Verslag en technische vragen ambtelijke bijstand rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Verslag en technische vragen ambtelijke bijstand rechtmatigheidsverantwoording Datum: 9 oktober 2023 Aanvang: 16.00 uur Aanwezigen: Toon van der Wegen (Stem0167), Jos Verbeek (Fractie Verbeek), leden van de ambtelijke organisatie. 1. Opening Er wordt uitgelegd hoe deze ambtelijke bijstand tot stand gekomen is, vervolgens worden de vragen van de heer Van der Wegen behandeld omdat de heer Verbeek iets verlaat is. De vragen die ze hebben ingediend zijn ook schriftelijk beantwoord; het schriftelijke antwoord is bijgevoegd onder dit gespreksverslag. In bijlage 1 zijn BNG-rentestanden opgenomen. 2. Behandeling technische vragen De technische vragen van de heer Van der wegen worden eerst behandeld. De heren Van der Wegen en Verbeek stellen tijdens de behandelingen van de vragen nog een aantal verhelderende vragen. Zo vraagt de heer Van der Wegen waar de meeste fouten ontstaan waar een rechtmatigheidsverantwoording betrekking op heeft. Hierop is het antwoord dat dit bijvoorbeeld komt doordat er geen Europese aanbesteding is uitgevoerd waar dit wel had gemoeten. De heer Verbeek is het er niet mee eens dat een niet-doelmatige uitgave wel rechtmatig kan zijn, zoals in het voorbeeld in zijn vraag waarin voor een begrote 1 miljoen euro 15 auto’s worden gekocht in plaats van 20 auto’s. Hij overweegt een amendement in te dienen op dit punt.

Enige andere onderwerpen die tijdens het gesprek ter sprake komen zijn de hoogte van de rapportagegrens, de afschrijvingsduur van bepaalde activa, en het verstrekken van leningen aan verenigingen in plaats van exploitatie in eigen beheer door de gemeente. 3. Sluiting Om 17.00 wordt de ambtelijke bijstand afgerond.

Bijlage 1. Technische vragen rechtmatigheidsverantwoording De heer Verbeek •

Blz. 3 financiële verordening: citeert art. 12 lid 1. ‘Daar staat volgens mij dus eigenlijk dat als wij besluiten ergens 1 miljoen aan te besteden en dat binnen dat miljoen blijft dan dus wordt voldaan aan de rechtmatigheid. Daar heb ik wel moeite mee, want ik denk dat je ook wel moet kijken naar wat er dan gepresteerd is. Als wij 1 miljoen voteren om 20 auto’s te kopen en we geven 1 miljoen uit en we kopen maar 15 auto’s, dan voldoe je naar mijn idee niet aan de rechtmatigheid. Kan de wethouder daar duidelijkheid over geven?’ Antwoord: Het is correct dat de financiële rechtmatigheid in de zin van de rechtmatigheidsverantwoording niet kijkt naar de prestaties die daartegenover hebben gestaan. Dus in uw voorbeeld zou het inderdaad betekenen dat we binnen de grenzen van de rechtmatigheid hebben gehandeld.

•

Blz. 11 van de financiële verordening bij de leningen. ‘Daar gaan we een rente hanteren verhoogd met een half procent, alleen we gaan de looptijd van de lening afstemmen op de levensduur van het te financieren object. Daar vraag ik me toch wel af wat we daaronder gaan verstaan, want was is levensduur en wie gaat die levensduur bepalen? Antwoord: Bij de lening voor de padelbanen aan Tennisvereniging Steenbergen hebben we gezien dat de huidige spelregels niet passen bij het doel wat we voor ogen hebben. In de huidige verordening is er sprake van een maximum aflossingstermijn van 20 jaar. In het raadsvoorstel van juni 2023 waarbij de lening aan de vereniging is verstrekt, heeft het college deze wijziging in de financiële verordening aangekondigd. De argumentatie is hierin opgenomen.

