05. Beantwoording art40 vragen dhr. De Neve over het niet doorgaan van de jaarmarkt 2023 2320980.pdf

DE HEEN

ons kenmerk zaaknummer uw kenmerk uw brief van afdeling contactpersoon telefoonnr.

DINTELOORD

KRUISLAND

gemeente Steenbergen

2320980 ZK23002815 A-23212 08/06/2023 WWB-VTH M. Kalsbeek 140167

NIEUW-VOSSEMEER STEENBERGEN WELBERG

Volkspartij De heer De Neve

bijlage(n)

Steenbergen, 4 juli 2023 onderwerp

Artikel 40 vragen: Niet doorgaan jaarmarkt editie 2023

VERZONDEN 0 5 JULI 2023

Geachte heer De Neve, Naar aanleiding van de berichtgeving over het niet doorgaan van de jaarmarkt 2023 heeft u artikel 40 vragen gesteld aan ons college. In deze brief leest u onze reactie. Uw vragen hebben wij hieronder herhaald. Achter iedere vraag vindt u meteen ons antwoord daarop. 1. Wat is de reden die de Stichting Jaarmarkt Organisatie Steenbergen aan het college heeft gegeven voor het niet door gaan van de jaarmarkt die al sinds de Middeleeuwen en in de huidige opzet sinds 1972 wordt georganiseerd? De Stichting Jaarmarkt Organisatie Steenbergen (SJOS) laat de feítelijke uitvoering van de jaarmarkt over aan een commerciële partij. Nadat de partij die de SJOS had ingeschakeld besloot de uitvoering niet langer te willen doen, is de SJOS op zoek gegaan naar alternatieven om de 50e editie toch door te laten gaan in 2023. Helaas heeft de SJOS geen andere partij gevonden die de juiste "beleving en ervaring" kan realiseren, die horen bij de 50e editie van de Jaarmarkt. 2. Wat wordt bedoeld met de "beleving en ervaring" die niet gerealiseerd kan worden die de 50e editie verdient? Voor meer informatie wat hiermee wordt bedoeld verwijzen wij uw fractie door naar de SJOS. 3.

Heeft trage dan wel niet actief mee werken aan vergunning verlening op enige wijze te maken met het al dan niet door gaan van de Jaarmarkt? Het al dan niet doorgaan van de Jaarmarkt heeft niet te maken met trage dan wel niet actief meewerken aan de vergunningverlening. Voor de organisatie van de 50e editie zijn we vanaf november 2022 in overleg met de SJOS om te komen tot een veilig en onvergetelijk evenement. In de situatie van de

Postadres: Postbus 6, 4650 AA Steenbergen Bezoekadres: Buiten de Veste 1,4652 GA Steenbergen

BrabantseWal

Steenbergen, de waterrijke gemeente op de Brabantse Wal.

2320980

Jaarmarkt is qua proces maatwerk toegepast (zie de beantwoording van vraag 6). De inhoudelijke beoordeling van de vergunningaanvraag is niet anders verlopen dan andere aanvragen. 4.

Op welke datum heeft de gemeente Steenbergen de vergunningaanvraag ontvangen? Op 15 november 2022 heeft de gemeente Steenbergen de vergunningaanvraag voor de organisatie van de Jaarmarkt 2023 ontvangen. De aanvraag was echter verre van compleet. Er was alleen een aanvraagformulier ingediend, maar het draaiboek, tekening van het evenemententerrein en andere inhoudelijke onderdelen ontbraken. We zijn daarom in overleg met de organisatie gegaan over de benodigde aanvullingen om te komen tot een volledige aanvraag welke getoetst kan worden aan de geldende wet- en regelgeving.

5. Week deze aanvraag substantieel af van de aanvragen van voorgaande járen, zo ja op welke wijze? In hoofdlijn is voor wat betreft de inrichting en locatie van de jaarmarkt was de aanvraag gelijk aan de aanvragen van voorgaande járen. Procesmatig was er wel een verschil, we zijn namelijk al in november 2022 in overleg gegaan met de aanvrager en de SJOS over de editie van 2023. Normaal vindt dit korter voorafgaand aan het evenement plaats. Het doel van het gesprek was om in een vroeg stadium duidelijkheid te verschaffen over de volledigheid van de vergunningaanvraag en de verwachtingen rondom de veiligheidseisen van het evenement. 6.

