11B. Bijlage bestuursrapportage 2023 WBA 2311352.pdf

1 Maart 2023

Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit

L. Wijnbergh, 1991 | Gemeentelijk Reinigings- en Vervoersbedrijf

De eerste bestuursrapportage WBA 2023 komt al op een vroeg moment. Directe aanleidingen om deze op te stellen zijn het effect van de hoge inflatie van 2022 en de CAO uitkomsten, die leiden tot een noodzakelijke begrotingswijziging in 2023. Daarnaast zijn de kosten van projecten voor de uitvoering van de Beleidsvisie erin verwerkt. Generieke kostenstijging door de hoge inflatie Het WBA stelt als Gemeenschappelijke Regeling zijn begroting op in februari voorafgaand aan het begrotingsjaar Daarbij maken we gebruik van de indexmatige verhogingen die in de septembercirculaire van het jaar daarvoor zijn gepubliceerd. Zodoende zijn de effecten van de extreme inflatie in 2022 niet verwerkt in de begroting van 2023. En die effecten zijn groot en evident. Zij beperken zich niet tot de energielasten, waarvoor de grootste stijging geldt. Los van specifieke, en helaas soms torenhoge kostenstijgingen, die door leveranciers vanaf 2023 worden doorberekend, is het voor het WBA veel logischer om uit te gaan van een generieke kostenstijging op basis van de septembercirculaire 2022 dan die van 2021. Daarin zijn namelijk de inflatiegevolgen (weliswaar gedeeltelijk) meegenomen. Anders gezegd: een kostenstijging van 4,9% voor de prijzen is reëel. In de verderop gepresenteerde begrotingswijziging 2023 gaan we uit van een lastenstijging met tenminste 4,9%.

Bijzondere kostenstijgingen en mutaties Stijging van de Personeelskosten: 1.

Als gevolg van de nieuwe CAO 2023

In de begroting 2023 is rekening gehouden met een indexmatige stijging van de loonkosten, volgens de septembercirculaire 2021, van 2%. De nieuwe CAO achterhaalt dit cijfer. Het principe akkoord van 22 februari 2023 voorziet in een gemiddelde loonstijging van ruim 9%. Omgerekend voor het WBA betekent dit dat er een toename van de loonkosten is ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 van ruim € 145.000. 2. Formatie uitbreiding In de beleidsvisie van het WBA is de modernisering van het archieftoezicht een belangrijk speerpunt. Het bestuur heeft in 2022 dit speerpunt vertaald in een structurele uitbreiding van de personeelsformatie met een medewerker kwaliteit en inspectie. Daarmee voldoet het WBA overigens nog steeds niet aan de toezichtnorm inspectie van minimaal 2,4 fte, die door de provincie is afgegeven. Om te beoordelen of er voor het WBA nog meer formatieve ingrepen nodig zijn zal er in 2024 een evaluatie plaats vinden. Deze formatie uitbreiding leidt tot structurele hogere loonkosten per 2023 namelijk met een bedrag van € 93.171.

2

3. Andere indeling

Kosten uitwerking Beleidsvisie

Mede op advies van onze financiële dienstverlener zijn vanaf de

In 2022 heeft het bestuur de Beleidsvisie van het WBA vastgesteld.

gewijzigde begroting 2023 de kosten voor inhuur van personeel

Ter uitwerking daarvan is eind 2022 een projectenplanning

van derden voortaan toegevoegd aan de personeelskosten. Deze

gepresenteerd, die eveneens bestuurlijke instemming kreeg. Voor

maakten in de oorspronkelijke begroting 2023 nog deel uit van de

2023 staan twee concrete projecten gepland:

exploitatiekosten. Stijging van de Huisvestingskosten

-

Migratie van de dataopslag naar het E-depot: € 30.000

-

Opstellen van een erfgoedbeleid en erfgoedplan: € 25.000

Naast een flinke toename van de kosten voor personeel, is er

De kosten voor deze twee projecten zijn incidenteel van aard en

vooral wat betreft de huisvestingskosten sprake van een

niet opgenomen in de oorspronkelijke begroting 2023.

