Rapport aanbestedingsstrategie afval Steenbergen 2300332.pdf
Tekst van het document
STRATEGIE AANBESTEDEN AFVAL
Gemeente Steenbergen
STRATEGIE AANBESTEDEN AFVAL
Gemeente Steenbergen
JMA, 3 januari 2023, definitieve versie Utrechtseweg 9, 3704 HA Zeist T. 030 699 15 99 - info@jma.nl www.jma.nl
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ........................................................................................................................................................ 4
2. Inventarisatie en evaluatie ........................................................................................................................... 5 2.1 Inleiding ............................................................................................................................................................. 5 2.2 Contracten, looptijden en procedure ............................................................................................................... 5 2.3 Relevante ontwikkelingen in de markt ............................................................................................................. 5 3. Marktconsultatie ........................................................................................................................................... 8 3.1 Inleiding ............................................................................................................................................................. 8 3.2 Uitgangspunten marktconsultatie .................................................................................................................... 8 3.2.1 Huis-aan-huis inzameling ..............................................................................................................................
8 3.2.2 Milieustraat ................................................................................................................................................... 8 3.2.3 Operationeel ................................................................................................................................................. 9 3.2.4 Algemene dienstverlening en overige zaken ................................................................................................ 9 3.3 Markt – Aanbesteden........................................................................................................................................ 9 3.4 Markt – ZRD .................................................................................................................................................... 10 3.5 Markt – Saver .................................................................................................................................................. 10 3.6 Conclusie ......................................................................................................................................................... 10 4. Vergelijkingskader en afwegingen ....................................................................................................................
11 4.1 Inleiding ........................................................................................................................................................... 11 4.2 Huis-aan-huis inzameling en verwerking ........................................................................................................ 11 4.2.1 Service ......................................................................................................................................................... 11 4.2.2 Financieel .................................................................................................................................................... 11 4.2.3 Aandachtspunten ........................................................................................................................................ 12 4.3 Milieustraat inzameling en verwerking ........................................................................................................... 12 4.3.1 Service ......................................................................................................................................................... 12 4.3.2 Kosten .........................................................................................................................................................
13 4.3.3 Aandachtspunten ........................................................................................................................................ 14 4.4 Operationeel ................................................................................................................................................... 14 4.4.1 Service ......................................................................................................................................................... 14 4.4.2 Kosten ......................................................................................................................................................... 14 4.4.3 Aandachtspunten ........................................................................................................................................ 15 4.5 Algemene dienstverlening .............................................................................................................................. 15 4.5.1 Service ......................................................................................................................................................... 15 4.5.2 Kosten .........................................................................................................................................................
16 4.5.3 Aandachtspunten ......................................................................................................................................... 16 4.6 Aandeelhouderschap Saver ............................................................................................................................ 16 4.7 Juridische kaders aandeelhouderschap Saver en aanbesteden ...................................................................... 17 4.7.1 Europees aanbesteden................................................................................................................................. 17 4.7.2 Toetreding .................................................................................................................................................... 17 4.7.3 Beëindigen aandeelhouderschap ................................................................................................................. 18 5. Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................................................ 19 5.1 Inleiding ...........................................................................................................................................................
19 5.2 Conclusies........................................................................................................................................................ 19 5.3 Aanbevelingen................................................................................................................................................. 19
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
3
1. Inleiding In de komende periode wordt gemeente Steenbergen geconfronteerd met aflopende inzamel- en verwerkingscontracten voor het huishoudelijk afval. Hiervoor moeten normaliter een aantal Europese aanbestedingsprocedures gestart gaan worden. De omvang (tonnages) van de aan te besteden fracties is beperkt en er kan geen schaalvoordeel behaald worden door samen op te trekken met omliggende gemeenten. De omliggende gemeenten hebben zich namelijk al georganiseerd in samenwerkingsverbanden als Saver en ZRD. Enkele lopende verwerkingscontracten worden in de huidige situatie van de regionale partij Saver betrokken. Met het oog op stijgende verwerkings- en inzamelkosten en een beperkt aantal marktpartijen dient overwogen te worden of een nauwere samenwerking met een regionale partij zoals Saver gewenst en mogelijk is. Hiermee kan schaalvoordeel en daarmee kostenbesparing behaald worden. Ook kan dit tijd besparen wat betreft contractmanagement met verschillende inzamelaars en verwerkers, zoals nu het geval is. Daarnaast dient er in toenemende mate gefocust te gaan worden op het bijdragen aan een circulaire economie. Hiervoor zal gemeente Steenbergen, net als een hoop andere gemeenten in Nederland, op een andere manier met grondstoffen aan de slag moeten.
