Bijlage aanbiedingsbrief begrotingswijziging RBL 2023 2313818.pdf

Bezoekadres: Claudius Prinsenlaan 10 4811 DJ Breda Postadres: Postbus 90156 Tel. (076)5298110 info@rblwest-brabant.nl www.rblwest-brabant.nl

Uw brief

Datum

Ons kenmerk

-

30 maart 2023

Onderwerp

Informatie

Bijlagen

1e Begrotingswijziging van de reeds vastgestelde begroting 2023

info@RBLWest-Brabant.nl Telefoon: 076-5298110

-

T P E C N

Aan: De colleges en de raden van de gemeenten die deelnemen in de Gemeenschappelijke Regeling Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten.

O C

Geachte mevrouw, mijnheer,  

Uw gemeente neemt deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten, beter bekend onder de naam Regionaal Bureau Leren (RBL) West-Brabant. Bijgevoegd vindt u de eerste begrotingswijziging op de

Begroting 2023 van het RBL West-Brabant. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 van de Gemeenschappelijke Regeling en

de wettelijke bepalingen verzoeken wij u de begrotingswijziging voor te leggen aan uw gemeenteraad en ons binnen 10 weken, doch uiterlijk 1 juli 2023, schriftelijk te berichten hoe deze begroting door uw Raad is beoordeeld. Het Gemeenschappelijk Orgaan is voornemens om in de vergadering van 12 juli 2023 de begrotingswijziging definitief vast te stellen. Begrotingswijziging

Het RBL West Brabant heeft te maken met hogere kosten dan in de vastgestelde Begroting 2023 voorzien. Gedeeltelijk gaat het om een doorwerking van de meerkosten in 2023 die in de Jaarrekening 2022 zijn gerapporteerd. Het betreft onder andere hogere personeelskosten dan begroot voor de vervanging van langdurig uitgevallen medewerkers. Deze kosten zijn noodzakelijk voor de borging van de minimale dienstverlening van RBL. Aangezien het gaat om kosten die gemaakt worden voor de Gemeenschappelijke Regeling en deze noodzakelijk zijn voor de borging van de continuïteit en kwaliteit van het RBL, worden deze ook in 2023 op basis van de afgesproken verdeelsleutels evenredig verdeeld onder de deelnemende gemeenten. Dit betreft de posten 3, 4, 7 en 9 in onderstaande tabel.

1

Voor een ander deel betreft het de financiële doorwerking van besluiten van het RBL bestuur in de bestuursvergadering van 23 januari 2023. Het betreft de kosten voor een aanschaf en implementatie van een extra module voor JVS (post 6a en 6b) en de verlenging van de opdracht van de Projectaanjager Leerplicht (post 8). Voor post 1 en post 5 geldt dat hier nog formele besluitvorming in het bestuur voor nodig is. Onder de tabel wordt toegelicht waarom deze meerkosten gemaakt worden in 2023. Voor deze punten geldt dat de besluiten hieromtrent met het accorderen van deze begrotingswijziging worden geformaliseerd. Onder de tabel worden de verschillende posten in meer detail toegelicht. Financiële impact wijziging cao De exacte impact van de nieuwe gemeente cao (die met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 ingaat) op de begroting 2023 en 2024 wordt komende maand bekend bij de Gemeente Bred als faciliterend gemeente voor het RBL. Afhankelijk van de uitkomsten hiervan zal een 2e begrotingswijziging 2023 en een 1e begrotingswijziging 2024 worden voorgesteld. Overzicht begrotingswijzigingen 2023 alle niveau’s 1. Inhuur WPG, schatting € 90*28uur*6 maanden

€ 65.520

Incidenteel*

2a. Ontvangst beschikking VSV: € 335.385 ipv € 246.299

€ -89.086

Incidenteel*

2b. Kosten nav beschikking VSV

€ 89.086

Incidenteel*

3. Verhoging schaal administratie van 6 naar 7

€ 16.441

Structureel**

4. Beheer JVS

€ 39.384

Structureel**

5. Extra 0,445 fte kwaliteitsmedewerker

T P E C N € 37.468

Incidenteel*

6a. Extra module JVS (archiveringsmodule), structureel

€ 3.636

Structureel**

6b. Extra module JVS (archiveringsmodule), eenmalig

€ 1.800

Incidenteel*

€ 9.091

Eenmalig*

O C 9. Huisvesting en facilitaire zaken RBL TOTAAL

€ 173.340

Overzicht begrotingswijzigingen 2023 niveau 2 7. Vervanging ziekte(stelpost)

9. Huisvesting en facilitaire zaken RBL TOTAAL

€ 159.541

Incidenteel*

€ 26.048

Incidenteel*

€ 185.589

Overzicht begrotingswijzigingen 2023 Niveau 2/2a 8. Projectaanjager RBL TOTAAL

€ 61.865

Incidenteel*

€ 61.865

Overzicht begrotingswijzigingen 2023 Niveau 2a 9. Huisvesting en facilitaire zaken RBL

