Plan van Aanpak Evaluatie subsidiebeleid Stede Broec

Plan van Aanpak Evaluatie subsidiebeleid (kort en bondig) (CUP opdracht: beleidsambitie 3.2: De gemeente kent een vitaal aanbod van voorzieningen en activiteiten)

Aanleiding: In het College Uitvoeringsprogramma (CUP) 2022-2026 (jaarschijf 1) die op 11 oktober 2022 is vastgesteld door het college van Stede Broec, staat dat er in 2023 een evaluatie van het subsidiebeleid moet plaatsvinden. Dit document voorziet in een plan van aanpak om deze opdracht uit te voeren.

Plan van aanpak Evaluatie subsidiebeleid Voor wie is de rapportage over de evaluatie bestemd? De rapportage is bestemd voor de gemeenteraad van Stede Broec. Wat is het doel van de evaluatie? Middels de (proces)evaluatie wordt nagaan of het subsidiebeleid op de juiste wijze en naar tevredenheid van de belanghebbenden wordt uitgevoerd. Bij een procesevaluatie staat het verloop van de uitvoering centraal. Er wordt gekeken hoe het proces van de subsidieverlening in de praktijk wordt uitgevoerd. Wat er goed gaat en wat kan er beter. Inzichtelijk wordt ook of er voldoende aanspraak gemaakt wordt op de beschikbaar gestelde subsidies en geeft antwoord op de vraag of de toegankelijkheid van huidige voorzieningen en activiteiten voldoende geborgd is. Onderzoeksgroep De evaluatie richt zich op de ontvangers van de (kleine) activiteitensubsidies. Dit zijn met name de kleine organisaties (stichtingen en verenigingen) zonder personeel die merendeel op vrijwilligers draaien. Hierbij valt te denken aan sport- en culturele verenigingen. In deze evaluatie worden niet de ontvangers van een budgetsubsidie aangeschreven. Bij de grote subsidieontvangers gelden andere afspraken en subsidievoorwaarden, waarbij lopende het jaar de subsidieverlening wordt gemonitord. Een voorbeeld hiervan is Stichting Ons Stede Broec. Op welke vragen geeft de evaluatie o.a.

antwoord? De evaluatie zal onder andere een antwoord geven op de volgende vragen: • Zijn de huidige subsidieregelingen voor de belanghebbende helder en begrijpelijk? • Hoeveel aanspraak wordt er gemaakt op de subsidies? • Welke organisaties ontvangen een subsidie? • Zijn de subsidieontvangers tevreden met de uitvoering van het subsidiebeleid? • Op welke onderdelen kan de uitvoering van het subsidie proces worden verbeterd? Op welke manier worden de gegevens verzameld? Om deze evaluatie op efficiënte wijze in te vullen wordt er voor gekozen om de volgende methoden in te zetten om aan de gegevens te komen:

1. Enquête. Hiermee kunnen meerdere organisaties op een systematische manier worden bevraagd over verschillende onderwerpen. Er wordt voor gekozen om de enquête digitaal af te nemen. Dit is een goedkope methode en de dataverwerking is goed zelf uit te voeren. De enquête wordt verzonden naar de aanvragers van een activiteitensubsidie en/of een eenmalige subsidie De enquête bevat onder andere de volgende onderdelen: • Algemene gegevens • Bekendheid en informatievoorziening • Aanvraag en behandeling • Besluit subsidieverlening • Algemene indruk 2. Documentenanalyse. Binnen de afdeling beschikken we over verschillende documenten die waardevolle informatie bevatten over het subsidieproces. Hierbij valt te denken aan de Subsidieregelingen, de subsidieaanvragen van de afzonderlijke organisaties en de zogenaamde subsidie verdeellijsten. Hierin staat veel informatie met betrekking tot de subsidieaanvragers, hoogte aangevraagde subsidies, doorlooptijden, etc. die kunnen worden opgenomen in de evaluatie. Wie gaat de evaluatie uitvoeren? Deze opdracht wordt uitgevoerd door de Keten Samenleving. Dit is een onderdeel binnen het beleidsveld Beleid & Leerplicht van de afdeling Samenleving. Binnen deze keten is een coördinator aangesteld die eindverantwoordelijk is voor deze opdracht.

Door de evaluatie uit te voeren zoals deze wordt beschreven in dit plan van aanpak, kan deze evaluatie door de organisatie zelf uitgevoerd worden. Door deze opzet is de inhuur van externe partijen niet nodig en kan de aanwezige kennis en ervaring binnen de afdeling ook worden aangewend voor om invulling te geven aan deze opdracht. Welke personen, afdelingen en organisaties spelen een rol bij de evaluatie? De volgende personen (functies) en afdelingen spelen een rol bij de evaluatie: - Beleidsmedewerkers afdeling Samenleving SED organisatie (Keten Samenleving); - Beleidsondersteuner subsidieverlening; - Beleidsondersteuner afdeling Samenleving - Financieel consulent afdeling Samenleving - Servicedesk - Subsidieontvangers van de gemeente Stede Broec Op welke wijze wordt gerapporteerd over de evaluatie en wie ontvangen de rapportage? De uitkomsten van de evaluatie en de documentenanalyse worden verwerkt in een evaluatierapport. Na vaststelling van het evaluatierapport in het college zal het rapport worden aangeboden aan de gemeenteraad. De uitkomsten van de evaluatie en de behandeling in de gemeenteraad kunnen aanleiding geven om (onderdelen van) het subsidieproces en/of subsidieregelingen aan te passen.

Planning en stappen evaluatie Actie

Planning

Stap 1: Start en aanscherpen evaluatie (consultatie commissie)

Mei-Juni 2023

Stap 2: Verzamelen data: uitzetten enquête en documenten analyse

Juli-Augustus 2023

Stap 3: Analyse en opstellen evaluatierapport

September – Oktober 2023

Stap 4: Behandeling in college, commissie en raad

Oktober - November 2023

Toelichting: In het evaluatierapport worden ook aanbevelingen opgenomen de zijn gebaseerd op de uitkomsten van de evaluatie. Deze aanbevelingen kunnen aanleiding zijn om al dan niet wijzigingen aan te brengen in het subsidieproces.