Concept Nota verbonden partijen West-Brabant 2327778.pdf

CONCEPTVERSIE: 25 JULI 2023

1

1. Inleiding Voor u ligt de conceptnota verbonden partijen West-Brabant 2023. We verzoeken u hierop uw zienswijzen kenbaar te maken. Het begrip ‘verbonden partij’ is ontleend aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Daarin staat dat een verbonden partij een privaatrechtelijk of publiekrechtelijke organisatie is waarin de provincie of gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Een financieel belang wordt gedefinieerd als een aan de betrokken organisatie ter beschikking gesteld bedrag dat niet die organisatie failliet gaat, dan wel het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de organisatie haar verplichtingen niet nakomt. Waarover gaat de nota verbonden partijen? Het komen tot en het werken met een verbonden partij kent vier fasen: ‘ontwerpen’, ‘oprichten’, ‘beheersen & samenwerken’ en ‘evalueren’. Voor de fasen ‘ontwerpen’ en oprichten’ verwijzen we kortheidshalve naar de publicatie “Intergemeentelijke samenwerking toegepast” van de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: intergemeentelijk-samen_20150528.pdf (vng.nl). Deze conceptnota handelt over ‘beheersen en samenwerken’ en ‘evalueren’.

In deze conceptnota gaan we achtereenvolgens in op de afspraken over publiekrechtelijke samenwerking op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, privaatrechtelijke samenwerking op basis van het Burgerlijk Wetboek en informele samenwerkingsvormen. Waarom is een nota verbonden nodig? Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten schrijft voor dat de gemeentelijke begroting een verplichte paragraaf verbonden partijen bevat. Deze paragraaf bevat ten minste de visie op en de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen en de lijst van verbonden partijen, die wordt onderverdeeld in: 1°. Gemeenschappelijke regelingen; 2°. Vennootschappen en coöperaties; 3°. Stichtingen en verenigingen, en 4°. Overige verbonden partijen. De paragraaf verbonden partijen in de gemeentebegroting is daarmee ook kaderstellend. De betekenis daarvan is onder meer afhankelijk van de vraag of er een door de Raad vastgestelde actuele nota verbonden partijen aanwezig is die een zelfstandige kaderstellende rol heeft. Als dat zo is, kan de paragraaf verbonden partijen in de begroting voor wat betreft de visie op en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen worden beperkt tot een verwijzing naar betreffende kadernota verbonden partijen. Met het opstellen van deze nota leggen we de visie op en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen in West-Brabant vast.

Wat ging er vooraf aan deze conceptnota? In 2015/2016 stelden de gemeenteraden in West-Brabant een gelijkluidende nota Verbonden Partijen vast. In 2020 is de werking van deze nota geëvalueerd. In 2021 besloten de gemeenteraden in WestBrabant over deze evaluatie. De werkingsduur van de nota werd verlengd in afwachting van een herijkte nota. Afgesproken werd om de nota te herijken op basis van de resultaten van de uitgevoerde evaluatie en de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die per 1 juli 2022 van kracht werd. Ook werd afgesproken om in overleg met de regio Midden-Brabant te onderzoeken of gekomen kan worden tot één nota verbonden partijen voor heel Midden- en West-Brabant. In deze conceptnota verwerken we enerzijds de wijzigingen van de Wgr die per 1 juli 2022 van kracht zijn en gericht zijn op het geven van meer een betere handvatten aan volksvertegenwoordigers om invloed uit te oefenen op de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen en om hun controlerende taken uit te voeren. Anderzijds geven we invulling aan de conclusies uit de evaluatie van de nota uit 2015/2016. Deze conclusies luidden samengevat als volgt: “De nota functioneert over het algemeen goed, al kunnen vragen worden gesteld bij het, volgens sommigen, te formele karakter

2

ervan. Hiermee wordt bedoeld dat de nota een goed stramien geeft voor de stroomlijning van de planning & control cyclus (P&C-cyclus), maar onvoldoende handvatten geeft om met elkaar het gesprek aan te gaan over de inhoud van de dienstverlening door de verbonden partij. Bij eventuele aanpassing van de nota klinkt de roep het vooral praktisch en niet al te formeel te houden, en meer de dialoog aan te gaan over de inhoud en de uitvoering van de werkzaamheden.” Met de nu voorliggende conceptnota geven we invulling aan de wens om de betrokkenheid van de raden op inhoud en cultuur, in plaats van de betrokkenheid enkel op financiën, centraal te stellen. Verder leggen we financiële basisafspraken voor gemeenschappelijke regelingen vast waarmee er zowel voor de gemeenten als de gemeenschappelijke regelingen voor zover mogelijk meer duidelijkheid en eenduidigheid ontstaat op financieel gebied. Daarmee kunnen gemeenteraden meer gaan sturen op de inhoudelijke bijdragen van verbonden partijen aan de effecten en doelen die de gemeenteraden willen bereiken. Overigens zorgen we wel voor flexibiliteit die nodig is wanneer zoals bijvoorbeeld in het afgelopen jaar de inflatie fors oploopt en de loonstijging hoger is dan in de afgelopen jaren.

Daarnaast gaan we ook nader in op de rol van de verschillende planning & control producten die gemeenschappelijke regelingen op grond van de Wgr op moeten stellen. Om goed op inhoud te kunnen sturen, leggen we afspraken in deze nota vast. Deze afspraken gaan over informatie(verstrekking), afstemming en aansturing, kaderstelling en het proces van planning & control. Verder kent de conceptnota twee nieuwe hoofdstukken. Hoofdstuk 3 gaat specifiek in op samenwerkingen op basis van het Burgerlijk Wetboek (BW). De Gemeentewet schrijft voor dat het college B&W slechts besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Deze nota geeft indien zo’n samenwerking tot een verbonden partij leidt een minimumbasis voor de actieve informatievoorziening vanuit het college. In hoofdstuk 4 van deze nota wordt ingegaan op een bestuurlijk fenomeen van de laatste jaren: samenwerking buiten de WGR of het BW om.

Vaak zijn dit andere regioactiviteiten zonder formele samenwerkingsstructuur, vaak geïnitieerd door de provincie of het Rijk, zoals bijvoorbeeld de Regionale Energiestrategie. De nota biedt een set van afspraken tussen raad en college om ook bij deze vorm van samenwerking de gemeenteraden in de gelegenheid te stellen hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken uit te voeren. Buiten de scope van deze beleidsnota verbonden partijen geven we in bijlage 1 bij deze nota ook inzicht in de aanpassingen die voor 1 juli 2024 in gemeenschappelijke regelingen moeten worden doorgevoerd op basis van de wijziging van de Wgr. Deze bijlage kunnen gemeenteraden gebruiken bij het beoordelen van de wijzigingen van de gemeenschappelijke regelingen die ze in het vierde kwartaal van 2023 krijgen voorgelegd voor het geven van een zienswijze. Duurzame financiële en bestuurlijke relatie Het aangaan van een duurzame financiële én bestuurlijke relatie kan voor gemeenten een middel zijn om taken op afstand te zetten en (meer) maatschappelijk rendement te realiseren. Complexe maatschappelijke opgaven doen een dringend beroep op de gemeentebesturen om zich anders te organiseren en aan te passen. Denk aan vormen van interbestuurlijke samenwerking en de triple helix1 samenwerking.

