Document · PDF

Begroting 2022 WBA BEM2100947.pdf

Besluitvormende Vergadering 24 juni 2021, gemeente SteenbergenBij agendapunt: 10.: Begrotingen 2022 Verbonden Partijen.9.755 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

9 maart 2021

Voorwoord 1. Financiële uitgangspunten 2. Beleidsbegroting 3. Vaststellingsbesluit 4. Begroting 2022 en meerjarenraming 5. Toelichting begroting 6. Verdeelsleutel bijdragen gemeenten 7. Paragrafen 8. Bijlagen

Het voorliggende document betreft de begroting 2022 (met indicatieve cijfers voor 2023-2025) voor de Gemeenschappelijke Regeling West-

informatievoorziening voor de toekomst. Wij zullen actief zijn in het

Brabants Archief (WBA). Deze begroting is opgesteld om inzicht te

verbinden van mensen, organisaties en thema’s. Niet alleen voor ons zelf,

geven in de lasten en baten van het WBA voor 2022. Met trots

maar juist ook voor de generaties na ons.

presenteren we de begroting, waarbij we tot een lagere deelnemersbijdrage ten opzichte van 2021 zijn gekomen.

Daarnaast is deze begroting ingericht aan de hand van de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten

In deze begroting zijn alle organisatiekosten, de loonkosten en

(BBV). Ook de kosten voor de afzonderlijke taakvelden zijn inzichtelijk

bedrijfsvoeringkosten opgenomen, evenals de kapitaallasten van de

gemaakt. De BBV schrijft voor om de kosten voor de overhead te

investeringen en de aanwending van reserves. In 2022 vraagt een aantal

specificeren en te verantwoorden. Dit is gedaan in de tabel en toelichting

onderwerpen extra aandacht, zowel van het WBA als de deelnemers. De

aan het eind van de begroting.

nieuwe Archiefwet (AW) en de Wet Open Overheid (WOO) zijn dan van kracht. Deze ontwikkelingen pakt het WBA samen met haar deelnemers

Wij voeren als Gemeenschappelijke Regeling vooral beleid uit. Landelijk

op. Niet alleen deze landelijke wetgeving maar ook onderwerpen uit het

en lokaal beleid. Dat doen wij op basis van onze professie, naar eer en

beleidsplan 2018-2022 vragen aandacht, namelijk;

geweten. Integer, transparant en bovenal met toewijding. Wij zijn klaar voor 2022!

De digitale dienstverlening verbeteren, door het product Scanning on Demand in te richten voor de deelnemers en een

West-Brabants Archief

nieuwe website te ontwikkelen. 2.

Het E-depot - wat inmiddels in productie staat - ontwikkelen en beheren.

In de hiernavolgende begroting 2022 worden deze ontwikkelingen op de desbetreffende plaatsen nader toegelicht. In 2022 evalueren we de Gemeenschappelijke Regeling en ontwikkelen we aansluitend de beleidsvisie 2023 ev. Daarbij zullen wij intensief samenwerken met al onze partners, publiek en privaat, die met ons werken aan een toegankelijk en betrouwbare

Het Dagelijks Bestuur

1.2 Indexering In deze paragraaf zijn de financiële uitgangspunten benoemd voor de

Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexen uit de Macro

Begroting 2022 en de Meerjarenraming 2023 – 2025. Deze

Economische Verkenningen 2020, die zijn gepubliceerd in de september

uitgangspunten zijn door het Dagelijks Bestuur vastgesteld en gedeeld

circulaire 2020. De volgende indexen worden toegepast:

met de deelnemers door middel van de Kaderbrief 2022.

• Prijs bruto binnenlands product 1,4%

1.1 Algemene uitgangspunten De WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij het opstellen van de begrotingsdocumenten: • De begroting 2022, inclusief de meerjarenraming 2023 – 2025, is

• Loonvoet sector overheid 1,3% 1.3 Investeringen Het WBA kent een zeer beperkt aantal investeringen. Naar verwachting is het huidige niveau van investeringen toereikend. In 2023 is er sprake van

structureel financieel sluitend;

een nieuwe investering in IT voorzieningen (hard- en software).

• De begroting 2022 gaat uit van het bestaande beleid zoals

1.4 Weerstandsvermogen en reserves

vastgelegd in eerdere begrotingen en in het beleidsplan 2018-2022 van

In de Begroting 2022 is een geactualiseerd inzicht in het risicoprofiel en

het WBA, maar houdt ook rekening met de financiële effecten die

het weerstandsvermogen opgenomen. Ook wordt in de begroting

betrekking hebben op de in deze kaderbrief genoemde

inzicht gegeven in het doel en verloop van de reserves en

beleidsontwikkelingen;

voorzieningen van het WBA.

• De begroting 2022 wordt opgesteld op basis van een gelijkblijvende gemeentelijke bijdrage ten opzichte van het begrotingsjaar 2021. • De begroting 2022 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).

1.5 Besluit Begroting en verantwoording (BBV) De Begroting 2022 is opgesteld op basis van het BBV. Hierdoor kent de Begroting een onderscheid tussen primair proces en bedrijfsvoering. Tevens is een aantal verplichte indicatoren ingevoerd.

Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale `` 2.1 (Beleids-) ontwikkelingen

regelingen.

In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige

Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken

ontwikkelingen voor het WBA. In deze begroting 2022 zijn deze

op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de

beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties

nog niet overgebrachte archiefbescheiden.

voor het WBA en haar deelnemers. Thema’s als nieuwe wetgeving, Edepot, digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA in 2022 en de daaropvolgende jaren. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale

Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten binnen de financiële ruimte die geboden is.

informatievoorziening. De eerste volledig digitaal geboren archieven zijn overgedragen. Het WBA neemt daar, conform de opdracht van de gemeenteraden bij de begrotingen sinds 2017, een leidende rol in. Het is

2.1.1 Nieuwe wetgeving

immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, voor het nageslacht te bewaren en belangrijker nog, blijvend

Uiterlijk in 2022 is de Wet open overheid (Woo) en de gemoderniseerde

te kunnen raadplegen. Een intensieve relatie met de deelnemende

Archiefwet (AW) van kracht. Deze wetten hebben tot doel om

gemeenten is van groot belang om ook de digitale toekomst in een E-

overheden en semioverheden transparanter te maken. De wet zorgt

depot te kunnen borgen. Die relatie is het WBA ook aangegaan met vijf

dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te

verbonden partijen in de regio.

ontsluiten en goed te archiveren is. Bij het toepassen van de nieuwe wetgeving ligt de focus op vier ontwikkelingen, namelijk;

Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst.

