Document · PDF

11C. Bijlage concept Begroting 2024 WBA 2311353.pdf

Besluitvormende Vergadering 29 juni 2023, gemeente SteenbergenBij agendapunt: 06.: Zienswijze beleidsbegrotingen verbonden partijen 20248.457 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

1 maart 2023

Voorwoord 1. Financiële uitgangspunten 2. Beleidsbegroting 3. Vaststellingsbesluit 4. Begroting 2024 en meerjarenraming 5. Toelichting begroting 6. Verdeelsleutel bijdragen gemeenten 7. Paragrafen 8. Bijlagen

Het voorliggende document betreft de begroting 2024 (met indicatieve cijfers voor 2025-2027) voor de Gemeenschappelijke Regeling WestBrabants Archief (WBA). Deze begroting is opgesteld om inzicht te geven in de lasten en baten van het WBA voor 2024. Met trots presenteren we de begroting. In deze begroting zijn alle organisatiekosten, de loonkosten en bedrijfsvoeringkosten opgenomen, evenals de kapitaallasten van de investeringen en de aanwending van reserves. Vanaf 2023 werken we met een beleidsvisie met vier opgaven. De voorliggende begroting is opgebouwd vanuit deze vier opgaven. Er staan in 2024 een aantal mooie uitdagingen te wachten. Jaarlijks voeren we het toezicht uit op de nog niet overgebrachte archieven en rapporteren hierover vanuit de horizontale verantwoording. De ingezette koers op het gebied van het toezicht scherpen we verder aan in samenwerking met de gemeenten. De begroting is ingericht aan de hand van de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Ook de kosten voor de afzonderlijke taakvelden zijn inzichtelijk gemaakt. West-Brabants Archief

Het Dagelijks Bestuur

De financiële uitgangspunten voor de Begroting 2024 en de Meerjarenraming 2025 – 2027 zijn eind 2022 in de vorm van richtlijnen aangeleverd door de gemeenteraden, daarna door het dagelijks bestuur vastgesteld en gedeeld met de deelnemers in de Kaderbrief 2024. 1.1 Algemene uitgangspunten Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij het opstellen van de begrotingsdocumenten: •

De begroting 2024 sluit aan op de gewijzigde begroting 2023. Daarin zijn de effecten van de extreme inflatie voor zover mogelijk al verwerkt en dit werkt door in deze begroting;

•

De begroting 2024, inclusief de meerjarenraming 2025 – 2027, is structureel financieel sluitend;

•

De indexcijfers uit de septembercirculaire 2022 zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming;

•

In de begroting 2024 is nieuw beleid opgenomen als uitwerking van de in 2022 door het algemeen bestuur vastgestelde beleidsvisie en de daarbij horende projectenplanning;

•

De begroting 2024 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).

1.2 Indexering Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexen uit de Macro Economische Verkenningen 2022, die zijn gepubliceerd in de september circulaire 2022. De volgende indexen zijn toegepast: •

Prijs bruto binnenlands product 2,5%

•

Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers 3,9%

1.3 Investeringen Het WBA kent een zeer beperkt aantal investeringen. Deze hebben betrekking enerzijds op gebouwvoorzieningen en anderzijds op IT. 1.4 Weerstandsvermogen en reserves In de Begroting 2024 is een geactualiseerd inzicht in het risicoprofiel en het weerstandsvermogen opgenomen. We geven in de begroting inzicht in het doel en verloop van de reserves en voorzieningen. In 2024 wordt de algemene reserve conform het bestuursbesluit van 7 december 2022 overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor de innovatie van het Collectie Beheer Systeem. Die bestemmingsreserve wordt in 2026 benut.

Om risico’s te dekken is in de begroting 2024 wederom een post “Onvoorzien” opgenomen, dat is bovendien voorgeschreven in het BBV. De hoogte ervan is vastgesteld door het algemeen bestuur op circa 2% van de jaaromzet, oftewel € 60.000. Met het opheffen van de algemene reserve voldoet het WBA aan de “Nota Verbonden Partijen”, waarin is vastgelegd dat de aangesloten gemeenten risicodragend zijn. 1.5 Besluit Begroting en verantwoording (BBV) De Begroting 2024 is opgesteld op basis van het BBV. Tevens is een aantal verplichte indicatoren ingevoerd. 1.6 Mogelijke besparingen Het WBA gaat onderzoek doen naar de mogelijkheid om de digitale opslag anders in te richten. Momenteel wordt de digitale informatie opgeslagen in het collectiebeheersysteem (CBS). De opslagkosten in het e-depot zijn aanzienlijk lager. We onderzoeken of het mogelijk is om de metadata en het beheer van de informatie te behouden in het CBS en de daadwerkelijke documenten op te slaan in het e-depot. De meerjarige verplichtingen van het WBA zijn dusdanig dat er nagenoeg geen opties zijn om te besparen. De weinige financiële speelruimte die er is, is nodig om een eigentijdse en innovatieve organisatie te blijven.

2.1 (Beleids-) ontwikkelingen In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de begroting 2024 zijn de beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties voor het WBA en zijn deelnemers. Thema’s als nieuwe wetgeving, E-depot en digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA in 2024 en de daaropvolgende jaren. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. De eerste volledig digitaal geboren archieven zijn al overgedragen. Het is immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, voor het nageslacht te bewaren en belangrijker nog, blijvend te kunnen raadplegen. Een intensieve relatie met de deelnemende gemeenten is van groot belang om ook de digitale toekomst in een E-depot te kunnen borgen. Die relatie is het WBA ook aangegaan met vijf verbonden partijen in de regio.

Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale regelingen. Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten binnen de financiële ruimte die geboden is.