De sleutel tot goede samenwerking met verbonden partijen is het vinden van de balans in bevoegdheden, verantwoordelijkheden, verantwoordingsplichten en partnerschap. Zo creëer je samen maatschappelijke meerwaarde voor de gemeenten in West-Brabant.

1 Samenwerking bedrijfsleven, onderwijs en overheid

3

Maatschappelijk rendement Gemeenten werken, als netwerkende overheid, samen met verbonden partijen aan de opgaven in hun gemeenten. Het is van belang te weten in hoeverre die maatschappelijke / publieke taakuitvoering effect heeft. We kijken daarbij naar de input die nodig is voor een activiteit en de maatschappelijke effecten die deze activiteit tot gevolg heeft. Over het algemeen is maatschappelijk rendement moeilijker uit te drukken in geld, het is meestal wel meetbaar in indicatoren zoals die zijn opgenomen in de beleidsprogramma’s van de gemeentebegrotingen en natuurlijk in de planning & control producten en visies van die verbonden partijen zelf. Let wel: Het bepalen van het maatschappelijk rendement is niet alleen aan de gemeenten. Als je rendement wil beoordelen moet je duidelijk weten wat de opgave is. En dat bepaal je het beste samen. Dus partner en gemeenten. Good governance De gemeenten streven met hun partners naar een vanzelfsprekende samenhang tussen de wijze van sturing, beheersing, toezicht en samenwerking gericht op maatschappelijk rendement. De sturing op en samenwerking met verbonden partijen is op hoofdlijnen gebaseerd op de gestelde kaders in de gemeentebegrotingen, wetgeving en de uitgangspunten en afspraken uit deze nota.

De gemeenten gaan er verder van uit dat de verbonden partij ook de in de eigen branche geldende wetgeving naleeft en gedragscodes respecteert en er actief uitvoering aan geeft. Voor de gemeenten staan daarbij een goede dienstverlening aan hun inwoners centraal. De gemeenten gaan er dan ook vanuit dat de verbonden partij een klachtregeling op grond van de Algemene wet bestuursrecht heeft en zich houdt aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale Ombudsman.

4

2. Publiekrechtelijke samenwerking op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Wanneer voor (intergemeentelijke) samenwerking gekozen wordt heeft de publiekrechtelijke vorm de eerste voorkeur. Dit omdat de invloed van volksvertegenwoordigers op de besluitvorming van samenwerkingsverbanden en de controle op de samenwerkingsverbanden in de Wgr is geborgd. Hieronder geven we de afspraken voor deze samenwerking op grond van de Wgr weer. Afspraak 2.1. Actieve informatieplicht, radenbijeenkomsten en risicoprofiel Zoals vastgelegd in de Wgr, wordt een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang gebracht. Het collegelid dat vanuit de gemeente deel uitmaakt van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling is verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de eigen gemeenteraad. Daarnaast geldt voor de gemeenschappelijke regeling zelf ook een actieve informatieplicht naar de raden van de deelnemers. Voldoen aan de actieve informatieplicht door de gemeenschappelijke regelingen maakt het voor het collegelid dat vanuit de gemeente deel uitmaakt van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling beter mogelijk verantwoording af te leggen aan de raad en brengt de raad in positie om te controleren en (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad nemen hierin hun verantwoordelijkheid.

Er worden jaarlijks drie radenbijeenkomsten georganiseerd met informatie-uitwisseling als doel. Toelichting Actieve informatieplicht Bij de wijziging van de Wgr is naast de al bestaande informatiestromen tussen de gemeenteraad en het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling een nieuwe verplichting toegevoegd namelijk de actieve informatieplicht. Hiermee wordt bepaald dat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling aan de gemeenteraden alle inlichtingen geeft die de gemeenteraden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. De informatiestromen op grond van de nu geldende Wgr zien er schematisch als volgt uit:

5

Hieronder worden de informatiestromen die in bovenstaande afbeelding worden weergegeven toegelicht. 1. Het collegelid dat lid is van het algemeen bestuur heeft een actieve en passieve informatieplicht naar de gemeenteraad. In het kader van de actieve informatieplicht geeft het collegelid uit zichzelf informatie aan de raad over hetgeen speelt in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. We spreken van passieve informatieplicht wanneer het collegelid naar aanleiding van vragen van (een lid van) de raad informatie aan de raad geeft over hetgeen speelt in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 2. Leden van de gemeenteraad kunnen het (algemeen) bestuur AB van een gemeenschappelijke regeling om inlichtingen vragen (art 17 Wgr) waarop het bestuur verplicht is te antwoorden. Deze verplichting richt zich niet alleen op informatie over te nemen besluiten, maar betreft alles dat de raad behoort te weten om zijn taak goed te kunnen vervullen. 3. Aan artikel 17 is een nieuw lid (lid 2) toegevoegd dat regelt dat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling, dat bestaat uit drie bestuursorganen te weten algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter, de gemeenteraden alle inlichtingen geeft die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Een actieve informatieplicht dus vanuit het bestuur naar de raden van de deelnemende gemeenten.

Gemeenschappelijke regelingen leveren een belangrijke bijdrage aan het realiseren van maatschappelijke effecten en doelen die zijn opgenomen in de gemeentelijke begrotingen. Om te bepalen in welke mate deze effecten en doelen behaald worden en om waar nodig bij te sturen is de actieve informatieplicht van de gemeenschappelijke regelingen nodig. De raad kan immers alleen goed sturen en controleren als hij tijdig, juist en volledig door het college én door het bestuur van de verbonden partij wordt geïnformeerd. Deze informatievoorziening bestaat voor alle verbonden partijen uit drie onderdelen: 1. De paragraaf verbonden partijen zoals opgenomen in de gemeentelijke begrotingen en jaarrekeningen. De paragraaf voldoet tenminste aan de vereisten uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. 2. Rapportage op afwijkingen en (voorgenomen) wijzigingen in de bestuurlijke rapportages van de colleges aan de gemeenteraden. 3. Actieve informatievoorziening door: • het collegelid dat de gemeente in de gemeenschappelijke regeling vertegenwoordigt en • het bestuur van de gemeenschappelijke regeling (art. 17, lid 2: Wgr). Zonder uitputtend te zijn, vallen onder de actieve informatieplicht de volgende documenten: a. vierjaren beleidsplannen (indien aanwezig); b. jaarlijkse begroting met uitvoeringsagenda; c.

