Document · PDF

11A. Bijlage concept Jaarstukken 2022 WBA 2311351.pdf

Besluitvormende Vergadering 29 juni 2023, gemeente SteenbergenBij agendapunt: 06.: Zienswijze beleidsbegrotingen verbonden partijen 20248.417 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

1 maart 2023

Voorwoord Jaarverslag Jaarrekening Vaststellingsbesluit

T. van Amsterdam, 1984 Bergen op Zoom: Fakkeltocht demonstratie Amnesty International

Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2022 van het West-Brabants Archief (WBA) aan. 2022 stond in het teken van de nieuwe beleidsvisie. Het WBA heeft een goed proces doorlopen. Er is van buiten naar binnen gewerkt, waarbij ook alle adviezen vanuit de evaluatie zijn meegenomen. We zijn dan ook trots dat vele stakeholders hebben bijgedragen aan het ontwikkelen van de toekomstvisie voor het WBA. Hierdoor is het een tijdloze en inspirerende visie geworden met een leidend principe:

‘Het verleden snel gevonden.’ In 2022 is geïnvesteerd in een eigen scanstraat. Deze is inmiddels operationeel. Hierdoor kunnen verzoeken van onze deelnemers en klanten in huis gedigitaliseerd worden. En alles om een zo goed mogelijke digitale dienstverlening te verzorgen. Ook is er een start gemaakt om tot een nieuw webportaal te komen. Een portaal waar het zoeken en vinden van archieven eenvoudiger gaat. Uiteindelijk zal het e-depot aangesloten gaan worden op dit portaal zodat je ook de digitaal overgebrachte archieven kunt raadplegen. Qua financiën sloot het jaar 2022 af met een nadelig saldo van € 2.978. In dit jaarverslag over 2022 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. West-Brabants Archief, Het Dagelijks Bestuur

De gemeenschappelijke regeling “West-Brabants Archief” (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 360.000 inwoners.

Voorzitter dhr. A.J. Moerkerke, vertegenwoordiger van Moerdijk

Als bestuursorganen treden op: het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de voorzitter

DB leden - dhr. B. Jacobs (tot 6-4) en dhr. J. Pals, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom - dhr. C.A. Lok (tot 6-4) en dhr. A. van Gestel, vertegenwoordiger van Roosendaal

Overige (AB) leden - dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur - dhr. J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van Woensdrecht - dhr. J.A.H. Mollen (tot 6-4) en mw. S.S.J. Malfait, vertegenwoordiger van Halderberge - mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen - mw. L.F.E.A. Matthijssen-de Jong (tot 6-4) en mw. S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen - dhr. J.C.M. de Beer (tot 6-4) en dhr. T. Zopfi, vertegenwoordiger van Zundert

Secretaris de heer M.H.M. Korving, directeur WBA

Beheer van de archiefbewaarplaats Zowel in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten als in de dienstverleningsovereenkomsten van de verbonden gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat jaarlijks een verslag wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve een bewaarplaats voor analoge archiefstukken heeft het WBA ook een E-depot voor de duurzame opslag van digitaal gevormde of vervangen informatieobjecten. Dit verslag gaat derhalve over beide bewaarplaatsen. Archiefbeheer Het archiefbeheer betreft vooral materiële en toegankelijke staat van de archieven, de aanwinsten en verliezen en het gebruik van de archieven door overheden en derden. Er zijn achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken. Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte toegangen, in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Behalve ontsluiting en beschrijving maakt ook materiële verzorging deel uit van de beheertaak.

In 2022 ondergingen alle aanwinsten een behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en ongedierte in de analoge bestanden te doden. Om de materiële staat van documenten verder te optimaliseren, werden geselecteerde documenten door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en hersteld. En verder was er net als in eerdere jaren veel aandacht voor een juiste conserverende verpakking van archiefstukken, met name in het archiefdepot in Oudenbosch. Daardoor wordt de duurzaamheid versterkt. In 2022 werd het archief van de gemeente Roosendaal over de periode 1997-2005 overgebracht naar het WBA en is een aanvulling van de gemeente Steenbergen ontvangen, over de periode 1951-1996. Daarnaast werden enkele kleine particuliere archieven als schenking geacquireerd.

Eind 2022 verkreeg het WBA het Geslachtsboek van de familie De Pottere, als aanvulling op het familiearchief Otgens de Pottere. Uit latere publicaties was bekend dat het geslachtsboek had bestaan, maar het zat niet bij het familiearchief zoals het opgenomen werd in de collectie van een van de voorgangers van het WBA. Na een kleine honderd jaar van omzwervingen is het boek nu weer ‘thuis’.

(Transcriptie) Waerschouwinghe voor De Nae-comelinghen. Soo wie vande selve gheen begrijp en heeft, om inde voorsijde drij Boecken iet aen te teeckenen * dat hij't door eene doet doen: dien verstandt oft begrijp daer van heeft [opsommingsteken] ende datmen altijdt eerst eene schets oft cladde maeckt: eermen in ’t goedt aenteeckent * ende dat ’t selve geschiede in hunne teghenwoordigheijdt.

Geslachtsboek Familie de Pottere, circa 1680 (met latere (Vrije vertaling) Waarschuwing voor het nageslacht

aantekeningen tot circa 1880), RAW-0338.

Wie zelf geen kennis heeft over hoe men in deze drie boeken aantekeningen maakt: -

Dat hij het door iemand laat doen die er wel verstand van heeft

En dat deze persoon het altijd eerst een schets of klad maakt, voordat men het in het net aantekent en dat men het in eigen aanwezigheid laat doen.

