Werkplan Griffie 2022 en 2023

Griffieplan 2022-2023

Griffieplan 2022-2023 1. Jaarplan Griffie 2022 en 2023 In het griffieplan beschrijft de griffie wat de raad in de periode 2022-2023 van de griffie mag verwachten. De titel van dit jaarplan is ‘verbeteren, verbinden en vernieuwen’. Verbeteren slaat op het faciliteren van de raad in de invulling van haar rol. Verbinden gaat over het verbinden van de raad met de Stede Broecse samenleving en de regio. Tenslotte gaat vernieuwen over de lokale democratie, zoals participatie. Deze drie V’s komen ook terug in de missie/visie van de griffie.

1 Missie en visie De griffie vormt het eigen ambtelijk apparaat van de gemeenteraad. De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de commissieleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. De griffie is open, bereikbaar, dienstverlenend en verbindend. 2. Reguliere werkzaamheden griffie De reguliere werkzaamheden van de griffie nemen ongeveer 70% van de totale tijdsbesteding van de griffie in beslag. Deze werkzaamheden bestaan uit: ▪ Het verzorgen van de vergaderingen van de raad, raadscommissies, agendacommissie, presidium en beeldvormende vergaderingen waaronder het opstellen van agenda’s en besluitenlijsten en versturen van alle relevante stukken. ▪ Het uitzetten van acties en toezeggingen naar aanleiding van (commissie)vergaderingen; ▪ Het beheer en ondersteunen bij vragen/problemen over Notubiz. ▪ Bijhouden van de termijnagenda, actie- en motielijsten. ▪ De raad faciliteren in contacten met burgers, ondernemers, instellingen en andere gemeenten ▪ Het bewaken van de politiek-bestuurlijke processen, planningen e.d.

▪ Regionalisering; waaronder het (mede) voorbereiden van de regionale raadsledenbijeenkomsten en onderhouden netwerken met griffiers in SED-verband, Westfriesland en Noord-Holland Noord. ▪ Het adviseren over en redigeren van bespreeknotities, amendementen en moties. ▪ Het toetsen van de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen;

3. Grotere werkzaamheden 2022 en 2023 3.1 Doorwerkprogramma raadsleden; blijvend ontwikkelen De start van de nieuwe raadsperiode staat in het teken van leren en ontmoeten. De griffie is verantwoordelijk voor het aanbieden van een adequaat inwerkprogramma. Maar om een lerende raad te blijven, wordt gewerkt aan een doorwerkprogramma. Dit betekent dat ieder jaar gekeken wordt naar de ontwikkelnoodzaak en -wens van de raad. Er is dus niet alleen sprake van een inwerkprogramma maar van een jaarlijks opleidingsprogramma (het doorwerkprogramma van de raad). In het doorwerkprogramma is aandacht voor: ▪ De rol van de raad versus de rol van het college ▪ Raadsinstrumenten zoals het stellen van vragen (technisch, politiek, overig), moties, amendementen, bespreekstukken, termijnagenda, auditcommissie en rekenkamercommissie. ▪ Technische ondersteuning zoals Ipads, emailadres, account Notubox. ▪ Trainingen zoals debattraining, dilemmatraining, gemeentelijke financiën. ▪ Kennismaking met de ambtelijke organisatie en relevante uitvoeringsorganisaties zoals Ons Stede Broec, politie, brandweer, verenigingen en gemeenschappelijke regelingen.

3.2 Kwaliteit van raadsvoorstellen Een terugkerend thema is de kwaliteit van raadsvoorstellen. De griffie heeft oog voor de juridische juistheid en leesbaarheid van raadsbesluiten. De leesbaarheid en begrijpbaarheid van raadsvoorstellen is een belangrijk aandachtspunt. De griffier rondt in juli 2022 zijn opleiding tot griffier aan de Bestuursacademie af. Zijn afstudeeropdracht gaat over ‘de griffier als kwaliteitsmanager’. De griffier biedt praktische oplossingen om de kwaliteit van raadsvoorstellen op een simpele manier te verbeteren. Hij gebruikt hiervoor voorbeelden uit zijn netwerk en zoekt de samenwerking met de locosecretaris op. In 2022 volgen er voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen. 3.3 Ondersteuning coalitievorming en benoeming wethouders, raadsprogramma Het begin van de nieuwe raadsperiode staat in het teken van het vormen van een coalitie en het benoemen van wethouders. De griffie speelt hierin samen met de (loco)secretaris een belangrijke ondersteunende rol. De griffie faciliteert het proces om tot een coalitie te komen. Na het vaststellen van het coalitieakkoord worden door de raad de wethouders benoemd. Daarna wordt gewerkt aan een raadsprogramma. In het raadsprogramma bepaalt de raad de thema’s met de ambities die de raad in de komende vier jaar belangrijk vindt. De griffie ondersteunt dit proces.

