Raadsvoorstel begrotingswijziging West-Brabants archief RD2200119.pdf

gemeente Steenbergen

ll!ll»llllllllľllll!llllillllll!l!illlllllll Samen maken we

RD2200119

geschiedenis

Raadsvergadering 30 juni 2022

750 jaar Steenbergen 25 jaar één gemeente www.steenbergen2022.nl

Agendanummer:

Onderwerp: Begrotingswijziging 2022 West-Brabants Archief

Steenbergen; 10 mei 2022 Aan de raad,

1. Inleiding Onze gemeente neemt samen met een 8-tal andere gemeente deel aan de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (WBA) voor uitvoering van wettelijke taken op het gebied van archiefbeheer. Op 6 april 2022 heeft het Algemeen Bestuur van het WBA haar begroting 2022 gewijzigd. Er zijn een 3-tal redenen voor het wijzigen van de begroting 2022, te weten een stijging van de personeelslasten als gevolg van de nieuwe CAO 2021-2022, een stijging van de kosten van data opslag als gevolg van digitalisering bouwdossiers door gemeenten en een mutatie in de bestemmingsreserve van het WBA digitale dienstverlening website. Om deze onvoorziene kosten in 2022 op te vangen wordt voorgesteld deze te betalen uit de algemene reserves en de deelnemersbijdrage 2022 niet te verhogen met deze kosten Voordat de begrotingswijziging definitief wordt, wordt deze met dit raadsvoorstel voorgelegd aan de gemeenteraad die gelegenheid krijgt om eventuele zienswijzen in te dienen. 2. Achtergrond In de bestuursrapportage van het WBA worden de genoemde stijgingen van de kosten voor 2022 als volgt toegelicht; Stijging van de personeelslasten wordt veroorzaakt door de nieuwe CAO 2021 -2022. In de begroting 2022 is rekening gehouden met een indexmatige stijging van de personeelskosten volgens de septembercirculaire 2020 van 1,507). De nieuwe CAO achterhaalt dit cijfer.

Per 1 december 2021 stijgen de lonen met 1,507o en vanaf 1 april 2022 met 2,407o. Voor het WBA betekent dit dat er een nietvoorziene toename is van C 32.178. Daarbij komt dat het Dagelijks Bestuur medio 2021 het besluit heeft genomen om de directeur een arbeidsmarkttoelage toe te kennen. Dit is bij zijn aanstelling reeds bepaald en toegezegd. Het effect van dit besluit is een verdere verhoging van de loonkosten voor 2022 met C 11.088. In de begroting 2022 is hier geen rekening mee gehouden. In totaal gaat het om een vermeerdering van C 43.266, waarvoor geen dekking is in de begroting van het WBA voor 2022. Stijging van de kosten van data opslag door digitalisering bouwdossiers gemeenten. Het WBA heeft in zijn begroting bij de kostenplaats "ICT en digitaal beheer" een bedrag opgenomen voor de kosten van opslag (storage) van de door het WBA gedigitaliseerde documenten.

tfww.eemeente-steenbergen.nl

Inmiddels bevat die opslag ruim 14 TB aan data (scans en metadata). Die opslag omgeving is gekoppeld aan de website van het WBA en aan de Bouw Dossier Applicatie (BDA), waarin bouwvergunningen worden geraadpleegd door in- en externe klanten. Vanaf 2021 is de opslag aanmerkelijk toegenomen, omdat meerdere gemeenten hun bouwdossiers zijn gaan digitaliseren. Het WBA slaat de digitale bestanden voor deze gemeenten op en stelt ze via de BDA beschikbaar. Die extra hoeveelheid data is een voor het WBA niet-beïnvloedbare toestroom en de daarmee gepaard gaande kosten zijn daarom ook niet opgenomen in de begroting. Voor 2022 leidt dit tot een tekort op het deelbudget voor opslag van C 16.002. Hiervoor is geen dekking in de begroting van het WBA. Mutaties in de bestemmingsreserve van het WBA digitale dienstverlening website zijn nodig omdat na een zeer zorgvuldig en gedegen, maar mede door corona langdurig aanbestedingstraject, eind 2021 een contract met de ontwikkelaar van de nieuwe website is gesloten. De vaart zit er nu goed in en de oplevering is zeker in 2022 te verwachten. Dit betekent dat naar verwachting dit gehele bedrag van de hiervoor bestemde reserve in 2022 zal worden opgenomen.

Die reserve is opgebouwd uit een deel wat reeds in 2021 is bestemd van C 65.000 én een deel dat bestaat uit het saldo 2021 van C 69.715, wat bij bestuursbesluit van 6 april 2022 is toegevoegd aan die bestemmingsreserve. De totale reserve waar het hier om gaat bedraagt derhalve C 134.715.

3. Overwegingen Het betreft hier niet voorziene toename van kosten die in de loop van 2021 duidelijk werden waardoor ze niet zijn meegenomen in de begroting voor 2022. 4. Middelen De mutaties in de reserves zijn als volgt; Naam reserve of voorziening

Saldo per

Vermeer­

Vermin­

Saldo per

1-1-2022

deringen

deringen

31-12-2022

Reserves

Algemene reserve

128.073

0

59.268

68.805

Reserve digitale dienstverlening website

65.000

69.715

134.715

0

Totaal

193.073

69.715

193.983

68.805

Onderhoud gebouw en inventaris

26.872

5.245

600

31.517

Totaal

26.872

5.245

600

31.517

Voorzieningen

Voor de deelnemers zijn er hierdoor geen extra kosten in 2022.

5. Duurzaamheid Wat betreft de inzet op duurzaamheid is dit niet van toepassing in dit voorstel. Ondanks dat, is het natuurlijk ook bij ons en de partners waarmee we werken een onderwerp dat op het vizier staat.

6. Risico's De verwachting is dat het gevraagde en gereserveerde budget toereikend zal zijn. 7. Communicatie/Aanpak Na besluitvorming het bestuur van het West-Brabants Archief hierover te informeren.

2

8. Voorstel In te stemmen met de begrotingswijziging 2022 van het West-Brabants Archief en daarop geen zienswijze in te dienen.

Burgemeester en wethouders van Steenbergen, de secretaris, de burgemeester/

3