Bijlage 2. Werkinstructie evenementenvergunning 2132839.pdf

Werkinstructie: proces evenementenvergunning Brondocument: overzicht lopende en verwachte evenementen. In Corsa wordt de voortgang en alle processtappen geregistreerd. Start proces: Overzicht verwachte evenementen.

Prosestap

Activiteit

Doel activiteit

Werkinstructies

1A Mailing 6 maanden voorafgaand aan evenement en aanmaken werkdossier

herinnering aanvrager tijdig indienen aanvraag

1B Mailing 4 maanden voorafgaand aan evenement

herinnering aanvrager tijdig indienen aanvraag

1C Telefonisch contact 13 weken voorafgaand aan evenement

tijdig ontvangen aanvraag

2A Vooroverleg

Organisator helpen een ontvankelijke aanvraag in 1. Afspraak maken telefonisch, mail of datumprikker te dienen 2. Vooroverleg voeren, eventueel mutlidisciplinair (bij nieuwe aanvragen of B/C-evenementen)

3A Ontvangst aanvraag en registratie en koppeling werkdossier

Start procedure

3B Beoordeling ontvankelijkheid/volledigheid

beoordeling of aanvraag voldoende info om inhoudelijk te toetsen

3B,1 Aanvraag niet compleet, verzoek om aanvulling

complete aanvraag

3B,2 Aanvraag compleet, bevestiging compleetheid

Klant informeren ontvangst aanvraag en compleetheid complete aanvraag

3B,3 Beoordeling aanvuling 3B,4 Niet compleet nogmaals verzoek om aanvulling

indien aanvraag nog niet compleet, nogmaals hersteltermijn

3B,5 Aanvraag compleet, bevestiging compleetheid

Klant informeren ontvangst aanvraag en compleetheid

3B,6 Nog steeds niet compleet, voorstel buiten behandeling Indien aanvraag nog steeds niet compleet dan voorstel voor buiten behandeling, tenzij nog voldoende tijd, dan nogmaals aanvulling opvragen.

4 Inhoudelijke beoordeling

5

Wie voert deze taken uit?

Wie heb je in deze stap nodig? Inclusief contactgegevens

Bijbehorende documenten + vindplaats of maatwerk

KPI

1. Zes maanden voor de vermoedelijke datum van het Casemanager evenement een e-mail sturen naar organsiatie volgens een sjabloon (automatisch vanuit de applicatie). 2. E-mail opslaan als case in Corsanext. Case verschijnt in werkvoorraad. 3. Deze case later koppelen aan de aanvraag-case. Alleen nodig als nog geen aanvraag is gedaan.

Organisator, evt. DIV

1.1. herinnering doen aanvraag (app) 1.2. brondocument lopende en verwachte evenementen (map) 1.3. checklist volledigheid (map) 1.4. aanvraag vorig jaar (corsa)

6 mnd. Voorafgaand aan evenement

1. Vier maanden voor de vermoedelijke datum van Casemanager het evenement een e-mail sturen naar organsiatie volgens een sjabloon (automatisch vanuit de applicatie). 2. E-mail opslaan als case in Corsanext. Case verschijnt in werkvoorraad. 3. Deze case later koppelen aan de aanvraag-case. Alleen nodig als nog geen aanvraag is gedaan. 1. Drie maanden voor de vermoedelijke datum van het Casemanager evenement telefonisch contact opnemen om te herinneren aan doen van aanvraag aan de hand van een lijst met jaarlijks terugkerende evenementen. 2. Telefoonnotitie in case

Organisator, evt. DIV

1.1. herinnering doen aanvraag (app) 1.2. brondocument lopende en verwachte evenementen (map) 1.3. checklist volledigheid (map) 1.4. aanvraag vorig jaar (corsa)

4 mnd. Voorafgaand aan evenement

Organisator, evt. DIV

1.5. mail met bevestiging afspraken (maatwerk)