Heeft de gemeente Steenbergen de vergunning aanvraag adequaat in behandeling genomen? In de situatie van de Jaarmarkt is qua proces maatwerk toegepast. Zoals aangegeven bij de beantwoording van vraag 5, zijn we juist vroegtijdig met elkaar (gemeente, aanvrager en de SJOS) in gesprek gegaan. De inhoudelijke beoordeling van de vergunning aanvraag verliep conform het vastgestelde proces en was nog in volle gang. Dit alles overwegende is naar ons idee de aanvraag op correcte wijze in behandeling genomen.

7. Waren er ontbrekende delen in de aanvraag of waren er bezwaren van de zijde van de gemeente Steenbergen? De aanvankelijk ingediende aanvraag was niet compleet. Daarover zijn we in gesprek gegaan. De ontbrekende stukken zijn vervolgens ingediend. De aanvraag was lopende met als doel overeenstemming te bereiken over de benodigde maatregelen voor de veiligheid van bezoekers en deelnemers. Op een aantal punten was al overeenstemming bereikt, hierbij valt te denken aan inzet EHBO'ers en verkeersregelaars. Over de inzet van de beveiligers waren de gesprekken nog aan de gang. Voordat de inzet van de beveiligers kon worden getoetst is de vergunningaanvraag ingetrokken (5 april 2023). Of dit een bezwaar zou opleveren is niet aan te geven.

2

2320980

8. Wat heeft de gemeente Steenbergen er aan gedaan om de organisatie als er al problemen waren bij de aanvraag actief te ondersteunen om de Jaarmarkt in 2023 mogelijk te maken? De gemeente Steenbergen heeft het uitgangspunt om evenementen mogelijk te maken en met organisatoren mee te denken om een mooi en veilig evenement neer te zetten. De formele rol van de gemeente is om de vergunningsaanvraag te toetsen met als doel de veiligheid van de bezoekers en deelnemers voldoende te borgen. Dit doen we samen en in overleg met de organisator. Vroegtijdig met elkaar in gesprek gaan (vooroverleg) is een instrument om duidelijkheid te krijgen en te geven over de mogelijke risico's en voorwaarden. De gemeente heeft alle partijen samengebracht en instrumenten beschikbaar gesteld om inhoudelijke thema's bespreekbaar en inzichtelijk te maken. Tevens is meegedacht over de praktische invulling van de mogelijke veiligheidsmaatregelen en zijn tips gegeven over hoe zaken te regelen. Een voorbeeld is de inzet van verkeersregelaars. De aanvrager was niet op de hoogte dat eigen mensen kunnen worden ingezet na het volgen van een online training. Ook de inzet van de lokale EHBO vereniging in plaats van een professionele partij van buiten de gemeente is een oplossing. Dit zijn zaken die zijn besproken tijdens het vooroverleg.

Op deze wijze heeft de gemeente actief meegedacht met de aanvrager om te komen tot een veilig evenement. Voor de context: De primaire verantwoordelijkheid van de organisatie van een evenement ligt bij de organisator en niet bij de gemeente. Na het teruggeven van de opdracht door de aanvrager heeft de SJOS de afgelopen periode gebruikt om met diverse partijen overleg te voeren welke mogelijkheden er zijn de 50e editie alsnog doorgang te laten vinden in 2023. De gemeente heeft hierin inhoudelijk geen rol. De gemeente en de SJOS hebben contact onderhouden over de ontwikkelingen met betrekking tot de organisatie van de Jaarmarkt waarbij door de gemeente is aangegeven dat wanneer er een nieuwe partij zou worden gevonden wij ook met deze partij gelijk om tafel gaan om de aanvraag te bespreken. Helaas heeft de SJOS geen andere partij kunnen vinden die de beleving en ervaring heeft kunnen neerzetten die zij voor ogen heeft. 9.

Heeft de gemeente mogelijkheden besproken of haar organisatie ervaring welke is opgedaan bij 750 jaar Vestingstad beschikbaar gesteld aan SJOS? De organisatie van de jaarmarkt is een verantwoordelijkheid van de SJOS. De gemeente heeft een rol als vergunningverlener. Voor het Jubileum jaar, 750 jaar Vestingstad, was dat anders. Daarvoor was een speciaal opgerichte Stichting actief die bestond uit een (interne) projectgroep, externe partners en vele vrijwilligers. Deze groep mensen hebben zich gezamenlijk ingezet voor het realiseren van een onvergetelijk jubileum jaar. Deze partijen, waaronder de gemeente waren inhoudelijk betrokken bij de organisatie van diverse evenementen. Deze organisatiestructuur is opgehouden te bestaan met het eindigen van het jubileumjaar. Het is niet aan de gemeente om een jaarmarkt te organiseren, maar aan de SJOS. Wel zijn de ervaringen die zijn opgedaan bij de vergunningverlening door de gemeentelijke organisatie meegenomen bij de inschatting van de risico's

