Bijlage WBA Begrotingswijziging 2024 2413430.pdf

maart 2024 0

Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit

Mw. Wezelaar, 1967 | Plaatsing standbeeld Johannes de Doper, Roosendaal

1

kunnen dekken. De stijging van de personele lasten is hierdoor beperkt. Voor de RVU kosten wordt een voorziening ingesteld.

2. Kostendalingen Sinds het vaststellen van de begroting 2024, in juli 2023, zijn er

Energiekosten

ontwikkelingen die een wijziging ervan nodig maken.

In de loop van 2023 bleek dat de leverancier van elektriciteit per 1

Uiteindelijk leidt dit tot een lagere begroting, zodat de bijdragen

januari 2024 ging stoppen met levering. Dit betekende niet alleen

van de deelnemende gemeenten naar beneden gaan.

voortijdige contractontbinding, maar eveneens het zoeken naar

Nieuwe en verbeterde contracten met belangrijke leveranciers

een opvolger. Het WBA kon hiervoor gelukkig aanhaken bij een

liggen hieraan ten grondslag. Ook een heroverweging van

collectief van West-Brabantse gemeenten onder de paraplu van

geplande projecten (waar gemeenten in de richtlijnen

het inkoopbureau West-Brabant (nu KAREL geheten). Resultaat

begroting 2025 om hebben gevraagd) heeft gunstige effecten

van het complexe en intensieve proces is een nieuwe

op de kostenramingen. Daarnaast zijn er relevante mutaties in

energieleverancier per 2024 met als bijkomend voordeel dat de

de reserves en voorziening voor 2024. Een en ander wordt

tarieven voor 2024 aanmerkelijk lager zijn dan in het oude

hieronder toegelicht en verderop in deze bestuursrapportage,

contract.

als begrotingswijziging, cijfermatig verwerkt in bijgevoegde tabellen.

Kosten datastorage Het WBA beheert vele Terabytes aan data die hoofdzakelijk

1. Personeelskosten Gevolgen van de nieuwe CAO 2024-2025 De loonkosten zullen in 2024 hoger zijn dan in de begroting voorzien omdat het CAO resultaat procentueel hoger is dan het gehanteerde indexcijfer. Daarnaast krijgen we, eveneens als gevolg van de nieuwe CAO, te maken met kosten met betrekking tot de Regeling voor Vervroegde Uittreding (RVU).

worden opgeslagen (storage) en beheerd in een opslagomgeving bij een externe partij. Eind 2023 slaagde het WBA erin om met die partij tot een nieuw contract te komen. Huurkosten De huurkosten zijn in de begrotingswijziging aangepast aan de werkelijke stijging, die lager uitvalt.

Het WBA verwacht de gevolgen van de nieuwe CAO SGO 20242025 met de bestaande personeelsbegroting grotendeels te

2

3. Kosten uitwerking Beleidsvisie In 2022 heeft het bestuur de beleidsvisie van het WBA vastgesteld. Ter uitwerking daarvan is eind 2022 een projectenplanning gepresenteerd, die eveneens bestuurlijke instemming kreeg. De uitwerking van het erfgoedplan is eind 2023 goedgekeurd. Geïnspireerd door de richtlijnen vanuit de gemeenten voor de begroting 2025, heeft het WBA de projecten en hun kosten opnieuw tegen het licht gehouden. Resultaat daarvan is dat we

leverancier over de opslagkosten. (hierboven uitgelegd) En we schrappen de tweejaarlijkse inventarisatie van digitale bestanden bij deelnemers (de MDI onderzoeken). Deze gaan we integreren in reeds bestaande werkprocessen. Tenslotte gaan we een beoogd CRM systeem voorlopig niet aanschaffen en implementeren. Concreet betekent dit voor de wijziging van de begroting 2024 dat: 1.

(migratie) en gaat het restant van 25k naar de

feitelijk nog maar twee zuivere projecten op de agenda hebben staan: 1.

De ontwikkeling van een nieuw webportaal incl. corporate website én erfgoedwebsite in 2023 en 2024.

2.

De implementatie van een nieuw Collectie Beheer Systeem in 2026.

Voor beide projecten is een bestemmingsreserve beschikbaar. De website c.s. stond voor 2023 op de planning om al te worden opgeleverd, maar dat is niet gelukt. In 2024 zal dat wel het geval zijn. De te maken kosten in 2024 worden uit de

Van de eerdere projectkosten van 55k vervalt 30k exploitatiekosten;

2.

De kosten voor de website (corporate én erfgoed) staan nu als projectkosten voor ruim 97k. Deze worden geheel gedekt door opname uit de bestemmingsreserve.

4. Deelnemersbijdrage Bovenstaande mutaties leiden uiteindelijk tot een daling van de deelnemersbijdragen voor 2024 met ruim € 117.000. In de bijlage staan de nieuwe bedragen.

bestemmingsreserve gedekt.

