Herijkte Nota verbonden partijen versie 12 maart 2024 2409196.pdf

De gemeenten gaan er dan ook vanuit dat de verbonden partij een klachtregeling op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) heeft voor zover een verbonden partij gebonden is aan de Awb en zich houdt aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale Ombudsman.

Nadere toelichting op de afspraken voor gemeenschappelijke regelingen op basis van de Wgr Afspraak 1.1. Elke vorm van samenwerking begint bij duidelijke afspraken over bevoegdheden, verantwoordelijkheden, kaders en verantwoording Voor samenwerkingsvormen die geen verbonden partijen zijn is het lastiger om vooraf heldere afspraken te maken over de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangezien een wettelijk kader hiervoor ontbreekt. Om gemeenteraden ook bij deze samenwerkingsvormen in

2 Samenwerking bedrijfsleven, onderwijs en overheid

19

positie te brengen en te houden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende bevoegdheden uit te oefenen, is het noodzakelijk om ook over deze vormen van samenwerking kaderstellende afspraken vast te leggen. Deze afspraak gaat over de samenwerking tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten en andere partijen zonder formele structuur. Met bestuurders, griffiers en gemeentesecretarissen uit West-Brabant is overleg gepleegd om te peilen in hoeverre we tot een meer eenvormige governance richting gemeenschappelijke opgaven kunnen komen. In de afgelopen jaren is duidelijk geworden dat bijvoorbeeld het organiseren van regiobrede bijeenkomsten door één of meer gemeenschappelijke regelingen op steeds minder bezoek van raadsleden of hun ondersteuners kan rekenen. Dat werd nog gecompliceerder omdat tijdens en na corona ook digitale bijeenkomsten werden georganiseerd. Die hadden als voordeel dat reisafstanden en -tijden worden geëlimineerd, maar als nadeel dat het onderlinge contact tussen raadsleden wegviel. Daarnaast is in de governance op gemeentelijk niveau een veelvoud van vormen te zien in de wijze waarop de gemeenten en raden zelf naar samenwerkingssopgaven of naar gemeenschappelijke regelingen kijken.

Er zijn raden die alleen in gesprek zijn met hun college(leden) tot raden waar er gestructureerde contacten en uitwisselingen zijn tussen de portefeuillehouder, een deel van de raadsleden/burgerleden en beleidsmedewerkers of waar een regiocommissie actief is. Wat bestuurders opvalt is dat het gesprek, ook in veel raden vaak neigt naar een gesprek over financiën en vaak los staat van de relatie tussen de eigen beleidsambities van een gemeente en de rol van een samenwerkingspartner hierin. Laat staan dat er ook gekeken wordt naar dwarsverbanden tussen de regelingen. Verder is er geen gremium voor gesprekken over bijvoorbeeld Regionale Investeringsagenda (RIA), Regionale Energiestrategie (RES), Provinciaal Meerjarenprogramma Infrastructuur Energie en Klimaat (PMIEK), regionale Woondeals enz. Steeds vaker ontstaan opdrachtstructuren buiten de raden om waarin invulling wordt gegeven aan rijks-, provinciale of regio opgaven. We constateren dat er behoefte is aan een vorm of structuur die een breed gesprek hierover faciliteert. In West-Brabant beschikken we nog niet over zo’n structuur. Hieronder beschrijven we hoe we faciliteren dat een breed gesprek tussen de deelnemende gemeenten mogelijk wordt. We doen dit door te voorzien in een commissie met daarin een raadslid (inclusief plaatsvervanger) per deelnemende gemeente.