Voor het beheer van digitale archieven heeft het WBA een E-depot. Onder digitale archieven verstaan we informatieobjecten die digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge documenten waarvoor een vervangingsbesluit is genomen. Die laatste categorie overheerst de komende tijd nog en betreft overwegend gescande bouwdossiers. Bij vervanging treden die scans in de plaats van de analoge documenten en dossiers en worden de analoge originelen, na intensieve controle, vernietigd. In 2022 vond een succesvolle opname in het E-depot plaats: het archief van de Vertrouwenscommissie van Moerdijk. Behalve dat dit een digitaal gevormd archief is, zorgde het ook voor het door ontwikkelen van de informatieveiligheid van het e-depot; het archief is gecategoriseerd als Vertrouwelijk en geheel gesloten voor een periode van 75 jaar, zoals de Verordening met betrekking tot de Vertrouwenscommissie dat voorschrijft. Daarmee is het niet alleen voor het publiek gesloten, maar ook voor de gemeente Moerdijk zelf en voor het WBA. De gemiddelde doorlooptijd van een opname van een archief in het e-depot is over het algemeen langer dan van tevoren verwacht. De belangrijkste reden hiervoor is de onbekendheid bij de leveranciers van de applicaties van gemeenten waaruit de informatie geëxporteerd moet worden.

De informatieadviseur en de functioneel beheerder van het WBA zijn bovenmatig veel tijd kwijt aan het steeds weer opnieuw instrueren van leveranciers en toetsen van de resultaten. De doorlooptijd van de overbrenging van een archief kan daardoor uitlopen met meerdere maanden. Het is de bedoeling dat deze begeleiding van leveranciers bij de gemeente ligt. De vertegenwoordigers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn in verschillende bijeenkomsten voorgelicht en naar hun standpunten gevraagd over: •

het Kwaliteitsmodel dat eind 2021 is opgeleverd (een samenwerking van het WBA en de gemeenten Moerdijk, Rucphen en Woensdrecht)

•

hotspots: de inrichting van een Hotspotmonitor en het opstellen van een Hotspotlijst

•

het gebruik van de KPI's, de relatie met het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant en de herinrichting van het toezicht vanuit het WBA.

•

de uitvoering van art. 18 Archiefregeling, mede n.a.v. de kennisbijeenkomst daarover op 17 mei in het provinciehuis

•

de gevolgen voor de dienstverlening aan de gemeenten van de invoer van Scanning on Demand bij het WBA in eigen huis

De dienstverlening is vrijwel geheel digitaal. De nieuwe website gaat daarin een spilfunctie vervullen. De beschikbaar gestelde informatie moet betrouwbaar en kwalitatief hoogwaardig zijn en te plaatsen in de juiste context. Op de huidige website zijn steeds meer digitale archiefstukken rechtstreeks gekoppeld aan de toegang. De nieuwe website beoogt vooral optimalisering van het zoeken en vinden van historische informatie. Het WBA wil daarbij enerzijds koppelen met en linken naar relevante informatie die door andere instellingen wordt aangeboden en anderzijds het omgekeerde regelen; informatie van het WBA kan gekoppeld en gelinkt worden met andere aanbieders van (historische) informatie. Uitgangspunt daarbij is het principe van linked open data. Uiteindelijk moet de gebruiker zodanig digitaal worden gefaciliteerd dat het overeenkomt met het leidend principe van het WBA: Het verleden snel gevonden. Een tweede belangrijke digitale dienst die het WBA aanbiedt, is Scanning on Demand (SoD). Tot nu toe was dit gericht op particuliere scanaanvragen en werd SoD door een externe leverancier uitgevoerd. In overleg met en op verzoek van de WBA-gemeenten wordt SoD voortaan ook aangeboden aan alle overheden. Om die 6

service te kunnen leveren, heeft het WBA de scanning vanaf eind 2022 in eigen beheer genomen en daarvoor een eigen scanstraat ingericht. Opgevraagde dossiers en documenten kunnen met SoD veel sneller en efficiënter worden geleverd. Zelf doen houdt ook de kosten onder controle. Ten slotte moet in dit verband ook de Bouw Dossier Applicatie (BDA) worden genoemd. Dit is het digitale klantenportaal voor het zoeken naar gedigitaliseerde bouwdossiers. Hier is een enorme vraag naar, niet alleen van particulieren, maar ook van zakelijk belanghebbenden zoals makelaars, architecten, bouwbedrijven en gemeenten. In 2022 groeide het aanbod in de BDA explosief doordat scans van de bouwdossiers van de gemeente Bergen op Zoom, Halderberge en Woensdrecht werden toegevoegd. Tussendoor is er een geleidelijke groei door de Scanning on Demand service van het WBA. Het E-depot blijft vooralsnog alleen voor ambtenaren van onze gemeenten toegankelijk. In het proces van de nieuwe website wordt gekeken of en hoe de nu nog afzonderlijk beschikbare zoek-en-vind systemen in de website, de BDA en het E-depot kunnen worden geïntegreerd. Toezicht en advisering De voor 2022 geplande KPI-onderzoeken vonden allemaal tijdig plaats. Dit geldt voor zowel de gemeenten als de gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen zorgdragers) in de regio West-Brabant.

Alle zorgdragers kregen de beoordeling “Voldoet” van de externe toezichthouder, de provincie Noord-Brabant. Hierbij dient wel aangetekend te worden dat dit oordeel alleen betrekking heeft op: •

het tijdig inleveren van het rapport van de toezichthouder (WBA) en het verbeterplan van de zorgdrager bij het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie;

•

het voldoen van het verbeterplan aan de vormvoorwaarden van het Interbestuurlijk Toezicht;

•

het tijdig inleveren van het oordeel en het verbeterplan bij de Gemeenteraad.