(eventuele) begrotingswijzigingen en wijzigingen in de uitvoeringsagenda zoals opgenomen in het beleidsdeel van de programmabegroting d. een financieel jaarverslag; e. een inhoudelijk jaarverslag; f. periodiek verslag via de planning en control producten van de voortgang van programma’s en majeure projecten; g. besluiten die naar het oordeel van het bestuur ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeenschappelijke regeling of de deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling. Aanvullend moet per gemeenschappelijke regeling bekeken worden of nog andere dan bovenstaande documenten onder de actieve informatieplicht vallen. Om informatie voor gemeenteraden behapbaar te houden, kan overigens worden gewerkt met infographics over voornoemde documenten. Radenbijeenkomsten Uit de evaluatie komt naar voren dat er behoefte is aan meer informele informatie-uitwisseling. Nu zien we dat gemeenschappelijke regelingen en raden los van elkaar bijeenkomsten organiseren. Om dit te stroomlijnen en te voorkomen dat we veel informatieavonden per jaar hebben, is het goed deze

6

bijeenkomsten samen te organiseren. In de regio Hart van Brabant wordt gewerkt met radenbijeenkomsten. Raadsleden adviseren over de invulling van deze bijeenkomsten. Hoe we de informatie-uitwisseling in West-Brabant in willen vullen leest u hieronder. We maken hierbij dankbaar gebruik van de positieve ervaringen die de regio Hart van Brabant heeft met het organiseren van hun radenbijeenkomsten. Overigens wordt afgestemd op welke schaal de radenbijeenkomsten gehouden worden. Hierbij kan gekozen worden voor de schaal van een district (Markiezaten en Baronie) of de schaal van de regio West-Brabant. In afstemming met de regio Hart van Brabant is het ook mogelijk om radenbijeenkomsten op de schaal van de gehele regio Midden- en West-Brabant te organiseren. Uiteraard blijft bij gebleken andere behoeften ook maatwerk qua gebiedsindeling mogelijk. Raadsleden adviescommissies Eén van de meest in het oog springende wijzigingen in de Wgr is de mogelijkheid om radenadviescommissie in te stellen per gemeenschappelijke regelingen. Dat kan alleen worden “afgedwongen” als alle raden daarom verzoeken of als een gemeenschappelijke regeling daarover zelf de behoefte peilt in een voorgenomen wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Onderstaand wordt een kader geschetst hoe we in West-Brabant om kunnen gaan met dit aspect van de Wgr.

Hierbij wordt uitgegaan van het feit dat er geen structurele aanpassing plaatsvindt van de GR Regio West Brabant. In bijlage 2 wordt een afwegingskader om te komen tot raden adviescommissies weergegeven. De interpretatie van de weegfactoren blijft een individuele zaak van iedere gemeenteraad. Als optie is het ook mogelijk dat wanneer één of meerdere raden de noodzaak van een raden adviescommissie inroepen, andere raden daaraan solidair zijn en deze oproep ondersteunen. Dat betekent niet dat alle raden een vertegenwoordiger voor een raden adviescommissie moeten aanwijzen. Zoals hierboven al beschreven is het opleggen van een raden adviescommissie door een gezamenlijk raadsbesluit een mogelijkheid. Hierbij blijft de vraag of raden of de gemeenschappelijke regeling die dat treft daar collectief dezelfde urgentie bij hebben. Een te hanteren uitgangspunt kan zijn dat er in het West-Brabantse geen radenadviescommissies worden ingesteld tenzij er sprake is van een bijzondere maatschappelijke impact. Daarbij dient in het oog te worden gehouden dat het instellen van een raden adviescommissie als reactie op een plotseling opkomende maatschappelijke impact een forse procedurele doorlooptijd kent van 1 jaar. We stellen voor in West-Brabant een structuur voor de governance van radenbijeenkomsten op te zetten als convenantsamenwerking.

Doel is om jaarlijks op drie avonden radenbijeenkomsten te organiseren waarbij we qua onderwerpkeuze dezelfde breedte voor ogen staan als in de regio Hart van Brabant. Dit betekent dat onderwerpen over één of meer gemeenschappelijke regelingen aan de orde kunnen komen maar ook intergemeentelijke vormen van samenwerking die niet op grond van de Wgr of het Burgerlijk Wetboek zijn vormgegeven zoals de Regionale Energie Strategie of de samenwerking in een Stedelijke Regio. Om te zorgen dat alle raden deel kunnen nemen aan deze radenbijeenkomsten worden deze opgenomen in de vergaderschema’s van de verschillende gemeenten. Bij de planning en de organisatie van deze radenbijeenkomsten zullen de griffiers, net als nu, een rol spelen. In een op te stellen convenant maken we afspraken over wie bestuurlijk en wie ambtelijk vanuit zowel de ambtelijke organisaties als de griffies verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de radenbijeenkomsten. Ook leggen we hierin vast dat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft een raadslid aan te wijzen dat meedenkt over het programma en de invulling van de radenbijeenkomsten. Door heldere afspraken over het plannen en organiseren van de radenbijeenkomsten in een convenant vast te leggen, worden verantwoordelijkheden helder vastgelegd zonder dat hiervoor een gemeenschappelijke regeling hoeft te worden opgezet.

7

Maatschappelijke en financiële impact Per gemeente wordt afgesproken om verbonden partijen in te delen op maatschappelijke en financiële impact. De informatievoorziening wordt gedifferentieerd naar gelang de impact van de verbonden partij. Hoe hoger de impact, hoe zwaarder het ‘toezichtregime’ vanuit de gemeenteraad en hoe meer informatienodig is. Voor verbonden partijen met een beperkte maatschappelijke en financiële impact wordt volstaan met het basispakket zoals weergegeven in onderstaande figuur. Dit basispakket bestaat uit het beoordelen van de kaderbrief, het indienen van zienswijzen op de ontwerpbegroting van een gemeenschappelijke regeling, het beoordelen van de informatie in de jaarstukken van de gemeenschappelijke regeling, informatie in de paragraaf verbonden partijen van de gemeentelijke begroting en de gemeentelijke jaarrekening en het beoordelen van de informatie die is verstrekt in het kader van de actieve informatieplicht. Bij een hogere maatschappelijke of financiële impact is aanvullende informatie in de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening nodig. Welke informatie benodigd is, wordt bepaald door de specifiek geconstateerde impact. Daarnaast is extra tussentijdse informatie nodig en kan gebruik gemaakt worden van het recht van onderzoek.

Bij een hoge maatschappelijke én financiële impact worden aanvullend op het vorenstaande aanvullende kaders en prestatie-indicatoren vastgesteld, wordt een verzoek gedaan tot het houden van een rekenkameronderzoek en wordt het college gevraagd een onderzoek naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de verbonden partij uit te voeren. De concrete invulling is maatwerk per gemeente en per verbonden partij. Uit praktische overwegingen bevelen we aan om niet over alle verbonden partijen in dezelfde mate geïnformeerd te willen worden. Hierin dient door de gemeenteraden een prioritering aangebracht te worden. Overigens kunnen raden, om de werkdruk beheersbaar te houden, werken met raadsrapporteurs/raadsambassadeurs voor (clusters van) verbonden partijen. Deze rapporteurs/ambassadeurs volgen de verbonden partij intensief, overleggen met de verantwoordelijk portefeuillehouder, de betrokken ambtelijk adviseur en (desgewenst) met de directie van de verbonden partij en koppelen terug naar de gemeenteraad.

