Najaarsnota SED 2021

Najaarsnota 2021 SED Organisatie

1

Inleiding Deze najaarsnota informeert het algemeen bestuur over ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de geraamde budgetten in de begroting en die leiden tot voorstellen om de begroting te actualiseren. Vaststelling van de najaarsnota resulteert in de 1 e begrotingswijziging 2021. De najaarsnota van de SED organisatie heeft een relatie met de begroting van de bij de SED organisatie aangesloten gemeenten. Een bijstelling van de begroting van de SED organisatie resulteert immers in een bijstelling van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. In principe kan een aangepaste bijdrage aan een GR pas in de gemeentebegroting verwerkt worden als het AB van de betreffende GR de begrotingswijziging heeft vastgesteld. Omdat dit met de huidige bestuurlijke besluitvormingsprocessen niet volgtijdelijk past, worden de gemeentebegrotingen door de raden bij vaststelling van de zienswijze op de Najaarsnota 2021 bijgesteld. Op deze manier is het mogelijk om de begrote bijdrage aan de GR SED organisatie nog binnen het dienstjaar in de gemeentebegrotingen aan te passen. Leeswijzer      

Budgettair neutrale wijzigingen uit de Voorjaarsnota 2021 Wijzigingen met budgettaire gevolgen Financieel overzicht wijzigingen met budgettaire gevolgen Aanpassing bestaande kredieten c.q. aanvraag nieuwe kredieten Overige ontwikkelingen Voorstellen

2

blz. 3 blz. 4 blz. 5 blz. 6 blz. 7 blz. 8

Mutaties begroting 2021 SED Organisatie Budgettair neutrale wijzigingen uit de Voorjaarsnota 2021 In deze wijzigingen zijn positieve bedragen ruimte-scheppend en negatieve bedragen ruimte-vragend. Bedragen zijn in duizendtallen uitgedrukt

De volgende budgettair neutrale wijzigingen waren opgenomen in de voorjaarsnota 2021, maar omdat deze nota niet is vastgesteld en omdat deze wijzigingen géén effect hebben op de bijdrage van de deelnemers, worden deze onderdelen opnieuw in de Najaarsnota 2021 opgevoerd: SED Perspectief In de Begroting 2021 is het budget 2021 voor SED Perspectief ad € 2,3 miljoen vooralsnog in zijn geheel toegevoegd aan de salarisbegroting, hoewel dat budget deels ook bedoeld is voor facilitaire kosten en opleidingskosten. In deze najaarsnota wordt dit ‘recht getrokken’ en de budgetten die vanuit SED Perspectief 2021 bedoeld zijn voor facilitair en opleiding van personeel worden vanuit salarissen overgeheveld naar de juiste plek: Aframing salarissen + 682 Bijraming facilitaire kosten -/208 Bijraming overige personeelskosten -/474 Saldo 0 Secretariaat CAW Het AB heeft op 1 oktober 2020 besloten het secretariaat van het CAW per 1-1-2021 onder te brengen bij de SED organisatie. De structurele lasten (waaronder uitbreiding formatie) zijn € 45.000 en worden gedekt door een bijdrage van de zeven “CAW gemeenten”. Bijraming salarissen en overhead -/45 Bijraming overige bijdragen + 45 Saldo 0 Facilitaire kosten Door pensionering van een werknemer wordt schoonmaak sporthal Drechterland uitbesteed. Als gevolg hiervan wordt dit deel van de loonkosten overgeheveld naar facilitaire kosten.

Bijraming facilitaire kosten uitbesteding -/7 Aframing salarissen + 7 Saldo 0 Personeelskosten Zowel het organisatiebudget als de kerstpakketten worden budgetneutraal van Personeelskosten naar Facilitair overgezet. Aframing Personeelskosten + Bijraming Facilitair -/Saldo

3

70 70 0

Personeelskosten De werkgeverslasten zijn begroot onder “overige salariskosten”, maar worden uitgegeven onder “salarissen”. Aframing overige salariskosten + 48 Bijraming Salarissen -/48 Saldo 0 Personeelskosten In verband met de aanstelling van de beleidsadviseur arbo wordt er € 36.000 van opleidingskosten overgeheveld naar salarissen. Aframing opleidingskosten + Bijraming Salarissen -/Saldo