Over de lengte van levensduur van een investering hoeft niet veel discussie te bestaan. In de “nota waardering en afschrijving vaste activa gemeente Steenbergen” is in bijlage 1 te herleiden welke afschrijvingstermijnen geldt (gelden) voor een investering of voor de diverse onderdelen van een investering (componentenbenadering). De daarin vastgestelde afschrijvingstermijn(en) kan (kunnen) dan als voorwaarde gelden bij de leningsaanvraag van een maatschappelijke organisatie en daarmee ook gekoppeld worden aan het aflossingsschema lening. Indien de voorgeschreven afschrijvingstermijn van een bepaalde investering niet voorkomt in de lijst van bijlage 1, geldt de afschrijvingstermijn die in het maatschappelijk verkeer het vaakst wordt gehanteerd (googlen) en/of welke door de leverancier van de investering wordt geadviseerd.

•

Blz. 12 van de financiële verordening over de kapitaallasten. ‘We gaan ergens in investeren, dat gaan we bijvoorbeeld in vijf jaar afschrijven en dan hebben we vijf jaar kapitaallasten. Als we dan na die vijf jaar het activum nog gebruiken, dan staat er dat de kapitaallasten van de activa waarvan de levensduur verstreken is beschikbaar blijven in de meerjarenbegroting voor nieuwe investeringen. Dan ben ik toch wel benieuwd: hoe gaan we dat realiseren?’ Bovenstaande systematiek passen we al toe met daarbij de kanttekening dat we niet onnodig beslag willen leggen op de aanwezige financiële middelen indien een investering vertraagt in de tijd. Dit is nog een leerproces (zie 213a onderzoek). Met de perspectiefnota en later bij de begroting worden de investeringsstaten voor de komende 4 jaar geactualiseerd op basis van de laatst aanwezige beheersplannen of actualisaties daarop en op basis van vervangingsschema’s (bijvoorbeeld bij het rollend materieel bij de buitendienst). Dan wordt ook beoordeeld of een bestaande investering die geheel is afschreven eventueel ook later vervangen kan worden (ter besparing van middelen) en voor de actuele prijs. Afdeling financiën bespreekt de investeringsplanning dan met de betrokken budgethouders en verwerkt deze in de begrotingsvoorstellen. Dit betreft dan de nieuwe investeringen en hiermee leggen we dan een claim op de algemene middelen.

Verder wordt ten tijde van de begroting de huidige investeringskredieten qua kapitaallasten doorgerekend. De kapitaallasten van bestaande investeringen die geheel zijn afgeschreven of zijn vervallen bij de jaarrekening vallen dan juist vrij (ten gunste) van de algemene middelen. Bij de jaarrekening en tussenrapportage vindt er tussentijds ook nog een financiële toets plaats of investeringen c.q. begrote kapitaallasten nog in lijn lopen of qua looptijd langer meekunnen met de begrote planning,

•

Bovendien wordt er gesproken over de economische levensduur. De heer Verbeek denkt dat de termen technische en economische levensduur hier door elkaar worden gehaald. Je kan in vijf jaar wel afschrijven en dan de kapitaallasten reserveren op de balans, maar het kan ook zijn dat je dan meer onderhoudskosten hebt, dus of het begrotingstechnisch helemaal verstandig is, is nog maar de vraag. In de “nota waardering en afschrijving vaste activa gemeente Steenbergen” is in bijlage 1 te herleiden welke afschrijvingstermijnen gelden voor een investering of een component daarvan. Bij het opstellen van P&C stukken wordt gehandeld zoals is omschreven in artikel 3.2. afschrijvingstermijnen van deze nota. De afschrijvingstermijnen van vaste activa welke een beperkte levensduur hebben, moeten gebaseerd worden op de verwachte toekomstige gebruiksduur van een activum. Bij het vaststellen van de gebruiksduur speelt zowel de economische als de technische levensduur een rol. De economische levensduur van een activum is verstreken wanneer het financieel voordeliger is om het bestaande activum te vervangen door een nieuwe. De technische levensduur van een activum wordt bepaald door de technische slijtage. Bij de keuze voor afschrijving op basis van de economische of de technische levensduur is het van belang dat het voorzichtigheidsbeginsel (§ 1.1) in acht wordt genomen.