Overigens staat het gemeenteraden vrij om ervoor te kiezen geen raadslid aan te wijzen. Deze commissie stelt gezamenlijk een (jaar)agenda op van te bespreken onderwerpen die regionaal spelen. De commissie wordt ondersteund door enkele griffiers en adviseert over procesmatige aspecten en houdt een regionale kernagenda bij, met daarop een overzicht van de samenwerkingsvormen zonder formele structuur inclusief de te bereiken maatschappelijke effecten en de mijlpalen die relevant zijn voor de gemeenteraden. Verder heeft de commissie een signaalfunctie in de verbinding tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities/instrumenten. Afspraak 2.1. Risicoprofiel als kader voor actieve informatieplicht, informatievoorziening en vorm van raadssamenwerking De informatiestromen op grond van de nu geldende Wgr zien er schematisch als volgt uit:

20

Hieronder lichten we de informatiestromen die in bovenstaande afbeelding worden weergegeven toe: 1. Het collegelid dat lid is van het algemeen bestuur heeft een actieve en passieve informatieplicht naar de gemeenteraad. In het kader van de actieve informatieplicht geeft het collegelid uit zichzelf informatie aan de raad over hetgeen speelt in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. We spreken van passieve informatieplicht wanneer het collegelid naar aanleiding van vragen van (een lid van) de raad informatie aan de raad geeft over hetgeen speelt in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 2. Leden van de gemeenteraad kunnen het (algemeen) bestuur van een gemeenschappelijke regeling om inlichtingen vragen (artikel 17 Wgr) waarop het bestuur verplicht is te antwoorden. Deze verplichting richt zich niet alleen op informatie over te nemen besluiten, maar betreft alles dat de raad behoort te weten om zijn taak goed te kunnen vervullen. 3. Aan artikel 17 is een nieuw lid (lid 2) toegevoegd dat regelt dat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling, dat bestaat uit drie bestuursorganen te weten algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter, de gemeenteraden alle inlichtingen geeft die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Een actieve informatieplicht dus vanuit het bestuur naar de raden van de deelnemende gemeenten.

Gemeenschappelijke regelingen leveren een belangrijke bijdrage aan het realiseren van maatschappelijke effecten en doelen die zijn opgenomen in de gemeentelijke begrotingen. Om te bepalen in welke mate deze effecten en doelen behaald worden en om waar nodig bij te sturen, is de actieve informatieplicht van de gemeenschappelijke regelingen nodig. De raad kan immers alleen goed sturen en controleren als hij tijdig, juist en volledig door het college én door het bestuur van de verbonden partij wordt geïnformeerd. Deze informatievoorziening bestaat voor alle verbonden partijen uit drie onderdelen: 1. De paragraaf verbonden partijen zoals opgenomen in de gemeentelijke begrotingen en jaarrekeningen. De paragraaf voldoet tenminste aan de vereisten uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 2. Rapportage op afwijkingen en (voorgenomen) wijzigingen in de bestuurlijke rapportages van de colleges aan de gemeenteraden. 3. Actieve informatievoorziening door: • het collegelid dat de gemeente in de gemeenschappelijke regeling vertegenwoordigt en • het bestuur van de gemeenschappelijke regeling (artikel 17, lid 2 Wgr). Radenadviescommissies In bijlage 2 geven we een afwegingskader om te komen tot radenadviescommissies weer. De interpretatie van de weegfactoren blijft een individuele zaak van iedere gemeenteraad.

Als optie is het ook mogelijk dat wanneer één of meerdere raden de noodzaak van een radenadviescommissie inroepen, andere raden daaraan solidair zijn en deze oproep ondersteunen. Dat betekent niet dat alle raden een vertegenwoordiger voor een radenadviescommissie moeten aanwijzen. Zoals hierboven al beschreven is het opleggen van een radenadviescommissie door een gezamenlijk raadsbesluit een mogelijkheid. Hierbij blijft de vraag of raden of de gemeenschappelijke regeling die dat treft daar collectief dezelfde urgentie bij hebben. Een te hanteren uitgangspunt kan zijn dat er in het West-Brabantse geen radenadviescommissies worden ingesteld tenzij er sprake is van een bijzondere maatschappelijke impact. Daarbij dient in het oog te worden gehouden dat het instellen van een radenadviescommissie als reactie op een plotseling opkomende maatschappelijke impact een forse procedurele doorlooptijd kent van 1 jaar. Risicoprofiel op basis van maatschappelijke en financiële impact Voor gemeenschappelijke regelingen met een beperkte maatschappelijke en financiële impact volstaan we met het basispakket zoals weergegeven in onderstaande figuur. Dit basispakket bestaat uit het beoordelen van de kaderbrief, het indienen van zienswijzen op de ontwerpbegroting van een gemeenschappelijke regeling, het beoordelen van de informatie in de jaarstukken van de