8

9

Onderdeel van het bepalen van de maatschappelijke en financiële impact vormt het jaarlijks inzicht bieden in het taakvolwassenheidniveau voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de informatieveiligheid en de Wet open overheid (Woo) door verbonden partijen in hun jaarstukken. Hierbij wordt aangesloten bij de meest actuele versie van de Handreiking AVG borgingsproduct van de Informatie Beveiligingsdienst van de VNG. De organisatie heeft aantoonbaar de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) geïmplementeerd. Het volwassenheidsniveau van informatiebeveiliging bedraagt ten minste ‘drie’ op de schaal van vijf van het volwassenheidsmodel. De organisatie voldoet aantoonbaar aan de eisen van de AVG en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Het volwassenheidsniveau van privacy bedraagt ten minste ‘drie’ op de schaal van vijf van het volwassenheidsmodel. De organisatie doet hier ten minste eens per jaar verslag over. Voor de Woo geldt dat de verbonden partij aantoonbaar voldoet aan de verplichting tot actieve openbaarmaking, die in de loop van de komende jaren stapsgewijs per Koninklijk Besluit wordt ingevoerd. Uiteraard moet ook de passieve openbaarmaking conform het bepaalde in de Woo worden uitgevoerd. In de begroting wordt een openbaarheidsparagraaf opgenomen als bedoeld in artikel 3.5 van de Woo.

In het jaarverslag wordt over de uitvoering van deze openbaarheidsparagraaf verslag gedaan. Te kiezen invulling per gemeente 1. De gemeenteraad kan verbonden partijen als vast agendapunt opvoeren bij de raadscyclus. Dit kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan de AB agenda van de verbonden partij. Tijdens dit agendapunt informeert de portefeuillehouder de gemeenteraad. 2. Het college kan buiten de raadsvergadering om de raad actief informeren door middel van bijvoorbeeld nieuwsbrieven of het verzorgen van toelichtingen voor een raadswerkgroep met afgevaardigden van alle raadsfracties. 3. Op voorstel van de raadsleden die meedenken over het programma en de invulling van de radenbijeenkomsten samen met de gemeenschappelijke regelingen (subregionale) radenbijeenkomsten organiseren. 4. Jaarlijks melden verbonden partijen in hun jaarstukken het taakvolwassenheidniveau voor de AVG, de informatieveiligheid en de Woo. 5. De Wgr biedt de mogelijkheid om een adviescommissie van raadsleden op te richten voor een gemeenschappelijke regeling. Hoe hoger maatschappelijke en financiële impact van de gemeenschappelijke regeling des te waardevoller de adviescommissie kan zijn. Het is niet wenselijk om voor alle gemeenschappelijke regelingen een adviescommissie op te richten. De volgende criteria kunnen gehanteerd worden bij de keuze voor het instellen van een adviescommissie a.

Is de gemeenschappelijke regeling beleidsarm of beleidsrijk. Advies is alleen een adviescommissie voor beleidsrijke gemeenschappelijke regelingen in te stellen; b. Richt de adviescommissie op het versterken van de verbinding tussen de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers; c. Laat, omdat de Wgr niet is gedualiseerd, de adviescommissie niet adviseren aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling maar aan de gemeenteraden van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten. Afspraak 2.2. Afstemming en aansturing Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen en indien van toepassing maatwerkafspraken. Toelichting Voor elke verbonden partij wijst de gemeente een verantwoordelijk collegelid en een verantwoordelijk gemeentelijk ambtelijk adviseur (contactambtenaar) aan. De bestuurder en de contactambtenaar dragen zorg voor regionale afstemming. Afstemming is gericht op:

10

1. Beoordelen van strategische documenten; 2. Advies formuleren voor gemeenten en het betreffende vakinhoudelijke portefeuillehoudersoverleg; 3. Het bewaken en maken van afspraken op het gebied van planning en control op vier deelterreinen, te weten: o productdefiniëring en prestaties; o de beleidscyclus (vooral begroting, voortgangsrapportages, jaarrekening en jaarverslag); o financieel technisch instrumentarium (bewaking index e.d.); o kwaliteitszorg (welke kwaliteitseisen zijn er en op welke wijze kunnen deze worden gewaarborgd). Invulling 1. Per gemeenschappelijke regeling wordt bepaald hoe (sub)regionale afstemming wordt vormgegeven. Uitgangspunt is dat deelname aan ambtelijke en bestuurlijke overleggen pragmatisch en praktisch wordt ingestoken en waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande overleggen. 2. In situaties waarin de ontwikkelingen bij een verbonden partij daartoe aanleiding geven, kunnen gemeenten krachten bundelen. De regionale afstemming draagt hieraan bij. Uitgangspunt is dat één bepaalde gemeente per verbonden partij de leiding neemt en mede namens andere deelnemende gemeenten opereert in de richting van een verbonden partij. De gemeenten spreken zo zoveel mogelijk met één mond richting verbonden partij. 3.

Beoordelen van strategische documenten kan worden voorbereid door contactambtenaren van meerdere gemeenten waarbij één bepaalde gemeente de leiding neemt (om te borgen dat afstemming daadwerkelijk plaatsvindt). Afstemming vindt integraal plaats, dat wil zeggen met zowel beleidsmatige als financiële inbreng. Ook een vertegenwoordiging van de verbonden partij wordt betrokken zodat de juiste expertise beschikbaar is (bijvoorbeeld bij het opstellen van richtlijnen voor de beleidsmatige en financiële kaders). 4. De concept zienswijzen die de colleges aan de raden aanbieden, worden voorafgaand aan de raadsbehandeling gedeeld met de raden van alle deelnemers. De raden informeren elkaar over aangenomen amendementen op de voorgestelde zienswijzen. Ook kan overwogen worden dat binnen een gemeente enkele raadsleden een verbonden partij “adopteren”. (zie hiervoor de uitwerking onder afspraak 2.1.) Afspraak 2.3. Kaderstelling vanuit de gemeenten De kaderstelling door de gemeenten aan de gemeenschappelijke regelingen vindt plaats door het meegeven van richtlijnen voor de kaderbrieven die de gemeenschappelijke regelingen voor 1 februari aan de deelnemers sturen en waarin de gemeenschappelijke regelingen de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten kenbaar maken. Deze richtlijnen zijn beleidsmatig en financieel.

Beleidsmatig Jaarlijks in november sturen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling de beleidsmatige richtlijnen voor de kaderbrief die de gemeenschappelijke regelingen opstellen. Financieel In deze nota leggen we de financiële kaders voor de komende vier jaar vast. Dit biedt financiële duidelijkheid voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Bovendien zorgen we er hiermee voor dat de jaarlijkse richtlijnen in hoofdzaak over de inhoud gaan. Hieronder leest u de financiële richtlijnen zoals die voor de komende vier jaar gelden: 1. We verwachten van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling dat zij een structureel sluitende meerjarenbegroting, waarin vier jaar vooruit wordt gekeken, aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting voor het komende jaar neemt de

11

2.

3.

4.

5.

6.

gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire.

Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de gemeenschappelijke regeling de dan meest recente circulaire voor zowel de loon- als de prijsindex. Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het Algemeen Bestuur. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit.