Het is geen inhoudelijk oordeel, aangezien dat in het inspectieverslag van het WBA staat. De beoordeling betekent alleen dat de juiste informatie tijdig aan de Raad is aangeleverd, zodat deze de eigen controlefunctie kan uitoefenen. Belangrijkste aandachtspunten die tijdens de KPI-gesprekken naar voren kwamen waren: 1.

bij vrijwel alle zorgdragers is nog geen kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding geïmplementeerd. Om in deze leemte te voorzien heeft het WBA het initiatief genomen om, samen met drie gemeenten, een kwaliteitsmodel te ontwikkelen. Dit model is in maart 2022 in een webinar voor alle zorgdragers gepresenteerd. Daaropvolgend zijn er vanuit de zorgdragers kleine werkgroepjes ontstaan die specifieke elementen van het model verder zullen uitwerken. Het hebben van een kwaliteitssysteem op het gebied van de informatiehuishouding is een archief wettelijke verplichting;

bij de meeste zorgdragers was geen actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden aanwezig. De door het WBA geïnitieerde Monitor Digitale Informatie uit 2021 gaf een eerste inzicht in de gaten in het overzicht. In 2022 is het WBA, samen met twee andere archiefdiensten en de provincie een traject gestart om zorgdragers te helpen dit overzicht op de juiste manier op te stellen en te gebruiken. De provincie (IBT) zal aan dit punt in 2023 specifieke aandacht besteden. In december 2022 werd hieraan eveneens door het WBA een webinar gewijd;

het merendeel van de zorgdragers heeft kwantitatief dan wel kwalitatief onvoldoende deskundig personeel in huis, die verantwoordelijk is voor het archiefbeheer. Kwalitatief ligt dit aan de veranderende vraag van deskundigheid, waardoor de aansluiting met nieuwe ontwikkeling binnen de informatiehuishouding in de organisatie onvoldoende gemaakt kan worden. Door het niet vervangen van vertrekkend personeel (door het wisselen van baan of functie of door pensionering), ontstaat een kwantitatieve onder uitputting van archief beherend personeel.

de exportfunctionaliteiten die nodig zijn om zowel metadata als bestanden op correcte wijze uit applicaties over te zetten naar het E-depot, laat te wensen over. Nog maar weinig DMS of zaaksystemen - laat staan taak ondersteunende applicaties - kennen een goed werkende en complete exportfunctie. Voor overbrenging naar het E-depot is de gemeente gebaat bij een exportfunctie voor de eigen bestanden en metadata, die men op gewenste momenten zelf kan samenstellen en uitvoeren. In de praktijk blijkt dit te betekenen dat leveranciers bij iedere organisatie steeds opnieuw (hetzelfde) maatwerk leveren. Het WBA gaat namens of met zorgdragers in gesprek met leveranciers om de procedures te verbeteren. Hier is nog een lange weg in te gaan.

bij veel zorgdragers zijn een of meerdere Handboeken Vervanging toe aan actualisatie door veranderingen in de hard- of software, of door organisatiewijzigingen. Het niet actueel zijn van het handboek en bijbehorende instructies kan leiden tot risico's op het gebied van compliance en op het gebied van de informatievoorziening binnen de organisatie.

Over het algemeen delen WBA en zorgdragers het idee dat de huidige manier van toezicht via een te uitgebreid en te ingewikkeld KPI-formulier verandering behoeft. Zeker nu de Wet Open Overheid van kracht is, die zorgdragers net als de Archiefwet verplicht om de informatiehuishouding op orde te brengen, is een goed samenspel tussen toezichthouder (WBA) en informatiebeheerder (zorgdrager) van belang. Daarom is het WBA in 2022 begonnen met het herstructureren van het toezicht, in overleg met de zorgdragers en met de provincie. Er is een eerste versie van een nieuw toezichtmodel opgesteld dat in 2023 toegepast en geëvalueerd wordt. Het WBA heeft in 2022 voor het eerst jaargesprekken met alle zorgdragers gehouden. Die gesprekken zijn te beschouwen als een Strategisch Informatie Overleg (SIO), zoals in de Archiefwetgeving is voorgeschreven. In de gesprekken wordt gezocht naar ontwikkelingen en onderwerpen die in samenwerking kunnen worden opgepakt en uitgewerkt. Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en vernietiging, vervanging, archiefbewerkingsprojecten, digitaliseringstrajecten, migratie- en conversietrajecten en archiefwet- en regelgeving.

Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft één programma, namelijk archiefbeheer. Samenvatting programma archiefbeheer:

Totaal

Begroting voor

Begroting na

Rekening

wijziging 2022

2022

Totaal programma

-2.611.349

-2.670.617

-2.638.361

Bijdrage deelnemers

2.422.579

Overige opbrengsten

188.770

212.804

59.268

Opname algemene reserve Saldo te bestemmen resultaat

-2.978

Toelichting saldo Het saldo van lasten en baten van het WBA bedroeg in 2022 -€ 2.978. In de begrotingswijziging van juli 2022 besloot het bestuur om een voorzien tekort te dekken door opname van een bedrag uit de algemene reserve. Bij het besluit tot vaststelling van de jaarrekening zal dit worden geëffectueerd.