2.1.1 Dienstverlening De focus van het WBA ligt op de digitale dienstverlening. Dat betekent niet dat er geen actieve fysieke dienstverlening meer mogelijk is. Alleen op afspraak is de studiezaal geopend. Is het mogelijk om de klant digitaal van dienst te zijn dan heeft dat de voorkeur. Hierdoor heeft het WBA de transitie doorgemaakt om

verzoeken vanuit het Koetshuis te scannen en digitaal aan te bieden aan de klant. Daarvoor hebben we sinds 2023 een eigen scanstraat in gebruik. We zorgen ervoor dat onze informatie zo goed mogelijk vindbaar is via ons webportaal. Het webportaal is de ingang voor onze klanten. Dit portaal ontwikkelen we continue door om de klant digitaal en geautomatiseerd te ondersteunen. Dit vraagt een structurele investering. Op het webportaal ontwikkelen we gebruikerstools die bijdragen aan een beter gebruik van onze collecties. Bijvoorbeeld instructievideo’s of animaties. Hierdoor zal de archiefwijsheid van de klanten vergroten. Maar we willen ook de historische informatie van andere erfgoedinstellingen in de regio bij onze dienstverlening betrekken. Het doel om een regionaal informatiecentrum te zijn vraagt om te blijven investeren in technologische toepassingen en om te innoveren. Een belangrijke ontwikkeling waarin we tijd en kennis investeren is Linked Open Data (LOD). Bij linked open data wordt data op zo’n manier aangeboden dat er veel makkelijker en automatisch verbinding gelegd kan worden met andere data. Hierdoor wordt de data rijker en nuttiger voor de gebruiker. Linked open data doe je niet alleen, binnen het erfgoedveld zijn vele organisaties hiermee bezig. Een groter project voor het WBA is het implementeren van een nieuw collectiebeheersysteem.

Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld en kent steeds meer gebreken. Een goed functionerend collectiebeheersysteem is van fundamenteel belang voor het WBA. Het ondersteunt onze meest kritische beheersprocessen en zorgt voor continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening.

2.1.2 Basis op orde We bewaren en beheren fysieke en digitale informatie die op orde moet zijn. Zowel voor onszelf als voor onze partners hanteren we daarbij professionele standaarden en voldoen aan wet- en regelgeving. Ook het WBA moet voldoen aan de Archiefwet en goed zorgen voor haar eigen archivering. Dit zorgt ervoor dat we een zaaksysteem nodig hebben om onze archieven goed te kunnen registreren. Elke gemeente of verbonden partij werkt met een dergelijk systeem. Deze investering nemen we op in de meerjarenbegroting. Dit advies komt al enige tijd naar voren uit de inspectie die vanuit het horizontale toezicht plaatsvindt. Toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemers en verbonden partijen is een belangrijke taak die het WBA heeft. In een snel veranderende digitale wereld moet het WBA hier op in spelen. In 2023 is de toezichttaak gemoderniseerd. De capaciteit die het WBA beschikbaar heeft voor dit toezicht is beperkt. Eind 2023 evalueren we de wijzigingen in het toezicht en dat geeft inzichten voor de vervolgstappen. In 2024 gaan we voorbereidingen treffen zodat de nieuwe Archiefwet (waarschijnlijk vanaf medio 2025) geïmplementeerd kan worden.

Zoals in de vorige begroting aangegeven geeft de Archiefwet een algemeen kader voor het informatiebeheer van overheidsorganen met als hoofddoel dat belangrijke overheidsinformatie behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties. In de gemoderniseerde Archiefwet worden wijzigingen doorgevoerd zoals het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Dit houdt in dat de deelnemers de archiefstukken die ouder zijn dan 10 jaar moeten overbrengen naar het WBA. Deze verandering zorgt ervoor dat de deelnemers nog meer aandacht moeten schenken aan het op orde krijgen van

deze informatie! Dit heeft ook consequenties voor de lange-termijn-begroting van het WBA. Informatie zal 10 jaar eerder aangeboden worden aan het E-depot wat betekent dat de opslagkosten sneller zullen stijgen. Het is onmogelijk om te verwachten dat gemeenten de versnelde overbrenging van de een op de andere dag kunnen bereiken. Daarom staat de wet een uitlooptermijn toe van tien jaar. Zo hebben onze deelnemers vanaf het moment dat de wet ingaat formeel gezien nog tien jaar tijd om de te bewaren archieven klaar te maken voor overbrenging. Het WBA zal hierin ondersteunen en meedenken. Zodra archieven naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, geldt niet meer het openbaarheidsregime van de Woo maar van de Archiefwet. Dit betekent dat archiefbescheiden na overbrenging in principe openbaar zijn, mits de zorgdrager bij de overbrenging beperkingen aan die openbaarheid heeft gesteld. De openbaarheid volgens de AW geeft de burger het recht tot kosteloze raadpleging en ander gebruik van archiefbescheiden. Vanuit de rechtsvoorgangers van het WBA zijn er nog achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken.

Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte toegangen, in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Er worden landelijk geen mensen meer opgeleid voor deze taak. Daar tegenover staat dat de medewerkers die met deze taak belast zijn binnen het WBA binnen afzienbare tijd met pensioen gaan. Hier ligt nog een flinke uitdaging. 2.1.3 Erfgoed We maken de geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en zichtbaar. We verbinden erfgoedspelers in de regio en faciliteren het lokale netwerk. Ten tijde van het schrijven van deze begroting is er gewerkt aan een erfgoedplan. Erfgoed is een breed begrip. In het plan is er aandacht voor deze specificatie. Daarnaast zal het WBA net als bij de evaluatie en de beleidsvisie actief met het netwerk samenwerken om tot een gedegen erfgoedplan te komen. Erfgoed is belangrijk voor een besef van ons verleden en het geeft ook betekenis aan de samenleving van nu en onze toekomst. Iedereen draagt immers erfgoed mee en geeft er mede vorm aan. 2.1.4 Organisatie Het WBA kent de mogelijkheden van de digitale samenleving. We spelen in op de ontwikkelingen en innovaties die een meerwaarde blijken.