Beleidsmatig Voor de beleidsmatige richtlijnen hanteren we de vierjaartermijn voor gemeenschappelijke regelingen die met een vierjarenbeleidsplan werken en die dus dit beleidsplan uitvoeren. Vervolgens stellen we, indien daartoe aanleiding bestaat, nog enkele specifieke beleidsmatige en/of financiële richtlijnen op. Deze zijn gekoppeld aan onverwachte ontwikkelingen die invloed hebben op het beleid (bijvoorbeeld Covid, toestroom Oekraïners) of die invloed hebben op de gemeentefinanciën (bijvoorbeeld een sterke stijging van de inflatie of wanneer gemeenten moeten bezuinigen en het de bedoeling is dat ook de gemeenschappelijke regelingen daaraan hun bijdrage leveren). Voor gemeenschappelijke regelingen die niet werken met een vierjarenbeleidsplan maken de deelnemende gemeenten afspraken over de te leveren producten en diensten. Toelichting De deelnemers van een verbonden partij sturen op de beleidsmatige en financiële kaders van een verbonden partij door richtlijnen mee te geven. De raden van de deelnemende gemeente stellen vanuit hun kaderstellende rol voorafgaand aan de kaderbrief de richtlijnen op. De colleges maken deze kenbaar aan de verbonden partij. De richtlijnen worden in de gemeenteraden behandeld bij de behandeling van de gemeentebegroting die uiterlijk 15 november plaatsvindt.

Voor de gemeenschappelijke regelingen geldt dat de deelnemers aan de gemeenschappelijke regelingen de algemene financiële en beleidsmatige kaders uiterlijk 1 februari ontvangen2. De gemeenschappelijke regeling reageert in de kaderbrief op de richtlijnen, en maakt hierin de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten kenbaar.

2 Deze datum wijkt af van de datum in de Wgr. In deze nota is gekozen voor een eerdere datum om ruimte te

creëren voor sturing aan de voorkant.

12

De kaderbrief is de eerste stap bij het opstellen van de begroting voor het komende jaar. Wanneer een gemeenschappelijke regeling binnen de kaders van deze nota en de door de gemeenteraden gestelde richtlijnen blijft, is de kaderbrief kort. In de kaderbrief wordt immers alleen ingegaan op: • De verwerking van de door de deelnemers gegeven richtlijnen; • Een gemotiveerd voorstel voor afwijking van de gegeven richtlijnen voor zover dit aan de orde is; • De algemene beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die consequenties hebben voor de op te stellen begroting. Nieuw beleid Voorstellen voor nieuw beleid, die niet door de deelnemers zijn opgenomen in de richtlijnen, worden gedaan in de kaders en worden expliciet vermeld als nieuw beleid. Hierover moet besluitvorming plaatsvinden in het algemeen bestuur en bij de deelnemers (d.m.v. het geven van een zienswijze op de ontwerpbegroting van de gemeenschappelijke regeling door de gemeenteraden). Invulling 1. De richtlijnen beperken zich tot de hoofdpunten en hebben betrekking op: o Te bereiken effecten/effectindicatoren; o (Nieuwe) beleidsontwikkelingen, speerpunten en/of beleidsdoelen; o Inzet van capaciteit; o Opdracht tot algemene ombuiging en bezuinigingen (korting) van een bepaalde omvang; 2.

De richtlijnen wijken per gemeenschappelijke regeling af; iedere gemeenschappelijke regeling wordt afzonderlijk over de richtlijnen geïnformeerd. Wat

Wanneer

Wie

Vaststellen richtlijnen (begroting +1)

Voor 15 november

gemeenteraad

Toezenden kaders

Uiterlijk 1 februari

Gemeenschappelijke regeling

Afspraak 2.4. Begroting en jaarrekening De ontwerpbegroting wordt bij voorkeur voor 1 april3 door de gemeenschappelijke regeling naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de gemeenschappelijke regeling te zijn ontvangen. Toelichting De gemeenteraad moet inzicht hebben in het beleid van respectievelijk de uitvoering door gemeenschappelijke regelingen en de daarvoor benodigde middelen. Dit om daarop haar kaderstellende en controlerende taak te kunnen uitoefenen. In de begroting wordt aangegeven wat de gemeenschappelijke regeling wil bereiken, welke activiteiten de gemeenschappelijke regeling daarvoor gaat uitvoeren en wat de bijdrage per gemeente is. Dit is voor de raad een belangrijk document om te sturen. In onderstaande figuur wordt aangegeven welke informatie de begroting op grond van het BBV moet bevatten:

3

Deze datum wijkt af van de bepaling in de Wgr (toezenden voor 1 mei en 12 weken voor aanbieding aan het AB). In deze nota is gekozen om hiervoor concrete data te noemen. De ervaring heeft geleerd dat wanneer de begrotingen uiterlijk 15 april worden toegezonden, de gemeenteraden uiterlijk 1 juli hun zienswijze kunnen geven

13

De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. De financiële begroting omvat een overzicht van baten en lasten inclusief een toelichting, een bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld en een uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting. De jaarrekening inclusief het jaarverslag is een belangrijk document om te controleren of de activiteiten binnen de gestelde beleidsmatige en financiële kaders zijn uitgevoerd. De verantwoording in de jaarrekening en het jaarverslag dienen uiteraard aan te sluiten op de informatie die was opgenomen in de begroting voor het betreffende jaar. De aangeleverde jaarrekening inclusief jaarverslag wordt door de gemeenteraden gelijktijdig geagendeerd met de behandeling van de ontwerpbegroting. Hiermee wordt meer invulling gegeven aan de controlerende rol van de gemeenteraad. Het is aan het college om te zorgen voor een voorstel aan de raad waarin het college in gaat op de jaarrekening/jaarverslag en de ontwerpbegroting inclusief (een) mogelijke voor te stellen zienswijze(n) op deze ontwerpbegroting inclusief resultaatbestemmingen. Invulling Wat

Wanneer

Toezenden voorlopige jaarrekening

Uiterlijk 15 april

Toezenden ontwerpbegroting

Voor 1 april

Voorbereiden raadsvoorstel

Vanaf 1 april

College van B&W

Behandeling in de gemeenteraad/vaststellen zienswijze

Uiterlijk 1 juli

gemeenteraad

Vaststelling begroting door het (algemeen) bestuur

Na 1 juli

Gemeenschappelijke regeling

14

Wie Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling

3. Privaatrechtelijke verbonden partijen op basis van het Burgerlijk Wetboek Inleiding Gemeenten nemen deel aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen. Deze partijen hebben ieder hun eigen wet- en regelgeving. De wetgeving voor de privaatrechtelijke verbonden partijen ligt vast in het Burgerlijk Wetboek. Net als bij de publiekrechtelijke samenwerking op grond van de Wgr, willen we ook bij de privaatrechtelijke samenwerking de gemeenteraden meer invloed geven. Om dit te regelen zijn heldere afspraken tussen het college van B&W en de gemeenteraad over deze privaatrechtelijke verbonden partijen noodzakelijk. Deze afspraken leest u in dit hoofdstuk. Net als bij publiekrechtelijke verbonden partijen leggen we ook bij de privaatrechtelijke verbonden partijen de nadruk op het meer gaan sturen door de gemeenteraden op te bereiken maatschappelijke effecten en niet enkel op de daarmee gemoeide middelen. Om te kunnen sturen op maatschappelijke effecten is een adequate informatiepositie van de gemeenteraden noodzakelijk. In de in dit hoofdstuk opgenomen afspraken 3.2 tot en met 3.5, 3.7 en 3.8 leest u de afspraken die borgen dat de colleges van B&W zorgen voor een adequate informatiepositie van de gemeenteraden.

