Raadsvoorstel camerasysteem in de raadzaal

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Camerasysteem in de raadzaal 949206

Commissie: Raadsvoorstel:

21 december 2021,

Portefeuillehouder: Programma:

R.A.P. Wortelboer 1: Bestuur en ondersteuning

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen: Voorgesteld besluit: 1. In te stemmen met een investeringskrediet van 30.000 euro 2. In stemmen met de kapitaalslasten van 6.300 euro per jaar ingaande vanaf 2023 3. De financiële gevolgen te verwerken in de kadernota 2023.

Inleiding

Enkele jaren geleden is de raadzaal in Stede Broec verbouwd. Daarbij is de audio verbeterd, maar is er geen camerasysteem aangelegd. Met als gevolg dat raads- en commissievergadering alleen een audioverslag hebben. Dit betekent dat enkele dagen na de vergadering, deze is terug te luisteren. De afgelopen periode is digitaal vergaderd (waarbij uitzending van beeld en geluid verplicht is), is fysiek vergaderd in de raadzaal van buurgemeente Drechterland met live beeld en geluid en is weer vergaderd in de eigen raadzaal (met alleen live audio). Live-beelden is geprobeerd via een vergaderuil, maar dat levert niet de gewenste kwaliteit op. Reden om de raad voor te stellen om camera’s in de raadzaal te installeren zodat voortaan de raads- en commissievergaderingen live uitgezonden kunnen worden. Beoogd effect De raads- en commissievergadering zo toegankelijk mogelijk maken door de vergadering ook thuis te kunnen volgen via live beeld en geluid van een goede kwaliteit. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) Het live met beeld en geluid uitzenden van de raads- en commissievergadering is geen wettelijke verplichting. Alleen als digitaal wordt vergaderd dan geldt deze verplichting. Het past wel bij een openbare raadsvergadering dat deze ook voor een grote groep toegankelijk is.

Het huidige reglement van orde voor de gemeenteraad geeft in artikel 21 aan dat de griffier verantwoordelijk is voor het bijhouden van een audioverslag. Argumenten In de afgelopen 1,5 jaar (coronaperiode) is op verschillende manieren vergaderd: digitaal, in buurgemeente Drechterland en in de eigen raadzaal. Alleen in het laatste geval kunnen vergadering niet met beeld live worden uitgezonden. De raadzaal in Stede Broec beschikt namelijk niet over een camerasysteem. Om dit tijdelijk op te vangen is gebruik gemaakt van een vergaderuil, maar dat leverde niet de gewenste kwaliteit op. Het presidium heeft aan de griffier gevraagd om uit te zoeken wat de mogelijkheden en kosten zijn van een duurzaam camerasysteem in de raadzaal. Systeem Het beste systeem voor de raadzaal is een camera volgsysteem. Op vier plekken in de raadzaal hangt een camera. Deze camera’s communiceren met de microfoons. Gaat een microfoon aan, dan zoomt de camera daar tegenover in op de persoon die aan het woord is. Gaat de microfoon uit, dan zoomt de camera weer uit en ontstaat er een overzichtsbeeld. Met dit systeem zijn de raads- en commissievergaderingen goed te volgen. Het is daarbij ook mogelijk om presentaties op beeld te krijgen.

1

Investering en kapitaalslasten Voor dit systeem is een investering van € 30.000 nodig met een afschrijvingsperiode van 5 jaar vanaf 2023 (jaar na de aanschaf/installatie). Dit betekent een jaarlijkse kapitaallast van € 6.300 (incl. rente). Daarnaast zal ook de bijdrage voor het raadsinformatiesysteem omhoog gaan. Als de raad hiertoe besluit wordt deze kapitaallast verwerkt in de kadernota 2023. De hogere bijdrage voor het raadsinformatiesysteem wordt dan ook meegenomen. Aanbesteding raadsinformatiesysteem Zoals bekend moet het raadsinformatiesysteem in 2022 opnieuw worden aanbesteed. Het camera volgsysteem wordt aangesloten op de huidige installatie in de raadzaal. Eventuele gevolgen voor koppelen van een (nieuw) raadsinformatiesysteem aan dit systeem worden in de aanbesteding meegenomen. Kanttekeningen / alternatieven Alternatief is een simpeler systeem: Er worden dan vier camera’s geïnstalleerd die ieder een hoek van de raadzaal filmen. Thuis krijg je dan altijd de raadzaal te zien in vier kwadranten. De camera zoomt niet in als de microfoon aan gaat. Het is een vrij statisch beeld. Hiervoor is een investering van € 10.000 nodig, wat neerkomt op een jaarlijkse kapitaallast van € 2.200 (incl. rente). Draagvlak In het presidium is unaniem gekozen voor het camera volgsysteem. Dit is het meest duurzame systeem en vergt een bescheiden investering met bijbehorende kapitaalslast.

Het thuis kunnen volgen van raads- en commissievergaderingen maakt het voor inwoners en voor medewerkers van de SED laagdrempeliger om vergaderingen bij te wonen. Dit draagt dus bij aan de lokale democratie en professionalisering van de raad. Planning, evaluatie en verantwoording Het aanschaffen en installeren van de camera’s heeft ongeveer een kwartaal nodig. Als de raad op 21 december 2021 een besluit neemt, dan is het doel dat bij de installatie van de nieuwe raad (30 maart 2022) het systeem in gebruik genomen kan worden. Financiën Dekking kan niet vanuit bestaand budget van de griffie. Dit betekent dat het budget bij de griffie verhoogd moet worden. Verwerking van de jaarlijkse kapitaalslasten vindt plaats in de kadernota 2023.

Bovenkarspel, 14 december 2021 Het presidium De griffier,

De voorzitter,

M.P. van der Horst

R.A.P. Wortelboer

2