Raadsvoorstel capaciteitsplan griffie

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Capaciteitsplan griffie 1007005

Presidium: Raadsvoorstel:

25 oktober 2022 10 november 2022,

Portefeuillehouder: Programma:

R.A.P. Wortelboer 1: Bestuur en ondersteuning

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

1. 2. 3. 4.

Aanbiedingsbrief werkgeverscommissie Capaciteitsplan griffie Functieprofiel griffier en op de griffie werkzame personen Instructie voor de griffier

Voorgesteld besluit: 1. In te stemmen met het capaciteitsplan van de griffie 2. De instructie voor de griffier vast te stellen. 3. De functiewaardering van de griffier gelijk te trekken met de functiewaardering in Enkhuizen en Drechterland en andere vergelijkbare gemeenten. 4. De functieprofielen voor de griffier en voor de op de griffie werkzame personen vast te stellen. 5. Voor 2023 de incidentele financiële gevolgen van 103.750 euro te verwerken in de Voorjaarsnota en vanaf 2024 structureel te verwerken in de Kadernota.

Samenvatting In de Organisatieverordening van de Griffie staat dat de raad op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatiedoelstellingen (Griffieplan) en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vaststelt (het capaciteitsplan). Goede ondersteuning van de raad maakt democratie sterker. Een juiste omvang van een griffie is noodzakelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De huidige omvang van de griffie is te beperkt om de primaire taken uit te voeren, laat staan te kijken naar overige relevante taken en ambities van de raad. De griffie uitbreiden met een raadsadviseur en een raadscommunicatie-medewerker en daarmee te groeien van 1,5 fte naar 2,59 fte is noodzakelijk. Verder wordt voorgesteld het landelijke generieke functieprofiel voor griffier vast te stellen (incl. functiewaardering) en nieuwe functieprofielen voor de griffiemedewerkers. En de griffiersinstructie opnieuw vast te stellen aangezien deze 10 jaar oud is en aan vernieuwing toe is. Inleiding Op 20 juni 2022 heeft de raad het griffieplan ontvangen. Dit is het werkplan 2022-2023 van uw griffie. Het Presidium heeft aan uw griffier gevraagd om na de zomer 2022 de benodigde formatie in beeld te brengen om de raad te kunnen ondersteunen. Op 25 oktober 2022 heeft de werkgeverscommissie van de griffier het capaciteitsplan voorgelegd aan het Presidium.

Het capaciteitsplan heeft de goedkeuring van het Presidium. Besluitvorming over de onderdelen uit het capaciteitsplan gebeurt door de raad. Beoogd effect Goede ondersteuning van de raad maakt democratie sterker. Een juiste omvang van een griffie is noodzakelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De ondersteuning van de raad door de griffie moet aansluiten bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de raad en samenleving. Daarbij moet kwetsbaarheid verminderd worden, stabiliteit en continuïteit genormaliseerd, waarmee de werkdruk ook wordt verminderd.

1

Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) - Artikel 107a Gemeentewet: de griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. - Artikel 107d Gemeentewet: de raad regelt de vervanging van de griffier. - Artikel 107e Gemeentewet: de raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren. - Artikel 2.1 Organisatieverordening griffie: de raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatiedoelstellingen (het griffieplan) en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast (het capaciteitsplan). Argumenten Hoge werkdruk De werkdruk op de griffie is hoog. De afgelopen maanden zijn vele extra uren gemaakt om de raad de ondersteuning te geven die nodig is en gevraagd wordt. Het gaat hierbij niet alleen om ondersteuning van de raadsleden en raadsvergaderingen, maar ook om niet-raadsleden, raadscommissievergaderingen en andere ondersteunende overleggen, waaronder ook regionale overleggen. De griffie bestaat nu uit twee personen (1,5 fte).