3.4 Veranderende werkwijze raad en commissie Het huidige Reglement van Orde is uit 2015. Het is van belang om aan het begin van de raadsperiode de werkwijze van de raad tegen het licht te houden. Daarbij kan geleerd worden van ervaringen uit de afgelopen periode. Dit betekent dat het huidige Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies tegen het licht worden gehouden. Daar volgt een voorstel uit wat via het presidium naar de raad gaat. 3.5 Voorbereiding vijfdejaarsgesprek burgemeester en (her)benoeming In het najaar van 2022 vindt het vijfdejaarsgesprek met de burgemeester plaatst. Dit is het jaarlijkse overleg dat de werkgeverscommissie met de burgemeester houdt. In 2022 is het een extra belangrijk overleg omdat dit de voorbereiding is op de mogelijke herbenoeming van de burgemeester. In 2023 moet vervolgens de herbenoeming opgepakt worden. 3.6 Toekomstscenario’s SED-organisatie In 2021 heeft de raad besloten tot het onderzoeken van vier toekomstscenario’s voor de SEDorganisatie. Het gaat dan om doorgaan op de huidige wijze, gedeeltelijke ontvlechting met eigen taken, ontvlechting met een zelfstandige organisatie en bestuurlijke herindeling. In maart 2022 heeft Berenschot de toekomstscenario’s gepresenteerd (beeldvorming). De raad heeft afgesproken een begeleidingsgroep in te stellen voor het vervolg. Deze groep bestaat uit de fractievoorzitters.

De griffie ondersteunt de begeleidingsgroep in het verdere proces om tot oordeelsvorming en mogelijk besluitvorming te komen op de vier scenario’s. 3.7 Aanbesteding bestuurlijk informatiesysteem Met ingang van de nieuwe raadsperiode (maart 2022) loopt het contract met Notubiz af. Eerder is afgesproken om een nieuwe aanbesteding samen met Enkhuizen, Drechterland en de SED te doen. Dit kan efficiëntie voordelen opleveren. De contracten lopen alleen niet op hetzelfde moment af. Om dit toch gelijk te trekken wordt het contact van Stede Broec eenmalig verlengd tot maart 2023. Dit betekent wel dat halverwege 2022 de aanbesteding van het bestuurlijk informatiesysteem opgestart moet worden. De griffier van Stede Broec is contact-griffier vanuit de drie SED-gemeenten.

Pagina 3 van 4

4. Capaciteit griffie 4.1 Griffieorganisatie Het griffieteam van Stede Broec is zeer bescheiden van omvang (1,49 fte). De uitdaging is als klein team maximaal slagvaardig te zijn en veel samen te werken met o.a. de loco-secretaris en de ambtelijke organisatie. Daarnaast is de kunst om slim gebruik te maken van netwerken zoals de SEDgriffiers, de griffierskring Westfriesland en de griffierskring Noord-Holland Noord. Daarnaast participeert de griffier in een (informeel) netwerk met jonge griffiers uit heel Nederland, is de griffier lid van de Vereniging van Griffiers en ontstaat er ook een klein netwerk met griffiers uit zijn opleiding. 4.2 Goede ondersteuning, sterke democratie Goede ondersteuning is in het belang van het goed functioneren van de raad. De inwoners van Stede Broec hebben baat bij een goed bestuur. Het is aan de raad om te bepalen wat goede ondersteuning is. Dit hangt samen met de vraag wat voor raad je wilt zijn en de beschikbare formatie die de griffie heeft. Er moet een vorm van balans zijn tussen wat de raad wil bereiken en wat de griffie in de ondersteuning kan leveren. Over de ondersteuning van raden is al veel geschreven. In november 2020 heeft de Raad van het Openbaar Bestuur hierover een rapport uitgebracht: 'Goede ondersteuning, sterke democratie'. In het rapport wordt het belang van een goede en krachtige positie van de griffie onderstreept.

Er moet een duidelijke (landelijke) normering komen voor goede ondersteuning met bijbehorende middelen. Dat draagt bij aan een sterke positie van de raad. Zeker omdat er in de laatste jaren sprake is van taakverzwaring van gemeenteraden. Ondersteuning is geen luxe of bijzaak maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van een volksvertegenwoordiger en voor een sterke democratie. 4.3 Beperkte ondersteuning Een kleine griffie brengt ook risico’s met zich mee. Een korte omgevingsscan laat zien dat Enkhuizen en Opmeer de griffie uit gaan breiden of net uitgebreid hebben. Ook Koggenland heeft een grotere griffie. Medemblik en Hoorn hebben sowieso een veel grotere griffie. Aan de ene kant is dit logisch omdat dit grotere gemeenten zijn. Aan de andere kant heeft Stede Broec 19 raadsleden en op dit moment 19 commissieleden. Dat betekent 1,5 fte ondersteuning verdeeld over 38 potentiële klanten. De enige maatregel die op dit moment is genomen is de onderlinge SED-vervanging bij ziekte of afwezigheid van de griffier. En deze vervanging is alleen geregeld voor de 'formele’ momenten zoals een raadsvergadering. Dit brengt kwetsbaarheden met zich mee. Het werken met een kleine griffie is mogelijk, maar vraagt om het maken van scherpe keuzes en brengt dus risico met zich mee. Een deel van deze keuzes wordt in dit griffieplan 2022-2023 al gemaakt.

Dit is dan een behoorlijk ambitieus griffieplan 2022-2023.

Pagina 4 van 4