Wanneer bijvoorbeeld de economische levensduur korter wordt geschat dan de technische levensduur zal mede uit

efficiencyoverwegingen worden gekozen voor afschrijving op basis van de economische levensduur. Er is dus geen sprake dat termijnen technische en economische levensduur onbewust door elkaar worden gehaald. De heer Van der Wegen •

Reagerende op het raadsvoorstel. Krijgt graag uitgelegd wat de gevolgen zijn als de verantwoordingsgrens niet op 1%, maar bijvoorbeeld op 0,5% wordt gezet en als de rapporteringsgrens in plaats van op €50.000 op €25.000 wordt gezet. Het verlagen van de verantwoordingsgrens van 1% naar 0,5% betekent dat wij alle rechtmatigheidsfouten boven de € 350.000 moeten opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. We mogen dus minder fouten maken. In de controletechniek betekent dit meer bureaucratie, dat we het zoekveld moeten verbreden en daarmee ook de steekproeven omvangrijker worden. Hetzelfde geldt, indien we de rapporteringsgrens verlagen van € 50.000 naar € 25.000. Concreet vraagt dat ten opzichte van de huidige situatie om extra capaciteit en leidt dit tot extra advieskosten.

•

Over de looptijd van verstrekte leningen. ‘Wat waren destijds de beweegredenen om de looptijd van leningen vast te zetten op maximaal 20 jaar? Wat zijn de beweegredenen nu om de looptijd van de leningen vast te zetten op maximaal 30 jaar?’ De heer Verbeek gaat hier tegenin, want volgens de heer Verbeek wordt die vastgesteld op de levensduur van het activum. Destijds is een maximum hieraan verbonden om het risico te beperken. De praktijk leert dat bij de laatste leningenaanvragen door maatschappelijke organisaties meer maatwerk wenselijk is. Het afwijken van de maximale benoemde aflossingstermijn van 20 jaar vanuit het afsprakenkader is bedoeld om de jaarlijkse uitgaven (aflossing en rente) voor de maatschappelijke organisaties betaalbaar te houden en meer aan te sluiten op de economische en technische levensduur van de investering. Hierdoor is meer maatwerk mogelijk.

•

De te hanteren rentepercentages. ‘Wilt u vasthouden aan dat het rentepercentage op een lening wordt verhoogd met een half procent bovenop de op dat moment geldende rente bij de BNG, of kunnen wij daar als raad nog aan tornen?’ Hieraan willen wij op dit moment inderdaad niet aan tornen. En ja, u staat als raad aan het roer, dus u kunt dit percentage wijzigen bij amendement. Daarbij behoort wel het volgende in overweging genomen te worden: de Wet Markt en Overheid en Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) is bij het verstrekken van een geldlening ook van toepassing. De Wet Markt en Overheid bevat gedragsregels voor overheden die economische activiteiten verrichten en daarmee (kunnen) concurreren met ondernemingen bij het uitvoeren van economische activiteiten. Het verstrekken van een geldlening kan worden gezien als een economische activiteit waarbij de gemeente concurreert met andere geldverstrekkers. Bij de uitvoering hiervan moeten overheden zich houden aan de regels uit de Wet Markt en Overheid. Een van deze regels is dat de integrale kostprijs moet worden doorberekend in de rente. De huidige opslag van 0,5% voldoet op dit punt. Er wordt een marktconforme

rentepercentage gehanteerd waarin een percentage van 0,5% is opgenomen om de administratieve kosten van de gemeente door te belasten. •