Er liggen veel taken waar de griffie nu niet of onvoldoende aan toekomt, zoals de vorming van de raadsagenda/akkoord, kwaliteitsverbetering van raadsvoorstellen, verdieping in grote maatschappelijke vraagstukken als de Omgevingswet, sociaal domein of duurzaamheid, burgerparticipatie (vervolg op de Quick Scan Lokale Democratie), een rol van betekenis spelen in regionale samenwerking, deskundigheidsbevordering en netwerkvorming. Daarnaast is de griffie kwetsbaar. Bij ziekte of langdurige afwezigheid neemt de werkdruk nog verder toe. Benodigde omvang van de griffie De vereniging voor Raadsleden heeft een beslisboom gemaakt op basis waarvan raden de ideale omvang van hun griffie kan beoordelen. Op basis van deze beslisboom zou u een griffie van 8,7 fte moeten hebben. De Vereniging van Griffiers heeft in 2020 een inventarisatie gemaakt van de omvang van griffies. Daar blijkt uit dat vergelijkbare gemeenten een griffie omvang hebben van 2,5 fte. In het capaciteitsplan is aangegeven dat de griffie uitgebreid moet worden van 1,5 fte tot 2,59 fte. Met deze omvang is de griffie in staat om: - De basisondersteuning van raad en commissies nu en in de toekomst te verzorgen. - Strategische advisering van raads- en niet-raadsleden te verzorgen. - De facilitaire ondersteuning van raads- en niet-raadsleden te verzorgen.

- Grotere rol kunnen spelen in de vorming van netwerken binnen griffies en deskundigheidsbevordering. - Voor de rol van de raad belangrijke onderwerpen structureel op te pakken zoals: o Burgerparticipatie o Regionale samenwerking o Incidentele onderwerpen als (her)benoeming burgemeester, aanbestedingen o Kwaliteitsverbetering van besluitvorming o Communicatie Dit betekent dat de griffie uitgebreid moet worden met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en een communicatiemedewerker naar 2,59 fte. Functieprofielen, functiewaardering en instructie griffier Naast een uitbreiding van de griffie vinden wij het ook belangrijk dat de functiewaardering van onze griffier gelijk wordt getrokken met de functiewaardering van de griffiers van Drechterland en Enkhuizen. Daarbij is het ook tijd om voor de functies op de griffie (landelijke) functieprofielen vast te stellen. En de huidige griffiersinstructie is 10 jaar oud en aan herziening toe. Draagvlak Als Presidium staan wij achter het capaciteitsplan dat door de griffier – via de werkgeverscommissie – is gepresenteerd. Wij snappen dat de gemeentelijke financiën op dit moment onder druk staan en dat de raad de begroting 2023 net heeft vastgesteld. Tegelijkertijd vinden wij goede ondersteuning van de raad erg belangrijk. En in het kader van goed werkgeverschap hebben wij ook een verantwoordelijkheid richting ons eigen personeel.

2

Planning, evaluatie en verantwoording Na het besluit van de raad, gaat de griffier – ondersteund door de werkgeverscommissie – aan de slag met de uitbreiding van de griffie. Op basis van het mandaatbesluit griffiepersoneel, is de griffier gemandateerd om personele besluiten te nemen zoals het aangaan van arbeidsovereenkomsten. De griffier overlegt hierover met de werkgeverscommissie. Er wordt gestart met de werving van een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier zodat deze naar verwachting nog in het eerste kwartaal 2023 kan starten. Financiën Uitbreiding met functieraadsadviseur/plv. griffier Samenwerking SED raadscommunicatie Functiewaardering griffier (schaal 12 naar 13)

76.500 euro (schaal 10) 18.500 euro 8.750 euro

Structurele kosten

103.750 euro

Dit zijn de maximale bedragen incl. werkgeverslasten en het maximale bedrag uit de betreffende salarisschaal. Direct na het raadsbesluit wordt er geworven voor de functie raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. De wervingskosten zijn nihil en komen ten laste van het jaarlijkse budget van de griffie. Een eventueel (groter) tekort wordt verklaard in de jaarrekening. Voor 2023 worden de financiële gevolgen van 103.750 euro verwerkt in de Voorjaarsnota en vanaf 2024 in de Kadernota.

Bovenkarspel, 10 november 2022

Het presidium De griffier,

De voorzitter,

M.P. van der Horst

R.A.P. Wortelboer

3