In de afspraken 3.1 en 3.6 leest u de mogelijkheden van de gemeenteraden om wensen en bedenkingen kenbaar te maken bij de deelname aan en de (wijziging van) de strategie van een privaatrechtelijke verbonden partij met impact op de bijdragen van gemeenten. Privaatrechtelijke verbonden partijen De privaatrechtelijke verbonden partijen bestaan voornamelijk uit vennootschappen (de zogeheten “deelnemingen”), stichtingen en commanditaire vennootschappen. In veel gevallen zijn de uitgangspunten die voor deelnemingen gelden ook van toepassing op de stichtingen en commanditaire vennootschappen. Dit hoofdstuk gaat specifiek over privaatrechtelijke verbonden partijen (verder: verbonden partijen) waarin meerdere gemeenten een rol als aandeelhouder hebben. Deelnemingen met een belang van < 5% van het aandelenkapitaal vallen niet onder de werking van deze nota, behoudens de kengetallen voor de paragraaf Verbonden partijen in de gemeentelijke programmabegroting en jaarrekening. Uiteraard staat het individuele gemeentebesturen vrij om de afspraken in dit hoofdstuk ook van toepassing te verklaren op deelnemingen met een belang van minder dan 5%. Dit op basis van een inschatting van de maatschappelijke en financiële impact.

De verbonden partijen voeren een aantal publieke taken uit, zoals het inzamelen van huishoudelijk afval, het verzorgen van parkeren, beheer van monumenten en ontwikkeling van bedrijventerreinen. Deze verbonden partijen dragen bij aan het realiseren van maatschappelijke meerwaarde en daarom is een goede invulling hiervan essentieel. Hierbij hebben de gemeenten de volgende doelstellingen: • Het realiseren van maatschappelijke meerwaarde en het hierbij borgen van het publiek belang; • Het voeren van een goed ondernemingsbestuur (‘good governance’); • Het behoud van het geïnvesteerd maatschappelijk vermogen; In paragraaf 3.1., ‘Beleidsregels’ worden de onderwerpen die van belang zijn voor het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen nader uitgewerkt. In paragraaf 3.2. ‘Monitorings- en toetsregels’ wordt de wijze behandeld waarop de gemeenten hun privaatrechtelijke verbonden partijen monitoren en toetsen. 3.1. Beleidsregels In deze paragraaf wordt het beleid inzake de verbonden partijen stapsgewijs uitgewerkt en wordt per onderdeel een afspraak van de gemeenten geformuleerd. Afspraak 3.1.

Deelname aan en zeggenschap in privaatrechtelijke verbonden partijen • Voordat de colleges van B&W beslissen over het deelnemen aan een privaatrechtelijke verbonden partij worden de gemeenteraden de gelegenheid geboden wensen en bedenkingen aan de colleges van B&W kenbaar te maken conform het bepaalde in artikel 160 lid 2 Gemeentewet;

15

•

De colleges van B&W borgen via de statuten de zeggenschap om haar publieke belangen te realiseren. Voordat de statuten worden vastgesteld, worden de gemeenteraden de gelegenheid geboden wensen en bedenkingen aan de colleges van B&W kenbaar te maken.

Toelichting Governance Bij governance staan de volgende (cyclische) activiteiten centraal: sturen en beheersen, verantwoorden en toezicht houden. In het geval van vennootschappen bepalen de bevoegdheden van de aandeelhouder de mate waarop er gestuurd en toezicht gehouden kan worden. De bevoegdheden van de aandeelhouder en de andere organen van een vennootschap worden in het Burgerlijk Wetboek (BW) beschreven. Op grond van het BW komt een aantal bevoegdheden exclusief aan de algemene vergadering van aandeelhouders toe. De belangrijkste zijn: • het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur; • het vaststellen van het beloningsbeleid voor het bestuur en het vaststellen van de vergoeding van de commissarissen; • het vaststellen van de begroting, de jaarrekening en het goedkeuren van de voorgestelde winstuitkering/reservering. Corporate Governance code In de praktijk hanteren (beursgenoteerde) vennootschappen ook de Nederlandse Corporate Governance Code als model voor het inrichten van de governance. De code biedt een standaard model voor goed ondernemingsbestuur. Beurgenoteerde vennootschappen worden geacht om deze standaard te hanteren. De gemeenten verwachten van hun deelnemingen dat zij de ‘best practices’ uit de code toepassen of uitleggen waarom zij aan bepaalde punten niet voldoen.

De code geldt als minimum, het kan voorkomen dat de gemeenten verder gaat om het publiek belang te borgen. Statuten Naast wettelijke bepalingen, wordt in de statuten het juridisch kader van de verbonden partijen beschreven. De zeggenschap van de gemeenten wordt bij stichtingen en commanditaire vennootschap net als bij vennootschappen in de statuten bepaald. Hieruit blijkt welk orgaan welke bevoegdheden heeft. In de statuten wordt de zeggenschapsverdeling tussen de organen nader uitgewerkt, voor zover die door de wet niet dwingend wordt voorgeschreven. In de statuten staat beschreven welke zeggenschap de gemeenten hebben ten aanzien benoemingen/beloningen, strategie en investeringen en goedkeuren van de jaarrekening. De gemeenten zorgen ervoor dat zij zeggenschap hebben en kunnen sturen met het doel het publiek belang te realiseren. Daarbij is het belangrijk aan te tekenen dat sturing vanuit zeggenschap, sturing op hoofdlijnen en op afstand betekent. Door middel van inrichting van de sturing borgen de gemeenten hun belangen, zonder op de stoel van de directie te gaan zitten en mee te sturen op de operationele bedrijfsvoering. De gemeenten zijn niet altijd in staat om eenzijdig de statuten te wijzigen. De reden hiervoor is dat zij niet de meerderheid van de aandelen en/of stemrecht bezitten en hierdoor doorslaggevende zeggenschap ontbreekt.

In deze gevallen zullen andere (aandeelhouders) met een voorgestelde statutenwijziging moeten in te stemmen, zodat het vereist aantal stemmen (quorum) wordt gerealiseerd. Mate van zeggenschap De mate waarin de gemeenten hun publiek belang via hun (aandeelhouders)bevoegdheden kunnen borgen, kan verschillen. Dit heeft te maken met het (aandelen)belang en de zeggenschap die hieraan verbonden is. In een aantal gevallen bezitten de gemeenten alle aandelen van een deelneming, in een aantal hebben de gemeenten de meerderheid van de aandelen (>50%) en in een aantal gevallen een minderheidsbelang. Afspraak 3.2. Actieve beheersing • Naast formele punten van verslaglegging verwachten de gemeenten van het bestuur (en directies) en de Raad van Commissarissen (en raad van Toezicht) een actief beheer en actieve signalering; • In het kader van de informatieplicht (artikel 169 lid 2 Gemeentewet) rapporteren de colleges van B&W aan de gemeenteraden over de bijdrage die de verbonden partij levert aan de

16

door de gemeenteraden geformuleerde maatschappelijke effecten. Ook rapporteren de colleges van B&W aan de gemeenteraden over (de invulling van) het actieve beheer en de actieve signalering. Toelichting Actieve beheersing De gemeenten wensen tijdig op de hoogte te worden gesteld over de maatschappelijke impact en de risico’s die bij de verbonden partij aan de orde zijn. De aspecten waarop de gemeenten sturen – de bijdrage van een verbonden partij aan een te realiseren maatschappelijk effect en de daarvoor benodigde middelen – zijn voor vennootschappen, stichtingen en commanditaire vennootschap in principe hetzelfde. Alleen de financiële beoordeling richting stichtingen vraagt enige nuance vanwege het ontbreken van een winststreven. De gemeenten verwachten dat zij door de verbonden partij, hetzij het bestuur en Raad van Commissarissen(RvC)/ Raad van Toezicht(RvT) van de verbonden partij wordt geïnformeerd over de mate waarin afgesproken maatschappelijke effecten behaald zijn, belangrijke gebeurtenissen en de stand van zaken. De colleges van B&W maken, via de aandeelhoudersvergadering en/of een dienstverleningsovereenkomst, per verbonden partij afspraken over de mate van contact en de mate van informatie-uitwisseling.