36 36 0

Wijzigingen met budgettaire gevolgen BOA In het DB van 2 juli 2020 is besloten dat 1 fte BOA binnen de SED vanaf 1-7-2020 vervalt. Dit betekent een aframing van structurele salariskosten 2021 van € 53.000. Aframing structurele salariskosten vanaf 2021 + 53 Overhevelingen vanuit dienstjaar 2020 In dienstjaar 2020 is budget vrijgevallen in het jaarresultaat 2020 omdat sommige werkzaamheden niet in 2020 konden worden uitgevoerd. Deze budgetten zijn toegevoegd aan het jaarresultaat en daarbij is aangegeven dat deze – via de Voorjaarsrapportage- moeten worden bijgeraamd in dienstjaar 2021. Doordat de voorjaarnota niet is vastgesteld, wordt hierbij voorgesteld dit alsnog bij de najaarsnota te doen. Het betreft de volgende budgetten: Incidentele kosten voor het leiderschapstraject -/60 Noodzakelijke, incidentele ICT-uitgaven -/37 Laptops Vanwege de Coronapandemie zijn er in 2020 en 2021 meer laptops aangeschaft om alle thuiswerkende collega's van een goede thuiswerkplek te voorzien. In het eerste half jaar 2021 is er voor € 69.000 aan laptops aangekocht en in het laatste halfjaar zullen er alleen nog laptops aangeschaft worden ter vervanging of voor nieuwe collega's. De verwachting is dat het krediet met € 53.000 overschreden wordt. Gevraagd wordt het krediet op te hogen met € 53.000.

De structurele kapitaallasten van deze verhoging bedragen € 20.000 vanaf 2022, waarvan € 7.000 kan worden gedekt in de begroting: er moet per saldo € 13.000 aan structurele kapitaallasten worden bijgeraamd. Structurele kapitaallasten vanaf 2022 -/13 Vervanging Zaaksysteem Fase 1 (€ 45.000) Het huidige contract van zaaksysteem Greenvalley loopt af in 2022. Er moet een nieuw zaaksysteem komen om de huidige processen van het zaaksysteem te ondersteunen. De visie op zaakgericht werken dient overeen te komen, realistisch te zijn, met hetgeen de markt kan bieden en we moeten investeren in een nieuwe aanbesteding. Gevraagd wordt om een krediet van € 45.000; de structurele kapitaallasten vanaf 2022 bedragen € 11.000. Structurele kapitaallasten vanaf 2022 -/11 4

In 2022 wordt een vervolgaanvraag van € 300.000 voor implementatie, transitie en migratie aan het AB voorgelegd. De kapitaallasten hiervan zijn vanaf 2023 € 78.000 structureel. Investering Zoutloods De huidige zoutloods (zoutopslag voor de gladheidbestrijding) is afgeschreven en aan vervanging toe. Gevraagd wordt een krediet van € 26.000 te voteren voor vervanging. Afschrijving start dan in 2022 (termijn 10 jaar). Kapitaallasten bedragen afgerond € 3.000. Structurele kapitaallasten vanaf 2022 -/-

3

Financieel overzicht wijzigingen In deze wijzigingen zijn positieve bedragen ruimte-scheppend en negatieve bedragen ruimte-vragend. Bedragen zijn in duizendtallen uitgedrukt

budgettair effect 2021

budgettair effect vanaf 2022

BOA Overhevelingen Laptops Zaaksysteem Zoutloods

+ 53 - 97

+ 53

Bij te ramen uitgaven in de begroting 2021 Af te ramen uitgaven in de meerjarenraming

- 44

Onderdeel

- 13 -11 -3

+ 26

Bijstelling bijdrage van de deelnemers Bijdrage Stede Broec Bijdrage Enkhuizen Bijdrage Drechterland

- 15 - 16 - 13

5

+ 8,6 + 9,6 + 7,8

Wijzigingen in kredieten c.q. nieuwe kredietaanvragen In dit hoofdstukje wordt gevraagd enkele bestaande kredieten bij te stellen en een nieuw krediet te voteren. De financiële gevolgen hiervan zijn voor de SED Organisatie budgettair neutraal

ICT Smartphones Vanwege de Coronapandemie zijn er in 2020 en 2021 veel meer smartphones uitgegeven om alle thuiswerkende collega's goed bereikbaar te maken. In het eerste halfjaar 2021 is er voor 53k aan smartphones aangekocht en in het laatste halfjaar 2021 zullen er alleen nog smartphones aangeschaft worden ter vervanging of voor nieuwe collega's. De verwachting is dat het krediet slechts met enkele duizenden Euro's overschreden wordt. Dit heeft geen effect op de geraamde jaarlijkse kapitaallasten. Mini PC's (€ 30.000) Om de informatiebeveiliging te waarborgen is het noodzakelijk de Thin Clients te vervangen. De huidige Thin Clients zijn verouderd en als de Citrix omgeving noodzakelijkerwijs geüpdated moet worden, dan werkt dit voor de Thin Clients niet meer. Er zijn geen andere alternatieven dan het vervangen door (1) uitgeven van laptops wat grotendeels gedaan is en (2) vaste werkplekken te voorzien van mini PC' s. Gevraagd wordt het krediet met € 30.000 te verhogen. De kapitaallasten ad € 8.000 kunnen worden gedekt uit het ICT budget.