1. Proactief (by design) archiveren bij de creatie van informatie om duurzame toegankelijkheid en openbaarheid te garanderen voor huidige en latere generaties; 2. Processen aansluiten op het E-depot als randvoorwaarde voor borging van duurzame digitale toegankelijkheid; 3. Juridische denkkracht ontwikkelen in de organisatie wegens het complexer worden van het overbrengingsproces en het raadpleegproces door de beide wetten;

4. Vormgeven van de rol van archieven als intermediair in het veld van overheidsinformatie.

Nieuwe Archiefwet (AW) De Archiefwet geeft een algemeen kader voor het informatiebeheer van overheidsorganen met als hoofddoel dat belangrijke overheidsinformatie behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties. Daarmee waarborgt de Archiefwet het behoud van archieven als bestanddeel van het Nederlands cultureel erfgoed, maar schept deze ook de voorwaarden dat de overheid zich kan verantwoorden over haar handelen. Er zijn een tiental veranderingen die worden doorgevoerd in de nieuwe Archiefwet ten opzichte van de Archiefwet van 1995. Een grote en belangrijke verandering voor het WBA en haar deelnemers is het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Dit betekent dat de deelnemers de archiefstukken die ouder zijn dan 10 jaar moet overdragen aan het WBA. Voorheen hoefde dit pas te gebeuren wanneer archiefstukken ouder dan 20 jaar waren. Deze verandering zorgt ervoor dat de deelnemers eerder moeten kijken naar wat ze willen bewaren en wat ze willen vernietigen. Een goede motivatie om alle zaken op orde te krijgen! Echter is het onmogelijk om te verwachten dat gemeenten dit van de een op de andere dag kunnen bereiken. Daarom staat de wet een uitlooptermijn toe van tien jaar. Zo hebben onze deelnemers vanaf het moment dat de wet ingaat formeel gezien nog tien jaar tijd om de te bewaren archieven klaar te maken voor overbrenging.

Het WBA zal hierin ondersteunen en meedenken. Zodra archieven naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, geldt niet meer het openbaarheidsregime van de Wob maar dan van de Archiefwet. Dit betekent dat archiefbescheiden na overbrenging in principe openbaar zijn. De openbaarheid volgens de AW geeft de

burger het recht tot kosteloze raadpleging en ander gebruik van

buiten, werken aan de relatie en weten wat er speelt bij de deelnemers

archiefbescheiden, zoals het (laten) maken van kopieën. De huidige

op het gebied van de informatievoorziening. Ze kennen de wetgeving en

verwachting is dat de nieuwe Archiefwet op korte termijn geen

vertalen dit met de regiefunctionarissen naar de dagelijkse werkwijzen bij

financiële consequenties heeft op de begroting 2022 van het WBA.

de gemeenten. Het WBA zal de deelnemers meenemen bij de

Wet Open Overheid en vervroegde overbrenging (Woo) De openbaarheid van overheidsinformatie wordt in een aantal wetten geregeld. De Woo vervangt de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). Dit heeft gevolgen voor de mate van beschikbaarstelling van overheidsinformatie en dus ook voor de werkprocessen bij de gemeenten en het WBA. De wetgever wil met de invoering van de Woo het handelen van de overheden transparanter maken. Overheidsinformatie wordt beheerd in diverse systemen en wordt na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet na 10 jaar overgebracht naar het WBA. Het openbaar maken van overheidsinformatie gebeurt dus zowel bij het bestuursorgaan voor jongere processen als bij de archiefdienst voor de informatie ouder dan 10 jaar. Vervroegde overbrenging heeft organisatorische, financiële en juridische consequenties. Door data die eeuwig toegankelijk moet zijn, vervroegd onder het beheer te stellen van de archiefdienst, vallen de data eerder onder archivering in algemeen belang. Hierbij komen de data onder een ander openbaarheids- en bewaarregime, waarbij een diversiteit aan strategieën in een digitaal preserveringsbeleid geborgd zijn, die de authenticiteit en integriteit van de data beschermen. Vervroegde overbrenging zal een belangrijk onderwerp in het beleidsplan 2022 ev. zijn waar de ambitie over dit onderwerp bepaald wordt.

Het WBA én gemeenten zijn bij bovenstaande ontwikkelingen vanuit een eigen verantwoordelijkheid en takenpakket betrokken. Om de samenwerking kracht bij te zetten is de focus van de verantwoordelijke medewerkers binnen de Gemeenschappelijke Regeling gericht op de relatie met de gemeenten. De functionarissen gaan meer (virtueel) naar

consequenties van de nieuwe wetgeving en de hieruit voortvloeiende beleidsdocumenten. Kortom: het WBA en de aangesloten gemeenten trekken veel samen op. Deze samenwerking neemt toe. Het WBA houdt bij de invulling van de personeelsformatie rekening met de competenties die hierbij horen. We zijn tenslotte graag zoals in onze visie beschreven een sparringsen gesprekspartner voor de aangesloten gemeenten.

Wet gemeenschappelijke regelingen Op 3 juli 2020 is het wetsvoorstel “Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen en enige andere wetten in verband met het versterken van de democratische legitimatie van

De positie van gemeenteraden wordt verbeterd met betrekking

gemeenschappelijke regelingen” met het advies van de Afdeling

tot het functioneren van de GR door middel van:

Advisering van de Raad van State gepubliceerd. Het wetsvoorstel moet nog behandeld worden door de Tweede en Eerste Kamer, waardoor

- het aanscherpen van de uittredingsregelingen

het gemiddeld nog 2 jaar kan duren voordat de wet inwerking treedt.

- het aanpassen van de begrotingscyclus (er komt een

Omdat het wetsvoorstel diverse wijzigingen met zich meebrengt voor

aanpassing van de termijnen voor het indienen van de

onze gemeenschappelijke regeling (hierna: GR) wil het WBA hier alvast

kadernota, de ontwerpbegroting en de begroting. Hierdoor sluit

rekening mee houden in de begroting voor 2022. Het gaat hierbij op dit

de begrotingscyclus van gemeenschappelijke regelingen beter

moment om de volgende wijzigingen:

aan op die van gemeenten). - het opnemen van de mogelijkheid van evaluatie van de regeling.

De positie van de gemeenteraden wordt versterkt bij de besluitvorming in de GR door middel van: - een zienswijzeprocedure, waarbij zienswijzen niet alleen in de begrotingscyclus, maar ook bij het treffen van de regeling en bij voorgenomen besluiten kunnen worden ingediend. - een actieve informatieplicht van het bestuur naar de raden - de mogelijkheid voor raden om een adviescommissie in te stellen. Gemeenteraden kunnen aanvullende controle-instrumenten creëren, namelijk: - via een gemeenschappelijk enquêterecht - door een gemeenschappelijke onderzoekscommissie in te stellen - door de onderzoeksbevoegdheden van de lokale rekenkamer te verduidelijken.

Het wetsvoorstel bevat de verplichting om afspraken in de GR te maken rondom bovengenoemde punten, maar laat het gemeentebestuur vrij om invulling te geven aan die afspraken. Zo moet er specifiek in de GR worden opgenomen in geval van welke besluiten of categorieën van besluiten een zienswijzeprocedure zal gelden. Conform richtlijn 8 van de financiële richtlijnen voor de begroting 2022 van het WBA moet onze regeling binnen twee jaar na inwerkingtreding van het wetsvoorstel in overeenstemming worden gebracht met de gewijzigde wet. We hebben dus nog wel enige tijd, maar conform artikel 1 van de Wgr kan de gemeenschappelijke regeling enkel worden gewijzigd nadat de colleges toestemming hebben verkregen van de gemeenteraden. Hier zal enige tijd overheen gaan, waardoor het WBA graag tijdig start met het maken van afspraken met de gemeenten over de invulling van de wijzigingen in de GR.