We blijven daarbij een aantrekkelijke werkgever en zijn een moderne organisatie. Daarbij werken we met een hoop vrijwilligers waar we erg blij mee zijn. Een belangrijk project is het herstructureren van de organisatie om de opgaves optimaal te organiseren in het dagelijks werk. Hierdoor streeft het WBA vanuit een taakgerichte organisatie te ontwikkelen naar een opgavegerichte organisatie. Dat maakt het WBA flexibel en kunnen we beter inspelen op de ontwikkelingen die op ons afkomen. In 2022 heeft het project nieuwe kostenverdeelsleutel plaatsgevonden. In het projectteam hebben specialisten van deelnemers plaatsgenomen, waaronder een bestuurder, regiefunctionarissen en financieel adviseurs. Diverse opties zijn de revue gepasseerd en uitgewerkt. Na toetsing aan de meegegeven kaders

door het algemeen bestuur is gekozen voor een kostenverdeelsleutel per meter overgebracht archief welke jaarlijks geïndiceerd wordt. Deze kostenverdeelsleutel is vastgesteld voor de aankomende 5 jaar. In deze begroting 2024 is daarom sprake van (sterk) gemuteerde deelnemersbijdragen t.o.v. eerdere jaren. 2.2 Taakveldindeling Bij besluit van 5 maart 2016 is er een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de comptabele wetgeving voor gemeenten en provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders, de EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-indeling, maar zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te nemen in de bijlagen van de begroting en jaarstukken. Voor verbonden partijen is daarbij specifiek aangegeven, middels de gelijknamige notitie van de commissie BBV, dat ook zij deze bijlage moeten opnemen zodat de gemeente de uitgaven m.b.t. de verbonden partijen op hun beurt ook op het juiste taakveld kunnen verantwoorden. De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4 Overhead en het taakveld 5.4. Musea.

Overige taakvelden hebben geen relevantie voor het werkveld van het WBA (historische archieven). Het taakveld Overhead is feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus ook voor het WBA. Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van het WBA, in zijn volledige omvang. De uitzonderingstoevoeging bij dit taakveld maakt al duidelijk dat taakveld 5.5 Cultureel erfgoed niet van toepassing is voor het WBA. Taakveld 5.5 is nadrukkelijk bedoeld voor het cultureel erfgoed in de publieke ruimte en dus specifiek voor driedimensionale objecten met cultuur-historische waarde (monumenten, industrieel erfgoed, e.d.) en voor bijvoorbeeld het opstellen en bijhouden van een historische waardenkaart. Aan zowel de batenkant van het WBA als de lastenkant van de gemeenten wordt de bijdrage van de gemeenten geheel verantwoord op taakveld 5.4. Voor de indeling en terminologie is de Notitie Overhead van de Commissie BBV gebruikt. Die notitie is zuiverder en dus vollediger gevolgd, hetgeen vooral wijziging ten gevolge had van de overheadkosten voor financiën en HRM. Voor 2024 is de verdeling als volgt: Kostenverdeling per taakveld

Gewijzigde begroting

Begroting 2024

2023 Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering

686.524

704.240

Taakveld 5.4: Musea

2.526.878

2.548.634

Totaal kosten WBA

3.213.402

3.252.874

21%

22%

Percentage bedrijfsvoering van totale kosten WBA

2.3 Investeringen De afschrijvingstermijn voor de laptops bedraagt 3 jaar, deze zullen dus in 2025 worden vervangen en de kapitaallasten komen dan voor 2026 e.v. Verdere investeringen met gevolgen voor de staat van activa zijn pas in 2028 niet beeld. Meerjaren Investerings Programma 2024-2027 Omschrijving

2024

2025

2026

2027

Toelichting

Noodzaak?

26.000

nieuwe investering in 2025

Overige IT voorzieningen

nieuwe investering in 2028

Boekscanner

nieuwe investering in 2028

Totalen

26.000

Laptops

Bijdragen van de deelnemers De bijdragen van de deelnemers zijn ten opzichte van de begroting 2023 op basis van een gewijzigde verdeelsleutel berekend. Zie hiervoor hoofdstuk 6 van deze begroting. 2023 na wijziging

2024

2025

2026

2027

Deelnemers

bijdragen

Bergen op Zoom

1.029.965

725.083

747.104

780.157

799.896

Etten-Leur

151.784

225.582

232.433

242.716

248.857

Halderberge

292.727

291.306

300.153

313.432

321.362

Moerdijk

313.055

420.208

432.970

452.125

463.565

Roosendaal

650.504

686.918

707.779

739.093

757.792

Rucphen

121.970

134.415

138.497

144.625

148.284

Steenbergen

164.794

236.183

243.356

254.122

260.552

Woensdrecht

120.614

206.925

213.209

222.642

228.275

Zundert

119.259

164.944

169.954

177.473

181.963

Totaal

2.964.674

3.091.564

3.185.455

3.326.384

3.410.545

In de meerjarenraming 2025-2027 zijn indexmatige verhogingen toegepast. Hierom hadden de deelnemers gevraagd en het bestuur heeft dit verzoek op 7 december 2022 gehonoreerd. De meerjarenraming maakt gebruik van de indexcijfers uit de septembercirculaire, mits er geen bijzondere kostenmutatie van toepassing is. Vanzelfsprekend zijn ook de deelnemersbijdragen aangepast aan de meerjarenraming. De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per kwartaal plaats 1 januari 2024

40% van het gemeentelijk aandeel

1 april 2024

20% van het gemeentelijk aandeel

1 juli 2024

20% van het gemeentelijk aandeel

1 oktober 2024

20% van het gemeentelijk aandeel

2.5 Kerngegevens Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 350.000 inwoners. In de loop van 2023, uiterlijk begin 2024, zal de Gemeenschappelijke Regeling worden aangepast aan de gewijzigde WGR. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een dagelijks en een algemeen bestuur. De directeur van het WBA is bestuurssecretaris.