Leefomgeving Investering Materieel De gladheidbestrijding wordt vanaf 2021 in Drechterland uitgevoerd met eigen materieel. Voor de aanschaf van dit materieel dient een investering plaats te vinden van € 113.000. Het krediet wordt afgeschreven over 10 jaar en doorbelast aan gemeente Drechterland. Hiervoor is in Drechterland het budget voor gladheidbestrijding opgehoogd.

6

Overige ontwikkelingen Rechtmatigheid Het AB heeft besloten het DB mandaat te verstrekken om de begroting te overschrijden met de incidentele middelen zoals opgenomen in de Voorjaarsnota. Aan de controlerend accountant is vervolgens gevraagd of dit tot gevolg kan hebben dat bij de controle van de Jaarstukken 2021 wellicht geen goedkeurende verklaring voor de Jaarstukken 2021 wordt afgegeven. De accountant heeft aangegeven dat deze overschrijding niet als onrechtmatig wordt beoordeeld, mits deze overschrijding van de begroting bij de Jaarstukken 2021 expliciet door het AB wordt geautoriseerd.

Personele kosten, Corona en mobiliteit Door strak te blijven sturen op inhuur is de verwachting op dit moment dat de reguliere salarissen en kosten inhuur derden binnen het totaalbudget voor personele kosten blijven, inclusief het mandaat voor salarissen ad € 1,5 miljoen. De afgelopen periode is wel gebleken dat een organisatie van deze omvang sterk behoefte heeft aan een mobiliteitsbudget. De afgelopen periode zijn we genoodzaakt geweest afscheid te nemen van enkele medewerkers, waar aanvullende kosten uit voortvloeien. Hoewel we op dit moment nog geen exact beeld hebben van de totale kosten in 2021 is wel duidelijk dat deze extra kosten niet binnen het salarisbudget passen. Deze ‘mobiliteitskosten’ zullen derhalve bij de jaarrekening 2021 met de deelnemers moeten worden verrekend. Kosten in 2021 als gevolg van de Coronapandemie zijn niet binnen de SED Begroting 2021 geraamd en ook deze kosten zullen bij de jaarrekening 2021 apart met de deelnemers moeten worden verrekend. Binnen de begrotingen van de deelnemers zijn hiervoor wel budgetten geraamd.

Personele kosten, gedekt bij de gemeenten Voor een aantal zaken zijn in de begrotingen van de gemeenten budgetten beschikbaar gesteld. De uitvoering van deze zaken vindt in de SED-organisatie plaats. Dit zijn kosten welke direct konden worden doorberekend naar de gemeenten. De grootste post hiervan is Omgevingswet. Ook worden er uitvoeringskosten voor Diverse CUP’ s/UP’ s direct doorbelast naar de gemeenten. Dit geeft bij de jaarstukken een overschrijding op de lasten. Vanwege het feit dat er tegenover deze uitgaven ook inkomsten van de 3 gemeenten staan, is dit voor de SED organisatie budgettair neutraal. Ook voor de gemeenten zijn deze doorbelastingen neutraal, doordat de gemeenten hier rekening mee hebben gehouden in hun begroting.

7

Voorstellen In deze Najaarsnota 2021 wordt het volgende gevraagd:  



De budgettair neutrale wijzigingen uit de Voorjaarsnota 2021 (blz. 3) te verwerken in de begroting 2021; In de begroting 2021 per saldo € 44.000 incidenteel aan uitgaven bijramen, in de meerjarenraming per saldo € 19.000 structureel aan uitgaven af te ramen en de bijdragen van de gemeenten bij te stellen (blz. 4 en 5) De volgende kredieten voteren c.q. bij te stellen: o € 45.000 voteren voor aanbesteding zaaksysteem (blz. 4) o Het krediet voor laptops met € 53.000 verhogen (blz. 4) o € 26.000 voteren voor vervanging van de zoutloods (blz. 5); o Het krediet voor aanschaf van mini-pc ’s met € 30.000 verhogen (blz. 5); o € 113.000 voteren voor aanschaf materieel gladheidbestrijding (blz. 5)

8