Raadsvoorstel aanpassingen lokale regelgeving vanwege rechtmatigheidsverantwoording RD2300192.pdf

gemeente Steenbergen

RD2300192

Raadsvergadering

Agendanummer:

Onderwerp: Aanpassingen lokale regelgeving in verband met de rechtmatigheidsverantwoording

Steenbergen, 19 september 2023

Aan de raad,

1.

Inleiding

Sinds 1 januari 2023 is niet langer de accountant, maar het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dat wil zeggen dat het college moet kunnen aantonen dat de financiële beheershandelingen voldoen aan de spelregels in externe en interne wet- en regelgeving. De raad stelt hiervoor de kaders en controleert of het college binnen de kaders handelt. Concreet betekent dit dat een tweetal gemeentelijke verordeningen moeten worden aangepast. Ook dient de raad het voorlopig normenkader (overzicht van de relevante externe en interne regelgeving) voor 2023 vast te stellen.

2. Achtergrond De achterliggende gedachte bij de wetswijziging is dat het college de zaken gewoonweg op orde moet hebben en daarbij niet afhankelijk moet zijn van het oordeel van de externe accountant. Het college stelt een rechtmatigheidsverantwoording op en neemt deze op in de jaarrekening. De accountant stelt alleen vast of de verantwoording getrouw is. Met deze wijziging, die vastgelegd is in de Wet versterking decentrale rekenkamers, beoogt de wetgever het gesprek over rechtmatigheid tussen raad en college te bevorderen. Met de bedoeling de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken en het leren en verbeteren in de organisatie te stimuleren. College en raad moeten kunnen steunen op een onafhankelijk oordeel in de organisatie. Dat stelt eisen aan de organisatie en vraagt om het organiseren van de interne controlehuishouding.

3. Overwegingen 1.1

Met de nieuwe Financiële verordening en Controleverordening is de lokale wetgeving in lijn met de landelijke wetgeving.

De Financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet) en de Controleverordening (ex artikel 213 Gemeentewet) zijn aangepast. Daarbij zijn de nieuwe bepalingen in de Modelverordeningen van de VNG vrijwel geheel gevolgd. De kern van de nieuwe bepalingen zit hem in de bepaling van de verantwoordings- en rapporteringsgrens en de concretisering van de drie rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik.

www.gemeente-steenbergen.nl

*

"

*

De raad wordt voorgesteld de verantwoordingsgrens te bepalen op 196 van de begrotingsuitgaven. Dat is de grens waarboven afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze 196 (ongeveer C 700.000) is een percentage wat nu ook wordt gehanteerd door de accountant, wat haalbaar is in de organisatie en wat door de meeste gemeenten wordt toegepast. De raad wordt voorgesteld de rapporteringsgrens te bepalen op č 50.000. Dat is de grens waarboven individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden worden gerapporteerd en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening. Ook deze rapporteringsgrens wordt momenteel gehanteerd bij de accountantscontrole. Verder is een drietal artikelen opgenomen die nader ingaan op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik. Dat zijn de drie criteria waar het om draait bij de rechtmatigheidsverantwoording. Voor het begrotingscriterium (artikel 12) zijn de bepalingen opgenomen wanneer er sprake is van een onrechtmatigheid en wanneer niet. Het voorwaardencriterium (artikel 13) gaat in op het verplichte karakter van het normenkader. Artikel 14 bepaalt dat het college beheersmaatregelen treft ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Ook de Controleverordening is gewijzigd. Ook hier is voor het overgrote deel aangesloten op de modelverordening van de VNG. Het controleprotocol, wat voorheen jaarlijks door de raad werd vastgesteld, is als bijlage toegevoegd aan de Controleverordening en geen afzonderlijk document meer. 1.2

Een aantal kleinere wijzigingen in de verordeningen zijn nu ook meegenomen.

De huidige verordeningen dateren van 2019 en 2020. Een aantal kleinere wijzigingen is nu ook meegenomen. Zo is bijvoorbeeld de bepaling opgenomen dat de kosten van diensten voor derden, waarbij de gemeente in concurrentie treedt met marktpartijen, worden doorbelast op basis van de integrale kostprijs. Deze bepaling was nog niet opgenomen. Verder is, in lijn met de besluitvorming over de lening aan de Tennisvereniging Steenbergen op 29 juni 2023, specifiek gekeken naar bepaling 9 Garanties en Leningen in het afsprakenkader. Daarbij zijn twee aspecten van belang. De looptijd van verstrekte leningen en het te hanteren rentepercentage. Looptijd verstrekte leningen In het afsprakenkader is momenteel de looptijd van een lening gemaximeerd op 20 jaar. De praktijk heeft geleerd dat dit niet meer aansluit bij de bedoeling. Zowel bij W Steenbergen als bij TV Steenbergen was de lening nodig voor investeringen in activa met een afschrijvingstermijn van 30 jaar. Bij de besluitvorming rondom TV Steenbergen is in het raadsvoorstel al aangekondigd het maximeren van de looptijd uit het afsprakenkader te halen en in het vervolg aan te sluiten bij de afschrijvingstermijn van het actief waarvoor de lening wordt verstrekt. Dat is nu verwerkt in de concept Financiële verordening.