5. Reserves en voorzieningen

Van alle andere, in de planning en in de begroting 2024 nog als

Bij de voorlopige vaststelling van de jaarrekening 2023 zijn

project aangemerkte activiteiten en investeringen, vervalt de projectstatus. De kosten ervan zijn niet (exclusief) eenmalig maar structureel van aard en passen beter in de exploitatiekosten. Maar we laten ook eerder benoemde projecten vervallen, zoals de migratie van DAM naar E depot, voorzien in 2024. Dat is niet meer nodig gezien de gunstige uitkomst van het overleg met de

afspraken gemaakt die aanpassingen noodzakelijk maken in de staat van reserves en voorzieningen. De bestaande algemene reserve is conform bestuursbesluit overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor een nieuwe Collectie Beheer Systeem. Tegelijkertijd is n.a.v. de herijkte Nota Verbonden Partijen wederom een algemene reserve ingesteld. 3

Daarnaast is op verzoek van de deelnemers vanaf 2024 een reserve voor externe evaluatie van de GR. Voor het pand in Oudenbosch, waar het WBA de archiefkelder huurt, is een voorziening voor vervangend onderhoud ingesteld. Deze is gebaseerd op een in 2020 opgesteld meerjarig onderhoudsplan voor de periode 2020-2029. Intussen blijkt anno 2024 dat de voorziening de komende jaren ontoereikend wordt. In de praktijk blijkt dat er eerder vervangend onderhoud nodig is dan in het plan opgenomen. De vervanging van de regelkast in de technische ruimte is acuut en de vervanging van armaturen (die los beginnen te raken) kan niet zonder eveneens vervanging

6. Samenvatting Recente ontwikkelingen vragen om bijstelling van de begroting 2024. De effecten zijn positief voor WBA én voor de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft door deze begrotingswijziging nog steeds voldoende middelen om de opgaven die voortkomen uit de beleidsvisie, daadkrachtig op te pakken en door te ontwikkelen. De deelnemende gemeenten gaan minder betalen in 2024 en de door hen gevraagde acties (Nota Verbonden Partijen en richtlijnen begroting) worden adequaat en kostenneutraal al in 2024 uitgevoerd.

(en modernisering) van de lichtbron (nu TL, straks LED). Dit laatste heeft een positief effect op duurzaamheid, milieu en kosten. De commissie BBV heeft tevens richtlijnen gegeven omtrent het optuigen van een voorziening om de kosten te dekken voor de Regeling Vervroegd Uittreden. Hiervoor wordt een deel van het resultaat over 2023 gebruikt. De exacte bedragen zijn hieronder opgenomen in de tabellen

4

Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen:

Programma Archiefbeheer Overzicht 2024

Begroting 2024

Begroting na wijziging 2024

Verschil

LASTEN Personele lasten

2.190.212

2.208.872

-18.660

Huisvestingslasten

657.096

600.008

-57.088

Overige exploitatielasten

383.141

402.225

19.084

Onvoorzien

60.000

60.000

0

Storting in voorziening

5.245

5.245

0

Kosten projecten Beleidsvisie

55.000

97.685

42.685

3.350.694

3.374.034

23.340

Totaal lasten BATEN

0

Variabele baten

233.652

233.652

0

Deelnemersbijdrage

3.103.488

2.985.808

-117.680

0

97.685

97.685

13.554

39.434

25.880

0

17.456

17.456

3.350.694

3.374.034

23.340

Opname bestemmingsreserve website Opname onderhoudsvoorziening Opname voorziening RVU Totaal Baten

5

De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening

Saldo per 1-12024

Verminderingen

Vermeerderingen

Saldo per 31-122024

Reserves Algemene reserve

125.095

100.000

125.095

100.000

Reserve digitale dienstverlening website

97.685

0

97.685

0

Reserve nieuw Collectie Beheer Systeem

0

125.095

0

125.095

Reserve Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling

0

30.000

0

30.000

222.780

255.095

222.780

255.095

37.362

30.245

39.434

28.173

0

25.536

17.456

8.080

37.362

55.781

56.890

36.253

Totaal Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Regeling Vervroegde Uittreding Totaal

6

De bijdragen van de deelnemers wijzigen eveneens: Deelnemers

Begroting 2024

Begroting 2024

Verschil

na wijziging Bergen op Zoom

961.421

924.965

-36.456

Etten-Leur

181.411

174.533

-6.879

Halderberge

301.766

290.323

-11.443

Moerdijk

359.086

345.469

-13.617

Roosendaal

683.831

657.901

-25.930

Rucphen

130.097

125.165

-4.932

Steenbergen

194.039

186.681

-7.359

Woensdrecht

153.415

147.598

-5.817

Zundert

138.422

133.173

-5.248

Totaal

3.103.488

2.985.808

-117.680

7

Het resultaat over 2023 wordt als volgt verdeeld: Resultaatbestemming 2023 Resultaat

€

234.381

Storting Voorziening RVU

€

25.536

Storting Algemene reserve

€

100.000

Storting bestemmingsreserve Evaluatie GR

€

30.000

Storting Onderhoudsvoorziening pand Beukenlaan

€

25.000

Restitutie aan deelnemers

€

53.845

Restitutie per deelnemer Deelnemer

Bedrag

Bergen op Zoom

€

18.707

Etten-Leur

€

2.757

Halderberge

€

5.317

Moerdijk

€

5.686

Roosendaal

€

11.815

Rucphen

€

2.215

Steenbergen

€

2.993

Woensdrecht

€

2.191

Zundert

€

2.166

8

Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 3 juli 2024 de voorzitter,

de secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

9

Westbrabantsarchief.nl

1