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 10 juli 2023, De voorzitter,

De secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Voor de jaren na 2024 is rekening gehouden met een indexmatige verhoging van lasten en baten, conform bestuursbesluit van 7 december 2022. Begroting Programma Archiefbeheer

Begroting

Meerjarenraming

2023 na wijziging

2024

2025

2026

2027

LASTEN Personele lasten

2.110.486

2.190.212

2.172.301

Huisvestingslasten

645.793

675.172

700.258

693.184

734.878

Overige exploitatielasten

374.248

383.141

392.255

401.359

410.105

Storting in voorziening

5.245

60.000

160.000

25.000

197.000

58.000

3.295.772

3.338.770

3.355.059

3.547.592

3.535.117

226.098

233.652

147.161

94.872

97.035

2.964.674

3.091.564

3.185.479

3.326.905

3.410.616

105.000

Onttrekken reserve innovatie CBS

125.095

Onttrekking voorziening

13.554

22.419

720

27.466

3.295.772

3.338.770

3.355.059

3.547.592

3.535.117

Onvoorzien Kosten projecten Beleidsvisie Totaal lasten

2.190.804 2.266.889

BATEN Variabele baten Deelnemersbijdrage Onttrekking reserve innovatie website

Subtotaal Baten

Algemeen Het WBA werkt met één programma, namelijk Archiefbeheer. Daarmee zijn onze wettelijke taken volledig gedekt. Binnen dat programma onderscheiden we drie hoofd kostenplaatsen, te weten personeelskosten, huisvestingskosten en exploitatiekosten. Daarnaast is er in de begroting vanaf 2024 weer een post Onvoorzien opgenomen (verplicht volgens het BBV) en een post voor uitgaven/investeringen in projecten ter uitvoering van de in 2022 vastgestelde Beleidsvisie. Die worden hieronder kort toegelicht.

Personeelskosten Begroting

Begroting

Meerjarenraming

2023 na wijziging

2024

2025

2026

2027

Omschrijving lasten salarissen en sociale lasten

1.924.084

1.999.123

1.976.444

1.990.620

2.062.282

opleidingskosten

16.471

16.883

17.305

17.686

18.075

overige personeelskosten

44.931

46.081

47.224

48.281

49.361

inhuur van derden

125.000

128.125

131.328

134.217

137.170

2.110.486

2.190.212

2.172.301

2.190.804

2.266.888

Totaal lasten

In 2024 werken er 23 personen bij het WBA. Daarmee is de formatie volledig bezet qua kosten. Na het vertrek van medewerkers in een uitloopschaal, ontstaat weer enige ruimte in de personeelsbegroting. Vanaf 2025 dalen de loonkosten vanwege pensionering van een medewerker die gedetacheerd is geweest. Mutatis mutandis vervalt vanaf dat moment ook de detacheringsvergoeding. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid. Voor een aantal specifieke bedrijfsvoeringsfuncties maakt het WBA gebruik van ingehuurde externen. De lasten daarvoor vallen ook onder de kostenplaats Personeel. Vanaf het begrotingsjaar 2022 zijn de inkomsten uit detachering in deze gespecificeerde tabel opgenomen. Dit is enkel gedaan ter verduidelijking; In de begroting bestaan de personeelskosten enkel uit de lasten en vinden we de inkomsten uit de detachering terug bij de variabele baten.

Huisvestingskosten Begroting

Begroting

Meerjarenraming

2023 na

2024

2025

2026

2027

475.114

486.992

497.706

508.655

wijziging Huurkosten

463.526

Energiekosten

128.119

131.322

134.605

137.566

140.593

Onderhoudskosten

36.195

50.654

60.446

39.584

67.185

Overige kosten

17.953

18.082

18.215

18.328

18.446

645.793

675.172

700.258

693.184

734.879

Totaal

Het WBA maakt gebruik van drie panden: Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch wordt vanaf 2021 gehuurd van de nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten en kosten voor regulier onderhoud die voor de huurder komen. Voor het vervangend onderhoud is nog steeds een voorziening beschikbaar, die in 2020 is afgeschaald. Vanaf 2021 wordt daarin elk jaar een bedrag van € 5.245 gestort. Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB, verzekering, energie en onderhoud. Daarnaast worden de kapitaallasten van de verbouwing in 2015-2016 in rekening gebracht bij het WBA; deze maken echter onderdeel uit van de huursom en worden hier dus niet specifiek weergegeven. De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. De volledige exploitatie is door het WBA vanaf 2017 overgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Deze exploitatiekosten worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook daadwerkelijk voor opslag van museale objecten gebruikt. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud.

Exploitatiekosten Zoals elke organisatie kent het WBA kosten die te maken hebben met de taakuitoefening oftewel het primaire proces. Het primaire proces van het WBA bestaat uit de wettelijke archieftaken ontsluiten, beschikbaar stellen en toezicht houden. Hierop is de kostenplaats Exploitatiekosten van toepassing. De opgaven Basis op orde, Dienstverlening en Erfgoed worden uit dit budget gefinancierd. Het beschikbare budget exploitatiekosten bedraagt in 2024 € 383.141 en wordt vrijwel geheel besteed aan contractuele verplichtingen en geoormerkte doelen. In het budget vormt de hosting van de website en de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten van het WBA de hoogste kostenpost. Het gaat dan om een jaarlijks bedrag van meer dan € 100.000. Vooral de opslag is de laatste jaren flink toegenomen en daarmee ook de kosten. Deels betrof het de scanresultaten van eigen WBA-projecten, maar voor het grootste deel gaat het om de opslag van door gemeenten gedigitaliseerde bouwdossiers. De

bouwdossiers zijn voor zowel gemeenten als burgers en bedrijven toegankelijk middels de Bouw Dossier Applicatie (BDA). In 2023 vindt een onderzoek plaats naar de mogelijkheid om de opslagkosten van de digitale bestanden te reduceren, al dan niet door een migratie naar de opslagruimte van het E-depot. Het WBA heeft in de periode tot 2020 fors geïnvesteerd in scanning teneinde veel geraadpleegde historische bronnen in digitale vorm voor raadpleging beschikbaar te stellen. Vanaf 2020 bewandelt het WBA een andere koers: voortaan leveren we digitalisering op verzoek oftewel Scanning on Demand (SoD). Dit is een service door archiefdiensten die overal gratis wordt aangeboden. Burgers kunnen verzoeken indienen die door het WBA worden beoordeeld en de digitale resultaten worden vervolgens kosteloos digitaal beschikbaar gesteld voor iedereen op de website. Op deze wijze wordt concreet vormgegeven aan het principe van aanbod- naar vraaggericht werken. De eerste drie jaren van SoD waren zeer succesvol. Zodanig dat er is besloten tot twee vervolgstappen: ten eerste gaan we ook verzoeken om uitlening van dossiers door onze overheden niet langer fysiek maar digitaal beantwoorden. Daar hebben de overheden expliciet om gevraagd. Dat is dan meteen de ‘trigger’ voor een tweede stap, namelijk het scannen in eigen beheer.