2.1.2 E-depot In de kaderbrief gingen we in op de richtlijnen die door de gemeenten zijn opgesteld rond de ontwikkeling van het E-depot. We zijn tevreden over de huidige werkwijze en de software die we gebruiken om de digitale informatie over te brengen en te beheren. Met alle deelnemers zijn in 2022 aansluitingen gerealiseerd. We zijn blij dat er bij alle gemeenten aandacht en energie is gestoken in deze ontwikkelingen. We krijgen tevens steeds beter inzicht in het applicatielandschap van de gemeenten en de plaatsen waar blijvend te bewaren digitale archieven zijn opgeslagen. Door dit inzicht kunnen we efficiënter in gezamenlijkheid softwaresystemen klaar maken voor de digitale overdracht, aansluitingen plannen en realiseren. Dit vraagt zeker ook aandacht van de deelnemers. Extra aandacht is nodig voor de eigen WBA beheerorganisatie. De kernrollen zijn geborgd binnen de huidige formatie. Op het gebied van functioneel beheer van de softwarepakketten is in 2021 een stap gezet om de eerste functionaris aan te nemen. Of de beschikbare uren binnen formatie voldoende zijn om te voldoen aan alle ontwikkelingen, wensen en eisen van de toekomst is nog niet helder. Voor 2022 zijn we voor wat betreft het E-depot volledig uitgerust om verdere stappen te zetten. Binnen het WBA zijn buiten het E-depot diverse andere softwareapplicaties in gebruik.

Er wordt veel informatie beheerd, bewaard en beschikbaar gesteld en dit wordt alleen maar meer. De privacywet en informatiebeveiliging staan dan ook hoog in het vaandel bij het WBA en haar deelnemers. Of deze applicaties te beheren zijn door onze functioneel beheerder wordt in de gaten gehouden. Bij te weinig capaciteit loopt het WBA risico op het gebied van beveiliging, privacy en auteursrechten maar ook zeker als het gaat om het optimaal gebruik van software.

De huidige structurele kosten voor het E-depot drukken op de reguliere begroting van het WBA. Tot op heden volstaat dit budget om ook de opslagkosten voor alle gemeenten te dekken. We krijgen inzicht wat de aankomende jaren overgebracht gaat worden en wat dit betekent voor de financiële bijdragen van de deelnemers. Voor de begroting van 2022 heeft dit nog geen invloed. De heroverweging van de verdeelsleutel op het gebied van de digitale ontwikkelingen en opslag nemen we mee in de algehele evaluatie en het nieuwe beleidsplan in 2022. 2.1.3 Digitale dienstverlening Afgelopen jaren heeft het WBA een transitie doorgemaakt onder andere in de wijziging van aanbodgericht naar vraaggericht werken. Dit heeft voor de externe klant geresulteerd in het product Scanning on Demand (SoD). Dossiers die opgevraagd worden en te digitaliseren zijn worden door een externe organisatie gedigitaliseerd en digitaal aangeboden aan de klant. Zeker door het coronavirus heeft dit product een vlucht gekregen. Daarbij past dit product bij de uitdagingen van onze moderne digitale maatschappij. Uiteraard kunnen we dit product ook aanbieden voor de interne klanten, onze deelnemers. Samen met de regiefunctionarissen zijn de wensen en eisen opgehaald voor deze nieuwe dienstverlening. Al snel bleek dat de doorlooptijden van het extern laten digitaliseren niet passen bij deze wensen.

Na een eerste onderzoek lijkt het mogelijk om binnen de begroting van het product SoD, te starten met het zelf scannen van de aanvragen. Hiervoor zal een pilot starten om te bekijken of dit daadwerkelijk mogelijk is. Er zal daarbij geïnvesteerd worden in ICT middelen om een scanstraat te realiseren, waarbij het overgrote deel al in huis is. We streven ernaar dit product naar tevredenheid aan te bieden in 2022.

Digitale dienstverlening is meer dan het digitaliseren van de gevraagde

tijd is aangegaan, is het wenselijk om periodiek aandacht te besteden

fysieke informatie. Door digitaliseringsprojecten van onze deelnemers,

aan het functioneren van de regeling.

betere zoekmogelijkheden binnen de eigen collecties en die van andere instellingen gaat de website van het WBA fungeren als knooppunt van informatie. Maar daarbij ook als platform voor online dienstverlening voor het historisch erfgoed en overheidsinformatie. De website wordt vernieuwd omdat deze op diverse vlakken niet voldoet aan de landelijke wet- en regelgeving en niet past bij de behoefte van de klant en onze organisatie. De structurele lasten kunnen worden opgevangen binnen de begroting. Om de digitale toegankelijkheid te verbeteren is behoefte aan technologische toepassingen. Het zoeken, vinden en toegang geven tot de informatie (binnen wet- en regelgeving) vraagt om een verbindingslaag tussen de databanken en de website. Centraal staat hier het kunnen doorzoeken en verbinden van content, data, collecties en semantische zoektechnieken, alsmede het aanbieden van de collectie in de vorm van open data. De digitale ontwikkelingen en technologische

2.1.5 Nieuw beleidsplan Archieven zijn voor iedereen, want ze gaan over iedereen. Als WBA willen we graag iedereen bereiken en verbinden met onze informatie over het verleden. ‘Het verleden, snel gevonden’! Zoals afgesproken stellen we in 2022 een nieuw beleidsplan vast. Dit doet het WBA samen met haar stakeholders. Het beleid herzien is ook noodzakelijk. In deze periode met het coronavirus is duidelijke geworden wat het belang is van digitaliseren en digitaal werken. Maar er is ook nieuwe wetgeving en daarnaast een digitale wereld die snel verandert. Hierop zal het WBA anticiperen en blijven ontwikkelen, zodat het kan blijven voldoen aan de archiefwettelijke taken. Deze verandering vraagt iets van de organisatie en informatiehuishouding van het WBA, maar ook van de deelnemers.

innovaties vragen om aandacht van het WBA. Steeds meer toepassingen maken het werken met informatie makkelijker en zorgen er tevens voor dat informatie slimmer toegankelijk gemaakt kan worden. De digitale innovaties zetten we in om de digitale dienstverlening te verbeteren. Om dit te kunnen realiseren is in de begroting een budget opgenomen voor deze innovaties. Het WBA ontwikkelt graag met de deelnemers mee en zorgt er op deze manier voor dat de organisatie bij de tijd blijft ook al beheren we het verleden. 2.1.4 Evaluatie In 2022 vindt de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling plaats. Voor deze evaluatie maken we een plan van aanpak welke wordt voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Samen met het Algemeen Bestuur beschrijven we de doelstelling en uitgangspunten van de evaluatie. Hoewel de gemeenschappelijke regeling voor onbepaalde

