Bijlage Begroting 2025 WBA 2413262.pdf
Tekst van het document
2024
0
Voorwoord 1. Financiële uitgangspunten 2. Beleidsbegroting 3. Vaststellingsbesluit 4. Begroting 2025 en meerjarenraming 5. Toelichting begroting 6. Verdeelsleutel bijdragen gemeenten 7. Paragrafen 8. Bijlagen
1
Het voorliggende document betreft de begroting 2025 met indicatieve cijfers voor 2026-2028, voor de Gemeenschappelijke Regeling WestBrabants Archief (WBA). Deze begroting is opgesteld om inzicht te geven in de lasten en baten van het WBA voor 2025. Met trots presenteren we de begroting. In deze begroting zijn alle organisatiekosten, loonkosten en bedrijfsvoeringkosten opgenomen, evenals de kapitaallasten van de investeringen en de aanwending van reserves. Vanaf 2023 werken we met een beleidsvisie met vier opgaven. De voorliggende begroting is opgebouwd vanuit deze vier opgaven. Er staan in 2025 een aantal mooie uitdagingen te wachten. Jaarlijks voeren we het toezicht uit op de nog niet overgebrachte archieven en rapporteren hierover vanuit de horizontale verantwoording. De ingezette koers op het gebied van het toezicht scherpen we verder aan in samenwerking met de deelnemers. Het nieuwe webportaal, wat in 2024 wordt opgeleverd, ontwikkelen we door zodat de archieven en collecties beter toegankelijk worden. De begroting is ingericht aan de hand van de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Ook de kosten voor de afzonderlijke taakvelden zijn inzichtelijk gemaakt. West-Brabants Archief
Het Dagelijks Bestuur
2
De financiële uitgangspunten voor de Begroting 2025 en de
1.3 Investeringen
Meerjarenraming 2026 – 2028 zijn eind 2023 in de vorm van
Het WBA kent een beperkt aantal investeringen. Deze hebben enerzijds
richtlijnen aangeleverd door de gemeenteraden, daarna door het
betrekking op gebouwvoorzieningen en anderzijds op IT.
dagelijks bestuur vastgesteld en gedeeld met de deelnemers in de Kaderbrief 2025. In de herijkte Nota Verbonden Partijen zijn de financiële richtlijnen voor een periode van vier jaar vastgelegd.
1.4 Weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen
Deze zijn in overeenstemming met de gemeentelijke richtlijnen.
In de Begroting 2025 is een geactualiseerd inzicht in het risicoprofiel en
1.1 Algemene uitgangspunten
inzicht in het doel en verloop van de reserves en voorzieningen. Vanaf
Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij
2024 beschikt het WBA weer over een algemene reserve conform de
het opstellen van de begrotingsdocumenten:
richtlijnen in de herijkte Nota Verbonden Partijen. Daarnaast hebben we,
het weerstandsvermogen opgenomen. We geven in de begroting
•
De begroting 2025 sluit aan op de gewijzigde begroting 2024.;
op verzoek van onze gemeenten, een reserve ingesteld voor dekking
•
De begroting 2025, inclusief de meerjarenraming 2026 – 2028,
van de kosten van een evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling.
is structureel financieel sluitend;
Wanneer dat zal zijn is aan de deelnemers. (we gaan in de
De indexcijfers uit de septembercirculaire 2023 zijn verwerkt in
meerjarenraming voorlopig uit van 2027) De bestemmingsreserve
de begroting en de meerjarenraming;
nieuw collectie beheer systeem wordt pas in 2026 benut.
• •
In de begroting 2025 is geen nieuw beleid opgenomen;
•
De begroting 2025 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).
Om risico’s te dekken is vanaf de begroting 2024 een post “Onvoorzien” opgenomen, dat is bovendien voorgeschreven in het BBV. De hoogte ervan is vastgesteld door het algemeen bestuur op circa 2% van de jaaromzet, oftewel € 60.000. De onderhoudsvoorziening voor dekking
1.2 Indexering
van de kosten van vervangend onderhoud in de door het WBA
Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexcijfers uit de
gehuurde archiefkelder is eveneens in 2024 aangevuld. Dit was
Macro Economische Verkenningen 2024, die zijn gepubliceerd in de
noodzakelijk om eerder dan verwachte kosten te dekken.
september circulaire 2023. De volgende indexen, die zijn voorgeschreven in de herijkte NVP, zijn toegepast:
1.5 Besluit Begroting en verantwoording (BBV)
•
Index netto materiële consumptie 1,6 %
De Begroting 2025 is opgesteld op basis van het BBV. Tevens is een
•
Index loonvoet sector overheid 5,8 %
aantal verplichte indicatoren ingevoerd.
3
2.1 (Beleids-) ontwikkelingen In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de begroting 2025 zijn de beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties voor het WBA en zijn deelnemers. Thema’s als nieuwe wetgeving, Edepot en digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA in 2025 en de daaropvolgende jaren. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. De eerste volledig digitaal geboren archieven zijn al overgedragen. Het is immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, voor het nageslacht te bewaren en belangrijker nog, blijvend te kunnen raadplegen. Een intensieve relatie met de deelnemende gemeenten is van groot
Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale regelingen. Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse
belang om ook de digitale toekomst in een E-depot te kunnen
dienstverlening aan de interne en externe klanten binnen de
borgen. Die relatie is het WBA ook aangegaan met vijf verbonden
financiële ruimte
partijen in de regio.
die geboden is.