21

gemeenschappelijke regeling, informatie in de paragraaf verbonden partijen van de gemeentelijke begroting en de gemeentelijke jaarrekening en het beoordelen van de informatie die is verstrekt in het kader van de actieve informatieplicht. Bij een hogere maatschappelijke of financiële impact is aanvullende informatie in de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening nodig. Welke informatie benodigd is, wordt bepaald door de specifiek geconstateerde impact. Daarnaast is extra tussentijdse informatie nodig en kan gebruik gemaakt worden van het recht van onderzoek. Bij een hoge maatschappelijke én financiële impact worden aanvullend op het vorenstaande aanvullende kaders en prestatie-indicatoren vastgesteld, wordt een verzoek gedaan tot het houden van een rekenkameronderzoek en wordt het college gevraagd een onderzoek naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de verbonden partij uit te voeren. De concrete invulling is maatwerk per gemeente en per verbonden partij.

22

Te kiezen invulling per gemeente 1. De gemeenteraad kan verbonden partijen als vast agendapunt opvoeren bij de raadscyclus. Dit kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan de agenda van het algemeen bestuur van de verbonden partij. Tijdens dit agendapunt informeert de portefeuillehouder de gemeenteraad. 2. Het college van B&W kan buiten de raadsvergadering om de raad actief informeren door middel van bijvoorbeeld nieuwsbrieven of het verzorgen van toelichtingen voor een raadswerkgroep met afgevaardigden van alle raadsfracties. 3. De gemeenteraad kan, op voorstel van de raadsleden die meedenken over het programma en de invulling van de radenbijeenkomsten, samen met de gemeenschappelijke regelingen (subregionale) radenbijeenkomsten organiseren. 4. Jaarlijks informeren verbonden partijen in hun jaarstukken op welke manier of op basis van welk normenkader en in welke mate ze aantoonbaar voldoen aan de AVG, de informatieveiligheid, Woo en de rechtmatigheidsvereisten. 5. Deelnemende partijen van bestaande verbonden partijen en nog op te richten verbonden partijen stellen op transparante wijze hun verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de AVG vast, zoals het afhandelen van datalekken, het afhandelen van verzoeken in het kader van de rechten van betrokkenen en klachtenafhandeling. 6.

De Wgr biedt de mogelijkheid om een gemeenschappelijke adviescommissie van raadsleden op te richten voor een gemeenschappelijke regeling. Hoe hoger maatschappelijke en financiële impact van de gemeenschappelijke regeling des te waardevoller de adviescommissie kan zijn. Het is niet wenselijk om voor alle gemeenschappelijke regelingen een adviescommissie op te richten. De volgende criteria kunnen gehanteerd worden bij de keuze voor het instellen van een adviescommissie: a. Is de gemeenschappelijke regeling beleidsarm of beleidsrijk. Advies is alleen een adviescommissie voor beleidsrijke gemeenschappelijke regelingen in te stellen; b. Richt de adviescommissie op het versterken van de verbinding tussen de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers; c. Laat, omdat de Wgr niet is gedualiseerd, de adviescommissie niet adviseren aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling maar aan de gemeenteraden van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten. Schematisch werken we deze criteria uit in bijlage 2 Archiefwet De Archiefwet stelt regels voor de inrichting en het beheer van de informatiehuishouding bij alle overheidsorganisaties. Daaronder vallen – naast de gemeenschappelijke regelingen - eveneens de privaatrechtelijke verbonden partijen, aangezien zij (ook) een overheidstaak uitvoeren.

