Raadsvoorstel Mandaat verlening Woo-verzoeken RD2500077.pdf

*RD2500077* RD2500077

Raadsvergadering

Agendanummer:

Onderwerp: Mandaat verlening Woo-verzoeken

Steenbergen; 2 april 2025

Aan de raad, 1. Inleiding Het aantal Woo-verzoeken stijgt. Inwoners, organisaties en journalisten weten overheidsinstellingen, waaronder gemeente Steenbergen, goed te vinden om te vragen naar documenten. Deze Wooverzoeken worden gericht aan een bestuursorgaan. Dit orgaan kan ook de gemeenteraad zijn. De gemeenteraad moet over de verzoeken die aan hen gericht zijn besluiten. Het bestuursorgaan kan iemand mandateren om deze besluiten voor hen te nemen. Het college en de burgemeester hebben dit mandaat aan de Woo-coördinator en teammanagers gegeven. Voor de gemeenteraad bestaat nog geen Mandaatbesluit. 2. Achtergrond Op 1 mei 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) vervangen door de Wet open overheid (hierna: Woo). Het doel van de Woo is overheden transparanter maken en overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar te maken. Dit wordt gedaan middels actieve en passieve openbaarmaking. Onder actieve openbaarmaking wordt verstaan dat overheidsinstellingen steeds meer documenten openbaar maken, ook zonder verzoek. Dit doen zij door de documenten op de website of het RIS te publiceren. Passieve openbaarmaking betreft de Woo-verzoeken. Woo-verzoeken zijn niet veel anders dan de Wob-verzoeken. De beslistermijn voor Woo-verzoeken blijft vier weken. De verdaging is wel verkort.

Waar de termijn voorheen met vier weken verdaagd kon worden, kan dat onder de Woo maar met twee weken. De automatische dwangsom na het niet halen van de termijn is wel verdwenen. 3. Overwegingen 1. De gemeenteraad vergadert niet frequent genoeg om alle Woo-verzoeken binnen de gestelde termijn af te handelen. De beslistermijn voor een Woo-verzoek is vier weken. Er zijn echter meerdere besluiten die binnen één Woo-verzoek genomen kunnen worden. Zo kan de beslistermijn verdaagd of opgeschort worden, men kan de verzoeker een verzoek om precisering van het verzoek sturen of de verzoeker verwijzen naar een ander bestuursorgaan. Het is niet mogelijk om al deze besluiten binnen de juiste termijn in de besluitvormende vergadering te nemen.

Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.

2. De (plaatsvervangend) griffier heeft de meeste informatie om tot een besluit op een Woo-verzoek te komen. De griffier heeft namelijk het meeste zicht op de documenten die bij de raad rusten. Daarnaast kan de griffier regelmatig contact zoeken met de Woo-coördinator voor advies over besluiten. 3. Er wordt voorkomen dat de raad belast wordt met administratieve handelingen. In veel gevallen wordt een Woo-verzoek niet aan het juiste bestuursorgaan gericht. Het komt voor dat de gemeenteraad een Woo-verzoek ontvangt dat aan de raad gericht is, maar gezien de inhoud van het verzoek niet bij de raad hoort. De raad dient dan de verzoeker schriftelijk te informeren dat het verzoek doorgeleid is naar een ander bestuursorgaan. Gezien de frequentie waarop de raad vergadert en wat de bedoeling is van de gemeenteraad als orgaan is het te adviseren deze administratieve handelingen elders te beleggen. 4. Middelen Niet van toepassing. 5. Duurzaamheid Niet van toepassing. 6. Risico’s 1. De gemeenteraad neemt na het vaststellen van het mandaatbesluit zelf geen besluiten op Wooverzoeken. In het mandaatbesluit is echter opgenomen dat alle Woo-verzoeken en de Raawijze van afhandeling ter informatie naar de gemeenteraad worden opgestuurd. Zo kan de raad wel vragen stellen over het verzoek en de manier van afhandeling. Een uitzondering hierop is het delen van niet-openbare informatie.

In de gevallen dat er in het Wooverzoek gevraagd wordt naar niet openbare (geheime) informatie kan deze informatie alleen gedeeld worden na een besluit van de gemeenteraad.

7. Communicatie/Aanpak Na het besluit van de gemeenteraad wordt het mandaatbesluit op gebruikelijke wijze gepubliceerd. 8. Participatie Niet van toepassing. 9. Voorstel 1. Het “Mandaatbesluit Woo-verzoeken raad gemeente Steenbergen” vast te stellen.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Steenbergen, de griffier,

de burgemeester,

R.A.J. Defilet, MA

R.P. van den Belt, MBA 2

2