Paragrafen Op 1 juli 2016 zijn de financiële verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn financiering en bedrijfsvoering. Vanaf de begroting 2016 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in de jaarrekening en het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Daar wordt in dit jaarverslag aan voldaan. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het WBA zijn deze echter niet relevant: het WBA is een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen, en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Niet begrote uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. Twee jaar geleden is deze post vervallen als gevolg van de bezuinigingen. Dat is in strijd met de BBV voorschriften, reden waarom de post onvoorzien vanaf 2024 weer zal worden opgenomen. Het WBA beschikt vanaf medio 2017 over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In tegenstelling tot spelregel 5 van de “Nota Verbonden Partijen” worden de risico’s niet gedragen door de deelnemers, maar door het WBA zelf. In een brief van 28 oktober 2015 heeft de fiscus voorgeschreven dat het WBA het voordelige saldo niet zal restitueren aan de deelnemers, omwille van het behoud van de ondernemersstatus en de daaraan gekoppelde btw-aftrek. Omdat in 2022 een deel van de algemene reserve werd vrijgemaakt om het voorziene tekort aan te vullen, ontstond in het WBA bestuur een gesprek over de reserve(s) en het weerstandsvermogen.

Centraal stond de vraag of de algemene reserve alsdan nog wel toereikend zou zijn of dat het WBA, zoals alle overige verbonden partijen, eigenlijk geen eigen algemene reserve behoeft, omdat de aangesloten gemeenten risicodrager zijn. De uitkomst was het opheffen (m.i.v. 2024) van de algemene reserve, het dan overhevelen van het saldo ervan naar een bestemmingsreserve, zodat in ieder geval aan de fiscale voorwaarden uit 2015 voldaan blijft worden. Bovendien dient de post onvoorzien te worden heringevoerd om tegenvallers op te vangen gedurende het jaar. Deze mutaties zijn naar de mening van het bestuur verantwoord vooral omdat het WBA nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van lasten en baten gedurende de afgelopen zeven jaar is dermate evenwichtig en “storingsvrij” dat erkende ingrepen als een begrotingswijziging en gebruik van de post onvoorzien tot voldoende weerstandsvermogen leiden. Om tenslotte nog een indicatie te geven: de post onvoorzien werd nimmer aangesproken. Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening.

Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA een toezichtteam gevormd,

bestaande uit specialisten op deelterreinen. Zo maken de informatieadviseurs, de studiezaalmedewerker en de juriste deel uit van dit team. Deze organisatievorm werkt goed en efficiënt. Zoals hiervoor al beschreven vonden alle geplande KPI-onderzoeken plaats en kon het WBA tijdig alle gevraagde adviezen verzorgen. Dat het imago van het WBA goed is, werd bevestigd in de enquête van 2021, die voor het opstellen van de evaluatie van de GR werd gehouden. In het verslagjaar werden ter voorbereiding van de Beleidsvisie vragenlijsten uitgezet in de omgeving van het WBA. Ook daaruit was een positief beeld van die omgeving over het WBA af te leiden. Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft zich ontwikkeld tot een deskundige vraagbaak en adviseur in het woud van wet- en regelgeving, specifiek op het terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben.

Het WBA heeft ook een opgeleide CISO in de formatie, die samen met de juriste de organisatie optimaal ondersteunt qua informatieveiligheid. Het WBA heeft een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Het plan voor 2022 is uitgevoerd. Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. In 2022 was sprake van een laag ziekteverzuim. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA was in 2022 1,89%.

Financieringsparagraaf Financieringsrisico’s Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het maximale bedrag waarmee een financieringstekort met een kortlopende lening gefinancierd mag worden (Wet fido). Voor 2022 betrof dit 8,5% van het begrotingstotaal oftewel een bedrag van € 222.000. Het WBA ontvangt het merendeel van zijn inkomsten vooruit, waardoor er geen financieringstekort is. Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld. De norm bepaalt dat de jaarlijkse verplichte aflossing en rente niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, zijnde € 522.000. Het totaal aan materiële vaste activa eind 2022 betrof € 159.000, waardoor een overschrijding van deze norm niet aan de orde is.

Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elke kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Om boeterente te voorkomen werden de rekening-courant tegoeden boven de ton tot augustus 2022 (vanaf die maand verviel de negatieve rente) naar de schatkistrekening overgeboekt. Voor 2022 werd het schatkist drempelbedrag aangehouden van € 1.000.000. Al met al leidden deze acties bij het WBA niet tot het ontstaan van hoge banksaldi. Rentekosten en renteopbrengsten WBA heeft geen renteopbrengsten. De rentekosten bedroegen in 2022 € 800. Financieringsbehoefte De manier waarop het WBA met investeringen om gaat en de limieten die worden gehanteerd, zijn vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven WBA 2019. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in uitgaven vanaf € 10.000 worden geactiveerd. Deze nota is in 2019 door het DB vastgesteld, bekrachtiging door het AB vond plaats in april 2020. Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt anno 2022 nog een geldlening gesloten voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar).

Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe investeringen zoveel als mogelijk met eigen middelen gedaan. De liquiditeit was ook in 2022 dusdanig op orde dat investeringen in IT-hardware en in een boekscanner uit eigen middelen konden worden gedaan en daarvoor geen leningen hoefden te worden afgesloten. Een liquiditeitsanalyse, opgesteld door onze nieuwe financieel dienstverlener, ondersteunde deze handelswijze. Overige financiële aangelegenheden Vanaf het controlejaar 2021 is een extra controle vooraf ingepland met de accountant en Profectum. Profectum is de financieel dienstverlener van het WBA die sinds deze jaarrekening de financiële ondersteuning levert. Een extra check door financiële beleidsadviseurs van twee WBA gemeenten is sinds enkele jaren eveneens een vast onderdeel in het proces van totstandkoming van de financiële beleidsdocumenten.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Personeel Er staat nog één vacature open, die van functioneel beheerder. Na drie wervingsrondes is er een vergevorderd gesprek met een kandidaat. Het WBA merkt dat de markt krap is. Dat neemt niet weg dat het WBA creatief blijft in de manieren om potentiële kandidaten te bereiken. Detacheringen van WBA medewerkers waren er:

•

Bij de Mastboom Brosens Stichting voor de bewerking van een collectie en het archief (periode jan. – sept. variabel aantal uren per week). Dit betroffen werkzaamheden buiten werktijd die volledig werden vergoed.