Verder benoemt de Archiefwet de verantwoordelijkheden op dit gebied en wijst de wet deze toe aan de verschillende overheidsorganen. Genoemd overheidsorgaan wordt daarmee Zorgdrager, verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen overheidsinformatie. Zorg wordt daarbij gedefinieerd als de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van het overheidsorgaan voor de uitvoering van de Archiefwet. Als een gemeentelijke taak wordt uitgevoerd door een verbonden partij, kan het beheer van de informatie die voortkomt uit het uitvoeren van die taak gemandateerd of gedelegeerd worden aan de verbonden partij. De zorg voor die informatie blijft echter te allen tijde bij de gemeente liggen; het college van B&W kan als Zorgdrager de zorg niet mandateren of delegeren aan de verbonden partij. Dat heeft gevolgen voor de status en het beheer van de informatie, bijvoorbeeld als een gemeente zich losmaakt van de verbonden partij, opheffing van de verbonden partij of het overbrengen van de informatie van een verbonden partij naar een archiefdienst. Het is belangrijk duidelijke afspraken te maken tussen gemeenten en verbonden partijen op het gebied van informatie- en archiefbeheer en wetende dat de informatiehuishouding van de verbonden partijen steeds belangrijker wordt om tot een transparante en open overheid te komen.

23

Afspraak 2.2. Gemeenten zorgen voor gezamenlijke integrale aansturing en afstemming De afspraak over afstemming en aansturing vullen we concreet als volgt in: 1. Per gemeenschappelijke regeling wordt bepaald hoe (sub)regionale afstemming wordt vormgegeven. Uitgangspunt is dat deelname aan ambtelijke en bestuurlijke overleggen pragmatisch en praktisch wordt ingestoken en waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande overleggen. 2. In situaties waarin de ontwikkelingen bij een verbonden partij daartoe aanleiding geven, kunnen gemeenten krachten bundelen. De regionale afstemming draagt hieraan bij. Uitgangspunt is dat één bepaalde gemeente per verbonden partij de leiding neemt en mede namens andere deelnemende gemeenten opereert in de richting van een verbonden partij. De gemeenten spreken zo zoveel mogelijk met één mond richting verbonden partij. 3. Beoordelen van strategische documenten kan worden voorbereid door contactambtenaren van meerdere gemeenten waarbij één bepaalde gemeente de leiding neemt (om te borgen dat afstemming daadwerkelijk plaatsvindt). Afstemming vindt integraal plaats, dat wil zeggen met zowel beleidsmatige als financiële inbreng. Ook een vertegenwoordiging van de verbonden partij wordt betrokken zodat de juiste expertise beschikbaar is (bijvoorbeeld bij het opstellen van richtlijnen voor de beleidsmatige en financiële kaders). Afspraak 2.3.

Gezamenlijke kaderstelling met financiële en beleidsmatige richtlijnen voor de begroting De deelnemers van een verbonden partij sturen op de beleidsmatige en financiële kaders van een verbonden partij door richtlijnen mee te geven. De raden van de deelnemende gemeente stellen vanuit hun kaderstellende rol voorafgaand aan de kaderbrief de richtlijnen op. De colleges maken deze kenbaar aan de verbonden partij. De richtlijnen worden door de gemeenteraden uiterlijk 15 november vastgesteld. Gemeenteraden kunnen ervoor kiezen de richtlijnen op te nemen in de begroting of in een afzonderlijk voorstel. Voor de gemeenschappelijke regelingen geldt dat de deelnemers aan de gemeenschappelijke regelingen de algemene financiële en beleidsmatige kaders uiterlijk 1 februari ontvangen3. De gemeenschappelijke regeling reageert in de kaderbrief op de richtlijnen, en maakt hierin de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten kenbaar. De kaderbrief is de eerste stap bij het opstellen van de begroting voor het komende jaar. Wanneer een gemeenschappelijke regeling binnen de kaders van deze nota en de door de gemeenteraden gestelde richtlijnen blijft, is de kaderbrief kort.