In het beleid nemen we de uitkomst van de eerder genoemde evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling mee. Alle ontwikkelingen in dit document beschreven gaan uit van ongewijzigd beleid ten opzichte van het huidige beleidsplan. Het specifieke archiefbeleid van het WBA is in 2018 uitgewerkt in een concreet meerjarig beleidsplan. Conform de Nota Verbonden Partijen loopt de periode van dit beleidsplan parallel aan de raadsperiode 2018-2022. 2.1.6 COVID-19 In het jaarverslag 2020 is ingegaan op de effecten van het coronavirus bij het West-Brabants Archief. Ondanks alle maatregelen heeft het virus een positieve bijwerking gehad op de digitalisering en het digitaal

werken binnen de organisatie en onze deelnemers. Binnen het WBA

van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de

worden de landelijke maatregelen gevolgd, thuiswerken is de norm en

begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de

wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van het videobellen. Tijdens de

informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders, de

lockdown zijn de bezoeken aan de studiezaal beperkt en is het product

EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-indeling,

Scanning on Demand gegroeid. Helaas heeft de harde lockdown

maar zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te nemen in de

ervoor gezorgd dat zowel de fysieke dienstverlening als het Scanning

bijlagen van de begroting en jaarstukken. Voor verbonden partijen is

on Demand stilgelegd. Dit wil niet zeggen dat er geen dienstverlening

daarbij specifiek aangegeven, middels de gelijknamige notitie van de

meer mogelijk was, aangezien een groot deel van de dienstverlening

commissie BBV, dat ook zij deze bijlage moeten opnemen zodat de

digitaal plaatsvindt. Tijdens deze periode is het verzoek van de

gemeente de uitgaven m.b.t. de verbonden partijen op hun beurt ook

deelnemers ontstaan om tevens gebruik te kunnen maken van de

op het juiste taakveld kunnen verantwoorden.

Scanning on Demand functionaliteit zoals eerder beschreven. De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee COVID-19 heeft zeker effecten op het gebied van personeel. Er zijn

taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4 Overhead en het

meerdere positief geteste medewerkers geweest. De ene zwaarder

taakveld 5.4. Musea. Overige taakvelden hebben geen relevantie voor het

getroffen dan de andere. Maar dit heeft ervoor gezorgd dat we als WBA

werkveld van het WBA (historische archieven). Het taakveld Overhead is

streng toezien op het naleven van de maatregelen binnen de organisatie

feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus ook voor het WBA.

en zijn er protocollen ontwikkelt om te werken op kantoor tijdens de

Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van het WBA, in zijn

eerste lockdown. Trots zijn we dan ook op de medewerkers die flexibiliteit

volledige omvang. De uitzonderingstoevoeging bij dit taakveld maakt al

en doorzettingsvermogen laten zien. Maar ook is er oog voor de

duidelijk dat taakveld 5.5 Cultureel erfgoed niet van toepassing is voor

persoonlijke levenssfeer van medewerkers. Niet iedereen heeft het

het WBA. Taakveld 5.5 is nadrukkelijk bedoeld voor het cultureel erfgoed

makkelijk in deze soms uitzichtloze periode. Het thuiswerken gaat ook in

in de publieke ruimte en dus specifiek voor driedimensionale objecten

2022 meer plaatsvinden. Ondanks de nog kilometers fysieke archieven

met cultuur-historische waarde (monumenten, industrieel erfgoed, e.d.)

wordt er veelvuldig thuisgewerkt en zal de dienstverlening zo goed als

en voor bijvoorbeeld het opstellen en bijhouden van een historische

mogelijk doorgang vinden. Het WBA is een hedendaagse werkgever!

waardenkaart. Aan zowel de batenkant van het WBA als de lastenkant van de gemeenten wordt de bijdrage van de gemeenten geheel verantwoord op taakveld 5.4.

2.2 Taakveldindeling Gezien bovenstaande zal in de bijlage van deze en toekomstige P&C Bij besluit van 5 maart 2016 zijn er een aantal belangrijke wijzigingen

producten de informatie over de taakvelden op worden genomen. Dat wil

doorgevoerd in de comptabele wetgeving voor gemeenten en

zeggen dat in een bijlage de overhead inzichtelijk zal worden gemaakt.

provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand

2.3 Investeringen Eind 2019 zijn de laptops bij het WBA vervangen. De kapitaallasten hiervan vallen vanaf 2022 vrij. Alsdan is er weer ruimte voor een vervolginvestering. Deze behelst dan het totaalpakket aan IT voorzieningen, zoals bij aanvang van het WBA in 2016/2017. De afschrijvingstermijnen van de laptops (drie jaar) en de netwerk- en randapparatuur (zes jaar) vallen dan samen en daarvoor is dan wederom een investeringskrediet nodig.

Omschrijving

2022

Hardware

2023

2024

2025

55.500

laatste jaar afschrijving 2022

kantoorautomatisering Totalen

Toelichting

/ nieuwe investering per 2023 0

55.500

Noodzaak en hoogte van investering nog actueel? ja

2.4 Bijdragen van de deelnemers

Deelnemers

2021 bijdragen

2022 bijdragen

2023 bijdragen

2024 bijdragen

2025 bijdragen

Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert Totaal

849.389 125.173 241.405 258.170 536.456 100.586 135.902 99.468 98.350 2.444.900

841.635 124.030 239.201 255.813 531.559 99.667 134.662 98.560 97.452 2.422.579

De bijdragen van de deelnemers zijn ten opzichte van het begrotingsjaar 2021, conform de wensen van de deelnemers, met € 22.321 verlaagd.

2.5 Kerngegevens Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal

In de meerjarenraming 2023-2025 zijn geen indexmatige verhogingen toegepast, wederom conform de wensen van de gemeenten zoals vermeld in de richtlijnen kaderbrief begroting 2022.

De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per kwartaal plaats 1 januari 2022

40% van het gemeentelijk aandeel

1 april 2022

20% van het gemeentelijk aandeel

1 juli 2022

20% van het gemeentelijk aandeel

1 oktober 2022

20% van het gemeentelijk aandeel

ca. 345.000 inwoners.

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 juli 2021 De voorzitter,

De secretaris,

M.H.M. Korving

De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. De bijdragen voor de deelnemers voor de jaren 2023-2025 zijn in een tabel verwerkt. Voor de jaren na 2022 is geen rekening

Exploitatie

Begroting

Meerjarenbegroting

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Personele lasten

1.577.496

1.657.615

1.670.102

Huisvestingslasten

576.827

668.717

496.187

Overige exploitatielasten

488.101

439.554

445.060

Saldo boekjaar 2020

245.296 2.765.886

2.611.349

gehouden met een indexmatige verhoging van lasten en baten.

LASTEN

Totaal lasten

2.887.720

Twee zaken vallen extra op in deze tabel: 1.

De lasten in 2022 zijn ten opzichte van de exploitatie 2020 en begroting 2021 gedaald. Dit komt doordat: -

De kosten voor het pand Oudenbosch bij de Huisvestingslasten zijn verminderd doordat én de

BATEN

verhuisreserve Oudenbosch is vervallen én de

Vaste baten

74.352

Variabele baten

222.245

216.249

188.770

Opname verhuisreserve

104.737

Onttrekking reserve

104.744

Onttrekking voorziening

95.156

Totaal Baten Te verdelen onder deelnemers

601.234

exploitatielasten zijn gedaald i.v.m. de verkoop van het pand. Het WBA is vanaf 1-1-2021 nog slechts huurder. -

plustaak Bergen op Zoom in vergelijking met de 320.986

188.770

exploitatie 2020.