Te hanteren rentepercentage Het verstrekken van leningen en garanties is een instrument om het maatschappelijk rendement te behalen ofte verhogen. Een mooi voorbeeld is de lening voor padelbanen. Dat is een populair tijdverdrijf en leidt tot een grotere groep die gaat sporten. De lening aan de vereniging draagt dus bij aan het maatschappelijk doel. Dat pleit er aan de ene kant voor om de drempel bij initiatiefnemers zoveel mogelijk weg te nemen en maatwerk te bieden. Aan de andere kant moeten er duidelijke spelregels zijn. De organisatie heeft een handvat nodig om aanvragen te behandelen. Er is een set spelregels in de "oude" verordening waaraan aanvragen moeten voldoen. Deze worden toegepast en werken in d epraktijk goed. 2

Ook geeft de verordening aan welk rentepercentage moet worden gehanteerd, maar deze bepaling1 vraagt om meer duidelijkheid. Een basisregel die een vaste werkwijze voorschrijft. In de nieuwe verordening, onderdeel 9 van het afsprakenkader, is de basisregel vastgelegd. Uitgangspunt daarbij is dat het rentepercentage wordt bepaald op het moment dat de aanvrager de stukken correct en volledig heeft ingediend, maar dat het college in uitzonderingssituaties met een goede motivatie kan afwijken van deze basislijn. Dit geeft het college de ruimte om maatwerk toe te passen in situaties waar dat nodig is. Daarbij is het principe "pas toe of leg uit" van toepassing. De was-wordt overzichten, die zijn bijgevoegd als bijlagen, geven inzicht in de wijzigingen ten opzichte van de huidige verordeningen. 1.3

De relevante wet- en regelgeving is in beeld en actueel.

Om te kunnen vaststellen of er rechtmatig is gehandeld, moet in beeld zijn welke wetten en regels er gelden. Met wet- en regelgeving wordt bedoeld de spelregels in externe wetten e.d. maar ook de bepalingen in gemeentelijke verordeningen. Het geheel is opgenomen in het voorlopig normenkader 2023. Dat ziet er anders uit dan voorheen. Waar mogelijk is de relatie gelegd naar de kritische processen. Ook is aangegeven op welke wet- en regelgeving ook echt wordt gecontroleerd en op welke niet. Het vaststellen van het normenkader door de raad is een wettelijke verplichting. Het gaat hier om een voorlopig normenkader. Het jaar 2023 is immers nog niet afgerond. Daarom is in de Financiële verordening een artikel opgenomen om twee maal per jaar een normenkader voor te leggen, één keer voorlopig en één keer definitief. Het is van belang dat de accountant bij de interimcontrole het voorlopig vastgestelde normenkader kan hanteren en bij de eindejaarscontrole het definitieve normenkader. De accountant moet immers de getrouwheid van de rechtmatigheidsbevindingen controleren.

4. Middelen Voor de aanpassing van de lokale regelgeving als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn geen extra middelen nodig.

5. Duurzaamheid Niet van toepassing.

6. Risico's De raad wordt voorgesteld een aantal kaders aan te passen. Hieraan zijn geen specifieke risico's verbonden. Voor de aanpassingen in de verordeningen zijn de modelverordeningen van de VNG leidend geweest. De accountant heeft meegekeken naar de wijzigingen in het voorlopig normenkader en kan hiermee instemmen.

7. Communicatie/Aanpak » «

Na besluitvorming worden de accountant en de Provincie Noord-Brabant (toezichthouder) geïnformeerd. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in de organisatie aanleiding geweest voor het maken van plannen, waaronder een meerjaren auditplan 2023-2026. Met dit plan

1 De huidige bepaling luidt: "Het rentepercentage voor een lening wordt bepaald op het niveau van de op dat moment geldende rente bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) voor een lineaire lening, te verhogen met 0,596 ter dekking van de administratieve kosten. De looptijd van de lening wordt afgestemd op de levensduur van het te financieren object, maar bedraagt maximaal 20 jaar". De term "op dat moment" is onvoldoende scherp geduid. Het haakt aan op het indienen van de aanvraag, en zo is het destijds ook bedoeld.

3

worden de controles voor de rechtmatigheid verder opgepakt. Op 28 augustus 2023 is het plan toegelicht in het auditcommittee. De ambitie ligt de komende járen op het voldoen aan de wettelijke eisen van de rechtmatigheidsverantwoording, aangevuld met het uitvoeren van een tweetal 213a onderzoeken. Een 213a onderzoek is een onderzoek naar doeltreffendheid en I of doelmatigheid van het college. Het is een instrument van het college zelf. De verplichting hiervoor ligt vast in artikel 213a van de gemeentewet en de gemeentelijke verordening op doelmatigheidsonderzoeken.

8. Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1. De Financiële verordening 212 Gemeentewet Steenbergen 2023 vast te stellen. 2. De Controleverordening gemeente Steenbergen vast te stellen 3. Het voorlopig normenkader rechtmatigheid vast te stellen.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Steenbergen, de locoburgecņeeşter, de seci

n Delqen

4