In de kaderbrief wordt immers alleen ingegaan op: • De verwerking van de door de deelnemers gegeven richtlijnen; • Een gemotiveerd voorstel voor afwijking van de gegeven richtlijnen voor zover dit aan de orde is; • De algemene beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die consequenties hebben voor de op te stellen begroting. De financiële richtlijnen zijn zoveel mogelijk afgestemd op het voorstel dat door de burgemeesters van Breda en Tilburg en enkele grote(re) verbonden partijen in dit kader is opgesteld voor Midden- en West-Brabant. In de financiële richtlijnen is, in richtlijn 5, met name aandacht geschonken aan het al dan niet aanhouden van een algemene reserve door de verbonden partij. Uitgangspunt is dat de weerstandscapaciteit zich bij gemeenten bevindt, maar dat de verbonden partij een beperkte algemene reserve kan aanhouden ten behoeve van onvoorziene situaties zoals een hogere inflatie en

3 Deze datum wijkt af van de datum in de Wgr. In deze nota is gekozen voor een eerdere datum om ruimte te

creëren voor sturing aan de voorkant.

24

een hogere CAO-wijziging dan geraamd. Het AB stelt daartoe bij voorkeur éénmaal per vier jaar de maximale omvang van de algemene reserve (in percentage) vast. Omdat de algemene reserve onderdeel is van de (concept) begroting(wijziging) hebben gemeenteraden de gelegenheid om daarop een zienswijze in te dienen. De algemene reserve wordt gevoed vanuit het rekeningresultaat. Hierop is één uitzondering van toepassing, te weten wanneer op basis van het financieel toezicht wordt vastgesteld dat de hoogte van de algemene reserve ontoereikend is. In dat geval kan het AB ervoor kiezen de algemene reserve op andere wijze te vullen. Bij de bepaling van de omvang van de algemene reserve kan het AB zich laten adviseren door de accountant. De algemene reserve is dus geen doel op zich maar een middel om de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling doorgang te laten vinden. Aangezien West-Brabant niet op zichzelf staat en we in diverse verbonden partijen te maken hebben met deelnemers van buiten de regio, is met hen afstemming op dit punt gezocht. Gebleken is dat een aantal grote(re) verbonden partijen inmiddels werkt met een algemene reserve welke varieert tussen de 4 en 10%.

Om nu enerzijds enige kadering te geven aan het begrip ‘beperkte algemene reserve’ en anderzijds de samenwerking binnen de verbonden partijen (die de regiogrens overschrijden) werkbaar te houden, is in overleg gekomen tot het opnemen van een maximum van 8% tot afkadering van het begrip ‘beperkt’. Afspraak 2.4. Termijnen voor behandeling van conceptbegroting en jaarrekening (1 april en 1 juli) In onderstaande figuur wordt aangegeven welke informatie de begroting op grond van het BBV moet bevatten:

De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. De financiële begroting omvat een overzicht van baten en lasten inclusief een toelichting, een bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld en een uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting.

Nadere toelichting op de afspraken voor privaatrechtelijke verbonden partijen op basis van het BW Algemeen De Gemeentewet schrijft voor dat het college B&W slechts besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