•

Bij het Zeeuws Archief voor beheer van de dislocatie Terneuzen (periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betrof een reeds langer lopende vaste detachering.

•

Bij het Erfgoedcentrum Tongerlohuys als adviseur (periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betreft een andere invulling van vaste detachering ná de beëindiging van de plustaak Roosendaal.

In dit jaar waren er meerdere personele mutaties. In 2022 werkten er, inclusief stagiaires, gemiddeld 22,92 personen bij het WBA, goed voor gemiddeld 20,48 FTE. In 2021 waren dit nog gemiddeld 22,25 personen en 19,99 FTE. Voor verschillende (bedrijfsvoering) activiteiten worden derden ingehuurd. ( NB: De kosten voor inhuur van derden zijn in 2022 nog geboekt bij de kostenplaats “Exploitatie”, maar worden vanaf 2023 geboekt bij de personeelskosten). Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder van het WBA. Daarin kwamen onderwerpen aan de orde als de nieuwe beleidsvisie, de organisatiestructuur, diverse projecten, het klimaat binnen het koetshuis. De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling P&O van de gemeente Bergen op Zoom. Op het gebied van de financiële administratie biedt een administratiekantoor ondersteuning. Ook in 2022 namen WBA medewerkers in verschillende functies deel aan webinars. Individuele opleidings- en trainingstrajecten bleven beperkt.

Huisvesting Het WBA maakte in 2022 gebruik van drie huisvestingslocaties, namelijk: 1.

het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de dienstverlening en kantoor

Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor ‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is eigenaar en verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud is grotendeels voor rekening van de verhuurder. 2.

het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom

Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer wordt eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het depot is gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als museum. Deze functie vervult het nog steeds, maar de afzonderlijke bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen aan deze beide gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA. De exploitatiekosten worden volgens een vaste verdeelformule (5/8 WBA en 3/8 gemeente) verrekend met het Cultuurbedrijf. 3.

het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan te Oudenbosch

Vanaf 2021 huurt het WBA de kelder met de drie archiefdepots van de nieuwe eigenaar, tandartspraktijk Halderberge. Over de huurprijs, de servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de eigenaar. Op advies van de accountant werd de onderhoudsvoorziening berekend en vervolgens afgeschaald op basis van een geüpdatet meerjarig onderhoudsplan. Dit was nodig om in de nieuwe situatie het vervangend onderhoud te regelen tussen huurder en verhuurder. Vanaf 2021 is de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening aangepast van € 7.800 naar € 5.245. Automatisering Het WBA is een moderne organisatie die zoveel mogelijk digitaal en plaats- tijd- en apparaat onafhankelijk werkt. Dit vereist onder andere een flexibele ICTinrichting, welke het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten en in te loggen. In 2022 vond een aanbesteding plaats voor een nieuwe IT leverancier. Deze leverancier heeft tevens het IT landschap vernieuwd en bij de tijd gebracht. In de loop van 2022 zijn wederom verdere maatregelen genomen om de beveiliging van onze gegevens te verbeteren en om de bedrijfszekerheid te vergroten. Het jaarplan informatiebeveiliging werd uitgevoerd en de FG en CISO verzorgden elk kwartaal een update met tips voor een optimale beveiliging van de bedrijfsinformatie van het WBA. Veelal gericht op bewustwording van de collega’s.

Het interne verbetertraject van de eigen archivering, mede naar aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van het WBA, werd voortgezet maar is nog niet geheel afgerond. Een eigen zaaksysteem werd beheerd. De technische ondersteuning van het WBA netwerk bleef gedeeltelijk uitbesteed en is gedeeltelijk door een eigen medewerker opgepakt.

Meerjarenbalans en kengetallen Meerjarenbalans Hieronder de geprognosticeerde eindbalans voor zowel het verslagjaar als de meerjarenraming. De bedragen betreffen de eindstanden van elk jaar per 31-12. Rek.

Begr.

Rek.

Begr.

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Materiele vaste activa

87.440

130.237

159.060

120.564

82.068

43.572

34.681

25.790

Totaal vaste activa

87.440

130.237

159.060

120.564

82.068

43.572

34.681

25.790

Uitzettingen korter dan 1 jaar

296.182

46.182

56.236

Liquide middelen

72.418

210.550

409.460

344.201

370.389

387.710

397.126

254.701

Overlopende posten

87.761

99.266

Totaal vlottende activa

456.361

344.493

564.963

499.703

525.891

543.212

552.628

410.203

Totaal Activa

543.801

474.730

724.022

620.267

607.959

586.784

587.309

435.993

Activa

Rek.

Begr.

Rek.

Begr.