€ 2.284

TOTAAL

€ 2.284

Incidenteel*

*de kolom incidenteel betekent dat deze kosten vooralsnog alleen hun weerslag vinden in 2023. Voor de punten 1, 2a/b en 6b geldt dat deze kosten slechts eenmalig (in 2023) worden gemaakt. Voor de punten 5, 7, 8 en 9 geldt dat op grond van de uitkomst van de doorontwikkeling RBL wordt besloten of deze posten al dan niet structureel worden. Door deze kosten vooralsnog alleen in de 1e begrotingswijziging 2023 op te nemen willen we niet vooruitlopen op besluitvorming op deze punten voor 2024. **de kolom structureel betekent dat deze kosten ieder jaar terugkomen. Deze kosten zijn noodzakelijk voor de verdere basisuitvoering bij het RBL.

2

1. Inhuur voor het auditproces Wet Politiegegevens (WPG) In 2022 heeft het domein Leerplicht een WPG-audit doorlopen. Dit is uitgevoerd door een extern auditbureau. Uit deze externe audit is voor elke gemeente een auditrapport met verbeterpunten voortgekomen t.a.v. de WPG. In 2023 zal er een heraudit plaatsvinden. Voordat de heraudit plaatsvindt dient het RBL een aantal centrale verbeterpunten op te pakken en door te voeren die gelden voor alle 16 gemeenten die deelnemen aan de GR. Dit betekent een taakverzwaring voor het RBL en het RBL bestuur heeft ingestemd met de tijdelijke inhuur van extra personeel voor deze taak. Deze kosten bedragen €65.520 voor de inhuur van 6 maanden. 2. VSV-project: Vangnetcoördinator Pro-vso. Naast de reeds bestaande vangnet coördinator is er subsidie aangevraagd voor het aanstellen voor een vangnet coördinator Pro-vso. Deze aanvraag is toegekend. Dit betekent dat de eerder afgegeven beschikking is verhoogd met € 89.086. 3. Administratie in functieschaal 7 i.p.v. 6 In 2022 heeft een functieherwaardering plaats gevonden voor de administratieve krachten van RBL. Op basis van deze herwaardering zijn de administratieve medewerkers van RBL 1 salarisschaal omhoog gegaan, van schaal 6 naar schaal 7. De extra kosten hiervan zijn op dit moment nog niet in de RBL begroting opgenomen. De meerkosten zijn € 16.441 op jaarbasis. 4.

Verplaatsing beheer JVS naar ICO

T P E C N

De Gemeente Bred heeft in overleg met de teammanager RBL en de kwaliteitsmedewerkers besloten om een deel van

het beheer van JVS te verplaatsen naar de afdeling ICO van de Gemeente Bred. Achterliggende reden daarvoor is dat het beheer dusdanig complex is geworden, dat hiervoor een professionaliseringsslag nodig is. De meerkosten zijn € 39.384 op jaarbasis.

O C

5. Extra kwaliteitsmedewerker

Vanaf februari 2022 is de formatie voor de kwaliteitsmedewerkers binnen het RBL verhoogd met 0,445 fte. Deze kosten

worden op dit moment gedragen door de Gemeente Bred. Deze kwaliteitsmedewerker wordt deels ingezet voor specifiek Breda gerelateerde taken, maar deels ook op taken die ten goede komen van alle 16 gemeenten (0,445 fte voor de regio). Het gaat om € 37.468 voor de regio op jaarbasis. 6. Aanschaf module Archiveringsmodule JVS

Vanuit de Archiefwet, AVG en WPG worden eisen gesteld aan de bewaartermijnen en termijn en van verwijderen en

vernietigen van dossiers. Om aan deze eisen te voldoen heeft het bestuur van het RBL op 23 januari 2023 ingestemd met

de aanschaf van de extra archiveringsmodule van JVS. Met deze module wordt JVS een ISO-gecertificeerd archiefsysteem waarbij alle wettelijk verplichte bewaar-, verwijderings- en vernietigingstermijnen ingericht en beheerd worden. De kosten van deze module bedraagt voor alle gemeenten tezamen € 1.800,- eenmalig en € 3.636,- jaarlijks (excl. BTW). 7. Kosten vervanging ziekte medewerkers (niveau 2 gemeenten) In de RBL-begroting wordt geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat medewerkers langdurig ziek worden en vervangen worden. In 2022 is dit door RBL wel gedaan voor 3 medewerkers. Dit omdat zonder vervanging de continuïteit in het geding kwam. De vervanging van deze medewerkers loopt ook in 2023 nog door. Het gaat om specifieke situaties in een specifiek jaar. De kosten hiervan zijn € 159.541 voor 2023.

