Raadsvoorstel aanbestedingsstrategie afval RD2200313.pdf

gemeente Steenbergen

llllllllllilllllllllKIIIIIIMIIIIIinillll! RD2200313

Raadsvergadering

Samen maken we geschiedenis

750 jaar Steenbergen 25 jaar één gemeente www.steenbergen2022.nl

Agendanummer:

Onderwerp: Onderzoek aanbestedingsstrategie Afval

Steenbergen; 10 januari 2023

Aan de raad,

1. Inleiding In 2022 is een onderzoek uitgevoerd over de aanbestedingsstrategie ten aanzien van het domein Afval voor gemeente Steenbergen. Hierin zijn enkele mogelijkheden met elkaar vergeleken; opnieuw aanbesteden van alle individuele taken en werkzaamheden (inzameling en verwerking van huis-aan-huis afvalstromen en transport en verwerking van afvalstromen op de milieustraat) aansluiten bij de Zeeuwse Reinigingsdiensten (ZRD) aansluiten bij Saver N.V. Op basis van het onderzoek kan worden gesteld dat samenwerking door inkoop/aandelenverkrijging met Saver N.V. de voorkeur heeft. Dit wat betreft de al bewezen werkwijze, rechtstreekse bedrijfsbeïnvloeding door middel van stemrecht, en transparante kostenweergave met een verwacht gunstige financieel effect dan wanneer opnieuw aanbesteed wordt. De rapportage van het onderzoek vindt u in bijlage 1. Hierin vindt u de onderbouwing waarom de voorkeur uitgaat naar een samenwerking met Saver N.V. Het is voor uw besluitvorming van belang om kennis te nemen van deze rapportage. Aanbiedingsbrief Saver Het voorgenomen besluit van het college om toe te treden is voorgelegd aan Saver N.V., zodat de huidige aandeelhouders (bestaande uit de gemeenten Roosendaal, Bergen op Zoom, Halderberge, Woensdrecht, Rucphen en Zundert) van Saver hiervoor toestemming kunnen verlenen. Tevens heeft Saver een aanbiedingsbrief opgesteld.

In deze aanbiedingsbrief wordt uitgebreid weergegeven wat Saver N.V. voor de gemeente Steenbergen kan betekenen. Deze vindt u in bijlage 2. Samenwerking met Saver N.V. is juridisch alleen mogelijk wanneer onze gemeente toetreedt tot de naamloze vennootschap. Saver heeft onze gemeente het aanbod gedaan om toe te treden door 1300 "gewone" aandelen te kopen voor een bedrag van C 162.500,-. Door middel van de aankoop van de "gewone" aandelen verkrijgt Steenbergen een volwaardige zeggenschap/ stemrecht. Tevens is op basis van de aandelenverhouding niet mogelijk dat de twee grootste gemeenten samen belangrijke besluiten nemen. Deze dienen namelijk met een meerderheid van 7S0Zo van de stemmen genomen te worden.

De aankoop van "gewone" aandelen dekt voor de gemeente Steenbergen het beoogd doel. Namelijk de continuïteit van een robuuste en betaalbare inzameling en verwerking van huishoudelijk afval voor onze huishoudens te borgen voor de toekomst. Het eigen afvalbeleid van de gemeente Steenbergen komt niet in gevaar bij het toetreden tot Saver. De gemeente is en blijft de beleidsbepaler.