Bijvoorbeeld door met de verbonden partij af te spreken dat periodiek een rapportage met daarin informatie over de bereikte maatschappelijke effecten en de belangrijkste kerncijfers waaruit dit blijkt wordt opgeleverd en besproken. De colleges van B&W delen deze rapportages in het kader van de actieve informatieplicht met de gemeenteraden. Afspraak 3.3. Benoemen, schorsen en ontslaan bestuurders De gemeenten streven naar evenwichtig samengestelde Raden van Bestuur (en directies) en Raden van Commissarissen (en raden van toezicht). De colleges van B&W beoordelen de kandidaten op basis van hun kennis, vaardigheden, karaktereigenschappen, maatschappelijke betrokkenheid en politiek-bestuurlijke ervaring. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden hierover. Toelichting Benoemen Goede bestuurders en commissarissen in een evenwichtige Raad van Bestuur (RvB) en Raad van Commissarissen (RvC) zijn cruciaal voor het functioneren van de verbonden partij. De verbonden partijen zijn bovendien actief in een maatschappelijke complexe omgeving waarbij extra eisen aan de competenties van de bestuurders en commissarissen worden gesteld.

De gemeenten vinden het om die reden belangrijk om vroegtijdig betrokken te worden bij de benoeming van de RvB en RvC en hierin een actieve rol te spelen, maar de primaire verantwoordelijkheid voor het benoemingsproces bij het bevoegd orgaan van de verbonden partij te laten. Het benoemingsproces voor de RvB en RvC ziet er in veel gevallen als volgt uit: • De RvC stelt een profielschets op en stemt deze af met de colleges van B&W; • De RvC start op basis van de profielschets de zoektocht naar geschikte kandidaten, waarbij de colleges van B&W de mogelijkheid hebben om aanvullingen te doen; • De zoektocht resulteert in een longlist die de RvC terugbrengt naar een shortlist van circa drie kandidaten die aan de colleges van B&W wordt voorgelegd; • De colleges van B&W hebben de mogelijkheid om de shortlist met de RvC te bespreken en hun voorkeur(en) te uiten en/of aanbevelingen te doen; • De RvC komt uiteindelijk tot een kandidaat die aan de AvA (gemeenten) wordt voorgedragen. De colleges van B&W kunnen op deze wijze aan de voorkant invloed uitoefenen door specifieke vaardigheden/competenties aan de profielschets toe te voegen. Zodra de RvC een shortlist met kandidaten heeft geselecteerd dan zullen de colleges van B&W de kandidaten beoordelen. Vervolgens hebben de colleges van B&W de mogelijkheid hun voorkeur voor een kandidaat uit te spreken.

Na benoeming informeert het colleges van B&W de gemeenteraad. Herbenoemen In aanloop naar een herbenoeming van een bestuurder of commissaris wensen de colleges van B&W betrokken te zijn. De colleges van B&W willen inzicht hebben in het functioneren van een te herbenoemen commissaris of bestuurder en willen daarop een passende toets kunnen uitvoeren.

17

Daarbij zullen de colleges van B&W toetsen of de beschikbare profielschets nog actueel is, of de te herbenoemen bestuurder of commissaris nog past in dit profiel en of de te herbenoemen commissaris of bestuurder goed functioneert. Voor commissarissen hanteren de colleges van B&W het uitgangspunt uit de Corporate Governance Code van een benoemingstermijn van twee keer vier jaar. Herbenoeming kan nadien met maximaal twee keer een termijn van twee jaar als de RvC dit motiveert in het verslag van de RvC. Afspraak 3.4. Geen bestuurders of ambtenaren van gemeenten in Raden van Commissarissen of Raden van Bestuur/directies De colleges van B&W: 1. Volgen de Corporate Governance Code als het gaat om het aantal nevenfuncties voor commissarissen (en leden raad van toezicht); 2. Benoemen geen bestuurders of ambtenaren van hun gemeenten in Raden van Commissarissen of Raden van Bestuur/directies. Toelichting De reden dat de colleges van B&W het niet wenselijk vinden om bestuurders of ambtenaren in directies of commissariaten te benoemen is dat een directeur of commissaris primair het belang van de verbonden partij dient te behartigen. Dat belang is niet noodzakelijkerwijs gelijk aan het belang van de gemeenten.

Indien een ambtenaar of bestuurder daarnaast actief is in de RvC of het bestuur/de directie van een verbonden partij kan een situatie ontstaan waarbij de bestuurder of de ambtenaar meerdere belangen dient. Een dergelijke situatie met een “dubbele pet” willen de gemeenten voorkomen. Er is één uitzondering op dit uitgangspunt. Het is wel mogelijk om ambtenaren tijdelijk te benoemen in de directie van een verbonden partij met het oogmerk de oprichting en aanloopfase van een deelneming te begeleiden of om de afwikkeling en liquidatie van een verbonden partij te begeleiden of een reorganisatie/financiële herstructurering te begeleiden. Afspraak 3.5. Beloningsbeleid De gemeenten hanteren de Wet Normering Topinkomens (WNT) waar deze van toepassing is, of indien deze niet formeel van toepassing is streven de gemeenten ernaar dat de WNT door de betrokken verbonden partij wordt gehanteerd. Toelichting De gemeenten willen graag zeggenschap over het beloningsbeleid van bestuurders en commissarissen. Hieronder wordt onderscheid gemaakt tussen de beloning van bestuurders en commissarissen. Beloningsbeleid bestuurders Het beloningsbeleid moet de deelneming in staat stellen om gekwalificeerde en deskundige bestuurders aan te trekken, en tevens rekening houden met het publieke belang en het maatschappelijk kapitaal dat de deelneming beheert.