De externe scanning is te tijdrovend, gemeenten verlangen eerder digitale documenten op verzoek. Om aan die snellere vraag te kunnen voldoen, is het inrichten en exploiteren van een eigen scanstraat een werkbaar en reëel alternatief. Bovendien kunnen we daardoor de kosten beter beheersen en is er, ondanks de toegenomen vraag naar SoD voorlopig geen extra budget nodig. In de loop van 2023 wordt de scanstraat gestart. De resultaten van SoD leveren een substantiële bijdrage aan de verbetering van de digitale dienstverlening en de digitale toegankelijkheid en zorgt ervoor dat de fysieke uitleningen stevig dalen. De kosten die voorheen werden gemaakt bij een extern scanbedrijf verhouden zich prima tot de kosten voor de eigen scanstraat (beide voor ongeveer € 45.000), zodat er geen financieel nadeel is van deze nieuwe service. SoD levert een substantiële bijdrage aan de digitale dienstverlening van het WBA. Wat hierboven is gemeld over opslag en SoD heeft betrekking op digitale duplicaten van analoge documenten en dossiers. Digitaal gevormde (digital born) informatie moet worden bewaard en beheerd in een E-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. In 2020 is het nieuwe E-depot volledig ingericht en medio 2021 is het feitelijk in gebruik genomen.

Vanaf dat moment konden de aansluittrajecten voor de deelnemende gemeenten weer 100% worden opgepakt. Daarna worden ook de verbonden partijen betrokken bij het E-depot. De kosten zijn inmiddels steeds beter in zicht en het structurele budget voor het E-depot van circa € 65.000 is vooralsnog voldoende. Forse toename van het volume aan opgenomen digitale informatiebestanden kan en zal de kosten doen toenemen. Omdat dit echter op korte termijn nog niet te verwachten valt, speelde de digitale opslag geen doorslaggevende rol in de heroverweging van de verdeelsleutel van de deelnemersbijdrage in 2022. Het budget Exploitatiekosten voorziet in de kosten voor de innovatie van de digitale dienstverlening middels de website www.westbrabantsarchief.nl. Daarnaast heeft het WBA investeringsruimte nodig om zijn digitale ambities waar te kunnen maken. Dat is in de begroting voldoende geregeld. Het budget digitale innovatie werd al in 2022 verhoogd van € 15.000 naar € 40.000. In de Beleidsvisie heeft het WBA uitgesproken dat ontwikkelingen (zoals AI) nauwgezet worden gevolgd en zodra relevant ook worden geïmplementeerd. Tenslotte dient het budget Exploitatiekosten ook nog voor dekking van de kosten voor IT en overige bedrijfsmatige voorzieningen.

Toelichting op de kosten voor projecten beleidsvisie In 2022 stelde het bestuur van het WBA de beleidsvisie vast. De visie is uitgewerkt in een projectenlijst voor de periode 2023-2027. Een aantal van die projecten kent een kostenplaatje: het gaat dan om (eenmalige) investerings- of aanschafkosten en de jaarlijks terugkerende structurele kosten. In deze begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 gaat het om: Kosten projecten

2024

2025

2026

2027

132.000

7.000

Doorontwikkelen webportaal

10.000

Koppelen externe data aan webportaal

20.000

10.000

5.000

10.000

Nieuw Collectie Beheer Systeem

Archiefwijsheid vergroten"

5.000

Zaaksysteem voor WBA Monitor Digitale Informatie

10.000

Uitwerking Erfgoedplan

10.000

10.000 10.000

10.000

CRM systeem voor WBA TOTAAL

10.000 6.000

25.000

197.000

58.000

In 2026 staat een groot project gepland, namelijk de innovatie van het Collectie Beheer Systeem (CBS) van het WBA. Voor dekking van de investeringslasten is een bestemmingsreserve van ruim € 125.000 beschikbaar. Toelichting op de variabele baten De baten, behalve de deelnemersbijdragen, zijn geraamd op € 233.652 en bestaan uit twee componenten met een (overwegend)variabel karakter: De eerste component betreft baten, waarin alle inkomsten voor het WBA worden bijeengebracht en verantwoord, uitgezonderd de inkomsten uit detachering van eigen personeel. Die baten bedragen in 2024 € 90.702. Het gaat hierbij om: •

leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening,

•

inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden,

•

de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen en

•

een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld.

Voor detachering van WBA medewerkers, de tweede baten component, ontvangt het WBA in 2024 een vergoeding van € 142.950.