2. Achtergrond De praktijk laat zien dat commerciële partijen de laatste járen met hoge inzamel- en verwerkingstarieven inschrijven. De belangrijke oorzaak hiervan ligt bij het feit dat er weinig concurrentie is, bijvoorbeeld bij de inzameling van het huishoudelijk afval. Daarbij komt dat de omvang van de aan te besteden werkzaamheden in Steenbergen (hoeveelheden) erg beperkt zijn waarmee er vanuit deze marktpartijen nog minder interesse is. Een commerciële marktpartij heeft als doel om winstgevend te zijn. Dit is een andere insteek dan bij een overheid gedomineerde partij waarmee er meer sprake is van een partner richting een circulaire economie. Veel gemeenten zijn naar aanleiding van ongustige aanbestedingsresultaten en kwetsbaarheid op zoek naar andere mogelijkheden. Enkele voorbeelden van recente onderzoeken naar samenwerkingsverbanden uit de regio West-Brabant vindt u hieronder: « Diverse gemeenten aan de oostelijke kant van West-Brabant onderzoeken momenteel de mogelijkheid om een samenwerkingsverband aan te gaan. » Gemeente Etten-Leur heeft na een ongunstig aanbestedingsresultaat, met extreem hoge inschrijvingstarieven voor de inzameling van huishoudelijk afval, de aanbesteding teruggetrokken en is een samenwerking aangegaan met Afvalservice Breda. » Gemeente Moerdijk is enkele járen geleden een samenwerking aangegaan met Afvalservice Breda.

» Gemeente Rucphen en gemeente Zundert zijn per 1 januari 2023 aangesloten bij Saver N.V. In het onderzoek zijn de mogelijkheden voor gemeente Steenbergen met elkaar vergeleken. Dit betreft een situatie waarin toegetreden wordt tot Saver N.V., de ZRD, of opnieuw aanbesteed wordt.

3. Overwegingen Algemene overwegingen Een aandeelhouderschap heeft geen effect op het beleid ontwikkelende vermogen van de gemeente Steenbergen. De gemeente is en blijft altijd verantwoordelijk voor het opstellen, vaststellen en door ontwikkelen van beleid rondom afval en grondstoffen. Wel kan binnen de intensievere samenwerking met andere Saver gemeenten beter toegewerkt worden naar de optimalisatie en versnelling van een circulaire economie. De keuze om aandeelhouder te worden van Saver N.V. heeft effect op de interne personele bezetting van gemeentepersoneel (zie rapportage punt 4.5.2.). Dit is en wordt in goed overleg met de ondernemingsraad en verschillende afdelingshoofden verder vormgegeven. Service overwegingen Inwoners kunnen gebruik blijven maken van alle diensten en inzamelmiddelen, zoals zij die nu ook tot hun beschikking hebben, waarbij Saver N.V. middels heldere afspraken een vergelijkbare of betere service biedt als de markt. Daarnaast ben je als gemeente minder kwetsbaar ten aanzien van de levering van inzamelmiddelen, doordat er vanuit Saver N.V. grootschalig ingekocht kan worden. Tenslotte zal Saver N.V. in samenwerking met de gemeentelijke buitendienst zorg blijven dragen voor een snelle en adequate service aan inwoners ten aanzien van 1ste-lijns storingen en onderhoud. 2

Financiële overwegingen Door aandeelhouder te worden van Saver N.V. wordt een stabiele situatie verwacht rondom de tarieven voor inzameling en verwerking van huis-aan-huis afvalstromen, als ook de verwerking en transport van de fracties op de milieustraat. Dit in tegenstelling tot het opnieuw aanbesteden met verschillende marktpartijen, waarbij de beperkte schaal van Steenbergen een te groot (verhogend) effect heeft in de nabije toekomst. Daarmee worden (extreme) lastenverhogingen voor inwoners voorkomen. Verdere implicaties ten aanzien van de financiën worden toegelicht onder paragraaf 4. Middelen. Juridische overwegingen Indien de huidige werkwijze van gemeente Steenbergen, het individueel aanbesteden van de verschillende afvalbeheerstaken, wordt voortgezet geldt het volgende. Er zullen meerdere aanbestedingen in gang gezet moeten worden volgens de inkoop- en aanbestedingsprocedure en de hiervoor geldende (Europese) regelgeving. De verantwoordelijkheid voor het contractbeheer en het leveren van inhoudelijke input voor de aanbestedingen ligt bij de gemeente. Indien gekozen wordt voor de optie toetreden tot Saver dan is er sprake van een zogenaamde verticale samenwerking. In deze situatie geeft de gemeente opdracht aan een andere rechtspersoon om diensten te verrichten of producten te leveren, ook wel quasi-inbesteden genoemd.

