Raadsvoorstel aanbesteding accountantsdienst 2022-2025 RD2100188.pdf

*RD2100188* RD2100188

Raadsvergadering 30 september 2021

Onderwerp: Start aanbestedingsprocedure accountantsdienst 2022-2025

Steenbergen; 5 augustus 2021

Aan de raad, 1. Inleiding In 2015 is de gemeenteraad van Steenbergen, samen met Bergen op Zoom, Woensdrecht en de ISD een overeenkomst aangegaan met accountantskantoor Baker Tilly voor het uitvoeren van de accountantscontrole. De overeenkomst is na besluit van uw raad inmiddels twee keer verlengd en dient er overgegaan te worden tot aanbesteding van de accountantscontrole. Met dit voorstel wordt u gevraagd om akkoord te gaan met het opstarten van de aanbestedingsprocedure. 2. Achtergrond In 2015 zijn de gemeenten Steenbergen, Bergen op Zoom en Woensdrecht en de uitvoeringsorganisatie de ISD een overeenkomst aangegaan met accountantskantoor Baker Tilly voor het uitvoeren van de wettelijke accountantscontrole. Het contract bood de mogelijkheid om de samenwerking met Baker Tilly maximaal twee keer met een jaar te verlengen. Van deze mogelijkheid hebben alle partijen gebruik gemaakt. Met de afronding van de jaarrekeningcontrole 2021 loopt het contract met Baker Tilly af. In het kader van de controlerende bevoegdheid van de gemeenteraad en conform artikel 213 van de Gemeentewet dient de gemeenteraad een externe accountant te benoemen voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole. De gemeenteraad is bevoegd, gelet op artikel 2.3 van de controleverordening ingevolge artikel 213 Gemeentewet, om voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast te stellen.

Na vaststelling van het programma van eisen kan de van start. Het betreft hier een aanbesteding door middel van een Europese aanbesteding waarbij de openbare procedure gevolgd wordt. Aan het einde van de aanbestedingsprocedure benoemt de gemeenteraad de accountant voor een periode van vier jaar, met mogelijkheid tot verlenging. Mede gelet op de overdracht van de oude naar de nieuwe accountant is het het streven om uiterlijk in de raadsvergadering van januari 2022 de nieuwe accountant te kunnen benoemen.

3. Overwegingen 1. Gezamenlijke aanbesteding Brabantse Wal gemeenten en ISD De wens tot gezamenlijk inkopen wordt mede gevoed door de intentie van de gemeenten Woensdrecht, Steenbergen en Bergen op Zoom om samen te werken op de Brabantse Wal. Daarnaast maakt ook de ISD Brabantse Wal deel uit van deze aanbesteding. Dat maakt het efficiënter als er binnen dit samenwerkingsverband met één accountant wordt gewerkt. Bovendien is de markt voor partijen die de controle voor gemeenten uit wil voeren beperkt. Met een gezamenlijke aanbesteding wordt een groter inkoopvolume aangeboden en wordt het voor accountantskantoren mogelijk aantrekkelijker om zich in te schrijven. Uiteindelijk gaat iedere gemeente voor zich een eigen overeenkomst aan met het toekomstige accountantskantoor en kan hierin eigen specifieke eisen en wensen over de op te leveren producten en diensten opnemen. Op grond van de controleverordening richt de aanbesteding zich op het aangaan van een overeenkomst voor een periode die noodzakelijk is voor de controle over de boekjaren 2022 t/m 2025, met de mogelijkheid tot verlenging onder dezelfde condities van twee keer twee boekjaren. 2. Vaststelling van het beschrijvend document (programma van eisen) De wettelijke verplichting van de accountantscontrole is vastgelegd in artikel 213 van de Gemeentewet.

