Raadsvoorstel aanwijzing accountantsdienst 2022-2026 RD2200011.pdf

gemeente Steenbergen

RD2200011

Raadsvergadering

Agendanummer:

24 februari 2022

Onderwerp: Aanwijzing openbare accountant 2022-2026

Steenbergen; 25 januari 2022

Aan de raad,

1. Inleiding In de besluitvormende vergadering van 30 september 2021 heeft uw raad ingestemd met het beschrijvend document en de instelling van een beoordelingsteam voor de aanbesteding van de accountantsdienst. Met dit besluit kon de aanbestedingsprocedure formeel van start. Aan u wordt gevraagd accountantskantoor Baker Tilly (Netherlands) N.V. aan te wijzen als openbare accountant voor de periode 1 juli 2022 tot en met 30 juni 2026.

2. Achtergrond Vanuit uw controlerende taak benoemt uw raad, op grond van artikel 213 van de Gemeentewet, de openbare accountant voor wat betreft de controle op de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. Het aflopen van de overeenkomst met de huidige accountant maakte een nieuwe aanbesteding noodzakelijk. Uw raad heeft op 30 september 2021 besloten om: 1.

De aanbesteding van de accountantscontrole voor de boekjaren 2022 t/m 2025 met de gemeenten Steenbergen en Bergen op Zoom uit te voeren.

2.

De aanbestedingsdocumenten met daarin het programma van eisen voor de Europese aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening voor de boekjaren 2022 tot en met 2025 vast te stellen.

3.

Een beoordelingsteam in te stellen bestaande uit de griffiers, concerncontrollers en per gemeente twee afgevaardigden van de financiële commissie/ auditcommissie.

4.

Met de gemeenten Bergen op Zoom en Steenbergen een gezamenlijke beoordelingsteam in te stellen en namens uw raad de heren J.H.F. Weerdenburg en J.C.M. Verbeek aan te wijzen om daarin deel te nemen en als reservelid de heer B. Sluiters aan te wijzen.

5.

Het beoordelingsteam het mandaat te verlenen tot het aanvullen en/of wijzigen van de aanbestedingsdocumenten met daarin het programma van eisen.

www.gemeente-steenbergen.nl

6.

In afwijking van het bepaalde in artikel 2 lid 1 van de controleverordening van onze gemeente in te stemmen met de optie tot het tweemaal met 2 jaar verlengen van de opdracht.

Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet wijst de raad de accountant aan. De accountant heeft bij de gemeente de rol van onafhankelijke controleur. Waar het gaat om de controle van de rekening staat hij ten dienste van de raad ten behoeve van de controle op het gevoerde beheer. Dat doet hij in een zogenaamd verslag van bevindingen. De accountant moet door de raad zelf worden aangewezen. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd. De gemeenteraden van Bergen op Zoom en van Woensdrecht nemen separaat een gelijkluidend besluit tot aanwijzing van de accountant.

3. Overwegingen De gezamenlijke aanbesteding richt zich op het aangaan van een overeenkomst voor de accountantscontrole in de drie gemeenten over de boekjaren 2022 t/m 2025, eventueel met de mogelijkheid tot een verlenging van twee keer twee jaar. Elke gemeente sluit individueel een overeenkomst met de geselecteerde accountant. Daarnaast hebben de drie gemeenten een Gemeenschappelijke Regeling "Intergemeentelijke Sociale Dienst Brabantse Wal" (hierna: ISD). De ISD is zelf verantwoordelijk voor de samenstelling van zijn jaarrekening en het laten verrichten van een onafhankelijke accountantscontrole daarop. Uit het oogpunt van het effectief en efficiënt uitvoeren van de controle bij de ISD en de individuele gemeenten dient de controlerend accountant voor de vier organisaties bij voorkeur dezelfde te zijn Opdracht Het gezamenlijke Brabantse Wal beoordelingsteam (beoordelingsteam) heeft de voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden rond de aanbesteding verricht. Deze werkzaamheden van het beoordelingsteam dienden te leiden tot een voorstel tot aanwijzing van een openbare accountant. Tevens heeft u het beoordelingsteam het mandaat verleend om naar aanleiding van het uitbrengen van de zogenoemde Nota van Inlichtingen zo nodig tot aanvulling en/of wijziging van het programma van eisen te komen.