‘Wat is op dit moment het rentepercentage bij de BNG?’ Zie bijlage

•

‘Waarom zou het college in uitzonderingssituaties met een goede motivatie afwijken van deze basis[lening of rente]? Welke kant denkt het college dan op? Afwijken naar boven of naar beneden? Betreffende de huidige rentestand verhoogd met een half procent. En wie bepaalt of het een goede motivatie is, wie controleert dat en wanneer wordt dat gecontroleerd?’ De manier waarop de rente bepalend wordt, zal het college niet gauw van afwijken in verband met de wet Markt en Overheid (dit is hierboven eerder toegelicht). Een uitzonderingssituatie zou kunnen ontstaan indien er een grote afwijking van de rentestand optreedt tussen moment van behandeling en het moment van aanvraag. Eerder dit jaar is deze situatie opgetreden bij de leningsaanvraag van de Tennisvereniging Steenbergen (Padelbanen). In deze casus is het moment van de aanvraag als datum voor de rentevaststelling gehanteerd, omdat dit voor TV Steenbergen voordelig uitpakt. De rente was nadien (dus op moment van behandeling) namelijk gestegen. Het betreft maatwerk, waarbij aan de desbetreffende maatschappelijke organisatie de meest gunstigste rente wordt toegekend. Als het college afwijkt van de lijn, dus of er zich een uitzonderingssituatie voordoet, is in 1e instantie aan het college. Het college behoort wel motiveren richting de raad.

•

Reagerende op de financiële verordening. Art. 1(c). ‘Hoe en wie oordeelt er over de zo beperkt mogelijke inzet van deze middelen?’ Het college stelt de begroting op om bepaalde prestaties te verrichten. Het college bepaalt de kostprijs voor deze prestaties. Uitgangspunt daarbij is dat dit gebeurd tegen zo laag mogelijke kosten. Via de planning en control cyclus legt het college verantwoording af over de geleverde prestaties en de budgetten die hiervoor zijn ingezet. Ergo: met de begroting stelt de raad de kaders en met de tussenrapportage en jaarstukken controleert de raad op de inzet van middelen.

•

Art. 6 lid 3: ‘Hoe verloopt de procedure als bijvoorbeeld bij het project Steenbergse weg het investeringskrediet wordt overschreden?’ Als er een overschrijding is van het investeringskrediet, dan behoort het college dit zo spoedig mogelijk melden bij de raad. Er zijn dan twee opties: 1. Het college licht deze overschrijding toe in het eerstvolgend planning en control document en komt daarin met een alternatieve dekking of vraagt de raad dan om extra middelen. In de meeste gevallen volgt deze toelichting in de tussenrapportage. 2. Het college meldt dit tussentijds vanuit de actieve informatieplicht met een apart raadsvoorstel komt daarin met een alternatieve dekking of vraagt dan om extra middelen.

•

Art. 6 lid 4: ‘Komt dit nog overeen met het ‘vinger aan de pols houden’ zoals omschreven in het coalitieakkoord?’ Er wordt gedoeld op onderstaande passage uit het coalitieakkoord

Ja, dat komt overeen met het houden van vinger aan de pols. In geval van een nieuwe en tussentijdse investering komt het college vanuit de actieve informatieplicht met een apart raadsvoorstel, waarin een alternatieve dekking is opgenomen of om extra middelen wordt gevraagd. Indien dit gebeurd, ten tijde van de Tussenrapportage kan ook deze weg bewandeld worden. Er volgt dan wel een apart beslispunt hiervoor bij de Tussenrapportage. •

Art. 9: ‘Wil de wethouder dit in jip-en-janneketaal uitleggen?’ Als het college een lening, waarborg of garantie wil verstrekken die hoger is dan € 100.000, dan moet het college dit eerst aan de raad voorleggen. Dat hoeft niet voor: • • •

leningen, waarborg of garantie-verstrekkingen onder de € 100.000; garanties die we afgeven voor woningbouwcorporaties op basis van het Waarborgfonds. indien de lening, de waarborg of de garantie is opgenomen in de vastgestelde begroting.