188.770 2.

2.286.486

Het vervallen van € 56.000 kosten voor de

2.444.900

2.422.579

De variabele baten zijn ten opzichte van de exploitatie 2020 en de begroting 2021 lager. Dit is toe te schrijven aan een lagere opbrengst uit de verhuur van depotruimte en vermindering van inkomsten uit de fysieke dienstverlening.

5.1 Toelichting op personele lasten

Exploitatie

Begroting

2020

2021

2022

2023

Meerjarenraming 2024

2025

1.470.518

1.587.455

1.608.092

Omschrijving lasten salarissen en sociale lasten opleidingskosten

17.738

22.376

16.000

overige personeelskosten

89.240

47.784

46.010

1.577.496

1.657.615

1.670.102

127.435

1.542.667

Totaal lasten Omschrijving baten Opbrengst detacheringen Totaal

1.577.496

1.657.615

Tabel Toelichting op de personele lasten

In 2022 werken er 22 personen bij het WBA. Daarmee is de formatie volledig bezet qua kosten. Na het vertrek van medewerkers in een uitloopschaal, ontstaat weer enige ruimte in de personeelsbegroting. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid. Omdat er in het verleden al vaker een beroep moest worden gedaan op tijdelijk personeel is vanaf 2022 een klein budget voor flexibele arbeid opgenomen. Om dit te dekken zijn verschillende posten van overige personeelskosten verlaagd.

Vanaf dit begrotingsjaar zijn de inkomsten uit detachering als baten bij de personele lasten opgenomen, dat geeft een zuiverder beeld en sluit aan bij de administratieve inrichting.

Overzicht huisvestingslasten Exploitatie Begroting Begroting Meerjarenraming 2020 2021 2022 2022 2023

De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd

2024

Locatie Oudenbosch

157.045

240.759

63.131

Locatie Koetshuis

134.522

145.376

140.173

Depot Wilhelminaveld

285.260

282.583

292.883

Totaal

576.827

668.718

496.187

Tabel Toelichting op de huisvestingskosten

Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch wordt vanaf 2021 gehuurd van de nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten. Voor het vervangend onderhoud is nog steeds een voorziening beschikbaar, die in 2020 is afgeschaald. Vanaf 2021 wordt daarin elk jaar een bedrag van € 5.245 gestort. Door de gunstige resultaten van verkoop en terug huur zijn de kosten per strekkende meter verlaagd van € 30 naar € 13. Daarmee is de opslag in Oudenbosch landelijk gezien zowat het goedkoopst!

Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud.

van de gemeente Bergen op Zoom. De volledige exploitatie is door het WBA vanaf 2017 overgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Deze exploitatiekosten worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook daadwerkelijk voor opslag van museale objecten gebruikt. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud. De opslagkosten per strekkende meter bedragen voor het Wilhelminaveld ca. € 28.

Specificatie overige exploitatielasten

deze twee kostenplaatsen nóg verder

Exploitatie

Begroting

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Bedrijfsvoering

216.310

197.527

192.897

Toegankelijkheid

240.291

232.027

252.163

10.000

Kosten plustaak Bergen op Zoom

31.500

Totaal

488.101

439.554

445.060

Onvoorzien

Meerjarenraming

onderverdeeld. Zo’n te fijnmazige onderverdeling achten we niet langer wenselijk, omdat deze niet alleen de flexibiliteit van het WBA hindert maar ook omdat voortschrijdend inzicht leert dat bijvoorbeeld bedrijfsvoeringskosten bij meerdere kostenplaatsen voorkwamen. En we constateren dat het zinvol is om alle kosten m.b.t. digitalisering en toegankelijkheid onder één noemer te brengen. Het WBA ziet onder andere de budgetten voor Scanning on

Uitsplitsing

Demand als E-depot gedeeltelijk als uitwisselbaar.

Inhuur derden en accountant

117.234

116.769

119.703

Bedrijfsvoering

45.075

35.962

29.377

ICT

54.001

44.796

43.817

Totaal Bedrijfsvoering

216.310

197.527

192.897

doelen. Maar daarnaast is bij de kostenplaats

Digitaal beheer

89.289

91.952

117.774

digitale dienstverlening. Daarmee heeft het

Toegankelijkheid

48.700

55.075

48.199

voorwaarden voor het kunnen uitvoeren van

E-depot

102.302

85.000

86.190

de plannen en taken voldoende gewaarborgd.

Totaal Toegankelijkheid

240.291

232.027

252.163

Conservering en

Het beschikbare budget bedraagt € 445.060 en wordt grotendeels besteed aan contractuele verplichtingen en geoormerkte Toegankelijkheid ook budget geraamd voor WBA een stabiel fundament en zijn de

Tabel Toelichting op de overige exploitatielasten Zoals elke organisatie kent het WBA kosten die te maken hebben met de

Bedrijfsvoering

bedrijfsvoering en de taakuitoefening oftewel het primaire proces. Het

De kosten voor inhuur van een WVS-medewerker, voor de inhuur van de

primaire proces van het WBA omschrijven we als (werken aan)

accountant en voor de inhuur van de HR- en financiële ondersteuning

toegankelijkheid. Om inzicht te geven in de samenstelling van deze

zijn indexmatig verhoogd.

budgetten is bovenstaande specificatie toegevoegd. Voorheen werden

Eind 2019/begin 2020 is de hardware van het WBA vervangen. Het WBA wil

de gedigitaliseerde bouwdossiers over kan nemen. De opslagkosten per

investeren in hoogwaardige, eigentijdse en (voor een termijn van 3 à 4

Gigabyte zijn in het E-depot namelijk lager dan in de huidige

jaar) toekomstbestendige hard- en software en overige IT-

opslagvoorziening. Omdat dit onderzoek nog voor het bestuurlijk

voorzieningen. De ICT-omgeving van het WBA moet aansluiten bij de

afronden van deze begroting plaats moet vinden, kunnen we nog niet

ambities. Eind 2023/begin 2024 zal het volledige netwerk worden

vooruitlopen op de uitkomsten ervan. Mochten er grote, dus positieve,

vervangen.

kosteneffecten zijn, dan zal er ofwel een begrotingswijziging komen ofwel

De bedrijfskosten konden wat worden verlaagd; de IT-kosten bleven nagenoeg gelijk.