In de controleverordening van de gemeente Steenbergen is bepaald dat de gemeenteraad de accountant benoemt en ten behoeve van de aanbestedingsprocedure het programma van eisen vaststelt. Ook zijn in de controleverordening de onderwerpen benoemd die in het beschrijvend document (programma van eisen) terug dienen te komen. Vanwege dat het gezamenlijke aanbesteding betreft zijn in het programma de gemeentespecifieke vereisten algemeen verwoord. Na vaststelling van het programma van eisen kan overgegaan worden tot openbare aanbesteding. Deze verplichting tot vaststelling door de gemeenteraad geldt eveneens voor de gemeenten Woensdrecht en Bergen op Zoom. Het beschrijvend document (programma van eisen) is voorbereid door een ambtelijke werkgroep, bestaande uit de (plaatsvervangend) griffiers en de concerncontrollers van de deelnemende gemeenten, de inkoopadviseur van de het Inkoopbureau West-Brabant en de inkoopadviseur van de gemeente Bergen op Zoom. Het programma van eisen is vervolgens in twee bijeenkomsten besproken met afgevaardigden van de audit committees (financiële commissies) van de deelnemende gemeenten. 3. Afwijking van de inkoopvoorwaarden Vanwege dat er sprake is van een gezamenlijke aanbesteding dient bepaald te worden welke inkoopvoorwaarden gehanteerd worden.

De gemeente Bergen op Zoom maakt voor de inkoopvoorwaarden gebruik van een uniform model, die niet wezenlijk afwijkt van de inkoopvoorwaarden van de gemeente Steenbergen. Ook bij de gezamenlijke aanbestedingsprocedure in 2015 zijn de inkoopvoorwaarden van Bergen op Zoom als uitgangspunt genomen. 4. Aanbestedings- en selectiecommissie In de vergadering van het audit committee van 31 mei is de opstart van de aanbestedingsprocedure besproken en hebben leden zich aangemeld om deel te nemen aan het beoordelingsteam. Voorgesteld wordt om de heren J.H.F. Weerdenburg, J.C.M. Verbeek aan te wijzen als leden en de heer B. Sluiters aan te wijzen als reservelid

2

4. Middelen De afgelopen jaren zijn de kosten voor de accountantscontrole gestegen. In deze aanbestedingsprocedure is rekening gehouden met het actuele prijspeil en een stijging door verrekening van de inflatie. De daadwerkelijke kosten zullen onderdeel uitmaken van een voorstel aan de raad bij de opdrachtverstrekking en kunnen mogelijk leiden tot mutaties van het meerjarenperspectief. 5. Risico’s De aanbestedingsprocedure is in gezamenlijkheid met de gemeenten op de Brabantse Wal opgestart. Indien u besluit niet in stemmen met het programma van eisen kan dit ertoe leiden dat de procedure vertraagd wordt en het niet mogelijk is om voor de gemeenteraadsverkiezingen de nieuwe accountant te benoemen en de overdracht van de oude naar de nieuwe accountant in de knel komt. Indien u besluit om een zelfstandige aanbestedingsprocedure te volgen kan dit ertoe leiden dat vanwege het beperkte inkoopvolume er geen inschrijvingen zullen zijn. Daarnaast is het risico aanwezig dat de aanbesteding leidt tot hogere kosten dan waarmee wij in de huidige begroting rekening hebben gehouden. 6. Communicatie/Aanpak Indien de raad instemt met het voorstel wordt in oktober het inkoopproces gestart. Voorlopig wordt er van uitgegaan dat in januari 2022 de raden een voorstel wordt gedaan voor de gunning en aanwijzing van een accountant.

Definitieve contractvorming met de individuele gemeente vindt dan plaats in de loop van 2022. 7. Voorstel U wordt voorgesteld: 1. De aanbesteding van de accountantscontrole voor de boekjaren 2022 t/m 2025 met de gemeenten Bergen op Zoom en Woensdrecht en de ISD uit te voeren. 2. Het beschrijvend document (programma van eisen) voor de Europese aanbesteding van de accountantscontrole voor de jaren 2022-2025 vast te stellen; 3. De algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Bergen op Zoom van toepassing te verklaren voor deze aanbesteding; 4. Met de gemeenten Bergen op Zoom en Woensdrecht een gezamenlijk beoordelingsteam in te stellen bestaande uit twee afgevaardigden vanuit de audit committees, de (plaatsvervangend) griffiers en concerncontrollers; 5. Namens uw raad de heren J.H.F. Weerdenburg en J.C.M. Verbeek aan te wijzen als leden en de heer B. Sluiters als reservelid van het beoordelingsteam. 6. Het beoordelingsteam mandaat te verlenen tot het indien nodig aanvullen en/of wijzigen van het programma van eisen. Hoogachtend, de plaatsvervangend griffier,

de voorzitter van het audit committee,

R.A.J. Defilet, MA

J.H.F. Weerdenburg

3