4
2.1.1 Dienstverlening
2.1.2 Basis op orde
De dienstverlening van het West-Brabants Archief verloopt
Om betrouwbare informatie te kunnen leveren is de basis op orde
grotendeels digitaal. Fysieke dienstverlening is mogelijk op afspraak.
van belang. Voor zowel onszelf als voor onze partners hanteren we
Omdat de focus digitaal is en het voor klanten niet noodzakelijk is om
standaarden en voldoen we aan wet- en regelgeving. De nieuwe
naar Bergen op Zoom te komen investeert het WBA in digitale
archiefwet laat nog even op zich wachten, maar het WBA is actief
dienstverlening. In 2024 leveren we een nieuw webportaal op waar
betrokken bij de lopende consultatierondes. Wij ondersteunen onze
alle bronnen van het WBA ontsloten worden, waaronder het e-depot.
deelnemers en aangesloten verbonden partijen bij het nieuwe
Het zoeken en vinden van informatie wordt hiermee verbeterd. Het
archiefbesluit en de -regeling. In de gemoderniseerde Archiefwet
nieuwe webportaal ontwikkelen we vanaf 2025 verder en processen
worden wijzigingen doorgevoerd zoals het terugbrengen van de
worden geoptimaliseerd. Ook zullen we informatiebronnen van
overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Dit houdt in dat de
externen ontsluiten. Hierin werken we samen met onze partners in de
deelnemers de archiefstukken die ouder zijn dan 10 jaar moeten
regio.
overbrengen naar het WBA. Deze verandering zorgt ervoor dat de
We vergroten de toegankelijkheid. Dit doen we door digitaliseringsprojecten en het in huis scannen van aanvragen. In samenwerking met de WVS draait de scanstraat goed en leveren we digitale dienstverlening, zowel aan de klanten als aan onze deelnemers. Ook vergroten we de toegankelijkheid door de overgebrachte archieven beter te beschrijven en achterstanden weg te werken. In 2025 zullen we starten met de aanbesteding voor een nieuwe collectiebeheersysteem. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld. Een goed functionerend collectiebeheersysteem is van fundamenteel belang voor het WBA. Het ondersteunt onze meest kritische beheersprocessen en zorgt voor continuïteit in kwaliteit van dienstverlening. Van belang is dat dit systeem linked open data (LOD) ondersteunt. LOD verbetert de toegankelijkheid, interoperabiliteit en duurzaamheid van archiefmateriaal. Door archiefgegevens te koppelen en open beschikbaar te stellen, ontstaat er een netwerk van onderling verbonden informatiebronnen. Dit maakt het eenvoudiger voor iedereen om relevante informatie te vinden.
deelnemers nog meer aandacht moeten schenken aan het op orde krijgen van deze informatie! Dit heeft ook consequenties voor de lange-termijn-begroting van het WBA. Informatie zal 10 jaar eerder aangeboden worden aan het E-depot wat betekent dat de opslagkosten sneller zullen stijgen. Ook de vervangingsprojecten die gemeenten momenteel doen, zorgen voor een verhoging van de opslagkosten. We willen inzicht hebben in de hoeveelheid digitaal over te brengen archieven vanuit de deelnemers om hier tijdig in te kunnen participeren. Vanuit de rechtsvoorgangers van het WBA zijn er nog achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine archieven die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken. Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte toegangen, in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Er worden landelijk geen mensen meer opgeleid voor deze taak. Daar tegenover staat dat de
5
medewerkers die met deze taak belast zijn binnen het WBA in de
toegang tot archieven en collecties. De lokale zichtbaarheid
periode 2025-2028 met pensioen gaan. Hier ligt nog een flinke
vergroten we door erfgoed in de openbare ruimte te plaatsen. De
uitdaging.
pilot met gemeente Moerdijk om evenementen- en
2.1.3 Erfgoed Erfgoed staat bij het West-Brabants Archief weer op de kaart. Er wordt in 2025 uitvoering gegeven aan het erfgoedplan. Erfgoed is een
elektriciteitskasten te bestickeren zorgde voor een mooi resultaat en biedt mogelijkheden voor onze andere deelnemers. Het straatbeeld verfraait en vandalisme wordt ontmoedigd.
cruciaal onderdeel van onze missie om de geschiedenis van de regio
2.1.4 Organisatie
te bewaren en te delen. Middels de erfgoedwebsite presenteren we
Het West-Brabants Archief is aan het ‘verjongen’. Vanuit onze
de verhalen van de regio en bieden we ruimte voor verhalen van
kernwaarden deskundigheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid
externen. Met moderne technologie streven we ernaar het erfgoed
zoeken we in de schaarse arbeidsmarkt naar professionals en jong
van West-Brabant op een eigentijdse en toegankelijke manier te
talent. We investeren in stageplaatsen en binden jonge medewerkers
presenteren.
vroegtijdig aan de organisatie. Om de medewerkers voldoende
Collecties die we aangeboden krijgen en geacquireerd worden passen binnen het acquisitieprofiel van het West-Brabants archief. Deze collecties worden waar mogelijk klaargemaakt voor digitalisering en online aangeboden. En dit doen we niet alleen, we werken nauw samen met ons netwerk waarmee we een gezamenlijke missie hebben rondom het bewaren en delen van erfgoed. We vullen
ruimte te geven om te ontwikkelen verhogen we het opleidingsbudget. We digitaliseren de personeelsprocessen verder vanuit de HRM ondersteuning van Bergen op Zoom. Zij ondersteunen ook bij de strategische personeelsplanning. In 2025 treffen we de voorbereidingen voor de overstap naar een nieuwe HRM systeem wat regionaal aanbesteed wordt.