Toegankelijkheid De term “Toegankelijkheid” betreft de werkzaamheden in het primaire proces, d.w.z. de wettelijke archieftaken ontsluiten, beschikbaar stellen en toezicht houden.

een verrekening op basis van een voordelig saldo. Het WBA heeft in de periode tot en met 2019 fors geïnvesteerd in scanning teneinde veel geraadpleegde historische bronnen in digitale vorm voor raadpleging beschikbaar te stellen. In het Beleidsplan 20182022 is aangekondigd dat de eigen digitaliseringsprojecten worden vervangen door digitalisering op verzoek oftewel Scanning on Demand (SoD). Dit is een service door archiefdiensten die vrijwel overal gratis

Het WBA heeft investeringsruimte nodig om zijn ambities waar te kunnen

wordt aangeboden. Het WBA levert m.i.v. 2020 een Scanning on Demand

maken. Dat is in deze begroting voldoende geregeld. Het budget digitale

service. Burgers kunnen verzoeken indienen die door het WBA worden

dienstverlening wordt in 2022 verhoogd van € 15.000 naar € 40.000. Dit is

beoordeeld en de digitale resultaten worden vervolgens kosteloos

nodig om te innoveren in de digitale dienstverlening, één van de

digitaal beschikbaar gesteld voor iedereen op de website. Op deze wijze

speerpunten uit het Beleidsplan 2018-2022 en zeer zeker ook in het

wordt concreet vormgegeven aan het principe van aanbod- naar

nieuwe. De gewenste innovatie wordt voor een deel bepaald door de

vraaggericht werken. Het eerste jaar van SoD was zeer succesvol, maar

uitkomsten van klantenonderzoeken eind 2019. Dit houdt o.m. in dat het

werd op het eind even stopgezet vanwege de strenge lockdown in de

zoek/vind systeem moet worden gemoderniseerd, d.w.z. beter afgestemd

coronacrisis. De resultaten van SoD leveren een substantiële bijdrage

op eigentijdse zoekstrategieën van gebruikers. Dit heeft ook gevolgen

aan de verbetering van de digitale dienstverlening en de digitale

voor de inrichting en presentatie van de website. In 2021 moet de website

toegankelijkheid en zorgt ervoor dat de fysieke uitleningen stevig dalen.

geheel zijn vervangen en zal de in 2020/2021 ontwikkelde nieuwe huisstijl ook daarin moeten zijn doorgevoerd. Maar met een eenmalige update van ons digitale “gezicht” zijn we er niet; vanaf 2021 moet er blijvend worden aangepast, verbeterd en uitgebreid.

Nieuw vanaf 2021 en dus ook van toepassing in 2022 is het leveren van een scanservice aan de deelnemende gemeenten. Tot op heden worden dossiers analoog uitgeleend en met eigen transport Momenteel loopt een onderzoek naar het voortaan digitaal aanleveren, een Scanning on

Uit het budget Toegankelijkheid worden ook de hosting van de website

Demand voor ambtenaren en besturen. Hierom is in de richtlijnen voor

en de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten van

deze begroting door gemeenten gevraagd. Net als hiervoor bij de opslag

het WBA betaald. Vooral de opslag is in de periode 2018 -2021 flink

van digitale informatie is er nog onvoldoende inzicht in de werkelijk

toegenomen en dus ook de kosten. Het WBA gaat onderzoeken of, en zo

benodigde organisatie van deze nieuwe service en dus ook nog niet van

ja hoe het nieuwe E-depot de opslagfunctie van een groot deel van o.m.

de kosten. Maar zoals het WBA in de Kaderbrief al stelde is de

Kosten plustaak Bergen op Zoom en Roosendaal

verwachting dat het budget voldoende zal zijn.

Zijn vervallen m.i.v. juli 2020.

Ditzelfde geldt overigens ook voor het E-depot. Digitaal gevormde (digital born) informatie moeten worden bewaard en beheerd in een E-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden

Toelichting op de baten

worden gevormd, ontsloten en aangeboden. In augustus 2017 heeft het

De baten, geraamd op € 188.770, bestaan uit twee componenten:

WBA, als één van de eerste archiefdiensten in Nederland, een E-depot aangekocht en geïmplementeerd. Dit E-depot bleek onvoldoende functionaliteiten te hebben en sinds medio 2019 had het WBA de overtuiging dat de doorontwikkeling van dit E-depot in een veel te traag tempo verloopt. Om die reden is in 2019 een nieuwe aanbesteding Edepot gestart met als doel om een direct volledig bruikbaar en functioneel E-depot te verkrijgen. Hierin is het WBA geslaagd en in 2020 is dit nieuwe E-depot volledig ingericht en begin 2021 is het feitelijk in gebruik genomen. Vanaf dat moment konden de aansluittrajecten voor de deelnemende gemeenten weer 100% worden opgepakt. Daarna zijn ook de verbonden partijen betrokken bij het E-depot. De kosten zijn verdeeld als volgt:

In de eerste plaats betreft dit de vergoeding voor de detachering van een WBA-medewerker bij de zowel het cultuurcluster (Tongerlohuys) Roosendaal, voor 0,5 fte, als bij het Zeeuws Archief, eveneens voor 0,5 fte. Daarmee worden zijn volledige salariskosten gedekt. In 2022 gaat het om een bedrag van € 127.435. De tweede component betreft de overige baten, waarin alle inkomsten voor het WBA worden bijeengebracht en verantwoord, uitgezonderd de inkomsten uit detachering van eigen personeel. Het gaat hierbij om: - leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening, - inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden,

Licentiekosten Preservica E-depot

€ 40.000

Aanvullende ondersteunende software

€ 17.000

Externe ondersteuning

€ 19.000

Innovatie

€ 10.000

Totaal E-depot budget

€ 86.000

- de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen en - een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld. Deze component is € 61.335 groot.

nemen diensten en producten met betrekking tot het klassieke, analoge archief. De verdeelsleutel is ook een vaste d.w.z. dat aanvullingen of afnames van de hoeveelheid analoog archief geen invloed heeft op de hoogte ervan. Vanaf 2020 worden echter vrijwel alleen nog maar digitaal gevormde archiefcollecties opgenomen. Deze ontwikkeling kan leiden tot een heroverweging van de verdeelmaatstaf. In 2021/2022 zal die verdeelsleutel onderdeel uitmaken van een analyse en een algehele Als verdeelsleutel is gehanteerd het aantal strekkende meter archief per deelnemer, zoals dat op 1-1-2017 in de archiefbewaarplaats opgenomen is. Daarbij is voor elke gemeente uitgegaan van overbrenging van de overheidsarchieven tot en met 1996 (een overbrengingstermijn van 20 jaar) zoals door de Archiefwet 1995

evaluatie van het WBA over de periode 2016-2022. De opdracht zal door het algemeen bestuur in 2021 worden geformuleerd. De verdeelsleutel op grond van de omvang van de analoge archieven is als volgt:

voorgeschreven. Dit betekent dat overbrengingsachterstanden zijn gekwantificeerd en meegenomen in de totalen van analoge bestanden van de deelnemers. Als voorbeeld: de gemeente Zundert

Gemeente

meters

moest in 2017 nog 26 meter gemeentearchief over de periode 1988-

Bergen op Zoom

3.800

34,74127

1996 overbrengen. Die 26 meter is wel meegerekend bij de meters

Roosendaal

2.400

21,94185

voor de verdeelsleutel!

