Oplegnotitie bij informatie tbv interpellatiedebat 30 september 2021 2132837.pdf

Reactie op verzoek om informatie interpellatiedebat 30 sept. 2021 in uw verzoek tot interpellatie van d.d. 17-9-2021 vraagt u om de volgende informatie (uiterlijk 27 sept. 2021) naar u toe te sturen:

Ten einde tijdens dit interpellatiedebat over juiste en volledige informatie te beschikken verzoeken wij het college om de raad de navolgende documenten ter beschikking te stellen. 1. Een beschrijving van de het huidige proces van vergunningverlening voor evenementen. Wie doet wat, op welk moment, en in welke situatie? Welke doorlooptijden zijn hiermee gemoeid? 2. Een overzicht van alle aangevraagde evenementenvergunningen van de laatste 12 maanden, onder vermelding van - datum van indiening - door de aanvrager gewenste datum van bekendmaking van het besluit - feitelijke datum van het afgeven (of gemotiveerd afwijzen) van de evenementenvergunning. Anders gezegd: In welke gevallen waren deze evenementenvergunningen te laat? Wij verzoeken u bovengenoemde informatie zo spoedig mogelijk met de raad te delen, doch uiterlijk op maandag 27 september 2021. Hierbij de gevraagde informatie en context Bijlage 1: Procesbeschrijving evenementenaanvraag Gem. Steenbergen; Bijlage 2: Werkinstructie evenementvergunning; Bijlage 3: Checklist organisatoren evenementen; Bijlage 4: Overzicht aangevraagde vergunningen laatste 12 maanden Hieronder een toelichting en context op deze documenten. Verbeteringen vanaf 2018 Sinds 2018 zijn al veel stappen gezet ter verbetering van het proces. Een interactief proces is gestart met alle partners die betrokken zijn bij het evenementenproces.

Het gaat dan om de brandweer, politie, buitendienst, adviseur openbare orde en veiligheid, het GHOR, vergunningverleners, etc. Hierbij is niet alleen het evenementenvergunningen proces beschouwd. Aanverwante zaken, zoals wat nodig is voor het veilig afsluiten van straten, zijn de afwijkingsvergunningen van het bestemmingsplan voor evenementen goed geregeld, hoe om te gaan met schade die door evenementen wordt veroorzaakt, etc. ook besproken. Het resultaat is een processchema (Bijlage 1) en werkinstructie (bijlage 2) waarin de gemaakte afspraken rondom het proces voor een evenementenaanvraag is vastgelegd alsook de termijnen. Het processchema is vervolgens uitgewerkt in een werkinstructie. De vergunningverlener heeft dan een overzicht wat, wanneer door wie en binnen welke termijn moet worden gedaan. Processchema en werkinstructie als hulpmiddel Het processchema (Bijlage 1) en werkinstructie (bijlage 2) zijn bijgevoegd. Let wel, dit proces gaat niet op tijdens een pandemie of in crisistijd. Dan spelen er andere factoren zoals een evenementenverbod of aanvullende maatregelen die geregeld wijzigen. Dit maakt dat het proces voor vergunningverlening moet worden gezien als leidraad voor de ambtelijke organisatie, externe adviseur, interne adviseurs en voor de organisator.

Als afwijkingen van het proces niet worden toegestaan, dan heeft dat als gevolg dat veel aanvragen geweigerd of buiten behandeling worden gelaten omdat organisatoren met regelmaat aanvragen onvolledig of te laat indienen. Het is een samenspel tussen alle partijen dat zorgt dat het evenement succesvol is. De vergunning is in principe “slechts” de administratieve voorbereiding. Faciliteren van organisatoren Faciliteren van organisatoren is het credo van waaruit gewerkt wordt. Om organisatoren te faciliteren zijn er twee belangrijke instrumenten ontwikkeld.

De eerste is de evenementenapp die in sept. 2019 is gelanceerd. Doel van de app is om het voor organisatoren eenvoudiger te maken om tijdig een complete aanvraag te doen. Vanwege de coronamaatregelen kwam het evenementenverbod en werd de app niet (meer) gebruikt. Het tweede instrument is de checklist (Bijlage 3) welke een compleet overzicht biedt aan een organisator van de bij een aanvraag behorende bijlagen. En bevat een inhoudsopgave van bijvoorbeeld een calamiteitenplan. Informatie bijeenkomst voor organisatoren Samen met het Evenementen Platform Steenbergen is in 2019 een informatiebijeenkomst voor organisatoren (onder de noemer expertmeeting) georganiseerd. Slechts 30% van de uitgenodigde organisatoren was aanwezig (jammer genoeg). Ondanks de beperkte opkomst was de bijeenkomst geslaagd te noemen. Onder ander is uitleg is gegeven over het evenementenproces, adviseurs zijn aan het woord geweest over hun rol en nog meer relevante vergunning gerelateerde zaken zijn besproken. Ook de vraag wat beter kan is in de nazit aan bod gekomen. Planning was om jaarlijks een dergelijke bijeenkomst te organiseren om de organisatoren nog beter te faciliteren, maar vanwege welbekende redenen is dit uitgesteld. Voorafgaand aan aanvraag overleg Er is geïnvesteerd in het structureel aanbieden van vooroverleg aan organisatoren, voorafgaand aan de formele aanvraag.

Doel is het evenement te bespreken en gezamenlijk de checklist te bekijken en eventuele bijzonderheden/aandachtspunten mee te nemen van voorgaande edities (als het gaat om een jaarlijks terugkerend evenement). Vanwege corona stonden de contacten in het teken van de coronamaatregelen die telkens wijzigden. Lange tijd, ca. drie kwart jaar, waren evenementen verboden. En helaas mogen de evenementen nog steeds niet zoals voor de corona crisis plaatsvinden vanwege beperkingen.

Tot slot, samenwerking is onmiskenbaar De samenwerking tussen gemeente, organisatie, en adviseurs zoals politie, brandweer maar ook de (interne) adviseur openbare orde en veiligheid is onmiskenbaar voor een soepel lopend proces. Temeer ook omdat de corona maatregelen nog niet achter ons liggen.