elkaar aan en hebben een goede relatie met onze erfgoedcollega’s,
Medewerkers werken graag bij het West-Brabants Archief. Om
heemkundige kringen, Erfgoed Brabant, Brabants Historisch
collega’s voldoende te faciliteren in het plaats- en tijdonafhankelijk
Informatie Centrum (BHIC) en Brabants Heem. Ook komt de
werken wordt in 2025 volgens planning geïnvesteerd in nieuwe
samenwerking met cultuur- en erfgoedmedewerkers van onze
mobile devices. Het WBA kent de mogelijkheden van de digitale
deelnemers op gang.
samenleving. We spelen daarom in op de ontwikkelingen en
We zijn actief bezig met onze vrijwilligers die waardevol werk doen voor de regio. Deze groep breiden we proactief uit en we werken vanuit projecten. Door de groep vrijwilligers te zien, te horen en te
innovaties die een meerwaarde blijken. De organisatie benut bewezen technologische innovaties om de dienstverlening te verbeteren en processen te automatiseren.
ondersteunen, kunnen zij optimaal hun bijdrage leveren. Zo worden de erfgoedcollecties beter toegankelijk en makkelijker gevonden. Alles wat we doen samen met het netwerk heeft als doel om de toegankelijkheid en zichtbaarheid te vergroten. Via een nieuwsbrief communiceren we actief over nieuwe aanwinsten en verbeterde
6
2.2 Taakveldindeling
verbonden partijen op hun beurt ook op het juiste taakveld kunnen
Bij besluit van 5 maart 2016 is er een aantal belangrijke wijzigingen
verantwoorden.
doorgevoerd in de rekenplichtige wetgeving voor gemeenten en
De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee
provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van
taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4 Overhead en het
zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand
taakveld 5.4. Musea. Overige taakvelden hebben geen relevantie voor
van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de
het werkveld van het WBA (historische archieven). Het taakveld
begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de
Overhead is feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus ook
informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders,
voor het WBA. Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van
de EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-
het WBA, in zijn volledige omvang.
indeling, maar zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te nemen in de bijlagen van de begroting en jaarstukken. Voor
Voor de indeling en terminologie is de Notitie Overhead van de
verbonden partijen is daarbij specifiek aangegeven, middels de
Commissie BBV gebruikt. Voor 2025 is de verdeling als volgt:
gelijknamige notitie van de commissie BBV, dat ook zij deze bijlage moeten opnemen zodat de gemeente de uitgaven m.b.t. de Kostenverdeling per taakveld
Gewijzigde begroting
Begroting 2025
2024
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
707.117
707.089
Taakveld 5.4: Musea
2.666.918
2.495.322
Totaal kosten WBA
3.374.034
3.202.411
21,0%
22,1%
3.374.034
3.202.411
Percentage bedrijfsvoering van totale kosten WBA
Totaal baten WBA
7
2.3 Investeringen De afschrijvingstermijn voor de laptops bedraagt 3 jaar, deze zullen dus in 2025 worden vervangen en de kapitaallasten komen dan voor 2026 e.v. Verdere investeringen met gevolgen voor de staat van activa zijn in 2028 gepland. Meerjaren Investerings Programma 2025-2028 Omschrijving
2025
2026
2027
0
0
26.000
Laptops
2028 26.000
Toelichting
Noodzaak?
nieuwe investering in 2025
Ja
en 2028
Overige IT voorzieningen
0
0
0
43.615
nieuwe investering in 2028
Ja
Boekscanner
0
0
0
22.275
nieuwe investering in 2028
Ja
26.000
0
0
93.918
Totalen Bijdragen van de deelnemers
De bijdragen van de deelnemers zijn op basis van een nieuwe verdeelsleutel berekend. De gevolgen daarvan voor de bijdragen van de deelnemers zijn over drie jaar met een ingroeimodel uitgesmeerd. Het begrotingsjaar 2025 is het tweede jaar van die ingroei. E.e.a. wordt uitgelegd in hoofdstuk 6 van deze begroting.
Deelnemers
2024 nieuwe sleutel
2025 ingroei
2026
2027
2028
ingroei 33,33%
66,66%
100%
100%
100%
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
Bergen op Zoom
924.965
828.627
739.919
763.140
787.471
Etten-Leur
174.533
199.507
230.197
237.421
244.991
Halderberge
290.323
291.062
297.266
306.595
316.370
Moerdijk
345.469
382.116
428.807
442.264
456.365
Roosendaal
657.901
706.601
754.198
777.868
802.668
Rucphen
125.165
129.775
137.166
141.471
145.982
Steenbergen
186.681
210.914
241.015
248.578
256.504
Woensdrecht
147.598
176.573
211.158
217.785
224.729
Zundert
133.173
148.740
168.321
173.603
179.138
Totaal
2.985.808
3.073.915
3.208.046
3.308.726
3.414.219
8
In de meerjarenraming 2026-2028 zijn indexmatige verhogingen
2.5 Kerngegevens
toegepast. De meerjarenraming maakt gebruik van de indexcijfers uit de septembercirculaire, mits er geen bijzondere kostenmutatie
Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke
van toepassing is. Vanzelfsprekend zijn ook de deelnemersbijdragen aangepast aan de meerjarenraming. De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per kwartaal plaats 1 januari 2025
40% van het gemeentelijk aandeel
1 april 2025
20% van het gemeentelijk aandeel
1 juli 2025
20% van het gemeentelijk aandeel
1 oktober 2025
20% van het gemeentelijk aandeel
regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 362.000 inwoners. In 2024 is de Gemeenschappelijke Regeling aangepast aan de gewijzigde WGR. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een dagelijks en een algemeen bestuur. De directeur van het WBA is bestuurssecretaris.