25

Afspraak 3.1. Borgen van zeggenschap via statuten en beïnvloeding hiervan door wensen en bedenkingen Op grond van het BW komt een aantal bevoegdheden exclusief aan de algemene vergadering van aandeelhouders (bij kapitaalvennootschappen) toe. De belangrijkste zijn: • het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur; • het vaststellen van het beloningsbeleid voor het bestuur en het vaststellen van de vergoeding van de commissarissen; • het vaststellen van de begroting, de jaarrekening en het goedkeuren van de voorgestelde winstuitkering/reservering; • het benoemen, het schorsen en ontslaan van een commissaris (indien betreffende kapitaalvennootschap een raad van commissarissen al of niet verplicht heeft; bij een structuurvennootschap zijn deze bevoegdheden overigens beperkter); • het vaststellen/wijzigen van de statuten; • het ontbinden en omzetten van de vennootschap; • het goedkeuren van ingrijpende besluiten (besluiten over de identiteit of het karakter van de vennootschap); • het uitgeven van aandelen (hieronder valt het laten toetreden van andere gemeenten tot de overheids -NV of -BV) In sommige gevallen is het verplicht een RvC in te stellen (structuurvennootschap), als de kapitaalvennootschap voldoet aan drie cumulatieve criteria 4. In dat geval komen er aan de RvC dwingendrechtelijk een aantal bevoegdheden toe.

Echter bij een 100% overheids -NV of -BV is het zogeheten zwakke structuurregime van toepassing, d.w.z. dat het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur een bevoegdheid blijft van de AVA. Privaatrechtelijke en publiekrechtelijke rechtspersonen dienen zich te houden aan wetgeving die op hen van toepassing is, in het bijzonder de Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012), voor zover deze van toepassing is (betreffende rechtspersoon kwalificeert zich als een aanbestedende dienst cf. de criteria in artikel 1 Aw 2012). De reden is tweeledig: 1. als de gemeente onder het mom van quasi-inbesteding een-op-een opdrachten verstrekt aan de betreffende verbonden partij dan moet er voldaan worden aan drie cumulatieve criteria (als hier niet aan voldaan wordt is er sprake van een rechtmatigheidsfout die de gemeente wordt aangerekend). De criteria zijn: a. er kan toezicht worden uitgeoefend op de verbonden partij door de gemeente(n) alsof het een eigen dienst is; b. geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon; c. meer dan 80% van de omzet wordt gerealiseerd door de deelnemende gemeenten/deelnemers. De betreffende verbonden partij dient in de jaarstukken te rapporteren of er voldaan wordt aan deze drie cumulatieve criteria. 2.

de gemeente dient als onderdeel van de overheid erover te waken dat verbonden partijen waaraan zij deelnemen zich houden aan de wetgeving die voor hen geldt. Afspraak 3.3. Evenwichtig samengestelde raden van bestuur, directies en raden van toezicht/commissarissen (benoemen, verlengen, schorsen en ontslaan) Het benoemingsproces voor de RvB en RvC ziet er in veel gevallen als volgt uit: • De RvC stelt een profielschets op en stemt deze af met de colleges van B&W;

4 Deze criteria zijn:

1. 2. 3.

Uit de balans met toelichting blijkt dat het geplaatste kapitaal samen met de reserves ten minste een bij koninklijk besluit vastgesteld grensbedrag bedraagt (huidig: € 16.000.000); de vennootschap of een afhankelijke maatschappij heeft krachtens wettelijke verplichting (WOR) een ondernemingsraad (OR) ingesteld; bij de vennootschap en haar afhankelijke maatschappijen samen, zijn in de regel ten minste 100 werknemers in Nederland werkzaam.

26

• • • •

De RvC start op basis van de profielschets de zoektocht naar geschikte kandidaten, waarbij de colleges van B&W de mogelijkheid hebben om aanvullingen te doen; De zoektocht resulteert in een longlist die de RvC terugbrengt naar een shortlist van circa drie kandidaten die aan de colleges van B&W wordt voorgelegd; De colleges van B&W hebben de mogelijkheid om de shortlist met de RvC te bespreken en hun voorkeur(en) te uiten en/of aanbevelingen te doen; De RvC komt uiteindelijk tot een kandidaat die aan de AVA (gemeenten) wordt voorgedragen.