De verdeelsleutel voor de deelnemersbijdrage vanaf deze begroting is in 2022 door het WBA bestuur vastgesteld. Daaraan ging een grondig vooronderzoek vooraf door een projectgroep, bestaande uit deskundigen vanuit de aangesloten gemeenten en het WBA. Net als de oude (uit 2016) verdeelsleutel vormt de hoeveelheid beheerd analoog archief nog steeds de basis voor die verdeelsleutel. Werkgroep en bestuur vonden dit in meerderheid een acceptabeler verdeling dan een volgens inwoneraantal. Ook een verdeling naar opgeslagen Gigabytes werd op dat moment niet zinvol en stabiel geacht, omdat er een gering aantal digitale archieven zijn overgebracht en dit ook op korte termijn niet te verwachten is. In tegenstelling tot de opmeting in 2016 zijn nu alleen de op grond van de Archiefwet overgebrachte overheidsarchieven geteld. Dit sluit beter aan op de (archief)wettelijke taak van het WBA en gemeenten verdelen de kosten alleen voor de door henzelf (en voorgangers) gevormde archiefbestanden. Uiteraard zijn in de telling, die eind november 2022 is uitgevoerd, de toename door overbrengingen sinds 2016 maar ook de afname door digitalisering van seriebestanden d.m.v. vervanging uit de periode 2016-2022 verwerkt in de vastgestelde verdeling. Wat dit concreet betekent per gemeente is in onderstaande tabel terug te vinden.

In het bestuur is afgesproken dat elk jaar een actualisatie van het aantal meters plaats vindt, zodat onderstaand overzicht alleen betrekking heeft op de situatie die geldt voor de begroting 2024. Anders gezegd: de telling eind 2023 wordt de input voor de kostenverdeling in de begroting 2025. Enzovoort. Gemeente

getelde

% tot 2024

meters 2016

getelde

% vanaf

meters 2022

2024

Bergen op Zoom

3800

34,7412

1710

23,4536

Etten-Leur

560

5,1197

532

7,2967

Halderberge

1080

9,8738

687

9,4226

Moerdijk

1155

10,5595

991

13,5921

Roosendaal

2400

21,9418

1620

22,2191

Rucphen

450

4,114

317

4,3478

Steenbergen

608

5,5586

557

7,6396

Woensdrecht

445

4,0683

488

6,6932

Zundert

440

4,0226

389

5,3353

Totaal

10.938

100

7.291

100

De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting besteden wij ook aandacht aan de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

7.1 Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Er wordt regelmatig naar de schatkistrekening overgeboekt. Financieringsbehoefte In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Investeringen vanaf dat jaar, waaronder ook de volledige vernieuwing van de IT-voorzieningen, eind 2022, werden steeds met eigen middelen gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA liet dit toe. Financiële positie Nagenoeg alle investeringen zijn middels projectfinanciering gefinancierd. Dit betekent ook dat de aflossingen van de geldleningen gelijk zijn aan de afschrijvingen op de activa en dat de rentekosten direct ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht (dit is van toepassing bij ‘Huisvesting’). De investeringen welke in 2019 zijn gedaan in de renovatie van de archiefstellingen en de vervanging van de hardware in 2022, zijn uit eigen middelen gefinancierd.

De kapitaallasten voor deze investeringen bestaan dus uit alleen maar afschrijving, zonder rente! In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig) geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen. In de Begroting 2024 zitten geen geraamde incidentele lasten of baten. In 2026 is er onttrekking aan de reserve voor de aanschaf van een nieuw Collectie Beheer Systeem (CBS) en wordt de voorziening voor het onderhoud van het pand in Oudenbosch in de periode van de meerjarenraming volledig opgesoupeerd. Op zijn laatst in 2026 zal daarom de jaarlijkse storting in die voorziening moeten zijn aangepast.

7.2 Bedrijfsvoeringparagraaf Personeel In 2024 zullen 23 personen in vaste dienst werkzaam zijn. Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van enthousiaste vrijwilligers en worden elk jaar twee stagiaires begeleid. Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0%. Ondersteunende diensten op het gebied van P&O worden afgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Van WVS worden medewerkers ingehuurd voor ondersteunende diensten zoals scanning en transport. In bijzondere gevallen maakt het WBA gebruik van uitzendkrachten. Tenslotte is er ook nog een inhuur van een specialist voor assistentie bij de toezichtwerkzaamheden. Onderhoud kapitaalgoederen Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch. Het reguliere periodiek onderhoud is verwerkt in de huurprijs. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening ingesteld om de kosten ervan te dekken. In 2020 is het meerjarig onderhoudsplan vernieuwd, op basis waarvan die voorziening actueel en toereikend wordt gehouden. Vanwege de verkoop van het pand in 2020 is de onderhoudsvoorziening afgeschaald en aangepast aan de huursituatie. De hoogte van die voorziening is tot stand gekomen na overleg met en op advies van de accountant. In 2027 is de verwachting dat de voorziening ontoereikend wordt om de onderhoudskosten te dekken.

Zoals hiervoor al gezegd, behoeft de storting aanpassing vanaf 2026 op z’n laatst. Daarvoor wordt tijdig een onderbouwd voorstel gedaan op basis van een geactualiseerd meerjarig onderhoudsplan. Automatisering In 2023 komt er een volledig nieuwe website. Doorontwikkeling vindt vanaf 2026 plaats (zie “projecten”) De digitale dienstverlening blijft onverkort hoog op de WBA-agenda. De website voldoet aan de geactualiseerde Web richtlijnen overheidswebsites en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd en zijn alle noodzakelijke IT-faciliteiten beschikbaar. Eind 2022 zijn deze integraal vervangen. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn zodoende weer voor langere tijd afdoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn medewerkers afdoende gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn inmiddels ook alle voorzieningen voor online werken en vergaderen ingericht. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. De belangrijkste risico’s zoals door de accountant geformuleerd betreffen: •

ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen

•

loonstijgingen die niet voorzien zijn

•

E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in te schatten

•

onzekerheid baten

•

privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.