Dit vergt nieuwe beleidskaders en afwegingen, waarbinnen structurele partnerschappen met andere gemeenten en partijen wenselijk is. Uiteindelijk is hiervoor de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: het onderzoeken van de beste aanbestedingsstrategie voor gemeente Steenbergen voor de komende jaren om een goede marktwerking te behalen, kwetsbaarheid te verminderen en voor te sorteren op de ontwikkelingen richting een circulaire economie.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
4
2. Inventarisatie en evaluatie 2.1 Inleiding In deze fase wordt stilgestaan bij de uitgangssituatie van gemeente Steenbergen. Welke contracten zijn nu van kracht, wat zijn hiermee de ervaringen, en welke ontwikkelingen zijn de afgelopen jaren opgetreden in de markt met invloed op te nemen keuzes? Zijn er innovatieve ontwikkelingen, relevant voor Steenbergen, om een plaats te geven in dit onderzoek? 2.2 Contracten, looptijden en procedure Gemeente Steenbergen heeft op dit moment een flink aantal lopende contracten met verschillende partijen. In het onderstaande figuur worden de huidige contracten in beeld gebracht. Naast de verschillende contracten voor de huis-aan-huis inzameling heeft gemeente Steenbergen nog verschillende verwerkingscontracten voor fracties op de milieustraat. Hiervoor zijn 13 verschillende contractanten in beeld. Een overzicht hiervan is opgenomen in bijlage 1. Betreft
Contractant
Looptijd
Inzameling restafval
Renewi
Tot 01-04-2023
Verwerking restafval
PreZero (via Saver+ perceel1)
Tot 31-01-2025
Inzameling GFT-e
Renewi
Tot 01-04-2023
Verwerking GFT-e
Attero (via Saver+ perceel)
Tot 31-01-2025
Inzameling OPK (verenigingen) Saver
Tot 01-04-2023 (+1 jaar verlenging)
Inzameling OPK (Galgendijk)
Renewi i.o.v. Saver
Tot 01-04-2023
Inzameling OPK (verzamel)
Saver
Tot 01-04-2023 (+1 jaar verlenging)
Inzameling en verwerking Glas
Renewi
Tot 01-04-2023
Inzameling PMD
Renewi
Tot 01-04-2023
Verwerking PMD
Regie Kunststof Nederland (via Saver+ perceel)
Tot 31-12-2024
De huidige inzamelcontracten lopen zoals gezegd binnenkort, redelijk geclusterd, af en dienen opvolging te krijgen. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt in beeld gebracht welke ervaringen en uitgangspunten van belang zijn voor de dienstverlening die de gemeente aan haar inwoners wil blijven bieden, en welke opties de gemeente heeft. Om een goede vergelijking te kunnen maken tussen de verschillende opties wordt uitgegaan van de ingezamelde hoeveelheden van 2021 (zie bijlage 2) voor de uitvraag en doorrekeningen. Tevens wordt ervan uitgegaan dat er op dit moment geen andere beleidswijzigingen optreden met effect op de afvalbeheersing. 2.3 Relevante ontwikkelingen in de markt Voorafgaand aan het onderzoek voor gemeente Steenbergen is het goed om enkele relevante marktontwikkelingen te beschrijven, die van invloed zijn op het afvalbeheerssysteem in de gemeente. Deze zijn als volgt:
1 Gemeente Steenbergen heeft mee kunnen liften op de bredere aanbesteding in Brabant, via het Saver perceel. Hierbij zijn gunstige prijzen bedwongen voor de
verwerking van verschillende fracties. Het is niet zeker dat er voor een volgende ronde aanbestedingen opnieuw aangesloten kan worden.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
5
Opkomst overheid NV’s en Gemeenschappelijke Regelingen De afgelopen jaren is, met name in Brabant, een opkomst waar te nemen van overheid gedomineerde samenwerkingsverbanden. Gemeenten organiseren zich middels eigenaarschap in een organisatie die verschillende afvalbeheerstaken voor de eigenaars/opdrachtgevers kan uitvoeren. Hiermee kan schaalvoordeel (meerdere gemeenten) behaald worden, kan samengewerkt worden en ontstaat flexibiliteit in de verschillende uitvoeringstaken waar gemeenten mee geconfronteerd worden. Voorbeelden hiervan in Brabant zijn Saver, Blink, Cure en BAT. Daarnaast loopt momenteel een onderzoek naar een mogelijk samenwerkingsverband onder diverse gemeenten aan de oostelijke kant van de regio West-Brabant. Gemeenten kunnen middels aandeelhouderschap of een andersoortig samenwerkingsverband direct invloed uitoefenen op de bedrijfsvoering van de organisatie en kunnen daarmee dienstverlening richting inwoners en eigen organisaties beheersen. Verwerkingskosten en belastingen restafval Vanuit de Rijksoverheid wordt al enkele jaren veel nadruk gelegd op het reduceren van het restafval (d.m.v. verbeterde scheiding). Veel gemeenten hebben onder invloed van met name de verbrandingsbelasting 2 de hoeveelheid restafval sterk verminderd. Daarnaast is recentelijk duidelijk geworden dat de CO2-heffing3 voor verbrandingsovens doorgevoerd zal gaan worden.
Hiermee zullen de kosten voor de verwerking van met name restafval verder toe blijven nemen in de toekomst. Onder invloed van deze ontwikkelingen blijken marktpartijen minder geïnteresseerd in kleine percelen van gemeenten die nog de nodige reductie door zullen voeren in de nabije toekomst. Ze nemen dan als het ware een ‘’krimpend’’ perceel restafval met veel belastingen en regulatieverplichtingen aan. Fluctuerende grondstoffenprijzen In de coronatijd is duidelijk geworden dat grondstoffen schaarste in toenemende mate een rol speelt in de wereldeconomie, zo ook op kleiner niveau. Vanwege schommelende kosten en opbrengsten voor verwerking van bepaalde grondstoffen worden marktpartijen kritischer in de percelen die aangenomen worden en de prijs waarmee ingeschreven wordt. Daarnaast wordt steeds vaker aandacht gevraagd voor tussentijdse prijscorrecties en andere wijzen van indexering. Zonder flexibiliteit in de prijsstellingen schrijven marktpartijen niet zomaar in op een aanbesteding van een gemeente. Hiermee komt meer druk (tijd) te liggen bij de gemeente om aanbestedingen voor te bereiden, maar ook het daaruit volgende contract te beheren. Er is tussentijds meer afstemming met contractanten en interne afdeling nodig om de basis op orde te houden.
Omvang percelen Tenslotte is het relevant om nog even stil te staan, in bredere zin, bij de wens van marktpartijen om gemiddeld gezien grotere percelen af te nemen. Deze omvang van percelen is met name relevant waar het een combinatie van inzameling en verwerking van fracties betreft. Hoe kleiner het perceel des te meer de marktpartijen ervoor kiezen om niet in te schrijven, of met hogere tarieven in te schrijven. Ze streven in toenemende mate naar een efficiënte inzet van materieel en personeel en laten daarvoor kleinere opdrachten met enige regelmaat schieten. Het inkoopbureau adviseert gezien de huidige marktomstandigheden gemeenten dan ook om zoveel mogelijk te streven naar samenwerkingsverbanden.
2 Door de Rijksoverheid gevoerde belasting op iedere ton verbrand restafval (zowel grof als fijn). Het geheven tarief is de laatste jaren explosief gestegen van circa
€18 (in 2018) tot inmiddels €33 (2022). De verwachting is dat een verdere toename zal volgen. 3 Eveneens een middel vanuit de rijksoverheid, ditmaal om aan bredere milieudoelstellingen te voldoen. Hierbij worden met name de verbrandingsovens geraakt. Verwachtingen variëren, maar er zal een sterk effect te verwachten zijn vanaf 2025. Eerste tekenen wijzen op een bedrag tussen de €15 en €30 per ton (rest)afval dat de verbrandingsoven ingevoerd wordt.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
6
Ontwikkelingen en innovaties circulaire economie Naast de autonome ontwikkelingen op tariefstelling, de omvang van percelen en het schaalvoordeel voor gemeenten dient ook rekening gehouden te worden met de overkoepelende ontwikkelingen richting een circulaire economie. Nederland beweegt zich langzaamaan van een lineaire economie richting een circulaire economie, waarbinnen gemeenten een sleutelrol te vervullen hebben voor de komende jaren. Initiële beleidsmaatregelen om restafval te beperken zijn hierin belangrijk, maar zijn uiteindelijk slechts een (beperkt) gedeelte van de oplossing om te komen tot circulariteit. Gemeenten zullen de komende jaren moeten gaan innoveren, testen en ontwikkelen om samen met de inwoners te komen tot een goede aanpak en dienstverlening die past bij een circulaire economie. Veel gemeenten kunnen dit echter niet zelf en zoeken hiervoor samenwerking met andere, omliggende gemeenten, maar kijken ook steeds vaker voor steun en innovaties bij uitvoeringsorganisaties. Gemiddeld gezien nemen met name uitvoeringsorganisaties met een sterke overheidsbetrokkenheid hierin een actieve rol, aangezien ze hiertoe vanuit de aandeelhouders ook gestimuleerd worden. Daarmee ontstaat ruimte om samen, binnen een gezonde bedrijfsvoering, te innoveren en testen.