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Algemene reserve

128.073

125.095

Reserve innovatie digitale dienstverlening

65.000

134.715

29.715

Reserve innovatie collectie beheer systeem

69.715

125.095

2.978

259.810

154.810

29.715

Passiva

Te bestemmen resultaat Eigen vermogen

262.789

193.073

Voorzieningen

26.872

31.517

32.117

37.362

29.053

11.879

16.404

5.817 15

Vaste schulden

40.000

36.000

32.000

28.000

24.000

20.000

16.000

Totaal vaste passiva

66.872

67.517

68.117

69.362

57.053

35.879

36.404

10.183

Vlottende schulden <1 jaar

155.341

319.612

Overlopende passiva

58.799

76.483

Totaal vlottende passiva

214.140

396.095

Totaal Passiva

543.801

474.731

724.022

620.267

607.958

586.784

587.309

435.993

Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen. Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2022. Eigen vermogen en voorzieningen De voor 2022 geplande opname van de reserve digitale dienstverlening website had geen doorgang. Het project beleefde helaas een valse start. Dit betekent dat het volledige saldo van deze voorziening doorschuift naar 2023. Vanaf 2024 zijn er tal van mutaties in de reserves van het WBA. Deze worden toegelicht in de staat van reserves en voorzieningen in de begrotingswijziging 2023 en de begroting 2024. De toevoegingen en onttrekkingen op de voorziening zijn gebaseerd op de gegevens in het meerjarig onderhoudsplan. Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd. De vervanging van het gehele netwerk wordt gefinancierd met eigen middelen.

Kengetallen Aan de hand van de meerjarenbalans zijn onderstaande kengetallen tot stand gekomen. Jaarrek.

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

2027

-5,04%

-1,70%

-2,83%

-3,61%

-4,15%

-4,68%

n.v.t.

35,88%

24,95%

25,46%

26,38%

26,36%

6,81%

Structurele exploitatieruimte

0,11%

Grondexploitatie

n.v.t.

Belastingcapaciteit

n.v.t.

Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio

n.v.t.

Vennootschapsbelasting Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-plichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” o.a. een VPB advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Hoewel er de afgelopen jaren steeds sprake was van een positief resultaat, geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk kent.

Inleiding Jaarrekening 2022 Opzet van de jaarrekening Evenals in 2021 zijn aan de jaarrekening geen bijlagen toegevoegd. Gemeenten vinden dit geen noodzaak. Desgewenst kan en wil het WBA uiteraard, op verzoek, inzage geven tot alle financiële informatie. Verantwoording resultaat 2022 Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2022 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2022 sluit met een nadelig resultaat van € 2.978. Dit saldo is vooral veroorzaakt door de hogere energiekosten. In de bestuursrapportage van juli 2022 werd er al een nadelig saldo voorzien. Het bestuur besloot daarop om de algemeen reserve te benutten voor dekking daarvan. Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is wederom aandacht geschonken aan de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. De procesbeschrijvingen voor inkoop en salarisbetalingen zijn in 2022 voor zover relevant, geactualiseerd. Controleprotocol, normenkader, directiestatuut en mandaatregeling en alle andere financiële regelingen bij het WBA zijn in 2022 onderwerp van onderzoek en gesprek geweest ter voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording door het WBA zelf. De accountant ondersteunde het WBA bij het opstellen van een WBA plan rechtmatigheidsverantwoording en de verslaglegging daarover.

Medio 2023 zullen alle benodigde beleidsdocumenten beschikbaar zijn en kan het bestuur besluiten hierover nemen. In ieder geval wordt bij de werkprocessen die op dit onderwerp van toepassing zijn, al vanaf begin 2023 rekening gehouden met rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend zal het WBA zorgen voor aansluiting bij de processen en verantwoordelijkheden van de accountant. Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA. Daarin is ook bepaald dat de deelnemers geen recht hebben op terugbetaling van hun evenredig aandeel in de te vormen reserve(s). De algemene reserve is echter wél gelimiteerd. Het bestuur heeft hiervoor in 2018 een plafond van 5% ingesteld.

Omdat een substantieel deel van de algemene reserve werd gereserveerd voor dekking van een voorzien tekort in 2022, ontstond de discussie over het genoemde plafond. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing is daarop al uitvoerig ingegaan.

Overzicht van lasten en baten in de jaarrekening 2022

In onderstaande tabel is gekozen voor een compactere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2022. In de laatste kolom wordt de relatie tussen in 2022 gewijzigde begroting en exploitatie over 2022 getoond, hetgeen leidt tot het al eerder genoemde nadelige saldo van € 2.978.

Omschrijving

Begroting 2022

Begroting na

Rekening

wijziging 2022

2022

Verschil 2022

Personeelslasten

1.670.102

1.713.368

1.657.035

56.333

Huisvestingslasten

490.942

519.721

-28.779

Exploitatielasten

445.060

461.062

456.360

4.702

5.245

Totaal Lasten

2.611.349

2.670.617

2.638.361

32.256

Bijdragen Deelnemers

2.422.579

188.770

212.804

24.034

2.611.349

2.635.383

24.034

Totaal saldo Baten en Lasten

-59.268

-2.978

-56.290

Onttrekking aan reserves

59.268

Resultaat na verwerking reserves

-2.978

2.978

Toevoeging aan voorziening

Overige Baten Onttrekking aan voorziening Totaal Baten

Alleen verschillen groter dan €10.000 of van bijzondere aard worden toegelicht. Personeelskosten De salariskosten voor het formatieve personeel waren lager dan begroot. Dat kwam vooral doordat vacatures in 2022 nog niet konden worden ingevuld. De krapte op de arbeidsmarkt was ook bij het WBA merkbaar. Inmiddels (maart 2023) zijn geschikte kandidaten gevonden. Huisvestingslasten De hogere huisvestingslasten zijn geheel toe te schrijven aan de gestegen energiekosten in 2022. Dat gold voor alle drie de locaties van het WBA. Overige baten In 2022 waren de vergoedingen voor detachering hoger dan geraamd. En de vergoeding voor 3/8 van de lasten van het archiefdepot was hoger omdat de kosten (voornamelijk de energiekosten) voor het WBA ook hoger waren. Saldo 2022 na verwerking reserve Het saldo over 2022 is negatief en zal worden gedekt door een opname uit de algemene reserve conform bestuursbesluit van juli 2022. Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. Vanzelfsprekend waren er uitgaven met een incidenteel karakter. Maar, overwegend kleine bedragen. Hieronder de incidentele lasten en baten van rond de € 10.000.