exorbitante kostenstijging. Het zal niet verbazen dat die zit in de stijging van de energiekosten. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 zijn die meer dan verdrievoudigd. En daar bovenop berekenen onze verhuurders in 2023 aanzienlijke huurverhogingen door. Het WBA heeft hiertegen bezwaar ingediend, maar ten tijde van opstellen van deze begroting hebben we nog steeds geen reactie gehad, waardoor we genoodzaakt zijn om de voorgestelde verhoging te volgen. De gemeente Bergen op Zoom verhoogt in 2023 met 12%, tandartspraktijk Halderberge met 10%. In totaal gaat het om een vermeerdering van de energie- plus de huurkosten met € 143.377. Stijging van de exploitatiekosten Het totaal aan exploitatiekosten neemt in 2023 eveneens toe ten opzichte van de oorspronkelijke begroting, weliswaar in veel mindere mate dan de kostenplaatsen hiervoor. De stijging wordt

Daarnaast is er een derde project waar in 2023 een resultaat van wordt verwacht, namelijk de innovatie van de digitale dienstverlening in de vorm van een geheel nieuwe website. Al in 2021 en 2022 stond die website vernieuwing op de agenda, maar helaas moesten we het project voortijdig beëindigen. Het leverde echter dusdanig nieuwe en betere inzichten op, dat we in 2023 een verbeterde opdracht kunnen uitschrijven. Die ook zeker haalbaar moet worden geacht. Bijkomend voordeel is dat we de kosten nu wat lager inschatten, namelijk € 105.000. De website stond in het projectenoverzicht gepland voor 2024, maar de hierboven genoemde ontwikkelingen leiden tot een verantwoorde versnelling. Hiervoor is een bestemmingsreserve beschikbaar, zodat de eenmalige kosten voor ontwerp en implementatie gedekt zijn. De structurele kosten zijn volledig gedekt in de reguliere begroting.

vooral veroorzaakt door een verhoging met bijna 10% (circa € 10.000) van de grootste kostenpost nl. de storage en hosting voor onze website. 3

uitvoering van scanning on demand. Deze dient om de Mutaties in reserves

dienstverlening naar onze deelnemers en externe klanten sneller

Voor dekking van het tekort op de jaarrekening 2022 heeft het

en efficiënter te laten verlopen. Gemeenten hadden hier specifiek

bestuur de algemene reserve aangewezen. De geraamde

om gevraagd.

onttrekking werd uiteindelijk € 2.978. Een tweede mutatie betreft de opname van een bedrag van (voorlopig) € 105.000 uit de bestemmingsreserve innovatie digitale dienstverlening (zie hiervoor). Mutaties in geactiveerde kapitaaluitgaven In 2022 zijn drie investeringen gedaan in:

Samenvatting Het WBA ontkomt er niet aan om de begroting 2023 bij te stellen. De loonkosten stijgen enerzijds door de nieuwe CAO en anderzijds door de formatie uitbreiding. Leveranciers met wie verplichtingen zijn aangegaan, berekenen de effecten van de inflatie van 2022 door en daardoor zijn vrijwel alle structurele kosten voor 2023 hoger dan oorspronkelijk begroot. Deze structurele kostenstijging

-

Laptops als working device

wordt voor een klein deel gecompenseerd door hogere baten.