Rijsbergen 1975, Wielrennen platte sturenkoers, Ben Steffen
0
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 3 juli 2024 De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
10
De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Voor de jaren na 2025 is rekening gehouden met een indexmatige verhoging van lasten en baten. Programma Archiefbeheer
Begroting
Meerjarenraming
2024 na wijziging
2025
2026
2027
2028
Personele lasten
2.208.872
2.120.259
2.215.823
2.303.761
2.395.311
Huisvestingslasten
600.008
596.058
577.246
588.813
593.964
Overige exploitatielasten
402.225
420.849
444.079
480.291
456.346
Storting in voorziening
5.245
5.245
5.245
5.245
5.245
Onvoorzien
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
Kosten projecten Beleidsvisie
97.865
0
125.095
0
0
3.374.034
3.202.411
3.427.488
3.438.110
3.510.866
233.652
92.153
93.627
95.125
96.648
2.985.808
3.073.915
3.208.046
3.308.726
3.414.219
97.685
0
0
0
0
Onttrekking reserve innovatie CBS
0
0
125.095
0
0
Onttrekking reserve evaluatie GR
0
0
0
30.000
0
Onttrekking voorziening RVU
17.456
8.080
0
0
0
Onttrekking voorziening Oudenbosch
39.434
28.263
720
4.258
0
3.374.034
3.202.411
3.427.488
3.438.110
3.510.866
LASTEN
Totaal lasten BATEN Variabele baten Deelnemersbijdrage Onttrekking reserve innovatie website
Subtotaal Baten
11
Algemeen Het WBA werkt met één programma, namelijk Archiefbeheer. Daarmee zijn onze wettelijke taken volledig gedekt. Binnen dat programma onderscheiden we drie hoofd kostenplaatsen, te weten personeelskosten, huisvestingskosten en exploitatiekosten. Daarnaast is er in de begroting vanaf 2024 weer een post onvoorzien opgenomen (verplicht volgens het BBV) en een post voor (project)investeringen. Die kostenplaatsen worden hieronder kort toegelicht. Personele lasten Begroting 2024 na
Meerjarenraming 2025
2026
2027
2028
2.017.784
1.926.119
2.018.573
2.103.353
2.191.693
opleidingskosten
16.883
17.153
17.427
17.706
17.989
overige personeelskosten
46.081
46.812
47.565
48.329
49.105
inhuur van derden
128.125
130.175
132.258
134.374
136.524
2.208.872 2.120.259
2.215.823
2.303.761
2.395.311
wijziging Omschrijving lasten salarissen en sociale lasten
Totaal lasten
In 2025 werken er 25 personen bij het WBA. Daarmee is de formatie volledig bezet qua kosten. Na het vertrek van medewerkers in een uitloopschaal, ontstaat weer enige ruimte in de personeelsbegroting. Vanaf 2025 dalen de loonkosten vanwege pensionering van een medewerker die gedetacheerd is geweest. Evenzo vervalt vanaf dat moment ook de detacheringsvergoeding. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid. Voor een aantal specifieke bedrijfsvoeringsfuncties zoals HR, financiën en logistiek, maakt het WBA gebruik van ingehuurde externen. De lasten daarvoor vallen onder inhuur van derden.
12
Huisvestingslasten Begroting
Meerjarenraming
2024 na wijziging
2025
2026
2027
2028
Omschrijving lasten Huurkosten
440.392
447.438
454.597
461.871
469.261
Energiekosten
65.000
66.040
67.097
68.170
69.261
Onderhoudskosten
76.534
64.433
37.469
41.183
37.934
Overige kosten
18.082
18.147
18.084
17.589
17.509
600.008
596.058
577.246
588.813
593.964
Totaal
Het WBA maakt gebruik van drie panden: De archiefkelder in het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch (geschikt voor de opslag van ruim 4,5 kilometer archief) wordt vanaf 2021 gehuurd van de
Daarnaast worden de kapitaallasten van de verbouwing in 2015-2016 in rekening gebracht bij het WBA; deze maken echter onderdeel uit van de huursom en worden hier dus niet specifiek weergegeven.
nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten en een
De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in
evenredig deel van de kosten voor regulier onderhoud die voor de huurder
Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. De volledige
komen. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening beschikbaar. Vanaf 2021
exploitatie is door het WBA vanaf 2017 overgenomen van de gemeente Bergen op
wordt daarin elk jaar een bedrag van € 5.245 gestort. In 2024 is van het saldo over
Zoom. Deze exploitatiekosten worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan
2023 een extra bedrag in de voorziening gestort om acuut vervangend onderhoud
de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook
te bekostigen. In 2025 staat er voor ruim 28 k aan vervangend onderhoud op de rol.
daadwerkelijk voor opslag van museumobjecten gebruikt. De kosten betreffen de
In dit jaar zal ook het onderhoudsplan worden geactualiseerd.
huur, OZB, energie en onderhoud.
Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB, verzekering, energie en onderhoud.