De colleges van B&W kunnen op deze wijze aan de voorkant invloed uitoefenen door specifieke vaardigheden/competenties aan de profielschets toe te voegen. Zodra de RvC een shortlist met kandidaten heeft geselecteerd dan zullen de colleges van B&W de kandidaten beoordelen. Vervolgens hebben de colleges van B&W de mogelijkheid hun voorkeur voor een kandidaat uit te spreken. Na benoeming informeren de colleges van B&W de gemeenteraden. Afspraak 3.5. Beloningsbeleid zoveel mogelijk conform WNT Beloningsbeleid bestuurders Het beloningsbeleid moet de deelneming in staat stellen om gekwalificeerde en deskundige bestuurders aan te trekken en tevens rekening houden met het publieke belang en het maatschappelijk kapitaal dat de deelneming beheert. Het is mogelijk dat een verbonden partij om passende redenen afwijkt van de WNT, bijvoorbeeld vanwege de eigenschappen van de onderneming die voornamelijk private activiteiten ontplooit in een concurrerende omgeving. Dit vergt een ander type bestuurders die over de competenties beschikken om in een private markt te opereren, waarbij het kan zijn dat de WNT niet passend is. In dat geval kan er van de WNT worden afgeweken en maatwerk worden toegepast. Naast het hanteren van de WNT is transparantie over het beloningsbeleid belangrijk voor de gemeenten.

Via het jaarverslag van de gemeenten wordt in de paragraaf verbonden partijen inzicht gegeven welke verbonden partijen aan de WNT voldoen, en welke hiervan afwijken (naast formele publicatievoorschriften die de deelnemingen hebben en rekening houdend met bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Beloningsbeleid commissarissen Een goede evenwichtig samengestelde RvC is cruciaal voor het toezicht op het bestuur en de strategische richting van de verbonden partij. De aandeelhouder stelt de bezoldiging van de RvC vast en hierbij wordt de WNT gehanteerd. Ook geldt dat als dit niet passend is, maatwerk wordt toegepast. Het voorstel van de RvC voor de bezoldiging van de leden wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de aandeelhouders. Afspraak 3.6. Invloed op strategiebepaling door college en gemeenteraad Bij de totstandkoming en de evaluatie van de strategie zien de gemeenten tenminste toe op de volgende onderdelen: • Governance: De opzet en werking van de governance dient een vast onderdeel te zijn; • Publiek belang: Het publiek belang staat centraal in de strategie van de verbonden partij.

De strategie van de verbonden partij dient dienstbaar te zijn aan het publiek belang van de deelnemende gemeenten; • Maatschappelijke effecten: De strategie bevat heldere maatschappelijke effecten die de verbonden partij moet realiseren; • Doelstellingen: De strategie bevat realistische en haalbare doelstellingen, die zijn onderbouwd door enerzijds de ontwikkelingen in kansen en bedreigingen en anderzijds de karakteristieken van de onderneming in termen van sterkten en zwakten. Aan de hand van kengetallen wordt jaarlijks beoordeeld in welke mate de maatschappelijke effecten en daarmee samenhangende strategische doelstellingen worden behaald; • Investerings- en financieringsbeleid: De strategie moet duidelijkheid verschaffen over de belangrijke investeringen in de komende jaren en over de financiering en dekking van deze investeringen. De colleges van B&W maken met haar verbonden partijen afspraken over specifieke drempelbedrag(en) waarboven goedkeuring van de aandeelhouder vereist is. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden over specifieke drempelbedrag(en) waarboven

27

•

goedkeuring van de aandeelhouder vereist is alsmede de verleende goedkeuringen boven de specifieke drempelbedragen; Duurzaamheid: De gemeenten willen dat in de strategie de duurzaamheidsdoelstellingen van de deelnemingen concreet worden benoemd en aansluiten op die van de gemeenten.