Marktpartijen innoveren uiteraard ook, maar doen dit vanuit een eigen bedrijfsvoering, omdat ze in veel gevallen niet zeker zijn van langdurige partnerships, waarbinnen voldoende ruimte en schaal is om in dezelfde mate te innoveren.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
7
3. Marktconsultatie 3.1 Inleiding Naast eventuele marktpartijen bestaan er ook mogelijkheden om samen te werken met gemeenten in de regio. De meeste gemeenten in de regio hebben zich georganiseerd middels een gemeenschappelijke regeling of overheid NV. Voor gemeente Steenbergen dienen twee van dit soort organisaties overwogen te worden. De ZRD (alle Zeeuwse gemeenten) en Saver (gemeente Bergen op Zoom, Roosendaal, Halderberge, Woensdrecht, Zundert en Rucphen4). De primaire vraag daarbij is aan welke voorwaarden voldaan moet worden en wat de gemeente hier als voordelen voor terug zal krijgen. Een keuze om af te zien van individuele aanbestedingen 5 en over te gaan tot toetreding bij een dergelijke partij vergt een goed vooronderzoek. JMA zal dan ook beoordelen of voldoende duidelijk is wat de aanbieding van deze partijen inhoudt en waar nodig zorgen voor meer inzicht, zodat een goede vergelijking tussen de partijen gemaakt kan worden. 3.2 Uitgangspunten marktconsultatie 3.2.1 Huis-aan-huis inzameling De gemeente Steenbergen is niet voornemens om op korte termijn een wijziging in de huidige wijze van inzamelen aan te brengen. Dat houdt in dat de huis-aan-huis inzameling van verschillende grondstoffen (GFT, PMD en OPK) onveranderd blijft en het restafval door middel van ondergrondse containers ingezameld blijft worden (omgekeerd inzamelen).
Naast de reguliere inzameling huis-aan-huis zijn enkele maatwerkwerkzaamheden te benoemen die eveneens in stand blijven. Dit betreft de inzameling van restafval met minicontainers in het buitengebied, de inzameling van OPK met verenigingen. Tenslotte blijven de fracties glas en textiel eveneens onveranderd in de wijze van inzameling. Uitgangspunt hierbij is dat inwoners ten aanzien van deze gehele dienstverlening aan huis geen verschil zullen ervaren, ongeacht welke keuze gemaakt wordt ten aanzien van de verantwoordelijke partij(en) hiervoor. 3.2.2 Milieustraat De huidige milieustraat in Steenbergen is recentelijk uitgebreid. Inwoners hebben daarmee de mogelijkheid om grover afval beter gescheiden aan te bieden. Om goede doorstroom te garanderen worden volle containers snel vervangen voor een leeg exemplaar en ondervinden inwoners hier nagenoeg geen hinder van. Hieraan liggen scherpe afspraken met de transporteur ten grondslag. Verder kunnen inwoners per week 2 m 3 aan materiaal brengen naar de milieustraat en wordt slechts voor de afvoer van puin betaald. Ondanks dat inwoners dit als een goede service ervaren blijkt uit de inzamelcijfers sprake te zijn van een bovengemiddeld aanbod grof restafval (56,2 kg/inw.).
Vergeleken met andere gemeenten is in het aanbod van grof restafval dan ook nog flink wat winst te behalen, bijvoorbeeld door strengere controle aan de poort en/of op het terrein en mogelijk verbeterde informatie en toelichting aan inwoners. Door dit hoge aandeel grof restafval zal gemeente Steenbergen in de nabije toekomst geconfronteerd worden met hogere verwerkingskosten (kostenstijgingen op verwerking van restafval) en kunnen aanvullende maatregelen mogelijk onafwendbaar blijken. Uitgangspunt voor de marktconsultatie zijn hierbij als volgt: inwoners moeten op een minimaal vergelijkbare manier gebruik kunnen blijven maken van de milieustraat en geen hinder ondervinden van volle containers. Overige elementen van
4 Gemeente Zundert en Rucphen zijn recentelijk aangesloten bij Saver en treden per 01-01-2023 officieel aan als aandeelhouder van de organisatie. Vanaf dit
moment gaat Saver de gehele inzameling van het huishoudelijk afval in de gemeenten vormgeven. 5 In deze fase wordt eveneens onderzoek gedaan naar de mogelijkheden rondom de exploitatie van de milieustraat.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
8
belang op de milieustraat, zoals de tarieven voor verschillende fracties op de milieustraat en de openingstijden, vallen buiten de scope van deze marktconsultatie. Dit zijn en blijven te allen tijde beleidsmatige afwegingen van de gemeente. 3.2.3 Operationeel De wijkteams van de gemeente Steenbergen zijn momenteel veel zichtbaar in de wijken, zorgt voor het onderhoud van de inzamelvoorzieningen, wisselingen van minicontainers en allerhande storingen. Hierbij staat een hoge mate van dienstverlening centraal. Medewerkers rijden zelf rondes door de desbetreffende wijken en lossen hierbij proactief eventuele problemen op en gaan het gesprek aan met inwoners. Hierbij worden de binnengekomen meldingen zoveel mogelijk opgelost en wordt het onderhoud en uitzetten van inzamelmiddelen zoveel mogelijk geclusterd op een vaste dag met het oog op efficiënte. Tevens beschikken ze in de avonden en in het weekend over een piketdienst, waarmee inwoners ook dan bediend kunnen worden. Storingen en verklemmingen van afval worden hiermee erg snel (binnen 24u) verholpen, waardoor inwoners een goed werkend inzamelsysteem tot hun beschikking hebben. Tussentijdse calamiteiten worden door de voormannen met spoed opgepakt.
Het is voor gemeente Steenbergen erg belangrijk dat deze mate van service richting bewoners ook in de toekomst behouden blijft, en dat eventuele contractuele keuzes geen verslechtering van deze dienstverlening tot gevolg heeft. Hierbij is het met name de snelle reactie bij storingen en verklemmingen een belangrijk aandachtspunt. Als ook de wijze waarop men omgaat met bijplaatsingen. 3.2.4 Algemene dienstverlening en overige zaken Inwoners van de gemeente Steenbergen hebben korte lijntjes met de gemeente. Naast de rol en zichtbaarheid van de buitendienst speelt het klantcontactcentrum hierin een centrale rol. Inwoners kunnen laagdrempelig contact opnemen met medewerkers van het KCC en vragen en klachten worden hierbij snel afgehandeld. Het uitgangspunt is dat iedere inwoner binnen 30 seconden te woord gestaan wordt en afhandeling van meldingen wordt op individueel niveau aan inwoners teruggekoppeld. Medewerkers van het KCC zijn hierbij goed op de hoogte van alle meldingen die binnenkomen en de wijze waarop deze afgehandeld zijn. Hiermee kan ook snel geschakeld worden bij vergelijkbare vragen en wordt een snelle dienstverlening richting de inwoners mogelijk. Een dergelijke mate van snelle en heldere dienstverlening richting de inwoners van Steenbergen is en blijft ook in de toekomst erg belangrijk.