13
Exploitatielasten Begroting 2024 na wijziging
Meerjarenraming
2025
2026
2027
2028
Omschrijving lasten Software & Hardware
142.389
146.010
148.226
150.971
153.775
Communicatie, internet & abonnementen
162.167
161.439
186.763
189.221
191.608
Accountantskosten
16.462
16.725
16.725
16.992
16.993
Overige kosten
81.207
96.675
92.365
123.106
93.969
402.225
420.849
444.079
480.291
456.346
Totaal
Zoals elke organisatie kent het WBA kosten die te maken hebben met
depot toekomstbestendig te maken en te houden is het structurele
de taakuitoefening oftewel het primaire proces. Het primaire proces van het WBA bestaat uit de wettelijke archieftaken ontsluiten,
budget voor het E-depot vanaf 2024 verhoogd.
beschikbaar stellen en toezicht houden. Hierop is de kostenplaats Exploitatiekosten van toepassing. De opgaven Basis op orde, Dienstverlening en Erfgoed worden uit dit budget gefinancierd. Het beschikbare budget exploitatiekosten bedraagt in 2025 €420.849 en wordt vrijwel geheel besteed aan contractuele verplichtingen en geoormerkte doelen. In het budget vormen de hosting van de website, de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten van het WBA en het Edepot de hoogste kostenposten. In 2024 zijn veel data overgeheveld naar het E-depot, waardoor de kosten voor opslag verminderden. Digitaal gevormde (digital born) informatie moet worden bewaard en beheerd in een E-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. De mogelijkheden van het E-depot worden steeds beter benut. Dit komt vooral door de professionalisering van het E-depot team. Om het E-
Het budget Exploitatiekosten voorziet in de kosten voor de innovatie van de digitale dienstverlening middels de website www.westbrabantsarchief.nl. De nieuwe website, die ook de functie van erfgoedwebsite heeft, is in 2024 opgeleverd. Om onze digitale ambities waar te kunnen maken is budget nodig voor doorontwikkeling en uitbreiding van die website. Dat is in de begroting voldoende geregeld. Tenslotte dient het budget Exploitatiekosten ook nog voor dekking van de kosten voor IT (hard- en software) en overige bedrijfsmatige voorzieningen. De stijging van de overige kosten in 2027 heeft te maken met de geraamde kosten voor de externe evaluatie van de GR. Het bestuur van het WBA heeft besloten om daarvoor per 2024 een bestemmingsreserve op te nemen, waar vanuit deze kosten gedekt zullen worden.
14
Toelichting op de kosten voor projecten beleidsvisie In 2022 stelde het bestuur van het WBA de beleidsvisie vast. De visie is uitgewerkt in een projectenlijst voor de periode 2023-2028. Een aantal van die projecten kent een kostenplaatje: het gaat dan om (eenmalige) investerings- of aanschafkosten en de jaarlijks terugkerende structurele kosten. Vanaf de begroting 2024 zijn de structurele kosten opgenomen in de exploitatielasten. De eenmalige kosten staan afzonderlijk op de begroting. In 2026 staat een groot project gepland, namelijk de innovatie van het
Collectie Beheer Systeem (CBS) van het WBA. Voor dekking van de investeringslasten is een bestemmingsreserve van ruim € 125.000 beschikbaar.
Toelichting op de variabele baten De baten, behalve de deelnemersbijdragen, zijn geraamd op ruim € 92.000 en bestaan uit inkomsten met een (overwegend)variabel karakter. Het gaat hierbij om: •
leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening;
•
inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden;
•
de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen;
•
een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld. St. Willebrord, Motorcrossen, Ben Steffen
15
De verdeelsleutel voor de deelnemersbijdrage vanaf deze begroting is in 2022 door het WBA bestuur vastgesteld. Daaraan ging een grondig onderzoek vooraf door een projectgroep, bestaande uit deskundigen vanuit de aangesloten gemeenten en het WBA. Net als de oude (uit 2016) verdeelsleutel vormt de hoeveelheid beheerd analoog archief nog steeds de basis voor die verdeelsleutel. Werkgroep en bestuur vonden dit in meerderheid een acceptabeler verdeling dan een volgens inwoneraantal. In tegenstelling tot de opmeting in 2016 zijn alleen de op grond van de Archiefwet overgebrachte overheidsarchieven geteld. Dit sluit beter aan op de (archief)wettelijke taak van het WBA en gemeenten verdelen de kosten alleen voor de door henzelf (en voorgangers) gevormde archiefbestanden. In het bestuur is afgesproken dat elk jaar een actualisatie van het aantal meters plaats vindt. Dan wordt gekeken naar stijging a.g.v. wettelijke overbrenging en daling a.g.v. vervanging. Concreet voor 2025 houdt dit in dat de resultaten van de telling per 31-12-2023 de basis voor de kostenverdeling zijn. Gemeente
getelde meters 2022
% in 2024
getelde meters 2023
% vanaf 2025
Bergen op Zoom
1710
23,45%
1710
23,06%
Etten-Leur
532
7,30%
532
7,18%
Halderberge
687
9,42%
687
9,27%
Moerdijk
991
13,59%
991
13,37%
Roosendaal
1620
22,22%
1743
23,51%
Rucphen
317
4,35%
317
4,28%
Steenbergen
557
7,64%
557
7,51%
Woensdrecht
488
6,69%
488
6,58%
Zundert
389
5,34%
389
5,25%
Totaal
7.291
100%
7.414
100%
Het toepassen van een nieuwe verdeelsleutel heeft voor vrijwel alle deelnemers, behoudens de gemeente Bergen op Zoom, tot gevolg dat de bijdrage stijgt. Om de nadelige effecten van die stijging te dempen is besloten voor een ingroeimodel van drie jaar. Dit resulteert in een ingroei van resp. 33,33% in 2024, 66,66% in 2025 en 100% in 2026 e.v. In de tabel op pagina 10 zijn de werkelijke deelnemersbijdragen uitgewerkt.