Incidentele baten en lasten Bedrijfsvoering

Lasten 2022

Kosten afgebroken traject nieuwe website

7.185

Uitgaven voor Beleidsvisie WBA

12.182

Totaal

19.367

Baten 2022

Balans per 31 december 2022

ACTIVA

Omschrijving

PASSIVA 31-12-2022

31-12-2021

(€)

31-12-2022

31-12-2021

(€)

Algemene reserve

128.073

Reserve digitale dienstverlening website

134.715

65.000

Te bestemmen resultaat

2.978-

69.715

32.117

26.872

Kapitaalverstrekking gem. Bergen op Zoom

40.000

44.000

Totaal vaste passiva

331.927

333.660

319.612

155.341

Nog te betalen bedragen

72.483

54.799

Omschrijving

Vaste activa

Vaste passiva

Eigen vermogen

Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

159.060

87.440 Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris

Vaste schulden

Totaal vaste activa

159.060

87.440

Vlottende activa

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een

Uitzettingen met een rentetypische

rentetypische looptijd korter dan één

looptijd korter dan één jaar

jaar

Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijkschatkist

54.114

38.445

2.122

7.738

300.000

250.000

Liquide middelen Banksaldi Kas

Overige schulden

Overlopende posten 109.447

72.327

Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen

1.324

Vooruitbetaalde bedragen

97.942

87.761

Totaal vlottende activa

564.962

456.361

Totaal vlottende passiva

392.095

210.140

Totaal generaal

724.022

543.801

Totaal generaal

724.022

543.800

Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het algemeen bestuur op 1 juli 2016 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, waaronder ook begrepen de heffing van de vennootschapsbelasting, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en (spaar)verlofaanspraken.

Balans Vaste activa Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa: -

investeringen met een economisch nut;

investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 23

Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Alle investeringen met een economisch nut > € 10.000 worden conform de financiële verordening geactiveerd. Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten (waaronder overheadkosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (kortste van de geschatte economische levensduur óf technische gebruiksduur) van de geactiveerde objecten en voorzieningen.

De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de nota Investeren en Afschrijven, zoals laatstelijk vastgesteld door het algemeen bestuur in haar vergadering van 13 november 2019 De afschrijvingen worden berekend volgens de lineaire methode en starten in het eerste jaar na investering. Afschrijvingen geschieden daarnaast onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Meubilair Koetshuis

15 jaar lineair

Revisie elektronische aandrijving archiefstellingen

10 jaar lineair

Hardware kantoorautomatisering

6 jaar lineair

Laptops

3 jaar lineair

Reserves De bestemmingsreserve “Digitale dienstverlening website” is gevoed met een door het bestuur benoemd deel van het rekeningresultaat 2021, groot € 69.715. Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op de contante waarde/het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. De voorziening onderhoud gebouw en inventaris pand Beukenlaan te Oudenbosch, is gebaseerd op het in 2020 opgesteld meerjarig onderhoudsplan. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het 24

boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. Overlopende activa De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Bij eventuele oninbaarheid van een vordering wordt een voorziening getroffen.

Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde

Boekwaarde

01-01-2022 Investeringen Afschrijvingen Desinvesteringen Machines, apparaten installaties

31-12-2022

40.000

4.000

36.000

archiefsysteem

39.128

4.891

34.237

Hardware kantoorautomatisering

8.312

66.098

8.312

66.098

22.725

87.440

88.823

17.203

Electronische aandrijving

Boekscanner Totaal

159.060

Vlottende activa Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar: Saldo 31-122022 Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijksschatkist Totaal

Voorziening oninbaarheid

Saldo 31-12-2021

54.114

38.445

2.122

7.738

300.000

250.000

356.236

296.183 26

Vordering op rijksschatkist In 2022 voldeed het WBA aan de gestelde voorwaarden voor schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er tijdig wordt afgeroomd naar de schatkistrekening van de gemeente Bergen op Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen per kwartaal onder de limiet van € 1.000.000 blijft. Ultimo 2022 had het WBA nog een tegoed van € 300.000 op de schatkistrekening. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

(2)

Drempelbedrag

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist

1.000

Kwartaal 1

1.000

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

122

125

224

932

878

875

776

aangehouden middelen (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1)

Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)

Begrotingstotaal verslagjaar

2.611

Het deel van het (4b)

begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500

2.611

miljoen Het deel van het (4c)

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €1.000.000

begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

Drempelbedrag

1.000

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

6.104

11.080

11.466

20.625

122

125

224

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist (5a)

aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)

(5b)

Dagen in het kwartaal

(2) - (5a) / (5b)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist

aangehouden middelen

Vorderingen op openbare lichamen Dit betreft voornamelijk vorderingen op gemeente Bergen op Zoom voor de kosten die het WBA heeft gemaakt voor het depot Wilhelminaveld 97 en vorderingen op Erfgoedcentrum Tongerlohuis en het Zeeuws Archief voor detachering. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:

Kassaldo Banksaldi Totaal

2022

2021

109.447

72.327

109.460

72.417

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden. 2022

2021

Vooruitbetaalde bedragen

97.942

87.761

Nog te ontvangen bedragen

1.324

99.266

87.761

Totaal

De vooruitbetaalde bedragen bestaan voornamelijk uit facturen voor hosting, storage en licenties.