Het WBA beschikte vanaf medio 2017 over een algemene reserve die kon worden ingezet ter dekking van tegenvallers en risico’s. In tegenstelling tot spelregel 5 van de “Nota Verbonden Partijen” werden de risico’s dus niet gedragen door de deelnemers, maar door het WBA zelf. In een brief van 28 oktober 2015 heeft de fiscus voorgeschreven dat het WBA het voordelige saldo niet automatisch mag restitueren aan de deelnemers, omwille van het behoud van de ondernemersstatus en de daaraan gekoppelde btw-aftrek. Die brief was aanleiding om zelf een reserve aan te leggen. In 2023 is een klein deel van de algemene reserve opgenomen om het nadelige saldo van 2022 aan te vullen. Die handeling veroorzaakte in het WBA bestuur een gesprek over de reserve(s) en het weerstandsvermogen. Centraal stond de vraag of de algemene reserve alsdan nog wel toereikend zou zijn (de verwachting in 2022 was dat er een aanzienlijk bedrag aan de algemene reserve onttrokken zou moeten worden!) of dat het WBA, zoals alle overige verbonden partijen, eigenlijk geen eigen algemene reserve behoeft, omdat de aangesloten gemeenten risicodrager zijn. De uitkomst was het opheffen m.i.v. 2024 van de algemene reserve, het overhevelen van het saldo ervan naar een bestemmingsreserve voor een innovatief project, zodat in ieder geval aan de fiscale voorwaarden uit 2015 voldaan blijft worden.

Deze mutaties zijn naar de mening van het bestuur verantwoord, vooral omdat het WBA nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van lasten en baten gedurende de afgelopen zeven jaar is dermate evenwichtig en “storingsvrij” dat erkende ingrepen als een begrotingswijziging en gebruik van de post onvoorzien tot voldoende weerstandsvermogen leiden. Al eerder concludeerde de accountant dat de omvang van de financiële risico’s gering wordt geacht waardoor de noodzaak om een hoog weerstandsvermogen op te bouwen niet aanwezig is. Bovendien stelt de Nota Verbonden Partijen dat de aangesloten deelnemers in beginsel risicodragend zijn. Het opheffen van de algemene reserve zien wij daarom als verantwoord. Niet begrote en onverwachte uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. Twee jaar geleden is deze post vervallen als gevolg van de bezuinigingen. Dat is in strijd met de BBV voorschriften, reden waarom de post onvoorzien vanaf 2024 weer zal worden opgenomen. De post onvoorzien van ca. 2% van de omzet volstaat voor het opvangen van tegenvallers gedurende het jaar. Naast reserves beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die is bestemd voor vervangend onderhoud in de archiefdepots in de kelder van het pand in Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA dit pand van de nieuwe eigenaar. Elk jaar wordt een bedrag van € 5.245 gestort.

In 2023 zal deze voorziening

nauwelijks worden aangesproken. In 2024 en 2025 en 2027 staan grotere investeringen gepland. Deze leiden ertoe dat uiterlijk in 2026 maatregelen moeten zijn genomen om de voorziening op peil te houden. Uit onderstaande tabel blijkt dat er in de periode 2024-2027 transacties plaats vinden in de reserves én de voorziening. Verloop van reserves en voorzieningen Reserves

2024

2025

2026

2027

154.810

29.715

opname

125.095

storting

154.810

29.715

stand per 1-1

37.362

29.053

11.879

16.404

opname

13.554

22.419

720

27.466

storting

5.245

stand per 31-12

29.053

11.879

16.404

-5.817

stand per 1-1

stand per 31-12 Onderhoudsvoorziening

Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA al in 2020 enkele interne wijzigingen doorgevoerd. De functie van archivaris is toegewezen aan een gekwalificeerde medewerker, die over het vereiste archiefdiploma beschikt. Bij het opstellen van de Beleidsvisie in 2022 heeft het WBA de toezichtrol nog eens tegen het licht gehouden en is er gekeken naar de minimaal benodigde formatie. Daarvoor is een normeringsrapport van de provincie gebruikt, dat uitgaat van tenminste 2,4 FTE voor een werkgebied als van het WBA. Om die reden heeft het bestuur besloten om de toezichtformatie per 1-1-2023 uit te breiden met 1 FTE. In de loop van 2024 zal worden geëvalueerd of niet alsnog verdere uitbreiding nodig is. In de praktijk heeft het WBA ervoor gekozen om vanaf 2023 een andere toezicht methode te gaan toepassen, die beter aansluit bij actuele ontwikkelingen zoals bijv. de Wet Open Overheid. De oude methode van KPI’s werkte onvoldoende, hetgeen de aangesloten gemeenten ook al hadden geconstateerd.

Voor het archieftoezicht bij de verbonden partijen kan het WBA een beroep doen op een externe specialist.

Vanaf eind 2021 nam het WBA initiatieven voor het houden van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) met alle gemeenten. Elk jaar dient er een SIO te worden gehouden. Dit is een wettelijke verplichting. Het initiatief voor het bijeen roepen van een SIO (waar de archivaris qq deel van uitmaakt) dient echter bij de zorgdrager te liggen. Het SIO is vooral bedoeld om vraagstukken of ontwikkelingen op het terrein van de informatievoorziening te benoemen vanuit zowel zorgdrager als WBA perspectief. Deze behoeven aanpak, bij voorkeur in samenwerking. De dienstverlening aan de gemeenten en GR’en is in 2023 geoptimaliseerd door het inrichten van een eigen WBA scanstraat, zodat verzoeken om informatie snel en efficiënt kunnen worden geleverd. Ook de nieuwe website moet bijdragen aan een verbetering van de dienstverlening, niet alleen aan de overheden maar vooral aan belangstellende burgers en organisaties. De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd. In 2024 is de beoogde situatie als volgt: •

Er is een volledig functioneel en productie gereed E-depot beschikbaar. De documentatie ervan is volledig op orde en actueel. Hierdoor vermindert de kwetsbaarheid bij uitval van (een van) de beheerder(s).

•

Een demo van dit nieuwe E-depot wordt steeds op verzoek gegeven.

•

Het metadatamodel is actueel en volledig en door de gemeenten en GR’en goed toe te passen. Het WBA geeft voorlichting en ondersteuning. Benodigde tools zijn aanwezig.