16
De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet
Financiële positie
worden besteed zijn Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting
In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor
besteden wij ook aandacht aan de paragraaf weerstandsvermogen en
de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Dit betekent dat de
risicobeheersing.
aflossingen van de geldleningen gelijk zijn aan de afschrijvingen op de
7.1 Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning
activa en dat de eventuele rentekosten direct ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht (dit is van toepassing bij ‘Huisvesting’).
De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door
Investeringen vanaf dat jaar, waaronder ook de volledige vernieuwing
bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen
van de IT-voorzieningen, eind 2022, werden steeds met eigen middelen
gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in
gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA liet en laat dit toe. De
rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig
kapitaallasten voor deze investeringen bestaan dus uit alleen maar
over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het
afschrijving, zonder rente.
begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Niet direct benodigde saldi worden in de regel op de bedrijfsspaarrekening gestort, waar het WBA rente over ontvangt. Incidenteel, bij te hoge saldi, wordt naar de schatkistrekening overgeboekt. Financieringsbehoefte De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen €10.000 en €25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf €25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023.
In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig) geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen. In de Begroting 2025 zitten geen geraamde incidentele lasten of baten. In 2026 is er onttrekking aan de reserve voor de aanschaf van een nieuw Collectie Beheer Systeem (CBS). De onderhoudsvoorziening voor het pand in Oudenbosch is in 2024 met een deel van het saldo over het jaar 2023 aangevuld om de gestegen prijzen sinds het opstellen van het MJOP in 2020 op te vangen, aangezien een acuut tekort dreigde.
7.2 Bedrijfsvoeringparagraaf Personeel In 2025 zullen 25 personen in vaste dienst werkzaam zijn. Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van drie ingehuurde WVS medewerkers, enthousiaste vrijwilligers en worden elk jaar twee stagiaires begeleid.
17
Ondersteunende diensten op het gebied van P&O worden afgenomen
medewerkers gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn ook alle
van de gemeente Bergen op Zoom. Hiervoor is een
voorzieningen voor online werken en vergaderen ingericht.
dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Financiële ondersteuning wordt geleverd door een extern administratiekantoor. Van WVS worden medewerkers ingehuurd voor ondersteunende diensten zoals scanning en transport. In bijzondere gevallen maakt het WBA gebruik van uitzendkrachten. Tenslotte is er ook nog een inhuur van een specialist voor assistentie bij de toezichtwerkzaamheden. Onderhoud kapitaalgoederen Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch. Het reguliere periodiek onderhoud is verwerkt in de huurprijs. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening ingesteld om de kosten ervan te dekken. In 2020 is een meerjarig onderhoudsplan opgesteld, op basis waarvan die voorziening actueel en toereikend wordt gehouden. De onderhoudsvoorziening voor het pand in Oudenbosch is met een deel van het resultaat over 2023, zijnde €25.000, aangevuld om acuut onderhoud uit te voeren. Het onderhoudsplan wordt in 2025 geactualiseerd.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie. In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. De belangrijkste risico’s zoals door de accountant geformuleerd betreffen: •
ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen;
•
loonstijgingen die niet voorzien zijn;
•
E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in
Automatisering
te schatten;
In 2024 is de nieuwe website opgeleverd. Doorontwikkeling vindt vanaf
•
onzekerheid baten;
2025 plaats. De digitale dienstverlening blijft hoog op de WBA-agenda.
•
privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.
De website voldoet aan de geactualiseerde Wet digitale overheid en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd en zijn alle noodzakelijke IT-faciliteiten beschikbaar. Eind 2022 zijn deze integraal vervangen. Eind 2025 worden de laptops wederom vervangen. In 2028 zijn deze afgeschreven en wordt opnieuw hierin geïnvesteerd, evenals in de netwerkvoorzieningen. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn zodoende weer voor langere tijd voldoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn
De algemene reserve dient in beginsel voor het opvangen van bovengenoemde risico’s in het bijzonder van niet-voorziene loonstijgingen. In december 2022 besloot het Algemeen Bestuur dat per 2024 de algemene reserve diende te worden opgeheven. Dat was in overeenstemming met de toen geldende Nota Verbonden Partijen. Inmiddels is die nota in 2024 herijkt en is juist een beperkte algemene reserve de richtlijn, specifiek voor dekking van onverwachte CAO effecten. Daarom is de algemene reserve weer terug te vinden in de staat van reserves en voorzieningen, gevuld met een deel van het resultaat over 2023 (€50.000). Tevens is met dat saldo een nieuwe
18
bestemmingsreserve opgevoerd (€30.000), bedoeld om de kosten voor
onderhoud in de archiefdepots in de kelder van het pand in
een externe evaluatie van de GR te dekken, waar de deelnemers
Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA die archiefkelder van
expliciet om hebben gevraagd.
de nieuwe eigenaar. De basis voor de voorziening is het meerjarig onderhoudsplan. De hoogte van de onderhoudsvoorziening is in 2024
Een beperkte algemene reserve is voldoende omdat het WBA
op peil gebracht, mede door een defecte regelkast en een dreigend
nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van
acuut tekort door lampen en armaturen die eerder dan gepland
lasten en baten gedurende de afgelopen acht jaar is dermate
vervangen moesten worden.
evenwichtig en “storingsvrij” dat, naast die algemene reserve,
In onderstaande tabellen staan de transacties en de mutaties van de
erkende ingrepen als een begrotingswijziging en gebruik van de post
reserves en de onderhoudsvoorziening.
onvoorzien tot voldoende weerstandsvermogen leiden. Naast de algemene en twee bestemmingsreserves beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die is bestemd voor vervangend Verloop van reserves en voorzieningen Reserves
2025
2026
2027
2028
2029
255.095
255.095
130.000
100.000
100.000
opname
0
125.095
30.000
0
0
storting
0
0
0
0
0
255.095
130.000
100.000
stand per 1-1
28.173
5.155
9.680
11.078
16.323
opname
28.263
720
3.847
0
0
storting
5.245
5.245
5.245
5.245
5.245
stand per 1-1
8.080
0
0
0
0
opname
8.080
0
0
0
0
storting
0
0
0
0
0
5.155
9.680
11.078
16.323
21.568
stand per 1-1
stand per 31-12
100.000 100.000
Onderhoudsvoorziening
RVU
stand per 31-12
19
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico.