3

2320980

voor de Jaarmarkt. Hierbij valt te denken aan het gezamenlijk opstellen van een risicoanalyse. 10. Wat bedoelt het college in haar mededeling over het niet doorgaan met "ideeën over alternatieve activiteiten"? Wilt u deze delen met de raad? De SJOS heeft aangegeven in overleg met de lokale ondernemers de mogelijkheid te onderzoeken om in september toch een activiteit te organiseren. Voor meer informatie verwijzen wij uw fractie naar ONS Steenbergen. 11. Is het college voornemens om zelf iets te gaan ontwikkelen? Evenementen hebben een positieve uitstraling op de gemeente en kunnen toerisme in onze gemeente stimuleren. Daarnaast bieden evenementen een groot plezier voor onze inwoners en bezoekers. Het is daarom aan de ene kant wenselijk dat bepaalde evenementen gestimuleerd worden, maar het college is niet voornemens om zelf de organisatie van evenementen over te nemen. 12. Wat is de exacte ínhoud van de mededeling van SJOS geweest waarmee het college op de hoogte is gesteld? Wilt u deze aan de raad overleggen? Hieronder het bericht van de SJOS: Stichting Jaarmarkt Organisatie Steenbergen heeft ervoor gekozen om de 50^ editie van de Steenbergse jaarmarkt in 2024 plaat te laten vinden. Momenteel kan de organisatie namelijk niet de beleving en ervaring realiseren die de 50ste editie verdient en daarom hebben wij besloten om deze te verschuiven naar 2024.

Dat betekent dus dat er in 2023 helaas geen jaarmarkt plaats zal vinden maar wij kunnen nu al uit naar het eerste volle weekend in september 2024! 13. Is het college, al dan niet mede, verwijtbaar dat de Jaarmarkt in 2023 niet doorgaat? Het college is van mening niet verwijtbaar te zijn dat de Jaarmarkt 2023 niet doorgaat. Het uitgangspunt was om een vergunning te verlenen, welke in opzet vergelijkbaar was aan die van de voorgaande járen. Dit neemt niet weg dat wij het erg jammer vinden dat de Jaarmarkt 2023 niet doorgaat. Vooral voor de SJOS en onze inwoners die uitkijken naar de Jaarmarkt, is het jammer. Wij hebben echter ook begrip voor de SJOS dat de tijd die hen rest te kort is een evenement te organiseren die recht doet aan hun "beleving en ervaring" die de SJOS op haar netvlies heeft staan voor de 50e editie. 14. Heeft het gemeentebestuur van Steenbergen er alles aan gedaan om het voortbestaan van de al zo lang bestaande Jaarmarkt te verzekeren? De organisatie van de Jaarmarkt is een verantwoordelijkheid van de SJOS, waarbij de gemeente een rol heeft als vergunningverlener. Terugblikkend op het proces is de intentie geweest de vergunning voor de 50e editie te verlenen. Vanuit onze rol als vergunningverlener is er medewerking verleend om de Jaarmarkt op een veilige manier mogelijk te maken.

Mede daarom is al vanaf november 2022 met de aanvrager overleg geweest over de vergunningaanvraag voor het evenement. In dit proces heeft de gemeente alle partijen samengebracht, instrumenten beschikbaar gesteld om inhoudelijke thema's bespreekbaar en inzichtelijk te maken en meegedacht over de praktische invulling van de mogelijke veiligheidsmaatregelen. Op deze wijze

4

2320980

heeft de gemeente een actieve bijdrage geleverd om samen met de aanvrager te komen tot een veilig evenement. Dat de Jaarmarkt in 2023 niet doorgaat vindt het college ontzettend jammer, maar wij kijken nu al uit naar het eerste volle weekend in september 2024! De SJOS is vastbesloten en positief gestemd dat er in 2024 alsnog een prachtige 50e editie georganiseerd gaat worden, waarbij wij met veel enthousiasme wederom onze bijdrage zullen leveren.

Hoogachtend, Z burgemeester en wethouders van Steenbergen, de secret awsT/ de burg&mee

It, MBA

5