Etten-Leur

560

5,11977

Halderberge

1.080

9,87383

Als de digitalisering van de archiefinformatie van de gemeenten

Moerdijk

1.155

10,55952

doorgaat zoals nu voorzien dan vormen deze vanaf ca. 2020 geen

Rucphen

450

4,11410

papieren archieven meer. Uiteraard zullen de papieren archieven

Zundert

440

4,02267

over de periode 1997 – 2020 nog moeten worden overgebracht naar

Steenbergen

608

5,55860

het WBA. Dit overbrengingsproces zal rond 2030/31 zijn afgerond,

Woensdrecht

445

4,06839

uitgaande van een verkorting van de overbrengingstermijn naar 10

Totaal

10.938

100

jaar. De nog over te brengen omvang aan analoge archieven is begin 2020 gemeten op 1.200 à 1.300 strekkende meter. De vigerende verdeelsleutel doet het meest recht aan een zuivere kostenverdeling, gericht op de te verrichten werkzaamheden en af te

gedaan in de renovatie van de archiefstellingen en de vervanging van de hardware, zijn uit eigen middelen gefinancierd. De kapitaallasten voor De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting willen wij extra aandacht besteden aan de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. 7.1 Financieringsparagraaf

Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elke kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Het gedeelte van het saldo boven € 250.000 (drempelbedrag per kwartaal) wordt naar de

deze investeringen bestaan dus uit alleen maar afschrijving, zonder rente! In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig) geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen. Er zitten geen geraamde incidentele baten en lasten in de (meerjaren) begroting en geen structurele toevoegingen/onttrekkingen aan reserves. 7.2 Bedrijfsvoeringparagraaf

Personeel In 2022 zullen 22 personen in vaste dienst werkzaam zijn. De werkelijke loonkosten in 2022 zijn nog steeds vrijwel gelijk aan de loonkosten van de streefformatie van 19,54 fte, zoals beschreven in het Bedrijfsplan uit 2015. Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van enthousiaste vrijwilligers.

schatkistrekening overgeboekt. De bedrijfsspaarrekening is opgeheven.

Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0%.

Financieringsbehoefte

Ondersteunende diensten op het gebied van P&O en Financiën worden

In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor

afgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Hiervoor is een

de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Investeringen voor de

dienstverleningsovereenkomst afgesloten. In 2021 wordt die geëvalueerd

renovatie van de elektronica in de verrijdbare archiefstellingen in het

en wordt bezien of, en zo ja in welke vorm, die dienstverlening zal worden

ondergronds depot én voor de vervanging van hardware, beiden gedaan

gecontinueerd.

in 2019 met behulp van eigen middelen, worden vanaf 2020 geactiveerd.

Onderhoud kapitaalgoederen

Financiële positie

Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch, wat regulier

Nagenoeg alle investeringen zijn middels projectfinanciering

periodiek onderhoud kent en waarvoor een onderhoudsvoorziening is

gefinancierd. Dit betekent ook dat de aflossingen van de geldleningen

ingesteld om dit op waarde te houden. In 2020 is het meerjarig

gelijk zijn aan de afschrijvingen op de activa en dat de rentekosten direct

onderhoudsplan vernieuwd, op basis waarvan die voorziening actueel

ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht (dit is

en toereikend wordt gehouden. Vanwege de verkoop van het pand in

van toepassing bij ‘Huisvesting’). De investeringen welke in 2019 zijn

2020 is de onderhoudsvoorziening afgeschaald en aangepast aan de

•

privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.

huursituatie.

Automatisering In 2021 komt er een volledig nieuwe website. Doorontwikkeling en innovatie vinden vanaf dan elk jaar plaats; de digitale dienstverlening blijft onverkort hoog op de WBA agenda. De website voldoet aan de geactualiseerde Webrichtlijnen overheidswebsites en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn afdoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt Sharepoint. Voor thuiswerken zijn medewerkers gefaciliteerd.

Uit zijn onderzoek concludeert de accountant dat de omvang van de financiële risico's gering wordt geacht waardoor de noodzaak om een hoog weerstandsvermogen op te bouwen niet aannemelijk is. Indien een weerstandsvermogen van 5% van de totale kosten wordt aangehouden zou dit al een redelijke buffer voor de organisatie zijn om risico's op 'kortere' termijn op te vangen, die bij het opstellen van de begroting niet bekend waren en waarvan verondersteld mag worden dat deze met het weerstandsvermogen opgevangen moeten worden. Dit advies is medio 2018 met een bestuursbesluit overgenomen en sindsdien is de reserve niet meer gewijzigd. De GR West-Brabants Archief beschikt over een eigen vermogen. Binnen

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

de mogelijkheden van de fiscale status kan het WBA namelijk een eigen

In deze paragraaf wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de

reserve aanleggen. Het algemeen bestuur dient bij positieve

organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te

exploitatieresultaten daartoe een besluit te nemen.

vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Op verzoek van het dagelijks bestuur heeft de accountant van het WBA in 2017 een onderzoek daartoe uitgevoerd. Onder weerstandsvermogen wordt verstaan de algemene reserve bestemd voor het afdekken van mogelijke financiële tegenvallers. Het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve onder aftrek

Naast een reserve beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die is bestemd voor vervangend onderhoud in de archiefdepots in de kelder van het pand in Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA dit pand van de nieuwe eigenaar. Elk jaar wordt een bedrag van € 5.245 gestort. Tot en met 2025 zal een deel van deze voorziening worden aangesproken voor de vervanging van de koelinstallatie en brandkleppen.

van de berekende financiële risico's. De belangrijkste risico's zoals door

Uit onderstaande tabel blijkt dat er in de periode 2022-2025 transacties

de accountant geformuleerd betreffen:

plaats vinden in de voorziening.

•

ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen;

•

loonstijgingen die niet voorzien zijn;

•

E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in te schatten;

•

incidentele baten;

Algemene reserve

2022

2023

2024

2025

128.073

opname

De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd, onder

storting

andere door:

128.073

stand per 1-1

stand per 31-12

Het niet naar tevredenheid functionerende bestaande E-depot versneld te vervangen door een nieuw, wél volledig functioneel,

Onderhoudsvoorziening 26.872

31.517

36.162

27.254

E-depot. Dit heeft eind 2019 plaatsgevonden en zal niet eerder

opname

600

14.153

23.019

dan 2025 wederom worden overwogen;

storting

5.245

stand per 31-12

31.517

36.162

27.254

9.480

stand per 1-1

Tabel verloop van reserves en voorzieningen Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl.

imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening via rond het Edepot. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren en dus het risico te beperken, heeft het WBA: -

Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant om tijdig te worden geïnformeerd over de (nieuwe) eisen die de provincie aan het toezicht stelt en de termijnen waarbinnen rapportages moeten worden toegezonden. Het WBA implementeert die kennis onmiddellijk en stelt de gemeenten ervan op de hoogt; Een frequent overleg tussen de archivaris en de archiefinspecteur over actuele zaken; -

over het E-depot, zowel per gemeente als collectief op beleidsmatig als op technisch gebied. Dit overleg wordt steeds meer geïntensiveerd; Externe specialistische expertise in te huren om de voortgang van afgesproken E-depot projecten niet te verstoren. Dit gebeurt in 2020 en 2021. De beheersorganisatie op volle sterkte te brengen. Het E-depotteam van het WBA bestaat uit zeven personen.

op advies van een externe deskundige de rapportagesystematiek verbeterd intensief contact met

Frequent overleg te voeren met alle deelnemende gemeenten

Gestructureerd én ad hoc overleg met de deelnemende gemeenten over toezichtaangelegenheden.