3

8. Verlenging pilot Projectaanjager RBL (extra projectopdracht namens de gemeenten van Niveau 2 en 2A) Met de aanstelling van een regionaal projectaanjager zijn we in 2020 bij wijze van pilot gestart met het als RBL borgen van overkoepelend beleid. De 10 gemeenten van Niveau 2 en 2A hebben ingestemd met een verlenging van deze pilot voor de duur van 1 jaar met ingang van 1 maart 2023. Deze gemeenten dragen zelf de kosten daarvan. In de begroting 2023 zijn de kosten voor deze pilot opgenomen tot maart 2023. De kosten van maart tot en met december 2023 echter nog niet. Het gaat om € 61.865 op jaarbasis. 9. Huisvesting en facilitaire zaken RBL Het RBL is gehuisvest in Breda in een pand dat in eigendom is van de Gemeente Breda. De benodigde ruimte is berekend aan de hand van het aantal medewerkers en werkpleknormen. Facilitaire zaken zoals schoonmaak, postbezorging, ICT, werkplekbeheer, kopieer- en printfaciliteiten en advisering op het gebied van Financiën en HRM worden afgenomen bij de Gemeente Breda op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Een dienstverleningsovereenkomst die vanaf 1 januari 2018 met de gemeente herijkt is. In 2021 waren de totale kosten € 155.143 gebaseerd op 27 medewerkers. In 2022 waren de kosten €179.670 op basis van 33 medewerkers. In de oorspronkelijke begroting 2023 was een bedrag opgenomen van € 146.739.

De verhoging van de oorspronkelijke begroting 2023 door een 1e begrotingswijzing 2023 van € 37.423 is gebaseerd op de werkelijke kosten 2022 met 2,5% indexatie op basis van de septembercirculaire 2022. Effect op de begroting Deze opdrachten waren niet opgenomen in de vastgestelde begroting 2023, wat we met deze brief alsnog formaliseren.

T P E C N

Voor de deelnemersbijdrage voor de afzonderlijke gemeenten is deze begrotingswijzing niet zonder gevolgen.

In bijgevoegd overzicht is terug te zien welke kostenvermeerdering deze begrotingswijziging betekent voor ieder afzonderlijke gemeente. Erop vertrouwende u hiermee in voldoende mate te hebben geïnformeerd. Per gemeente komt het neer op volgende extra kosten.

O C Totaaloverzicht

Deelname RBL

2023

GR niveau 1

€ 15.394

Alphen-Chaam

GR niveau 1 en 2

€ 9.396

Baarle-Nassau

GR niveau 1 en 2

€ 5.592

GR niveau 1

€ 15.946

Breda

GR niveau 1 en 2

€ 185.002

Drimmelen

GR niveau 1 en 2

€ 24.485

Etten-Leur

GR niveau 1 en 2a

€ 13.397

Geertruidenberg

GR niveau 1 en 2

€ 20.609

GR niveau 1

€ 7.060

Moerdijk

GR niveau 1 en 2

€ 34.356

Oosterhout

GR niveau 1 en 2

€ 51.161

Altena

Bergen op Zoom

Halderberge

Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert TOTAAL

GR niveau 1

€ 18.406

GR niveau 1 en 2a

€ 5.920

GR niveau 1

€ 5.368

GR niveau 1

€ 4.913

GR niveau 1 en 2a

€ 6.073 € 423.078

4

De totale programma begroting 2023 Gemeenschappelijke regeling Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten is hiermee als volgt: (Bedragen x € 1)

Begroting 2023

Wijziging 2023

Begroting na wijziging 2023

LASTEN Taakveld 0.4 Overhead 3.5.1 Ingeleend personeel Personeelskosten

396.085

115.774

511.859

Huisvesting en facilitair

146.739

37.423

184.162

Overige uitgaven

42.034

Subtotaal

584.858

3.8 Overige goederen en diensten 42.034 153.197

738.055

Taakveld 4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken 3.5.1 Ingeleend personeel Personeelskosten Ingeleend personeel VSV inhuur WPG Vervanging ziektevezuim 3.8 Overige goederen en diensten

O C Jeugdvolgsysteem

Stelpost vertaling Ingrado-richtlijnen Overige kosten van VSV projecten Subtotaal

TOTAAL LASTEN BATEN

1.066.155

1.066.155

T P E C N 246.299

89.086

335.385

65.520

65.520

159.541

159.541

75.000

44.820

119.820

1.387.454

358.967

1.746.422

1.972.312

512.164

2.484.476

Taakveld 4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken 4.3.2 Inkomensoverdrachten - gemeente Jaarlijkse bijdragen gemeenten

VSV projecten beleidsuitvoering RBL

1.726.013 246.299

89.086

335.385

423.078

423.078

1.972.312

512.164

2.484.476

0

0

0

Extra bijdrage BGW ‘23 Totaal BATEN Resultaat voor bestemming

1.726.013

Met vriendelijke groet, A.M.A. van Drunen Voorzitter Bestuur Regionaal Bureau Leren West-Brabant

5