Aanbestedingstraject De aanbesteding van de accountantscontrole Brabantse Wal betreft een Europese aanbesteding volgens Europese richtlijnen. Het aanbestedingsdossier is ter inzage gelegd. Naar aanleiding van de publicatie van het Programma van Eisen heeft één (1) partij conform de procedure vragen ingediend. In reactie op deze vragen heeft het beoordelingsteam op 2 november 2021 de zogenoemde Nota van Inlichtingen uitgebracht, deze is n.a.v. aanvullende vragen op 22 november 2021 gevolgd door een 2e Nota van Inlichtingen. Vervolgens is er één (1) offerte ingediend. Het beoordelingsteam is op 6 januari 2022 digitaal bijeen gekomen om de offerte te beoordelen. Het beoordelingsteam heeft de kwaliteitsdocumenten (plan van aanpak en risicodossier) beoordeeld van de offrerende partij en geconstateerd dat deze een juiste en volledige inschrijving heeft ingediend en besloten deze uit te nodigen om ten overstaan van het beoordelingsteam hun offerte nader toe te lichten middels een presentatie en een interview. 2

Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden op 6 januari 2022. Vervolgens is het beoordelingsteam gekomen tot de definitieve beoordeling van de ingediende offerte. Beoordeling van de offertes en voordracht aan de raad In het Programma van Eisen is bepaald, dat gunning plaatsvindt aan de inschrijver die voldoet aan de in het Programma van Eisen gestelde eisen én de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Het beoordelingsteam heeft de inschrijving beoordeeld op basis van de gunningscriteria qua prijs en qua kwaliteit, onderverdeeld naar advisering, aanpak van de controle, het controleteam en de presentatie. Het beoordelingsteam adviseert conform de offertebeoordeling te gunnen aan Baker Tilly (Netherlands) N.V. en deze als extern accountant aan te wijzen. In de vergadering van het audit committee van 17 januari jl. is mondeling een toelichting gegeven op het verlopen proces en het advies van het beoordelingsteam toegelicht. Hoewel de gemeenteraad bevoegd is tot het aanwijzen van de accountant, kan de gemeenteraad, gelet op artikel 160 van de Gemeentewet, niet een overeenkomst aangaan met de accountant. Het college is volgens de wet bevoegd tot het aangaan van privaat-rechtelijke overeenkomsten.

U wordt daarom verzocht, indien u kan instemmen met voorstel, om het college p te dragen de noodzakelijke privaat-rechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit en over te gaan tot definitieve gunning.

4. Middelen Er is voor de accountantscontrole een bedrag begroot van C 62.500,-. Baker Tilly heeft zich ingeschreven voor C 76.500,-. De meerkosten hangen onder meer samen met verwachte loon- en prijsontwikkeling. Hiermee wordt vooruitgelopen op meerwerkkosten. De meerkosten voor het uitvoeren van de accountantscontrole, ten opzichte van de in de begroting 2022 opgenomen raming die verband houden met de uitvoering van het voorgestelde besluit, worden na de definitieve gunning verwerkt in de tussenrapportage 2022 en voor de járen daarna in de perspectievennota en begroting. Met het besluit om het contract met de accountant twee jaar te verlengen, is ook besloten om het contractbedrag marktconform aan te passen naar C 62.500,-. Bij nacontrole blijkt in de begroting 2022 het oude contractbedrag opgenomen te zijn. Dit verschil wordt met de tussenrapportage 2022 hersteld.

5. Duurzaamheid Met de keuze voor Baker Tilly als accountantskantoor wordt gekozen voor een duurzame overdracht van kennis, kunde en kwaliteit ten aanzien van onze controle. De afgelopen járen is door de ambtelijke organisatie fors ingezet op de communicatie, het maken van werkafspraken met Baker Tilly en het op orde brengen van dossiers. Door deze interne kwaliteitsslag te maken is het streven om in de toekomst meerwerkkosten te voorkomen.

3

6. Risico's De voorgenomen gunning is onder voorbehoud van goedkeuring van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraden instemmen met de voorgenomen gunning, kunnen de colleges overgaan tot het aangaan van de overeenkomst.

7. Communicatie/Aanpak Gelijktijdig met de verzending van dit raadsvoorstel is de inschrijver op de hoogte gebracht van het voornemen tot gunnen. Op 24 februari wordt in de gemeenteraad van Woensdrecht over dit voorstel een besluit genomen. In Bergen op Zoom vindt besluitvorming plaats op 10 maart. De definitieve gunning kan zodoende verstrekt met ingang van 11 maart 2022.

8. Voorstel 1.

U wordt voorgesteld Baker Tilly (Netherlands) N.V. voor de periode van 1 juli 2022 t/m 30 juni 2026 aan te wijzen als openbare accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Steenbergen;

2.

Het college op te dragen de noodzakelijke privaat-rechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit en over te gaan tot definitieve gunning.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Steenbergei de secretaris,

de burgermeeste

4