploitatiekosten.

Westbrabantsarchief.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://raad.gemeente-steenbergen.nl/api/v1/meetings/1566/documents/17359