Vooral voor het E-depot is het risico hoog. Bij de vorming van het WBA was juist het E-depot de drijfveer van de samenwerking. Het slagen van het E-depot is daarom van eminent belang voor de GR en zijn deelnemers. En om die slaagkans zo groot mogelijk te maken zijn de hierboven onder 1-3 genoemde verbeteracties ondernomen. Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle

andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te

informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Beleid en

hebben die tevens Functionaris Gegevensbescherming is.

plan worden jaarlijks gemonitord en geüpdatet. Om alles rond

Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en

informatieveiligheid te kunnen organiseren is een medewerker opgeleid

landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalek protocol

tot CISO.

opgesteld en zij heeft alle medewerkers hierover geïnstrueerd. De vereiste registraties worden door haar bijgehouden. Om de risico’s van

Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van

privacyschending zoveel mogelijk te beperken zijn de volgende

overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog

maatregelen genomen.

ziekteverzuim. In 2020 was sprake van één langdurig zieke met corona. Zijn taken wat betreft de dienstverlening werden overgenomen door een collega. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra

Het WBA heeft voor alle door haar beheerde archiefcollecties

aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen

een AVG-controle uitgevoerd en de dossiers welke bijzondere

en persoonlijke aandacht.

persoonsgegevens bevatten zijn, voor zover zij jonger zijn dan 110 jaar, op beperkt openbaar gezet; Om inzage in beperkt openbare archiefstukken juridisch verantwoord mogelijk te maken heeft het WBA een ontheffingsprocedure vastgesteld en daaraan de bijhorende formulieren toegevoegd; Zowel bij Scanning on Demand als bij de raadpleging van digitale dossiers via onze website, zijn instructies en procedures opgesteld waardoor privacygevoelige documenten niet ter inzage worden gegeven of op de website worden gepubliceerd.

Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door de WBA juriste op de voet gevolgd. Zij is actief in de vergroting van haar netwerk. Het WBA organiseert studiedagen en webinars voor de aangesloten gemeenten rond het thema privacy. Het WBA heeft sinds 2019 een eigen

7.3

Financiële Kengetallen

geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op

In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies

de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter.

(BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke

Voor de jaarrekening is dit kengetal exact te berekenen per ultimo

regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

2020. Voor de begroting moet de balans min of meer

in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf

geprognosticeerd worden. Voor de vlottende activa en passiva is dit

financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de

erg lastig te voorspellen. In de jaarrekening 2020 was het verschil

netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte,

tussen de vlottende activa en passiva € 338.586,-. Het voorstel is om

grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het

met dit bedrag te rekenen. De vaste passiva zijn wel goed te ramen

WBA niet van toepassing.

middels het aflossingsschema van de leningen. Dan wordt de

Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen

berekening voor de begroting 2021 en verder: passiva minus €

bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen

338.586,- / totaal geraamde baten (exclusief mutaties reserves).

bij de beoordeling van de financiële positie.

Solvabiliteitsratio

De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en

Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een

bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren

gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële

volgend op het begrotingsjaar.

verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het Jaarrek.

Begroting

balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe

2020

2021

2022

2023

2024

2025

beter. Het eigen vermogen van het WBA mag niet

65,68%

21,03%

47,33%

18,44%

30,19%

35,28%

n.v.t.

54,56%

29,37%

29,33%

25,99%

27,76%

30,41%

Structurele exploitatieruimte

1,17%

Grondexploitatie

n.v.t.

Belastingcapaciteit

n.v.t.

Kengetallen Netto schuldquote

meer bedragen dan 5% van de totale kosten.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en

Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn dan geen noemenswaardige incidentele baten of lasten.

7.4

Meerjarenbalans

Hieronder de geprognosticeerde begin- en eindbalans voor zowel het begrotingsjaar als de meerjarenraming, voorafgegaan door de

Immateriële en Materiële vaste activa

gegevens over 2020 en 2021.

De eindbalans van de immateriële en materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op

Activa Immateriële vaste activa

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Materiele vaste activa

104.642

87.440

70.237

125.737

98.346

70.955

Totaal vaste activa

104.642

87.440

70.237

125.737

98.346

70.955

Uitzettingen korter dan 1 jaar

339.558

39.558

Liquide middelen

150.081

219.001

236.849

237.494

233.477

220.594

Overlopende posten

90.029

Totaal vlottende activa

579.669

348.588

366.436

367.081

363.064

350.181

Totaal Activa

684.311

436.028

436.673

492.818

461.410

421.136

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Algemene reserve

128.073

Resultaat boekjaar

245.296

Eigen vermogen

373.369

128.073

Voorzieningen

25.859

26.872

31.517

36.162

27.254

9.480

Vaste schulden

44.000

40.000

36.000

87.500

65.000

42.500

Totaal vaste passiva

69.859

66.872

67.517

123.662

92.254

51.980

Vlottende schulden <1 jaar

83.348

Overlopende passiva

157.735

Totaal vlottende passiva

241.082

Totaal Passiva

684.311

436.028

426.673

492.818

461.410

421.136

Passiva

Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd.

investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen. In 2023 is gepland om het gehele netwerk te vervangen. De Materiele vaste activa is hiermee opgehoogd met € 55.500.

Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2020.

Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans.

Eigen vermogen en voorzieningen Aan de voorziening wordt elk jaar een bedrag van € 5.245 toegevoegd. Tot en met het jaar 2025 zal een deel van de voorziening worden aangesproken voor de vervanging van de koelinstallatie en brandkleppen.

Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd. In 2023 is gepland om het gehele netwerk te vervangen. De vaste schulden zijn hiermee opgehoogd met € 55.500.

7.5

Vennootschapsbelasting (Vpb)

Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpb advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat zij niet belastingplichtig is voor de Vpb.

8.1

Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven

Omschrijving van de kapitaaluitgaven

Oorspronkelijk

Vermeerderingen

Vermindering

Oorspronkelijk

Percentage en

bedrag der kapitaaluitgaven

2022

(anders dan door aflossing/afschrijving

bedrag der kapitaaluitgaven

maatstaf van afschrijving

2022)

31-12-2022

2022 Meubilair

60.000

Lin 15jr

Electronische aandrijving archiefst.

48.910

Lin 10jr

24.935

Lin 3jr

Hardware kantoorautomatisering TOTAAL

133.845

Omschrijving van de

Totaal afschrijving

Vemeerderingen

Afschrijving op

Boekwaarde 01-01-

Boekwaarde 31-12-

kapitaaluitgaven

op kapitaal uitgaven tot 2022

2022

kapitaaluitgaven 2022

2022

Meubilair

20.000

4.000

40.000

36.000

9.782

4.891

39.128

34.237

kantoorautomatisering

16.623

8.312

TOTAAL

46.405

17.203

87.440

70.237

Electronische aandrijving archiefst. Hardware

8.2

Reserve en voorziening

Naam reserve of voorziening

Saldo per 1-1-

Vermeer-

2022

deringen

Saldo per 31Verminderingen

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://raad.gemeente-steenbergen.nl/api/v1/meetings/1473/documents/15837