•
Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de
•
gegeven;
verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het
heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe archivaris de toezichttaken uitvoerde. Mede doordat de personele capaciteit niet vanaf het begin van het jaar kon worden geleverd én door de implementatie van een nieuw toezichtmodel liepen de archiefinspecties in de eerste helft van 2023 nog niet helemaal gelijk met de planning. De omschakeling kostte meer tijd dan gehoopt maar maakte ook zichtbaar dat, ondanks de uitbreiding van de inspectiecapaciteit, er nog steeds een gat is tussen de feitelijke formatie en de normformatie die door de provincie is aanbevolen. De dienstverlening naar de gemeentelijke deelnemers werd naar een hoger plan getild met de start van scanning in eigen beheer. Opgevraagde dossiers kunnen daardoor sneller en effectiever worden aangereikt. Daarnaast biedt de Bouw Dossier Applicatie (BDA) gemeenten de mogelijkheid om zonder tussenkomst van het WBA reeds gedigitaliseerde bouwdossiers te raadplegen. Met inzet van deze twee instrumenten, scanstraat en BDA, voldoet het WBA zeker aan de verwachtingen van de deelnemers
Het metadatamodel is actueel en volledig en door de gemeenten en GR’en goed toe te passen. Het WBA geeft
uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren
Een demo van dit nieuwe E-depot wordt steeds op verzoek
voorlichting en ondersteuning. Benodigde tools zijn aanwezig; •
De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Een extra functioneel applicatiebeheerder voor het E-depot werd in 2023 aangetrokken en opgeleid. Het E-depotteam van het WBA bestaat in 2025 uit vier personen.
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalekprotocol opgesteld en zij heeft daarover aan alle medewerkers uitleg gegeven. Periodiek verzorgt zij vervolginstructies. De vereiste verwerkingsregistraties worden door haar bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA themabijeenkomsten georganiseerd over informatieveiligheid.
De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd. In 2025
Het WBA heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en
is de beoogde situatie als volgt:
een informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks
•
Er is een volledig functioneel en productie gereed E-depot
gemonitord en geüpdatet. Dit is voor t laatst in 2023 gebeurd. Om
beschikbaar. De documentatie ervan is volledig op orde en
alles rond informatieveiligheid te kunnen organiseren wordt een
actueel. Hierdoor vermindert de kwetsbaarheid bij uitval van
externe CISO ingehuurd.
(een van) de beheerder(s);
20
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van
direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht
overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog
door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en
ziekteverzuim. Dit komt tot nu toe niet voor bij het WBA. Om het
persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA is naar
ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management
verwachting in 2025 niet hoger dan 3,0%.
7.3
Financiële Kengetallen Kengetallen
Jaarrek. 2023
Netto schuldquote
Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2024 gewijzigd
2025
2026
2027
2028
-11,69%
-2,83%
-3,61%
-4,15%
-4,68%
-3,78%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
47,45%
35,66%
37,49%
23,39%
23,50%
23,45%
Structurele exploitatieruimte
7,61%
1,86%
1,89%
1,81%
1,76%
6,26%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies
Netto schuldquote
(BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke
De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast
regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen
in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf
middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de
financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor:
aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe
de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte,
beter.
grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing.
Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen
gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële
bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen
verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan
helpen bij de beoordeling van de financiële positie.
het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter.
21
Structurele exploitatieruimte
De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en
Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de
bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren
begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en
volgend op het begrotingsjaar.
incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten. Bergen op Zoom 1987, Vastenavond intocht grootste boer W. van Vliet, Thom van Amsterdam
22
7.4 Meerjarenbalans Activa
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Materiele vaste activa
131.617
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
Totaal vaste activa
131.617
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
Uitzettingen korter dan 1 jaar
71.877
71.877
71.877
71.877
71.877
71.877
Liquide middelen
655.802
440.126
432.471
310.513
336.526
355.717
Overlopende posten
104.137
99.266
99.266
99.266
99.266
99.266
Totaal vlottende activa
831.816
611.269
603.614
481.656
507.669
526.860
Totaal Activa
963.433
715.443
680.345
555.775
553.173
554.418
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Algemene reserve
125.095
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
97.685
-
-
-
-
-
Reserve evaluatie GR
-
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
Reserve collectie beheer systeem
-
125.095
125.095
-
-
-
Te bestemmen resultaat
234.381
-
-
-
-
-
Eigen vermogen
457.161
255.095
255.095
130.000
130.000
130.000
Voorzieningen
37.362
36.253
5.155
9.680
11.078
16.323
Vaste schulden
32.000
28.000
24.000
20.000
16.000
12.000
Totaal vaste passiva
69.362
64.253
29.155
29.680
27.078
28.323
Vlottende schulden <1 jaar
369.590
319.612
319.612
319.612
319.612
319.612
Overlopende passiva
67.321
76.483
76.483
76.483
76.483
76.483
Totaal vlottende passiva
436.911
396.095
396.095
396.095
396.095
396.095
Totaal Passiva
963.434
715.443
680.345
555.775
553.173
554.418
Passiva
23
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe
resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.