Eventuele besluiten, volgend uit dit onderzoek, dienen daar dan ook rekening mee te houden. Met name responstijden richting inwoners, terugkoppeling en rapportage daarvan zijn belangrijke aandachtspunten die meegenomen zijn in de marktconsultatie. 3.3 Markt – Aanbesteden De huidige werkwijze van gemeente Steenbergen, het individueel aanbesteden van de verschillende afvalbeheerstaken, kan voortgezet worden. Hierbij zullen meerdere aanbestedingen in gang gezet moeten worden en blijft de verantwoordelijkheid voor het contractbeheer, als leveren van inhoudelijke input voor de aanbestedingen bij de afdeling van de gemeente liggen. In de huidige markt is aan te nemen dat de inzamel- en verwerkingspercelen huis-aan-huis in ieder geval de interesse zullen wekken van de huidige inzamelaar, maar is het onduidelijk in hoeverre hier ook vanuit andere marktpartijen interesse voor zal zijn. Ervaring de laatste jaren leert dat er in gemeenten in de regio maar één inzamelaar inschrijft, met nadelige financiële gevolgen. Op de milieustraat kan hier nog meer aan getwijfeld worden, aangezien de verschillende aan te besteden fracties in veel gevallen een sterk beperkte omvang kennen en daarmee minder interessant zijn voor marktpartijen. Wel zal te verwachten kunnen zijn dat enkele kleinere verwerkers mogelijk interesse hebben, maar dat is lastig in
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
9
kaart te brengen. De grote stromen, zoals grof restafval, kunnen mogelijk wel afzet vinden, maar juist deze fractie zal in de komende jaren met het oog op de milieudoelstelling en de prijs in aandeel af moeten nemen. Een ontwikkeling die ook bij marktpartijen goed bekend is. 3.4 Markt – ZRD ZRD heeft, na navraag, aangegeven geen interesse te hebben om de dienstverlening uit te breiden naar een nietZeeuwse gemeente. Het is voor gemeente Steenbergen dan ook geen optie om aansluiting te zoeken. 3.5 Markt – Saver Recentelijk zijn twee nieuwe gemeenten toegetreden tot Saver (Rucphen en Zundert). De dienstverlening van Saver omvat hierin alle basis uitvoeringstaken afval (inzameling, verwerking, servicelijn, onderhoud, etc.). De dienstverlening start in beide gemeenten per 01-01-2023. Het toetreden van beide gemeenten is door de overige aandeelhoudende gemeenten goedgekeurd, waarbij tevens uitgesproken is dat het niet de ambitie is voor Saver om nog veel verder te groeien. Uitzondering hierop betreft de gemeente Steenbergen. Saver heeft in een eerder stadium al bij gemeente Steenbergen aangegeven interesse te hebben in een intensievere samenwerking en onderschrijft dit nog altijd. De geografische ligging past goed binnen het verzorgingsgebied van Saver, het afvalsysteem in Steenbergen kan uitgevoerd worden door Saver en er lopen reeds al enkele lijntjes in de uitvoering (o.a.
op de inzameling en verwerking van OPK, en diverse verwerkingscontracten via het Saver+ perceel). Saver heeft om die reden dan ook, in het kader van dit onderzoek, aangegeven open te staan voor een mogelijk toetreden van de gemeente Steenbergen tot Saver. 3.6 Conclusie Na uitvoeren van de marktconsultatie is duidelijk geworden dat gemeente Steenbergen een keuze zal moeten gaan maken tussen het individueel blijven aanbesteden van de verschillende afvaltaken of aansluiting te gaan zoeken bij Saver. De ZRD blijkt geen realistische optie te zijn en er zijn geen andere alternatieven voorhanden.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
10
4. Vergelijkingskader en afwegingen 4.1 Inleiding Op basis van het voorgaande (inventarisatie en marktconsultatie) kan in beeld gebracht worden wat de voor- en nadelen zijn van de twee keuzemogelijkheden. Hierbij wordt de vergelijking tussen aanbesteden en aansluiten bij Saver gemaakt op basis van het effect op de service (zowel richting inwoners, als de eigen organisatie) en kosten en wordt stilgestaan bij de verschillende facetten van het afvalbeheerssysteem. Tenslotte worden eventuele aandachtspunten en keuzemogelijkheden beschreven. 4.2 Huis-aan-huis inzameling en verwerking 4.2.1 Service Saver draagt voor alle aandeelhoudende gemeente de zorg voor de gehele huis-aan-huis inzameling6. Voor de inzameling en verwerking van het OPK in Steenbergen is Saver reeds in beeld. De gemeente is en blijft beleidsbepaler wat betreft de keuzes hoe en met welke frequentie ingezameld zal worden. Saver is daarin vervolgens de uitvoerende partij, vergelijkbaar met een particuliere marktpartij. In de onderlinge afstemming over inzamelroutes en dergelijke verandert er daarmee niets ten opzichte van de huidige situatie. Saver heeft daarbij voldoende voertuigen en personeel beschikbaar om de inzamelroutes van gemeente Steenbergen toe te voegen aan de werkzaamheden.
Voor de verwerking van de verschillende fracties aan huis kan Saver terugvallen op de huidige contracten die zij, via Midwaste7, hebben afgesloten. Zij hebben hierbij profijt (tariefstelling) gezien de ingebrachte massa van de verschillende gemeenten. Bijzonder geval betreft de inzameling van het afval aan de Galgendijk in Dinteloord. De huidige inzamelaar heeft hiervoor een speciaal voertuig ingezet, met het oog op de beperkte bereikbaarheid op de locatie. Nieuwe inschrijvers zullen hierin moeten kunnen voorzien. Saver heeft aangegeven deze wijze van inzameling voort te kunnen zetten. De inzameling wordt vanuit Saver gecoördineerd door één contactpersoon en er is sprake van één contract voor de gehele inzameling huis-aan-huis. Saver heeft vervolgens zelf de verantwoordelijkheid om zorg te dragen voor alle transportacties en verwerking van materialen die volgen uit het ingezameld materiaal van Steenbergen. 4.2.2 Financieel De opbouw van de kosten voor huishoudelijke inzameling van verschillende afval- en grondstoffen is vergelijkbaar, zowel binnen een aanbesteding als binnen een eventueel toetreden tot Saver. De gemeente betaalt per adresaansluiting/inzamelmiddel voor de inzameling en per ton voor de verwerking van het vrijgekomen materiaal. Op basis van de huidige hoeveelheden (cijfers 2021), de huidige marktprijzen en het voorstel van Saver ontstaat het volgende beeld:
6 Dat betreft de inzameling en verwerking van: restafval, GFT, OPK, PMD, Glas en Textiel. 7 Midwaste: een coöperatieve vereniging van veertien regionale afval- en reinigingsbedrijven, waarmee onder andere gezamenlijk aanbesteed kan worden. Saver
maakt hier onderdeel van uit. Individuele gemeenten in principe niet.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
11
Op basis van het prijspeil 2022 ontstaat een financieel voordeel in de samenwerking met Saver ten opzichte van de huidige kosten (circa € 80.000 minder kosten per jaar). Ten opzichte van een situatie waarin opnieuw aanbesteed dient te worden is het verschil nog groter (naar verwachting is het resultaat van een aanbesteding circa € 160.000 per jaar duurder ten opzichte van de huidige situatie). Bijkomend voordeel is, op de langere termijn, het effect van de verwerkingskosten die in bulk aanbesteed kunnen worden door Saver. Reguliere marktpartijen zullen daarmee in de verwerkingskosten de komende jaren naar verhouding duurder worden. De doorberekende cijfers zijn gebaseerd op de kosten in 2022. In de begroting 2023 is per onderdeel geanticipeerd op de kosten en opbrengsten, zoals deze met de huidige opzet nog doorlopen. Daarbij is ook rekening gehouden met de eventuele prijsstijging per 01-01-2023, zoals die ten tijde van de begroting (zomer 2022) bekend waren. Afgelopen maanden zijn voor bepaalde onderdelen de prijsstijgingen 2023 bekend geworden en de toename is behoorlijk. Ook Saver heeft aangegeven, dat de prijzen in 2023 met 6% tot 8% zullen stijgen. In totaal is er in de begroting 2023 nu structureel € 1,35 mln. budget beschikbaar voor bovengenoemde onderdelen.