•

Het overleg met alle deelnemende gemeenten over het E-depot is na een moeilijke opstartfase intensiever opgepakt en nieuwe aansluitingen moeten eind 2023 allemaal zijn afgerond. Vanaf begin 2024 streeft het WBA naar frequente en reguliere overbrengingen naar het E-depot. Over uitplaatsing, dat is het opslaan in het E-depot maar het beheer blijft bij de archiefvormer, neemt het WBA op zijn laatst in 2023 een besluit. Daarbij is hoe dan ook de duurzame toegankelijkheid van de informatie de primaire voorwaarde.

•

De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Een extra functioneel applicatiebeheerder voor het E-depot werd in 2023 aangetrokken en opgeleid. Het E-depotteam van het WBA bestaat in 2024 uit vier personen.

Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalek protocol opgesteld en zij heeft daarover aan alle medewerkers uitleg gegeven. Periodiek verzorgt zij vervolg instructies. De vereiste verwerkingsregistraties worden door haar bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA themabijeenkomsten georganiseerd over informatieveiligheid.

Het WBA heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks gemonitord en geüpdatet. Om alles rond informatieveiligheid te kunnen organiseren wordt een externe CISO ingehuurd. Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. Dit komt tot nu toe niet voor bij het WBA. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA is naar verwachting in 2024 lager dan 3%.

7.3

Financiële Kengetallen

In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter.

Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten. De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

Jaarrek. Kengetallen

Netto schuldquote

2022

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

gewijzigd -5,04%

-1,70%

-2,83%

-3,61%

-4,15%

-4,68%

n.v.t.

35,88%

21,58%

22,06%

22,92%

22,87%

22,82%

Structurele exploitatieruimte

0,11%

Grondexploitatie

n.v.t.

Belastingcapaciteit

n.v.t.

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Materiele vaste activa

159.060

120.564

82.068

43.572

34.681

25.790

Totaal vaste activa

159.060

120.564

82.068

43.572

34.681

25.790

Uitzettingen korter dan 1 jaar

56.236

Liquide middelen

409.461

344.201

370.389

387.710

397.126

254.701

Overlopende posten

99.266

Totaal vlottende activa

564.963

499.703

525.891

543.212

552.628

410.203

Totaal Activa

724.023

620.267

607.959

586.784

587.309

435.993

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio

7.4 Meerjarenbalans Activa

Passiva

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Algemene reserve

128.073

125.095

Reserve digitale dienstverlening website

134.715

29.715

Reserve collectie beheer systeem Te bestemmen resultaat Eigen vermogen

125.095

2.978

259.810

154.810

29.715 -

Voorzieningen

32.117

37.362

29.053

11.879

16.404

5.817

Vaste schulden

36.000

32.000

28.000

24.000

20.000

16.000

Totaal vaste passiva

68.117

69.362

57.053

35.879

36.404

10.183

Vlottende schulden <1 jaar

319.612

Overlopende passiva

76.483

Totaal vlottende passiva

396.095

Totaal Passiva

724.022

620.267

607.958

586.784

587.309

435.993

Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen. Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2022.

Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans. Eigen vermogen en voorzieningen Het saldo van 2021 wordt toegevoegd aan de reserve digitale dienstverlening website. In 2023 wordt deze reserve grotendeels gebruikt waardoor in 2023 en verder een nieuw saldo van € 29.715 ontstaat. De algemene reserve wordt per 2024 conform bestuursbesluit van 7 december 2022 in zijn geheel overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor de innovatie van het Collectie beheer systeem, gepland om op te nemen in 2026. De toevoegingen en onttrekkingen op de voorziening zijn gebaseerd op de gegevens in het meerjarig onderhoudsplan. Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd.

7.5

Vennootschapsbelasting (Vpb)

Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-plichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpbadvies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.

8.1

Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven

Omschrijving van

Oorspronkelijk

Vemeerderingen

de kapitaaluitgaven

bedrag der kapitaaluitgaven

2024

Percentage en

2023

Vermindering

Oorspronkelijk

(anders dan door aflossing/afschrijving

bedrag der kapitaaluitgaven

2024)

31-12-2024

maatstaf van afschrijving

Meubilair

60.000

Lin 15jr

Electronische aandrijving archiefst.

48.910

Lin 10jr

Laptops

22.483

Lin 3jr

Overige IT voorz.

43.615

Lin 6 jr

Boekscanner

22.725

Lin 6 jr

TOTAAL Omschrijving van de kapitaaluitgaven

197.733 Totaal afschrijving op kapitaal

0 Vemeerderingen 2024

uitgaven tot 2024 Meubilair

0 Afschrijving op kapitaaluitgaven

197.733 Boekwaarde 01-012024

Boekwaarde 31-122024

2024

28.000

4.000

32.000

28.000

aandrijving archiefst.

19.564

4.891

29.346

24.455

Laptops

7.494

14.989

7.494

Overige IT voorz.

7.269

36.346

29.077

Boekscanner

3.788

18.938

15.150

TOTAAL

66.115

27.442

131.618

104.176

Electronische

8.2

Reserves en voorziening Saldo per 1-12024

Naam reserve of voorziening

Vermeerderingen

Verminderingen

Saldo per 31-122024

Reserves Algemene reserve

125.095

29.715

125.095

154.810

125.095

154.810

Onderhoud Oudenbosch

37.362

5.245

13.554

29.053

Totaal

37.362

5.245

13.554

29.053

Reserve innovatie digitale dienstverlening Reserve innovatie Collectie Beheer Systeem Totaal Voorzieningen

8.3

Staat van langlopende geldleningen

Omschrijving

Oorspronkelijk

Datum

Jaar van

Rente-

Restantbedrag

lening

bedrag van de geldlening

besluit algemeen

laatste aflossing

percentage

geldleningen per 1-1-2024

2032

Rente of het

Aflossing of

rentebestandaflossingsdeel 2024 bestanddeel 2024

Restant bedrag

Opmerkingen

van de geldlening per 31-12-2024

bestuur

Meubilair

60.000

TOTAAL

60.000

21-12-2016

36.000

720

4.000

32.000 lineair

36.000

720

4.000

32.000

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://raad.gemeente-steenbergen.nl/api/v1/meetings/1641/documents/18573