Het is mogelijk dat een verbonden partij om passende redenen afwijkt van de WNT, bijvoorbeeld vanwege de eigenschappen van de onderneming die voornamelijk private activiteiten ontplooit in een concurrerende omgeving. Dit vergt een ander type bestuurders die over de competenties beschikken om in een private markt te opereren, waarbij het kan zijn dat de WNT niet passend is. In dat geval kan er van de WNT worden afgeweken en maatwerk worden toegepast. Naast het hanteren van de WNT is transparantie over het beloningsbeleid belangrijk voor de gemeenten. Via het jaarverslag van de gemeenten wordt in de paragraaf verbonden partijen inzicht gegeven welke verbonden partijen aan de WNT voldoen, en welke hiervan afwijken (naast formele publicatievoorschriften die de deelnemingen hebben en rekening houdend met bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Beloningsbeleid commissarissen Een goede evenwichtig samengestelde RvC is cruciaal voor het toezicht op het bestuur en de strategische richting van de verbonden partij. De aandeelhouder stelt de bezoldiging van de RvC vast en hierbij wordt de WNT gehanteerd. Ook geldt dat als dit niet passend is maatwerk wordt toegepast. Het voorstel van de RvC voor de bezoldiging van de leden wordt voor goedkeuring voorgelegd aan de Aandeelhouders.

18

Afspraak 3.6. Strategie De colleges van B&W wensen betrokken te zijn bij de totstandkoming en wijziging van de strategie die een verbonden partij volgt om de afgesproken maatschappelijke effecten te realiseren. Eens in de 4 jaar evalueren de verbonden partijen hun strategie en doen ze waar nodig voorstellen voor wijziging van de strategie. Wanneer de wijziging van de strategie impact heeft op de bijdragen van de gemeenten en daarmee het budgetrecht van de gemeenteraden, wordt de gemeenteraden op basis van artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet de mogelijkheid geboden hun wensen en bedenkingen over de strategie kenbaar te maken aan de colleges van B&W. Wanneer de wijziging van de strategie geen impact heeft het budgetrecht van de gemeenteraad informeert het college de gemeenteraad over de gewijzigde strategie. Toelichting Strategie van een deelneming De strategie is de weergave van de lange termijn koers die gevolgd wordt om de maatschappelijke effecten te realiseren. Het is van belang dat de strategie van de privaatrechtelijke verbonden partij in lijn is met het publieke belang dat de deelnemende gemeenten nastreven. De privaatrechtelijke verbonden partijen dienen te beschikken over een heldere strategie, die is vastgelegd in een meerjarig strategisch- of bedrijfsplan.

De strategie wordt geconcretiseerd naar een begroting en/of jaarplan met daarin de te bereiken maatschappelijke effecten, de doelen en begroting met investerings- en financieringsstaat. Bij de totstandkoming en de evaluatie van de strategie zien de gemeenten tenminste toe op de volgende onderdelen: • Governance: De opzet en werking van de governance dient een vast onderdeel te zijn; • Publiek belang: Het publiek belang staat centraal in de strategie van de verbonden partij. De strategie van de verbonden partij dient dienstbaar te zijn aan het publiek belang van de deelnemende gemeenten; • Maatschappelijke effecten: De strategie bevat heldere maatschappelijke effecten die de verbonden partij moet realiseren; • Doelstellingen: De strategie bevat realistische en haalbare doelstellingen, die zijn onderbouwd door enerzijds de ontwikkelingen in kansen en bedreigingen en anderzijds de karakteristieken van de onderneming in termen van sterkten en zwakten. Aan de hand van kengetallen wordt jaarlijks beoordeeld in welke mate de maatschappelijke effecten en daarmee samenhangende strategische doelstellingen worden behaald; • Investerings- en financieringsbeleid: De strategie moet duidelijkheid verschaffen over de belangrijke investeringen in de komende jaren en over de financiering en dekking van deze investeringen.

De colleges van B&W maken met haar verbonden partijen afspraken over specifieke drempelbedrag(en) waarboven goedkeuring van de aandeelhouder vereist is. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden over specifieke drempelbedrag(en) waarboven goedkeuring van de aandeelhouder vereist is alsmede de verleende goedkeuringen boven de specifieke drempelbedragen; • Duurzaamheid: De gemeenten willen dat in de strategie de duurzaamheidsdoelstellingen van de deelnemingen concreet worden benoemd en aansluiten op die van de gemeenten. Afspraak 3.7. Vermogenspositie en dividendbeleid bij deelnemingen Het dividendbeleid wordt periodiek herijkt. Dit gebeurt aan de hand van branchegegevens op basis waarvan kan worden vastgesteld of het dividendbeleid nog in de pas loopt met wat gebruikelijk is bij vergelijkbare bedrijven en hoe het bedrijf presteert ten opzichte van de markt als geheel. Daarbij staan de maatschappelijke prestaties en het bijdragen van de onderneming aan het publieke belang van de gemeenten centraal. Toelichting De jaarlijkse winst kan als dividend worden uitgekeerd. De colleges van B&W kunnen voor elke deelneming bepalen in welke mate zij dividend (kunnen) uitkeren. Dit dividendbeleid vermeldt de grondslag voor uit te keren dividend en het uitkeringspercentage, de zogeheten pay-out-ratio.

Het dividendbeleid moet evenwichtig zijn en dient vanuit verschillende facetten te worden beschouwd. Enerzijds is van belang dat de aandeelhouders een goed rendement op hun geïnvesteerd vermogen

19

ontvangen en anderzijds dient de vermogenspositie van de onderneming van voldoende omvang te blijven, zodat de onderneming risico’s kan opvangen en haar investeringen kan blijven doen. Deelnemingen van een deelneming De colleges van B&W hanteren als basis dat goedkeuring van de AvA benodigd is voor het aangaan van een dochteronderneming door een deelneming van de gemeenten óf het afstoten c.q. het verkopen ervan. De beoordeling van een voornemen van een deelneming om te participeren in een dochteronderneming, of deze af te stoten of te verkopen, wordt op vergelijkbare wijze als een grote investering, met inachtneming van bijbehorende drempelafspraken beoordeeld. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden over een voornemen van een deelneming om te participeren in een dochteronderneming, of deze af te stoten of te verkopen. 3.2. Monitorings- en toetsregels Vanuit de governance is monitoring en toetsing van de verbonden partijen een (cyclische) activiteit. Hierbij spelen de beleidsregels voor verbonden partijen in dit hoofdstuk en het Burgerlijk Wetboek (BW) een belangrijke rol. In het geval van deelnemingen zijn de bevoegdheden van de aandeelhouder in de algemene vergadering van aandeelhouders bepalend voor de mate waarop er gemonitoord en getoetst kan worden. Afspraak 3.8.

Deponeren van jaarstukken en beoordeling daarvan Van de deelnemingen wordt verwacht dat de zij hun jaarstukken tijdig deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) en (transparant) publiceren op hun website. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden actief over deze jaarstukken en geven daarbij de beoordeling op de beleidsregels in dit hoofdstuk aan. Toelichting Monitoren en toetsen kan op 2 manieren: Monitoring vooraf en/of gedurende een boekjaar • Actieve beheersing Gedurende het boekjaar en in de aanloop naar het vaststellen van de jaarrekening verwachten de colleges van B&W van het bestuur (en directies) en de Raad van Commissarissen (en raad van Toezicht) tussentijdse rapportages en een actief beheer en actieve signalering. Dit komt tot uiting door actieve signalering op: 1. Het in mindere mate dan afgesproken behalen van de maatschappelijke effecten; 2. Een teruglopende financiële gezondheid van de onderneming; 3. Een wijziging van de strategische koers van de onderneming; 4. Organisatorische onrust binnen de onderneming; 5. Wijzigingen in het risicoprofiel van de onderneming. •