Raadsvoorstel inkoopkader Steenbergen 2022 RD2100186.pdf

gemeente Steenbergen

RD2100186

Raadsvergadering

Agendanummer:

Onderwerp: Inkoopkader Steenbergen 2022

Steenbergen; 24 augustus 2021

Aan de raad,

1. Inleiding Het huidige Inkoopbeleid van de gemeente Steenbergen was toe aan een herziening. Waar er eerder voor was gekozen om het Inkoopbeleid alleen door het College te laten vaststellen, is er nu voor gekozen om ook de Raad hier haar rol in te geven. Bij de update van het Inkoopbeleid is een splitsing gemaakt in een Inkoopkader dat door de Raad dient te worden vastgesteld en een Uitvoeringsnota die door het College wordt vastgesteld. De Uitvoeringsnota treft u bij de stukken ter informatie aan. Het inkoopkader en de uitvoeringsnota gaan in met het begrotingsjaar 2022. 2. Achtergrond Het huidige Inkoopbeleid van de gemeente Steenbergen was aan herijking toe. Eerder was het te doen gebruikelijk om hiervoor het VNG format vast te laten stellen door het college. Nu is er voor gekozen om een splitsing te maken in een Inkoopkader, vast te stellen door de raad, en een uitvoeringsnota, vast te stellen door het college. Hierdoor komen zowel de raad als het college beter in positie ten aanzien van inkoop- en aanbestedingsvraagstukken. Inkoopkader Steenbergen 2022 De gemeente wil met dit Inkoop- en Aanbestedingskader de volgende doelstellingen realiseren: a.

Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed;

b.

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

c.

Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

d.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.

e.

Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de gemeente

f.

De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

Uitvoeringsnota Inkoop Steenbergen 2022 Naast het Inkoopkader is een Uitvoeringsnota opgesteld. In deze nota, vast te stellen door het college, worden een aantal onderwerpen nader uitgewerkt. Met een werkgroep bestaande uit beleidsmedewerkers vanuit diverse disciplines, heeft deze nota inhoudelijk vorm gekregen. Zo is de ambitie in relatie tot maatschappelijk verantwoord inkopen en duurzaamheid in het algemeen, uitgebreid opgenomen in de Uitvoeringsnota. Ook zijn aandachtspunten in relatie tot het inkoopproces, onder meer benoemd in de Managementletter 2020, beschreven en vastgelegd in de Uitvoeringsnota.

3. Overwegingen Inkoop- en aanbesteding raakt alle beleidsterreinen binnen de gehele organisatie. De herijking van het kader en het beleid alsmede een betere inbedding van het proces maken onderdeel uit van de optimalisatie van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Steenbergen. Onderwerpen als rechtmatigheid (IC), privacy, informatieveiligheid, werkprocessen, contractbeheer en contractmanagement zijn gerelateerde onderwerpen die met het vaststellen van dit kader en bijgevoegde uitvoeringsnota tevens een impuls zullen krijgen.

4. Middelen

Bij de uitvoering van het Inkoopkader, invulling gevend aan de Uitvoeringsnota, zullen mogelijke extra kosten (met name inzet van tijd) aan de voorzijde van de inkoop- en aanbestedingstrajecten zich terug verdienen aan betere beheersing van het proces aan de achterzijde. Specifieke keuzes ten aanzien van aanschaf van ondersteunende applicaties dan wel mogelijk hogere tarieven inzake specifieke investeringen (bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid) zullen dan inzichtelijk worden gemaakt indien deze aan de orde zijn.

5. Risico's In de Managementletter is door de accountant aandacht gevraagd voor optimalisatie van het inkoopproces. Verbetering van de interne beheersing van het eigen inkoopbeleid waaronder verbeterde documentatie van de stukken, het vastleggen van de prestatielevering en het invoeren van een contractregister en verplichtingenadministratie maken daar onderdeel van uit. Elementen die met name terugkomen in de Uitvoeringsnota, waardoor deze een belangrijke grondslag vormt voor de verdere optimalisatie.

6. Communicatie/Aanpak - Op 16 november 2020 is een vertegenwoordiging van het Inkoopbureau aangeschoven bij de Auditcommittee.

2

Tijdens deze vergadering is de Auditcommittee meegenomen in diverse analyses ten aanzien van de inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de gemeente Steenbergen en zijn de hoofdlijnen met betrekking tot de herijking van het inkoopkader en de uitvoeringsnota weergegeven. - Na vaststelling van het Inkoopkader en de Uitvoeringsnota zullen deze ook onderdeel gaan uitmaken van het nieuwe Introductieprogramma.

7. Advies De raad wordt geadviseerd: - Het Inkoopkader Steenbergen 2022 vast te stellen; - Kennis te nemen van de Uitvoeringsnota Steenbergen 2022.

Hoogachtend, Z burgemeester en wethouders van Steenbergen; de secretaris, ___ de burgermee

elt, MBA

3