13 weken voorafgaand aan evenement

Organisator

2.1. mail met bevestiging afspraken (maatwerk) 2.2. agenda vooroverleg 2.3. verslag vooroverleg

uiterlijk 13 weken voorafgaand aan evenement

Casemanager

1. Case aanmaken in Corsanext of Case is reeds Casemanager of Balie-Div ingeboekt door DIV en geplaatst in werkvoorraad taakveld. 2. Eventueel werkdossier koppelen aan case 3. Verslag vooroverleg koppelen aan case 1. Aanvraag toetsen aan checklist volledigheid Casemanager 2. Invullen risicoscan voor classificering A/B/C 3. Stukken koppelen 1. E-mail sturen naar organisatie met verzoek indienen Casemanager aanvullende gegevens met daarin een begunstigingstermijn en een aankondiging buiten behandeling stelling. 2. E-mail koppelen aan Case. 1. E-mail sturen naar organisatie dat aanvraag Casemanager compleet is en aangeven wat het vervolgtraject is. 1. Toetsen of aanvraag nu voldoet aan de Casemanager ontvankelijkseisen. 1. Eerst bellen daarna e-mail sturen naar organisatie, Casemanager met verzoek nogmaal indienen aanvullende gegevens met daarin een begunstigingstermijn en een aankondiging buiten behandeling stelling. 2. E-mail koppelen aan Case, telefoonnotitie in case

1. E-mail sturen naar organisatie dat aanvraag compleet is en aangeven wat het vervolgtraject is. 2. E-mail koppelen aan case

Casemanager

1. Per e-mail aankondigen dat de aanvraag niet verder Casemanager wordt behandeld. 2. Nabellen naar organisatie. 3. E-mail en telefoonnotitie koppelen aan de case. 4. Besluit buiten behandeling stellen maken en laten ondertekenen door burgemeester

Balie-Div

casemanager

Organisator

Organisator

uiterlijk 12 weken voorafgaand aan evenement

1.3. checklist volledigheid (map) 3.1. ontvangstbevestiging volledig (corsa) 3.2. behandelscan 1.3. checklist volledigheid (map) 3.3. verzoek om aanvulling (map)

3.4. bevestiging volledigheid na aanvulling (map)

casemanager Organisator

1.3. checklist volledigheid (map) 3.5. verzoek om aanvulling + aankondiging buiten behandeling stellen (map)

Organisator

3.4. bevestiging volledigheid na aanvulling (map)

bevoegd gezag?

3.6. besluit buiten behandeling laten (map)

Beheersen van de openbare orde en veiligheid

binnen 5 weken na ontvangst volledige aanvraag

4A Multidisciplinair overleg

Evenement multidisciplinair beoordelen, waar mogelijk direct inhoudelijk advies

1. Brandweer, GHOR, Politie, evt. waterschap, collega's casemanager groen en buitendienst uitnodigen voor bespreken van de aanvraag. Overleg vindt standaard plaats 1 keer per ntb weken (betreft een wens). 2. Vastleggen uitkomsten overleg en koppelen aan de case

alle adviseurs

4B Adviesvraag aan Brandweer

beoordeling op brandveiligheid

1. E-mail sturen met verzoek advies, termijn 2 weken. 2. Adviesaanvraag koppelen aan case. 3. Statusupdate aanvrager

Casemanager

Adviseur Politie

4.1. adviesaanvraag (corsa) 4.2. contactgegevens adviseurs (map) 4.3. statusupdate aanvrager (map)

4C Adviesvraag aan Politie

beoordeling op openbare orde en veiligheid en inzet

1. E-mail sturen met verzoek advies, termijn 2 weken. 2. Adviesaanvraag koppelen aan case. 3. Statusupdate aanvrager

Casemanager

Adviseur Brandweer

4.1. adviesaanvraag (corsa) 4.2. contactgegevens adviseurs (map) 4.3. statusupdate aanvrager (map)

4D Adviesvraag aan GHOR

beoordeling mogelijke gevolgen gezondheid

1. E-mail sturen met verzoek advies, termijn 2 weken. 2. Adviesaanvraag koppelen aan case. 3. Statusupdate aanvrager

Casemanager

Adviseur GHOR

4.1. adviesaanvraag (corsa) 4.2. contactgegevens adviseurs (map) 4.3. statusupdate aanvrager (map)

