Raadsvoorstel aanwijzingsbesluit Woo contactpersoon RD2200265.pdf

gemeente Steenbergen

RD2200265

Raadsvergadering

Agendanummer:

Onderwerp: Aanwijzingsbesluit Woo contactpersoon

Steenbergen 22 november 2022

Aan de raad,

1.Inleiding De Wet Open Overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en heeft de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Woo heeft tot doel om de transparantie van (semi-)overheden te verbeteren. De kern van de wet is tweeledig. Ten eerste verplicht de wet overheidsorganisaties documenten in elf categorieën actief openbaar te maken. Er zal naar verwachting sprake zijn van fasering van inwerkingtreding en er is ruimte om het eigen ambitieniveau te bepalen. Ten tweede verplicht de Woo gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. De bepaling uit de Archiefwet, dat gemeenten documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de Woo. Hiermee is een aanzienlijke doorlooptijd gemoeid, de Memorie van Toelichting noemt een mogelijke termijn van acht jaar. 2. Achtergrond Er is een impactanalyse uitgevoerd om inzicht te krijgen in wat de inwerkingtreding van de Woo betekent voor de organisatie. In deze impactanalyse is in beeld gebracht wat de Woo inhoudt. Wat moet er openbaar worden gemaakt op grond van de Woo en wat maken we al openbaar op grond van andere wetgeving? Vervolgens is onderzocht welke werkprocessen en documenttypen geraakt worden door de Woo, zodat we weten wat wanneer en hoe openbaar moet worden gemaakt.

Naast actieve openbaarmaking geeft de Woo een nieuw kader voor de reactieve openbaarmaking, ofwel de voormalige Wob-verzoeken. Hiertoe is eerst het bestaande proces in beeld gebracht, en zijn vervolgens de wijzigingen op grond van de Woo hier opgelegd. Het nieuwe proces voor de reactieve openbaarmaking is gedurende de analysefase geïmplementeerd. De VNG heeft 4 ambitieniveaus geformuleerd voor gemeenten voor de invoering van de Woo. Het ambitieniveau bepaalt de snelheid van invoering en hoe uitgebreid de invoering plaatsvindt. Voor de impactanalyse is uitgegaan van het ambitieniveau Basis. Daarmee voldoen we aan de (voorgestelde) fasering van de wetgeving, niet meer en niet minder. De actieve openbaarmaking is niet per 1 mei 2022 van kracht geworden maar zal steeds met een Koninklijk Besluit voor een aantal categorieën ingaan. De verwachting is dat de eerste categorieën in de tweede helft van 2023 verplicht openbaar moeten worden gemaakt.

www.gemeente-steenbergen.nl

Het merendeel van deze documenten wordt nu al openbaar gemaakt; vanaf een bepaald moment zal dit via het platform open.overheid.nl (PLOOI) moeten gebeuren. De reactieve openbaar making is wel per 1 mei 2022 van kracht geworden. Naast aanpassingen in het proces en in het afwegingskader is er de expliciete eis gesteld over het aanwijzen van een contactpersoon.

3. Overwegingen Op grond van artikel 4.7 Woo wijst het bestuursorgaan een of meer contactpersonen aan ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Dit betekent voor de gemeente Steenbergen dat voor de gemeenteraad, het college en de burgemeester een contactpersoon moet zijn aangewezen. Er is in de wet geen vormvereiste voorgeschreven voor de aanwijzing, echter bij de wijze van aanstelling is aansluiting gezocht bij de wijze waarop een functionaris gegevensbescherming (FG) wordt aangewezen door een bestuursorgaan. Op grond van artikel 37 van de AVG wijst de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker een functionaris voor gegevensbescherming aan. Bestuursorganen stellen een FG aan met een aanwijzingsbesluit. Gezien de formulering van zowel artikel 37 van de AVG als artikel 4.7 van de Woo ligt het in de rede om een Woo-contactpersoon op dezelfde wijze aan te wijzen als een FG. De rol van contactpersoon kan belegd worden bij de coördinator Woo maar ook op andere plaatsen in de organisatie. Er is gekozen om, vooruitlopend op een formele aanwijzing, een medewerker ervaring op te laten doen als Woo contactpersoon. Een praktische afweging waarbij in ogenschouw is genomen dat de Woo geen vormvereiste voorschrijft voor de aanwijzing en geen sanctiebepalingen kent.

Nu reeds enige maanden ervaring is opgedaan met de huidige invulling van de rol van contactpersoon Woo kunnen wij vaststellen dat we de rol op deze wijze op een juiste manier borgen in de organisatie. In het kader van continuïteit en het verminderen van kwetsbaarheid is het aan te raden de rol bij meer dan 1 persoon te beleggen. Geadviseerd wordt om de Woo contactpersoon met terugwerkende kracht per 1 september 2022 aan te wijzen. De reden hiervoor is dat er in september 2022 ook daadwerkelijk Woo-verzoeken zijn ontvangen die als zodanig zijn behandeld en waarop ook besluiten op grond van de Woo zijn genomen.

4. Middelen In de perspectievennota is reeds een doorkijk gemaakt welke uitgaven incidenteel en structureel worden verwacht in het kader van de Woo. Zowel voor de incidentele als structurele uitgaven worden rijksbijdragen ontvangen. De uitgaven hangen met name samen met de invoering van de actieve openbaarmaking. Met dit specifieke voorstel zijn geen middelen gemoeid. 5. Duurzaamheid Niet van toepassing. 6. Risico's Zoals aangegeven kent de Woo geen sanctiebepalingen. Er zal wel een externe Kamercommissie wordt aangesteld. Deze zal worden belast met het monitoren en het rapporteren van de werkwijze inzake de Woo van de verschillende gemeenten.

2

7. Communicatie/Aanpak Het aanwijzingsbesluit Woo contactpersoon wordt bekendgemaakt in het digitale gemeenteblad. 8. Voorstel In te stemmen met de aanwijzing van de Woo contactpersoon zoals aangegeven op het aanwijzingsbesluit in de bijlage.

Hoogachtend, ^ burgemeester en wethouders van Steeņbergei

ílt, MBA

3