In deze situatie wordt de gemeente aandeelhouder van een NV. Uit jurisprudentie van Hof van Justitie van de Europese Unie volgt dat, indien aan de volgende twee cumulatieve voorwaarden wordt voldaan, deze vorm van samenwerking niet-aanbesteding plichtig is: 1. Toezicht-criterium: de aanbestedende dienst oefent toezicht uit over de betrokken rechtspersoon zoals op zijn eigen dienst. 2. Merendeel-criterium: het merendeel van de werkzaamheden door de rechtspersoon moet worden uitgeoefend ten behoeve van het toezichthoudende overheden. Op grond van artikel 160 tweede lid van de Gemeentewet besluit het college slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Indien uitvoering wordt gegeven aan deze optie zullen aan de gemeente reguliere aandelen worden verstrekt. Hierbij krijgt de gemeente zeggenschap en stemrecht naar rato van het aantal huisaansluitingen (inwoneraantal). Aandeelhouders hebben recht op een aandeel in de winst/dividend (zie paragraaf 4.6 rapport).

Bij een eventuele ontbinding van de rechtspersoon loopt het financieel risico tot het bedrag van de "aankoop" van de aandelen.

4. Middelen Prijsontwikkelingen 2023 In het bijgevoegd rapport bij dit collegevoorstel is op basis van de gebruiksaantallen 2021 en prijspeil 2022 een eerste financiële doorrekening gemaakt van hoe de aanbesteding financieel zal uitpakken voor de gemeente Steenbergen. Daarbij is geen rekening gehouden met de prijsontwikkeling vanaf 01 -01 -2023, vanwege de nog grote onduidelijkheden en onzekerheden. Dit kan nog een behoorlijke impact hebben. Veel leveranciers hebben in het najaar aangegeven dat de 3

prijzen 2023 stijgen vanwege de inflatie op het materiaal en stijging van de personeelskosten. Zo rekent Saver met een prijsstijging 2023 van 6,2Vo. De verwachtingen voor marktpartijen liggen zelfs nog wat hoger. In de begroting 2023 is hierop deels geanticipeerd. Hoe de financiële gevolgen van de aanbesteding later in de begroting worden verwerkt, is nader omschreven in het kopje "proces actualisatie budgetten". Vooralsnog leidt dit collegevoorstel nog niet tot aanpassingen in het tarief of begroting. Aandelenbezit Het verkrijgen van aandelen Saver ter grootte van C 162.500 zal niet leiden tot een extra exploitatielast. De aanschaf wordt tegen de verkrijgingsprijs, omdat het een bezit is (met stemrecht) opgenomen op de balans. Dit bezit zal dan ieder jaar bij de jaarrekening worden toegelicht bij het balansonderdeel "financieel vaste activa, subtitel aandelen". Overname inzamelmiddelen Saver zal per 01 -01 -2024 een overdrachtsprijs betalen voor alle containers, die momenteel in het beheer en eigendom zijn van de gemeente. Saver N.V. neemt voor alle aandeelhoudende gemeenten namelijk het beheer, onderhoud en verantwoordelijkheid van alle inzamelmiddelen voor haar rekening, daarvoor moet het eigendomsrecht ook bij Saver N.V. liggen.