Afspraak 3.8. Tijdig deponeren van jaarstukken, beoordeling en transparant publiceren daarvan Monitoren en toetsen kan op 2 manieren: Monitoring vooraf en/of gedurende een boekjaar • Actieve beheersing Gedurende het boekjaar en in de aanloop naar het vaststellen van de jaarrekening verwachten de colleges van B&W van het bestuur (en directies) en de Raad van Commissarissen (en raad van Toezicht) tussentijdse rapportages en een actief beheer en actieve signalering. Dit komt tot uiting door actieve signalering op: 1. Het in mindere mate dan afgesproken behalen van de maatschappelijke effecten; 2. Een teruglopende financiële gezondheid van de onderneming; 3. Een wijziging van de strategische koers van de onderneming; 4. Organisatorische onrust binnen de onderneming; 5. Wijzigingen in het risicoprofiel van de onderneming. •

Strategie en investeringen Uit de strategie en het bijbehorende bedrijfsplan moet duidelijk blijken wat de gevolgen voor de gemeenten zijn. Belangrijke indicatoren waarop de gemeenten toetsen zijn de te bereiken maatschappelijke effecten, de meerjarige ontwikkeling van het resultaat, de kasstroom, het (herijken van) dividendbeleid en de uitkering van dividend, de omvang en samenstelling van de balans van de onderneming, de kredietwaardigheid, de risico’s en de duurzaamheidsdoelen. De gemeenten willen hun risico’s beheersen door over het bedrijfsplan en/of jaarplan (inclusief begroting) en de jaarstukken tijdig en adequaat door de verbonden partij geïnformeerd te worden over de strategische, operationele en financiële risico’s, alsmede de mate waarin de risico’s worden gemitigeerd en de maatregelen die daartoe worden ondernomen. Als de colleges van B&W via de statuten een goedkeuringsrecht over de investeringen hebben verworven (in omvang en aard) hanteren de gemeenten tenminste de volgende criteria om de investeringen te toetsen: 1. De investering dient in lijn te zijn met het publiek belang, de statutaire doelstellingen en de strategie van de onderneming. 2. De verbonden partij heeft de investering afgezet tegen enkele realistische alternatieven. Ook het alternatief ‘niets doen’ is daarbij in beeld gebracht. 3.

De investering heeft een aanvaardbare impact op de vermogenspositie van de verbonden partij. De colleges van B&W bekijken hiervoor bijvoorbeeld de impact op de kredietwaardigheid, en de solvabiliteit.

Monitoring en toetsing na afloop van een boekjaar Doorgaans leggen de privaatrechtelijke verbonden partijen verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer in het bestuursverslag als onderdeel van het jaarverslag dat uiterlijk binnen de statutaire termijn door de aandeelhouders moet worden vastgesteld. De colleges van B&W beoordelen jaarverslagen op: • Tijdigheid en transparantie: de deelneming moet binnen de wettelijke en statutaire termijn het jaarverslag publiceren en deponeren bij de Kamer van Koophandel; • Realisatie beoogde maatschappelijke effecten en doelen: het verslag van het bestuur beschrijft de maatschappelijke effecten en de doelstellingen en de mate waarin de onderneming deze maatschappelijke effecten en doelstellingen heeft bereikt. Ook geeft de verbonden partij daarbij de scores op de afgesproken effectindicatoren weer; • Financiële kengetallen: de colleges van B&W beoordelen de ontwikkelingen bij een deelneming aan de hand van gebruikelijke financiële ratio’s (waaronder solvabiliteit). Daarnaast kunnen de colleges van B&W per deelneming ook een aantal niet-financiële kengetallen hanteren, waarover de onderneming in het jaarverslag rapporteert; • Risico’s: de onderneming dient in het jaarverslag te rapporteren over strategische, operationele en financiële risico’s;

28

• • •

Handelen conform statuten en overeenkomsten; Toepassing beginselen Corporate Governance Code: de colleges van B&W verzoeken deelnemingen om de Corporate Governance Code en WNT toe te passen en daarover te rapporteren in het jaarverslag; Accountantsverklaring: het jaarverslag, inclusief bestuursverslag en jaarrekening, moet zijn voorzien van een goedkeurende samenstel- of controleverklaring van een NBA Accountant.

29

Bijlage 2 Afwegingskader gemeenschappelijke adviescommissie

30