4E Adviesvraag aan Beheer

beoordeling gebruik open bare ruimte

1. E-mail sturen met verzoek advies, termijn 2 weken. 2. Adviesaanvraag koppelen aan case. 3. Statusupdate aanvrager

Casemanager

Afdeling Beheer

4.1. adviesaanvraag (corsa) 4.2. contactgegevens adviseurs (map) 4.3. statusupdate aanvrager (map)

4F Adviesvraag aan ….

beoordeling specifieke onderdelen

1. E-mail sturen met verzoek advies, termijn 2 weken. 2. Adviesaanvraag koppelen aan case. 3. Statusupdate aanvrager

Casemanager

Groen, waterschap, staatsbosbeheer, AOV'er

4.1. adviesaanvraag (corsa) 4.2. contactgegevens adviseurs (map) 4.3. statusupdate aanvrager (map)

4G Eigen beoordeling

beoordeling van de aanvraag in relatie tot andere 1. Aanvraag inhoudelijk beoordelen toestemmingen, zoals standplaats/weekmarkt. Beoordeling in (on)wenselijkheid in kader van openbare orde en veiligheid

Casemanager

collega's verkeer/ontheffingen, algemeen medewerker APV, Groen, buitendienst, veiligheid, gebouwbeheer.

5A Besluitvorming: inhoudelijke beoordeling niet akkoord Indien inhoudelijke beoordeling negatief dan hersteltermijn

Organisatie

5.1. verzoek aanvullende gegevens (map)

5B Beoordeling aanvulling/aanpassing

Adviseur

5.2. verzoek aanvullend advies (map)

bevoegd gezag, administratieve kracht

5.3. Statusupdate aanvrager 5.4. weigering evenementenvergunning (corsa) 5.5. publicatietekst (corsa) 5.6. verzendlijst vergunning (map)

bevoegd gezag, administratieve kracht

5.3. Statusupdate aanvrager 5.7. evenementenvergunning (corsa) 5.5. publicatietekst (corsa) 5.6. verzendlijst vergunning (map)

binnen 8 weken na ontvangst volledige aanvraag*

Toezichthouder/BOA

6.1. Toezichtsrapport (corsa)

Tijdens evenement

5C Aanpassing niet akkoord: besluit weigering

5D Besluitvorming: inhoudelijke beoordeling akkoord

6

Toezicht

7

Evaluatie

1. E-mail sturen naar organisatie met verzoek indienen Casemanager aanvullende gegevens met daarin een begunstigingstermijn en een aankondiging buiten behandeling stelling. 2. E-mail koppelen aan case. Na aanpassing opnieuw adviesvraag. 1. E-mail sturen met verzoek aanvullend advies, Casemanager termijn 2 weken. 2. Koppelen aan de case Indien inhoudelijke beoordeling nog steeds 1. Opstellen besluit weigering casemanager negatief dan voorstel voor weigering, tenzij nog evenementenvergunning. voldoende tijd, dan nogmaals aanpassing vragen. 2. Ondertekening door burgemeester. 3. Telefonisch contact organisator om besluit aan te kondigen. 4. Besluit verzenden naar verzendlijst. 5. Besluit publiceren. Besluit op aanvraag krijgen 1. Opstellen besluit verlenging Casemanager evenementenvergunning. 2. Juiste bijlagen met corsanummers noemen in de vergunning en koppelen in case. 3. Ondertekening door burgemeester. 4. Besluit verzenden naar verzendlijst. 5. Besluit publiceren. controle naleving evenementenvergunning 1. Schouw vooraf in overleg met adviseurs. Toezichthouder/BOA 2. Toezicht tijdens evenement door BOA of toezichthouder leefomgeving of AOV controle van juiste onderdelen en verbeterpunten 1. Binnen 1 week na vergunningverlening datum Casemanager naar de toekomst bepalen prikken voor evaluatie via datumprikker 2. Evaluatie 3. Verslag evaluatie koppelen aan case.

binnen 1 week na ontvangst.

* Dit is niet altijd 4 weken voor het evenement, wanneer de aanvraag in eerste instantie niet volledig is.

Organisator, afdeling Veiligheid, overige adviseurs, en 7.1. Agenda evaluatie (map) toezichthouder 7.2. Verslag evaluatie (corsa)

binnen 8 weken na ontvangst volledige aanvraag*

Binnen 3 maanden na het evenement