-

Vervanging van alle overige hardware

-

Boekscanner voor scanning on demand

De incidentele kostenstijging betreft de lasten voor projecten ter

De laptops en overige hardware waren voorzien en al verwerkt in de staat van geactiveerde kapitaaluitgaven in de begroting 2023. In deze begrotingswijziging zijn nu de werkelijke investeringsbedragen opgenomen. De boekscanner maakt

uitwerking van de in 2022 vastgestelde Beleidsvisie van € 160.000. De kosten van het grootste project, een nieuwe website, zijn gedekt door een bestemmingsreserve. De kosten voor de twee andere projecten krijgen dekking uit een verhoging van de deelnemersbijdrage.

onderdeel uit van de in 2022 ingerichte scanstraat voor de

4

Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen:

Programma Archiefbeheer Overzicht 2023

Begroting 2023

Begroting na

Verschil

wijziging 2023

LASTEN Personele lasten

1.850.920

2.110.486

-259.566

Huisvestingslasten

502.416

645.793

-143.377

Overige exploitatielasten

356.467

374.248

-17.781

Storting in voorziening

5.245

5.245

0

160.000

-160.000

2.715.048

3.295.772

-580.724

188.205

226.098

37.893

2.526.843

2.964.674

437.831

0

105.000

105.000

2.715.048

3.295.772

580.724

Kosten projecten Beleidsvisie Totaal lasten BATEN Variabele baten Deelnemersbijdrage Opname bestemmingsreserve website Totaal Baten

5

De staat van geactiveerde kapitaaluitgaven wordt aangepast als volgt:

Omschrijving van de

Oorspronkelijk

Vermeerderingen

Vermindering

Oorspronkelijk

Percentage en

kapitaaluitgaven

bedrag der kapitaaluitgav

2023

(anders dan door aflossing/afschrijvi

bedrag der kapitaaluitgaven

maatstaf van afschrijving

ng 2023)

31-12-2023

en 2023 Meubilair

60.000

0

0

60.000

Lin 15jr

archiefst.

48.910

0

0

48.910

Lin 10jr

Laptops

22.483

0

0

22.483

Lin 3jr

Overige Hardware

43.615

0

0

43.615

Lin 6jr

22.725

0

0

21.950

Lin 6jr

Elektronische aandrijving

Boekscanner voor scanning on demand TOTAAL Omschrijving van de kapitaaluitgaven

197.733

0

0

196.958

Totaal

Vermeerderingen

Afschrijving op

Boekwaarde

Boekwaarde

afschrijving op kapitaal

2023

kapitaaluitgaven 2023

01-01-2023

31-12-2023

uitgaven tot 2023 Meubilair

24.000

0

4.000

36.000

32.000

archiefst.

14.673

0

4.891

34.237

29.346

Laptops

0

0

7.494

22.483

14.989

Overige Hardware

0

0

7.269

43.615

36.346

0

0

3.788

22.725

18.938

38.673

0

27.442

159.060

131.618

Elektronische aandrijving

Boekscanner voor scanning on demand Totaal

6

De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening

Saldo per 1-1-2023

Vermeerderingen

Verminderingen

Saldo per 31-12-2023

Reserves Algemene reserve

128.073

0

2.978

125.095

Reserve innovatie digitale dienstverlening

134.715

0

105.000

29.715

Totaal

262.788

0

107.978

154.810

Onderhoud gebouw en inventaris

32.117

5.245

0

37.362

Totaal

32.117

5.245

0

37.362

Voorzieningen

De bijdragen van de deelnemers wijzigen eveneens: Deelnemers

Begroting 2023

Begroting 2023 na

Verschil

wijziging Bergen op Zoom

877.857

1.029.965

152.108

Etten-Leur

129.368

151.784

22.416

Halderberge

249.496

292.727

43.231

Moerdijk

266.822

313.055

46.233

Roosendaal

554.436

650.504

96.068

Rucphen

103.957

121.970

18.013

Steenbergen

140.457

164.794

24.337

Woensdrecht

102.802

120.614

17.813

Zundert

101.647

119.259

17.613

Totaal

2.526.843

2.964.674

437.831

7

Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 10 juli 2023 de voorzitter,

de secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

8

Westbrabantsarchief.nl