Sjabloon zienswijze begroting 2022 WBA 2115011.pdf

Verbonden Partij: West-Brabants Archief WBA Programma Portefeuillehouder Doel

Activiteiten (o.a.)

Vestigingsplaats Aantal deelnemers Reden aangaan verbinding

Uittredingsbepalingen

Bestuurlijk belang

Bestuur en dienstverlening Wethouder Prent (tevens lid Algemeen Bestuur WBA) 1. De belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. 2. Het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek. 1. Voor de deelnemers alle taken inzake: De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht Het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis. 2.

Op verzoek van één van de deelnemers kan ook andere adviserende, ondersteunende of uitvoerende werkzaamheden binnen het werkterrein uitgevoerd worden. 3. Desgevraagd kan taken in het kader van de Archiefwet dan wel met betrekking tot de cultuur-historische functie, voor derden uitgevoerd worden. Bergen op Zoom 9 (Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Woensdrecht en Zundert) Door deelname aan de GR wordt er een bijdrage geleverd aan een efficiënte en effectieve borging van de fysieke en digitale informatie voor bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. Er ontstaat een geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Uittreding dient schriftelijk medegedeeld te worden aan het algemeen bestuur. De uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin de schriftelijke uittreding bij het algemeen bestuur is ingediend. Aan de uittreding wordt door het algemeen bestuur voorwaarden en gevolgen verbonden. De nadelige financiële gevolgen voor het West-Brabants Archief, die veroorzaakt worden door de uittreding, inclusief de hierdoor ontstane wachtgeldverplichting worden bij de uittredende deelnemer in rekening gebracht.

Een onafhankelijke externe deskundige adviseert over de vaststelling van de financiële gevolgen. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. Het algemeen bestuur wordt gevormd door de deelnemende gemeenten. Het college van iedere deelnemende gemeente wijst één lid en één plaatvervangend lid aan. Deze worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van het college. Het algemeen bestuur vergadert minimaal 2 maal per jaar.

Financieel belang Risico totaal

Eigen vermogen Vreemd vermogen Resultaat Jaarstukken tijdig ingediend Inhoudelijke aandachtspunten, beleidsvoornemens

Financiële aandachtspunten, beoordeling begroting. Financieel overzicht

De bijdrage aan de regeling is gebaseerd op de verdeelsleutel "aantal strekkende meters archief" zoals die in de archiefbewaarplaats opgenomen dienen te zijn. Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening rondom het Edepot. Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening t.g.v. een hoog ziekteverzuim. 01 jan. 2019: € 178.073,01 jan. 2020: € 337.555,31 dec. 2019: € 232.810,31 dec. 2020: € 128.073,01 jan. 2019: € 1.315.970,01 jan. 2020: € 1.232.858,31 dec. 2019: € 1.232.858,31 dec. 2020: € 69.859,2019: € 104.737,2020: € 245.296,JA In de begroting 2021 was voorzien dat in het jaar 2022 een algehele evaluatie van de gemeenschappelijke regeling over de periode 2016-2020 zou worden uitgevoerd door een externe partij en de kosten van € 20.000 te dekken uit de algemene reserve. Deze kostenraming en dekking zijn in de begroting 2022 niet meer opgenomen.

De evaluatie gaat wel door, maar zal volledig in eigen beheer worden uitgevoerd. Het WBA heeft voldaan aan de richtlijn van de deelnemers dat de bijdrage 2022 t.o.v. 2021 niet zal stijgen. Bedragen in onderstaande tabel x € 1.000,-

Verbonden partij

Lokale (en overige) aandachtspunten

Begroting 2019

Resultaat 2019

Begroting 2020

Ontwerp Begroting 2021

Totaal GR €2.473.239 €2.399.222 €2.532.932 €2.444.900 Bijdrage €129.667 €126.888 €132.919 €135.902 gemeente Steenbergen Vorig jaar is het volgende bij de beoordeling van de begroting 2021 door de regiefunctionarissen aangegeven: Vanuit de regiefunctionarissen is er geen beleidsinhoudelijke input voor de zienswijze. Men vraagt bij het WBA wel aandacht voor concrete vervolgplanningen voor de verdere realisatie van het Edepot, de ingest (opname) per deelnemer in het E-depot en het met de deelnemers bepalen van gezamenlijk over te dragen werkprocessen. Dit laatste punt ook met het oog op de herziening van de verdeelsleutel bij de algehele evaluatie van het WBA die gepland staat voor 2022. Deze punten zullen via een apart verzoek aan het WBA worden voorgelegd.

We herhalen hierbij de punten van vorig jaar en hierop aanvullend willen wij het volgende aangeven: We verwachten zodanige heldere richtlijnen van het WBA over de inrichting van onze systemen zodat wij vanuit onze systemen een soepele overdracht kunnen regelen naar het e-depot nu en in de toekomst. Graag horen wij van het WBA hoe dit opgepakt kan worden.

De regiefunctionarissen zijn benieuwd wat de stand van zaken is en hoe de voortgang versneld kan worden

Voorstel: Gelet op bovenstaande aandachtspunten, worden de volgende zienswijzen voorgesteld: 1. Voorgesteld wordt om geen zienswijze in te dienen op de concept begroting 2022 van het West-Brabants Archief.