7.6
Openbaarheidsparagraaf (Woo)
investeringen.
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo regelt dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, te
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden
ontsluiten en te archiveren is. De drie hoofdonderdelen die de Woo regelt zijn: actieve openbaarmaking, passieve openbaarmaking en
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2023.
verbetering van de informatiehuis-houding. Het WBA is zich bewust van het belang van het naleven van de Woo en loopt op schema met de implementatie van de wet binnen de organisatie.
Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans. Eigen vermogen en voorzieningen Het eigen vermogen bestaat uit een algemene reserve en twee bestemmingsreserves voor de periodieke evaluatie van de GR en voor de implementatie van een nieuw collectie beheer systeem. De voorziening is er voor het vervangend onderhoud in de gehuurde archiefkelder in Oudenbosch. Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd.
7.5
Vennootschapsbelasting (Vpb)
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpb-advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-
Actieve openbaarmaking Het WBA publiceert de categorieën van documenten die tot en met 2024 actief openbaar gemaakt moeten worden in haar eigen publicatieblad in het blad gemeenschappelijke regelingen, dan wel op de eigen website. Het WBA is daarnaast aangesloten op de Wooindex, waarop wordt verwezen naar de publicaties op de eigen website. In de loop van de komende jaren wordt de actieve openbaarmaking van de andere categorieën van documenten stapsgewijs per Koninklijk Besluit ingevoerd. Aangezien de hoeveelheid te publiceren stukken bij het WBA redelijk beperkt is, is de eigen website hiervoor vooralsnog een geschikt medium. In de toekomst kan worden bekeken of publicaties eventueel via het edepot openbaar kunnen worden gemaakt. Passieve openbaarmaking Er is een Woo-contactpersoon aangewezen en burgers worden op de website van het WBA geïnformeerd over de wijze waarop een Wooverzoek kan worden ingediend. Tot op heden zijn er geen Wooverzoeken ingediend bij het WBA en naar verwachting zal dit in de praktijk ook niet of nauwelijks voorkomen. Verbetering van de informatiehuishouding Naast de actieve openbaarmaking verplicht de Woo publieke organisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen en
24
hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken
informatiebeveiliging) op de aanbevelingen in het KPI
en te houden. De bepaling uit de Archiefwet, dat documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard,
inspectierapport van onze eigen WBA informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het
wordt herhaald in de Woo. De VNG heeft voor de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding een zeven stappenplan
WBA. Voor de komende jaren staat de invoering van een nieuw zaaksysteem voor het WBA op de agenda. Met de juiste inrichting
aanbevolen. De belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij
daarvan kan de informatiehuishouding van het WBA nog beter op orde worden gebracht.
overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda (zie ook hierna onder Roosendaal 1985, competitiewedstrijd RBC tegen EVV Eindhoven, Ben Steffen
25
26
8.1
Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven
Omschrijving van
Oorspronkelijk
Vemeerderingen
Vermindering
Oorspronkelijk
Percentage en
de kapitaaluitgaven
bedrag der kapitaaluitgaven
2024
(anders dan door aflossing/afschrijving
bedrag der kapitaaluitgaven
maatstaf van afschrijving
2025)
31-12-2025
2024 Meubilair
60.000
0
0
60.000 Lin 15jr
aandrijving archiefst.
48.910
0
0
48.910 Lin 10jr
Laptops
22.483
0
0
22.483 Lin 3jr
Overige IT voorz.
43.615
0
0
43.615 Lin 6 jr
Boekscanner
22.725
0
0
22.725 Lin 6 jr
TOTAAL
197.733
0
0
197.733
Electronische
Omschrijving van de
Totaal afschrijving op kapitaal
kapitaaluitgaven
uitgaven tot 2025
Meubilair
Vemeerderingen 2025
Afschrijving op kapitaaluitgaven
Boekwaarde 01-012025
Boekwaarde 31-122025
2025
32.000
4.000
28.000
24.000
aandrijving archiefst.
24.455
4.891
24.455
19.564
Laptops
14.989
7.494
7.494
0
Overige IT voorz.
14.538
7.269
29.077
21.808
Boekscanner
7.576
3.788
15.150
11.362
27.442
104.176
76.733
Electronische
TOTAAL
93.557
0
27
8.2
Reserves en voorziening Saldo per 1-1-2025
Vermeerderingen
Verminderingen
Saldo per 31-12-2025
Algemene reserve
100.000
0
0
100.000
Reserve innovatie Collectie Beheer Systeem
125.095
0
0
125.095
Reserve evaluatie GR
30.000
0
0
30.000
255.095
0
0
255.095
Onderhoud Oudenbosch
28.173
5.245
28.263
5.155
Regeling Vervroegd Uittreden (RVU)
8.080
0
8.080
0
Totaal
36.253
5.245
36.343
5.155
Naam reserve of voorziening Reserves
Totaal Voorzieningen
8.3
Staat van langlopende geldleningen
Omschrijving lening
Oorspronkelijk bedrag van de
Datum besluit
Jaar van laatste
geldlening
algemeen bestuur
aflossing
21-12-2016
2032
Meubilair
60.000
TOTAAL
60.000
Rentepercentage
2
Restantbedrag geldleningen
Rente of het rentebestand-
Aflossing of aflossings-
Restant bedrag van de geldlening
per 1-1-2025
deel 2025
bestanddeel 2025
per 31-12-2025
Opmerkingen
28.000
560
4.000
24.000 lineair
28.000
560
4.000
24.000
28
29