Passiva Eigen Vermogen Het verloop in 2022 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Reserves

Saldo 1-12022

Algemene reserve

128.073

Reserve Innovatie digitale

65.000 193.073

Resultaat Toevoeging Onttrekking bestemming 2021

Saldo 31-122022

128.073

69.715

134.715

69.715

262.788

dienstverlening Totaal

Het positieve resultaat over 2021 betreft een bedrag van € 69.715 en is conform bestuursbesluit van 12 juli 2022 toegevoegd aan de bestemmingsreserve voor de innovatie van de digitale dienstverlening d.m.v. een nieuwe website. Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten:

Onderhoud gebouw Oudenbosch Totaal

2022

2021

32.117

26.872

32.117

26.872

Het verloop in 2022 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven: Voorzieningen Onderhoud gebouw Oudenbosch Totaal

Saldo

Toevoeging

Onttrekking

Saldo

26.872

5.245

32.117

26.872

5.245

32.117

De verkoop van het pand Beukenlaan 1d te Oudenbosch leidt tot minder onderhoudskosten. Aan de hand van het geüpdatete meerjarig onderhoudsplan is de voorziening na overleg met de accountant in 2020 afgeschaald naar € 25.859. De jaarlijkse toevoeging is met behulp van een gemiddeld percentage berekend op € 5.245. (was € 7.800) De onttrekking uit de voorziening is gebaseerd op de ramingen in het meerjarig onderhoudsplan. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar: Saldo 1-1Vermeerderingen Aflossingen 2022 Onderhandse leningen

44.000

Totaal

44.000

Saldo 3112-2022

4.000

40.000

4.000

40.000

De factuur voor de aflossing van de lening Gemeente Bergen op Zoom is pas ontvangen in februari 2023. De betaling heeft dus in 2023 plaatsgevonden waardoor de aflossing is te zien in het volgend boekjaar. De rentelast van de vaste schulden 2022 bedroeg € 800 Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: 2022

2021

Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

319.612

155.341

Overlopende passiva

72.483

54.799

392.095

210.140

Totaal

Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het WBA volgt de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Moerdijk, maar de gemeente Bergen op Zoom voert deze uit. De ondersteuning op het gebied van financiën, exclusief de uitvoering van het feitelijke betalingsverkeer is vanaf 2022 belegd bij een administratiekantoor. De huurverplichtingen betreffen het kantoorpand van het WBA, het centrale archiefdepot in de centrumgemeente Bergen op Zoom en de archiefkelder in het voormalig RAWB gebouw in Oudenbosch. De in dit overzicht opgenomen bedragen zijn als volgt berekend: de kosten in het jaar 2023 vermenigvuldigd met de resterende looptijd.

Verplichting

Dienstverlener

Ingangsdatum

Looptijd

Kosten 2023 e.v.

gemeente Bergen op Zoom

1-1-2022

5 jaar

152.000

Profectum BV

1-1-2022

2 jaar met verl.

55.245

Huur Koetshuis Hofstraat 2b

gemeente Bergen op Zoom

1-1-2017

25 jaar

1.459.599

Huur archiefdepot Wilhelminaveld 97

gemeente Bergen op Zoom

1-7-2016

25 jaar en 6 mnnd

4.774.904

Ondersteuning P en O Ondersteuning financiën

Tandartspraktijk Huur kelderdepot Beukenlaan 1d Oudenbosch

Halderberge

1-1-2021

25 jaar

871.843

Lease kopiers

BNP / Canon

19-2-2020

51 maanden

5.386

Lease Bedrijfswagen

Van Mossel

10-11-2020

5 jaar

15.813

Gebeurtenissen na balansdatum Zijn niet van toepassing voor het WBA in 2022. Kostenverdeling per taakveld Begroting

Rekening

Kostenverdeling per taakveld

2022

Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering

569.169

€ 652.000

Taakveld 5.4: Musea

2.042.180

€ 1.986.361

Totaal kosten WBA

2.611.349

€ 2.657.901

Percentage Bedrijfsvoering van totale kosten WBA

21,80

24,53

Overzicht WNT 2022 Bezoldiging topfunctionarissen Vanuit de WNT dient van een aantal topfunctionarissen een aantal gegevens in de jaarrekening te worden opgenomen. Het gaat er bij deze personen niet om of ze meer verdienen dan in de Wet staat vermeld; er dient een aantal gegevens te worden opgenomen. Door de wetgever is voor een gemeenschappelijke regeling als topfunctionaris aangewezen de directeur. WBA rapporteert alleen over deze topfunctionaris. Voor de directeur ontstaat hiermee het volgende beeld. Voor een overzicht van bestuurders van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief in 2022 wordt verwezen naar het overzicht op pagina 5. Deze ontvangen geen bezoldiging vanuit het WBA. Gegevens 2022 bedragen x € 1

M.H.M. Korving

Functiegegevens

Directeur

Aanvang en einde

01-01-2022 t/m 31-

functievervulling in 2022

12-2022

Omvang dienstverband (als

deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging

99.012,59 17.167,92 116.180,51

216.000 N.v.t. 116.180,51

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is

N.v.t.

toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde

N.v.t.

betaling Gegevens 2021 bedragen x € 1

M.H.M. Korving

Functiegegevens

Directeur

Aanvang en einde

01-01 t/m 31-12

functievervulling in 2021 Omvang dienstverband (als

deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Bezoldiging

90.549,52 16.499,48 106.999,00 209.000 106.999,00

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 10 juli 2023 De voorzitter,

De secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

Westbrabantsarchief.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://raad.gemeente-steenbergen.nl/api/v1/meetings/1641/documents/18571