Rekening houdend met de nog geplande investeringen 2022 en 2023 is ingeschat dat de containers in Steenbergen per 01 -01 -2024 een boekwaarde hebben van afgerond C 711.300. Het voorstel van Saver is met een bedrag van C 760.000 iets hoger dan deze boekwaarde. Dat komt omdat in het verleden bepaalde aanschaffingen van containers 10007o ten laste van exploitatie zijn gebracht. Bij de onderhandelingen is uitgegaan van de gedane of anders gemiddelde aanschafwaarde + de afschrijvingstermijnen, zoals die in onze gemeente worden voorgeschreven. Op de overdrachtsdatum wordt de boekwaarde van de balans geboekt en betekent, dat vanaf dan geen afschrijvingslasten vanuit de activastaat van de gemeente worden doorbelast aan afval. De mogelijk boekwinst wordt na overdracht vanwege het voorzichtigheidsprincipe ten gunste gebracht van de egalisatievoorziening afval. Proces actualisatie budgetten De afvalstromen 2023 worden nog ingezameld en verwerkt conform de huidige wijze. Voor de belangrijkste afvalstromen 2023 is de aanbesteding tot 01-01-2024 geregeld. Afgelopen zomer zijn in overleg met de budgethouders de budgetten 2023 van afval geactualiseerd op basis van de dan bekende aantallen en prijsstijgingen. De verwachting is, dat bij sommige posten bij afval nog wel een overschrijding zal ontstaan vanwege de forse inflatie zoals deze momenteel geldt.

In het voorjaar 2023 worden de budgetten van afval nogmaals beoordeeld bij de Tussenrapportage en indien nodig aangepast. Mee- en tegenvallers worden dan verrekend met de aanwezige egalisatievoorziening afval (dus budgetneutraal). De stand van de voorziening is per 01 -01 -2023 C 351.000. Vanaf 2024 worden de meeste afvalstromen, indien ingestemd wordt met het aandeelhouderschap, ondergebracht bij Saver N.V. De eerste gevolgen van de aanbesteding en eventuele beleidswijzigingen (immers doelstelling is bijvoorbeeld om het restafval zoveel mogelijk te verminderen) worden op zijn vroegst voor de zomer bekend. Gedurende de zomer van 2023 is er overleg met de betrokken budgethouders en Saver over de actualisatie van budgetten van de afval op basis van de dan geldende prijzen en aantallen. De (financiële) gevolgen daarvan worden dan meerjarig verwerkt in de begroting 2024. Verder zal dan in het najaar ook duidelijk worden wat de gevolgen zijn voor de tariefbepaling 2024. Bij de afvalstoffenheffing wordt uitgegaan van lOOTo kostendekkendheid. In december 2023 vindt de raadsbehandeling van het nieuwe tarief van afval plaats bij de belastingvoorstellen 2024. 4

5. Duurzaamheid Aandeelhouder worden van Saver N.V. geeft gemeente Steenbergen een krachtiger platform om toe te werken naar een circulaire economie in de toekomst. Door met gelijkgestemde gemeenten intensiever op te trekken binnen een organisatie met een bredere doelstelling kan kennis uitgewisseld worden en kunnen initatieven verder ontwikkeld worden. 6. Risico's Door te kiezen voor aandeelhouderschap, in plaats van aan te besteden heeft gemeente Steenbergen geen mogelijkheid meer om één-op-één samen te werken met andere marktpartijen en lopen contracten allemaal via Saver N.V.. Wel staat Saver open voor samenwerking met lokale partijen en wordt dit in de voorbereidingen meegenomen. 7. Communicatie/Aanpak Indien uw raad akkoord gaat met de bevindingen, en daarbij behorende conclusies van het onderzoek is het aan te bevelen om zo snel mogelijk (in maart) te starten met de voorbereidingen. Dit gezien de gewenste voorbereidingstijd van minimaal 9 maanden (o.b.v. vergelijkbare trajecten recentelijk in Zundert en Rucphen). De planning is als volgt: - 31 januari presentatie bevindingen onderzoek in besloten informatieve raad - 8 februari oordeelvormende raad - 2 maart besluitvormende raad

8. Voorstel 1. De conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen en daarmee in te stemmen met het aandeelhouderschap van Saver N.V. per 01-01-2024 onder voorbehoud dat uw raad geen wensen en bedenkingen heeft ingediend. 2. Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een krediet van C 162.500,- voor de verwerving van aandeelhouderschap in Saver N.V. (1300 aandelen) en deze op te nemen in de begroting van 2024.

Hoogachtend, ļ burgemeester en wethouders van Steenbergen, ! de secretaris, de burgemeester,

It, MBA

5