Aangezien bij bepaling van de afvalstoffenheffing wordt uitgegaan voor 100% kostendekkendheid, zullen de financiële gevolgen van de aanbesteding en eventueel andere beleidswijzigingen bij afval worden meegenomen meerjarig in de begroting 2024 en in de tariefberekening 2024. 4.2.3 Aandachtspunten Gemeente Steenbergen moet aandeelhouder worden om de inzameling volledig bij Saver onder te brengen. De kosten hiervan (zie 4.6) dienen voldaan te worden. Gemeente Steenbergen draagt het eigendom van alle inzamelmiddelen over aan Saver (bij aanbesteden blijft gemeente eigenaar). Saver N.V. neemt voor alle aandeelhoudende gemeenten namelijk het beheer, onderhoud en verantwoordelijkheid van alle inzamelmiddelen voor haar rekening, daarvoor moet het eigendomsrecht ook bij Saver N.V. liggen. Hiervoor zal een prijs overeengekomen moeten worden. De waarde van de inzamelmiddelen is als volgt: o Op basis van boekwaarde: € 711.308,- (zie 4.6) o Aanbod Saver: € 760.000,- (zie 4.6) Gemeente Steenbergen verricht alle taken rondom containermanagement nu zelf (zowel administratief als uitzet door de buitendienst), deze werkzaamheden maken deel uit van de algemene dienstverlening van Saver. Hiermee komen er binnen de gemeentelijke organisatie uren vrij die elders ingezet kunnen worden. Dat betreft met name inzet van de buitendienst en het containerbeheer.
Indexering van huidige en verwachte tarieven. Afgelopen jaar is de inflatie flink toegenomen en worden er voor 2023 stevige indexaties verwacht. Gemeente Steenbergen heeft voor de begroting rekening gehouden met een 4,2% indexatie. Naar verwachting zal deze onvoldoende blijken. Marktpartijen zullen daarbij eveneens, is de verwachting, stevige indexaties toepassen. Ook de tarieven voor Saver zullen nog geïndexeerd moeten worden, maar de verwachting is, dat gezien de aard van Saver, deze indexatie lager zal liggen dan die van reguliere marktpartijen. 4.3 Milieustraat inzameling en verwerking 4.3.1 Service De huidige milieustraat van Steenbergen is recent uitgebreid (meer fracties), maar is in de basis niet gewijzigd. Het terrein en alle gebouwen zijn in eigendom van de gemeente. Op dit moment zijn contractanten
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
12
verantwoordelijk voor het transport en de verwerking van de verschillende fracties. De service acties (dienstverlening) wordt door de gemeente verzorgd. In de aandeelhoudende gemeenten van Saver is het volledige beheer en exploitatie van de milieustraat bij Saver ondergebracht. Daarmee zijn de containers van Saver en is het personeel op de milieustraat in dienst van Saver. In enkele gevallen is zelfs de grond waarop de milieustraat staat in eigendom van Saver. Het heeft de voorkeur van Saver om ook de milieustraat in Steenbergen volledig te exploiteren (zonder grondeigendom). Hierbij nemen zij gehele verantwoordelijkheid voor exploitatie en beheer van de gemeente over en wordt hiervoor een vast bedrag in rekening gebracht. Tevens nemen zij hierbij alle lopende transport en verwerkingscontracten over, waarmee alles in één hand komt. Gemeente Steenbergen is en blijft ten alle tijden wel verantwoordelijk voor het gevoerde beleid op de milieustraat (kosten, openingstijden, etc.). Hierbij neemt Saver de containers in eigendom over, of plaats eigen voorzieningen. Een dergelijke constructie (1 contractant voor verwerking en transport van alle fracties, incl. exploitatie) kan ook in de markt worden uitgezet. Hierbij is met name het personeel een vermelding waard. Het huidige personeel van de milieustraat, in dienst van de gemeente, dient behouden te worden.
Enkele contractanten nemen bij langdurigere samenwerking dienstverbanden over van gemeenten. In de samenwerking is tevens een uitvloeiingsregeling mogelijk waarbij medewerkers in dienst van de gemeente blijven en de personele bezetting, bij pensioen, aangevuld wordt door medewerkers van Saver. Inwoners van Steenbergen zullen bij een eventuele wijziging slechts merken dat de containers veranderd zijn (die worden dan beheerd door Saver en/of contractant). 4.3.2 Kosten In de huidige situatie heeft gemeente Steenbergen voor veel van de verschillende fracties op de milieustraat individuele contracten afgesloten. Daar kan bij een nieuwe aanbesteding opnieuw voor gekozen worden. In het geval van samenwerking met Saver is dit echter geen optie. Saver werkt met een samengesteld mixtarief, waarbij één tarief gehanteerd wordt de verwerking van milieustraat afval per ton en bijbehorend transport per ton. Hier wordt geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende fracties en de mix wordt per kwartaal/half jaar bijgesteld. Hierbij neemt Saver dan alleen het transport en verwerking op zich. De verwachting is dat de kosten van Saver daarmee aanzienlijk lager zijn aan het totaal van de huidige contracten (circa €150.000). Vergeleken met de huidige markttarieven zal een nieuw aanbestedingstraject zelfs nog iets minder gunstig uitvallen (circa € 15.000 hoger).
Hierbij dient tevens opgemerkt te worden dat de huidige verwerkingstarieven en transportprijzen flink onder druk staan. Tussen nu het moment van de daadwerkelijke inschrijving op een nieuwe aanbesteding kunnen verdere kostenstijgingen zijn opgetreden. Dat is op dit moment lastig te overzien. In de begroting 2023 is bij de budgetten bij de milieustraat rekening gehouden met de huidige opzet en eventuele prijsstijging 2023, zoals die ten tijde van de begroting (zomer 2022) bekend waren. In totaal is er in de begroting 2023 nu structureel € 535.000 budget beschikbaar voor bovengenoemde onderdelen. Dit bedrag is lager, dan de hierboven genoemde totaalbedragen. In de begroting 2023 is op basis van de laatste ervaringscijfers ervan uit gegaan, dat bepaalde afvalstromen, zoals metalen, bij inruil meer opbrengen dan hierboven is benoemd. Aangezien bij bepaling van de afvalstoffenheffing wordt uitgegaan voor 100% kostendekkendheid, zullen de
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
13
financiële gevolgen van de aanbesteding bij budgetten van de milieustraat worden meegenomen meerjarig in de begroting 2024 en in de tariefberekening 2024. 4.3.3 Aandachtspunten Inzicht krijgen in de samenstelling van een tariefmix en herijken hiervan op de gezette tijden. Hoe gaat Saver hiermee om en hoe gaat de samenstelling en omvang van gemeente Steenbergen veranderen die van invloed is op de tariefmix? Afvloeiingsregeling personeel in beeld brengen (met doorlooptijden en planning). Hoe ziet de huidige personele bezetting eruit en wat zijn er voor mutaties te verwachten voor de komende 5 tot 10 jaar? 4.4 Operationeel 4.4.1 Service De huidige taken, veelal verricht door de buitendienst van de gemeente, maken geen onderdeel uit van de huidige aanbestedingen. Het ligt ook niet in de lijn der verwachting om deze taken onder te brengen in een reguliere aanbestedingsprocedure. Mocht er gekozen worden voor een voortzetting van de huidige aanbestedingsstrategie, dan zal dat automatisch betekenen dat de gemeente deze taken zelf uit zal moeten blijven voeren. In een samenwerking met Saver kunnen deze taken echter ook daar ondergebracht worden. Saver verricht dergelijke taken ook bij de andere klantgemeenten.
Hierbij moet gedacht worden aan: aanschaf en beheer van de afvalpassen, aanschaf en beheer van minicontainers, wisselingen van minicontainers bij schade of vervanging, aanschaf en beheer van ondergrondse containers, inclusief schoonmaken, onderhoud en keuringen, beheer van het containermanagementsysteem. Hierbij zal ook aandacht zijn voor de aanvullende diensten die de gemeente nu verricht, zoals bijvoorbeeld de ophaaldagen voor het grof tuinafval, de BigBags voor grof restafval aan huis en medische containers. In de praktijk zullen inwoners hier qua uitvoeringskwaliteit weinig verschil gaan ervaren. Saver heeft aangetoond in de andere gemeenten, die diensten tegen een goede kwaliteit aan te kunnen bieden. Echter zullen inwoners wel een verschil kunnen ervaren in de reactietermijnen. De gemeentelijke buitendienst kent een snelle reactietermijn bij storingen of containerwisselingen. Hierover worden Service Level Agreement (SLA) afspraken gemaakt, waarbij acties door Saver binnen 48u na melding afgehandeld moeten zijn. Nu is dat veelal binnen 24 uur. Zeker bij een verklemming in een ondergrondse container is het wenselijk om snel te kunnen handelen. Er zijn mogelijkheden om hiervoor aanvullende afspraken te maken met Saver. 4.4.2 Kosten De beschreven taken worden, zoals gezegd, nu door de gemeente uitgevoerd.
De kosten van de huidige situatie betreft voornamelijk personele inzet (m.u.v. keuren en onderhoud). Binnen de kosten voor het beheer van de minicontainers en de verzamelcontainers zal een deel van de kosten voor de gemeente blijven bestaan (1 ste-lijn service door de buitendienst). De huidige werkzaamheden van de buitendienst vinden versnipperd per wijkteam plaats en de uren die vrij vallen binnen een samenwerking met Saver komen ten goede aan andere werkzaamheden in de openbare ruimte. Financieel gezien kunnen deze werkzaamheden uitgevoerd worden tegen vergelijkbare kosten als nu het geval is.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
14
4.4.3 Aandachtspunten Mits wordt gekozen voor een samenwerking met Saver: Zorg dragen voor een goede samenwerking en afstemming tussen de gemeentelijke buitendienst en de servicemedewerkers van Saver. Er ontstaat een (gedeeltelijke) vervlechting van werkzaamheden. Dit vergt een goede afstemming om dubbele werkzaamheden te voorkomen. Mits wordt gekozen voor een samenwerking met Saver: Zorg dragen voor heldere afspraken rondom SLA voor de beoogde servicetaken. 4.5 Algemene dienstverlening 4.5.1 Service Inwoners van de gemeente Steenbergen kunnen vooralsnog rekenen op een snelle service en dienstverlening als het gaat om meldingen, vragen en eventueel klachten. Hiervoor is het klantcontactcentrum nu goed ingericht. In het geval van een nieuwe aanbesteding laat dit zich lastig vertalen in een concrete uitvraag voor een aanbieder. Het is namelijk zo dat er sprake is van meerdere contracten. Mocht gekozen worden voor het opnieuw uitzetten van meerdere aanbestedingen, dan zullen deze servicetaken bij de gemeente blijven. Een eventuele samenwerking met Saver kan hierin anders ingevuld worden. Het heeft vanuit hen de sterke voorkeur om ook de servicelijn rondom afval onder te brengen bij de werkzaamheden van Saver. Zij doen dit ook zo bij de andere gemeenten die zij bedienen en hebben hiervoor een klantcontactcentrum ingericht.
Inwoners bellen het nummer van Saver en worden te woord gestaan. Hierbij zal opgeschaald worden met medewerkers en wordt automatisch doorgeschakeld naar een voicemail als de telefoon 3x over is gegaan. De melding wordt dan meteen opgenomen in het systeem Topdesk, waarbinnen een adequate terugkoppeling aan de bewoners gegeven kan worden. Deze en andere afspraken zullen worden vastgelegd in een SLA. Hierbij kan gedacht worden aan: aantal telefoontjes, opnamesnelheid, afhakers, etc. De gemeente krijgt via een eigen account inzicht in alle meldingen uit Topdesk en ontvangt hiervan op jaarbasis een overzicht van Saver. Inwoners die contact opnemen met de gemeente kunnen op soortgelijke wijze geholpen worden, alleen zal gekozen moeten worden of de gemeentemedewerker de melding aanmaakt of dat deze namens de inwoner wordt aangemaakt (dit met betrekking tot terugkoppeling). Een belangrijke andere taak van de gemeente betreft de communicatie ten aanzien van afval. Dit betreft de gemeentelijke website, stukjes in lokale media, digitale afvalkalender en de afvalwijzer. Deze taken kunnen in een nieuwe situatie eveneens bij Saver ondergebracht worden. Zij maken gebruik van dezelfde leverancier voor de afvalwijzer, waarop aangesloten kan worden. Tevens proberen ze met alle deelnemende gemeenten samen te werken in de communicatie.
Gemeente Steenbergen kan hier profijt van hebben en meeliften om campagnes/communicatie vanuit de andere gemeenten. Echter blijft het wel de wens om de reguliere communicatie zelf te blijven doen en zo aansluiting te behouden met de inwoners van de gemeente. Naast de dienstverlening middels de servicelijn kunnen inwoners direct zelf aan de slag, via de MijnSaver omgeving. Inwoners kunnen hier inloggen met de pasnummers en een wachtwoord naar keuze en kunnen meldingen maken (vervangen minicontainer, niet opgehaalde container, etc.) waarna deze meldingen automatisch in het Topdesk systeem worden ingeladen. Inwoners kunnen binnen dit systeem ook inzicht krijgen in tips voor afvalscheiding en eventueel het aantal ledigingen (mocht de gemeente besluiten dit inzichtelijk te
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
15
willen maken). Dit platform is reeds ingezet bij de andere aandeelhoudende gemeenten en ontwikkelingen op dit vlak kunnen in gezamenlijkheid efficiënt opgepakt worden. 4.5.2 Kosten Het hierboven beschreven takenpakket wordt nu volledig door de gemeentelijke organisatie uitgevoerd. In een eventuele situatie waarin intensiever met Saver samengewerkt gaat worden zal een deel van deze kosten blijven bestaan. Inwoners zullen nog altijd bij de gemeente aankloppen met vragen en er zal nog altijd sprake zijn van afstemming met de communicatie-afdeling voor verschillende taken. Om een goede vergelijking te maken is een inschatting gemaakt van de blijvende gemeentelijke kosten. Op basis van de verwachtingen voor de inzet van gemeentelijk personeel in de nieuwe situatie is het veilig aan te nemen dat de kosten voor de algehele dienstverlening wat zullen stijgen (€20.000 per jaar). Het borgen van communicatie en klantencontact zal nog altijd inspanning vergen van de gemeente, al zal deze inzet minder omvangrijk worden en als het goed is efficiënter ingezet kunnen worden. Het personeel dat deze taken vervulde zal dan binnen de gemeentelijke organisatie andere taken en werkzaamheden uit gaan voeren. De exacte uitwerking van deze afspraken wordt in intern en in overleg met de OR bepaald.
4.5.3 Aandachtspunten Er moet een duidelijk plan van aanpak worden opgesteld ten aanzien van de servicelijn, overdracht, uitwisseling en rapportage. Er moet een goede samenwerking plaatsvinden tussen het klantcontactcentrum van de gemeente en de medewerkers van Saver. Met name met het oog op terugkoppeling aan inwoners en behoud van serviceniveau. Hiervoor dienen heldere SLA afspraken gemaakt te worden. Mogelijkheden onderzoeken om in het dashboard van Saver aan de gemeente één overzicht van de gehele dienstverlening van Saver in beeld te brengen. Er moet een goede afstemming plaatsvinden wat betreft de communicatie. De intensievere samenwerking met communicatiemedewerkers van andere Saver gemeenten zal ook betekenen dat sommige taken ‘’losgelaten’’ moeten worden door de gemeente. 4.6 Aandeelhouderschap Saver Zoals al eerder aangegeven is het noodzakelijk om aandeelhouder te worden van Saver om gebruik te kunnen maken van de complete dienstverlening, zoals beschreven in het voorgaande hoofdstuk. Saver onderscheidt hierbij twee type aandelen; preferente aandelen (van de originele oprichtende gemeenten) en reguliere aandelen (voor later toetredende gemeenten). Gemeente Steenbergen zou hierbij reguliere aandelen moeten aanschaffen. Hiervoor is een éénmalige investering nodig van € 162.500. Dit heeft verder geen resultaateffect op de exploitatie.
De aanschaf van de aandelen leidt tot een bezit, welke gepresenteerd wordt op de balans van de gemeente en dan verder worden toegelicht op het balansonderdeel financiële vaste activa, aandelen. Hiermee verwerft de gemeente Steenbergen, naar rato van het inwoneraantal, stemrecht. Het stemrecht van preferente en reguliere aandelen verschilt niet. Wel is er sprake van onderscheid tussen preferente en reguliere aandelen wat betreft de uitkering van dividend. Bij een positief resultaat van Saver ontvangen de preferente aandeelhouders een dividenduitkering. Voor reguliere aandeelhouders wordt er pas hoog positief bedrijfsresultaat dividend uitgekeerd. Saver stuurt op het beheersbaar houden van de servicekosten en zet hiervoor eventuele positieve resultaten in. De verwachting is dan ook dat er voor gemeente Steenbergen in beginsel géén sprake zal zijn van dividenduitkering. Mocht er
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
16
onverhoopt sprake zijn van een negatief resultaat dan wordt dit in mindering gebracht van de eigen vermogen reserves van Saver. Dit heeft in beginsel geen directe gevolgen voor de aandeelhoudende gemeenten. Bij het aangaan van het aandeelhouderschap van Saver heeft het de voorkeur van Saver om alle uitstaande inzamelmiddelen (voorzieningen) over te nemen van de gemeente. Hiervoor wordt minimaal de boekwaarde vanuit de gemeente gedekt. In onderstaand overzicht wordt de boekwaarde in relatie tot het aanbod van Saver in beeld gebracht. Type Totale boekwaarde
Boekwaarde gemeente
Aanbod Saver
€ 711.308
€ 760.000
Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat het overnamebod van Saver in lijn ligt met de boekwaarde van de voorzieningen per 01-01-2024. Dit overnamebedrag ontvangt de gemeente vanuit Saver en kan aangewend worden voor de aanschaf van de noodzakelijke aandelen en/of het aanvullen van de egalisatiereserve egalisatievoorziening voor komende jaren. Bijkomende factor is het vervallen van afschrijving en kapitaallasten voor de gemeente Steenbergen vanaf 2024. Dit heeft een aanzienlijk effect op de gemeentelijke begroting. Echter ligt het wel in de lijn der verwachting dat dit in enige vorm versleuteld zal worden in de tarieven van de dienstverlening. 4.7 Juridische kaders aandeelhouderschap Saver en aanbesteden Zoals uit het voorafgaande volgt zijn er voor de gemeente verschillende manieren mogelijk om de afvalbeheerstaken uit te voeren. 4.7.1 Europees aanbesteden Indien de huidige werkwijze van gemeente Steenbergen, het individueel aanbesteden van de verschillende afvalbeheerstaken, wordt voortgezet geldt het volgende. Er zullen meerdere aanbestedingen in gang gezet moeten worden volgens de inkoop- en aanbestedingsprocedure en de hiervoor geldende (Europese) regelgeving. De verantwoordelijkheid voor het contractbeheer en het leveren van inhoudelijke input voor de aanbestedingen ligt bij de gemeente.
4.7.2 Toetreding Indien gekozen wordt voor de optie toetreden tot Saver dan is er sprake van een zogenaamde verticale samenwerking. In deze situatie geeft de gemeente opdracht aan een andere rechtspersoon om diensten te verrichten of producten te leveren, ook wel quasi-inbesteden genoemd. In deze situatie wordt de gemeente aandeelhouder van een NV. Uit jurisprudentie van HvJ EU volgt dat, indien aan de volgende twee cumulatieve voorwaarden wordt voldaan, deze vorm van samenwerking niet-aanbesteding plichtig is: Toezicht-criterium: de aanbestedende dienst oefent toezicht uit over de betrokken rechtspersoon zoals op zijn eigen dienst. Merendeel-criterium: het merendeel van de werkzaamheden door de rechtspersoon moet worden uitgeoefend ten behoeve van het toezichthoudende overheden. Op grond van artikel 160 tweede lid van de Gemeentewet besluit het college slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
17
het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Indien uitvoering wordt gegeven aan deze optie zullen aan de gemeente reguliere aandelen worden verstrekt. Hierbij krijgt de gemeente zeggenschap en stemrecht naar rato van het inwonersaantal. Aandeelhouders hebben recht op een aandeel in de winst/ dividend (zie paragraaf 4.6). Bij een eventuele ontbinding van de rechtspersoon loopt het financieel risico tot het bedrag van de “aankoop” van de aandelen. 4.7.3 Beëindigen aandeelhouderschap Binnen het complete overzicht is het ook van belang om in beeld te brengen onder welke voorwaarden een eventueel aandeelhouderschap bij Saver beëindigd zou kunnen worden. Saver heeft hiervoor de volgende exitregeling beschreven: Artikel 8 Exit van een aandeelhouder 8.1 Bij aanbieding van Aandelen door een uittredende aandeelhouder zal deze aan Saver naast de in artikel 8 lid 7 van de Statuten genoemde kosten, een vergoeding dienen te betalen ter dekking van de desintegratiekosten.
Hierbij geldt als uitgangspunt dat, indien de uittreding gepaard gaat met vermindering van de bij Saver af te nemen diensten, de desintegratiekosten dan minimaal de bedrijfsopbrengsten minus de variabele kosten voor de verminderde diensten zullen bedragen, voor de duur van twee jaar. 8.2 De overige Aandeelhouders zullen de aangeboden Aandelen kopen van de uittredende Aandeelhouder naar rato van hun aandelenbezit waarbij de overige Aandeelhouders de te betalen kooprijs voor de overgenomen aandelen mogen voldoen in 6 gelijke jaarlijkse termijnen. 8.3 Op eerste verzoek van Saver is de uitredende aandeelhouder verplicht een eventueel aan Saver verkochte milieustraat terug te kopen, waarbij de koopprijs moet zijn gebaseerd op een taxatie door een onafhankelijke taxateur
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
18
5. Conclusies en aanbevelingen 5.1 Inleiding In de voorgaande hoofdstukken zijn de voor- en nadelen in beeld gebracht van een voortzetting van het huidige beleid (individueel aanbesteden) ten opzichte van deelnemen in Saver verband. Op basis daarvan worden in dit hoofdstuk enkele conclusies en aanbevelingen geformuleerd. 5.2 Conclusies Recente en huidige marktontwikkelingen blijken onvoorspelbaar en aan veel fluctuaties onderhevig, waarmee de gemeente Steenbergen (financieel) kwetsbaarder is met een strategie van veelvuldig individueel aanbesteden. Een intensievere samenwerking met Saver heeft veel (schaal)voordelen voor gemeente Steenbergen en is op basis van de cijfers, voor zover op dit moment in te schatten, ook financieel aantrekkelijk. Het toetreden geeft lange termijn duidelijkheid en zekerheid in een onzekere markt (tariefstelling). Bovendien wordt hiermee langdurige samenwerking in Midwaste verband gegarandeerd. De mogelijkheden voor het afnemen van eventuele ‘’plustaken’’ kan in de toekomst interessant blijken. Afzien van veel individuele aanbestedingen zorgt (beleidsmatig) voor meer tijd en ruimte om de volgende fase van het afval- en grondstoffenbeleid te begeleiden en vereenvoudigt het contractbeheer. Een intensieve samenwerking met Saver zal ervoor zorgen dat er intern uren ‘’vrijkomen’’ die op een andere wijze ingevuld moeten worden.
Dit betreft met name inzet van buitendienst en containermanagement. 5.3 Aanbevelingen Gedurende het eventuele verder uitwerken van de samenwerking met Saver het gewenste serviceniveau goed vast te leggen middels een dienstverleningsovereenkomst met daarin duidelijke SLA-afspraken. Saver is een bekende partij voor de gemeente waarmee ook nu al een samenwerking bestaat. Bovendien is het vlak in de buurt en kan Saver de gevraagde dienstverlening bieden tegen gunstige financiële voorwaarden en wordt een goede dienstverlening gewaarborgd. Door middel van het aandeelhouderschap behoudt de gemeente hierop het toezicht en kan invloed uitgeoefend worden over de toekomstige ontwikkelingen (richting een circulaire economie. De vervlechting en samenwerking tussen de gemeentelijke buitendienst en Saver te monitoren en middels regelmatig overleg dubbel werk te voorkomen. De vervlechting en samenwerking tussen het gemeentelijke klantencontactcentrum en de servicelijn van Saver in de eerste 3 maanden nauwlettend te volgen en gedurende die periode optimaliseren (gewenningsperiode). In te zetten op een stapsgewijze overname van alle taken op de milieustraat (ook beheer en exploitatie), maar te starten met de inzameling en verwerking van alle fracties. T.z.t.
kan het middels een passende afvloeiingsregeling (bij pensioen) interessant blijken om ook de personele bezetting bij Saver te beleggen. In de onderhandelingen met Saver aandacht vragen voor lokale partijen waar de gemeente voor het domein Afval nu en in het verleden contracten mee heeft afgesloten.
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
19
Bijlagen 1. 2. 3.
Contracten milieustraat Inzamelhoeveelheden 2021 Communicatie uitingen Saver
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
20
Bijlage 1 – Contracten milieustraat Milieustraat Steenbergen
Dienst
Exploitatie milieustraat
Gemeente
Verwerking, Grof restafval (GHA)
2022 Van Happen
Verwerking, Grof tuinafval
DenOuden
Verwerking, KGA
Renewi
Verwerking, Matrassen (excl. huur karren)
Matras Recycling
Verwerking, Grond
Den Ouden
Verwerking, Metalen
Knobel
Verwerking, PVC en Kunststoffen
Kempenaars
Verwerking, A-en B- Hout Verwerking, C-Hout
Renewi
Verwerking, EEA (haal+breng)
Sorteerlijn Saver/WEEE
Verwerking, Puin- en sloopafval
Konings
Verwerking, Asbest
Attero
Verwerking, Bruikbare Huisraad
De Kringloper
Verwerking, Autobanden
Reedijk
Verwerking, Gips
Konings
Verwerking, Dakleer
Konings
Verwerking, (Vlak)Glas
Renewi
Verwerking, Vetten
J. Meertens
Verwerking, Kadavers
Rendac
Verwerking, EPS
Van Nieuwpoort
Verwerking, Emballage
Van Happen
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
21
Bijlage 2 – Inzamelhoeveelheden 2021 Huis-aan-huis 2021
Tonnage/aantal
Inzameling restafval (kern)
2.912 ledigingen og
Inzameling restafval (buitengebied)
1.200 minicontainers
Verwerking restafval
3.049 ton
Inzameling GFT-e
9.600 minicontainers
Verwerking GFT-e
3.564 ton
Inzameling OPK (verenigingen in bebouwde kom)
9.300 minicontainers
Inzameling OPK verzamel
728 ledigingen og/bg
Inzameling OPK (Galgendijk)
11 minicontainers
Verwerking OPK
1.444 ton
Inzameling Glas (wit en bont)
572 ledigingen og/bg
Verwerking Glas – Wit
300 ton
Verwerking Glas – Bont
270 ton
Inzameling PMD aan huis
9.600 minicontainers
Inzameling PMD verzamel
936 ledigingen og/bg
Verwerking PMD
896 ton
Inzameling Textiel
182 ledigingen og/bg
Verwerking Textiel
59 ton
Milieustraat 2021
Tonnage/aantal
Inzameling en verwerking grof restafval (GHA)
1.368 ton
Inzameling en verwerking grof tuinafval
628 ton
Inzameling en verwerking KGA
68 ton
Inzameling en verwerking matrassen
45 ton
Inzameling en verwerking grond
395 ton
Inzameling en verwerking metalen
192 ton
Inzameling en verwerking PVC en kunststoffen
116 ton
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
22
Inzameling en verwerking A- en B-hout
1.099 ton
Inzameling en verwerking C-hout
196 ton
Inzameling en verwerking EEA
174 ton
Inzameling en verwerking puin en sloopafval
606 ton
Inzameling en verwerking asbest
37 ton
Inzameling en verwerking bruikbare huisraad
119 ton
Inzameling en verwerking autobanden
18 ton
Inzameling en verwerking gips
120 ton
Inzameling en verwerking dakleer
91 ton
Inzameling en verwerking (vlak) glas
43 ton
Inzameling en verwerking vetten
13 ton
Inzameling en verwerking kadavers
0,3 ton
Inzameling en verwerking EPS
7 ton
Inzameling en verwerking emballage
7 ton
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
23
Bijlage 3 – Communicatie Saver
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
24
Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie
25
JMA Utrechtseweg 9, 3704 HA Zeist T. 030 699 15 99 - info@jma.nl Gemeente Steenbergen – Aanbestedingsstrategie www.jma.nl
26